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一、前言
招標采購檔案是招標投標過程中形成的各類資料的集合，是具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是對招標全過程的真實反映，對于招標人、投標人、招標機構、監督管理部門等主體均有重要意義。對于招標機構而言，檔案管理的重要性主要體現在：從外部角度看，檔案記錄是行政主管部門監督檢查、招標人對機構服務質量評估的主要依據；從內部角度看，檔案管理是提高企業服務能力、提升項目管理水平的重要抓手。招標檔案信息化的作用和意義包括：
（一）是社會與檔案事業發展的需要。檔案部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺，如果檔案管理水平長期處于落后狀態，那么檔案信息資源的開發將會受到不利影響。因此有必要以現代化建設管理方法推進檔案管理，通過檔案信息化建設提高檔案工作效率和工作質量，使檔案部門得以發揮其應有的職能和作用。
（二）是檔案價值開發利用的需要。傳統的檔案管理辦法環節煩瑣，使得檔案的價值長期得不到發掘。在信息化條件下，檔案管理人員能夠及時、全面地收集到各種有利于單位發展的外部信息，并以此進行用戶需求分析，及時、有針對性地開發本單位檔案信息。利用現代信息技術對檔案進行信息化建設，能夠進一步挖掘檔案的潛在價值，加速資源的共享與傳播利用。例如，通過對歷史檔案數據資料整理分析，形成數據資產，貨物類如不同產品的供應商庫、價格水平信息，工程類如不同專業建設項目的供應商庫、資質信息等。對這些數據資產進行脫敏處理后，可以向內外部提供一些增值服務，如可以向招標人后續類似項目招標提供信息支持，可以向造價咨詢單位或部門提供市場價格信息。
（三）是組織提高決策效率、促進創新的需要。進行檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享、檔案信息資源合理開發和利用，就能夠更好地為公司的各項決策活動提供重要的依據。組織領導在做重大決策的同時需要迅速、準確地查考組織中的各種資源，而傳統的檔案管理方式早已不能滿足利用要求。因此，檔案信息化建設順應了公司發展的迫切需要，是創新當前檔案工作的重要方面，也是公司檔案工作發展的必然趨勢。
二、招標采購檔案內容
按照儲存介質不同，采購檔案分為紙質檔案和電子檔案兩類。以公開招標為例，無論是政府采購還是企業采購，一般需要招標機構留存的檔案有以下兩類：
（一）紙質檔案。前期準備文件（項目批復文件/委托協議/采購方案等）、發標階段（招標公告/招標文件/澄清文件/標書購買記錄/踏勘答疑記錄等）、開標階段（投標文件接收記錄/投標人簽到表/報價表/唱價記錄/投標文件等）、評標定標階段（評委簽到表/評標報告及附件/中標候選人公示/中標通知書/異議或投訴處理記錄等）。
（二）電子檔案。采用非電子招標方式的采購，電子檔案原則上與紙質檔案內容保持一致。采用電子招標投標平臺進行招標全流程操作的，平臺一般具備歸檔模塊，實現招標投標過程文件自動歸檔，并按照邏輯關系生成電子檔案；除此之外，根據《電子招標投標辦法》（發展改革委令第20號），還應具備記錄電子招標投標中涉及的操作時間和人員，以及評標全過程錄像自投標有效期結束之日起存檔90日以上的功能。
三、檔案管理功能及管理手段
（一）檔案管理功能及要素。一個完整的檔案管理過程包括檔案的收集、整理、保存、利用、盤點等環節。具體到招標采購檔案管理，離不開以下幾個關鍵要素：1．制度招標機構需要建立科學的管理制度，對采購過程資料的內容、歸檔時間、分類、立卷、移交、保管、借用、歸還、統計、盤點、銷毀等制訂具體的規則與流程。因招標檔案具有一定的特殊性，企業管理制度要求不應違背《政府采購法》《檔案法》《電子招標投標辦法》等相關法律法規以及采購人對招標機構的管理要求。2．人員招標檔案應安排專人管理，要求管理人員具備檔案管理、招標投標相關法律法規、招標投標流程等方面的專業基礎，熟悉檔案管理制度，具有高度的責任心和良好的職業道德。需要對電子檔案進行管理的人員，還應具備一定的信息化管理知識和系統操作能力。招標機構還應配套建立相應的獎勵與懲罰機制，對人員進行考核。3．場所招標檔案的安全性體現在：一是不發生火災、霉變、水浸、鼠災等自然事故，二是不出現丟失、泄密等人為事故。招標檔案的保存時間一般較長，以政府采購為例，要求檔案保存時間至少15年。檔案存放室應當具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設施，不得在危險和不安全的環境中保管檔案。電子檔案管理系統，根據檔案密級，機房建設應達到相應的安全等級。
（二）管理手段。信息資源管理學家馬爾香和克內斯萊英的信息管理理論中，將信息管理分為四個發展階段，即信息物理控制階段、信息技術管理階段、信息資源管理階段、知識管理階段。檔案管理手段的歷史沿革，可參照上述理論分為幾個階段：1．物理控制手工管理階段。特點是不借助任何數字化手段，采取人工目視、手動登記方式，管理的核心是臺賬記錄，包括入庫臺賬、出庫臺賬、銷毀臺賬等。目前很多招標機構仍采用這種管理方式，缺點是管理效率低，在檔案數量較多的情況下，無論是檔案出入庫，還是檔案盤點統計，都會耗費大量的人力成本。2．技術管理半自動化管理階段。特點是引入二維碼、RFID等技術，給物理檔案貼上標簽進行標識，同時借助信息化管理軟件及標簽識別設備，實現檔案的半自動化管理。這種方式很大程度上提高入庫、出庫、盤點效率，而且結合安全閘機，可實現檔案非正常離庫的報警功能，提高檔案保管的安全性。3．資源和知識管理全電子化管理階段。在國家簡政放權的背景下，從政府采購到一些行業的大型企業采購，都已大力推行電子招標投標。《電子招標投標辦法》中規定：數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效力。《檔案法》第三十七條規定：電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。綜上，招標檔案的全電子化管理已是大勢所趨。這種方式的特點是檔案電子化，保存在磁盤陣列或云存儲等設備上，設備聯網，管理人員可通過信息化系統實現檔案的全數字化管理。在實現檔案基本管理的基礎上，還可以對檔案信息分類、二次處理分析，形成資源和知識，進而提供數字資產帶來的增值服務。
四、檔案信息化管理方案
無論是半自動化還是全電子化的管理方式，都有其適用場景。下面對幾類主流的技術實現方案做簡要描述。
（一）二維碼方案。通過二維碼，賦予每一份紙質檔案（檔案盒、檔案袋等）一個唯一的“身份”標識，借助標識、閱讀器及后臺的管理軟件等實現檔案的入庫登記、借閱、歸還、盤點、銷毀等各類檔案管理功能。主要管理功能如下：1．二維碼生成二維碼中保存檔案內容的摘要信息。根據招標業務的特點，二維碼中一般需包含檔號、索取號（即存址號）、項目編號、項目名稱、項目年份、招標人名稱、保存期限等，也可以根據需要增加其他如招標類型、項目類型等關鍵信息。2．二維碼采集使用掃描槍采集二維碼信息，傳輸到管理后臺，形成檔案信息數據庫，作為出入庫、盤點等其他管理過程的基礎數據。3．出入庫管理員通過掃描二維碼可以讀取檔案摘要信息、位置信息，做到準確定位檔案，進而可高效完成出入庫操作，同時管理平臺可記錄檔案的在位狀態。4．清點進行檔案盤點時，通過掃描槍快速讀取二維碼并與管理平臺中信息比對，從而實現檔案數量、在位狀態等信息統計匯總。
（二）RFID方案。RFID采用的也是標簽技術，檔案管理功能實現原理與二維碼方案類似。不同點體現在：1．RFID屬于電子標簽，信息存儲在RFID芯片中RFID數據采集為非接觸式，在一定距離范圍內，閱讀器可自動采集RFID信息，每秒可讀取幾百個標簽。對于檔案盤點而言優勢很大。2．標簽可重復使用標簽信息量大，可重復使用，且標簽抗腐蝕性強、不易被污損，使用壽命長。3安全性高一方面是標簽本身可設置密碼保護，防止信息被篡改；另一方面，配合門形通道天線，檔案如被非法取走、經過通道時可自動報警。4．適用場景廣，靈活度高RFID射頻識別設備可集成在點檢車、智能密集柜、智能檔案柜等載體上，適用場景廣，靈活度高。
（三）電子檔案系統管理方案。電子招標投標已是大勢所趨，省、市、縣各級公共資源交易中心已經廣泛采用電子招標投標平臺實現招標投標的全流程操作，眾多大型國有企業通過自有的采購交易系統完成企業采購，市場上也有大量由招標機構、交易平臺廠商等第三方機構運營的交易平臺。《檔案法》第三十五條規定：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用；檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。由此看來，隨著電子招標投標的大力推行，建設配套的電子檔案管理信息系統也逐漸成為各采購主體的剛需。對于招標機構而言，構建電子檔案管理系統時關鍵設計要點如下：1．管理對象采用非電子招標方式的，系統管理對象為各類過程文件的電子檔，需要通過掃描儀等設備對實體檔案進行數字化加工后導入系統；采用電子招標方式的，系統管理對象為線上各階段流程生成、留存的過程文檔。若招標投標系統為自有系統，可直接通過系統間數據接口進行數據接入；若招標投標系統為非自有系統，則需要與對端系統建立接口接收數據，或者由招標人員下載數據后進行導入。2．軟件功能電子檔案系統中檔案整理、移交、接收、保管、利用、編研等相關功能基于開放檔案信息系統參考模型（ISO14721-2012Spacedataandinformationtransfersystems-Openarchivalinformationsystem（OAIS）-Referencemodel）設計功能框架。3．硬件設備配置基礎配置方面，一般至少應配置數據庫服務器、應用服務器、WEB服務器等計算設備，磁盤陣列等存儲設備，交換機等網絡設備。也可以選擇租用各云計算服務商的云主機、云存儲等資源。為確保數據不丟失，系統一般具有數據備份機制，將數據備份至磁帶庫或者光盤介質。系統安全方面，鑒于招標采購檔案數據的敏感性，應遵循國家有關信息安全法律法規原則，建議參照《信息安全等級保護管理辦法》第三級的防護要求對局域網和核心數據庫進行防護。
（四）方案對比及適用性分析。幾類信息化管理方案對比見表1。相比傳統管理模式，幾類信息化方案都能帶來管理水平的提升，且在智能化水平、功能豐富性、安全性等方面電子檔案系統方案最優，RFID方案次之。智能化水平越高，成本相應也越高。
五、結束語
通過二維碼、RFID、電子檔案管理系統等技術為檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性。主要帶來的價值一是采用自動識別手段，提高查閱、盤點等操作效率；二是實現檔案在位監管，提高資產保全率；三是減少檔案遺失問題，從而避免財產損失，杜絕泄密事件的發生；四是通過信息化手段將檔案統一入庫后，通過數據的二次加工、分析、統計，形成數字資產，為領導決策、業務管理等提供有力支撐。最智能的不一定是最合適的，招標機構應結合檔案規模、自身或采購人存檔要求、公司業務發展需求、信息化建設預算等因素，綜合考慮，選擇適合自身的檔案管理方式。
作者:劉永金 單位:中通服咨詢設計研究院有限公司
