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檔案整理工作方案范文1
關鍵詞:未開放檔案 檔案利用 法規制度建設
案情簡介
2009年11月某日，某律師事務所一律師持律師執業證、原告人的授權委托書及某法院的受理案件通知書來到某檔案館，要求查閱其的經濟糾紛案件中的被告當事人的婚姻登記檔案。因涉及第三人隱私，未提供該法院開具的有明確調查內容的協助調查函或調查令，接待人員拒絕了其查檔要求。該律師對相關解釋不認同，堅持認為受理案件通知書就是《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項規定的律師及其他訴訟人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案中所稱的“證明材料”。次日，遂向區政府法制辦提起行政復議，后由于其他原因該申請人以“民事訴訟案情發展需要為由”主動撤回申請，該案件因此而終止，是北京市首個提起檔案行政復議的案件。
點評分析
該檔案館認為，該案件中檔案館未允許申請人查閱未開放檔案依據充分?！吨腥A人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)第八條規定，地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》(以下簡稱《實施辦法》)第二十二條第四款、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》(以下簡稱《北京市實施〈檔案法〉辦法》)第二十七條第一款規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經有關的檔案行政管理部門審查同意。該案件中，申請人要求查閱其所的經濟糾紛案件中對方當事人與第三方的婚姻登記檔案，涉及公民個人隱私，依據《實施辦法》第二十條第一款第二項和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條第十六項的規定，形成未滿30年(便形成滿30年)，因涉及個人隱私，屬于未開放檔案。依據《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第十七條第二項中，涉及個人隱私的材料，當事人及其訴訟人可以申請人民法院調查收集證據的規定，以及《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項的規定，檔案館只向持單位介紹信的人民法院工作人員，或持法院的協助調查函、調查令的委托人、訴訟人提供所要查閱的婚姻登記檔案信息。因此，檔案館未允許申請人查閱婚姻登記檔案依據充分。
該區政府法制辦在該行政復議案件立案過程中認為:接待人員在辦理查閱未開放檔案的利用過程中，應留取或復印相關證件、證明等證據材料;對法規規章條款內涵不清楚的，不應以本機關的理解做出規定，應提請制發機關做出書面解釋，在執行時依據更為充分。該檔案館已經就律師爭議的“證明材料”的內涵，提請《婚姻登記檔案管理辦法》的制發機關民政部做出解釋。
案件啟示與對策
該行政復議案件對檔案部門今后如何依法行政、依法利用檔案具有導向和警示作用。通過辦理該案件，筆者認為應該用依法行政的要求來審視區縣級檔案館未開放檔案的利用工作。2006年以來，北京市各級檔案行政管理部門以法律為履行職責的依據，梳理、確認和公示了行政執法職權，在其他檔案行政執法職權中確定了“利用檔案館未開放檔案”的審批類項目。同時，“檔案館未開放檔案的利用服務”作為檔案館服務項目，以受理、審查、審定、告知等為辦理程序，同時公布。但檔案館在實際提供利用中，對利用未開放檔案的，僅要求利用者填寫查檔登記表，詢問要查閱的檔案內容;對涉及個人隱私檔案的，只要身份證件、證明材料符合要求的就準予查閱。對不符合要求的，口頭答復予以拒絕，未按照程序辦理。當今，我國處于黃金發展期，各種矛盾日益凸顯，利益格局日趨多元化，弱勢群體的利益訴求量大面廣。①檔案館館藏檔案在為弱勢群體解決落實政策、經濟糾紛、維護權益、遺產繼承等關系切身利益的問題中發揮著重要作用。面對來檔案館查檔人員因檔案當事人身體原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、繼承人查閱的情況越來越多;面對查檔人員收入水平、受教育程度不同、人員素質差異大等情況，如何進一步提高檔案利用服務水平還不完全適應;隨著法治建設的不斷深入，依法行政的要求不斷提高，制訂和執行便民、高效的檔案利用規章制度還相對滯后;未開放檔案、特別是專門檔案利用的某些條款規定原則性多、不詳細，有的單位要求出具檔案證明的內容多樣，法院等單位開具的介紹信、證明格式內容不一。具體利用過程中對相關條款內涵理解不一、相關解釋又不及時，導致執行不一等等。為確保檔案部門依法行政、依法利用檔案，正確作出未開放檔案利用的審查批準決定，不致成為行政復議或行政訴訟的“輸家”，提出如下對策:
對策一:依法區分檔案行政審批職能
近幾年，北京市各區縣檔案館利用人次逐年攀升，有的檔案館年接待利用者近萬人次，其中90%以上是公眾個人且幾乎都是利用未開放檔案。如果全部履行審批手續，工作繁瑣且不利于利用。檔案行政管理機關應該對 “利用檔案館未開放檔案”審批項目、檔案館服務項目“檔案館未開放檔案的利用服務”中的未開放檔案的內容以及利用者身份條件等加以區分，確定哪些實行行政審批固定程序審查同意準予利用;哪些由檔案館實行簡易程序，對符合條件的準予利用。如可考慮對公眾查閱涉及證明本人學籍學歷、工齡、婚姻狀況、財產(和本人繼承財產)等類未開放檔案的利用，實行簡化利用程序:填寫相關登記表格，接待人員審核，科長(或帶班人)批準。而對檔案當事人身份為外籍華人的、且查閱利用又涉及個人財產的;查閱《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條規定的控制使用范圍以外的特定范圍的未開放檔案信息的，嚴格履行申請受理、審查、合法性審查、審核、審定和告知的審批程序。上述程序可以在經辦和審批環節的分工上加以區分。如利用接待部門接待人員經辦，科長(在人員編制許可的情況下由法規部門)審核，主管領導批準。建立網上和實體的“辦事指南、表格下載、填表說明、示范文本”使利用者一目了然，對低學歷、年齡大、殘障人員等實行“全程”、“一站式”服務，方便利用者。
對策二:加強利用環節法規制度建設
依法開展檔案利用工作，其結果是要靠過程來保證的。應當由國家或省市檔案行政管理部門制訂利用者身份審查工作規則、出具檔案證明規則、無檔證明辦理規則，作為法規規章或行業規則予以貫徹執行。由檔案館或同級檔案行政管理機關制訂查閱未開放檔案的規定、查檔接待人員行為規范、應對查檔利用突況應急預案等。將上述制度的制訂依據、辦理程序和結果對外公布。上述法規制度都應與上位法的規定一致，條款細致，內容詳盡，操作性強，確保檔案利用始終依法規范運行。具體如下:
1.利用者身份審查工作規則。參照中國公證協會制訂《審查自然人身份的指導意見》的做法，制訂檔案行業《利用者身份審查規則》②。規定利用者提交的證件種類，證件必須是有接待人員可視讀的照片、且由戶籍管理公安機關或全國性行業核發的居民身份證、工作證、護照、律師證等;建立審查證件的程序，核查利用者提交的身份證件是否真實、有效，與其提交的身份證件是否同一;建立審查證件的工作記錄，如接談筆錄，復印或留存的相關證據材料等;無法提交居民身份證時的替代證件種類，如派出所證明、戶籍簿，證明格式;委托他人代查代辦的委托書規定格式、內容，是否需要留存原件等，特殊情況下的救濟措施等。
2.出具檔案證明規則?！秾嵤┺k法》第二十一條和《北京市實施〈檔案法〉辦法》第二十七條都規定，檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。某檔案館就曾有過一單位在司法訴訟過程中提出要檔案館在其提交法院的材料上蓋檔案館證明專用章當證據的荒唐事，后被拒絕。這就要求對檔案證明作出行業規范，避免證明被濫用。要規定對涉及工齡、婚姻、房產、學歷學籍等身份的各類證明的格式，證明經辦人、批準人等人員的權限;證明結果登記內容和方法;檔案復制件上應標注的內容:如檔號、使用范圍，出具證明的時間，檔案證明專用章加蓋位置，頁數，效力等等。
3.無檔證明辦理規則。近幾年來，有關部門在辦理婚姻、工齡確認等身份證明事項過程中，要求檔案館為無檔者出具婚姻檔案無檔證明、或某人已查某某類檔案證明的情況不斷增多。檔案行政管理部門應該制定檔案行業無檔證明的辦理規則，就哪類檔案經檔案保管單位查找后確無檔案內容記載的，可以出具無檔案的證明，并對該證明的格式、效力等做出規定。
4.利用未開放檔案的規定。制定檔案館利用未開放檔案的規定，可結合館藏檔案內容的實際情況由檔案館制訂。應包括如下內容:未開放檔案的定義、檔案所屬內容，利用者適應對象、檔案的范圍，查閱利用檔案所持證件的種類，查閱特定檔案的批準人和批準權限，對被委托人的證明要求，準許查閱內容，摘抄、復印等復制的批準與對外公布的限制，外借對象與范圍;對專業專門檔案的利用規定;對婚姻、房地產、會計、工商登記、人口普查等檔案的管理規定，如《會計檔案管理辦法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等專業檔案法規，檔案行政管理部門要及時搜集執行中遇到的規定不細致、理解執行易產生歧義等有關問題，及時協調有關部門加以解釋，以便于檔案利用部門操作。
5.查檔接待人員行為規范。檔案利用接待是一項實踐性、操作性很強的工作。曾有一利用者與律師攜錄音筆前來檔案館查閱檔案，接待過程中接待人員噤若寒蟬，不敢多說一句話，生怕會給單位帶來不良后果。接待利用人員僅靠政治素質高、業務熟練、熟悉館藏，已經遠遠不能適應未開放檔案利用接待工作要求。應制定查檔接待人員行為規范，對文明用語、服務忌語做出規定。制訂接待回答用語規范，并根據情況變化及時補充修訂，提高接待人員應答技巧;接待人員必須具備合理的能力結構，包括語言表達能力、公眾交往能力、隨機應變能力、適宜的心理素質。檔案館宜挑選開放型、穩重型、興奮型性格的人員從事接待工作。
6.應對查檔利用突況應急預案。近幾年，醉酒查檔鬧事后撥打110報警者有之、因不合查檔要求被拒絕后吵鬧者有之，為避免不良后果的發生，制訂應對查檔利用過程中突發事件的處置預案，應引起我們的高度重視。要就應急處置流程、應急工作原則、危險性分析、組織機構及職責、指揮機構及職責、現場處置、培訓與演練、應急搶救組織紀律和獎懲、事后的總結與評估等內容做出規定。
對策三:梳理特殊檔案查閱限制規定
《檔案法》第二十一條規定，向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權益。據此，檔案館在辦理單位和個人移交、捐贈、寄存檔案時，應要求其出具書面限制利用意見，形成《檔案館移交、捐贈、寄存檔案單位和個人限制利用意見匯集》，并將上述意見匯集在利用場所公示，供利用接待人員掌握，利用者周知，切實維護檔案移交、捐贈、寄存單位和個人的合法權益。
對策四:強化查檔身份審查追溯管理
檔案館在辦理檔案證明時，它不僅涉及利用者人身財產權益的保護，也關系到利用者身份審查過錯責任的認定問題，更面臨對身份確認有誤可能引發的訴訟，以及相關的財產經濟損失賠償等風險，且風險系數越來越大。在科技水平日新月異，造假花樣翻新、真假難辨的情況下，肉眼識別、“表面審查”已經過時。③在檔案接待利用的實踐中，應通過制度設計、科技手段保障等措施，提高利用接待人員對利用者身份的識假能力，為社會公眾提供更加規范的服務。一是定期對接待人員進行身份識別培訓。對檔案利用接待人員就居民身份證、護照等證件的特點，機讀視讀防偽標識的內容、方法等進行定期培訓，提高接待人員核查居民身份證和護照等證件的方法和技能。二是采取技術手段進行身份識別。如協調有關部門采取安裝識別身份證專業儀器，登陸相關網站核實國家有關部門頒發的律師、記者等人員證件，提高識別身份準確性。三是建立利用者查檔追溯檔案。目前銀行、通訊等單位在辦理有關業務時，要求客戶提供身份證件原件并留存復印件，已經十分常見。檔案館在利用過程中應在審查身份證件的基礎上，留存復印件，與利用登記檔案一起歸檔短期保存，以作為審查證據。應要求當事人在復印件上簽注“本身份證件僅限于×年×月×日查檔之用”，防止復印件被別有用心之人濫用，引出新的麻煩。只要檔案館依法定程序，采取合理的方式、審慎地履行審查義務且無過失，才有可能在訴訟中免除或減輕檔案館的相應責任。
注釋:
①蔡達峰常委代表民進中央:“矛盾凸顯期”呼喚通暢的訴求渠道.中國政協，2009(6):13.
檔案整理工作方案范文2
一、簡約實踐
《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）與傳統的文書立卷相比，彰顯了簡略工作程序、簡化工作內容的簡約精神。而《規則》出臺之后的背景，便是相當數量的機關、企事業檔案部門被撤銷、檔案管理人員大幅度精減，許多單位檔案管理崗位成為兼職。一些檔案人員除本職工作外還要擔負秘書、打字、機要甚至、接待等許多工作，再按傳統的文書立卷方法整理歸檔文件，客觀上已變成不可能的事情。為了適應變化的形勢，大多數單位不得不采取見縫插針、化整為零的方法整理歸檔文件。在歸檔文件整理實踐中，采用了文件簡易分類、取消文件裝訂、文件張號尾數相加和立厚卷等簡潔明快的工作方法，每年用于歸檔文件整理的時間，由過去的2-3個月縮短為2-3周，工作效率大幅度提高，集中進行歸檔文件整理業已成為可能。筆者認為，從實際工作需要出發對傳統方法刪繁就簡，才是領略了歸檔文件整理實踐的真諦，它使得歸檔文件整理活動變成簡約的實踐活動。
二、簡約實踐實現“三節省”
簡約化歸檔文件整理實踐，同時又是“三節省”（省人力、省物力、省時間）實踐。實行職能簡約分類方法，不僅使過去費時耗力并令大多數人頭痛的文件分類成為輕松愉快的工作，更在于它將用于文件分類的時間縮短到原來的1/3-1/5。而歸檔文件不再線訂，只是加固，除了取消拆釘、縫紉機扎邊這些繁瑣的反復的簡單枯燥的勞動之外，還避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經意間發生的文件合訂問題。這是既省時間又省人力物力的工作方法。過去，編寫文件張號也是既費時費力又惱人的勞動，現在，采用了文件尾號相加的辦法，變成了省時省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁總數相加，即是該份文件張數總和。收文是將文件末尾號加上辦文單即可。采用此種工作方法，可將編注文件張號由過去的兩周縮短到現在的一至兩天。立厚卷過去被稱作懶人之舉，但這個方法如果達到省時省事的目的，又利于文件檢索利用，就可以采用，同樣可以達到縮短歸檔文件整理時間的最終目的。
三、優化歸檔文件整理方法
《規則》和傳統文書立卷相比優越性是明顯的，它是對于傳統歸檔文件整理觀念與方法的改革，但是，任何改革都是繼承與創新并舉，尤其是在新的工作方案尚未完善、成熟階段，人們對于舊的工作方法應當是取舍相兼，可以將過去行之有效的方法取代《規則》中某些（與今后文件檢索需要）不相適應的方法。
在實踐了《規則》兩三年之后，筆者發現了“文件大流水編號”、“歸檔文件目錄”、定期“三分法”等若干方面存在著的問題：歸檔文件按份數一年采用一個連貫的大流水編號，數百份、上千份文件編號相互串聯在一起，除了文件編號時容易出錯（如漏號、重號）之外，漏編的文件號或以后新補充的文件號只能在最后接續，而這些文件又必須按類別、按保管單位其間，便使得相關類別、相關保管單位原有文件編號被打亂。這種文件編號方法，也不利于對保管單位內文件的齊全完整狀況進行監控與識別（尤其在沒有“卷內文件目錄”的情況下更甚），卷盒內文件短缺不易被察覺。針對這些弊病，還是按保管單位編獨立的文件流水號方法比較合適。在恢復“卷內文件目錄”的同時，還可以編制類似“案卷目錄”的歸檔文件保管單位目錄，并將二者合訂為類似“全引目錄”的新形式新內容的歸檔文件目錄。這個目錄的特點，主要是以醒目的分類標識和簡單概要的文件主題詞而便于歸檔文件的手工查找利用。
2006年，國家檔案局以局長8號令頒發了《機關文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》，公布了歸檔文件保管期限永久、定期“兩分法”，同時規定定期文件再具體劃分為10年、20年、30年三個不等期限。事實上，可以將“定期”文件確定為整體概念，不再劃分若干具體年限。這個方法排除了“定期文件自身存在著的具體年限不易區別，期限細分操作困難”問題，避免了部分定期文件由于具體期限劃分不準確給日后檔案鑒定帶來的麻煩，同時為“立厚卷”奠定了基礎。立厚卷，在不打亂文件類別和期限的情況下，盡可能減少歸檔文件保管單位數量，它對于增加室藏密度，減輕檔案庫房空間擁擠狀況也具有積極意義。
執行《規則》不刻板、不教條，一切從實際出發，實現新舊方法兼容并蓄、優化組合，使歸檔文件整理工作方案日趨完善。
四、完善歸檔文件整理方案
檔案整理工作方案范文3
一、財政組基本情況
鄂州市西山財政組位于濱海西路59號?，F有人員18人，大專以上文化程度17人，高中文化程度1人。根據“鄂州組通【2003】45號”精神確定財政組為雙重管理單位，市財政局為主管單位，街道辦事處為協管單位。近幾年財政組主任曾昭主帶領一班人通過抓文明創建、規范化鄉鎮財政所建設和創先爭優活動，各項工作取得了輝煌成就。財政組連續三屆榮獲省級文明單位榮譽稱號，2011年度被評為全省財政系統先進集體，2012年度通過評審成為全省第一批規范化鄉鎮財政所驗收合格單位，同時檔案目標管理的工作實現了新的突破，拿到省二級檔案管理合格證書。
二、檔案規范化管理達標工作開展情況
（一）加強領導，措施到位，將檔案工作規范化管理納入單位重要工作。一是為確保開展好檔案規范化管理工作，成立了檔案規范化管理和達標工作領導小組。由財政組主任但任組長，財政組預算會計專門負責抓檔案規范化管理達標工作，辦公室具體負責工作實施，并配備了專職工作人員。二是財政組各辦公室廣泛參與檔案規范化管理達標工作，做到統一協調、職責明確、相互協作，將該項工作納入年終考核。三是列支了專項資金，保障了工作經費。
（二）嚴格執行標準要求，制定詳細工作方案。按照《湖北省機關檔案工作規范化管理標準》的要求，結合財政組的實際，制定了切實可行的《西山財政組檔案規范化管理工作達標實施方案》。方案明確了工作任務和實施步驟。將每一項具體的工作任務分解，落實責任人員，并確定了完成期限，尤其對各類編研材料，根據工作分工和個人特長，落實到相關人員。同時，加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關辦公室及時完成下達工作任務。
（三） 領導高度重視，各部門積極配合。單位領導十分重視加強和改進檔案管理工作，經常關心、過問檔案工作。在開展檔案達標過程中，適時召開檔案工作會議，聽取達標工作進展情況匯報，及時解決工作中遇到的困難。
檔案工作是一項涉及全單位的工作，離不開各辦公室的支持和配合。他們通過學習宣傳和開展檔案知識競賽等方式，進一步提高了全體干部職工對檔案工作的認識，調動了大家參與檔案工作的積極性。在檔案管理達標工作中，大家主動配合辦公室和檔案管理人員收集整理檔案資料，在編研資料過程中，提供了大量的原始資料、數據。確保了達標工作如期完成。
（四）認真開展自查、整改。在開展達標工作過程中，他們經常對照《標準》要求進行階段性的工作自查，對存在的問題及時整改。 由于財政組檔案管理工作基礎薄弱，財政組檔案達標升級工作得到了市檔案局的指導和支持，得到了鄂州市財政局的幫助。不僅對財政組檔案管理人員進行了業務培訓，還對檔案達標工作進行了全程指導。
三、檔案管理工作現狀
（一）成立了綜合檔案室。綜合檔案室按閱覽室和檔案庫房進行了功能分區，庫房面積40平方米，能滿足當前工作需要。檔案室安裝了防盜欄、加固了門窗，保證了檔案的安全。
（二）落實了檔案管理工作機構，配備了專職檔案管理人員。檔案管理工作財政組主任負總責，分管副主任具體抓，辦公室配備了一名專職檔案管理人員。
（三）加大投入，完善了硬件設施。檔案室庫房配置了5組檔案柜，電腦1臺，使用了電子文檔管理軟件，配備了打印機、數碼相機等設備，安裝了溫濕度計、滅火器等防潮、防火器材，購置了檔案裝訂設備等。
（四）建立健全了管理制度，促進長效管理。他們按照檔案管理法律法規的相關規定及檔案管理工作中的一些具體問題，形成了一套比較完整的檔案管理制度，涉及了檔案歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責及保管、借閱、記錄、統計等各個方面，并按要求做到了制度上墻。
（五）各類檔案實現了集中統一管理。嚴格按
求開展檔案的收集、整理、歸檔和編目等工作，保證了檔案資料的全面性、完整性和系統性。截至2012年12月檔案室共有其中文書檔案33盒，專業檔案61盒，會計檔案憑證1120冊，照片檔案2冊76張，電子文件檔案3盤，實物檔案112件。
四、檔案信息開發和利用情況
檔案室采取主動提供檔案信息、分類發放目錄、電子查詢等辦法為領導提供服務，做到查找檔案迅速準確，利用檔案方便快捷。較好的發揮了檔案室作為資料庫和信息庫的作用，為執法檢查、行政管理和領導決策提供了良好的服務。
檔案整理工作方案范文4
一、檔案管理技術創新的必要性
在信息全球化的當今社會，檔案管理技術的創新是適應時展的必然要求。在面對這個開放性社會時，發展市場經濟就必須發展檔案管理工作的創新。檔案管理技術創新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進各機構做好本職工作。檔案記錄有各機構的第一手原始資料，記錄著其發展歷史與進程。做好檔案管理是衡量一個機構管理水平的重要標準，是促進各機構工作質量和工作效率的必要條件。檔案管理技術的創新有利于各部門從本質上解決檔案管理問題的關鍵。檔案管理技術創新有利于管理人員觀念的轉變。我國現階段不重視電子檔案很大程度上是因為電子檔案機制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機制，使相關管理人員從事實上看到電子檔案的優點。憑借這些，改變相關管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業的進一步發展具有重要意義。
二、我國檔案管理工作的現狀
我國檔案管理工作在信息技術的發展下，取得了一定的成績，但是與國際檔案管理水平相比，還具有一定差距。阻礙檔案管理工作發展的原因很多，其中工作思路的正確性對檔案管理工作發展的快慢有著重要的影響，另外，有的管理人員本身素質較低且缺乏創新精神，這也使得檔案管理工作的有效性無法得到發揮。這些問題的解決，需要制定有效的工作方案，而工作方案的制定需要有理想的工作思路，這些是我國檔案管理部門比較缺乏的，筆者根據這些問題，對檔案管理工作的現狀進行了分析，其存在的主要的問題有：
（一）檔案管理基礎設施落后。我國管理工作的基礎條件以及設施較為落后，阻礙了檔案管理部門的發展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進的基礎設施，以至于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關操作缺乏規范性，使檔案管理工作的質量無法得到提高。
（二）檔案管理人員的素質不高。我國很多檔案管理人員由于本身素質不高，而且檔案管理部門也沒有對其進行專業技能的培訓，使得其缺乏相關的專業知識。檔案管理工作對工作人員的素質有一定的要求，其在工作的過程中必須要有認真的態度，而且要有較高的服務意識，這樣才能提高檔案管理工作的價值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認識到管理工作的重要性，對檔案管理的理解存在誤區，這些都影響了工作的效率與質量。
（三）檔案管理工作缺乏統一的評價指標。想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項工作的評價指標，這也是提高檔案管理人員素質與能力的有效手段，而且可以保證這項工作的質量。通過制定檔案管理工作的評價指標，可以更好的衡量員工的業績，衡量的指標主要指的是對于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數量、開發創新的檔案管理技術等一些綜合的檔案工作衡量指標。
三、檔案管理技術創新的要點
（一）檔案管理工作機制的創新。通過相關調查研究得知我國傳統的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發揮出來，需要改進、創新。創新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創新以及服務類型上創新等。無論是那種創新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創新進行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實行分級保管，具體做法是將價值小、保管期限短的檔案放到基層。
（二）管理思路的創新。管理思路的創新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應該及時更新，與時俱進，儲藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴的方向發展，做到準確無誤；第二樹立創新觀念。檔案工作是一項不容忽視的重要事業，可以直接反映政治、經濟和社會等事業的發展，應樹立檔案管理的價值觀念，不斷創新檔案管理的思路，同時讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場競爭中立足。
（三）實現檔案管理技術與現代科技的有機結合。我國傳統的檔案管理技術較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復勞動在無形中浪費了社會資源。隨著計算機網絡的進一步發展，傳統檔案管理技術中的缺陷更為突出。與傳統的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。在此形勢之下必須正視這一現實，全面實現檔案管理技術與現代科技的融合。
（四）檔案管理技術創新。1、電子文件歸檔方式方面。利用云計算服務以及移動互聯網技術進行遠程歸檔。檔案員無需下載和安裝，只需要在具備WIFI或者移動網絡連接的環境下，根據自己的需要點擊相應的應用，就可以直接完成遠程歸檔，從而真正達到“隨時隨地準時歸檔”。相信在不遠的將來，檔案歸檔工作將會由傳統歸檔方式、互聯網遠程歸檔和移動互聯網遠程歸檔這三種歸檔方式結合來完成。2、電子檔案存儲模式與共享模式方面。云計算技術引入檔案管理，將改變當前檔案管理信息系統架構。具有云計算功能的檔案信息系統將會具有更強的可更新性、可維護性，更新穎的服務功能，更好的技術支持能力，帶來電子檔案存儲模式的創新，進而改變當前電子檔案存儲模式單一、共享不方便、查詢不便利、數據不安全等諸多問題。通過云計算技術為檔案館實現了云存儲空間的功能，使電子檔案數據可以實現輕松備份與恢復功能，海量存儲空間將有效解決檔案館磁盤存儲空間不足的問題。3、實物檔案的存放管理方面。RFID電子標簽技術是物聯網技術的重要組成部分，它采用無線通信識別技術，可以對附著實體信息進行采集、記錄與發送，具有識別距離遠、非接觸性、易于使用、可感知、適合惡劣環境等特點。利用該項技術，我們可以對珍貴的實物檔案添加RFID標簽，記錄該實物檔案的存放的地點、檔案號、檔案名稱、歸檔時間等相關信息。
檔案整理工作方案范文5
關鍵詞：醫院藥學科技檔案管理
1科技檔案的概念
科技檔案是記述和反映本單位科學研究、技術開發、生產技術等活動的，具有保存價值并按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄，集中保管起來的原始科技信息資料，科技檔案有多種信息載體，包括文字、數字、圖紙、膠片、照片、錄音帶、錄像帶、縮徽等。
科技檔案是本單位在科技活動形成的，是科技活動的真實記述。它具有永久或一定時期保存價值，是經過整理、加工，按照的格式和制度歸檔的信息資料。
科技檔案具有科學性、專業性、成套性和服務性的特征。
2藥學科技檔案管理的重要性
藥學科技檔案是進行藥學科研、技術開發和藥品生產的重要依據；是成果鑒定、新藥審批、申請專利、技術轉讓的依據；是藥學科技成果轉化為生產力的重要手段；是處理藥物方面案件的法律憑證，是處理科技工作的和成果所有權糾紛的促裁憑證；是進行藥學科技交漢；發報咨詢、技術服務的重要工具。
隨著我國經濟體制和科學體改革的開展以及《藥品管理法》的頒布實施，藥學科技工作進入了新工發展階段，新藥開發和其他科技成果必然逐年增多，對藥學科技管理的要求也更高。要求科研部門與科技檔案部門合作，照完整、準確、系統的要求，及時將本單位本系統在科技活動全過程中形成的科技文件信息歸檔保存。
3藥學科技檔案的內容
藥學科技研究活動的內容十分廣泛而復雜，作為科技檔案不可能過于繁雜瑣碎。一般來說其內容包括：選題報告，課題研究計劃書，工作方案論證，預研報告，同行評議意見，批準文件，科技合作協議書或合同；研究工作報告，年終總結報告；調查報告、實驗、分析、試制、測試、觀察的各種原即記錄、數據、圖紙；經過整理的數據、配方等；研究過程中產生的圖表、照片、錄像帶、錄音帶、電影片等；原料標準，工藝技術規范。質量控制標準；技術說明；毒理；藥理試驗報告，臨床試驗報告；階段性工作報告；最后部報告；科研論文，專著原稿及討論記錄；各種稀有實物、標本、樣品等目錄照片；成果鑒定書，推廣使用報告，取得社會效益、經濟效益的證明；成果獎勵文件，包括申請書、評議書、證書等；研究項目或課題的修定或撤銷等文件；經預算；有關來往文書。要寫明每種材料的編號、名稱、頁數。
4藥學科技檔案管理
4.1機構和人員為了搞好檔案管理工作，各級都設有檔案管理機構和檔案館、室；各部委、各廳局也都建立有檔案管理機構和檔案館。室。各企業事業單位逐步建立了檔案室或配備專人負責。檔案管理機構和檔案館。室票據其任務和發展逐步形成專業化檔案機構?？萍紮n案管理是檔案和要組成部分，藥學科技檔案工作在藥物研究單位、藥品生產企業和高等院校，屬于科研管理和組成部分。其中一部分按照規定由上級主管部門或有關部門歸檔保存，例如研制新藥的文件資料，在通過批準，取得新藥證書后,其檔案由衛生部藥政局收集、整理、交衛生檔案館保存。
4.2藥學科技管理工作的內容藥學科技檔案的具體業務工作，包括了科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等五項工作。
科技檔案的收集，就是把分散的具有保存和利用價值科技檔案接收過來。集中保存在檔案館（室）或專業檔案室，以利于有關人員利用。這是建立科技檔案基礎和起點。收集工作要嚴格科技文件材料歸檔范圍、要求和手續進行。
檔案的整理，這是把分散收集起來的科技檔案分門別類，系統排列和科學編目，便于保管和利用。
檔案的鑒定，是指鑒別科學、歷史和現實價值。通過臨床以確定不同的保管期限，對那些無須保存的科技檔案，經過一定的批準手續，可以剔除和銷毀。
檔案整理工作方案范文6
一、上半年工作進展情況
（一）舉辦了一期政府信息公開業務培訓班為做好我區檔案管理工作，結合當前政府信息公開試點工作相關文件資料整理的需求，我局已于3月18日成功舉辦了一期全區各單位的政府信息公開培訓班，參加人數共60多人。
（二）結合本區實際，精選編印一批檔案整理和政府信息公開資料整理的針對性指導文件我局在原編印了《檔案整理資料匯編》和《歸檔文件整理操作流程》、《政府信息公開條例》及釋義、信息公開分類規范、索取號規范等資料的基礎上，結合我區各單位的實際情況，再次精選編印一批檔案整理和政府信息公開資料整理的針對性指導文件，發放給我區各有關單位，便于各單位在文件資料整理時對照操作，及時發現和解決問題。
（三）按要求做好文件歸檔和接收工作一是在區政府辦的請求下，區檔案局正全力以赴協助區政府辦公室對區政府2012年的文件進行整理歸檔，已聘請了3名工作人員開展此項工作。目前，這一年度的文件資料的分類、整理、排列、類別登記已經完成，并進行文件資料的編號、蓋歸檔章、編頁碼工作。為做好機讀目錄的著錄工作，我局已完成錄入2500多件至泰坦軟件系統；二是對我區45個單位的信息公開公文目錄、機讀目錄、公文紙質件、PDF文件的接收工作，共3期；三是完成了我區45個單位各類文件書歸檔目錄的接收工作。這些工作將為我局下步更好地實現電子信息化管理打下了堅實的基礎。
（四）關于對全區各單位的檔案整理指導隨著政府信息公開試點工作的開展，各單位按要求報送主動公開和依申請公開的文件，各單位對檔案工作也越來越重視，我局也積極指導各單位做好檔案整理歸檔工作，我們時常會接到關于檔案業務的咨詢，以及要求領取檔案盒、歸檔章等檔案器具的情況。我局在受理咨詢的基礎上，深入到各單位（特別是各鎮、街道）指導進行中的兩項文件整理及歸檔工作，及時發現問題。
（五）指導區水務局做好迎接省檢水利普查檔案整理工作我局多次組織檔案指導小組到水利普查資料辦公室指導其工作人員檔案整理，并對其檔案的收集、整理、編目、裝盒、歸檔等工作抽檢指導。在省水利普查檢查評比中名列前茅，獲得優秀獎。
（六）配合做好政府信息公開網站（平臺）的有關工作一是及時上報在政府信息公開網站所需的機構職責、規劃計劃、公文直通車等資料；二是建立和完善我局信息公開制度；三是根據省《工作方案》建設查詢平臺的要求，將我局需要接收的文件格式、范圍等跟區政府辦、效能辦溝通，要求各有關單位按規定格式將文件資料報送我局。
（七）做好檔案館檔案資料庫房管理，確保檔案的完整與安全。認真落實“十防”管理制度，確保了檔案的完整、安全和永久保存。目前，正在整理區政府自1991年以來20年的歸檔資料1308盒，共3萬余份文件，并做好接收進館的前期準備工作。
（八）堅持依法制檔，檔案法制建設成效顯著。把檔案法制宣傳與檔案工作實際緊密結合起來，大力開展了《檔案法》等檔案法律法規的宣傳和學習，采取多種有效措施，將檔案法制宣傳教育引向深入，不斷提高檔案法制意識，增強了檔案工作者依法治檔觀念。
二、存在困難及建議
（一）人員缺少檔案管理專業知識的問題
檔案管理工作是一項長期、連續、系統的工作，需要一支具有較強專業素質的人才隊伍。我局目前正式在職人員僅4人，其中2人為剛調入的在職人員，另1人被抽借擔任區領導的聯系人，均非檔案專業人員；同時還外聘臨時工作人員3名，由于聘用的人員流動性較大，新聘用的人員對檔案方面的專業知識較欠缺，導致檔案錄入速度進展較慢。建議：加強我局在職人員參加省、市組織的關于檔案管理方面的培訓，以增強我局在職人員的檔案管理業務水平。
（二）檔案庫房面積嚴重不足
自建區以來，我局多次呼吁建立檔案庫房，皆因土地等各種原因，一直未果。據統計，當前我區婚姻、低保、會計、水利普查、拆遷、基建、司法公證、林改、人口普查、教育、計生、審計等專業檔案及各單位的文書已累計超過兩萬盒。就目前我局現有檔案館舍，遠遠不能滿足存放館藏檔案的條件，只能留存在原單位，且存放的條件參差不齊，給檔案工作的安全管護造成很大的影響。
（三）缺乏經費問題
我區檔案管理現有資源和條件有限、各單位檔案管理人員整體業務素質不高、缺乏檔案場所、檔案設施不足，為做好該專項檔案整理工作，亟需投入經費開展人員培訓及增加、配備專門設備。建議：區政府能給予經費上的支持，有效地加快我區檔案管理工作的進展，促進我區檔案管理和政府信息公開工作規范化和標準化。
三、下半年需要開展的工作
（一）繼續做好區政府文件資料的整理。該項工作目前正在進行中，接下來還有：機讀目錄著錄、紙質目錄、紙質文件掃描、電子文件（PDF格式）存儲、目錄與電子文件鏈接、查詢數據庫建立等大量工作。
（二）加強信息化建設：一是指導好全區檔案紙質檔案與電子檔案配套管理工作；二是不斷完善檔案信息網站建設。
（三）繼續做好檔案整理業務培訓。我局將根據實際情況，有計劃地開展檔案整理專項培訓3期，已培訓了1期，接下來還有2期培訓，分別為電子文件數據收集、資料分類甄別等等。
（四）繼續做好檔案指導工作。由于各鎮、街道的檔案量大，時間緊迫，我局要深入到各鎮、街道指導進行中的兩項文件整理及歸檔工作情況，爭取及時發現和解決問題，尤其是要重點指導拆遷檔案整理的指導工作。
（五）加強檔案管護工作。堅持測記庫內溫濕度記錄，并按照“十防”要求，對庫房進行經常性檢查，確保檔案的安全完整。
（六）做好檔案服務利用工作。結合“依托電子政務平臺加強縣級政府政務公開和政務服務試點工作”的進一步深入，積極認真的做好檔案查借閱服務工作，把服務工作提升到一個新的水平，切實為人民群眾提供優質的服務。
