信息電子化范例

摘要：隨著大數據、云計算的快速發展，信息技術在各行各業得到廣泛應用。會計檔案作為企業經營管理活動的重要組成部分，電子會計檔案具有降低成本、利于共享、提高效率等優勢，所以應該突破傳統紙質會計檔案的限制，推廣使用電子會計檔案。然而使用電子會計檔案面臨著技術水平低、專業人才缺乏、制度不健全、安全隱患較多等問題，故推廣電子會計檔案還需要加大技術投入、加強人員培訓、健全相關的制度法律等。

關鍵詞：信息化電子會計檔案

2013年末，財政部了《企業會計信息化工作規范》，這一規范中首次提到了會計資料的無紙化概念，極大地突破了我國的傳統會計理念。2015年12月11日國家財政部、國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》，通過本次的修訂，會計檔案被定義為“各種形式的會計資料”，包括了通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。從此電子會計檔案的合法性、合規性得到制度層面的保障，彌補了相關管理制度的空白。隨著科學技術日新月異，傳統的工作流程與方式發生了巨大改變，企業不再僅僅拘泥于傳統紙質的辦公狀態，通過不斷地探索，正在嘗試使用無紙化辦公方式，推廣電子化的管理模式。會計檔案包括了會計憑證、會計報表、財務報告和其他會計資料幾個部分，詳細且準確地記錄了一切經濟活動，發揮著非常重要的記錄價值。電子會計檔案使檔案的生成模式發生改變，通過相關流程將生產中的電子文件直接形成檔案來進行保管利用。

一、電子會計檔案與傳統紙質會計檔案的區別

（一）檔案的傳遞方式不同。傳統的會計檔案一般使用紙質材料，部分還需要通過郵遞的方式進行人為傳送，傳輸過程較為復雜，耗費時間較長，郵遞成本高。而電子會計檔案通過網絡進行系統傳輸，僅需幾秒鐘的時間即可完成傳送，節省了人力、物力、財力，還可以避免郵遞過程中的遺失、損毀、泄露等問題，極大地提升了工作效率。

（二）歸檔的方式不同。傳統會計檔案的歸檔是按規定將所有核對正確的紙質會計檔案分類別進行裝訂后統一保存，而電子會計檔案通過建立財務共享中心，將系統傳輸的會計檔案統一保存。此外，傳統會計檔案在歸檔期間可能會出現部分錯誤或紙張破損等問題，需要與原開票人取得聯系重新開具，重新郵寄，待取得正確憑證后再歸檔，浪費了時間，也使效率降低。而使用電子會計檔案可以有效的克服這些缺點，可以直接在計算機上使用相關技術更改，操作十分方便快捷，也不會出現紙張上的問題，大大的提升了工作效率，但也存在會計電子檔案被更改卻不被發現的隱患。

（三）保管的方式不同。在傳統的紙質會計檔案保管模式下，需要專門建立一個保管室用來保管裝訂好的會計檔案，查找相關檔案時需要人為在大量檔案中搜尋，而電子會計檔案是將分好類的電子檔案統一儲存在系統里面，非常方便快捷，搜尋相關檔案時只需搜索關鍵詞就可以快速查詢，節省時間提高效率，但需要安全性高的保管系統。

摘要：從機務作業點乘務員自助終端子系統、機務段級子系統、鐵路局級子系統3個方面，詳細介紹了覆蓋總公司、鐵路局和機務段的三級司機報單電子化信息系統，并進行了效益分析。

關鍵詞：鐵路司機報單；電子化；數據采集

1機務作業點乘務員自助終端子系統

機務作業點乘務員自助終端子系統主要功能包括以下幾方面：一是LKJ/EOAS文件轉儲及分析。通過乘務員自助終端讀卡器，自動轉儲機車及動車組乘務員IC卡/轉儲卡內的LKJ/EOAS運行記錄文件。二是確報信息綁定。通過乘務員自助終端二維碼掃描設備，讀取編組單上的二維碼，實現確報與列車編組的綁定，自動補全集、特、行信息及詳細列車組成信息。三是出入段信息采集。通過分析全程記錄信息，提取機車出入段信息，同時通過共享接口讀取總公司ATIS系統中的出入段信息，實現機車出入段信息的自動采集。四是出退勤信息采集。根據IC卡中讀取的乘務員工號信息，通過共享接口讀取總公司數據庫中乘務員的出退勤信息，實現乘務員出退勤信息的自動采集。五是電子報單數據合成。通過對LKJ/EOAS列車運行信息、列車編組信息、人工補錄信息進行邏輯處理，合并生成完整的電子報單信息，提供電子報單完整的頁面展示。六是電子報單信息上傳。完成電子司機報單合成及乘務員審核后需要上傳到總公司的電子報單服務器。

2機務段級子系統

機務段級子系統主要功能是接收總公司反饋的支配機車電子報單數據及本段配屬機車外段支配電子報單數據，同時接收本段乘務員出退勤信息、機車出入段信息及本段LKJ/EOAS地面全程記錄文件，作為基礎數據與接收到的電子報單數據進行核對，對缺失的電子報單數據進行自動補充并上報到總公司級應用系統。主要功能包括以下幾方面：一是支配機車電子報單接收。由于乘務員退勤時不一定都在本機務段管轄范圍內，乘務員通過自助終端上報的電子司機報單能統一上報到總公司級應用系統。機務段級子系統注冊到鐵路局級子系統，鐵路局子系統注冊到總公司級子系統，當總公司級應用系統接收到上報的電子司機報單時，同時將電子報單反饋到對應的支配局子系統，支配局子系統同時將電子報單反饋到對應的支配段子系統，當機務段級應用系統正確接收到報單后存儲到本地電子報單庫。二是配屬機車電子報單接收。機務段不僅需要掌握本段支配機車司機報單的情況，對于運用和檢修部門還需要掌握本段配屬機車司機報單的情況。機務段級子系統注冊到鐵路局級子系統，鐵路局級子系統注冊到總公司級子系統，當總公司級應用系統接收到上報的電子司機報單時，同時將電子報單反饋到對應的配屬局子系統，配屬局子系統同時將電子報單反饋到對應的配屬段子系統，當機務段級應用系統正確接收到報單后存儲到本地電子報單庫。三是電子報單數據審核。電子報單數據審核包括數據質量審核和完整性審核。其中數據質量審核是指機務段子系統通過設置本段交路情況、重補區段、乘務員出退勤情況和本段個性化的邏輯卡控條件，對接收到的本段支配機車司機電子報單進行邏輯校驗，對于出現邏輯檢驗錯誤的電子報單數據返回鐵路子系統局再由鐵路局系統反饋到總公司子系統，最終又反饋到乘務員自助終端系統，乘務員可以按錯誤提示對電子報單中的錯誤進行修正；完整性審核是指確保電子司機報單的完整性，系統根據采集到的乘務員出退勤信息、機車出入段信息，判斷機車每班乘務員出退勤是否有對應的電子機車報單，同時核對機車出入段情況及機車交路的連續性，判斷電子司機報單數據是否完整，如果不完整提示可能缺少的電子司機報單概況。四是乘務員出退勤信息接收。乘務員出退勤信息來源于機務段運用安全管理系統，系統提供機務段級乘務員出勤信息接口，將乘務員出退勤信息統一接收到系統中，然后將每班乘務信息組織到一起。此信息作為司機報單完整性審核的基本信息。五是機車出入段信息接收。機車出入段信息來源于AEI車號自動識別系統或機車整備系統，系統提供機務段級機車出入段信息接口，將機車出入段信息統一接收到系統中，存儲機車號、地點、出段或入段、時間。六是LKJ/EOAS全程記錄數據處理。對于有條件安裝乘務員自助終端設備的機務段、折返段和車站，LKJ/EOAS全程記錄數據在乘務員退勤時通過自助終端進行轉儲處理生成電子司機報單。但是對于沒有條件安裝乘務員自助終端設備的或是乘務員沒時間轉儲文件的，這時電子司機報單則無法及時生成，系統通過采集LKJ/EOAS地面數據，存儲機車全程記錄信息。七是電子報單信息補充。系統分析機務段級系統采集全程記錄信息，對電子報單數據審核過程中出現信息不全的部分進行補充，對于由于乘務員沒有條件在自助終端上轉儲文件形成電子報單的，由機務段級系統結合乘務員出退勤信息、機車出入段信息自動形成電子報單數據上傳到鐵路局子系統后由鐵路局子系統上傳總公司子系統。八是電子報單信息上傳。提供機務段級應用系統報單的上傳功能，機務段級系統對修改過的和自動合成補充的電子司機報單通過此功能進行上傳。九是字典信息維護及基礎字典同步。機務段級子系統提供機車編碼、司機編碼、車站編碼、線路信息及機車交路等字典信息維護功能，對機車編碼、司機編碼、車站編碼基礎字典信息提供同步功能。十是電子報單應用。實現司機電子報單查詢/導出/打印、勞時趟數統計、機車運用效率指標統計、機車占用統計等各項統計分析功能及機務段定制功能。

3鐵路局級子系統

摘要：會計檔案作為高校檔案管理的重要方面，對高校建設和未來發展有重要的影響。因此，在推進高校會計檔案電子化進程中，一方面，要結合高校檔案信息化建設的實際需要，對高校會計檔案電子化管理現狀進行全面了解，對檔案管理存在的深層次問題進行深入發掘；另一方面，要以問題為導向，推進高校會計檔案電子化進程，構建和完善高校會計檔案電子化管理制度體系，完善高校會計檔案電子化安全機制，進一步提升高校會計檔案管理水平。

關鍵詞：高校會計檔案；電子化管理；主要問題；優化策略

0前言

高校在運行和管理過程中會產生大量的會計信息，很多重要的會計信息則成為會計檔案，高校會計檔案是高校經濟業務事項的具體體現、是會計核算之后形成的具有保存價值的各類會計材料，除紙質的會計材料外，還有通過電子計算機生成的各類電子會計檔案。新時代背景下對高校會計檔案電子化管理提出更高的要求，但當前高校會計檔案電子化管理還存在諸多問題，因此有必要結合高校會計檔案特點提出具體優化策略。

1高校會計檔案電子化管理現狀

網絡信息時代背景下，為進一步提升高校會計檔案管理效率，既要在技術層面對高校會計檔案電子化管理進行升級，同時也要完善相應的制度機制，對相關人員進行培訓，做好人才保障工作。從當前看，由于技術引進相對較少，工作人員對會計檔案電子化管理運用的還不夠熟練，在一定程度上影響高校會計檔案電子化管理工作的開展[1]。

1.1會計檔案電子化程度不高。高校在教學、科研、管理活動過程中會產生大量具有保存價值的會計電子檔案，這些會計電子檔案將成為高校建設以及未來發展決策制訂的重要依據。但當前部分高校對于會計檔案電子化管理重視程度不夠。很多領導潛意識認為紙質的會計檔案更加牢靠。在傳統意識影響下，財務人員也對推進會計檔案電子化工作重視程度不夠，對相關理論和技能學習熱情不高，不愿意將紙質會計檔案轉化成為電子會計檔案；同時由于基礎設施、軟硬件設備投入不足，也難以對電子會計檔案信息進行有效整合和系統開發，這也導致部分高校會計檔案電子化程度不高，影響高校會計信息化進程。高校會計檔案管理主要由檔案管理部門和財務部門共同參與，但當前部分高校并沒有結合會計檔案電子化的實際需要，制訂相應的檔案管理制度，也沒有對會計檔案電子化管理相關責任進行劃分，導致職能部門和具體工作人員對會計檔案電子化的具體責任了解不清，也在一定程度上影響了高校會計檔案電子化進程。

一、電子化采購管理平臺存在的問題

1.參與方協調問題

電子化招標采購是一種涉及到多個內部，多方參與的新型采購模式。電子化招標采購對各方之間的信息共享具有較高的要求，需要各個部門以及參與方之間的緊密配合?？v觀我國目前電子化招標采購的發展現狀，招標方、投標方、擔保機構以及行政監督部門等在電子化招標采購中，沒有充分應用網絡技術和計算機技術，使得各方在信息共享方面存在誤差，進而到這各個參與方之間的協調配合達不到電子化招標采購對其的要求，影響我國電子化招標采購的發展。

2.安全性問題

從電子化招標采購的定義中就可以看出，身份識別、信息準入、流程管理等是電子化招標采購的關鍵部分，但是由于我國目前沒有統一的招標采購流程，對參與方的信息識別不夠，招標采購信息管理沒有進行統一的規范，缺乏有效的招標采購系統，導致我國電子化招標采購在很多方面存在安全性的問題，而安全性的問題也是電子化招標采購中最為核心的部分，只有確保電子化招標采購的安全性，才能使得電子化招標采購的發展走上正軌。

二、基于網絡管理的招標采購的措施建議

IT技術和信息化技術的飛速發展使得網絡管理平臺成為各行各業發展中必須依賴的工具，網絡化管理平臺的出現能夠促進電子化招標采購的集成發展，能夠解決目前我國電子化招標采購中存在的各種問題。

[摘要]成文信息是企業質量管理體系的重要支撐，隨著辦公自動化的推廣應用，成文信息正從紙介質演化為電磁介質，并作為企業產品和服務過程可追溯的有力憑證。但在實踐中，電子化成文信息可信問題、安全問題以及長期可獲取問題成為新時期質量管理體系面臨的新挑戰。鑒于此，本文基于實踐應用，分析了電子化成文信息管理的實踐背景，以及當前面臨的問題。基于文件連續體理論、OAIS參考模型等提出解決電子化成文信息管理的對策，從整體出發，立足實踐，系統地探討電子化成文信息改進提升的方向和方法。

質量是企業的生命線，是產品的保證，更是口碑的保證。2016年7月實施的《質量管理體系要求》(GB/T19001-2016)提到“采用質量管理體系是組織的一項戰略決策，能夠幫助其提高整體績效，為推動可持續發展奠定良好的基礎。”在質量管理體系運行過程中，成文信息作為組織運行產生的信息以及結果實現的工具，也發揮著重要的支撐作用。隨著企業辦公自動化水平的提升，成文信息發生了根本性的變化，正逐漸從以紙介質為主向以磁、光介質等為主轉變，與普通文件不同的是，質量管理體系的成文信息需要經受過程監視測量、管理評審以及持續改進等質量管理活動所帶來的更頻繁的利用，其憑證性使用屬性更為凸顯。

一、從檔案視角理解電子化成文信息

(一)術語定義

成文信息是2016版《質量管理體系要求》的專用術語，替代了以往的“文件”“記錄”，是兩者的統稱，《質量管理體系要求》對其定義是指組織需要控制和保持的信息及載體，可以是任何形式和載體的存在。從檔案管理的角度來看，電子化成文信息實質是電子文件，結合《電子檔案基本術語》對電子文件的定義，通過引申，電子化成文信息可以理解為通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。當前，企業電子化成文信息主要在OA系統、ERP系統、PDM系統中運轉，是項目、產品運行的重要驗證載體。

(二)電子化成文信息產生的實踐背景

質量管理體系的重要特點是以成文信息為證據驗證產品的有效性。因此，在產品的策劃階段、合同簽訂階段、產品的重要節點、產品出庫等諸多環節均需要保持成文信息，從而保證產品研制過程的可追溯性。電子化成文信息產生的實踐背景來自于辦公自動化的推廣應用，以OA系統、PDM系統、ERP系統等為代表的應用系統成為企業核心業務流程運轉的通道，這就促使原先以紙介質為主的質量成文信息轉化為在線的、電子形式的電子化成文信息。由于大部分企業當前的信息化處于初級階段，導致在信息化過程中存在“九龍治水”的現象。以質量管理體系運轉為例，從用戶的角度來看，作為電子化成文信息的主要生成者，質量管理體系全部表單或文件通過網絡“單軌制”運行是更為高效的方式；從信息化部門的角度來看，作為應用系統的維護者，確保各類應用系統可用、有效即可；從質量管理體系歸口管理部門來看，電子化成文信息在過程監視測量、管理評審、持續改進等環節中可獲取，支撐產品、服務實現的過程驗證即可；檔案管理部門由于處于業務流程的末端，導致對電子化成文信息的認識存在滯后性，對于電子化成文信息怎么存、存了之后能不能用存在認知障礙。電子化成文信息管理的各個階段處于自發的、無意識的狀態，各類管理者角色立足自身工作需要或利益角度，存在明顯的局限性，這就使得電子化成文信息管理缺乏系統性、有效性和科學性。

摘要：隨著我國信息技術的不斷發展，高校在進行學籍檔案整理時也要全面推進電子化檔案管理工作，這樣不僅能夠完善教務管理系統，也能夠充分地發揮電子檔案的應有作用。本文主要圍繞基于教務管理系統的高校學籍檔案電子化歸檔展開分析和論述，首先介紹當下高校學籍檔案電子歸檔工作的現狀，然后分析高校學籍檔案電子歸檔的范圍，最后提出基于教學管理系統之下完善高校學籍檔案電子歸檔工作的有效途徑。

關鍵詞：教務管理系統；高校學籍檔案電子化歸檔；存在問題；有效途徑

不可否認，隨著我國信息化的發展趨勢，高校在進行學籍檔案管理時，必須要推進電子化歸檔才能夠符合時代的發展趨勢，并且全面提升學籍檔案管理工作的效率和質量，但是當下高校在進行學籍檔案管理時存在的一些問題，影響到了管理的效果，因此結合當下教務管理系統的大背景，有必要推進高校學籍檔案電子化歸檔工作，通過采取有效舉措，保證學籍檔案電子化歸檔工作有條不紊推進。

一、高校學籍檔案管理的現狀分析

在教務管理系統之下，高校在進行學籍檔案管理時存在的一些問題，主要表現在以下三個方面：

（一）信息化的水平相對較為落后

部分高校在進行檔案管理時缺乏對信息化技術的應用，導致了信息化管理的水手段較為落后，高校在進行教學管理時，雖然使用了教務管理系統辦公自動化等現代信息技術，但是在進行檔案管理時信息化的應用程度卻相對較低，往往是采用著傳統的手工管理方式，不僅工作效率低而且容易出現誤差，造成數據的丟失，影響到了學生們的檔案的全面性。