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[摘要]存量數字化工作成為國家層面上檔案工作的信息化戰略，是我們面對大數據時代的挑戰與機遇，是全面推進檔案數字化建設的必由之路。無論采取何種形式，做好相應的安全管理工作是存量檔案數字化工作有效開展的基本保障。2016年12月23日，國家檔案局局長李明華在北京召開的全國檔案局長館長會議上指出，為適應大數據時代的要求，我國檔案信息化建設全面提速，2016年在檔案“存量數字化、增量電子化”方面取得新成果，下一步將積極推進數字檔案館(室)建設，著力提升檔案信息化應用層次。隨著云計算、大數據和移動網絡技術的發展，檔案資源做為國家基礎性戰略資源地位凸顯。“存量數字化、增量電子化”成為國家層面上檔案工作的信息化戰略。檔案數字化促使檔案的利用率上升。值得注意的是，檔案利用率上升的同時應保證檔案的安全性，尤其是涉密單位檔案管理工作。這就要求檔案管理部門在推進存量檔案數字化的同時，要掌握一定的安全管控措施，實現檔案信息資源的安全共享。
一、存量檔案數字化
(一)存量檔案數字化的概念
存量檔案數字化是指利用計算機、掃描儀及數碼相機等設備，通過掃描紙質檔案、數字化拍攝、激光技術三維立體掃描等形式將館藏的紙質檔案或實物檔案的信息錄入到數據庫(計算機)中進行管理的新型檔案管理模式。
(二)存量檔案數字化不能忽視檔案安全
在檔案信息化管理工作中，數字化管理是一個關鍵的部分?！度珖鴻n案事業發展“十三五”規劃綱要》明確指出，到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。檔案館(室)存量檔案數字化不僅方便了檔案利用，還能減少實體檔案的損耗，延長紙質檔案和實物檔案的壽命。對存量檔案進行數字化掃描的過程是一項非常復雜的系統工程，不僅需要投入大量的人力物力，且周期長、環節多，這對檔案的安全管理都是重大的考驗，尤其對涉及國家秘密的檔案館(室)。如果不能做好相應的安全管理工作，會影響到國家秘密的安全。因此在存量檔案數字化的同時不能忽視檔案安全管理。
二、存量檔案數字化建設中常見的安全問題
在檔案館(室)存量檔案數字化建設中，影響檔案數字化建設安全問題的主要有以下幾個方面。
(一)由技術原因帶來的安全問題
數字檔案信息的真實、完整和準確，是實現檔案數字化最重要的價值所在。在存量檔案數字化實施的過程中，首先，由于掃描或者拍攝的設置不當等原因，會使數字化的檔案信息出現失真；另外數字化檔案信息本身存在的易修改性也會使檔案信息原貌發生改變。其次，在計算機上實施數據掛接等操作時因軟硬件等方面的原因，也可能會導致重要的檔案信息出現變化甚至丟失。
(二)管理不到位帶來的安全保密風險問題
許多檔案館(室)里相當一部分檔案都含有涉及國家秘密的信息，在進行檔案信息資料數字化轉換的過程中，涉及多個工作環節，任何一個環節出現疏漏，都有引發檔案信息安全保密風險的可能。如果檔案館(室)在存量檔案數字化實施過程中沒有建立完善的安全管理制度，勢必會導致破壞數字化檔案信息真實性與完整性的隱患。另外，管理不當、設備故障等也會帶來安全保密的風險。
(三)檔案實體的安全問題
存量檔案數字化使館藏檔案在數字化過程中經歷一系列繁瑣的工作程序，如出庫、清點、拆卷、掃描等，會出現多人多次直接觸檔案實體的情況，一旦操作不當就會對檔案實體造成嚴重的損害。
三、存量檔案數字化建設的安全保障
(一)做好存量檔案數字化的前期準備
1.明確進行存量檔案數字化的范圍與順序，制訂嚴格的規章制度和安全管理方案
在進行存量檔案數字化之前要明確數字化檔案的范圍，通過對館藏檔案的了解和分析，選擇出要進行數字化的檔案，編制清單，對涉密文件要進行標識。檔案館(室)應按照“價值＋利用頻率”的原則，首先選擇具有較高保存價值且利用頻率非常高的檔案；其次是具有長期保存價值，利用頻率相對較高的檔案；第三是具有長期保存價值但使用頻率相對低的檔案，以此類推。也可以在存量檔案數字化前，對已經完成數字化和正在進行數字化的同類檔案館(室)進行前期的調研和考察，廣泛聽取意見，借鑒經驗和避免失誤。最后，在此基礎上制定行之有效的安全管理制度。另外，對檔案館(室)的安防系統也應進行檢查和加強，保證整個數字化工作場所的安全防護。
2.選擇合適的存量檔案數字化承擔人
存量檔案數字化工作通常有三種形式：由檔案管理部門自行派員操作設備進行，由本單位專業部門進行，外包給專業掃描公司。前兩種形式對于制度健全、人員穩定的單位，相對而言易于進行安全控制。對于第三種形式，特別是館藏檔案涉及國家秘密，需要結合本單位實際情況和單位保密安全管理規定，重點考察外包單位保密安全資質，擇優選擇外包合作對象，才能保障存量檔案數字化過程中檔案實體和信息的絕對安全。
(二)存量檔案數字化實施過程的安全管理
1.嚴格執行檔案出庫及交接確認手續
檔案館(室)庫房管理人員應嚴格執行檔案出入庫登記制度，確保出庫的檔案數量準確、手續齊備；應有專人檢查檔案實體在出庫前的狀況，掌握其完好的程度，對是否有頁碼的錯誤或缺損等檢查的結果做好登記并編制詳細清單，隨出庫檔案一并移交給進行庫藏檔案掃描數字化的公司和人員，對方也應進行核對清點并確認簽字交接。
2.對存量檔案掃描過程的監控
首先，應對參與存量檔案數字化工作的所有工作人員進行合理分類，根據任務不同進行區分，并對不同群體制定不同的訪問權限，避免合法工作人員越權訪問其權限以外的相關信息。其次，用于存量檔案數字化工作的計算機及其服務器應安全存放，進行數字化掃描的場所應按照檔案保管條件設置，配備便于檔案實體保管的裝具設施，密級檔案要按照保密要求單獨存放在密碼文件柜中；同時還必須配備監控攝像系統與安防系統，隨時監控檔案實體在各個工序間流轉的情況，保證整個場所的安全防護。負責數字化掃描的工作人員應不定期對掃描工作間進行檢查，對不按照檔案保管保護規定進行操作的，應當場指出并制止。
3.檔案掃描完畢后的檢查
當存量檔案掃描完畢后，工作人員在檔案入庫時應與庫房管理人員認真核對檔案的數量和檔案實體狀況，并將掃描加工檔案的數據和掃描時發現的問題一并提交給檔案管理部門，檔案管理部門相關負責人員檢查清點后，應簽字確認，確保返還入庫檔案的完整齊全。檔案管理人員還應對掃描完畢入庫的檔案實體進行全面檢查，逐份逐頁清點，發現問題應及時進行處理補救，遇到密級檔案丟失情況則應立即上報有關部門。
(三)對存量檔案數字化數據進行檢查
存量檔案數字化的文件數量巨大，通常都采用批量掛接的方式，數據庫中目錄與文件名必須做到一一對應。檢查的方式有抽檢和逐頁檢查兩種，抽檢是按照預先制定的方式和比例進行檢查，看合格率是否達標，但這種方法容易出現誤差，一旦沒有發現存在的缺漏和錯誤，將給后期利用和糾正帶來很大的麻煩。逐頁檢查能夠保證檔案的完整、清晰和真實，但工作量無疑是巨大的。從實際工作來看，抽檢對檔案工作來說存在致命的問題。數字化掃描是人工操作，不可避免會產生紕漏。一旦掛接入系統，在后期利用中很難發現問題，而出現問題后，糾正也很麻煩。所以應采用逐頁檢查的方式，雖費時費力，卻能一勞永逸。在檢查完畢后，一定要盡快針對發現的問題進行修改，再次檢查無誤后，由負責人或相關領導確認、簽字后方有效，這樣才能確保存量檔案電子文件的真實、準確、安全。存量檔案數字化工作是檔案信息化工作的基礎，其安全管理又是其中重要的工作內容。檔案工的新理念、新模式，接受挑戰，不斷提升安全管理水平，使之成為檔案數字化建設工作的保障，才能實現檔案數字化建設的長遠目標，使檔案館(室)藏資源更好地為國家各項建設事業服務。
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作者:劉衛東 單位:中船重工集團第701研究所