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信息電子化范文1
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
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關鍵詞：文書檔案；電子化；科學化
科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。
1 文書檔案信息電子化的作用
1.1 充分利用和發揮計算機的潛能，提高利用率
目前大多數單位檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。
1.2 提高檔案信息的時效性
檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。
1.3 檔案信息可多份復制，拓寬了服務范圍。
2 文書檔案信息電子化的優點
2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高
電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
2.2 電子傳輸，實現資源共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以及時了解檔案室概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
2.3 電子文件保存具有很強的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時有發生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題
3.1 電子檔案真實性難以保障
因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
3.2 電子檔案的安全性問題日益突出
目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
3.3 電子文件兼容問題
電腦軟件開發的通用性差，不同系統生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，為管理人員增加了轉換電子文件格式的工作量，同時也增加了經費的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。
3.4 要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質
實現檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
4 改革措施和解決辦法探討
文書檔案信息電子化的應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。
4.1 信息化系統內、外網隔離
在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
4.2 提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案人員業務技能。二是要不斷加強自我學習，逐步提升業務能力，自覺樹立學習意識、責任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
5 做好文書檔案管理工作的重要意義
單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時了解單位整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。
參考文獻
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[6]柳青，董娟，林雪，《信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策》，[J]，《中國成人教育》，2005年4月。
信息電子化范文3
關鍵詞：檔案信息；電子化；信息加工。
所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。電子文件對檔案業務管理工作的影響是深遠的。
在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設的發展就是檔案信息化的推進，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：
1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。
2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細活"的工作方式，即從文件資料形成到開發"二次文獻信息"時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能"待字閨中"。
4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然"信息高速公路"在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎。
鑒于人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：
1、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2、解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
信息電子化范文4
關鍵詞：文書檔案 管理 電子化
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2013）05-0196-01
隨著當前社會中計算機技術和信息技術不斷的開發和利用，人們對網絡技術和信息技術的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現了高水準，高系統化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當前人們對檔案管理過程中的系統化，精確化，各種先進的技術在檔案管理工作中的應用不斷的加快，成為當前為人們提供準確信息的前提，用以滿足當前人們對信息的需求。
一、文書檔案管理信息的電子化的優點
電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環節，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術進行工作的前提和基礎，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標準化和規范化。
1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。
2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統的紙質載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節約型社會的理念。
第三，電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。
第四，提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，只要有互聯網，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象，綠色節能，大大節省了人力、物力和財力。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
2、電子檔案的安全問題隨著網絡的普及而變得更為嚴峻： 現在，通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題都對電子檔案的安全性構成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設置專門人員維護計算機和局域網，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。
第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴重，現在全世界各大軟件開發公司都相對獨立，為了獲得更多經濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉換格式。同時也增加了經費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。
三、加快推進檔案信息化技術的基本原則
1、科學化規范化和精細化原則。標準化、規范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規范，才能提高檔案管理的質量和效率要求。
2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數，強調安全使用和管理。
3、效益與質量兼顧的原則。因為檔案信息數字化建設的艱巨性、復雜性和繁重性，因此需要投入相當的人、財、物力，所以，要堅持效益與質量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質量，思考快捷安全建檔的途徑。
四、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，本人結合相關資料總結以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網，讓文書檔案只能在局域網的范圍內傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個ip地址范圍內，防止文件流向外網。比較常用的辦法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強人員管理，針對人員素質低的現象，定期進行教育培訓。經過定期的教育培訓，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發生，達到檔案管理的保密要求。
五、結束語
現代社會是一個信息高速發展的社會，是一個科學技術不斷進步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產經營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現者?，F在，科學技術正在日新月異的發展著，信息科學已經影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當前社會發展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經逐步取代老式的紙質檔案管理，更是實現檔案管理過程中對其精確化劃分和系統化整理的有力基礎和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。因此在其工作中實現電子化成為其發展過程中的必然結果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎。加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
參考文獻：
[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應用《商場現代化》2011年第03期
信息電子化范文5
近年來，隨著我國經濟結構的調整和科技的發展，信息化建設出現了迅猛發展的良好勢頭。“互聯網+”很快成了人們熱議的話題，很多行業、很多能人都在琢磨那個“+”號后面的內容。所謂“互聯網+”是指“互聯網+各個傳統行業”。大力發展“互聯網+”，是滿足工作需求的一種方式，也是新常態下企業經濟轉型升級的一個重要方向。各行各業，各個崗位紛紛試水，檔案工作者在信息化建設中同樣看中了互聯網這個大平臺。因為企業在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案信息資源，真實記錄了企業Q生、發展的歷史過程。這些檔案資料對于企業發展具有十分重要意義。那么，能不能把傳統的屬于文書工作的檔案管理納入信息時代“互聯網+檔案”，破解這個難題，我認為需要從以下三方面思考。
1 “互聯網+”時代，必須樹立檔案信息電子化理念
1、什么是檔案信息電子化。
所謂檔案信息電子化，就是以紙質或機讀形式的館藏檔案資料為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。
2、檔案信息電子化是現代企業發展催生的產物
現代企業辦公自動化、無紙化的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，才能為企業提供更為完善便捷的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
2 “互聯網+”時代，必須充分認識檔案信息電子化必要性
1、檔案信息電子化可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前大多數企業檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2、檔案信息電子化可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息查詢工作模式是：選題―選材―查詢―記錄，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地搜尋利用有效信息。
3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息給檔案工作者造成大量重復勞動，浪費了企業大量人力物力。
4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。在企業發展中，檔案工作的網絡化、科學化可以發揮超前決策參謀的作用。
3 “互聯網+”時代，必須在檔案信息電子化的進程中有新作為
1、要“敢”。“敢”就是勇敢、果敢，敢為人先，敢于嘗試，有點開拓精神，富于進取創新。要勇于克服檔案人因循守舊、固步自封的思維和習慣，尤其要摒棄“互聯網+”與檔案無關的觀念，事實上，互聯網時代一切都與網絡息息相關。我們要積極接受新事物，努力適應新情況，切實形成新思維，把“互聯網+檔案”當作檔案工作“新常態”的重要內容，要有當回“創客”過把癮的思想，圍繞“互聯網+檔案”，去思考、去籌劃、去實踐。如果我們“搭”不上“互聯網”這個平臺，那就要錯過一次信息時代自身發展的絕佳機遇。
2、要“能”。“能”就是能做、能成，有能力，有東西?！澳堋睆娬{更多的是“資質”。這個“資質”，一是能搭上?！盎ヂ摼W+”決不是一點門檻沒有、誰想搭就能搭的，就拿檔案來說，沒有數字化的檔案是不可能搭上“互聯網+”這個平臺的，何況檔案還需要鑒定、解密。單就檔案信息化建設來說，距離“互聯網+”的差距就相當大。二是得存“貨”多?！盎ヂ摼W+”其實就是信息大平臺，如果沒有海量的信息，怎么讓網民去搜索瀏覽呢？所以，要想實現“互聯網+檔案”的目標，前提是必須要有豐富的檔案資源，能夠源源不斷地輸送，做到“源頭”有“活水”。可見，加強檔案資源建設多么重要。三是要根據企業特點，搞好指導、咨詢和培訓，并為企業制定檔案信息電子化相關業務規范和技術標準，循序漸進，引向規范。
3、要“會”。“會”就是有手段、講方法，“會”的中心是搞好服務。別以為“互聯網+”是神龍見首不見尾，大家誰也看不見誰就可以不講究服務質量，甚至搞點歪門邪道。事實上，在這里更講究服務至上?；ヂ摼W的“用戶思維”必須到位，這與市場法則是非常契合的，仍然遵從“用戶至上”與“顧客就是上帝”的法則，只是在互聯網這個平臺上，市場法則更加透明、更加有序、用戶眼更尖而已，不遵從市場必然被淘汰。具體到我們檔案服務，面對“互聯網+”這個“風口”，紙質檔案下的服務模式顯然已經不適應，怎么開發諸如微博、微信、QQ等多種網絡背景下的服務形式傳遞檔案信息，最大限度、最快速、便捷地服務企業，做到科學便捷，這才是我們努力的方向。
從“互聯網+”看檔案，我們看到的是機遇，更看到的是差距，是新常態“風口”下需要更多付出的一條艱辛之路！
信息電子化范文6
【摘要】檔案管理部門應不斷加強電子化基礎建設，加強對檔案管理人員的培訓工作，利用現代化信息技術提高工作效率的同時，還應做好檔案信息的安全保密工作。
關鍵詞 檔案信息；電子管理；問題；研究
全球信息化和知識經濟時代的到來，要求我國檔案管理工作能夠順應時代潮流，利用現代化的信息技術，由傳統檔案管理模式向信息化方向發展。近年來，我國檔案信息化建設已經取得較大成績，已經建設了較為完備的基礎設施，開發了一定規模的檔案信息資源，但檔案管理模式仍存在一定的弊端，無法滿足信息化時代的需求，是當前亟待解決的主要問題。
一、檔案信息電子化管理中存在的主要問題
（一）檔案管理軟件系統兼容性差。檔案管理各部門由于部門之間職能的不同，選擇計算機型號、規格及相應的軟件也各具特色，各自開發使用的管理軟件無法實現互用。如適用于文件檢索的軟件系統，無法完成檔案信息管理任務，當兩項任務需要同時完成時，工作人員不得不啟動兩種系統，分別完成以上任務。系統之間的不兼容性，減慢了信息編輯成果的輸出速度，制約了信息化技術在檔案管理中應用的廣度和深度。
（二）檔案信息的標準化和規范化較差。檔案信息電子化管理需要標準、規范的檔案信息，這是實現檔案信息電子化管理的基礎。我國眾多檔案館中普遍存在案卷質量不達標、檔案著錄細則各異、系統軟件移植性不高的弊端，這就使得檔案信息電子化管理僅局限于某一專業或某一館領域內，無法大范圍推廣使用。檔案信息電子化管理工作的開展，需要對檔案信息進行標準化、規范化整理。
（三）檔案系統數據需要進一步完善。我國當前的機讀目錄檔案系統，未達到數據交換的水平。檔案系統在信息系統和網絡建設方面表現為各行其是，其規范性、可開發性、服務功能、可共享性仍需要進一步完善，否則無法適應檔案信息電子化管理的要求，阻礙檔案管理部門電子化建設的進程。
（四）檔案電子化技術存在的不足。檔案電子化管理的實現需要以計算機硬件及相關軟件為基礎。硬件設備配置方面，應根據不同應用配置不同性能的硬件系統。例如，單機版系統需要計算機配置較高，而網絡版則可配置性能較低硬件，而將重點放在服務器、交換機和網線方面的配置。軟件配置方面，不僅需要熟悉計算機軟件的人才，還需要一批專業的軟件研發人才，以便能通過對檔案工作的調研，開發出具有實用性、科學化、現代化、規范化、簡潔化、通用化的系統管理軟件，滿足檔案電子化管理的需求。
（五）檔案信息管理人員綜合素質不高。檔案信息電子化管理需要管理人員具有較高的知識水平和技術水平，其中包括檔案信息管理知識、計算機操作技能、檔案信息系統軟件操作技能等，總之，檔案信息處理復合型人才的培養是實現檔案信息電子化管理的關鍵。當前檔案管理人員知識水平不高，甚至有現代文盲現象，在先進的電子化辦公系統面前無所適從，極大地影響了系統功能的發揮。
二、檔案信息電子化管理對策
檔案管理工作具有極高的技術性和極強的保密性，這一點已經為廣大檔案管理部門及相關管理人員所認可。為了達到上述兩點要求，應在現有基礎上對檔案信息管理進行完善和升級，利用先進的信息化技術，實現檔案信息的電子化管理。
（一）做好電子檔案的安全保密工作。檔案信息具有重要的歷史價值和參考價值，檔案信息電子化管理面臨的主要問題是檔案信息的安全性和保密性。一方面，檔案管理部門應對紙質檔案文件進行安全、妥善的保管，在電子檔案被損害或丟失的情況下，可利用紙質文件對電子檔案進行及時修補；另一方面，電子檔案共享空間應有嚴格規劃和限制?，F代化信息技術提供資源共享的同時，也給信息安全帶來了挑戰。為避免黑客的技術攻擊，應根據檔案保密程度進行等級劃分，對于絕密文件應在本部門或局部范圍內實現公開和流通；而對于可公開檔案信息，則可選擇性地到互聯網。
（二）提高檔案信息電子化管理技術。檔案信息電子化技術發展不成熟，是當前廣大檔案管理部門及相關使用部門所面臨的主要問題。提高電子化管理技術應從硬件、軟件兩方面著手建設：硬件方面，應在檔案管理部門及相關部門配備性能良好、功能可靠的計算機硬件設備，為檔案信息電子化管理的實現提供物質保障；軟件方面，應加大規范、科學、實用、可兼容的信息管理系統軟件，推動檔案信息電子化管理的進程。
（三）加強檔案管理人員的培訓工作。首先，檔案管理部門應通過培訓，讓檔案管理人員充分認識到現代化信息技術在檔案信息管理中的優勢，并對該技術的不足有客觀了解，督促管理人員不斷學習新的管理技術和操作技能；另一方面，管理人員在對電子化管理系統具有公正、客觀的了解后，應積極學習新技術和新的管理理念，同時要提高自身的安全意識和保密意識，防止不法分子利用信息技術竊取機密文件。
參考文獻：
[1] 趙弋戈. 信息時代的檔案電子化管理初探[J]. 北京檔案，2010(10):34~35.
