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摘要:經濟合同審計是加強醫院管理、規范醫院經濟行為的有效途徑之一。本文以我院為例，介紹PDCA管理循環法在經濟合同審計中的應用，以達到合同管理內部控制持續改進的效果。
關鍵詞:經濟合同審計；PDCA管理循環法；持續改進
經濟合同管理作為醫院管理工作的重要內容，也是內部控制關注的重點之一。開展經濟合同審計，是醫院日趨繁雜的對外經濟活動的必然需要，是防范和控制醫院各項經濟活動風險的必然要求，也是提高醫院管理和效益水平、增加醫院核心價值、發揮內部審計監督、評價、服務職能的體現，更是加強醫院管理、規范醫院經濟行為的有效途徑之一。而PDCA循環管理法在我院臨床上的成功應用，打開了我開展內審工作尤其是經濟合同審計中的思路。通過幾年來的工作實踐，深切的感受到PDCA循環管理法有著很強的科學性、操作性和有效性。那么，什么叫PDCA循環管理法呢？PDCA循環管理法是美國質量管理專家休哈特博士提出的全面質量管理方法，是一個持續改進模型。含義是將質量管理分為計劃(Plan)、執行(Do)、檢查(Check)、處理(Act)四個階段，即把各項工作按照作出計劃方案、實施、檢查實施效果，然后將成功的經驗標準化，不成功的留待下一循環去解決。本文運用PDCA循環管理法，通過開展經濟合同內容專項審計，完善醫院合同管理制度，規范合同管理流程，加強合同風險防控，有效提高經濟合同管理質量，繼而提高合同管理內部控制水平，提升醫院治理能力和管理水平。
一、項目實施
(一)P(計劃、方案)。俗話說：工欲善其事，必先利其器?？梢姕蕚涔ぷ鞯闹匾裕瑯?，經濟合同審計工作展開，首先要制定相關計劃、方案，且計劃、方案的制定必須在科學性、操作性、有效性上下功夫。Why：1.合同金額大，數量多，需要制度規范。2017年，我院簽訂合同474份，總金額2.7億，其中重大合同33份，金額2.26億，占合同總金額83.7%；2018年，簽訂合同563份，總金額7.08億，重大合同43份，金額6.44億，占合同總金額90.96%；2019年，簽訂合同755份，總金額2.32億，重大合同41份，金額1.59億，占合同總金額68.53%。合同支出占醫院總支出的20%以上。合同金額大，占醫院業務收入的10%以上，管理上存在制度不完善、合同簽訂依據不充分、文本質量不高、合同審核會簽流程不明確等問題。因此，如何加強合同管理，提高經濟效益，防范合同風險，是擺在我們面前必須解決的問題。What:合同文本質量是合同管理的關鍵，以合同文本質量管理入手，通過開展經濟合同內容專項審計，以審促建，從而完善醫院合同管理制度，規范合同管理流程，加強風險防控，提高合同管理內部控制水平。How:1.制定合同審計項目實施方案，開展2018年8-10月經濟合同內容專項審計，并落實審計建議。2.開展2018年11-12月經濟合同內容后續審計，并落實審計建議。3.2019年7-9月對經濟合同內容質量進行成效追蹤，將審計結果對比分析，評價改進效果。When：2018年6月-2019年9月Where：醫工部、總務處Who：內審科經濟合同專項審計組
(二)D(執行)。計劃方案制定的再好，不執行、不落實都是一句空話。因此，我主要做了以下二個方面的工作：一是對經濟合同內容進行專項審計，提出審計建議；二是落實整改、修訂制度、優化流程后，進行后續審計。1、2018年8-10月經濟合同內容專項審計根據《中華人民共和國合同法》規定，合同應該具備條款包括：合同標的(數量，質量)、合同的價款或報酬及支付方式、支付期限、具體的履行期限、履行方式及地點、合同雙方主體的權利義務、合同的變更、解除條款、合同的擔保條款及具體明確的違約責任、賠償損失的計算方式、合同爭議的解決方式、合同生效的時間或條件等條款。根據《中華人民共和國合同法》、《市合同管理辦法》、和《醫院合同管理制度》，審計組審查了醫工部、總務處2018年8月-10月共96份合同，發現問題合同27份，占比為28.1%，具體情況如下表1：審計匯總發現，合同主要存在問題包括：合同條款不完整(缺少違約責任等)、合同主體不明確、合同條款與招標文件不一致、履行期限不明確、合同款項支付條款有歧義等。因此提出以下三條審計建議：一是建議經辦的職能部門主動擬定合同文本，對常用的合同擬訂合同范本；二是建議形成招標文件會審機制，組織相關科室對招標文件進行討論，完善招標文件中的合同文本，做到事前審核，提高標書質量，提升合同簽訂效率；三是建議科室相關組織學習醫院合同管理制度，落實制度要求，提高合同管理水平。相關經辦職能部門落實了上述審計建議。2018年10月，根據《中華人民共和國合同法》、《市本級行政合同管理辦法》等相關法律法規，結合工作實際，擬訂了《采購合同》、《維修合同》、《零星工程合同》等多個合同范本，并組織科室討論學習。通過采用范本合同，提高了合同質量，也縮短了合同擬訂的時間。同時，合同經辦科室組織財務、監察等相關科室對招標文件內容和招標文件中的合同文本進行會審，提高了標書的質量，做到事前審核，有效掌握了合同擬訂的主動權，提高了工作效率，取得了較好效果。2、2018年11-12月經濟合同內容后續審計對2018年11-12月合同審查發現，問題合同比例有所下降，由上次審計的28.1%降為20.2%。具體情況如下表2：審計匯總后發現，占合同總數的6%左右的重大合同，金額占比卻達到了總合同金額的80%以上。根據重要性原則，提出以下審計建議：一是建議按照《市本級行政合同管理辦法》文件要求，聘請專業的法律顧問對合同進行合法性審查；二是建議推行重大合同會審機制，組織相關科室、法律顧問對重大合同進行審核，加強對重大合同的管理，防范風險；三是建議完善招標文件和重大合同會審相關制度，規范會審流程，提高工作效率。根據上述三點審計建議，由黨政綜合辦于2018年12月通過公開招標，聘請律師事務所提供合同審查等專項法律顧問服務。根據《市合同管理辦法》的規定，積極推行重大合同會審制度。2019年4月，我們起草并通過了《醫院合同和招標文件會審細則》。
(三)C(查驗)。2019年7-9月經濟合同內容審計進行成效追蹤。為繼續追蹤審計效果，審計組審查了醫工部和總務處2019年7-9月擬定的合同共160份，發現問題合同29份，問題合同比例為18.1%，其中醫工部89份，問題合同17份，問題合同比例為19.1%；總務處71份，問題合同12份，問題合同比例為16.9%，較之前審計結果均有所改進。2018年8-10月經濟合同內容專項審計、2018年11-12月經濟合同內容后續審計、2019年7-9月合同質量成效追蹤結果如下：
(四)A(處理)。完成了P、D、C三步，對優化的機制、流程、環節予以標準化，對管理過程中新的需求，信息化水平不高的問題，開啟下一個PDCA的持續改進，持續改進一直在路上。
二、審計成效
通過PDCA的持續改進，先后采取開展經濟合同內容專項審計、后續審計和成效追蹤等措施，完善了醫院合同管理制度，規范了合同管理流程，加強了風險防控，提高了合同管理質量，達到了持續改進的效果，繼而提高合同管理內部控制水平，主要體現在以下幾個方面。1、在合同管理制度建設方面。結合醫院實際，修訂了新的《醫院合同管理制度》、制定《醫院合同和招標文件會審細則》，為合同經辦科室提供了操作規范，切實做到了有章可循、有據可查、有規可依。2、在合同文本質量提升方面。專項審計和成效追蹤結果顯示，在上述審計監督與制度落實下，醫院經濟合同內容質量逐漸提高，問題合同比例由28.1%降到18.1%，取得了顯著的效果。其中，合同重點管理科室醫工部和總務處的合同管理質量也得到穩步提升。醫工部問題合同比例由最初的26.8%降到19.1%，總務處也由29.1%降到16.9%。3、在合同管理流程優化方面。引進招標文件會審制度，提高了標書質量，做到了事前審核，有效掌握了擬定合同的主動權。推行重大合同會審制度，合同各部門現場討論，集思廣益，現場修改，提高效率。同時，增加總會計師和法律顧問對合同的審查，進一步完善了合同管理內部控制流程。4、在合同管理效率方面。擬訂了《采購合同》、《維修合同》等合同范本，提高了經辦科室擬訂合同的主動性、積極性，大大縮短合同擬訂時間，提高了工作實效。
三、結束語
從PDCA循環管理法實施近二年的情況來看，總體運行比較順暢，落實比較規范，成效比較明顯?？梢哉f降低了風險，減少了隱患，提高了效率。下一步，我們將在此基礎上，不斷總結經驗，嚴格執行制度，進一步規范落實流程，并將PDCA循環管理法作為我院經濟合同審計的基本遵循。
作者:邵海穎 陳女 單位:浙江大學醫學院附屬金華醫院金華市中心醫院
