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檔案管理技術范文1
在信息全球化的當今社會，檔案管理技術的創新是適應時展的必然要求。在面對這個開放性社會時，發展市場經濟就必須發展檔案管理工作的創新。檔案管理技術創新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進各機構做好本職工作。檔案記錄有各機構的第一手原始資料，記錄著其發展歷史與進程。做好檔案管理是衡量一個機構管理水平的重要標準，是促進各機構工作質量和工作效率的必要條件。檔案管理技術的創新有利于各部門從本質上解決檔案管理問題的關鍵。檔案管理技術創新有利于管理人員觀念的轉變。我國現階段不重視電子檔案很大程度上是因為電子檔案機制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機制，使相關管理人員從事實上看到電子檔案的優點。憑借這些，改變相關管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業的進一步發展具有重要意義。
二、我國檔案管理工作的現狀
我國檔案管理工作在信息技術的發展下，取得了一定的成績，但是與國際檔案管理水平相比，還具有一定差距。阻礙檔案管理工作發展的原因很多，其中工作思路的正確性對檔案管理工作發展的快慢有著重要的影響，另外，有的管理人員本身素質較低且缺乏創新精神，這也使得檔案管理工作的有效性無法得到發揮。這些問題的解決，需要制定有效的工作方案，而工作方案的制定需要有理想的工作思路，這些是我國檔案管理部門比較缺乏的，筆者根據這些問題，對檔案管理工作的現狀進行了分析，其存在的主要的問題有：
（一）檔案管理基礎設施落后。我國管理工作的基礎條件以及設施較為落后，阻礙了檔案管理部門的發展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進的基礎設施，以至于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關操作缺乏規范性，使檔案管理工作的質量無法得到提高。
（二）檔案管理人員的素質不高。我國很多檔案管理人員由于本身素質不高，而且檔案管理部門也沒有對其進行專業技能的培訓，使得其缺乏相關的專業知識。檔案管理工作對工作人員的素質有一定的要求，其在工作的過程中必須要有認真的態度，而且要有較高的服務意識，這樣才能提高檔案管理工作的價值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認識到管理工作的重要性，對檔案管理的理解存在誤區，這些都影響了工作的效率與質量。
（三）檔案管理工作缺乏統一的評價指標。想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項工作的評價指標，這也是提高檔案管理人員素質與能力的有效手段，而且可以保證這項工作的質量。通過制定檔案管理工作的評價指標，可以更好的衡量員工的業績，衡量的指標主要指的是對于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數量、開發創新的檔案管理技術等一些綜合的檔案工作衡量指標。
三、檔案管理技術創新的要點
（一）檔案管理工作機制的創新。通過相關調查研究得知我國傳統的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發揮出來，需要改進、創新。創新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創新以及服務類型上創新等。無論是那種創新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創新進行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實行分級保管，具體做法是將價值小、保管期限短的檔案放到基層。
（二）管理思路的創新。管理思路的創新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應該及時更新，與時俱進，儲藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴的方向發展，做到準確無誤；第二樹立創新觀念。檔案工作是一項不容忽視的重要事業，可以直接反映政治、經濟和社會等事業的發展，應樹立檔案管理的價值觀念，不斷創新檔案管理的思路，同時讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場競爭中立足。
（三）實現檔案管理技術與現代科技的有機結合。我國傳統的檔案管理技術較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復勞動在無形中浪費了社會資源。隨著計算機網絡的進一步發展，傳統檔案管理技術中的缺陷更為突出。與傳統的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。在此形勢之下必須正視這一現實，全面實現檔案管理技術與現代科技的融合。
（四）檔案管理技術創新。1、電子文件歸檔方式方面。利用云計算服務以及移動互聯網技術進行遠程歸檔。檔案員無需下載和安裝，只需要在具備WIFI或者移動網絡連接的環境下，根據自己的需要點擊相應的應用，就可以直接完成遠程歸檔，從而真正達到“隨時隨地準時歸檔”。相信在不遠的將來，檔案歸檔工作將會由傳統歸檔方式、互聯網遠程歸檔和移動互聯網遠程歸檔這三種歸檔方式結合來完成。2、電子檔案存儲模式與共享模式方面。云計算技術引入檔案管理，將改變當前檔案管理信息系統架構。具有云計算功能的檔案信息系統將會具有更強的可更新性、可維護性，更新穎的服務功能，更好的技術支持能力，帶來電子檔案存儲模式的創新，進而改變當前電子檔案存儲模式單一、共享不方便、查詢不便利、數據不安全等諸多問題。通過云計算技術為檔案館實現了云存儲空間的功能，使電子檔案數據可以實現輕松備份與恢復功能，海量存儲空間將有效解決檔案館磁盤存儲空間不足的問題。3、實物檔案的存放管理方面。RFID電子標簽技術是物聯網技術的重要組成部分，它采用無線通信識別技術，可以對附著實體信息進行采集、記錄與發送，具有識別距離遠、非接觸性、易于使用、可感知、適合惡劣環境等特點。利用該項技術，我們可以對珍貴的實物檔案添加RFID標簽，記錄該實物檔案的存放的地點、檔案號、檔案名稱、歸檔時間等相關信息。
檔案管理技術范文2
關鍵詞：檔案管理；保護技術；發展
在科學技術不斷發展的過程中，檔案信息不再以紙質的介質存在，而是出現了電子文件，這種文件在儲存介質上發生了很大的變化，因此，在對檔案進行保護的時候，在保護技術方面要進行很好的發展，這樣才能更好的保證檔案能夠獲得更好地保護，同時也能更好的實現電子檔案保護技術的發展。
1 載體壽命的差異
紙質檔案的耐久性在一定程度上和纖維素的性質有很大的關系，纖維素在一定的條件下非常容易出現水解反應，因此，在進行檔案保護的時候要非常注意環境對紙質檔案的影響，在進行紙質檔案保管過程中對環境進行很好的控制能夠實現紙質檔案的壽命達到千年。電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤，這樣就使得磁盤和磁帶成為了主要的載體，這種物質材料在使用的時候會出現靜電反應，在出現靜電反應以后，會導致磁粉出現脫離的情況，在伸長以后不易恢復。同時，磁粉也非常容易出現磨損和脫落的情況，這樣就會導致電子檔案出現信息無法再現的問題。光盤是利用激光技術來進行信息的存取的，它是一種在激光熱效應作用下能夠產生變化的材料，這種材料非常不穩定，同時也經常會出現一定的問題，也會出現氧化反應，因此，和紙質檔案載體相比，在壽命上比較短。
2 環境條件影響的差異
2.1 溫濕度影響的差異
溫度和濕度的變化對磁性載體、光盤和紙張都有一定的影響。對紙質檔案來說，在溫度和濕度都過高的情況下非常容易出現紙張的水解一氧化反應，這樣能夠加速紙張中不利化學成分對紙張影響的速度，同時也會導致紙張中的字跡出現擴散的情況。而電子文件在受到溫度和濕度變化發生的反應卻是不同的。在溫度過高或者過低的情況下，電子文件的介質會出現膨脹和收縮的情況，同時，光盤中的一些物質也會受到一定的影響，出現變形，因此，在對紙質檔案和電子檔案進行保管的時候都有一定的溫度和濕度要求，在滿足要求以后能夠保證保管的時間得到延長，同時，濕度和溫度對電子文件和紙質檔案的影響程度也會存在著一定的偏差。
2.2 灰塵影響的差異
灰塵給紙張帶來的危害主要表現在機械的紙張磨損情況，這樣非常容易導致紙張出現粘結的情況，形成紙張霉菌?；覊m也會導致電子文件的載體出現一定的損壞，一般是會出現物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞主要是指介質受到污染或者是出現表面的劃痕，這樣都會導致信息出現損壞的情況?；瘜W損壞是指在灰塵中所含有的化學成分是會導致磁帶、磁盤和光盤出現不同程度的腐蝕，同時也會導致數據出現損失的情況。生物損壞主要是指灰塵通常是霉菌孢子的傳播者，這樣就會導致檔案的保存載體成為霉菌的繁殖基地，同時會導致數據出現丟失的情況?；覊m對紙質檔案和電子檔案都會產生一定的影響，但是在產生的影響方面帶來的后果卻有一定的差別，灰塵對紙質檔案的帶來的影響能夠進行補救，但是對電子文件帶來的影響卻是不能進行補救的，這樣會導致很多的信息出現丟失的情況。防止灰塵對電子文件載體進行影響非常重要，這樣能夠更好對電子文件進行保護，因此，要采取必要的防灰塵措施，這樣才能更好的保證檔案信息的安全。
2.3 光線和有害氣體影響的差異
光線和有害氣體對紙質檔案的危害只要是導致紙質出現水解氧化反應，導致紙張的強度出現降低的情況，但是，有害氣體和光線尤其是紫外線對電子文件的破壞性非常大。有害氣體通常是具備一定的酸性和氧化性的，在一定的條件下會出現腐蝕和破壞磁性載體和光盤的情況，這樣會給電子文件的載體帶來毀滅性的破壞，導致電子文件在信息方面出現丟失的情況。光線的變化會導致電子文件載體發生光氧化反應，導致出現文件載體強度下降的情況，同時，紫外線也會導致磁性記錄出現一定的問題。
3 技術壽命的差異
紙質文件一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸岡素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準ODA/ODLF，IRDS，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換，這種方法不失為解決技術過時的新途徑。
4 信息保護的差異
紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體――紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的。保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。
5 結束語
現在，在對電子文件信息進行保護的時候，主要是要避免其出現信息被篡改和盜取的情況，同時也要對其刪除的技術途徑進行保護，可以通過防火墻技術和數據加密技術來對檔案信息進行保護。同時在進行保護的時候要避免出現保護技術采用不合理的情況，這樣對電子文件的保護存在著一定的滯后性。電子文件是一種新型的檔案存儲方式，在對其進行保護的時候要保證其不會出現保護方面的問題，同時要避免出現信息缺失的情況。對影響保護技術的因素要進行很好的分析，這樣能夠更好的在保護技術方面得到更好的發展，同時也能的實現技術的發展。電子文件保護技術要不斷進行發展，這樣才能更好的促進檔案管理技術水平的提高。
參考文獻
[1]王詠梅.淺談檔案管理技術的推進[J].科技風，2009（20）.
檔案管理技術范文3
一、特種設備檔案管理存在的問題
（一）管理意識較為淡薄。單位領導對特種設備檔案管理不重視，沒有意識到檔案管理在安全生產中的重要作用。部分技術人員檔案管理的意識較為淡薄，隨用隨取，甚至沒有專人負責保管。特種設備檔案管理的宣傳、教育和培訓不到位，思想認識方面不足，企業員工不知道檔案管理與特種設備安全使用的關系緊密，不清楚開展特種設備檔案管理工作的意義所在。(二)檔案管理力量不足。檔案管理人員配備不足，部分單位未設立特種設備檔案管理專（兼）職崗位，有的單位檔案管理人員退休后，沒有及時補充，在工作需要時臨時指定人員管理檔案；人員不固定，崗位變動較快，做不到特種設備檔案管理專人負責的規范要求。在檔案管理專業方面，很大一部分人員不具備檔案管理專業水平，單位長期不安排學習和培訓，檔案管理人員工作缺乏主動，工作中還存在著不懂不問、不會不學現象。進而導致單位特種設備檔案管理十分混亂，特種設備檢測到期不申請，原始檔案遺漏，檢測報告丟失的現象時常發生。給企業的安全生產造成了嚴重影響。（三）檔案歸檔不完整。由于特種設備檔案管理人員責任心較弱，檔案歸檔不及時不完整，甚至有些沒有收集或者是收集后丟失的現象普遍存在。有些剛上崗的管理人員業務不熟練，不知及時整理檔案，或是整理出來檔案不能統一歸類，一方面導致許多技術檔案積壓嚴重，另一方面檔案歸檔混亂，給檔案的查找帶來困難。還有一些單位由于歷史檔案管理不到位，存在著檔案斷代和斷層的情況。個別檔案管理人員私自保管檔案，不愿意上交集中管理，進而造成檔案資料丟失和毀壞。
二、管理特種設備檔案的對策
（一）加強培養員工的責任心。首先要提高員工的認識，檔案管理屬于對人類活動進行記錄，從而使人們能夠正確地認識并且把握一些客觀定律的主要依據。通過管理檔案，可以使人們更加清楚自己的過去，并且還能更好地把握現在，最主要的是能夠預見未來。因此，必須要認識到檔案工作所具有的重要意義。對其始終要緊抓，不能懈怠，將檔案管理這項工作直接列入日程當中。（二）加大培養人員業務素質的力度。檔案管理工作人員屬于檔案和其使用者之間的連接紐帶。因此檔案管理工作人員素質的高低將會對檔案管理的水平造成直接的影響，甚至有時會對單位的形象以及安全生產造成極大的影響。所以說，必須要進一步提升相關管理人員的素質，對于檔案管理采取科學的方式，并且對檔案服務及其安全生產方面進行充分的利用。同時還需進一步提升檔案管理工作人員的業務能力，可以采取選送檔案管理員工去參加檔案部門所開展的業務培訓，同時還要對其自主學習檔案管理方面的知識給予鼓勵，并且給其充分的學習時間以及經濟方面的補助，使檔案管理者實際操作的能力得到進一步的提升。（三）做好檔案監交工作。不管是對特種設備檔案單位管理者交接，還是具體負責檔案人員進行交接，都必須要指派專門的負責人進行監交。并且要求負責檔案監交的人員必須要做好其自身的工作，遵循其工作原則，按照規定的程序執行。管理檔案者在交接時，需要由檔案機構的相關人員進行監交。而大機構的管理者在進行交接時，可以由分管檔案工作管理者或者是行政部門安排人員進行監交。并且要求交接的雙方必須要在監交人員監督的過程當中去移交以及接收工作，盡量做到賬務統一，且手續齊全。
三、結束語
檔案管理技術范文4
關鍵詞：計算機技術；檔案管理；應用
1.計算機技術對檔案管理的重要性
1.1計算機技術有利于檔案管理的收集，存儲以及檢索和保護等各方面作用的實現。在檔案管理中，通過計算機技術可以實現掃描或者手工錄入的方式將傳統的檔案管理信息轉換為能夠被計算機所識別的，并且能夠自動處理信息的管理模式，并方便快捷的將檔案信息壓縮輸入到計算機中，刻錄成光盤實現存儲。計算機技術在檔案管理中的運用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計算機的自動檢測和編目功能來實現對檔案的管理工作?？傊ㄟ^計算機的掃描和光盤存儲，既節省了空間，同時又容易保存，并且對于提高檔案管理的工作效率，實現自動化管理具有非常重要的意義。
1.2計算機技術有利于實現檔案管理信息的系統化管理。在檔案管理中，傳統的檔案管理對于數量龐大，種類繁多的檔案信息，往往很難提高對檔案信息的管理效率，而計算機技術在檔案管理中則能夠通過對檔案管理信息的接受和檢索，實現高效率的信息管理；同時利用數據庫管理系統的相關軟件快速的實現接受、登記以及分類的處理等職能的實現。相對于傳統的檔案管理而言，計算機在文字處理，表格處理以及聲像等各個方面具有得天獨厚的優勢，因此，通過計算機建立應用計算機系統，實現檔案管理的自動化檢索，充分發揮入庫排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學的管理和決策服務，充分實現系統化管理。
1.3計算機技術為檔案管理系統提供充分的技術依據。隨著計算機技術和信息技術的不斷發展，計算機技術被廣泛的應用到檔案管理中，為實現檔案管理的數字化提供了充分的技術依據。首先，分布式計算機體系的成功實現，為實現檔案管理的集成化管理和集成服務提供了機會和支持；其次，數字化設備的迅猛發展，為檔案管理提供了先進的管理設施和服務；另外，計算機技術實現了辦公自動化以及諸如客戶關系管理和企業資源計劃管理等業務和信息管理的統一。
2. 計算機技術在檔案管理的應用中存在的問題
從近年來計算機技術在檔案管理中的應用現狀分析來看，盡管很多檔案館一直致力于現代化的檔案管理建設，同時也非常重視計算機技術對檔案管理的作用。但是在實際的投入和使用中，由于各個方面的原因，還是存在著一些問題。
2.1充分了解計算機技術在實現現代化檔案管理中的必備條件
計算機技術應用到檔案管理中，必須做好充足的準備，確保數據的準確性，保證計算機的原始檔案數據及信息的完整和準確。它要求具備量大基本條件。第一個條件就是必須具備完整的硬件設施，它主要包括：計算機設備、計算機檔案管理軟件以及其他相關軟件等等；另一個條件就是必須具備完整的計算機管理軟件設施。計算機技術實現數字化、信息化的檔案管理，科學的管理是基礎，另外做好檔案數據庫的工作，也是充分實現現代化檔案管理不可忽視的一個方面。
2.2計算機技術應用與檔案管理中存在的問題
首先，從現實生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計算機當做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象不是現有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質材料。在具體的檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發揮，尤其是在檔案數據庫管理上面。因此，計算機在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態，其功能并不能得到最大化的發揮。
其次，檔案管理中引入計算機技術，通過計算機技術建立數據庫之后，導致原有的數據庫規模變小，標準化程度降低，而且在通過計算機建立數據庫的過程中，大部分都是低水平的重復建設，而且其服務范圍狹窄，嚴重影響著檔案信息數據庫的利用率和效率。
另外，在通過計算機技術建立現代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質有待提高的問題。一方面，應用計算機技術實現了檔案管理的現代化，但是一向熟悉與傳統檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時間內滿足現代化管理的業務要求；另一方面，作為檔案管理人員，在利用計算機技術建立現代化檔案管理的過程中，相關人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作，必須深刻的認識計算機的重要作用，還要熟練掌握自動化和網絡化技術，這也是對新時期下的檔案管理人員提出的新的要求。
3. 完善計算機技術在檔案管理中的應用對策
針對前面提到的關于計算機技術在檔案管理中存在的一些問題，要想充分實現計算機技術在檔案管理中的應用，必須做好以下幾個方面的工作。
3.1充分重視計算機在檔案管理中的作用。首先，檔案館以及相關的檔案管理人員必須充分認識到計算機在檔案管理中的意義和價值，形成使用計算機進行管理的意識；其次，重視計算機技術的投入和使用從財力、物力、人力以及配置等各方面實現網絡化管理，加大計算機硬件設備和軟件設備的投入，營造現代化檔案管理的環境和氛圍。
3.2注重人才的培養，重視對相關人員的培訓。一方面，重視這方面的專業人才的培養，招聘一些在計算機操作和應用方面具有專業水平的人員，提高應用計算機的使用效率；另一方面，重視對員工的培訓，加大培訓力度，首先，通過培訓努力轉變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務價值觀，以便更好的指導自身的工作；其次，重視對相關人員操作能力的培訓，讓他們充分的掌握計算機的操作能力，能夠熟練的運用計算機來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。
3.3重視創新，提升管理?，F代化的檔案管理更需要創新，計算機技術的應用也依賴于創新，一方面，檔案管理人員在現代化的檔案管理工作中，不僅要具備基本的業務知識，還要具備創新的思維，實現創造性的工作，使計算機技術在檔案管理中得到更有效的發揮；另一方面，運用計算機技術管理檔案，必須制定一套有效的、規范的工作制度，采用現代化的、科學的標 準建立一個完整的管理系統，保證整個檔案管理的有序進行，這也要求檔案管理人員必須不斷的努力學習新知識、掌握新技術，綜合提高自身的工作能力。
4. 結束語
將計算機技術應用到檔案管理中，它是根據國家有關標準，對檔案內容進行分析、加工和組織以及處理，并最終轉入到計算機存儲的形式和過程。計算機技術是實現檔案管理標準化、現代、網絡化得重要工具。加快檔案管理的現代化建設，努力實現計算機技術在各個檔案管理環節中的應用，是當前各檔案館的最主要的任務和目標。同時，檔案管理人員也必須加快學習，加快提升自己的步伐，以及時適應快速發展的現代化檔案管理。
檔案管理技術范文5
21世紀人類科技發展日新月異,但發展最快、對人類社會影響最深的是計算機技術的發展與應用。計算機技術在檔案管理工作中發揮著極其重要的作用。計算機技術在學校檔案管理中的歷程,不僅記錄著學?，F行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡,而且反映著學校發展建設信息化的進程。根據計算機技術在學?，F行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同階段產生著不同的作用。
一、現行文件和檔案管理分別應用的計算機技術階段
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括:其一,用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫,然后按不同的要求,利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等。其二,用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標志的內容特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。其三,用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況,包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率、檔案調閱力歸還等進行登記與統計。計算機技術的應用減輕了檔案管理工作人員的勞動強度,提高了工作時效。
總之,在計算機技術應用于學校管理之初,現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作?，F行文件應用計算機技術是學校加強各項管理所需要的,是學校管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段,所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響,而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此,為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共事和交換,減少數據的重復輸入,規范各系統的數據接口,就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究,開發文檔管理一體化系統軟件。目前,我省的一些學校已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件,進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。無論學校應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化。
三、電子文件階段
所謂“電子文件”,通俗地講,就是文件在形成方法、存在形式、傳遞方式以及處理手段等方面,均依靠電子技術和完善的辦公自動化網絡來完成。
在學校各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計存儲、查詢和修改變得快捷又方便。因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
其次是學校檔案的分類管理,關于文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破,取而代之以學校信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中,計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各學校檔案管理的分類不盡相同,通過計算機管理的學校檔案,使分類更詳細、更科學、更規范。我省學校的快速發展使得計算機管理廣泛應用于學校管理活動的各個方面。這就要求我們的檔案管理人員不斷提高自身的素質,去適應在電子環境中檔案保管的流程。如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說學校檔案人員如果不進入到學校信息集成系統中去,則很難掌握到學校信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確,無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使學校檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本學校的《電子文件管理辦法》,提請學校信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。學校檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺,要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性,掌握電子檔案信息的收集、管理。
檔案管理技術范文6
關鍵詞：技術檔案；管理：服務；供電企業
一、電力技術檔案管理是電力企業檔案管理的主要業務
檔案的定義是檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案“是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄?！?/p>
企業檔案全方位反映了企業活動的方方面面，它既包括企業的生產經營活動內容，也包括企業的管理、財務、人事等其它活動的內容，如文書檔案、技術檔案、經濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等， 真實全面地記錄了企業在行政管理、技術引進、產品研制、生產，市場營銷、經營決策以及財會、人事管理等方面的活動，是企業重要的知識資源，也就是企業知識管理的資源基礎之一。兩者具有共同的目標和動機。企業知識管理的主要目標是管理企業的顯在知識，發掘企業的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在企業內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高企業的競爭力。改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。
二、提高輸變電工程檔案管理水平的對策
基于輸變電工程檔案管理中普遍存在的問題，結合實際，談幾點粗淺體會。
㈠ 加強法規宣傳，提高對輸變電工程檔案重要性的認識
做好工程檔案的管理，離不開各單位、部門的支持和協作。我們在輸變電工程檔案資料的收集過程中，注重運用行政、經濟等手段，多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規，積極主動開展工作，使廣大工作人員真正認識到做好工程檔案的重要意義，以及各自應盡的責任和義務。領導的檔案意識增強了，工程檔案管理也就自然擺上了議事日程。
㈡ 建立工作機制，夯實輸變電工程檔案管理基礎
1、加強組織領導。堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓，健全管理網絡。項目建設單位要將設計、施工、監理等各參建單位納入管理網絡，建立檔案領導小組和檔案工作小組，以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監督管理和具體業務工作。理順檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的關系，明確職責。規定兼職檔案員負責材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負責各部門、單位的業務指導和質量把關，負責檔案管理、資料編研、提供利用；項目負責人負責對檔案文件材料內容的審核。
2、完善制度建設。建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序，并將其列入工作質量的考核，使工程檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程檔案工作有章可循，有法可依，達到規范化管理的目標要求。同時，積極采取多項控制措施和手段，嚴格手續，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準確和系統。
3、強化責任考核。建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結合勞動競賽、達標投產、評先創優等活動，強化考核激勵，著重在領導意識、人員素質、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質量等環節上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識。推行檔案工作責任制管理，對不按規定執行的基建單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍不按時移交的，依照規定給予經濟和政治上的處罰，嚴重的實行責任追究。
4、推進信息化建設。一方面，加快做好歷史紙質檔案的數字化整理工作；另一方面，嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規范、檔案數字化技術規范等技術標準，統一系統數據庫的建設，統一檔案信息的存儲格式，確保信息技術條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。各參建單位在將檔案條目錄入的同時，所有資料的電子文件通過掃描等其它形式一并上傳數字檔案館，從而通過網絡就能實現檔案便捷而快速的全文查閱利用，真正做到檔案內容的現代化、數字化管理，為檔案的開發利用提供方便。
㈢ 強化過程控制，推進輸變電工程檔案管理規范化
輸變電工程時間跨度大，要想提高其檔案管理水平就必須實行標準化、規范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。
前期介入。堅持從檔案材料形成的“源頭”抓起，做到前端控制。開工前，檔案主管部門要將工程檔案具體要求、竣工文件材料的收集范圍、歸檔清單等逐一向工程建設參與單位進行技術交底。各工程參建單位要以“建一流工程、創一流檔案”為目標，認真分解檔案工作任務，將檔案管理與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。
