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摘要：闡述了機關檔案數字化的內涵與作用，針對機關檔案數字化質量與安全控制的內容，提出了機關檔案數字化過程中的質量和安全控制措施，為提高機關檔案管理水平提供借鑒。
關鍵詞：機關檔案；數字化；數字檔案；質量控制；安全管理
20世紀80年代，檔案數字化興起，歷經四十多年的發展，進入信息化社會以后，在數據技術的助推下，進入到一個新的發展階段。機關檔案數字化以后，可以通過遠程在線進行查詢、利用與管理，拓展了機關檔案服務范圍，節約了大量社會資源[1]。機關檔案數字化過程中，同樣面臨著安全保密和質量管理等問題需要改進，最終更好地實現機關檔案信息資源在線服務。
一、機關檔案數字化的內涵與作用
1.機關檔案數字化內涵。機關檔案數字化，主要是利用掃描儀等設備，對機關傳統的紙質檔案進行數字化處理，使紙質檔案轉化成為新的可以在光盤、磁盤、電腦等載體上進行存儲和利用的數字信息[2]。在現代信息社會中，對傳統紙質檔案開展數字化功能處理與優化，不僅可以促進檔案信息資源共享和利用，還可以建立檔案存儲、利用與管理新型模式，對檔案管理工作對象與內容進行豐富。
2.機關檔案數字化作用。機關檔案數字化處理的價值與意義，主要體現為有利于機關檔案存儲與利用。具體體現在以下幾個方面[3]。
第一，機關檔案數字化有利于檔案存儲。在傳統紙質檔案管理中，主要是以紙質檔案資料為載體，通過字跡記錄信息進行整理。機關紙質檔案在存儲過程中，受制于紙張使用年限和紙張耐久度等因素影響，經過長時間保存以后，可能會產生紙張老化、字跡模糊等問題。機關紙質檔案在保存期間還會受到蟲蛀、潮濕等外部環境影響，從而產生檔案信息損壞或丟失等問題。為了延長紙質檔案使用壽命，就要對紙質檔案進行數字化處理，以電子檔案替代紙質檔案使用。而對于破損的機關紙質檔案來說，必須對其數字檔案進行圖像修復，確保檔案內容可讀性。
第二，機關檔案數字化有利于檔案利用。機關檔案數字化處理以后，在檔案利用過程中，只需要對檔案內容進行檢索與復制，就可以確保檔案內容的無限次利用，不再受傳統紙質檔案使用壽命限制。機關紙質檔案數字化處理以后，通過網絡設備的應用，可以對機關數字化檔案進行遠程查閱和異地應用，不再受時空限制，可以無限擴大檔案使用范圍，對于突破傳統紙質檔案的“信息孤島”現象具有重要價值。同時，機關檔案管理部門可以在確保檔案安全前提下，根據檔案管理要求制定機關檔案開放制度，為用戶提供電子檔案服務?？傊?，機關檔案數字化不僅有利于創新檔案利用方式，還可以豐富檔案的社會記憶功能。
二、機關檔案數字化過程中質量與安全控制內容
機關檔案數字化過程中的質量與安全控制內容，主要包含優質數字化方案與軟件選擇、加強檔案數字化檢查監督與驗收、建立數字化檔案安全保密方案、強化檔案數字資源備份與維護等四個方面[4]。
1.機關檔案數字化過程中的優質數字化方案與軟件選擇。機關檔案數字化過程中，選擇優質數字化方案，不僅對機關數字檔案的安全保密具有決定性意義，也直接影響了機關檔案數字化工作質量。在選擇適合的機關檔案數字化方案以后，還需要匹配合適的數字化管理軟件。目前，機關檔案數字化管理軟件種類較多，而且每個檔案軟件功能差別較大，必須結合本單位實際情況和項目預算，選擇合適的數字檔案管理軟件。
2.機關檔案數字化過程中的檢查監督與驗收評估。檢查監督與驗收，是控制機關檔案數字化工作的最終環節，也決定了機關數字檔案庫建設質量好壞。首先，機關檔案數字化工作的檢查對象以工作內容、人員和設備為主。其次，機關檔案數字化工作監督，則是對檢查效果的監督，對機關檔案數字化工作中的問題進行發現和查找，并提出問題解決具體方案。在面臨棘手問題的時候，還需要向上級機關報告，尋求問題解決方法，確保機關檔案數字化工作質量達標。再次，機關檔案數字化工作驗收，主要分為粗驗收和細驗收兩個不同方式，其中粗驗收主要是通過自動驗收軟件來完成機關檔案數字化工作的驗收，細驗收則主要是在粗驗收的基礎上，對數字化以后的機關檔案清晰度、完整度、錯誤之處進行檢驗。最后，評估作為機關檔案數字化工作的最后環節，在整個檔案數字化管理過程中，通過對檔案數字化處理后的掃描情況、內容真實完整情況進行評估，對此階段的檔案數字化質量控制情況開展評價，為后續的機關檔案數字化管理工作奠定基礎。
3.機關檔案數字化過程中的安全保密方案制定。基于機關檔案數字化與信息技術直接相關，為了確保機關檔案數字化安全，必須為機關檔案數字化過程制定安全保密方案。要確保機關檔案數字化管理全過程都在封閉的計算機網絡中開展，并且以物理隔斷的方式對外網進行隔絕。機關檔案數字化處理以后，為用戶提供的數字化服務端和服務器必須做好安全防護，防水防潮防塵，同時還要避免外界電磁干擾。檔案系統管理人員在進入數字檔案系統之前要進行身份驗證，只有核實身份以后才能進入系統中，避免機關數字檔案安全風險。同時，對于機關數字檔案系統安全控制，盡可能細化到單個用戶，遵循“最小授權原則”。為了避免電磁干擾問題，還要保證那些檔案數字化安全保密要求比較高的機關單位在電磁完全屏蔽的空間中進行檔案管理，或者可以安裝高強度的電磁干擾器。
4.機關檔案數字化過程中的數據備份與維護。對機關檔案數據進行安全備份與維護，也是機關檔案數字化安全和質量控制的重要內容[5]。首先，機關檔案數據的安全備份，可以防止檔案數據被損壞或者數據丟失情況的發生。數據庫存儲和云存儲是機關檔案數字化安全控制的主要方式。其次，機關檔案數據維護，主要是為了防止機關數字檔案出現損壞、丟失等極端情況，控制一切不安全因素。數據整理是機關檔案數據維護的主要內容，通過檔案信息的校對處理對錯誤數據進行刪除，并對后續檔案數據內容進行備份與完善。
三、機關檔案數字化過程中質量和安全控制措施
1.加強機關檔案文件整理歸檔。首先，要建立機關檔案數字化工作管理制度。機關檔案數字化處理過程諸多環節，如場地、技術、檔案實體、人員等各個因素，都可能影響到機關檔案數字化的安全和質量，必須從制度層面建立機關檔案數字化管理機制，重點圍繞機關檔案數字化管理方法、機關檔案數字化驗收辦法、機關數字檔案保密管理等層面，建立相應管理制度，推進制度體系建設[6]。同時，在機關檔案數字化掃描與加工環節，也要推進隊伍建設工作，確保機關檔案數字化工作人員具備專業的檔案管理能力與知識。其次，要強化機關紙質檔案整理。在對機關檔案進行數字化處理之前，檔案管理人員要根據檔案管理要求，提前完成紙質檔案歸檔整理工作，逐一檢查鑒定紙質檔案資料是否歸檔和保管期限是否符合要求，做好紙質檔案文件排序、頁碼編寫、檔案編目等，從而為紙質檔案掃描加工提供完整、真實、準確的原始檔案資料，確保數字檔案質量符合規范要求。再次，要強化機關檔案數字化處理軟硬件配置。機關檔案數字化處理過程，對軟件硬件設備、工作場所都有較高要求，必須確保機關檔案數字化處理場所空間布局合理，配置專門的消防安全設備、安防監控系統、空調系統等，從而加強對工作場所封閉安全性、信息安全、溫濕度等環境的管控，為檔案數字化加工工作創立合適的工作條件。同時，也要對機關檔案數字化過程中使用的設備，包括掃描儀、計算機等，采取技術手段關閉不必要的信息輸出端口或裝置，除必要的數字化處理軟件、檔案數字化加工設備等，不允許安裝任何與工作無關的軟件和硬件。最后，做好紙質檔案出入庫的清點登記工作，確保紙質檔案實體安全。
2.加強機關檔案數字化掃描管理。首先，要明確機關檔案數字化工作標準。在機關檔案數字化掃描加工環節中，要嚴格工作規范，要求年度歸檔的紙質檔案必須全部掃描處理，并根據檔案排序進行圖像掃描，確保紙質檔案和數字檔案一一對應，逐項檢查有無歸檔印章、數字檔案清晰度、方向準確性、頁碼標識準確性等，從而完成對機關紙質檔案數字化處理工作質量的嚴格把控。其次，要規范機關檔案數字化操作方法。在實施紙質檔案掃描的時候，要求操作人員根據技術要求完成掃描儀鏈接、掃描驅動軟件安裝等，熟練掌握掃描處理方法和掃描參數設置，嚴格依照放入、掃描、取出三個步驟完成對紙質檔案進行數字化掃描和處理。
3.要嚴格落實檔案移交管理制度。首先，要完成對數字化處理后的圖像與數據的檢查。機關檔案數字化工作人員要根據機關檔案數字化加工標準，對數字化處理后的圖像質量進行檢查，要盡可能做到應檢盡檢，確保抽檢合格率達到百分之百，對于不合格的圖像要及時進行重新掃描、補掃描或者修改。同時，檢查人員要重點檢查數字化處理后的檔案目錄、圖像和副本是否可以做到一一對應，確保檢查率百分之百，針對檢查過程中出現的質量問題，要及時進行調整與修改。其次，要加強數字檔案存儲與移交管理工作。在完成數字檔案檢查，確認質量符合標準以后，要把數字檔案分別存儲在存儲介質和數據庫中，采取脫機存儲和連線存儲相互結合的方式，加強對機關數字檔案的存儲管理，做好機關檔案圖像、說明文件、目錄數據的存儲管理，建立完整的機關檔案元數據。
4.要細化數字檔案安全保密措施。首先，要編制數字檔案安全保密管理方案。由于機關數字檔案管理涉及保密要求較高的數據信息，從而對機關數字檔案安全管理工作提出了具體要求。要編制完善的機關檔案數字化加工場所、系統與設備的安全保密制度，檔案數字化加工網絡與其他網絡實行物理隔離，禁止無線鼠標、無線鍵盤等具有無線網絡功能的設備接入。同時要加強數字化加工場所的防火、防電、防潮、防震、電磁屏蔽等安全管理措施，對機關檔案數字化處理加工場所實施門禁系統管理和身份識別認證。對于不同保密等級要求的數字檔案實施不同管理權限，利用機關數字檔案庫服務器實現對數字檔案系統操作的全程監控，便于后續的全程跟蹤。建立機關檔案數據庫維護與管理制度，利用防火墻、殺毒軟件等技術手段，加強對機關檔案數據庫的安全防護，避免出現機關檔案信息丟失或損壞問題。其次，要加強機關檔案數字化過程中的安全保密。建立健全機關檔案數字化過程中的保密制度，根據崗位職責進行人員分工，實施具體的數字檔案管理獎懲措施，特別是要杜絕人為原因導致的數字檔案安全問題；建立健全檔案安全管理人員管理機制，對機關數字檔案安全管理人員進行定期培訓、定期考核等，提高機關檔案管理人員的安全意識、專業素養，針對機關檔案數字化過程中的質量問題和安全問題，及時進行反饋、追責與整改，并且在人員離職、崗位調動等環節中強化信息更新和權限變動設置，確保機關數字檔案質量與安全。機關檔案數字化處理涉及的環節與因素較多，必須從源頭抓起，在思想上重視機關檔案數字化處理的質量問題和安全意識，在機關檔案數字化處理的各個環節建立管理制度，全面保證機關檔案數字化質量和安全。
作者：張靜 單位：遼寧省信息中心
