前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的企業電子化成文信息管理策略，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
[摘要]成文信息是企業質量管理體系的重要支撐，隨著辦公自動化的推廣應用，成文信息正從紙介質演化為電磁介質，并作為企業產品和服務過程可追溯的有力憑證。但在實踐中，電子化成文信息可信問題、安全問題以及長期可獲取問題成為新時期質量管理體系面臨的新挑戰。鑒于此，本文基于實踐應用，分析了電子化成文信息管理的實踐背景，以及當前面臨的問題。基于文件連續體理論、OAIS參考模型等提出解決電子化成文信息管理的對策，從整體出發，立足實踐，系統地探討電子化成文信息改進提升的方向和方法。
質量是企業的生命線，是產品的保證，更是口碑的保證。2016年7月實施的《質量管理體系要求》(GB/T19001-2016)提到“采用質量管理體系是組織的一項戰略決策，能夠幫助其提高整體績效，為推動可持續發展奠定良好的基礎。”在質量管理體系運行過程中，成文信息作為組織運行產生的信息以及結果實現的工具，也發揮著重要的支撐作用。隨著企業辦公自動化水平的提升，成文信息發生了根本性的變化，正逐漸從以紙介質為主向以磁、光介質等為主轉變，與普通文件不同的是，質量管理體系的成文信息需要經受過程監視測量、管理評審以及持續改進等質量管理活動所帶來的更頻繁的利用，其憑證性使用屬性更為凸顯。
一、從檔案視角理解電子化成文信息
(一)術語定義
成文信息是2016版《質量管理體系要求》的專用術語，替代了以往的“文件”“記錄”，是兩者的統稱，《質量管理體系要求》對其定義是指組織需要控制和保持的信息及載體，可以是任何形式和載體的存在。從檔案管理的角度來看，電子化成文信息實質是電子文件，結合《電子檔案基本術語》對電子文件的定義，通過引申，電子化成文信息可以理解為通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。當前，企業電子化成文信息主要在OA系統、ERP系統、PDM系統中運轉，是項目、產品運行的重要驗證載體。
(二)電子化成文信息產生的實踐背景
質量管理體系的重要特點是以成文信息為證據驗證產品的有效性。因此，在產品的策劃階段、合同簽訂階段、產品的重要節點、產品出庫等諸多環節均需要保持成文信息，從而保證產品研制過程的可追溯性。電子化成文信息產生的實踐背景來自于辦公自動化的推廣應用，以OA系統、PDM系統、ERP系統等為代表的應用系統成為企業核心業務流程運轉的通道，這就促使原先以紙介質為主的質量成文信息轉化為在線的、電子形式的電子化成文信息。由于大部分企業當前的信息化處于初級階段，導致在信息化過程中存在“九龍治水”的現象。以質量管理體系運轉為例，從用戶的角度來看，作為電子化成文信息的主要生成者，質量管理體系全部表單或文件通過網絡“單軌制”運行是更為高效的方式；從信息化部門的角度來看，作為應用系統的維護者，確保各類應用系統可用、有效即可；從質量管理體系歸口管理部門來看，電子化成文信息在過程監視測量、管理評審、持續改進等環節中可獲取，支撐產品、服務實現的過程驗證即可；檔案管理部門由于處于業務流程的末端，導致對電子化成文信息的認識存在滯后性，對于電子化成文信息怎么存、存了之后能不能用存在認知障礙。電子化成文信息管理的各個階段處于自發的、無意識的狀態，各類管理者角色立足自身工作需要或利益角度，存在明顯的局限性，這就使得電子化成文信息管理缺乏系統性、有效性和科學性。
(三)電子化成文信息歸檔辨析
《質量管理體系要求》(GB/T19001-2016)明確組織的質量管理體系應包括“標準所要求的成文信息以及組織所確定的、為確保質量管理體系有效性所需的成文信息”，第7.5.3.2條要求“對所保留的、作為符合性證據的成文信息應予以保護、防止非預期的更改。”總結即是，成文信息需要保留，并且要保證內容的真實性。從實踐過程來看，電子化成文信息是產品實現重要節點控制的憑證，但由于其內容以策劃、計劃、審批為主，因此電子化成文信息具有一定的歸檔價值，但長期保存價值較低。根據《機關檔案管理規定》(國家檔案局令第13號)規定“滿足第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。”電子化成文信息作為產品實現的輔助性證據，大多屬于不具有永久保存價值或其他重要價值的歸檔材料，理論上是允許“單套制”歸檔的，但對于電子化成文信息單套制管理及歸檔的方法，企業往往舉棋不定、難下決心。
二、電子化成文信息管理存在的問題
(一)電子化成文信息的系統依賴性問題
從紙質文件到電子文件是人類記錄史上最深刻的一次變革，其深刻在于記錄符號第一次轉向人工不可識讀，[1]必須依靠計算機、操作系統等設施設備方能閱讀。因此，電子化成文信息不能獨立存在，必須有所依托。系統依賴性決定了在質量管理體系內部審核、管理評審及認證等質量活動中需要依賴一定的環境方能查閱相關的電子化成文信息。以往檢查的實證材料主要是紙質版的，隨著電子化成文信息的應用，實證查閱將由紙質版轉為電子版，而且為了確保電子化成文信息的真實有效性，檢查人員通過OA、PDM等系統查閱電子化成文信息是可行的做法，但目前有些做法是打印電子化成文信息后提供檢查，這種脫機輸出成文信息的方式會在一定程度上受到質疑。
(二)電子化成文信息的真實有效性問題
在技術層面，目前OA系統、PDM、ERP等系統具備固化的業務流程、嚴格的日志審計、定期的數據備份等功能，部分企業還引入了數字簽名、時間戳等技術，可在一定程度上防止數據丟失、未授權修改、非預期修改等問題。但由于電子文件管理缺乏全生命周期的管控，還難以確保電子化成文信息的真實有效。在制度層面，國家已經逐步認可電子文件以及電子檔案的證據作用。根據最高法、最高檢和公安部2016年頒布的《關于電子數據收集提取判斷的規定》，對電子數據是否真實，著重從以下幾方面審查：一是是否移送原始記錄存儲介質；二是電子數據是否具有數字簽名、數字證書等特殊標識；三是電子數據的收集、提取過程是否可以重現；四是電子數據如有增加、刪除、修改等情形的，是否附有說明；五是電子數據的完整性是否可以保證。綜上所述，電子化成文信息作為證據是具備條件的，但是仍需在技術、法律等層面上進一步扎緊藩籬。
(三)電子化成文信息的長期可獲取性問題
電子化成文信息具有表單多、發起點多等特點，由于質量管理體系主要是過程控制，因此，電子化成文信息很大一部分是審批記錄，但是審批表單在設計和制作過程中缺乏統一規劃，導致元數據混亂，同一個文本值，其元數據元素各不相同。再有，審批記錄與發起人相關聯，隨著人員賬戶的注銷，其賬戶上的記錄也會跟著注銷，因此，人員的調動、退休、離職等因素都可能使電子化成文信息的長期可獲取存在難點。綜上，由于元數據混亂、流程類型多，導致電子化成文信息自動化歸檔成為一大難題。拋開歸檔的問題，假如電子化成文信息一直存在于OA等應用系統中，那么其長期可獲取問題是否可以解決？答案是否定的。隨著軟件和硬件性能的提升，OA等軟件產品升級或另選其他產品的情況時有發生，盡管可以通過數據遷移，或繼續維持系統運行，但無論采用哪種方式，其成本將隨著時間的推移不斷增高。
三、電子化成文信息管理的對策
(一)以文件連續體理論作為電子化成文信息管理的邏輯起點
文件連續體理論是指文件往復運動于從生成到處置的連續體的一個過程。文件連續體理論是文件生命周期在電子文件時代的拓展和延伸。傳統紙質載體從生成、利用到歸檔保存或銷毀是一個完整的生命運動過程，從表現形式來看，文件生命周期是一個線性的運動過程，而文件連續體理論則強調電子文件是一個循環往復的運動過程，鑒于電子文件載體的獨特性，電子文件頻繁地處于生成、利用到歸檔保存或銷毀的過程，每一次利用都是對電子文件生命的重新激活。Upward曾強調連續體理論所描繪的是普世性的文件保存原則，無涉具體體制或表面現象。[2]基于此，電子化成文信息符合文件連續體理論的特點，只有認識到電子化成文信息是一個循環往復的運動過程，才能準確地抓住電子化成文信息管理的關鍵點和切入點。電子化成文信息因質量管理體系運行的需要而產生，又因為要驗證質量管理體系運行的有效性，需要頻繁地通過利用電子化成文信息來追溯、確認管理過程的有效性、合法性?？梢哉f，直到產品或服務終止，電子化成文信息始終需要處于備查的狀態，這種表現形態與文件連續體理論不謀而合。
(二)基于OAIS參考模型提高電子化成文信息質量
探討電子化成文信息管理的實質是要解決電子化成文信息可信、可用以及可獲取的問題，而電子化成文信息的生成始于應用系統，全過程也是依附于各個應用系統，因此，信息系統的合理規劃和建設對電子化成文信息管理水平的高低起著決定性作用。從企業信息化建設來看，系統建設仍以外購為主，呈現“萬國牌”現象，再加之企業自身缺少頂層規劃以及配套標準支撐，導致元數據標準缺乏、數據接口標準欠缺等等，嚴重影響系統的兼容性和數據的共享性。系統引進和建設解決的是有無的問題，但構建系統間數據共享的生態才是決定企業信息化可以走得多遠的關鍵。綜上，借鑒現有的管理模型或管理思路是解決企業信息化管理問題的突破口，OAIS參考模型就是破解困局的鑰匙之一。
1.OAIS參考模型基本情況
作為數字信息長期保存和利用的基本框架體系,開放檔案信息系統參考模型(OpenArchivesInformationSystem，以下簡稱OAIS，ISO14721)在數字文件保存領域得到了廣泛的研究和應用。OAIS是由空間數據系統咨詢委員會(CCSDS)制定的標準，2003年參考模型最終作為ISO的標準(IS014721：2003)頒發，其主要目的是為具有數字信息長期保存和利用責任的檔案機構和非檔案機構提供數字信息長期保存和利用的基本概念、術語、基本信息模型、功能模型和指南，[3]與此同時，OAIS是在抽象層面上提出的一個參考模型，并不定義任何實施這些概念的特殊方法，只是一個系統結構、一個總體框架，它是對于數字信息保存系統相關的環境、功能模塊以及信息對象的概念化，是實際系統建立的起點，任何致力于數字信息長期保存活動的系統和組織都可以在其基礎上構建自己的長期保存的系統框架。OAIS將模型中的數據歸納為三種類型，即SIP(提交信息包)、AIP(檔案信息包)、DIP(分發信息包)，對這幾種核心數據包的管理是實現OAIS功能的必要條件。主要技術一是數據包檢測技術，如對進入OAIS系統的SIP完整性、有效性檢查和病毒檢測技術；二是格式檢查技術，檢查AIP與其著錄信息參照完整性等技術，數據包封裝技術，OAIS模型并沒有制定數據包的存在形式，因此對數據包的封裝技術可以考慮采取XML、數據表、交換格式等方式進行；三是數據包接口和轉換技術，包括OAIS與外部程序進行數據交換的接口和轉換技術，將歸檔信息包存放到數字化存儲庫的程序以及SIP、AIP、DIP三者內部的轉換技術。[4]
2.OAIS參考模型管理理念的應用
無論電子化成文信息保管期限是4年、8年，還是10年，確保電子化成文信息有效保存、長期可獲取是電子化成文信息管理的立足點，而電子化成文信息又依附于應用系統，因此，提高應用系統的穩定性，避免或減少應用系統升級、換版帶來的負面影響仍是當前電子化成文信息管理的重要手段。樂觀來講，雖然應用系統建設相對穩定，但依然難以避免技術帶來的沖擊、企業發展轉型升級以及其他不可控的內外部因素，一個企業的電子化成文信息要保持穩定和長期可獲取，必須要有一個穩定的框架以及管理模型，并使之成為今后所有應用系統建設的標準。如是，凡是在企業建設的應用系統均是按照這一框架模型來構建，那么即使系統發生了更迭，但數據之間的遷移和轉換仍是可持續的、可信的，并且保持持續可獲取。OAIS參考模式一方面是一個成熟的系統管理構架，另一方面在系統建設、元數據管理、內部流程、規范、業務規則、人員管理等方面均具有較強的指導意義。因此，可考慮采用OAIS參考模型來推進應用系統建設，進而提高電子化成文信息的適用性和可用性。
3.建立元數據標準確保數據互融互通
OAIS信息模型能夠為數字檔案館制定相關的元數據集合提供方案，尤其是長久保存的數字對象的元數據模型。目前大部分企業的應用系統建設各自為政，缺乏統一的元數據標準，各個表單之間的元數據缺乏統一標準，例如標題項對應的元數據項可能是title、name、F1或者FN，各式各樣的元數據導致無法正常歸檔，且今后數據遷移也是一個大麻煩。因此，需要統籌建立元數據標準，為系統間的數據共享和數據的長期可獲取奠定數據基礎。
4.采用數字認證技術提高數據可信度
當前數字認證技術主要有數字簽名技術和時間戳技術。數字簽名是指利用特定算法對電子數據進行計算，得出的用于驗證電子數據來源和完整性的數據值?？尚艜r間戳是由權威可信時間戳服務中心簽發的一個能證明數據電文(電子文件)在一個時間點是已經存在的、完整的、可驗證的，具備法律效力的電子憑證，可信時間戳主要用于電子文件防篡改和防抵賴，確定電子文件產生的準確時間。數字簽名技術和時間戳技術應用廣泛，如浙江省直機關采用數字簽名和時間戳技術，確保歸檔到浙江省檔案館的電子文件是可信的、可用的。采用上述技術，對內使電子化成文信息將具有更高的可信度；對外使電子化成文信息同樣具備法律效力。
(三)加強制度建設鞏固電子化成文信息的合法地位
電子化成文信息的運轉過程的合法性需要以制度形式予以明確。即通過質量管理體系文件明確規定什么樣的電子化成文信息是可信的、可用的。對于成文信息而言，其存在的意義在于提供質量管理體系運行的憑證信息，確保產品和服務過程可追溯、有依據。以合同審批為例，依托ERP系統，合同審批有簽字、有流程、有日志、有記錄，但審批過程是否合法并沒有在質量管理體系文件中予以認可及明確。內部審核與管理評審應將電子化成文信息的審核要求和標準納入有關規定。以往內部審核與管理評審中，查閱實證材料采用的是紙質形式，白紙黑字一清二楚，但隨著電子化成文信息的出現，內部審核與管理評審查閱實證材料則必須在辦公內網客戶端進行，這就帶來兩個問題：一是在電子環境下，所有實證材料均可在數據庫端查閱，對部門、項目或個人的審查是否可以省略，因為只需要在具有管理員權限的電腦客戶端即可查閱所有部門、項目及個人的所有電子化成文信息，這就帶來了內部審核及管理評審意義的爭議問題；二是當前電子化成文信息是依附于系統生成、流轉以及提供利用和實證支撐的，一旦脫離了系統，將失去電子化成文信息的背景信息及可信痕跡，與此同時，電子化成文信息的打印稿是否可以作為實證材料、是否可信也需要從制度上予以確認。電子化成文信息與電子文件一樣，均是一項新事物，新事物在給我們帶來便利的同時，也帶來了煩惱和困惑。對此，企業應該從源頭出發、從整體出發，解決好主要矛盾，兼顧好次要矛盾。電子化成文信息管理所面臨的困境同時也是企業信息化建設面臨的困境，這就更需要企業精心統籌，從頂層規劃出發，打樁筑基，如建立元數據標準、統一系統接口，以更大的決心和勇氣推動企業數據資源的建設和共享。
參考文獻：
[1]馮惠玲.走向單軌制電子文件管理[J].檔案學研究，2019(1)：91
[2]連志英.一種新范式：文件連續體理論的發展及應用[J].檔案學研究，2018(1)：20
[3]周麗霞,紅.基于OAIS信息模型的數字檔案館元數據體系設計[J].檔案學研究，2013(1)：63
[4]錢毅.OAIS對數字檔案館系統技術路線和管理策略的啟示[J].檔案學研究，2009(2)：48
作者:陳水湖 張小靜
