機關檔案范例

作者：王聰 陳民 單位：宿遷學院 宿遷市宿城區人民法院

司法機關卷宗檔案保存現狀及問題

1.司法機關卷宗檔案保存制度現狀。依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施細則》、《機關檔案工作條例》以及《人民法院檔案管理辦法》，各級人民法院設立專門對檔案進行管理的檔案機構，由檔案機構負責集中統一管理本院的包括各種門類和載體的全部檔案。人民法院的檔案機構應當認真負責，積極提供利用，切實為審判工作和其他相關工作服務。對于人民法院各級領導和全體工作人員來說，確保檔案的完整與安全，是他們的共同任務。在監管和指導方面，地方各級人民法院從事檔案工作的檔案機構及其人員，接受上級人民法院檔案機構以及同級檔案行政管理部門的監督和指導。在管理內容上，司法機關的檔案部門負責檔案的接收和整理、檔案的利用、檔案的鑒定和移交以及檔案的保護和防護。

2.司法機關卷宗檔案保存存在的問題。

首先，司法機關由于工作的特殊性，機關的業務工作人員大部分都是國家公務員，從事檔案管理的人員有些是書記員或者法官助理兼任，有些是專門聘用的專業技術人員，這兩部分群體共同構成了目前法院案卷檔案的保存人員。案卷檔案在內容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件進程的法律程序，這樣才能夠更加有序地存檔，為以后的查詢和利用提供方便。同時，案卷檔案形式復雜多樣，不僅有大量的紙質檔案，還有一部分數字形式存在的檔案，這樣對檔案的計算機技術有著一定的要求，在當前無紙化辦公的要求下，很多地區都在進行紙質檔案掃描存檔的信息化建設，這一建設對信息管理的技術要求又更加嚴格了。當然，案卷檔案保存作為一種基本的檔案管理內容，對檔案管理的管理知識也是有著一定要求的。而在當下，司法機關當中從事檔案管理的人群很難能夠同時具備這三方面的要求，即如果由書記員或者法官助理兼任的檔案管理人員，在法律知識方面不缺乏，但是信息管理技術方面就有所欠缺；法院招聘的專業技術人員在信息管理技術方面有特長，但是檔案管理知識和法律知識也是軟肋；對于檔案學專業畢業后經招聘進入司法機關的人員來說，法律知識也有一定的欠缺。因此，就司法機關的檔案管理人員的總和素質上來說，還不能夠滿足當前案卷檔案保存的要求[2]。

其次，司法機關案卷檔案的保存與利用沒有很好的接軌。司法機關案卷檔案的保存與利用是司法機關檔案管理的兩個最為重要的內容，而在當前的檔案管理制度之下，這兩個方面并沒有很好地接軌。法院的案卷調取基本都是臨時緊急性質的調卷，因此存在實體操作先進性，后續再將借卷、歸檔信息輸入信息系統的現象。這種現象就是案卷檔案的保存與利用沒有接軌的表現。之所以會產生這種現象，問題在兩個方面。一方面，在當前的法院檔案保存制度之下，仍然按照傳統的檔案保存方式和保存方法，沒有根據檔案信息化發展需求建立起檔案資源共享電子平臺，缺乏檔案保存與利用的反饋信息平臺，這樣檔案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出來，即可能會造成檔案利用上的不便捷，也造成了檔案管理上的不透明；另外一方面，檔案管理人員的服務理念和重視程度不夠。檔案管理部門是非常重要的部門，但是在功能上來說還是一個服務部門而非管理部門，其作用就是既要發揮案卷檔案的社會功用，又要保證檔案的完整和安全。由于檔案管理工作的枯燥和繁瑣，很多檔案管理人員工作態度和工作熱情比較低，這一點就嚴重影響了案卷檔案的利用，是造成案卷檔案的保存與利用的不接軌的原因之一。

最后，目前司法機關案卷檔案的保存模式和管理理念上也存在著一些問題，主要表現在重內不重外，缺乏大局觀。司法機關的案卷檔案形成于審判業務部門的審判業務工作過程當中，但是對案卷檔案的利用卻不局限于審判業務部門，本院的執行部門和其他部門也可能需要利用這些檔案；除此之外，其他法院或者上級法院也經常會因為案件的關聯性或者審判監督作用的發揮等原因，以及監獄管理部門對在押犯人的減刑假釋等處理、檢察機關在偵查或者起訴過程中對案件當事人情況進行確認等等情況也可能需要利用這些檔案。而在當前的案卷檔案保存模式之下，各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統一。由于大多數基層法院的人、財、物力量有限，實踐中訴訟檔案庫房嚴重不足、檔案人員匱乏成為普遍現象。同時，由于各自為政，不同法院的規定不盡相同，加之實體卷宗使用不便、借閱環節上的安全無法充分保障等特點，導致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產生的矛盾日益凸顯。這些原因都導致了案卷檔案保存但無法很好地發揮社會效用[3]。

【摘要】信息技術在各行各業得到了廣泛的應用，尤其在檔案管理工作中更是發揮了重要的作用，機關檔案信息化管理已經成為一種必然趨勢，這是機關檔案管理水平提升的重要舉措，因此，探討機關檔案信息化管理的關鍵問題很有必要，希望機關檔案管理工作更加高效。

【關鍵詞】機關檔案；信息化管理；關鍵問題；解決途徑

一、機關檔案信息化管理的必要性

機關檔案資源不僅數量龐大，而且涉及的內容廣泛、復雜，這給檔案管理工作提出了更高的要求。首先利用信息技術可以將檔案資源實現電子化，不用再考慮蟲咬、受潮、溫度等因素，保存更加完整、穩定、時間更長，同時節省了空間，降低了成本，還不易損壞。其次，工作效率進一步提高，信息化管理借助電子媒介，使存儲、保管、查閱等環節更加便捷，把工作人員從繁重的工作中解放出來，使檔案管理更加科學化，同時檔案的管理、查詢和閱讀更加方便，輕輕點擊鼠標就可以搞定，工作效率大大提高了。另外實現了辦公低碳環保無紙化，信息化節省了大量的紙張，利于環境保護，這與現代的工作理念相一致。還有實現了資源共享，這就更加提高了檔案資源的使用率，機關單位的各個部門利用網絡平臺，就能夠進行實時、在線的交流，避免了很多不必要的麻煩，保障了工作的開展更順利。從方方面面來看，信息技術的使用使傳統的檔案管理發生了巨大的變革，機關檔案管理借助信息化這一現代化的發展平臺，檔案管理水平一定會有一個質的飛躍。

二、機關檔案信息化管理出現的問題

隨著機關檔案信息化進程的加快，也暴露出一些問題：軟硬件更新不及時；網絡安全還不夠穩定；服務功能、人員素質需要進一步提高等等，以促進檔案管理水平的提高。

三、機關檔案信息化管理的解決途徑

【摘要】

隨著我國有關檔案法律法規的頒布，各機關對檔案管理的重視度也有所提高，但是，目前我國機關檔案管理還存在著許多不足之處，深入了解機關檔案管理在政務工作中的作用，并找出相應的對策對我國機關檔案管理現狀進行改善，有助于更好地建設中國特色社會主義政治。

【關鍵詞】

機關檔案；政務工作；作用；改善對策

我國檔案工作的建設起步較晚，近幾年來才逐漸被人們普遍重視，隨著2014年《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的頒布，各企事業單位以及團體機構組織才將檔案管理納入到日常工作中來。由于機關政府等肩負著服務社會和管理社會的責任與使命，其檔案管理就顯得愈發重要。機關檔案管理同其他事業單位和學校等公益性機構中檔案管理不相同，具有很強的政治性和保密性，在對其進行管理時需要較強的專業性和技術性。同樣，機關檔案所起的作用也與其他檔案不同，該檔案不僅服務于機關單位本身，也服務于整個社會，關乎國計民生。要想做好機關檔案管理，就必須了解其在機關政務工作中所起到的作用，從而意識到其重要性，才能潛意識地去做好管理工作。

一、機關檔案管理在政務工作中的作用分析

（一）機關檔案管理為機關內部控制建設提供可靠依據。

機關事務檔案是指機關在事務性活動中形成的，有查考、利用和保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。機關事務檔案是機關事務工作中不可缺少的基礎性工作，是機關優化職能職責、保持政務運行通暢、提升機關事務保障管理效能、保護單位和干部職工合法權益以及維護機關事務性工作發展真實歷史面貌的一項重要工作。

1存在的問題

經過我們的調研和梳理，當前的機關事務檔案管理工作主要存在以下三方面的問題：

1.1收集不完全

一是不少與機關事務工作相關的文件材料，如業務數據、網頁信息等存在應存檔、未存檔的現象。二是一些在機關事務性工作實施過程中形成的過程性信息資料，被排除在了檔案歸集范圍之外。三是與機關事務工作相關的音像檔案、實物檔案和基建檔案等內容數量多，其歸集整理的完整性、規范性被長期忽視。

1.2未實現集中統一

管理機關事務管理工作具有繁瑣性、重復性等特點。許多省級單位為方便工作，對機關事務檔案實行項目管理制，將經常需要使用的、工作過程中形成的文件材料保留在相關業務處室，未及時進行歸檔。這種分散的檔案管理方式，極易造成機關事務文件材料歸檔不及時、整理不規范的狀況。隨著人員調離、崗位職責變動，還存在檔案資料散失甚至泄密的安全隱患。

摘要：技術的革新是時展的重要動力，近年來，在社會不斷發展的過程中，出現了信息技術。計算機信息技術屬于劃時代技術，這項技術在我國當前的各個領域中都發揮出了非常重要的作用，計算機信息技術具有許多現代化功能，可以實現信息的高速傳遞和處理，加速了人們的生活節奏，推動了時代的進步。在機關檔案管理過程中應用這項技術，管理效率可以得到明顯的提升，具有非常重要的現實意義。本文對機關檔案管理信息化進行分析，并且提出了幾點淺見。

關鍵詞：機關檔案管理；管理模式；計算機信息技術

一、計算機信息技術在機關檔案管理中應用的重要意義

（一）拓展檔案資源范圍。對于機關檔案管理工作來說，計算機技術的應用，在根本上改變了傳統的管理模式，有效的提升了檔案管理的效率，拓展檔案管理資源的范圍。在傳統的機關檔案管理工作中，檔案資源獲取的方式非常單一，資源的獲取量以及準確性都不能滿足實際的工作需求，檔案資源的缺失，會給機關單位的工作帶來漏洞，影響到我國行政工作的正常開展。在信息時代的背景下，這種技術上的現實可以得到有效的突破，信息化的機關檔案管理模式，在檔案資源的獲取上具有先天性的優勢，資源獲取范圍更廣，而且檔案獲取的速度和準確性都可以得到保證，為機關單位的工作提供有效的依據。

（二）實現了系統化的檔案管理。在信息時代，機關檔案管理工作必須要結合社會的發展趨勢及時的進行革新，信息化的檔案管理模式已經成為了檔案管理工作必然的發展方向。通過計算機信息技術在其中的應用，可以實現檔案管理工作的系統化，在信息技術的作用下，把檔案管理工作中的各個分項工作進行串聯，形成一個完善的系統，形成標準化的檔案管理模式，是機關檔案管理工作創新的一種重要表現形式，這種變化表明了我國正式的進入到了信息時代，具有非常重要的意義。

（三）減少檔案留存風險。在傳統的機關檔案管理過程中，檔案的存儲需要采用紙張的方式，這種紙質媒介會占用大量的空間，在檔案信息調閱的過程中非常的不便利，工作效率很低，而且這種檔案管理方式，檔案信息非常容易破損和遺失，給機關單位工作的開展造成嚴重的阻礙。通過計算機信息技術的應用，可以有效的消除傳統管理模式中存在的弊端，信息化的辦公方式具有高效、快捷的特點，大量的機關檔案信息可以使用數據存儲軟件進行保存，如圖一所示，有效的解決了空間占用率大的問題，而且管理人員可以把這些檔案信息進行分類處理，按照一定的順序編制檔案目錄，在需要這些檔案信息的時候，可以快速的進行搜索和獲取，從而提升了機關單位的工作效率，這種信息化的檔案信息存儲方式不容易發生丟失和破損，但是需要做好網絡安全防護工作，避免病毒的入侵給機關檔案管理造成消極影響。

二、計算機技術在機關檔案管理中的應用建議

摘要：推進數字檔案建設是網絡環境下機關檔案管理的必然要求，但同時也面臨著新的安全風險。文章分析了網絡環境下機關數字檔案安全管理的重要性，闡述了機關數字檔案安全管理內容，并提出了機關數字檔案安全管理具體策略與路徑。

關鍵詞：網絡環境;機關檔案管理;數字檔案;安全管理;大數據技術

在網絡環境下，現代信息技術的快速發展和廣泛應用對機關檔案管理產生重要影響，特別是機關數字檔案安全管理，更是面臨著巨大挑戰[1]。因此，要對網絡環境下的機關數字檔案安全風險進行系統研究，根據機關數字檔案安全風險特點與問題，制定和實施有針對性的解決措施。機關檔案數字化帶來新的問題，涉及新的載體安全、內容安全、過程安全等諸多問題，是機關檔案管理傳統模式所不曾遇到的，必須以新的思想、技術、方法與路徑，對機關數字檔案管理系統開展安全管理[2]。特別是在網絡環境下，數字檔案存儲和查詢利用時空分離，更要對機關數字檔案的安全性進行實時動態管理，避免機關數字檔案在查詢利用各個環節中受到外在侵害。加強機關數字檔案安全管理，可以有效保障機關檔案信息的安全。

一、網絡環境下的機關數字檔案安全管理內容

網絡環境下的機關數字檔案安全管理，內容涵蓋了數字檔案管理各個環節，主要包含了機關數字檔案基礎設施和運行環境安全管理、機關數字檔案數據安全管理、機關數字檔案的網絡安全管理、機關數字檔案應用安全管理、機關數字檔案系統安全管理、機關數字檔案的人員安全管理、機關數字檔案的授權和審計安全管理等方面內容[3]。

1.機關數字檔案的基礎設施和運行環境安全管理。機關檔案數字化建設，需要投入大量資金，購置專門檔案管理設備和專業檔案管理系統。由于資金投入的限制，一定程度上導致機關數字檔案主機系統安全等級較低問題，供電條件、防火防盜、溫度和濕度等必備條件難以保障，甚至把機關數字檔案簡單地存儲在一臺未加密、未備份的普通電腦中，給機關數字檔案帶來很大的安全隱患。

2. 機關數字檔案的數據安全管理。載體與介質安全、檔案數據訪問安全、檔案數據完整性和可用性、檔案數據存儲備份等，都是機關數字檔案的數據安全管理主要內容[4]。在機關數字檔案的數據安全管理中，介質損壞、電腦病毒、硬盤損壞等，都可能導致機關數字檔案資源被破壞或者被非法使用、被惡意篡改等。數據是機關數字檔案的核心，機關檔案數據一旦發生上述問題，將給機關數字檔案帶來無法估量的損失。

摘要：闡述了機關檔案數字化的內涵與作用，針對機關檔案數字化質量與安全控制的內容，提出了機關檔案數字化過程中的質量和安全控制措施，為提高機關檔案管理水平提供借鑒。

關鍵詞：機關檔案；數字化；數字檔案；質量控制；安全管理

20世紀80年代，檔案數字化興起，歷經四十多年的發展，進入信息化社會以后，在數據技術的助推下，進入到一個新的發展階段。機關檔案數字化以后，可以通過遠程在線進行查詢、利用與管理，拓展了機關檔案服務范圍，節約了大量社會資源[1]。機關檔案數字化過程中，同樣面臨著安全保密和質量管理等問題需要改進，最終更好地實現機關檔案信息資源在線服務。

一、機關檔案數字化的內涵與作用

1.機關檔案數字化內涵。機關檔案數字化，主要是利用掃描儀等設備，對機關傳統的紙質檔案進行數字化處理，使紙質檔案轉化成為新的可以在光盤、磁盤、電腦等載體上進行存儲和利用的數字信息[2]。在現代信息社會中，對傳統紙質檔案開展數字化功能處理與優化，不僅可以促進檔案信息資源共享和利用，還可以建立檔案存儲、利用與管理新型模式，對檔案管理工作對象與內容進行豐富。

2.機關檔案數字化作用。機關檔案數字化處理的價值與意義，主要體現為有利于機關檔案存儲與利用。具體體現在以下幾個方面[3]。

第一，機關檔案數字化有利于檔案存儲。在傳統紙質檔案管理中，主要是以紙質檔案資料為載體，通過字跡記錄信息進行整理。機關紙質檔案在存儲過程中，受制于紙張使用年限和紙張耐久度等因素影響，經過長時間保存以后，可能會產生紙張老化、字跡模糊等問題。機關紙質檔案在保存期間還會受到蟲蛀、潮濕等外部環境影響，從而產生檔案信息損壞或丟失等問題。為了延長紙質檔案使用壽命，就要對紙質檔案進行數字化處理，以電子檔案替代紙質檔案使用。而對于破損的機關紙質檔案來說，必須對其數字檔案進行圖像修復，確保檔案內容可讀性。

摘要：機關事務管理部門是保障黨委、政府及其他部門工作正常運轉的重要機構，在運行過程中會產生大量有價值的檔案，這些檔案對優化政府服務職能，提升政府服務水平都具有重要意義。因此，有必要重視機關事務管理部門檔案管理模式創新，通過檔案管理信息化建設，充分利用檔案信息資源。

關鍵詞：機關事務；檔案管理；模式創新

《機關檔案工作條例》明確規定，要加強對黨委、政府及其他機關檔案管理，更好地為機關工作服務。機關檔案工作有助于提高機關工作效率，提升工作質量。按照這一要求，機關事務管理部門應主動適應時展趨勢，推進檔案管理模式創新，更好地為機關事務管理工作服務。

1機關事務管理部門傳統檔案管理模式的局限

當前，仍有很多機關事務管理部門沿用傳統檔案管理模式，未設置專門部門，多由辦公室兼管，服務對象主要是領導和其他機關單位，一般不對外開放。這種封閉式的管理模式很難發揮檔案的價值和作用。隨著我國機關事務改革的不斷推進，傳統檔案管理模式的弊端逐漸暴露出來，影響工作。

1.1檔案管理門檻過高，影響檔案資源利用。機關事務管理部門檔案一般都來源于本部門和有關黨政機關，要想查閱相關檔案，不僅需要層層審批，甚至還需要其他單位開具介紹信才能夠查閱相關檔案，社會公眾想接觸這些檔案困難重重。同時機關事務管理部門檔案服務方式單一，缺少主動服務意識，查詢相關檔案必須到檔案室，這種單一的服務方式不利于檔案資源的充分利用。受有關保密工作的片面影響，認為機關事務管理局的檔案主要服務于黨政機關，由于保密需要不能對機關事務管理局的相關檔案進行利用和開發，更談不上面向社會公開。

1.2機關事務檔案管理手段落后。管理手段是否先進，直接影響檔案管理效果。當前，仍有部分機關事務管理部門在檔案管理工作中采取傳統的手工模式，即使部分單位推進了檔案信息化建設，但投入資金相對較少，無論是檔案管理硬件設施，還是軟件系統，都難以滿足當前檔案管理的實際需要。由于檔案管理手段落后，難以實現傳統的紙質檔案向數字檔案轉變，也無法建立檔案信息數據庫，很多有價值的檔案信息難以運用大數據、云計算等技術對其進行系統開發。一些檔案管理信息系統與信息系統不兼容，出現了“數字孤島”問題。