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財務檔案信息化范文1
高職學校財務檔案管理的信息化為檔案管理系統帶來了一定的方便快捷，在財務管理上取得了一定的佳績，但是由于外界條件的影響，我國高職學校財政檔案管理信息化還不夠完善，因此本文對于如果進一步加強財政檔案管理信息化進行了分析與探討。
一、高職財務檔案管理信息化的主體內容
高職財務檔案管理的信息化主要是指業務人員在管理賬目、整理報表、信息采集、管理高校財務檔案時利用互聯網技術，使財務檔案存儲方便、安全性較高、儲存空間較大，運用計算機電子化與信息化技術，提高財務檔案管理效率。因此如何更好的進行財務檔案管理信息化建設進行了總結。
（一）完善財務檔案管理電子化進程
加快財務檔案管理的電子化進程，首先，財務工作人員應該建立效率較高、儲蓄完備的信息化財務檔案數據庫，運用網絡數據庫充足的空間，將以往紙質的財務數據利用互聯網技術合理有序的轉變為電子化文件。其次，為了保證財務檔案數據信息在轉變成電子文件時的準確性，它要求著財務人員應該保持著嚴謹認真的工作態度，全面的了解檔案管理流程與計算機電子化技術，能夠及時準確的記錄各項賬務信息和規范信息采集的過程，認真核對數據信息，從而促使數據庫在保存信息時的精確性，促使數據庫系統穩定運行。
（二）完善網絡信息化設施建設
網絡設施建設平臺和計算機硬件設施是財務檔案管理信息化建設的基礎，網絡信息平臺建設的是否合理直接影響到檔案管理信息化的成果，計算機本身所具備的邏輯與推理功能，可以為工作人員在處理財務信息時帶來一定的方便快捷，減少工作誤差，因此完善網絡信息化建設是至關重要的，它可以加快財務檔案管理信息化的進程，方便業務人員解決財務問題，提高工作效率。
二、高職財務檔案管理信息化建設目前存在的問題
（一）檔案管理建設目標不明確
目前我國很多高職學校在財務檔案管理上還沒有形成統一的規定，在檔案管理中運用傳統的管理手段，采取紙質的記錄方式，在思想上還沒有明確的意識到檔案管理信息化的方便快捷與重要程度，導致了部分高職學校檔案信息化建設的滯后與不完善，由此高職學校的財務人員應該提高檔案管理信息化意識，加強信息化的管理規定，學校領導應該加強檔案管理力度，建立明確的檔案管理目標和措施，學校檔案管理的業務人員應該加強溝通與合作，在出現問題時，及時交流和解決，完善網絡檔案管理信息化數據庫。
（二）財務人員專業素質不夠高
由于我國財務檔案管理模式受傳統管理模式影響較大，偏向于紙質的財務記錄，使財務人員在工作時較少的使用現代化電子技術，導致了培養的財務人員電子技術水平較低，計算機知識素養還不夠高，阻礙了檔案管理向信息化方向發展，造成了缺乏將紙質檔案轉變成電子檔案的業務人員，給檔案管理工作帶來了不便。再者財務人員在檔案的管理思想上還比較簡單，對于財務的管理還未形成系統的信息化體系，缺乏前瞻意識與信息化意識，導致檔案信息化的緩慢發展。
三、高職財務檔案管理信息化建設的目標與方針
（一）領導加強管理意識
高職學校的領導應該深刻的意識到財務檔案管理信息化的重要性，加強業務人員的技術培訓，財務檔案在管理與向信息化方向發展的過程中，都需要領導的關注與支持，領導應該樹立與時俱進的管理觀念，了解與認識現代科技水平，在財務檔案管理信息化的過程中，合理分配財務人員，加強管理，及時與財務人員溝通，制定合理的財務檔案管理規定，促進財務檔案信息化更好更快的發展。
（二）提高財務檔案管理人員信息化與專業化素質
財務檔案管理人員不但要掌握傳統的紙質記錄財務的方式，而且還要熟練的應用現代電子科學技術，促進檔案管理向信息化方向發展，檔案管理信息化的快速發展，不但需要學校領導正確的指引和規范，而且還需要財政人員擁有過高的專業素質，對于計算機信息數據庫的掌握程度。因此財政人員應該培養自己的專業技能，加強個人的培訓與學習，使其更好更快的適應新技術水平。同時，高職學校在招聘財務人員時，應該引進具有綜合性素質的人才，學校合理配置，發揮人才優勢，促進檔案管理信息化的發展，從而優化了內部結構，打造了較強的人才隊伍，推進了檔案管理信息化進程。
（三）完善高職學校財務檔案管理規定
財務檔案管理信息化的發展，需要高職學校不斷完善檔案管理的規章制度，只有檔案管理的透明與規范，才能更加的運用檔案管理資源，促進檔案信息化的發展，加強網絡財務檔案的管理，保證重要的財務信息的安全規章制度，增強保密安全措施與公開透明程度，從而增進財務檔案信息化全面快速的發展。
四、總結
時代的進步，推進了財務檔案管理向信息化方向不斷的發展，它需要業務人員不斷的學習，掌握現代科學技術，運用數字化數據庫的形式取代紙質記錄的方式，提高財務管理的效率，運用網絡信息化解決業務人員的難題，增強財務信息的準確度和透明度，高職學校運用檔案信息化的方式完善財務檔案的管理制度，規范了檔案管理的手段，促進學校檔案管理更好更快的發展。
參考文獻：
[1]曹晶.高校財務檔案管理信息化探討[J].現代營銷（學苑版），2010，10：42-43
財務檔案信息化范文2
一、會計檔案信息化的主要內容
（一）建立、整理劑挖掘數據
檔案信息化是檔案工作的一個十分重要的環節，在傳統的會計檔案工作中通常都是以紙張的形式對檔案進行管理，為了能夠更好的順應時代的發展，一定要采取相關的措施積極實現檔案信息化和數字化，建立電子檔案，這也給檔案信息的保存和整理帶來了很大的變革。
（二）加強財務檔案信息網絡的建設
檔案的真正價值都是在其使用的過程中體現出來的，建設好財務檔案數據體系能夠有效的提高工作效率，減少檔案人員的工作量，同時還能夠更加有效的保證檔案信息的可靠性。在數據獲取方面也不僅僅局限于紙質文件，可以通過光盤或者是網絡等形式獲得數據，因此這種方式能夠有效減少檔案工作中出現問題的幾率，同時還能夠對企業的資源進行合理的配置，提高企業資源的利用率。
（三）加強財務檔案信息的輔助系統建設
財務檔案輔助機構的建設能夠有效的為企業在人力和經營策略的制定起到推進的作用，所以這一工作的要求也比較高，制定的標準也非常的嚴格，同時工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定會降低工作效率，因此就需要建設一個輔助系統，更好的保證其建設的整個過程，將各個領域中重要的學科都融入到該系統的建設當中，這樣才能保證輔助機制建設的有效性和科學性，以便能夠為企業的科學決策奠定更加堅實的基礎。
二、建設財務檔案信息化的建議
（一）軟件系統方面
1、轉變思想觀念
加強相關人員信息化檔案建設的關注程度，同時制度建設中相關人員一定要體現出高度的責任感，在建設的過程中一定要充分的考慮到國家的相關政策，加強信息的管理和監督工作，保證檔案信息化的建設質量，同時也能夠更好的對信息的真實性進行有效的保護。
2、完善財務檔案信息化制度的建設
首先要采取相關的措施對財務報表工作進行有效的改進和完善。財務報告水平在經營的過程中對企業有著十分重要的影響，在這一過程中最重要的就是要更好的對信息的可靠性和真實性予以有效的保障，在檔案信息管理的過程中還要加強數據處理的及時性和有效性，這樣才能更好的保證財務報表中信息的完整性。其次就是要不打斷的完善會計信息標準化的水平和質量，同時還應該保證核算體系的建設質量，要按照相關的要求來構件一個科學合理有效的控制制度，同時還要采取有力的手段對整個過程都進行有效的控制，這樣才能更好的防止重要的檔案信息出現遺漏，保證信息的全面性。
3、積極完善財務數據庫
檔案信息化建設對為檔案的高效管理奠定了十分堅實的基礎，傳統的檔案通常都是以紙質材料的形式進行保存和管理，在管理的過程中會出現一些問題，同時還會給管理人員造成一定的麻煩，在進行信息化建設之后，數據的保存和管理就顯得更加的高效，當然這一切的實現都要依賴于檔案信息數據庫的建設。
4、完善及有效利用財務檔案
同以往的檔案信息管理工作相比，信息化之后的檔案管理具有著十分明顯的優勢，系統能夠對原有的信息和當前的信息進行詳細的對比，這樣一來就對企業科學決策具有十分重要的積極意義，能夠有效的保證企業的經營管理人員能夠根據市場的變化調整自己的決策，構建一個具有良好科學性的決策體系。
5、不斷提升相關人員信息化素質
財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。
（二）硬件系統方面
1、加強財務檔案的信息網絡建設
檔案控制信息化從工作過程中能夠產生非常關鍵的影響，能夠推動檔案發揮應有的作用。檔案數據合理使用，為營造健全財務檔案數據體系的關鍵基礎。有效實現數據信息化，不但能夠有效的減少財務工作者實際工作量，同時能夠提高數據真實性水平。
2、建立財務檔案安全運行管理機制
營造財務檔案數字化將可靠性當作基礎。提高可靠性，關鍵在于營造控制體系，不但能夠提高可靠性，同時可以提高利用率，對財務工作進行科學合理的監督。想要提高可靠性水平，則一定營造出科學合理的安全控制體系。加強對系統的監控，網絡之間要實行物理隔離，對各種數據進行備份。根據國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進行。
3、實現財務檔案管理輔助決策系統的建設
在檔案管理過程中應當實現定量分析同定性分析有機統一，合理借助檔案，提高有效利用率。經過歸納還有整合的財務檔案數據，能夠給公司決策者、控制機構還有相關財務工作者順利開展工作奠定堅實的基礎。但是因為工作量非常龐大，同時標準比較苛刻，只是借助工作者開展實際操作往往容易產生各種各樣的缺陷還有不足，一定要借助高水平的輔助決策系統。將控制科學、電腦科學、行為科學還有控制論當作關鍵前提，通過各種具有明顯差異的方法，營造出決策支持系統。這個系統能夠根據實際難點制定不同處理措施，同時開展合理的對比、研究還有調整，通過這種方式不但能夠保證財務控制能力，推動財務檔案各項工作能夠順利開展。
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一、高校財務檔案管理信息化系統開發方法及技術
1.軟件工程開發模型
針對高校財務檔案信息化管理而言，從高校財務檔案工作的繁雜程度以及信息化系統的特征視角出發，采用基于C/S架構的思想，在C#.NET設計環境中中，運用SQL Server數據庫知識進行高校財務檔案信息化管理系統設計。從信息化管理系統的開發流程來看，常見的軟件工程開發模型有傳統瀑布模型、改進的螺旋模型、面向對象的噴泉模型、形式化方法模型等。結合高校財務檔案管理的實際情況對各種模型進行詳細的分析可知，形式化方法模型能夠有效的克服很多問題，實現了可以產生無缺陷軟件的承諾。
2.結構化設計方法
高校財務檔案管理信息化系統應具備獨立性特征，而且應有多個單一功能的模塊組成，因此在高校財務檔案信息化管理系統的設計中采用結構化設計方法，結構化設計的步驟為：評審和細化數據流程圖確定數據流程圖的類型將數據流程圖映射到軟件模塊結構并設計上層逐步分解高層模塊并設計中下層模塊結果優化描述模塊接口。結構化方法中常用的設計圖包括業務流程圖、數據流圖、數據字典、HIPO圖等。
二、系統需求分析
1.系統設計目標與需求
對于高校財務檔案管理信息化系統而言，系統需求分析是整個系統設計的開始，而系統設計的目標則為系統設計指明了方向。針對高校財務檔案管理業務流程的詳細信息分析可知，信息化管理系統應實現用戶管理、財務檔案管理兩類功能，其中用戶管理應包含用戶的增刪、權限與密碼管理等；財務檔案管理則包含檔案錄入、修改、查看、打印、刪除、統計等功能。此外，高校財務檔案信息化管理系統的設計必須要保證安全性和保密性，并且還要針對不同類型的用戶設定不同的管理功能。
2.系統功能需求
功能是刻畫系統行為、特別是系統與環境關系的重要概念，因此在設計高校財務檔案管理信息化系統時，必須進行客戶需求分析，根據客戶的實際需求設計系統功能。從高校財務檔案管理活動來看，信息化系統要涉及掃描員、檔案管理員、主管領導、系統管理員、檔案查詢人員、紙質檔案管理員等人員角色，針對這些角色的實際需求，信息化系統應實現以下功能，即電子檔案建檔、電子檔案變更、電子檔案查詢管理、檔案統計、系統管理、紙質檔案管理等功能。
3.非功能需求
系統的非功能需求包含性能需求和安全需求兩個方面。性能需求方面需實現系統的可維護性、易操作性、可擴展行和開放性，尤其是可擴展性，在信息技術快速發展的今天，必須保證系統的可擴展性來確保系統的軟硬件不過時。對于安全需求而言，需要滿足容錯性、系統的外在環境安全性、系統每部安全性、系統運行安全性等需求。
三、信息化系統設計分析
1.系統總體設計
從高校財務檔案管理信息化系統的實際需求分析來看，系統設計需遵循以下主要原則，即實用性和效益原則、安全性原則、靈活性和擴展性原則、信息查詢的高效性和設備管理的有效性原則。系統設計的總體結構分為三層，第一層為財務檔案管理系統，第二層包含系統管理模塊、實物管理模塊和電子檔案管理模塊，第三層是從第二層的基礎上進行更細化的設計。系統管理模塊包含系統參數設置、用戶管理、權限管理、數據備份與恢復；實物管理模塊包含紙質檔案入庫管理、紙質檔案出庫管理、紙質檔案借閱管理、紙質檔案歸檔歸還管理；電子檔案管理模塊包含掃描錄入、電子檔案歸檔、電子檔案變更、電子檔案查詢、電子檔案綜合統計。
2.系統功能模塊設計
財務檔案管理系統分為三個功能模塊，及系統管理模塊、實物管理模塊和電子檔案模塊。系統管理模塊的用戶管理功能中，可以實現新增和修改用戶信息，可以實現用戶角色設置。權限管理功能中對存在的權限進行分類、配置權限之間的關系。在用戶管理中，設置一名系統管理員，可實現對其他用戶的管理，包括創建、修改密碼、刪除、賦予角色等。針對紙質檔案，需要對檔案進行統一的ID號編制，并來將該ID編號錄入系統，以便查找、借閱等。電子檔案應具備檔案建立、編輯、增加、修改、刪除、查詢以及管理等功能。電子檔案的錄入包含紙質檔案的掃描、編制等，還包含新建電子檔案的錄入。
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隨著計算機與網絡技術在財經領域的應用與發展，會計工作逐步實現了電算化與核算集中化，生成了完全不同于傳統手工核算的電算化會計檔案，其形式和種類日益增多，同時政府及其他利益相關者對高校財務數據的關注與需求也日趨多樣化，對高校會計檔案的管理提出了更高的要求。
一、高校電算化會計檔案的特點
（1）電算化會計檔案拓展了會計檔案的內容和形式
電算化會計檔案比傳統會計檔案的內涵更廣泛，不僅包括打印輸出的紙質會計憑證、會計賬簿和會計報表，還包括了電算化系統中的所有系統軟件、會計核算軟件及其他相關財務軟件程序等全套數據與文檔資料。
（2）電算化會計檔案更方便查找，提高了數據處理和加工的工作效率
會計電算化條件下，會計數據的集成化、綜合化程度較高，各類各項數據之間的關聯度也大幅提高，使得數據的查詢方便快捷，同時對數據的收集、統計、整理和測算也可直接利用計算機來完成，大幅縮短了工作時間，提高了工作時效。
（3）電算化會計檔案對存儲技術與條件要求很高
磁性介質或光盤的廣泛應用和存在，對電算化會計檔案的存儲技術提出了更高要求，其數據資料保存受存儲時間、存儲數據結構、存儲介質質量、存儲環境及存儲時間等因素的影響很大，若保存不當很容易遭到破壞。
（4）電算化會計檔案保管的安全性與完整性要求更高
會計電算化條件下，大量會計數據都保存在相關計算機及其網絡系統中，信息數據處理合成高度集中，加之數據的非法修改可不留痕跡，一旦遭到病毒侵襲或黑客等人為破壞，很容易造成系統癱瘓或數據外泄、毀損，對會計信息的安全性與完整性帶來極大挑戰。
（5）電算化會計檔案對其管理人員素質與技能有更高要求
現代信息化財務集中核算形式下，高校會計電算化不斷深入發展，生成的電算化會計檔案的內容與形式不斷拓展，結構組成也愈發復雜和綜合，相關管理人員只有在掌握豐富會計知識及熟悉了解財務系統管理的基礎上，同時具備較強的計算機操作與管理技術以及扎實的檔案管理技能等綜合業務素質，才能適應電算化會計檔案管理工作的要求。
二、高校電算化會計檔案管理存在的問題
（一）對電算化會計檔案管理的認識不到位，沒有明確的管理和規劃目標
傳統會計檔案構成單一且格式相對統一，管理工作比較容易，相關財務主管人員已形成了固有的觀念，因此，對電算化會計檔案管理重視不夠，缺乏對電算化會計檔案的了解，沒有明確的管理和規劃目標，其工作帶有一定的盲目性，導致電算化會計檔案管理不到位，增加了相關工作的風險。
（二）原會計檔案管理制度陳舊，與電算化會計檔案管理的要求脫節
電算化會計檔案較之傳統會計檔案發生了很大的變化，對其管理的內容和要求也隨之發生了明顯的變化，原基于傳統會計檔案管理的制度在管理內容、管理方式及目標等方面已無法適應電算化會計的需要，以致相關工作無所適從，內容不明、職責不清，給電算化會計檔案的管理工作開展帶來極大的困難。
（三）電算化會計檔案內容不完整，保管方式不統一
（1）沒有明確規定電算化會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間
沒有明確哪些文件資料屬于紙質檔案或電子檔案的歸檔范圍，歸檔時間也未明確，以致有些應打印輸出或光盤備份的數據資料沒有按照統一時間及時收集、立卷，造成會計檔案的遺漏或丟失。
（2）沒有明確規定電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理的統一分類標準與方法
電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理沒有統一的依據和標準，各時期的生成、收集、整理、保管方法與方式不一致，以致其會計信息所涵蓋的內容與表達方式不同，不便于查找、整理、存儲及保管，同時也增加了不同時期之間會計數據比對的難度。
（3）沒有及時保存不同版本的會計軟件及相關電子數據與資料
實行會計電算化的時間越長，其財務軟件與會計檔案的版本就越多，在對會計軟件升級后，沒有及時存儲升級前后不同版本的會計軟件與其中的會計數據資料，并歸檔保存，致使在新升級的會計軟件中無法調閱不同版本的會計數據檔案，造成會計數據檔案的不連續性，嚴重影響了電算化會計檔案的正常使用。
（4）紙質檔案及相應電子檔案的生成及收集保管方式不同步、不統一
會計電算化模式下，紙質會計檔案應與電子會計檔案并存，但相關人員不清楚哪些會計檔案必須要紙質保存、哪些會計檔案必須光盤備份，造成紙質會計檔案與電子會計檔案的生成、收集、保管方式在相同或不同會計年度的連續時間段內前后不同步、不一致，大幅降低了會計檔案數據的橫向及縱向可比性。
（四）電算化會計檔案管理內控制度不健全
（1）電算化會計崗位內控制度不健全
會計電子數據平常是實時存儲于計算機及網絡系統中，很容易被病毒攻擊或人為修改，且不易留下痕跡，電算化會計崗位內控制度又不健全，使得會計電子數據生成環節上相關人員的職責權限過大或重疊或空缺，相互之間無法有效牽制，加大了會計檔案數據不完整、不準確甚至泄漏、遺失的風險。
（2）電算化會計檔案管理的流程以及其相關部門與人員的職責權限不明確
沒有明確規定電算化會計檔案管理的流程或環節，相關部門與人員不清楚應辦理哪些手續、經過哪些環節來完成電算化會計檔案的傳遞、收集、立卷、歸檔與保管等工作，以及自身在此過程中的職責和權限，推諉扯皮事件時有發生，導致電算化會計檔案管理工作無法順利開展。
（3）電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度不規范
高校財務部門未按規定設置專門的財會檔案管理機構，由財務人員兼任檔案管理工作，為了自身查閱方便自行就地保存，所有財務人員均可自行查詢拿取，不相容崗位沒有完全分離，對應的崗位職責也沒明確；多年來未及時將會計檔案移交給檔案管理部門保管，而且只歸檔，未按定期清理，以致會計檔案毀損不能及時發現并修復，同時沒有明確各類檔案的保管期限，年代久遠已無保存價值的會計檔案也未定期鑒定后及時銷毀，占用了大量的存放空間，極易發生霉變或丟失，增加了相關管理的工作量及成本。
（4）電算化會計檔案管理查詢、借閱制度不完善
沒有建立嚴格的查詢、借閱審批制度，沒有履行必要的查詢、借閱登記與歸還查驗等手續，不便于實時監控會計檔案去向及明確相關人員責任，無法保證會計檔案的安全完整。
（五）電算化會計檔案管理技術存在安全隱患
一方面，電算化會計軟件系統升級換代加快，版本隨之不斷增多，不同版本的數據結構及其輸入輸出格式也不統一，以致電子檔案存儲結構與紙質檔案形式各不相同，只能將其分開備份與打印輸出，進一步加劇了會計檔案管理的復雜程度與工作量。另一方面，會計檔案管理人員自身的能力及素質不高，對檔案管理與計算機及信息處理的知識掌握不夠，在相關管理細節及網絡安全防范上工作不到位，這就造成電子數據很容易受到病毒攻擊或外部環境的不良影響，提高了工作錯弊或失誤及會計檔案數據丟失的可能性。
三、高校電算化會計檔案管理改進的對策
（一）提高財務人員的電算化會計檔案管理意識，明確管理和規劃目標
加強對電算化會計檔案特性及相關管理法規制度的了解，充分認識電算化會計檔案管理的復雜性、綜合性與重要性，增強管理意識，不斷提高相關管理人員的財務系統、電子檔案及計算機信息等方面的知識水平與業務處理能力等綜合素質，還需要根據時展的需要，對這一塊人員要加大培訓，以便他們所擁有的綜合能力能夠更好的適應環境變化所帶來的新要求；另外一方面應該制定相應的長期發展規劃，明確其管理的目標和任務，確保電算化會計檔案管理的有序、依法進行。
（二）建立電算化會計檔案管理的各項制度
（1）建立電算化會計檔案的收集、立卷制度
明確規定統一納入紙質檔案與電子檔案管理的會計數據及文字資料的歸檔范圍，并根據不同檔案的性質統一勘定其歸檔時間，全面、及時地收集相應的紙質檔案與電子檔案，予以統一整理、標示并立卷。
（2）建立電算化會計檔案的歸檔、保管制度
①明確規定電算化會計檔案的生成、、制式、收集、整理的統一分類標準與方法，以使各時期的會計檔案在生成至歸檔保管的方法與方式上保持統一，保證其會計信息體現的內容與方式前后一致，便于分類收集、整理、保管及實時查找與匯總處理。
②明確規定電算化會計檔案的紙質保存與光盤備份的關聯方式與關聯程度，協調統一兩大類會計檔案的同步管理，以保障電算化會計檔案相關對應的一致性及其內容的完整性。
③明確規定會計核算系統升級前后不同版本下會計軟件及其會計數據資料的存儲及保管的方式，并擬定最新升級系統調閱關聯歷史數據庫的規則與方法，以保持不同年限會計數據信息的連續性與相關性。
（3）建立電算化會計檔案的定期備份、復核制度
建立統一的電算化會計數據AB備份與復核機制，明確備份的時間間隔、備份方式與數量、備份責任人、標示制式及保管方法等相關要素，并設立備查賬簿予以登記，同時規定定期復核檢查的內容、時限及修復方式等，確保電子檔案的安全與完整。
（三）健全電算化會計檔案管理內控制度
（1）健全電算化會計崗位內部控制制度
強化電算化會計崗位權限的管理，重新設定調整會計電子數據生成環節上個相關人員的崗位職責與權限范圍，按會計數據的重要性與機密程度建立分級調閱規則，建立多用戶、分權限管理的層級約束機制，減少會計電子數據發生錯漏與外泄的幾率，確保數據的完整和安全。
（2）規范電算化會計檔案管理流程，明確相關部門與人員的職責權限
確立并規范電算化會計檔案管理的流程與環節，明確其各環節上應辦理的各項手續及對應的相關部門與人員職責和權限，以便對電算化會計檔案管理的全過程進行有效監管，以免遺漏關鍵控制點，增加電算化會計檔案錯漏或遺失的風險。
（3）健全電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度
按照不相容崗位分離的原則，設置專門的財會檔案管理機構或指定專人來保管電算化會計檔案，并建立定期清理、銷毀制度，及時全面了解會計檔案的保存狀態，對已發現毀損的會計檔案要及時恰當修復，對已超出保管期限的會計檔案應請專業人員依法履行鑒定程序，對于符合銷毀規定的會計檔案編制銷毀清冊并依法定程序及方式進行銷毀，對于保管期限已滿但涉及未清債權債務和其他未了事項的原始憑證則不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在所屬相關銷毀清冊備注欄內及相關保管清冊欄內予以標示注明。
（4）健全電算化會計檔案的查詢、借閱制度
建立健全電算化會計檔案的查詢、借閱審批制度，明確規定學校內部各級部門與人員查詢、借閱會計檔案的必須填寫會計檔案的查詢、借閱申請表并由財務部門負責人審核批準簽字加蓋財務部門公章后方可辦理相關查詢、借閱登記手續；明確規定外單位查詢、借閱會計檔案的必須開具單位介紹信及證明并出示相關證件，與填寫的會計檔案查詢、借閱申請表一并交由學校主管領導及財務部門負責人審核批準簽字加蓋學校公章后方可辦理相關查詢、借閱登記手續；同時會計檔案管理人員應做好上述查詢、接閱資料的實時跟進及借還查驗等后續工作。對不符合規定的查詢、借閱事項，會計檔案管理人員有權拒絕辦理。
（四）提升電算化會計檔案管理技術，加大軟硬件投入力度，整合優化信息系統
逐步轉變提升電算化會計檔案管理技術，不斷增強會計檔案管理人員的檔案管理與計算機及信息處理的綜合業務能力，加大各項軟硬件設施設備的投入力度，引入現代會計檔案信息化管理模式，將會計檔案管理的全過程納入信息化管理范疇，整合優化信息系統資源配置，建立集會計檔案的信息采集、自動分類、編輯統計、歸檔標識、立卷存儲、分期保管及查詢、借閱與清理、鑒定、銷毀等業務于一體的數字化系統，實現與財務管理信息系統的資源共享及同步升級，并依據“集中管理，分權調閱”的原則，構建會計數字化檔案管理體系，以期適應現代會計電算化不斷發展的需要。
財務檔案信息化范文5
當前，信息化建設已經成為推進中國特色軍革和完成“雙重歷史任務”的重中之重。軍隊財務檔案管理也要積極探索信息化建設的路子，建好用好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率。
一、軍隊財務檔案管理信息化的緊要性
在軍隊信息化建設的過程中以及未來的信息化戰爭中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，是搞好軍隊財務檔案管理的必然選擇。
軍隊財務檔案快速向信息量大、時效性強、查閱頻繁的方向發展，對傳統的財務檔案管理手段和方法提出了嚴峻挑戰。隨著國家和軍隊財政經濟工作的不斷發展，財務法規、標準的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經費標準一年內進行幾次調整；各種指標、標準，每年都可能變；各種會計帳簿、報表、決算每年都有不同的內容，同時要求不但反映當年度經費活動情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經費活動情況；各種標準劃分越來越細，項目越來越雜，如軍隊干部工資標準1980年前只有24個，而現在猛增了十幾倍之多，各類補助項目也有數十個，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊財務檔案管理工作增加了難度。在財務檔案的查閱方面，總部定期出版《財務標準制度匯編》和《財務文件匯編》，這確實解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續性和時效性，一些標準或制度很快過時而又得不到及時刷新，重新整理出版的周期長，往往是計劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財力。
電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠很好地適應軍隊財務檔案的發展需求。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。
正如上面所述，電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點，但也有不足的一面。如，具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，因此，即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。
二、軍隊財務檔案管理信息化的主要內容
一是搞好數據的挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都是建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立軍隊財務檔案數據庫，可以按軍隊財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計帳簿、指標文件、工作資料等等，建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。
二是搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡，一方面可以將業務上級的文檔，以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，減少檔案人員的重復錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢?？傊W絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。
三是搞好財務檔案管理輔助決策系統建設，做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。
三、軍隊財務檔案管理信息化的基本措施
財務檔案管理信息化是一項系統工程，涉及到管理、技術、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復雜性，需要統籌考慮。
一是領導高度重視和大力推動。領導是財務檔案管理信息化的真正推動者。領導者的信息化意識的高低決定了信息化建設的力度、進度和深度。領導者要樹立科學的管理觀念，擺脫傳統思維的束縛，認識到計算機和網絡技術應用于財務檔案工作的真正意義。為此，領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把財務檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍；主管財務工作的領導，要經常過問此項工作，了解財務檔案工作情況，提出要求，下達任務，指導財務檔案人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。
財務檔案信息化范文6
摘 要 隨著企業職工養老保險參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養老保險財務檔案管理工作日益繁重，原有的養老保險財務檔案管理已經不能適應現代檔案管理的要求，需要加強養老保險財務檔案管理工作的標準化、科學化以及規范化，不斷提高養老保險財務檔案管理的水平，因此本文針對企業職工養老保險財務檔案管理中存在的問題，探討其有效對策。
關鍵詞 養老保險財務 檔案管理 問題 對策
不斷完善社會的保障體系，是關系到改革、發展、穩定的重大問題，養老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應現代信息社會的發展，建成能夠體現出社會公平的新型財務檔案管理體系。養老保險財務檔案管理水平的提高有助于養老保險機制的有效運行，因此，需要及時解決養老保險財務檔案管理中存在的諸多問題。
一、養老保險財務檔案管理存在的問題
（一） 財務檔案管理信息化有待加強
隨著科技的進步，財務檔案管理技術也在不斷的發展之中，電子財務檔案信息的數據也面臨著諸多的問題，紙質化的會計財務檔案已經不能適應當前的財務發展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財務檔案的管理帶來了不便，另外，財務檔案管理信息的透明化以及科學化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數據的篡改以及隨意操作，違反財務檔案管理的規定，這給財務檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計憑證、財務會計報告等會計核算專業資料的會計檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，因此會計檔案的信息化管理，要始終核查是否財務活動遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為。
（二） 財務檔案管理工作管理力量薄弱
財務檔案工作管理力量的薄弱主要表現在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財務檔案管理硬件設施以及軟件設施落后，工作環境較差，由于管理資金的限制，在財務檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統化的管理缺乏，現代化的管理設備還沒有投入到使用，這給數量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財務檔案管理的制度是規范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責任劃定，工作職責范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細的規定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找帶來不便；第三，管理機構不健全，財務檔案管理的領導機構的健全對于加強檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴格落實與執行，另一方面是管理機構的有效監督，缺一不可，同時，管理機構在考核機制方面還要繼續完善，對于檔案管理的若干指標嚴格把關，嚴格核查會計憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據，對于工作中存在的問題要穩妥的解決，管理機構在協調溝通方面還有著一定的缺陷。
（三） 財務檔案管理人員素質有待提高
財務檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應該具備良好的業務素質以及職業道德，目前有的財務檔案管理人員只是為了應付財務檔案管理的大量工作從其他部門調配過來的，沒有專業的檔案管理經驗以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓時間也就一再縮短，給養老保險財務檔案的管理帶來了潛在的問題。
二、養老保險財務檔案管理問題的對策
（一） 加強財務檔案信息化管理建設
財務檔案管理的信息化建設可以從數據庫的建立以及網絡建設兩方面進行，第一，財務檔案數據庫的建立，檔案信息化是財務會計順利進行工作的基礎，改變了傳統的紙質資料的種種弊端，在一定程度上有利于財務工作者的工作，財務檔案數據庫要從數據的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財務工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進一步的挖掘與管理，由于信息化建設人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計原始憑證、會計憑證的真實完整，妥善保管檔案信息；第二，網絡建設，財務檔案管理的網絡化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財務檔案經過網絡傳輸再經過財務人員的處理，就可以進入財務檔案數據庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財務檔案重復錄入的工作量，方便會計原始憑證、會計憑證等資料之間信息的傳閱。
（二） 完善財務檔案工作的管理
財務檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強領導等方面做起，第一，信息化管理，利用現代先進技術，采用信息化管理軟件，實現養老保險業務檔案管理的信息化、規范化，增加硬件設施，投入計算機、打印機以及掃描儀等設備，建立標準化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財務檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據，嚴格管理，明確檔案管理的工作責任與職責范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規范化、科學化，使得會計檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據可依，保證會計憑證以及資料的完整性以及真實性；第三，增強管理機構的建設，財務管理機構的建設有賴于管理的考核，通過考核加強管理的積極性、發現工作中的不足，另外還可以建立專門的財務檔案管理領導小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現的問題進行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進、考核獎勵等活動，激發員工的工作熱情。
（三） 提高財務工作人員素質
提高工作人員素質需要從職業道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務的觀念，增強主動服務意識，端正工作態度，以良好的精神風貌對待每一位參保人，強化財務檔案工作者的職業道德觀念，堅持據實立檔的作風，另外還要培養高素質的工作人員，利用講座培訓財務工作人員的業務素質，增強實踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進的管理理念。積極引進專業人才，打造高素質團隊，聘請專業教授進行實地指導，及時發現工作中的問題。
參考文獻：
