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高校檔案管理論文范文1
1.1管理意識薄弱，對其認識不夠
教書育人一直是民辦高等院校教學的中心任務，以培養技能型的人才為主要目的，對檔案管理工作重要性認識不夠，尤其是領導意識淡薄，使得檔案管理人員職責不清，影響民辦高校檔案管理工作的發展。
1.2制度不夠完善，職責不清
制度是工作的基礎，但從當前我國民辦高校的檔案管理情況來看卻缺乏切實可行的制度，影響檔案管理工作的完整性，無法實現規范化與科學化的管理，導致工作人員的職責不清，影響整體效率。
1.3管理人員的素質亟待提高
當前我國民辦高校的檔案管理人員多數為兼職，這必然會影響其工作的效率，無法進行專業訓練，因此，必須在未來的工作中不斷提升管理人員的綜合素質。
1.4基礎設施相對較為落后
隨著人們對檔案工作的重視不斷提升，對其基礎設施也提出了更高要求，但實際情況卻不盡如人意，缺乏保存意識，導致檔案丟失情況頗為嚴重，同時現代化設備不到位，影響檔案保存的效率。
1.5管理方式落后，信息化管理手段缺乏
當前，傳統的管理方式仍然是民辦高校選擇的首要方式，與時展脫離，無法滿足時展對檔案管理的需求，更無法為學校的發展提供高質量的服務。
二改進民辦高校檔案管理工作水平的有效措施
1增強管理意識，提高對檔案工作重要性的認識
第一，領導要轉變觀念，加強對檔案工作的重視。作為民辦高校的領導，必須要將檔案工作放在教育的首位，將其作為教學管理的重要組成部分，做到分工明確。第二，強化高校教師的認知，使其更加重視檔案工作。教師是高校教育的主體，其對檔案工作的重視直接影響到學校的整體教育工作，因此，在工作中要加大宣傳力度，提升檔案工作的效率。
2建立并完善檔案管理制度，職責明確
在上級檔案部門的領導下，根據《普通高等學校檔案管理辦法》，民辦高等院校要立足實際，制定與實際相符的目標責任制，明確職責，調動員工的積極性，使其可以全身心的投入到檔案管理工作中，推動學校檔案管理工作水平的提高。
3增強檔案管理人員隊伍建設，提高其專業素養
做好一項工作必須要有一支專業素養過硬的隊伍，因此，民辦高校必須要采取有效措施強化其隊伍建設，培養素質過硬的專業隊伍，提高其工作水平，改善其責任意識。同時，新時期的檔案工作人員也要定期參加培訓，學習專業知識，善于運用現代化的知識武裝自己，提高其管理水平，建立服務理念，更好的為高校檔案事業的發展服務。
4改善檔案建設設施條件，提升信息化的管理水平
首先要將檔案工作納入到整體規劃中，從意識上強化對其重視，關注起經費、人員、設備等問題，改善現有的工作條件，保證其工作的順利開展。在完善硬件環境的基礎上，提升軟件實力，建立檔案管理的信息網絡，實現現代化的管理目標。新時期的檔案人員更要善于運用現代化信息技術，利用文檔一體化把上級來文和學院形成的文件直接進入檔案館數據庫，減少檔案信息的重復錄入工作；其次，對檔案館收集到的各種檔案如文書、聲像和圖片等進行數字化處理，一并存入數據庫，并對庫存的各種信息進行分級、分類管理，積極公布一些共享信息，為不同用戶提供所需信息。另外，檔案人員要能夠積極利用現代化管理條件和方法，有效開發學校檔案信息資源，充分挖掘和利用本校檔案的價值。
三結束語
高校檔案管理論文范文2
近年來，我國高等教育迅猛發展，高校數量與學生規模均大幅上升，教職員工的人數也隨之呈現出穩定持續增長態勢。高校每年都要對檔案進行變動、更新與維護，高校檔案管理工作挑戰很大。高校檔案不僅記錄了學校的教育歷史，還是對全校師生員工德、能、勤、績及學校教育教學活動進行了真實記錄，具有重要價值。
1.1電子檔案在使用過程中的缺點分析。雖然電子檔案的出現為高校檔案工作帶來很大便利，但任何事物都具有兩面性，承載電子檔案所使用的磁盤、光盤等均是高科技產品，對保管環境要求很高，溫度、濕度及強磁場等都會不同程度的影響到這些載體，電子檔案是否能夠可靠保存是一個重要問題。就目前使用情況來看，電子檔案的缺點如下：第一，初期投資費用增加。由于傳統紙質檔案管理通常由人工即可完成，而電子檔案則必須依靠計算機技術來完成，因此前期必須配備計算機及輸入輸出設備、計算機網絡等，并且需要對檔案管理者進行計算機培訓，這就使得費用大大高于傳統檔案管理工作。此外，光盤、硬盤等電子文件載體的物理壽命相對較短，所以要在技術上及時對載體進行保護以免電子檔案文件無法訪問，這又需要投入一部分人力與財力。第二，對電子檔案草稿與定稿無法進行分類。檔案的本質屬性即為原始記錄性，而在辦公自動化系統中，對電子文件的起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改與覆蓋的特性使最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征難以保存，因此電子檔案管理中沒有正本與副本之分。第三，安全性較差。計算機與網絡技術的開放性使一些病毒或“黑客”有機會對電子文件的真實性與完整性造成威脅；由于電子檔案具有小體積、大容量的特點，一旦失竊，后果不堪設想；電子檔案沒有字跡特征，若被惡意修改也很難查出。第四，長久保存難度較大。電子檔案載體的特殊性使其對環境有著較高的要求，其保存環境必須嚴格控制濕度、溫度、潔凈度及磁場等影響因素。因此，高校檔案部門若采用電子檔案管理時，就必須考慮到這些因素，以防出現電子檔案損壞、丟失等無法挽回的情況發生。
1.2電子檔案在使用過程中的優勢分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學生注冊、教學、科研和財務結算等多方面檔案材料，通過傳統方法來建立與管理檔案的工作強度較大且操作過程十分復雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現出優勢。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動強度，尤其是在進行檔案查找環節中，通過搜索文件分類號就可以找出所需文件及附件，不僅節約了時間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動強度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過網絡傳輸技術能夠實時進行電子檔案資源共享，且正確度較高；電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。再次，促使檔案管理人員的綜合素質得到了提升。電子檔案在推行過程中不僅提升了檔案管理工作人員的計算機水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識，并通過不斷的知識更新才能適應整個專業要求。高校的檔案管理人員要謹記檔案工作對高校的服務性與輔，通過不斷提升自我專業能力以達到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。
2加強電子檔案管理的意義
加強電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統管理理念轉向現代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發展。
2.1能夠滿足使用者多樣化的需求。越來越多的使用者隨著社會進步而對檔案提出更多的使用要求，原始的紙質文字資料已無法滿足其快節奏生活，并且對原始視頻圖像等影音資料需求是傳統檔案模式所無法滿足的。而電子檔案則能夠通過視頻、圖片來進行再現，這種多樣性的信息保存方式逐漸發展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務對象需求會隨著社會發展與科學進步而發生變化，只有加強電子檔案管理，才能隨著動態需求及時更新并有效提出解決方案。
2.2加強電子檔案管理能夠節約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人財物力，還可能存在損壞風險。然而，計算機及其網絡不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動強度的同時還將歸檔質量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優化為按“件”進行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。
3加強電子檔案管理與應用的對策
加強電子檔案利用管理與應用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。
3.1通過建立檔案利用制度來整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過對使用者調用檔案進行約束來保證其安全性，檔案管理部門可利用網絡技術對檔案進行及時的收集管理，以保證電子檔案能夠及時更新。在進行電子檔案應用的同時也可以兼用傳統紙質檔案來進行互補，即“雙套制”，通過檔案資源整合來創新檔案管理模式，推動實現電子檔案管理工作的發展。
3.2規范檔案儲存與利用的方式，以避免無法恢復性損失。通過加強電子檔案的存儲設備和網絡安全性來保障檔案文件的安全。電子檔案硬件設施要做到專機專用并定時進行管理與維護，對軟硬件要及時進行更新升級，以保證存儲設備的狀態良好。同時還要定期更新備份所存檔的電子文件，以防意外丟失情況發生。定期對電子檔案文件的使用密碼進行更改，防止被非法訪問與隨意刪改等情況的發生?？傊粩喔倪M現代化管理手段，以提升電子檔案的安全。
高校檔案管理論文范文3
1、人事檔案管理硬件設施配套不足，管理手段落后。當前，很多院校由于資金欠缺，沒有建立起單獨的檔案資料管理室，硬件設施配套不足，防火、防潮性能較差，管理手段也比較陳舊。加之信息化時代的來臨，管理工作很難做到和信息時代接軌，管理工作的重心仍停留在實體管理方面，大部分統計工作仍靠手工完成，這種情況嚴重降低了檔案管理的質量和效率。另外，即便部分院校建立起了初步的檔案管理電子數據庫，但仍有軟件不兼容問題，工作時不能對檔案信息進行有效的篩選和分類。
2、檔案管理制度不規范。高校合并逐漸成為高校建設發展的趨勢，由于不同的高校辦學規模、管理方式以及學校歷史背景不同，導致人事檔案管理制度參差不齊、管理落后等，其中比較常見的問題如:檔案資料規格模式、紙張大小不統一、檔案材料整理時間滯后等。
二、針對高校人事檔案管理工作存在的問題提出的解決策略
(一)增強檔案材料收集的真實性，以及工作的嚴謹性高校人事管理人員在進行檔案管理工作時，要將收集內容深入實際教學中，不能簡單的停留在職稱評選、干部任免以及學歷收集等方面，同時還要定期向材料收集部門反映最新的教研成果。另外，工作人員在進行材料收集工作時，要以科學嚴謹的態度，確保材料的系統性以及真實性。嚴格杜絕接受非法渠道遞送的申報材料。
(二)建立健全人事檔案管理機制，提高高校檔案管理的規范化水平建立健全人事檔案管理機制，提高檔案管理的規范化水平要做到下面幾點:第一，健全檔案管理制度，做到有章可循。通常情況下，檔案管理工作是一項十分復雜而又繁瑣的工作，如果沒有一定的章法可循，很容易增加管理工作的難度。因此，工作人員要嚴格遵循《檔案法》的相關法規規定，逐步完善檔案管理工作的相關細則，采用計算機輔助技術，及時有效的做好檔案的收集、整理以及歸檔，嚴格避免虛假材料進入檔案。第二，加強檔案管理工作的領導班子建設。高校領導班子要不斷提高自己對檔案管理的思想認識，充分意識到檔案管理工作的重要性，定期對檔案管理工作進行審核、監督，成立有效的檔案管理小組，及時發現檔案管理工作中存在的問題，并解決問題。
高校檔案管理論文范文4
1.1完整性要求維護醫院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。
1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。
1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。
1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。
2醫院檔案管理工作的特點
醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:
2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。
2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。
2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。
3醫院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。
3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。
4結論
檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。
參考文獻
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[4]郭祥麗,嚴曉春.加強醫院檔案管理工作的對策[J].中國醫院管理,2006,26(7)三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策
海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發展和社會建設提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現代化建設提供了廣闊的發展空間。但是大檔案管理模式在現行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
1.機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規定，機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構職責是：“監督、指導所屬機構的檔案工作?！钡诎藯l第一款規定：高校檔案機構的管理職責是“貫徹執行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規劃學校檔案工作?！蹦壳埃珖鞲咝n案管理機構在設置上，一是設立獨立檔案館，一般列為學校直屬業務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。
2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業務職責與任務加大數倍，但相應的管理職權卻沒有發生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內部管理。只有職責，沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關配套政策而引發出“山寨”收費現象。《辦法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用”；《辦法》還規定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，可以按照有關規定予以補助?！钡?，《辦法》已經頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統一規定和標準的情況下，各高校根據各自的政策采取了不同的收費標準。類似現象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。
4.檔案重要性被忽視的現象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業務上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關心過問，檔案工作被邊緣化。
對策1：機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能，管理權的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關設置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。
對策2：行業收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統一，不規范問題。
對策3：單位領導的檔案意識對檔案部門的影響至關重要，要加大檔案宣傳力度，加強法制教育，提高他們的檔案意識。
高校檔案管理論文范文5
一、高校檔案管理工作存在的問題
(一)手段落后，意識淡薄。當前許多高校中的領導階層沒有對檔案管理工作進行足夠的重視，而是過于重視教學工作和科研工作的開展，因此在日常中忽視了對于檔案工作的管理，而在對于檔案進行應用的過程中才發現檔案應有的優勢沒有得到充分的發揮。高校領導大多認為檔案管理即簡單對檔案進行保管，而沒有真正意識到管理的內涵，因此缺乏對于技術的使用以及資金的投入，從而使得現代化的檔案管理技術難以得到應用，不僅不利于檔案的安全，也使得檔案的使用十分不方便。很多高校仍采用傳統的檔案管理方法，通過人工進行整理，效率十分低下，難以對于檔案中的內容及時進行找出。(二)管理人員專業素質不高，管理機構設置不合理。許多高校通常在檔案管理部門中任職家屬，因此這就造成了檔案管理工作質量的低下，檔案工作人員不僅不能熟練掌握檔案管理的技巧，一些年紀較大的人員還不會對計算機進行操作，極度缺乏掌握專業知識并且可以熟練操作計算機的專業性人才。隨著當前時代的不斷發展，傳統的檔案管理手段已被淘汰，并且相關人員經過學習和培訓后的專業素質也較高，而高校中不僅管理手段落后，人員專業素質也較低，因此高校當前的管理狀態難以滿足檔案管理的發展。(三)檔案利用低效化，檔案功能單一化。高校中檔案機構所保管的檔案數量很多，并且種類繁雜，因此若不能及時樹立高校檔案管理意識，就會使得效率十分低下。當前高校對于檔案的管理只停留在整理、分類和保存階段，遠不能滿足教師和學生對于檔案使用的要求，因此想要真正發揮高校檔案資源的作用，就需要結合自身當前的管理方式不斷融入新技術，從而建立起適合自身的檔案管理方式。
二、高校檔案管理的重大作用
隨著當前時代的不斷發展，信息技術在我國的應用也越來越廣泛，因此將信息技術在檔案管理工作中進行融合就能夠順利解決許多檔案管理中存在的問題，提升檔案資源的利用水平，從而進一步為師生的使用提供便利。高校的信息化檔案管理是高校實現現代化的重要標志，并且為了使高校的檔案管理實現長足的發展，信息技術在其中應用的必要性也進一步得以提升。信息技術融入到了檔案管理之中，傳統的檔案管理觀念仍然應用十分廣泛，不僅難以使信息滿足師生及時使用的要求，也對信息化發展起到束縛作用，因此高校檔案信息化建設就變得十分必要。傳統的檔案管理由工作人員手動進行分類整理以及保管，在這一過程中需要工作人員反復進行查驗，過程十分繁瑣，并且工作量很大;在查找相應資料的時候也十分麻煩，而進行了信息化建設之后，管理人員只要將內容輸入就可以永久進行保存，十分便捷，不僅實現了省時省力，也提升了查找的效率，不僅僅通過管理人員就可以對于內容進行查詢，一些有權限的人也可以使用檔案。工作人員在這一過程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潛心研究一些更加先進的管理技術，從而在今后的檔案管理過程中投入應用。并且還可以將檔案管理領域進行擴展，可以在其中加入對于教學信息的，從而實現內部檢測機制的建立。
三、推進高校檔案管理信息化建設的對策建議
推進檔案管理工作的信息化是當前各大高校所面臨的主要問題，因此就需要在發展的過程中對于信息化建設的手段進行探討。(一)檔案管理規范化，工作流程標準化。對于檔案管理工作進行建設應關注檔案管理的方式，只有建立起一套規范性的工作標準，并且嚴格按照以上內容進行執行，才能夠使得檔案管理進一步規范化。一是高校應該對于檔案目錄標準進行制定，由于信息的內容很多，種類涉及的也十分廣泛，因此這就要求檔案管理按照目錄進行規范化的分類，并且保證利用網絡進行查找的便捷性。否則，不僅不能夠使得檔案中信息的內容按類劃分，還會使得其中的內容查找起來十分麻煩，效率較低。二是高校應該對于相關的規章進行嚴格的制定，在制定過程中可以對于其他高校的內容進行參考，也應結合本校檔案管理的實際情況進行結合，從而制定出符合本校實際情況的相應規章。例如檔案在用無紙化管理后，應對于管理人員的使用權限設置，從而按照統一的標準對于檔案管理系統進行規范化使用。(二)數字化檔案信息庫的建設。隨著科學以及信息技術的不斷發展以及完善，高校的檔案管理信息化內容也不僅僅應該局限于校內，而是應該將各大高校的檔案聯系到一起，并在其中融合該高校自身的特色，以實現兄弟院校之間資源的共享，從而借鑒其他高校檔案建設的優點，不斷將自身的檔案管理體系進行完善。檔案中的部分內容應該可以提供給教師以及學生進行使用，建立起一個可供大家共同使用的數字化平臺，加強教師以及學生對于資料進行查找的方便程度，進一步提升檔案管理的服務水平。(三)加強隊伍建設，提高管理人員信息素質。在對于高校檔案進行管理的過程中，管理人員的素質起著十分重要的作用。檔案人員的素質直接影響到檔案管理的綜合效果，因此高校應該對于高素質的人才進行聘請，要求相關人員不僅熟練掌握專業知識，具備創新能力，思想與時俱進，還要求其能夠對于信息技術進行熟練的掌握以及使用。在工作過程中可以對于相關的專業性培訓進行組織，提升相關人員的專業技能，還可以通過同業人員之間的探討從而互相吸取經驗，提升對于檔案的管理效率。在這一過程中高校還應不斷對于管理人員的道德規范進行強化，從而使得人才全方位發展。在這一過程中不斷將檔案管理隊伍進行強化，吸引更高素質的人才，從而進一步推進檔案管理信息化的進程。
四、結語
高校檔案管理對于高校的發展有著十分重要的作用，雖然當前高校檔案管理較以前有所改善，但仍存在許多的問題與挑戰，因此高校的檔案建設仍具有緊迫性，這就要求各大高校在今后的發展過程中，這一問題更加重視，不但從技術的應用以及觀念的更新方面進行著手，還要加強相關人員的素質，從而使得高校檔案信息化建設進一步得以完善，方便工作人員的操作以及師生的使用，從而促進高校今后的長足發展。
作者:國忠 單位:山東師范大學圖書館
【參考文獻】
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高校檔案管理論文范文6
關鍵詞高校檔案館專題館員素質工作職責
班主任對畢業生的評語、學校結論。在作四個結論時，要求求真防假，不溢美，不隱惡，實事求是；要求概括具體，不講大話，優缺點分明，特長突出，結論明確不含糊，為用人單位提供對畢業生使用、培養發展的可靠依據。筆者曾發現，有的班主任喜歡搞一點論，對喜愛的學生溢美隱惡，對不喜歡的學生在評語中出現這也不好那也不行的語句，甚至無優點可尋論文。有的班主任在評語中喜歡講大話、空話，什么“高舉”、“堅定”、“最最”等詞語。對于這樣的評價，學校在審核把關時，應推倒重來，對個別評價不妥當的，應由主管學生管理工作的校領導親自把關修改、簽章。對學校結論，要慎之又慎，對于三好學生、學習標兵，個別有專長、技能方面突出的學生，要在一般結論基礎上，做出實事求是的評價。對于犯錯誤和不能畢業的學生，都做出慎重的簽署。在作結論時，可遵循下列原則：自己認識了的錯誤從寬，固執己見、拒絕承認的從嚴；歷史的從寬，現實的從嚴；結論從寬，批評和自我批評從嚴；已經改正了的從寬，重犯的從嚴；堅持不改的必須作結論。.嚴肅認真地做好畢業生資料的歸檔工作。畢業生資料歸檔是建檔工作最后一個環節，關系到建檔工作成敗，也關系到用人單位對資料的使用和掌握。歸檔工作的具體程序是：第一，組建好建檔工作隊伍。成立建檔工作機構，選拔辦事認真、細心，有統計、書寫專長，有教學管理經驗的人組成，派專人負責，人數一般三至五人，不宜過多。因為建檔是一項細致的工作，來不得半點馬虎和疏忽，不能出現錯統、錯登、錯裝、漏裝現象。第二，做好成績、獎懲的核實謄寫工作。這項工作任務大，因為每個學生每學期的期評成績要謄寫到每個畢業生登記表的成績欄里，每個學期的獎懲情況要謄寫到獎懲欄里，這就要求建檔工作人員要對學生負責，對學校負責，作風正派，避免差錯和失誤。第三，對畢業生登記表里的四個結論逐個檢查，檢查的內容是：領是否審查，是否簽字蓋章，年月日是否按規定的要求書寫。第四，整理、裝訂成冊，填寫卷內目錄。把學生每學期的總結鑒定表、實習鑒定表、畢業生登記表、技術等級審批表、入學時的新生登記表、體檢表、團員材料以及其他材料等等，按時間順序一一整理，裝訂成冊，填寫卷內目錄。第五，裝袋，封口。裝訂成冊的畢業生材料，裝進每個學生的檔案袋里，檔案袋的名字一定和畢業生材料的名字相符，然后封口，蓋封口章。綜上，可見做好技校畢業生的建檔工作是極其重要的，步驟也是十分復雜的。作為技校的檔案工作者，在技校已經面向市場的情況下，要使勞動力更好地在社會讓渡，就要重視技校畢業生的建檔工作，不斷提高建檔工作的要求，要以適應社會主義經濟建設的客觀需要，為技工人才的培養和輸送作出新的貢獻。
一、在高校檔案館建立專題館員制度的必要性1.建立專題館員制度是高校檔案事業發展的需要。隨著高等教育大眾化的實施，招生規模的不斷擴大，很多高校對學科專業作了相應調整，一些專業得到加強，一些新興學科、邊緣學科應運而生，這就對高校檔案館信息服務提出了全新的要求和挑戰。建立檔案館專題館員制度恰好可以滿足檔案文獻信息服務的針對性、科學性要求。檔案館可以遴選具有豐富專業知識、較高信息專業水平，熟悉對口服務單位檔案資源建設，能夠有效提供信息服務的專題館員，與用戶建立直接聯系，深入了解對口服務單位的檔案利用需求，有的放矢，提供有針對性的對口服務。為了應對專題館員制度的建立，檔案館的服務重心也要由一般服務向信息咨詢服務轉移，同時，專題檔案館員要深入教學科研、管理一線，緊密追蹤教學、科研動向，多層次、全方位運用多種手段開發館藏，在檔案館和各對口服務單位之間建立一個動態的、交互的信息服務模式，真正為教學、科研起到信息導航作用。2.建立專題館員制度有利于提供個性化的檔案利用服務。當今社會是充滿了個性化特色的社會，高校檔案館也是一樣，要想辦出特色，必須想方設法提供個性化的檔案信息利用服務，而建立專題館員制度恰好可以滿足這方面的需求。檔案館以“專題館員”為紐帶，在檔案館和各對口服務單位之間架起一座個性化的服務橋梁。專題館員在掌握對口服務單位的教學、科研、管理工作動態的同時，針對服務單位的工作重點、難點和中心工作提供二次、三次文獻編研資料，最大限度地為用戶提供深層次的文獻信息服務，實現檔案信息資源的最大化利用。3.建立專題館員制度有利于檔案館人才隊伍整體素質的提高。高校檔案館的自身發展需要高素質的館員隊伍做支撐，近年來，高校檔案館的人才隊伍已逐步出現了一批年輕化、專業化和高學歷化的人才。這類人才恰好為專題館員制度在高校檔案館的實施奠定了扎實的人才儲備基礎。專題館員的工作并不是人人都能夠勝任的，這種制度對館員的學歷、能力要求較高，要求必須具備扎實的學科知識和相應的信息檢索能力、良好的人際溝通能力、善于學習的能力和積極主動服務的能力。這種人才實際上是一種知識型館員，他們有一種強烈的追求職業發展前景的欲望，注重強調工作的自我引導和自我管理，注重團隊協作、信息溝通和知識交換，注重自身價值的體現，喜歡不斷學習，喜歡富有挑戰性的工作，因此，只有這種知識型人才，才能夠適應專題館員的發展要求。專題館員在提高自身綜合素質，做好對口服務單位檔案信息資源服務利用工作的同時，也可以帶動館內其他同事參與到個性化檔案信息服務之中，從而有效提升檔案館員工的整體素質。
二、高校檔案館專題館員應具備的素質專題館員一般都是碩士以上學歷、具備檔案專業或信息管理專業學科背景，擁有廣博的專業知識、駕輕就熟的檔案信息資源開發能力和敏銳的分析判斷能力，較好的計算機、外語運用能力，能夠有針對性地為教學、科研和行政管理提供個性化檔案信息服務。高校檔案館專題館員在具備這些基本素質的基礎上,還應具備檔案信息導航素質、檔案信息挖掘素質和公共關系拓展素質等，只有具備了這些綜合素質，才能為檔案用戶提供個性化的檔案信息服務，為學校教學、科研、管理的和諧統一發展奠定堅實、可靠的基礎。1.檔案信息導航素質。面對龐雜、浩瀚的檔案信息資源，高校檔案用戶總是感覺僅僅憑借自己的經驗和素養獲取檔案信息，一般都難以獲得令自己滿意的、全面的、有效的檔案信息資源。而檔案館專題館員恰恰具有檔案用戶所不具備的優勢，能夠利用自身對檔案庫藏資源了如指掌的優勢，幫助用戶有選擇地采集、存貯、組織、控制和提供檔案信息資源，幫助用戶在多樣化的檔案信息資源中快捷、準確、全面地獲取檔案信息資源。在網絡環境下，信息意識反映了人們對信息工作的性質、作用的認識程度，是關系到能否發揮信息能力的先決條件。隨著高校教學、科研的迅猛發展，檔案信息資源的日益膨脹，要在各種堆積如山的檔案信息資源中有效地獲取、評估、開發、篩選出有價值的信息，從有價值的信息中分辨出核心信息，必須具有強烈的信息意識。而檔案信息導航素質就是明確要求專題檔案館員要具備強烈的信息意識和敏銳的信息洞察力，要善于捕捉、發現、挖掘和利用檔案文獻信息。只有具備檔案信息導航素質，才能有針對性地做好對口服務單位的檔案信息資源建設工作。2.檔案信息挖掘素質。隨著高校用戶需求的日益個性化、多層次化，用戶對檔案需求在綜合性、適用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教師和管理人員已不滿足于對檔案信息線索和數據的單純獲取，而是要求檔案館提供有深度的，對館藏檔案信息進行分析、篩選、編研之后的利用價值較大的檔案信息資源。檔案信息資源的開發利用不僅僅只是提供簡單的一次文獻查詢，更重要的是要提供從各種檔案信息資源中檢索、挖掘出來的專題匯編、調研分析或者預測報告、決策參考等。這就要求檔案專題館員在熟悉對口服務單位檔資源建設的基礎上，從教學院系、職能管理部門的角度出發，組織、分析、提煉相關的檔案信息資源，并將加工編研后的檔案信息提供給對口服務單位，有效實現專題館員的職責。同時，隨時掌握對口服務單位的工作進展動態和學術研究動態，組建相關的教學、科研專題數據庫，對對口服務單位的主要信息資源進行全面系統的分析、對比、歸納和提煉，形成檔案文獻綜述和文獻評介，使龐雜的檔案信息資源由分散變為集中，最大限度地方便高校檔案用戶，滿足其不斷增長的檔案信息需求。3.公共關系拓展素質。隨著高等教育教學改革的不斷深入，高校檔案館的工作也要緊隨形勢的發展而不斷深入，主動開發、拓展新的信息服務項目為教學、科研、管理服務，拓寬檔案工作的影響力，爭取學校領導及各院系、職能部門對檔案工作的更多支持。要做到這一點，專題館員就要發揮比較大的作用，因為，他們不同于普通的館員。專題館員的身份給予了他們和各院系、職能部門交往的機會。作為檔案館與對口服務單位之間的橋梁，專題館員必須建立與對口單位的緊密聯系，和用戶進行經常性的對話、交流，真誠地聽取用戶的意見和批評，利用各種不同的方法和手段，分析用戶的需求，了解用戶的心理，及時改進服務工作。
三、高校檔案館專題館員的工作職責高校檔案館專題館員的工作職責主要有以下幾種:(1)建立檔案館主動了解用戶需求的交流機制,專題館員負責定期與對口服務單位進行固定的工作聯系，采取多種方式加強與服務單位的溝通，諸如參加院系的相關會議和學術交流活動、跟蹤工作進展等。(2)負責搜集、鑒別和整理對口單位的檔案信息資源，并在檔案館網站上建立對口服務單位的檔案信息資源專題信息。(3)協助對口服務單位進行教學、科研、行政事務等專題檔案文獻檢索，逐步做到有針對性地為教學、科研、行政單位提供定期服務和決策參考服務。(4)為對口服務單位提供檔案信息咨詢服務，通過電話、電子郵件、面對面咨詢等方式及時滿足用戶查詢檔案信息的需求。在檔案館網頁上設立“專題館員咨詢園地”，公布專題館員的個人聯系信息，并借助網絡技術，提供多種在線咨詢服務。(5)提供用戶利用檔案的指導與培訓,定期或不定期地開展各層次用戶的培訓活動,指導用戶充分利用檔案信息資源；經常向用戶宣傳推廣檔案館的信息資源。專題館員制度的建立需要制定明確的工作目標、詳盡的崗位職責、科學的考核方法和切實可行的激勵機制。高校檔案館可以根據自身的實際情況，確定是否實施該項制度。專題館員制度的實施不可能一蹴而就，需要不斷學習，一步一個腳印地扎實工作和毫不氣餒地努力爭取。筆者深信，高校檔案館只要以嚴謹、科學的態度推行該項制度，就一定能夠收到較好的效果，促進高校檔案服務方式的創新和檔案信息資源開發利用水平的提高。
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