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摘要：大數據時代后，公立醫院會計檔案管理的工作內容發生較大變化。結合新會計檔案法及公立醫院實際執行中存在的問題進行分析并提出建議，便于會計檔案管理工作更好地服務于公立醫院運營活動，保障其健康、可持續發展。
關鍵詞：公立醫院；會計檔案；信息化管理；問題及建議
公立醫院是一類較為特殊的單位，公立醫院中的會計檔案管理工作，不僅涵蓋普通單位的會計檔案管理工作，而且增加了諸如醫療改革、部門預決算、醫療衛生事業發展等行業特色的管理內容。進入大數據時代后，公立醫院會計檔案管理上出現了新的要求，會計檔案管理的工作內容發生較大變化，表現在：會計檔案存放介質由單一紙質延伸為紙質和電子化相結合，未來以會計檔案大數據管理為主。2015年12月11日財政部頒布的中華人民共和國國家檔案令79號《會計檔案管理辦法》，進一步推進了醫院會計檔案管理的電子化進程。文章結合新會計檔案法及會計檔案管理在公立醫院執行中存在的問題進行分析并提出建議，以便公立醫院會計檔案管理工作更好的服務于醫院運營活動，為醫院健康、可持續發展提供保障。
一、公立醫院會計檔案管理的內容及其重要性
(一)公立醫院會計檔案管理的內容
1.基本內容
會計檔案管理的內容也就是會計檔案管理工作的對象。國家檔案令79號《會計檔案管理辦法》(2016年1月1日執行)中第三條明確了會計檔案管理的內容即會計檔案是指“單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案”。辦法強調了會計檔案管理對象涉及紙質會計檔案與電子會計檔案。并在第六、八條列明了會計檔案的包括項目，其中第八條中著重闡述電子會計檔案的特征，為會計檔案管理工作指明了方向。
2.體現行業特殊性的管理內容
公立醫院作為醫療衛生行業的一種類別，是具有公益性質的非營利性單位，在接受政府財政補助、執行國家醫療衛生事業改革政策等過程中留存了反映上述項目的會計憑據，這是普通單位未有的部分，具有財務與醫療衛生相結合的性質，它包括：反映醫藥費用控制情況的上級文件和報表、反映衛生科研教學事業發展的立項情況說明書及經費使用明細、反映醫保結算情況專項明細賬務、反映部門預算執行情況的決算報表、預算批復等、反映衛生行業發展基本情況的年度報表及政府合并報告、以及反映公立醫院等級評審和考核指標的執行情況說明等。
(二)公立醫院會計檔案管理的重要性
公立醫院會計檔案，它是公立醫院經濟運營過程的全部記錄，其重要性主要體現在以下三個方面：首先，公立醫院會計檔案管理水平直接反映醫院自身管理情況。公立醫院會計檔案不僅屬于財務檔案機密，而且屬于醫院檔案機密，是財務管理與醫院管理相融合的產物。公立醫院會計檔案記載著醫院經濟運營活動發生、發展、結束的全過程，是對醫院經濟運營活動的客觀體現及經濟性評價，也是公立醫院內部控制的重要內容。不僅可以反映公立醫院過去交易或事項的內容，也能對公立醫院未來發生的活動或事項進行預計、提供參考依據。其次，公立醫院會計檔案管理在解決醫院內外經濟糾紛、稅收查證、公安取證、改革調研等其他事項證明等方面提供了重要依據。為保障醫院及其分部分院運營整體的完整性，以及為防止醫療業務運營資料的遺失或損壞提供了充分的資料證明。最后，運用科學方法有序有序管理公立醫院會計檔案，便于醫院內部會計人員及其他需用人員合理使用，減少無序工作而浪費的時間，提高工作效率，并保障醫院其他職能部門工作的順利進行。
二、公立醫院會計檔案管理中存在的問題
在日常的運營活動中，由于醫院管理者職業局限，表現在：多數為醫務工作者，雖進行管理運營相關方面的培訓但管理思路涉及面不全，只專注于醫療業務各方面的管理，會計檔案管理相對薄弱，存在如下問題：
(一)醫院管理者不重視會計檔案管理工作
因為存在職業局限性及主觀上醫院業務發展為各項工作重點，醫院管理者不重視會計檔案管理工作，會計檔案管理只局限在財務部、審計部、紀檢監察這類科室，其他行政后勤部門及臨床業務部門對會計檔案概念不明晰，主觀上認為會計檔案管理工作內容簡單、無技術含量，僅在上級檢查或申報繼續教育學分、差旅報銷、科研項目評審、處理經濟糾紛時多數人才意識到會計檔案的重要性。會計檔案所體現的全局性未能引起醫院管理者重視，醫院管理者的檔案重要性觀念不強。
(二)會計檔案管理與醫院業務發展不匹配
1.紙質會計檔案存放空間不足、管理設施配備不足，管理難度大。以廈門為例，在嚴格執行醫藥費用控制任務的前提下公立醫院醫療收入每年增長5%-8%，而會計檔案中的會計憑證本數在近十年的時間里增長超過50%。因業務增加而產生的會計檔案逐年增加，但紙質資料存放空間仍保持在十年前水平，遠低于當前一年憑證量，存放空間嚴重不足，無法適應逐年增長的業務需求。醫院在規劃建設中未考慮檔案管理需要，新建大樓基本用于業務發展，就診環境改善、病區擴容、病床增加，對行政后勤管理用存放空間不予增加。同時在檔案管理管理設施配備上，缺少必要設施采購經費來源及現有輔助管理工具，如除濕機、溫度調節器等電子調控設備，由此增加了管理的難度。
2.電子化會計檔案未能由系統控制，沒有嵌入在諸如HRP內部管理系統中。主要表現為：(1)根據新會計檔案管理辦法，目前公立醫院電子會計檔案主要實現辦法中第八條的第1點“形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸”及第5點“建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響”。即目前電子會計檔案管理僅限于存取會計檔案電子資料、賬務系統數據導入導出、數據備份等基礎方面，暫無可用電子會計檔案信息化管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案。(2)目前會計檔案管理無法全面實現電子財務會計報表等會計資料的經辦、審核、審批等必要簽審程序的電子化處理，即網上經辦、網上審核、網上審批的無紙化管理流程。(3)醫院手工編制會計檔案清冊表，會計檔案查詢以檔案清冊表中的編號查詢為主，暫無系統支持通過輸入經濟內容相關字段搜索查詢，內容定位性差，容易發生人為錯誤。一方面是電子會計檔案信息化管理系統研發少，不能與會計賬務處理系統相連接，未能實現會計檔案資料的直接生成與存檔、形成會計大數據云平臺；二是醫院在預算編制及實際運營中，均缺少支持電子會計檔案信息化管理系統自籌、財政補助來源的資金，在業務系統更新換代迅猛的情況下，會計檔案管理信息化未能有效全面實現，無法滿足電子化管理要求，與業務發展不匹配。
(三)會計檔案管理工作量大、內容繁瑣，崗位需求迫切，而目前人員配備不足、業務水平普遍較低，管理方式陳舊
公立醫院會計檔案是財務與醫療活動相結合的產物，不僅有基礎會計檔案的管理內容也有體現醫療衛生事業發展等行業特殊性的管理內容。由此，需要具有較強專業技術能力的相關工作人員來勝任，崗位設置上要求專業對口、責任心強、認真仔細，由此招聘上人選范疇窄。目前，醫院會計檔案管理人員配備以兼任為主、數量不足，僅有辦公室、財務部設置檔案管理崗位并兼任其他工作，人數一般控制在1人。受會計檔案管理工作設施環境無法全面保障、現代化的管理手段欠缺、管理模式落后、管理信息不通暢的影響，醫院會計檔案管理工作無法高效運行，現有的會計檔案管理人員僅停留在諸如整理、裝訂、排序編號會計憑證、報表等會計資料的基礎階段，無法通過信息系統對會計檔案實現無紙化管理、對會計檔案中的內容進行數據分析、獲取經驗，檔案管理技術與方式滯后，易發人為錯誤，給日常繁重的會計檔案管理工作增加不必要的負擔。
(四)公立醫院會計檔案管理不規范
1.公立醫院內部暫無建立完善的會計檔案管理制度體系用以涵蓋電子會計檔案管理、檔案信息安全性等大數據時代下新管理要求。
2.現有的公立醫院會計檔案管理制度流于形式，管理流程仍在完善中。諸多管理項目，如憑證借閱、報表復印等管理流程正持續完善中，沒有系統地形成于醫院管理制度中。新出現的管理項目，如無紙化票據(廈門財政票據無紙化)管理空白、數據對接的安全性由誰保障未明確。檔案管理權限不明晰，檔案管理質量無人監控、許多管理的紕漏只有在實際執行中才逐步被發現。
3.因缺失專門的電子會計檔案信息化管理系統，盡管借助簡單電子化管理工具，如Excel表等，會計檔案管理中也會存在一些錯誤，包括：編號錯誤、打印錯誤、時間錯誤等，目前無法通過系統加以防范、并留有更正痕跡。
4.紙質介質和電子會計檔案均有嚴格的存放管理要求，而目前檔案管理實踐中無法全面滿足。紙質介質會計檔案存放要求防水、防火、防潮、防蟲等；電子會計檔案存放要求存放路徑防病毒、設置專門權限，電子簽名可識別、網絡穩定、接口安全等。由于缺失專門的信息化管理系統和安全防護措施，必然影響會計檔案管理的規范性。
(五)缺少公立醫院行業特殊性的會計檔案管理
2009年以來醫療改革政策在公立醫院中的經濟執行情況是醫療衛生行業特有的會計檔案資料、屬于公立醫院具有保存價值的會計資料，有利于反映改革成果。在實際運行中，所執行的改革政策相關文件、落實情況的經濟影響報告沒有進行統一存檔。一方面是改革政策的經濟影響報告沒有專門的存檔標準；另一方面是新會計檔案管理辦法對諸如行業特有、具有價值的會計資料存檔無硬性要求。由此導致行業特有檔案資料缺失，無法有效輔助公立醫院整體經濟運行影響分析。
三、公立醫院會計檔案管理工作的建議
規范會計檔案管理工作，使其能夠為醫院的各個部門服務，不僅方便內部管理也為外部檢查工作的順利進行提供保障，對此公立醫院可以從六個方面完善現有會計檔案管理工作：
(一)敦促醫院形成檔案管理小組，并在檔案管理小組下設置會計檔案管理小組，從組織架構上完善會計檔案管理工作。并強化醫院管理者檔案管理的全局思想，促使醫院管理者認識到會計檔案管理的內容涉及全院全員的經濟運營活動過程與結果，它與業務管理一樣重要，能有效地保障醫院可持續運營。
(二)應增加會計檔案信息化管理系統的預算編制項目，從資金源頭上助力會計檔案信息化管理。加大對會計檔案信息化系統購買服務的資金預算等，將其作為醫院HRP管理中的一部分，與業務發展相匹配，使其能更好地為醫院內外部服務。
(三)完善現有醫院內部會計檔案管理流程、制度，結合新會計檔案管理辦法設計專門針對電子會計檔案管理的流程及制度、突出電子會計檔案管理方式、系統的安全性，加強醫院會計檔案管理的執行力，實現制度約束的必要性。做到制度上不斷完善、流程上不斷優化、執行上不斷糾正，形成會計檔案全面質量管理的PDCA循環。
(四)為會計檔案管理人員定期或不定期的專業培訓提供保障，以適應大數據時代電子會計檔案管理的需要，借助信息化系統管理減輕會計檔案管理工作強度、有序分步實現無紙化管理、提高工作效率。
(五)應當將會計檔案管理工作納入醫院內部控制活動中，作為內部控制的重要控制內容，實現全院全員全程控制。會計檔案屬于財務機密，因此加強會計檔案的保密管理尤為重要。特別是大數據時代，應用信息化管理手段，保障系統的安全性、防范風險是管理工作的重要內容。內部控制中的風險防控等諸多內容可以有效防止會計檔案管理工作的紕漏，減少人為錯誤的發生、規范會計檔案管理行為。
(六)完善現有會計檔案管理方式、借助信息化管理系統加強會計檔案專門內容模塊的管理。針對公立醫院這一特殊行業性質的單位，在紙質與電子會計檔案管理過程中，需專門進行醫療改革經濟運行影響效果相關方面的會計檔案管理工作。特別是大數據時代后，應將反映醫療改革經濟運行影響的會計資料嵌入會計檔案信息化管理系統中，通過精確內容定位、單獨歸集此類會計檔案形成專門模塊管理。為后續醫院自身運行情況及改革的經驗數據提供檔案保障，并為未來醫療改革大數據云平臺的形成提供對接依據。
參考文獻：
[1]中華人民共和國財政部.國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法[EB/OL].2015年12月11日頒布.2016年1月1日起施行.
[2]鄧勝華.大數據時代對醫院財務檔案管理發展的影響[J].中國管理信息化，2017，2，20(4)：169-170.
[3]陳忠煜.醫院會計檔案管理策略探討[J].檔案工作，2017.05：94.
作者:陳蕾嫣 單位:廈門大學附屬中山醫院財務部