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檔案整理工作安排范文1
（赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：現代化信息技術的發展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規范化整理的關鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號，實行新型的整理模式[1].本文針對當前階段高校檔案管理工作中存在的主要問題，提出新背景下優化檔案管理模式的具體措施.
關鍵詞 ：新背景；網絡應用；高校檔案；規范整理；思考
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0173-02
高校檔案的整理工作不僅是一項公益性的信息服務工作，更是為了實現其真正的社會價值，檔案的社會價值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動檔案整理工作逐漸規范化的動力[2].在網絡信息化的時代背景下，高校的教育工作也進入了一個新的發展階段，檔案管理也要主動適應新背景下的發展要求，提高檔案管理的規范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進行.
1 高校檔案規范整理概述
檔案是指機關、組織或者個人在社會生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內的一系列活動，高校的檔案管理工作一般由檔案室負責，并直接對檔案信息進行管理和提供參考服務，是國家檔案管理的重要組成部分[3].
高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學等信息進行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項工作提供可靠的參考和服務，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會價值.現代化信息技術的發展推動了教育體制改革不斷向前發展，網絡信息技術成為高校運行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規范化的方向發展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.
高校的檔案整理工作要迎合社會的發展趨勢，與網絡信息技術融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網絡管理的應用使新背景下的高校檔案整理工作發生了質的變化，但是由于規范化管理的程度不高，在實際的檔案管理工作中還存在一些問題.
2 當前階段高校檔案整理工作中存在的問題
2.1 檔案管理觀念落后
高校師生信息資源的現代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進行形式上的創新，更要注重對實質內容的改變[4].有些學校沒有意識到檔案整理工作對推動教育進步的重要意義，認為檔案整理工作只是一項沒有實質要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養成良好的使用檔案的習慣.有些學校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務優化目標，一些檔案管理工作人員文化素質不高，導致檔案整理工作的創新力度不夠，跟不上時代的發展腳步.
2.2 工作效率低下
檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質檔案的校對和整理都需要耗費大量的人力和物力，導致整理過程中容易出現遺漏和錯誤，工作效率不高.一些學校認為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導致整理工作出現錯誤的頻率增加，整理效率不高.
2.3 現代化裝備設施條件差
投入資金不足導致現代化的信息設備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發展.有些學校雖然配備了現代化的計算機設備來輔助檔案管理工作，但是設備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進行[5].現行的檔案管理軟件和實際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內容不全面，分類標準不明確，導致軟件系統不能很好的適應檔案管理工作.
2.4 資源無法共享
學校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實現信息之間的共享.部門之間對檔案信息進行分別統計、管理，有些檔案信息也因為部門之間缺乏溝通而被反復收集，浪費了多余的人力物力.
2.5 高校信息合并帶來的新問題
近年來政府為了擴大高校規模，整合教育資源，往往將幾所學校進行合并，這也給學校的檔案整理工作增加了難度.學校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學校之間檔案整理的標準也不盡相同，導致重新統一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動也導致檔案的交接困難，無法及時補錄檔案信息.
3 有關檔案管理工作規范的頒布施行
國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規則》（以下簡稱“《規則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進行詳細具體的規定，在全國范圍內全面推行文件管理的規范化、標準化和科學化，實現檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會于1993年頒布的《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》進行整理和立卷，但是在全國范圍內施行的《規則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因為高校檔案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規范化整理的社會趨勢下，就需要高校依照相關的法律法規有效的開展檔案整理工作[6].
4 信息化背景下高校檔案整理網絡應用的必然趨勢
高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進行合理的保存，更是對檔案資料進行開發利用促使其創造更多的社會價值，檔案信息的社會價值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學校已經進入了一個以信息技術應用為中心的全新發展階段，在信息化以及網絡化的時代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動適應新的發展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運行僅僅依靠現有的人力物力還遠遠不夠，需要與網絡信息技術融合，才能促進整體效率的提高.
4.1 當前階段高校檔案整理工作網絡應用的現狀
當期階段我國高校檔案管理工作的網絡化應用與世界上許多先進的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統的手工處理方式，即使有些院校已經開發了一套檔案信息管理系統，但是系統本身存在的缺陷與使用上的不合理也導致了檔案管理系統成為一種擺設[7].檔案整理人員的網絡應用意識不高，雖然能夠利用計算機打印出規范整潔的目錄，但是檔案管理的網絡化程度仍然很低.
4.2 實際工作中應用網絡信息技術進行檔案整理的不足
有些高校的檔案管理系統只適合單機操作，數據系統設計的也較為簡單，只是簡單的實現了檔案資料的自動編目與自動檢索，卻沒有開發其他實質性的應用，輔助立卷的出現雖然擴充了信息技術的應用范圍，但是仍然沒有實現信息之間的共享，單機網絡環境下的檔案管理軟件已經與網絡時代的信息共享嚴重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.
高校檔案類型不只是包括紙質的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術的復雜性限制了其在信息管理中的廣泛應用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個統一的數據庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.
5 提高高校檔案規范化整理水平的具體措施
5.1 實現檔案信息的數字化管理
檔案信息的數字化管理是提高檔案規范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復雜性與精確性使傳統的人工管理方式無法適應大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統的思維模式，采用更加科學的方法實現檔案信息的數字化管理.檔案信息的數字化管理與技術的實現是一項非常龐大的系統工程，不僅需要大量的技術資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會效益和經濟效益的檔案信息進行數字化處理，對那些基本沒有利用價值的檔案進行暫時保存，提高檔案信息數字化管理的效率[8].
5.2 高校檔案管理模式的優化
當前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進行統一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優點，具體表現在可以精簡機構和管理人員，實現各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據本身的檔案整理現狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實現信息資源的互補和共享，才能實現各類檔案信息的保管和有效利用.
6 結語
當前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據自身的工作實際，逐漸適應新背景下的網絡應用發展趨勢，結合國家檔案局和教育部頒布的有關規定，采取更加合理、科學的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費，保證自身的檔案整理水平向著科學化、規范化的方向發展.
參考文獻：
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檔案整理工作安排范文2
關鍵詞：積存零散文件；收集整理；做法
中圖分類號：G271
文件材料的整理是按照科學的方法和規則進行的，是一項專業技術性的工作。對歸檔的文件材料進行科學的整理是檔案室的主要任務之一。通過收集工作集中到檔案館韻檔案，只有經過科學整理，使零散的文件資料實現條理、秩序，并將其中的關鍵成分通過整理凸現出來，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業務的中心環節。此項工作比較復雜，是一項較為艱巨的任務，怎樣才能系統的整理這些文件讓它們的價值得到充分發揮呢？下面談談它的做法與體會。
1、做好積存零散文件的整理準備工作
1.1制定高效可行的整理工作方案
為了使積存零散文件的整理工作能夠順利地進行，在整理以前，應先了解檔案的情況，訂出一個整理工作方案。此工作方案包括以下內容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動組織，以及各次工作完成時間。根據所要整理的檔案狀況、數量以及參加整理的人數的不同，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯系的或同類型的若干全宗時，也可以合編一個整理工作方案。
1.2立檔單位的歷史沿革
積存零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結果，應寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學地組織檔案整理工作的依據，如對該全宗及其各個部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應在研究全宗材料實際情況的基礎上確定。較為詳細的歷史考證，不僅是檔案整理的整個過程中一種必要的參考材料，它對判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機構等等，都有輔助作用，而且對日后進行檔案價值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質量較高的歷史考證，實際上是一種頗有實用價值的工具書。
1.3 立檔單位的檔案狀況
立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構成。立檔單位的主要內容如下：（1）立檔單位成立的時間和原因，機關名稱的變化，撤銷的時間和原因，機關的名稱；（2）立檔單位的性質、任務和職權范圍，它在社會中的地位，它與其他相關組織的關系；（3）立檔單位活動的情況，如活動地點、范圍等；（4）立檔單位內部組織機構的設置及其職能，機構的變化，立檔單位及其各組織機構負責人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內容：（1）全宗檔案內容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經過整理，是否受過損失和經過銷毀，及其它情況）；（3）檔案現狀，如整理、鑒定的質量等；（4）檔案被利用的情況?？傊n單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過程中邊使用邊補充修改，全宗整理結束時最后修訂定稿，存入“全宗卷”內。
2、積存零散文件的整理程序
整理積存文件特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎上制訂整理工作方案時，必須科學地安排整理工作程序，它對于提高工效和整理質量具有直接意義。整理積存零散文件的工作程序大致如下：（1）區分全宗；（2）全宗內檔案的分類（分類中補充區分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補充分類），擬寫標題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調整案卷，修改標題，系列排列案卷內的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內文件編號，填寫卷內文件目錄和卷末備考表，卷內文件技術修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內案卷的排列順序和案卷編號；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統地整理零散文件的一般程序。在實際工作中，應根據不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎上，有規律地交錯結合而組成的；零散文件的整理程序及其實際運用較為復雜，但如運籌得當，卻又可能擺脫材料由文書部門經檔案室到檔案館這種常規流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學。
3、積存零散文件的整理措施
最近幾年以來，我公司在檔案管理的過程中存在很多問題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過程中，常常會由于檔案管理方法以及管理措施過于落后導致管理效率水平低下，造成管理不規范。這就要求我們必須不斷的更新改進檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在檔案整理過程中需要通過采用現代化信息技術來提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進行。
3.1 通過制定統一的分類標準，采用現代化技術進行分類整理
在人工立卷的過程中，工作人員都是按照自己對文件的理解進行分類，雖然分類標準都能夠統一，但是每一個人對文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過程中也存在一定的不一致現象，難免會發生分類不準確的問題，這就直接影響到了檔案的整理質量，在日后對檔案進行搜索和利用時會產生很多不便。另外傳統的紙質檔案整理工作過于繁瑣，需要大量的勞動力，耗費過長的勞動時間。因此通過使用現代化計算機技術進行積存零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對案卷的標題進行擬定，可以有效的降低勞動強度，縮短勞動時間，并且在利用計算機進行檢索時更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發揮計算機檔案整理的優勢，有效提高積存零散文件組織整理工作的效率。
3.2 提高積存零散文件管理人員的素質水平
檔案整理組織工作的質量會直接受到檔案管理人員業務水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業務水平，讓其能夠更好的適應檔案組織整理工作的需要，應該盡可能的調動工作人員的工作積極性，增強他們的工作責任心。由于積存文件特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點，所以還需要及時更新管理方法，這就對檔案管理人員提出了更多的要求。而過去所采用的方法已經無法再繼續適應現階段的發展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓工作，幫助其盡快掌握管理新技術。
4、 結語
檔案整理工作安排范文3
一、農業科研院所檔案管理現狀
我國農業科研院所一般在50年代成立，已擁有60年左右發展歷程，檔案管理涉及范圍廣，包含科研、財務、文書、人事、基建、音像、實物等相關資料，內容繁雜，傳統的檔案管理模式和工具，已經難以滿足科研院所發展需求，無法適應信息化發展環境。目前，農業科研院所的檔案管理仍然存在許多問題。
1.檔案管理仍然采用傳統管理辦法。一些農業科研院所雖然對歷年檔案進行了歸檔整理，編目錄、按部門或事件分類、編頁碼、采用線裝裝訂立卷、入盒，擺放整齊。在機構檔案資料少的情況下，這種傳統歸檔方法對日后工作利用無可置疑。但隨著農業科研事業的日益發展，不斷開拓業務范圍，業務量逐日逐年增長，應歸檔資料也大量增加。如果還是采用傳統歸檔方法，已經不適應科研院所不斷擴大業務發展的利用需求。檔案量大，利用起來不方便，查閱一份文件如大海撈針。
2.各類檔案未統一管理。農業科研院所涉及綜合辦公、人事、財務、科研管理、行政管理、業務一線等部門，涉及檔案類別較多，有文書、人事、會計、基建、影像、實物等檔案。這些類別的檔案在相關部門分散管理，沒有由辦公室統一管理，文件零散，沒有按照檔案管理質量標準歸檔，有些文件到了要用時才發現不知在何處，甚至遺失。這種管理狀況不利于檔案的日常保管和查閱利用。
3.檔案管理庫房設備落后?？蒲性核鶛n案管理部門沒有規劃專門用于存放保管檔案的庫房，即使有也是設備落后，沒有鐵皮柜或密集架，沒有安裝防盜門、防盜窗、窗簾、空調、溫濕度儀等基礎設施設備，達不到防火、防盜、防潮、防光、防蟲等存放檔案最基礎的要求。檔案管理硬件不到位，不符合檔案保管的基礎條件，導致檔案管理實現不了檔案質量控制標準。
4.檔案管理員流動性大?？蒲性核鶛n案管理一般掛靠在綜合性辦公室，沒有安排檔案管理人員，一般是由身兼數職的人員兼任檔案員。這類人員由于承擔了其他工作職能，崗位變換與調整的概率很大。對檔案知識剛開始有點熟悉就面臨輪崗，新來的接班人因也是半路出家，無法系統、完整管理檔案?？傊?，檔案管理員的流動性不利于檔案管理工作的穩定性、延續性、科學性與系統性。
5.檔案管理員綜合素質不高?？蒲性核鶛n案管理人員一般是由其他專業技術人員兼任，不是檔案學專業人員，屬半路出家。同時，由于身兼數職，工作繁忙，沒法參加檔案類專業技術培訓，沒法及時更新檔案專業技術知識。由于檔案整理與保管等專業知識的欠缺，導致整理檔案流程不規范、不標準，出現文件資料缺失現象，達不到檔案歸檔質量控制標準。由于整理不規范、不標準，使后期檔案查閱不方便，或者重新整理，出現惡性循環。
二、農業科研院所檔案管理意義
做好文書、會計、科研項目、音像、基建、人事檔案的規范管理，對農業科研院所的內部規范管理起到重要作用，對農業科研院所的長遠發展具要重要意義。
1.有利于科研業務發展。一是有利于促進農業科研項目的研發力度。由于每一項科研項目的立項、可行性報告、項目進度、驗收、鑒定、績效評價等資料得到了完整歸檔，為開發新項目提供了借鑒與參考。二是有利于農業科研院所對科研項目的統計與匯總。三是有利于實驗室建設，促進基礎研發。四是有利于知識產權保護。
2.有利于人力資源管理。由于人事檔案的規范管理，有助于農業科研院所厘清本單位各類人員基本情況，如年齡分布、專業情況特點、專業技術水平，及時摸清飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，清晰了解人員梯度情況。對本單位人員有一定的清晰了解與認識，有幾方面好處：一是有助于職工培訓與職業生涯規劃，利于干部培養與鍛煉；二是有助于合理調整人員崗位，實現人盡其才，使人的潛能發揮到最大化；三是有助于有目的有計劃地培訓高層管理人員；四是還能更好地定位引進人才的需求設置，招聘到更加適用的專業人才；五是有利于干部隊伍建設。
3.有利于內部規范管理。由于各類檔案規范管理，一方面，有助于農業科研院所內部流程的控制管理，及時掌握單位內部規章制度運轉情況，淘汰不適用的，根據最新情況制訂和修訂一批適用性強、可行性高、可操作性強的規章制度，使各項運轉流程更加規范、合理、順暢、高效；另一方面，也有助于滿足單位因面對各項檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀檢的各項審計檢查，本單位及上級主管部門負責人的任中和離任審計，本單位年度財務審計，各類項目審計，其他項目檢查、績效考核檢查，等等。
4.有利于品牌建立與宣傳。第一，由于檔案規范管理，各類資料得到規范管理，檔案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，內外信譽度提高，形成高效而內涵豐富的農業科研機構企業文化。第二，音像檔案的有效、高質量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于農業科研院所的品牌建設，有利于產品宣傳，提升農業科研院所的內外部形象。5.有利于各項業務的順利開展。農業科研院所各部門開展業務的資料及上級和同級部門的來文通過規范整理后，使單位能夠更進一步總結以往年度所開展的各項業務完成情況，找出創新點、亮點以及需要突破的瓶頸項目，列出下一步的主要工作清單，制定未來重點工作任務計劃，從而更加有條不紊地推進各項工作。
三、提升農業科研院所檔案管理水平的建議
針對農業科研院所檔案管理存在的問題，結合農業科研院所的業務職能特點，可從以下幾方面提升農業科研院所的檔案管理工作水平。
1.增強檔案管理意識，重視檔案管理工作。農業科研院所領導層要重視檔案管理工作，安排具體分管領導，對檔案工作統一規劃和部署，把檔案工作與業務工作放到同等位置，列入每年工作重點，年初制定每年檔案工作重點計劃，年終做好每年檔案工作總結。同時努力強化全員檔案管理意識，具體到每個部門、每個崗位、每一位業務經辦人都要樹立檔案整理意識，認識到檔案管理的重要性，每經辦一項業務就完成該項業務資料的整理，按照事項、時間順序整理好，擺放到指定位置，到了指定時間移交檔案管理部門統一歸檔。只有這樣，才能使人人參與到檔案工作中來，提升檔案管理工作的整體水平。
2.完善檔案管理制度。農業科研院所根據國家《檔案法》、檔案管理質量控制標準及相關政策文件精神制定和完善適合本單位職能特點的檔案管理制度，包括庫房管理制度，文書、會計、人事、基建、科研、音像等檔案整理標準或整理工作指引、管理細則。有了制度就有了工作指引，使人人知道檔案管理的步驟與注意事項。農業科研院所各部門不僅是負責檔案工作的綜合辦公室，其他部門，如人事部門、財務管理部門、科研管理部門及業務部門，都要統一意識，遵從本單位檔案管理制度，強化檔案管理的意識和基本知識，讓人人參與到檔案管理工作中，使檔案管理融入每個部門每個人員的日常工作中，降低檔案綜合管理部門開展工作的難度，提高檔案管理水平，如資料收集的完整度、規范性，使單位檔案管理規范、統一、整齊。
3.設立檔案統一管理部門。農業科研院所的業務范圍廣泛，涉及的資料種類繁多，有文書、會計、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部門管理，各部門之間會因業務不交叉或相互間有隔閡而不會資源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使資料零散，長期下來有可能導致資料丟失，不利于檔案利用，辦事效率低下，也不利于檔案的長期管理。農業科研院所要設立職能部門，如綜合辦公室，統一管理文書、會計、人事、基建、科研、音像等所有檔案，統一規劃庫房，統一按規范、標準整理，使檔案整齊劃一。統一管理和利用，包括整理歸檔、維護、查閱、借閱、復印、掃描等，迎接審計和巡視檢查等的查閱，有利于檔案的保護，提高利用率，也有利于檔案匯編，提高使用效率。
4.使用現代檔案管理軟件。農業科研院所要結合數字農業發展形勢，順應現代辦公軟件的使用形勢，結合現代化計算機科技，安裝和使用現代檔案管理軟件，運用現代化管理手段，簡化檔案管理辦法，改善檔案管理條件。使用現代檔案管理軟件有幾方面的優點：一是簡化了檔案管理方法，提高了檔案整理效率；二是方便檔案檢索、查閱，提升檔案利用率；三是在檔案管理系統上直接調取需要的文件掃描件以及相關數據，減少了翻閱紙質檔案的幾率，紙質檔案也因此不易受損，一定程度上保護了紙質檔案的完整性；四是有利于推進檔案管理數字化建設，迎合數字農業的發展需求，助力農業科研事業發展。
5.完善檔案管理設備。農業科研院所要規劃一個統一存放檔案的庫房，按照檔案管理標準安裝防盜門窗、空調，配備除濕器、溫濕度儀、滅火器等，安裝具有防潮、防塵、防火、防蛀的密集架或檔案柜，使檔案存放在安全的環境中，有足夠容量的柜子，滿足檔案長期存放要求。
檔案整理工作安排范文4
1．對工程檔案認識不到位。施工單位不少管理者，對于工程檔案工作的認識還很不到位。因為工程建設只要以質量為中心，按照施工的要求完成了各階段的工作任務，達到了相應的質量標準，工程就可以順利完工。因此，他們并沒有把工程檔案管理工作，當作重點工作來抓。有的單位雖然安排了人員，但他們對工程檔案缺乏正確的認識，不精通檔案專業知識。有的基層單位由于管理人員相對較少，單位領導讓單位辦公室人員兼職這份工作。雖然辦公室對于文件及資料比較熟悉，但是，工程檔案管理工作，畢竟不是簡單的文件收集、保管和利用，而他們整理出的檔案也和崗位要求相差比較遠。
2．工程檔案管理制度不完善。當前，許多單位沒有制定比較完整統一的公路工程檔案管理辦法和規章制度。管理工作無章可循。部分工作人員工作被動，工作相互推諉、敷衍塞責，造成許多文件資料原始記錄無法找到，影響了檔案工作的開展。有的單位雖制定了工作制度，但缺乏有效的監督機制。規章制度寫在了紙上，掛在嘴上，形成檔案管理工作形式化，走過場現象。突出表現在于檔案工作交接時比較混亂，給日后檔案管理工作，造成了很大困難。
3．工程檔案管理人員素質不高。近年來，檔案管理人員比較少，大部分由工程管理人員兼職檔案工作，由于缺乏專業的知識，在面對具體工作時，素質不高，能力欠缺，敬業精神、奉獻精神、吃苦耐勞精神、業務素質和文化水平等方面都比較差。再加上該項工作具有一定的強度和難度，造成人員不安心工作，影響了檔案工作持續有序開展。
二、做好公路工程檔案管理工作的對策
1．加強管理，提高對檔案工作的認識。各單位領導要高度重視工程檔案管理工作，把工程檔案管理工作納入工程公路工程檔案管理工作的難點與對策文/索學艷管理工作的重要日程。各項目建設單位，應在公路工程建設項目開工前，成立檔案工作管理機構或部門，抽調具有較高素質和較強責任心的人員，負責收集、整理工作項目建設檔案。并將收集起來的檔案材料，及時整理匯總。定期向上級主管部門匯報檔案變化情況，使檔案人員進一步了解掌握工程開工竣工情況的進展，為逐步實現檔案管理工作規范化、科學化，打下良好基礎。
2．完善制度，規范檔案工作管理。健全完善的制度，是確保各項工作取得成功的關鍵。各項目建設單位，要結合實際制定科學的管理制度。一是要制定工程檔案管理辦法，具體明確歸檔的范圍及保管期限，規定工程檔案管理工作標準，使公路行業的工程檔案管理穩步有序發展。二是建立溝通聯系機制。爭取工程建設相關部門支持和配合，形成分工協作、齊抓共管的良好局面。三是加強監督和指導。做到工程即時完工，檔案及時歸檔，然后驗收入庫。四是要把項目檔案工作與項目建設同步規劃。做到同部署、同安排、同檢查、同驗收。
3．增強服務意識，提高檔案服務能力和水平。檔案管理人員要增強服務意識、參與意識和效益意識。努力為工程建設提供良好服務，為公路建設事業發展提供可靠依據和有力憑證。要經常深入施工現場，調查了解工程建設，并結合歸檔的工程檔案資料，有針對性的提供工程檔案服務。同時，要加大工程檔案資源的開發力度，深入研究工程檔案，積極開展工程檔案編纂工作，為工程建設發展提供多層次全方位的信息服務。
檔案整理工作安排范文5
檔案管理工作的發展與業務建設，既有上級業務主管部門的支持，又有局領導的關心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領導小組，確定了領導責任制，明確了專門管理工作人員，劃定階段性任務、目標，實現了檔案管理制度化、規范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》，提高機關的檔案管理水平，列入了機關工作的重要議事日程，對檔案工作進行了專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環節，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法措施，對相關工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經濟投入、人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉和安全。
一、嚴格管理，全面完成檔案整理、安全和宣傳工作
在繼續鞏固和完善檔案管理標準的基礎上，進一步提高檔案管理工作標準，增大在檔案管理方面的投入，解決檔案管理工作中的實際困難，嚴格依法治檔，加快檔案信息化進程。
一是重視檔案管理隊伍建設。安排專人管理檔案室并且對其進行安全管理培訓，現有專門從事檔案管理工作人員3名。同時注意對檔案管理人員的教育，平時注重開展形勢多樣的業務學習，打造了一支強干的檔案管理隊伍，檔案管理同志文化素質高，業務能力強，工作認真負責，對來查找檔案的科室和群眾都能熱情接待，按照《檔案法》提供優質服務。
二是及時完成文件歸檔入庫和分類整理工作。對于各類檔案，我們都嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，并且將每個科室的檔案進行專柜存放，日期標注清晰，以免造成混亂。另外對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。每年年底我們專門抽調人員對年度檔案進行分類整理，完成了年度立卷裝盒工作。同時，將人事檔案與業務檔案分離，由人事科負責，加強人事檔案的保密性。隨著電子文件檔案管理系統開展，在單位領導的重視下，嚴格執行保管制度，從技術要求和管理措施兩方面有效地保證了檔案信息的安全管理。經過多年的建設，基本實現了機關檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。
三是加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查，對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。盡管現用辦公地點緊張，但還是克服困難，設立了專門檔案室，采取切實有效措施，安排專款進行徹底殺蟲，目前未發現霉變、蟲蛀現象，為確保汛期檔案室的安全，我們選擇了地勢較高的庫房來存放檔案，并且保證室無火災、水泡等安全隱患。確保了檔案的安全。正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
四是加強檔案宣傳工作。檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們在全局干部職工大會上多次強調對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工學習了《檔案法》，取得了較好的效果，全局檔案管理法律意識明顯加強。
檔案整理工作安排范文6
【關鍵詞】企業 檔案 管理工作 思考
由于企業員工的流動，企業檔案管理工作具有流動性，同時企業應該合理的安排員工工作，給予員工公平、公正的工作環境，讓員工在工作發展中受到平等的待遇，企業檔案管理工作具有客觀性。企業檔案管理工作應該客觀的記錄員工在聘用與離職期間的工作狀態，在員工離職后，將員工檔案封存，以便于崗位新員工查詢其工作內容。企業檔案管理工作在招聘過程中，是根據員工自身的工作經驗、個人經歷以及專業技能進行合理的聘用與崗位安排，因此企業檔案管理工作也具有個性化的特點。
一、現階段企業檔案管理工作存在的問題
企業檔案管理是依據員工的個人經歷、工作經驗、身體狀況和工作狀態等進行整理和總結的重要檔案。企業檔案應該真實反映出員工的工作績效和個人能力。現階段，我國企業的檔案管理工作崗位沒有成為企業的重要崗位，企業和員工都忽略了自己的檔案管理，企業員工個人和工作團隊整體沒有良好的掌握，員工也沒有對自身條件和工作崗位得到充分的了解，員工的積極性沒有被充分地調動起來，使得企業在發展中出現了停滯不前的狀態，員工對工作出現懈怠的情緒。
企業檔案管理工作理應被重視，特別是涉及到人事內容，讓企業無論在人員的競爭上還是在整體經濟效益的競爭上，都可以持續穩定名列前茅。為了讓企業更加成熟穩定的發展，員工在企業中有公正的升職加薪發展空間，在企業檔案管理工作中，也應該客觀地對員工的思想工作態度進行公正評判。
二、企業檔案管理人員存在的問題
現階段，我國很多企業對人事檔案管理人員沒有同定的工作崗位安排，使得企業人事檔案管理工作人員的整體管理水平得不到提高，企業人事檔案管理工作不能發揮出最大的作用。企業檔案管理人員應該有著積極的思想，可以積極主動地為每一位員工服務。企業人事檔案管理工作也是一項服務工作，人事管理人員應該本著對員工和對企業負責的態度進行工作，每一位員工在工作中的優秀表現都應該記錄在個人檔案中。企業員工檔案管理只是停留在員工人職或招聘時的一張簡歷上，這樣企業人事檔案管理工作不能客觀反映員工的工作績效，對于不同員工工作狀態一概而論。
企業人事檔案管理人員應該設置多個職位，這項工作需要員工之問互相監督、互相促進。我國很多企業在人事崗位的設立上，只用一個人或者其他崗位兼任，這樣做很容易讓別有用心的企業人事管理人員鉆空子。企業人事檔案管理工作需要綜合職業素養較高的員工才能勝任。人事檔案管理工作是企I穩定發展的基本保障，企業人事檔案管理工作人員應該加強責任意識，對企業人事的變動及時調整檔案。
三、正確處理企業檔案管理工作中容易出現的問題
因為企業人事檔案管理工作具有流動性，所以，企業人事檔案管理工作應該及時、有效地進行變更。企業人事檔案管理工作需要正直和有責任心的員工來進行工作。企業人事檔案管理人員應該在崗位中保持清正廉潔的工作思想，企業人事檔案管理工作具有客觀性，企業人事檔案管理人員不能在企業選拔和聘用人才受賄收賄，企業應該對人事管理人員進行定期的考察與監管。企業在監管的過程中可以指定相關的規章政策，讓員工們相互監督，制定出獎勵與懲罰規則。
旨在進行優質檔案管理工作氛圍營造，身為人事檔案管理工作人員，務必負起責任來。企業一方，需要及時建立健全相關貴行制度和管理條例，之后在此基礎上根據基本規章制度進行檔案管理工作約束和管控。需要注意的是，企業人事檔案管理工作，過程中需要緊密關注員工自身思想變化狀況和工作變化狀況，之后在此基礎上有力展現員工自我價值，使得人才利用效率不斷提升。企業人事檔案管理工作應該讓企業更加深入的了解自己的員工，也應該讓員工在企業得到充分的發展空間，企業人事檔案管理工作應該讓企業檔案在整理和歸納中，了解自己所需要的員工類型，減少人才的流失。企業要多進行檔案管理工作的崗位培訓，讓員工之間相互多交流、相互多溝通，讓企業人事檔案管理工作不斷地隨著企業的發展而更好的完善。
綜上，企業管理檔案是企業選拔和聘用人才的基本依據，企業檔案管理中可以體現出企業自身的發展狀況和企業員工的工作狀態。隨著市場經濟大環境的變化，企業之間的競爭日益強烈。企業所需要的管理型人才也越來越多，企業檔案管理可以將企業員工進行不同的崗位分類，根據員工自身特點做出崗位的調整，尤其需要針對企業檔案管理工作中容易出現的問題，提出相應的對策。企業檔案管理工作足企業在發展中不可或缺的一項重要的工作崗位，我國現階段企業檔案管理工作還沒有得到足夠的重視，隨著市場經濟的變化，企業檔案管理在企業發展中的地位越來越高?？偠灾髽I檔案管理工作是為了讓企業順應時代的發展，讓企業更加成熟穩定的發展。檔案是國家機構、企業、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是人類發展到一定階段的產物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。
參考文獻：
