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摘要：在信息時代背景下，信息技術得到了迅猛的發展。我國部分事業單位對財務共享模式進行了應用，使財務處理流程變得更加智能，使憑證處理向影像發展，使會計服務方式向云端發展。在新時代背景下，以往的會計檔案管理已無法滿足發展需求。因此，事業單位應結合自身實際情況對財務共享進行應用，加強對會計檔案的管理。本文針對事業單位財務共享模式下的會計檔案管理工作進行分析，以期有效提升會計檔案管理工作的質量和水平。
現階段，我國部分事業單位已在運用一種新型會計檔案管理模式，即財務共享。在財務共享模式下，事業單位的會計檔案管理模式和以往會計檔案管理模式相比發生了較大的改變。財務共享模式下的會計檔案管理工作，是將各個區域中的會計檔案進行集中到財務共享中心，并實行統一管理。在這樣的管理模式下，不僅可以實現電子化管理，還能使會計檔案進行在線傳遞與線上應用，可以有效提升會計檔案管理質量和水平。
一、事業單位財務共享模式下的會計檔案管理現狀
根據相關調查顯示，現階段部分事業單位仍然利用傳統的檔案管理模式對會計檔案實施管理，以月度、季度、年度為單位，收集與整理會計檔案[1]。在這種檔案管理模式下，會計人員手工完成檔案整理，工作量很大，而且紙質檔案存儲形式已嚴重落后，紙質檔案查閱利用也非常容易遺失與折損。2015年12月，財政部、國家檔案局聯合印發的《會計檔案管理辦法》中將憑證類檔案的最低保管期限由原來的15年延長至30年，大量紙質憑證檔案對檔案室的儲存空間提出了更高的要求。而在財務共享模式下，不需要擔心這些問題，并且還可以減輕會計人員的工作負擔。此外，盡管部分事業單位已經意識到財務共享模式會計檔案管理工作的重要性，但是因為大部分管理者和會計人員的信息化建設知識和經驗匱乏，在一定程度上影響到了財務共享作用的發揮，進而降低了管理質量和水平。
二、事業單位財務共享模式下的會計檔案管理工作策略
（一）及時錄入會計檔案信息
首先，會計人員需要結合最新情況將信息錄入到共享軟件中，對會計檔案內容進行擴充。相關負責人需要根據這些最新信息進行會計檔案管理工作。其次，對紙質資料與電子原文件進行共享，以便于利用網絡進行及時關注。在會計檔案內容被擴充以后，可以立即顯示出來[2]。需要注意的是，想要使會計檔案管理工作變得更加簡便，且可以及時發現問題和處理，事業單位需要組建一支對會計檔案管理進行專門負責的隊伍，并需要通過合理有效的手段提升這些人員的專業素養和能力。最后，事業單位要注重信息化建設，進而確保會計檔案管理工作可以順利進行。在信息化建設中，要注重云處理技術的應用，該技術不僅可以實現在網絡中對會計檔案信息數據進行完整錄入，還可以提升自動化程度，進而使會計檔案管理工作的效率得到顯著提升。此外，信息化建設可以減少會計人員的工作強度，提升工作的精準性，在減少人工成本的同時給事業單位帶來更多的經濟效益。
（二）創建統一的會計檔案數字化和標準化處理平臺
實際上，財務共享服務中心是以信息技術平臺為基礎的數字化平臺，在財務共享服務中心中會計檔案管理工作也需要保證數字化與網絡化，使檔案信息的接收、傳遞、存儲、提供等方面實現一體化，促進檔案數據信息的共享效率，提升檔案管理的科學性和有效性以及便捷性[3]。事業單位可以在保證寄送、溝通、存儲成本平衡的基礎上，創建數字化、標準化的統一處理平臺，利用規模效應，對相關成本進行平衡。因此，創建財務共享服務中心，需要對當下的會計檔案管理相關標準和規定進行完善，進而形成符合信息化環境的會計檔案管理制度，其中涉及到電子會計檔案的形成和歸檔、電子會計檔案信息資源標識、存儲、描述、交換、查詢、網上傳輸、網上管理等內容。但是，這些管理工作需要以網絡環境、軟件環境、硬件環境為基礎。簡單來講，在財務共享模式下，會計檔案管理工作對于硬件管理的需求相對較高，因此需要不斷提升信息化會計檔案的建設水平對會計檔案信息網絡進行完善，進而使各項工作具備網絡化的特點，以提升利用檔案的效率。
（三）創建系統化的管理制度體系
第一，創建會計檔案歸檔制度。會計信息數據在沒有打印成為書面形式之前，要做到妥善保管，并保留好副本。記賬憑證、現金日記賬、總分類賬、銀行存款日記賬都需要進行打印輸出，并根據相關審計、稅務部門的需求將相關賬簿、報表等內容進行打印輸出。第二，創建電算化會計檔案存儲制度。對優勢的磁盤介質進行挑選，對會計檔案信息數據進行備份。備用盤和儲存盤需要做到存放分離[4]。同時，需要做好防腐蝕、防光、防塵工作，根據分類和順序，對電子會計檔案進行編號，并注明時間與文件內容，以及對檔案管理文件卡片進行制作等。第三，創建借用手續制度。如果想要對會計檔案進行查閱，需要通過相關負責人的批準，并根據檔案管理相關規定辦理借閱手續。第四，創建會計檔案定期備份制度。定期將會計信息數據進行備份，并創建備查登記簿對備份的細節信息進行記錄，其中包括時間、數量、保管方式等。因為磁性介質具有一定的特殊性，相關人員需定期檢查和復制電子會計檔案，避免出現損壞的情況。
（四）注重關鍵環節的風險控制和安全防范工作
在財務共享模式下，以往的會計稽核崗位被取消了，隨之各類會計檔案是否真實、和影像資料是否一致受到嚴重的質疑。因此，事業單位不但需注重會計檔案的質量，避免處理偏差，降低因為相關人員操作失誤帶來的風險。而且，事業單位可以從審核環節稽核規則、表單填制規則等方面進行系統固化，進而有效提升流程運轉質量和水平，強化風險控制質量[5]。此外，要注重安全風險控制會計檔案，創建良好的基礎環境，使會計檔案的存儲介質物理性質得到保證。定期復制會計檔案的介質，以防電子會計檔案出現損毀和丟失的情況?，F階段，會計系統基本上屬于網絡會計系統，經常受到病毒和黑客的攻擊，因此事業單位需要利用有效的手段保證會計網絡的安全。相關人員要注重網絡安全方面的管理，并且要對信息系統運行情況進行定期檢測，及時防護和檢查計算機病毒，不允許安裝非法的防病毒軟件，或者是私自對要求安裝的防病毒軟件進行卸載?？偠灾?，在財務共享模式下，事業單位加強會計檔案管理工作是非常重要的，其不僅可以提升會計檔案管理工作的質量，還可以促進事業單位的長遠發展。因此，在實際工作中，相關工作人員需要探尋新的會計檔案管理模式，從全新的角度出發對財務共享進行充分利用，進而提升會計檔案管理工作的質量和效率，為事業單位帶來更多的價值和效益。
參考文獻：
[1]孟金鶴.財務共享服務中心會計檔案管理分析[J].現代國企研究,2017(24):177-178.
[2]鄧引明.探究財務共享模式下的財務管理創新[J].納稅,2018,12(34):89-90.
[3]翁月瑩,苑婷,李長娟,等.大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理[J].納稅,2018,12(32):127.
[4]辛士勇.財務共享模式下的管理會計轉型研究[J].中國商論,2018(16):140-141.
[5]杜雯.基于新會計制度下事業單位財務會計管理探討[J].中國鄉鎮企業會計,2018(9):26-27.
作者:宮瑾 周騫 盛健 單位:青島市中心血站 山東省青島衛生學校 青島市中心血站
