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一、檔案管理的發展現狀
第一，存在的問題。傳統的檔案管理利用的是紙質載體，存在安全性不足、密級管理不到位、調閱無法及時、信息利用效率低下等方面問題，而且傳統檔案管理成本相對較高、人工管理繁重、信息提取相對困難、信息資源閉塞，傳統檔案管理系統嚴重影響了檔案管理效率。第二，現代檔案管理服務方式?，F代檔案信息服務方式可劃分為傳統型、機械型和智力型服務模式等方式。傳統型服務模式一般包括檔案外借、閱覽、報道、陳列和展覽服務。機械模式主要包括復制和聯機服務。智力型服務方式主要包括編研、情報、檢索、定題和咨詢服務。第三，網絡引發的管理變革。檔案館引用網絡技術進行管理和服務是一種革命性管理變革。隨著社會步入知識經濟時代，檔案管理工作正朝著網絡化方向發展。檔案館利用互聯網實行網絡化檔案服務方式是檔案管理工作適應信息時代的必然發展結果。網絡化檔案服務一般指的是檔案館把館藏檔案和相應的資料實行數字圖像化管理，利用獨立的計算機工作中心，與互聯網相互聯接，普通用戶可利用互聯網登入站點查詢，在經過系列要求的環節后獲取目標檔案信息。網絡化檔案服務模式具有鮮明的管理優點，并且給檔案管理工作帶來積極的影響。
二、檔案管理系統的技術基礎
第一，數字化技術。檔案管理可以利用國際上通用的圖像壓縮的技術來壓縮掉冗余信息，通過該技術可有效節省管理存儲空間。如被壓縮后25K大小的圖書信息，一張lG大小的光盤就能集成該類型圖書信息4萬頁，壓縮存儲技術能夠有效滿足大容量檔案管理需求。第二，數據庫管理技術。數據庫是一種般以一個或多個表形式呈現的可查詢數據的存儲區域。現代網絡檔案管理系統一般采用的是數據庫管理系統進行檔案信息管理，如層次數據庫，關系數據庫和網狀數據庫。第三，圖象壓縮處理技術?，F代圖像壓縮技術以分形理論、小波變換理論、視覺仿真理論和人工神經網絡理論為基礎，對傳統信源編碼理論進行優化，圖象壓縮編碼逐漸擁有更高的壓縮質量和壓縮比，能有效管理高達幾十萬個數量的檔案。第四，檔案管理和檢索技術。檔案數據管理和檢索技術可以借助特定檢索邏輯規則快速從數據庫中找到目標檔案，并打印出所需要的原件和目錄。
三、檔案管理系統的實現
建立檔案管理系統主要預期是變革低效的人工檔案管理模式，實現檔案信息的計算機化管理，以提高檔案資料查詢、檢索的效率。整個管理系統以Client/Server架構為基礎，檔案館內部網絡上運行，并通過擴展實現遠程連接客戶端的功能，從而保障多級應用與檔案數據資源共享?，F代檔案管理系統利用現代科技手段來提高檔案館的管理效率，可有效保障檔案信息的保存和利用。
現代檔案系統一般是以OBMS為基礎，并利用DBMS中得到廣泛運用的關系數據庫模型來對檔案管理系統中的屬性數據進行有效管理。一般檔案管理系統設計以用戶功能需求為原則。首先，管理系統會提供錄入手段，從而將檔案原始數據進行分類和入庫管理，并對數據進行安全管理；其次，管理系統會提供多種檢索和查詢檔案數據方式；第三，系統會提供數據報表和檔案的打印輸出功能，并提供檔案數據的管理維護功能；最后，系統還會能提供檔案設計和規劃功能。所有系統提供的功能都是以用戶的功能需求為依據的，非常人性化。與檔案管理系統功能相對應的系統設計會包括查詢檢索模塊、錄入功能模塊、打印輸出模塊和系統管理模塊?，F代檔案管理系統一般會采用最新的數據庫服務器聯接模式，即只是在人們有信息利用需求的時候（一般系統會設置某個時間段）建立數據庫聯接，用完后系統馬上斷開數據庫聯接，既有利于節省網絡帶寬，又可保證用戶信息安全。而且在使用檔案管理系統錢前，用戶必須首先經過密碼登錄環節，這一步進一步保障了數據和系統的安全性。
現代網絡檔案管理系統一般采用面向對象的方法進行設計，操作起來非常簡便，上手容易，直觀、清晰、簡潔的圖形界面更突顯出人性化設計理念。檔案管理系統采用的計算機處理方式對檔案館進行檔案信息管理極大地提高檔案館檔案信息的管理效率。網絡化檔案管理系統的應用也有利于檔案的保存和查閱，從而減輕管理人員負擔，并且系統能及時打印出各種報表數據和所需目錄，有利于對檔案信息進行及時有效的利用；最后，系統采用的Client/Server運行模式為檔案館之間的信息聯網鋪墊了基礎，促進檔案信息資源的共享。
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【關鍵詞】Web技術；電子檔案；管理系統；設計
隨著計算機技術的發展，計算機技術得以廣泛應用在各個領域，它采用高效的信息處理、提煉等優勢運用至檔案管理中，讓人們更容易使用檔案信息，從而順應時展趨勢。針對上述情況，本次研究提出設計Web的電子檔案管理系統。該系統借助先進的計算機技術對檔案進行管理，檔案管理人員能夠快速查詢、檢索、修改、歸檔等操作，大大提升檔案管理工作的效率。
1.電子檔案管理系統框架設計
本次設計的電子檔案管理系統是在WEB技術基礎上上，WEB技術能為信息安全提供重要保障，進而減少系統信息安全方面的開支?？紤]到公司日常檔案管理流程及需求，在參考類似檔案管理系統設計后，設計出本系統系統具體架構，見圖1。
2.電子檔案管理系統模塊設計
2.1登錄模塊電子檔案管理系統用戶主要為管理員和用戶，用戶在系統上注冊成功后，憑借用戶名稱和密碼登錄系統。在登錄界面用戶需要選擇自己的身份，系統依據用戶身份在相對應的數據表內查詢用戶賬戶、密碼是否存在，只有正確無誤的用戶名和密碼才能進入系統。用戶身份檢驗是確保系統安全、保障系統穩定性的關鍵，用戶身份檢驗能有效預防非法授權用戶使用與入侵，進而維護合法用戶的權益。用戶登錄系統界面見圖2。2.2數據錄入模塊檔案管理員可利用數據錄入模塊，編輯、修改各類檔案數據并實現檔案文本與各類電子檔案原件之間的掛接。數據錄入流程見圖3。用戶在進行案卷、問卷錄入過程中，系統能夠提供添加、編輯、排序、刪除等操作，可任意復制某個記錄。修改操作后可重新替代原始檔案，確保用戶在檢索查詢操作時，直接瀏覽經過修改的新文件。同時，詳細記錄修改信息及舊檔案，便于用戶時刻掌握檔案修改情況。除此以外，電子文件批量掛接功能能把用戶已經錄入的檔案記錄及電子檔案原件依據設定的規則自動對應，便于查詢用戶在檢索條目時瀏覽電子原件。2.3設置權限模塊電子檔案管理的主要功能之一，就是幫助計算機網絡用戶可依據需要隨機在本機上完成檢索、查詢、下載各類檔案資料。必須注意，檔案具有保密性的特點，設置權限模塊促使管理員不僅能保障有權用戶有效利用檔案，也可適當限制用戶對部分檔案的使用權限，確保檔案信息的安全、可靠性。檔案管理員通過對網絡對每位及各部門檔案權限等進行設置，并細化至某個案卷或者文件的權限，為用戶賦予臨時權限。權限設置完成后，檔案管理員除臨時賦予權限外，日常無需開展繁瑣的檢索、歸還等工作，用戶在網絡上即可實現檔案查詢、瀏覽等操作。其流程見圖4。2.4查詢檢索模塊電子檔案管理最主要的作用是在網上對檔案實施檢索，在用戶權限允許范圍內，直接在瀏覽上查詢所需的檔案原文，也支持下載至本地機器上便于用戶使用。檢索查詢模塊為用戶提供檢索、瀏覽、下載等多種功能，用戶根據分類、案卷、主題詞語等進行檢索，也可利用對用戶來說更為直觀的卡片完成檢索。除此以外，管理人員可對用戶庫、日志庫實施組合檢索，并根據需要打印檢索信息，操作流程見圖4。查詢檢索模塊支持多種檢索方法，其中，組合檢索過程中用戶可依據項目、文件信息中的字段進行不同條件的組合，達到條件表達式檢索的效果。卡片檢索方法把項目、文件的錄入界面展現出來，用戶會將其了解的信息填入相對應字段中，即能查到滿足條件的檔案。2.5統計報表模塊統計是對電子檔案庫內各類檔案的工程項目庫、文件庫及案卷庫中的字段實施自定義統計，并輸出相應報表。該模塊可提供修改、刪除、復制統計項、數據轉換等功能，在此基礎上打印相應的信息，執行步驟如圖6所示。2.6設計合理的數據庫設計數據庫就是在特定應用環境中，構造合理的數據庫邏輯模式及物理結構，以此創建數據庫及應用系統，確保其能有效地保存、管理數據，滿足不同用戶的需求。數據庫設計在系統開發中發揮著重要的作用，也是整個系統的核心。設計數據庫時，要依據需求、邏輯結構、物理結構等進行。在此基礎上，筆者對公司電子檔案管理系統進行設計。系統依托Web的計算方法，使用瀏覽器操作便捷性更強，客戶端無需安裝專用軟件，整個系統的管理維護操作更加簡單、快捷。電子檔案管理系統中主要包含檔案表、檔案歸還表、借閱表等，其中，檔案借閱表包含編號、日期、機構、經手人等信息，具體見表1。
3.結語
本文以Web技術為研究視角，深入分析用戶對電子檔案管理系統的需求，基于web技術詳細設計電子檔案管理系統的架構及各功能模塊，以期為各部門更好地管理檔案做出重要的貢獻。
參考文獻
[1]許慧,張立銘.基于Web的圖書館檔案管理系統設計與實現[J].現代電子技術,2016,39(16):48-51,54.
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[3]詹斌.基于Web的檔案管理系統的設計與實現[D].廈門大學,2014.
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【關鍵詞】檔案管理；系統軟件；優勢及功能
為了使檔案管理人員應用一種軟件就可以全面地將檔案工作處理得當，一些計算機軟件開發公司遵循國家檔案局的《歸檔文件整理規則》，為檔案管理行業研發了專業系統軟件，以便統一管理、維護和保障檔案的完整與安全，方便查找、利用等原則，具備高效、準確、簡單、實用的特點。檔案管理系統軟件是集檔案采集、檔案管理、檔案利用于一體的綜合管理軟件。
一、專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢
（一）提高工作效率。檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。（二）能夠更好地開發檔案內容信息。應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。（三）更好地實現檔案保密功能。一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。
二、檔案管理系統軟件的優勢之多數不勝數，而各種檔案管理系統軟件的功能大同小異
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世界上最早出現的管理系統是人力資源管理信息系統，它可以追溯到上世紀60年代末，盡管當時礙于時代的發展限制，計算機技術還在發展當中，所出現的人力資源管理系統的功能與結構都是相對單一的，但正是它的出現開啟了管理系統的大門。人事管理系統也隨之出現。因此，可以說國外的專家學者對人事檔案管理系統的研究起步比較早，我國相比較國外而言具有一定的劣勢。這些劣勢主要體現在：國外在資金方面具有雄厚的實力，在科研方面以及人才培養與儲備方面也具有明顯的優勢。他們的管理理念先進，而且還有著許多公司進行強強聯合。國外尤其是發達國家的人事檔案管理系統的崛起主要是在上世紀70年代，那時計算機應用技術開始快速發展，人事檔案管理開始出現了第二代產品，第二代產品相比較第一代的單一功能而言，進步了不少，開始解決以及彌補第一代產品所遺留下來的問題等，但還是因為時代的原因，不可避免的會有一些系統方面的缺陷，主要體現在我國的人事檔案管理系統的功能還是不夠完善，值得我們去進一步加強；與此同時，我國的人事檔案管理的范圍相對來說還是不夠寬廣，處于相對狹窄的狀態里；我國的人事檔案管理穩定性不高等缺點需要我們進一步的努力。
2.人事檔案管理系統的設計
2.1人事檔案管理系統的內容及功能設計
對于人事檔案管理系統而言，其組成部分為“三管理一維護”，具體是部門檔案管理、人事檔案管理、考勤信息管理以及系統的維護。在這些組成部分中，部門檔案管理、人事檔案管理以及考勤信息管理的內容都包括添加記錄、查詢記錄、修改記錄以及刪除記錄，而系統維護則包括添加用戶、刪除用戶、數據備份、數據恢復以及修改密碼等。人事檔案管理的功能則應包括以下的幾個部分。最簡單的來說，要具有分類統計的功能，能夠自動地對數據輸出顯示其結果；對于用戶來說，要有對用戶登錄權限的管理功能，不同級別的用戶享有不同級別的權限，諸如普通的用戶不能夠對其他用戶的信息進行查詢，也不能擅自更改其他用戶的個人信息或其他資料等；而管理者具有對員工的檔案記錄、查詢以及編輯的功能，這樣既可以保證信息的易管理化，也能使得責任落到具體的部門或個人手中；人事檔案的管理者為了更好地、快速地找到所需求的目標信息，這就需要人事檔案管理系統要創建篩選查詢的條件，可以輕易的對所有的員工檔案進行某一特征屬性的篩選查詢，快速而又準確的找到目標，有助于提高工作效率；最后，人事檔案管理系統還需要有可以滿足各類操作以編輯可視的界面展現給人事檔案管理操作者的友好的人機交互界面。[1]
2.2人事檔案管理系統數據庫的設計
數據庫設計則指對于一個給定的應用環境，構造或設計優化的數據庫邏輯模式和物理結構，并根據此條件來建立數據庫及其應用系統，一次來滿足信息管理要求和相應的數據操作要求的系統。在數據庫應用系統的開發過程中，數據庫的設計主要指各個表結構的設計。因為信息與表格之間具有關聯性，所以信息與信息之間、表格與表格之間都具有相互的關系。數據庫的設計會影響到人事管理系統的實現效果，以此也會對人事檔案管理者最終的工作情況產生影響。就是因為數據庫設計的重要性，人們進而提出了許多數據庫的結構設計及相應的技術，在這些數據庫的結構設計以及相應的技術中，設計的方法是與設計者的工作經驗有著直接聯系的。因此要從根本上解決所有數據庫結構設計的問題，就需要多實踐，在實踐中積累經驗和教訓。[2]
3.人事檔案系統的實現
3.1系統登錄功能的實現
關于人事檔案管理系統的登錄功能，它的主要作用是為了保證人事檔案管理人員才能夠進入該系統，阻止其他非人事檔案管理人員進入系統。這樣有利于系統的安全性與清晰的責任劃分。所以，系統的登錄功能就是人事檔案系統實現的基礎。在進行系統登錄時，首先顯示的是系統登錄的界面來對身份進行驗證，通常的用戶認證方式是通過登錄界面的對話框中依次輸入對應的用戶名以及密碼后，由系統根據數據庫的用戶信息來對所登錄用戶信息進行核實，在確認無誤后，對該用戶進行登錄授權，則該用戶可以登錄。反之，如果數據庫中不包含所登錄用戶的登錄信息，則該用戶的權限獲取失敗，該用戶不能登錄系統。
3.2信息管理與查詢功能的實現
對于信息管理功能的實現來說，主要是后臺數據信息管理的功能子模塊作用。主要包括以下：可以對員工的基本檔案進行數據編輯，將員工的基本信息編輯到該系統中去，這樣一來是由于信息系統的自動化操作，避免了手動操作輸入而帶來的疏忽和錯誤；此外，信息功能的實現還通過人事檔案進行標號，由此一來，每一個號碼對應著一位員工的信息資料，管理人員可以輕松容易地進行檢索與管理；對于人員的信息可以進行添加、更新、修改以及刪除等功能，可以在員工信息進行變更時，及時進行員工資料的更改。對于信息查詢的功能實現來說，就是在登陸之后，獲取了數據庫的授權，可以對信息系統內的信息進行查詢。只要點擊功能菜單下的“查詢”即可實現操作。
檔案管理系統范文5
電子檔案管理系統已成為目前最流行的一種檔案管理系統，它結構簡單、操作方便，適合各層管理人士使用，受到各級管理層人士的青睞。檔案管理由電子管理模式替代了傳統的紙質管理模式.ASP是一個Web服務器端的開發環境，它可以產生和運行動態的、交互的、高性能的應用程序。本系統對檔案管理系統的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統在ASP的開發環境下，使用Access數據庫，實現了企業職員檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統從需求分析、系統的設計、具體功能的實現都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。
關鍵詞：檔案管理；ASP；Web技術；管理系統
1 引 言
作為計算機應用的一部分，使用計算機對人事檔案進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發展，科技進步，檔案的載體發生了變化，出現了電子檔案。電子檔案不同于傳統的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業、部門都采用了電子檔案管理系統，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前， 針對各類檔案館對檔案管理現代化的迫切需求， 眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現在以下幾個方面:
(1) 價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統對于大多數中小型檔案館來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的中小型檔案館和基層部門推廣。
(2) 技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統的安裝配置與系統管理都需要有較高的專業知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發商的依賴性很大。
(3) 片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格， 采用了“以大充好”辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際工作當中， 一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
2 檔案管理系統系統分析
2.1 系統需求分析
目前為了提高檔案管理的水平，檔案管理員需要對檔案信息的錄入、修改、查詢、刪除、還原的功能一體的管理系統；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現檔案的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使工作人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入員工信息要求準確、完全；管理員和員工能夠對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到員工的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，而一般用戶不能對信息進行添加、刪除。本系統的目的是為了讓檔案信息管理員通過電子檔案系統快捷、方便的了解企業的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司檔案的存取。
2.1.1 用戶身份級別要求
根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶。系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。
系統管理員：使用本系統的檔案管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對檔案信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除檔案信息的權限。 2.1.2 系統功能模塊設置
具體操作：對檔案信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。
? 檔案信息的錄入：管理員對人事信息的添加
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：檔案管理員可以在檔案庫里新加檔案信息，需按員工實際信息錄入；
? 檔案信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在檔案信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使員工信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的員工信息；
? 檔案信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的檔案信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢；
? 檔案信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退員工檔案信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
? 檔案信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的員工信息，便可以直接通過Word文檔對員工信息進行打印。為方便管理統計員工信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有員工列表，對其員工列表進行打印。
? 管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置
操作對象：管理員
檔案管理系統范文6
關鍵詞：檔案管理系統；優化與設計；
文章編號：1674-3520（2015）-04-00-01
檔案管理是我國文化事業的重要組成部分，目前大型機關、單位和公司等的檔案數量比較多，如果僅靠人工來管理這些檔案會比較的麻煩。要改變這種狀況，需要建立檔案管理系統，既能減少工作人員的工作量，又能很好的提高檔案的質量。隨著世界經濟的快速發展，計算機信息技術的不斷普及，傳統的紙質檔案已經不能滿足現在我國經濟的飛速發展，電子檔案管理系統能夠彌補一些紙質檔案系統的不足，為經濟發展提供便利。與電子信息檔案相比，傳統的紙質檔案存在很多的不便利，例如保存與查閱比較難，紙質檔案容易潮濕和被蟲蛀，由于時間的問題，紙質檔案還容易損壞、模糊等。檔案一般數量眾多，并且十分復雜，有的還需要保存很長時間，查詢紙質的檔案是一項非常復雜的工作，工作效率也不會很高。電子檔案可以使檔案管理工作系統化、規范化、自動化，從而提高檔案管理的效率。
一、紙質檔案的優點和缺點
（一）紙質檔案的優點。任何形式的檔案都有自己的優點和缺點。紙質檔案也不例外，紙質檔案也有自己的優點。首先是直觀性，在實際工作中要查詢紙質檔案的時候，只要檔案沒有被涂改、沒有損壞也沒有丟失的話，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真實性和安全性，紙質的檔案在做成以后，很難被涂改或是修正，因為涂改或是修正后，一般都會留下痕跡，而檔案的作用就是作為真實和安全的憑證，很難修改，真實性和安全性也就有了保障。雖然現在電子信息檔案用的比較多，但是人們還是普遍認為紙質檔案具有很高的可信度。最后是法律效力和憑證效力，在遇到法律問題的時候，電子檔案的使用一般都很謹慎，人們也普遍認為紙質檔案可以作為司法部門取證所需的憑證，具有法律效力。
（二）紙質檔案的缺點。雖然紙質檔案有自己的優點，但是缺點也是很明顯的。首先是紙質檔案的存儲空間問題，紙質檔案一般都會存放在檔案室里邊，隨著時間的不斷推進，需要存儲的檔案也會越來越多，需要占據更多的空間。檔案室一般需要專門的工作人員進行看管，有的檔案還需要定期進行維護，極大地增加了工作人員的工作量。其次是環境因素等，紙質檔案顧名思義是以紙為載體的，紙的保存期限是有限的，并且也極大容易受到環境的影響，例如，潮濕、蟲蛀、高溫等都會對紙質檔案產生影響。同時紙質檔案也容易破碎、損壞，字體容易模糊，這些都對紙質檔案的作用產生了極大地影響。最后是其他檔案的發展，隨著電子檔案等的發展，越來越多的人使用電子檔案，這對紙質檔案形成了較大的沖擊，對紙質檔案的發展產生了極大地制約作用。
作為檔案管理系統的一種，電子檔案有自己的特點。
二、電子檔案的優點和缺點。
（一）電子檔案的優點。隨著計算機的發展，電子檔案越來越受到人們的青睞，電子檔案有自己的優點。首先是能夠提高效率，計算機能夠提升工作效率，在進行存儲和查找的時候也能夠提升工作人員的速度，查找起來也相對的比較容易，極大的減輕了檔案工作人員的工作量。其次是大量存儲，電子檔案存儲系統不需要很大的空間也可以將檔案儲存完整，也不會因為環境因素的影響而減少存儲壽命。再次是保密性能好，電子檔案主要儲存在計算機上，如果對系統進行了加密措施，做好了檔案的保密措施，沒有權限的人是沒有辦法進入電子檔案查詢檔案的。最后是電子檔案的質量比較高。紙質檔案一般由人來存儲和排列，太多人為因素會導致檔案錯誤的概率增加，而電子檔案則沒有這方面的問題，電子檔案的質量和利用率比紙質檔案要高。
（二）電子檔案的缺點。雖然電子檔案被越來越多的人使用，也有自己的優點，但是電子檔案也有一定的缺點。首先是容易被人篡改，電子檔案的主要載體是計算機，如果管理人員、黑客或是電腦病毒等對電子檔案進行拷貝、篡改，這些修改后的檔案一般不會留下痕跡，也不容易被人發現，這樣就很容易讓人對電子檔案的真實性和權威性產生質疑。其次是電子檔案存在安全隱患，存儲電子檔案的計算機由于系統漏洞問題，很容易被黑客入侵，導致電子檔案被竊取、拷貝和篡改，這樣電子檔案的保密性就得不到保證，檔案管理人員的工作量也會增加。最后是電子檔案缺乏管理制度，由于目前對計算機還缺乏比較有效的管理，所以不同地區、不同企業對電子檔案的管理系統也有所不同，這樣會對電子檔案的統一利用產生一定的影響。
三、檔案管理系統的設計。
（一）電子檔案數據庫的設計。我國實際的工作中，一般使用的數據庫是全關系型GIS數據庫管理方式，這種模式應用起來相對比較的純熟，而且它的升級投入過程不需要使用過多的資金。雖然這一模式的讀寫效率較低，但是比起其優點，還是很值得推廣使用的。
（二）電子檔案數據的掃描。對檔案數據的掃描通過計算機控制相機進行，通過計算機控制能夠保證掃描的質量，還可以提升檔案掃描的效率。這種掃描可以將JPG圖片文件轉化為PDF文件，PDF格式的文件占的空間較少，也有利于系統的存儲。
（三）電子檔案的自動入庫。傳統的紙質檔案需要人工對檔案進行分類、入庫和封存，在檔案的創立階段需要大量的人員付出大量的工作量?，F在的檔案管理系統通過掃描，將文件轉化格式，自動存入相應的數據庫，只要設定好相應的程序，電腦就可以自動完成，減少了大量的工作量。
（四）電子檔案的安全性保存。通過對計算機進行保密，電子檔案能夠被安全的保存，這樣能夠很好的保證檔案的真實性和有效性。一直以來我們使用的都是傳統的紙質檔案管理系統，這種方式存儲的檔案具有很高的法律性和有效性，但是受紙張和環境的影響，紙質檔案的保存年限會有所不同，而且比較容易損壞、遺失和模糊。為了提升紙質檔案的壽命，使紙質檔案能夠妥善保存，我們使用電子檔案系統，電子檔案系統通過優化設計可以保證其真實性和安全性，保密程度也會加大。檔案管理系統的合理使用，能夠為社會發展提供準確有效的數據，促進社會的發展和進步。
參考文獻：
[1]羅玉霞.檔案管理系統的設計與實現[J].科技創新與應用，2013（18）.
