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信息檔案管理論文范文1
從本質上來講，檔案管理工作屬于服務性工作，需要工作人員具備高尚的職業道德，做到愛崗敬業、無私奉獻、服務周到等。檔案管理人員要提高自身工作的效率和質量，最基本的要求就是要熱愛自己的崗位，盡自己最大的努力將這份工作做好，有高度的責任感，減少工作的失誤和錯誤。檔案管理工作本身比較枯燥無味，如果工作人員缺乏對它的熱愛，將直接影響工作人員的工作狀態和工作心情，降低工作的效率和質量。此外，檔案本身作為記錄過去發生某些事實的唯一載體，在社會的發展過程中有著重要的作用，這就要求工作人員需要具備高度的責任心和責任感，高度重視檔案管理的每一個工作環節，防止檔案的丟失，維護檔案的完整和安全。另外，隨著檔案工作量的越來越大，檔案管理工作人員要善于總結工作經驗，勤于思考，敢于創新，積極探索和開創新的工作方法和管理方式，確保檔案管理工作的全面性和安全型。對于實際工作中遇到的難題和困難，要敢于打破傳統的思維模式和管理方式，在遵循規律的基礎上，對相關檔案管理的環節進行改革和創新，進一步促進檔案管理工作的效率，提高檔案管理的安全性能。
二、信息化的管理能力和學無止境的精神
信息時代的到來，衍生出了以電子文件為載體的檔案，直接沖擊了傳統的紙質檔案管理模式，對檔案管理工作人員的專業素質提出了更高的要求。因此，檔案管理人員需要具備信息化的管理能力，能夠熟練的運用計算機對相關電子文件進行存儲、歸檔、保管等信息化檔案管理操作，實現紙質檔案和電子檔案的同步管理。這無疑需要檔案管理工作人員需要掌握基本的計算機操作能力，兼具其他學科的相關內容，在檔案信息化建設中貢獻自己的一份力量。此外，檔案管理人員還需要具備學無止境的精神，有良好的學習態度，積極參加多元化形式的學習，將實際的工作與所學的知識緊密結合在一起，養成工作學習化的良好習慣，不斷提高自身的專業素養和專業技能，拓寬自己的知識面和視野，注重綜合型人才的培養，提高自身的綜合實力和綜合素養，進一步促進我國檔案管理事業的發展。
三、結語
信息檔案管理論文范文2
（一）血站檔案信息化管理人員缺乏
當前，我國大部分地區血站檔案信息化基礎條件相對薄弱，相關部門的工作人員對血站檔案信息化建設認識不足，缺乏重視。除此之外，造成血站信息化建設程度較低的另一個原因就是相關人員素質較低。血站檔案信息化管理人才缺乏，即便加大資金投入進行信息化建設，也不能保證正常的運行。
（二）缺乏統一檔案信息管理系統
血站管理是一個生僻的行業，信息化管理也是一種新型管理模式，其技術和軟件方面均未成熟，因而部分檔案管理部門未將檔案管理信息化納入議事日程。此外，目前我國血站檔案管理缺乏統一專業的信息管理軟件，由于地域性差異，各地軟件運用在一致性上還存在很大問題。
（三）血站檔案信息管理與其他管理
缺乏有效銜接“文檔一體化”是血站檔案信息網絡化管理的必然趨勢，其可有效連接檔案管理工作與生產活動、文書處理，進而提高信息處理能力，實現檔案信息的無縫連接和有效管理。目前，我國血站檔案信息化程度較低，管理機制上存在很多障礙，因而檔案工作很難與各生產、管理環節之間實現有效對接，因而，“文檔一體化”實現較為困難。
二、加強檔案信息化管理的主要措施
（一）加強軟件和硬件的配套管理
加強檔案信息化建設的過程中，首先應加強軟件和硬件的配套，建立穩定的管理體系，加大資金投入，保障檔案信息化建設軟、硬件設施俱全。在檔案信息化建設的同時，確保同步建設血站的網絡化，將所有信息建立在同一管理平臺上，在任何一臺計算機上都可以查看有關資料，實現檔案信息資源共享，確保檔案信息化建設的各項工作科學化、規范化。
（二）加強對檔案管理人員進行業務培訓
對檔案管理人員進行業務培訓，組織檔案人員一邊學習一邊實踐，不斷提高工作人員的檔案信息化管理水平。檔案管理人員應掌握計算機理論知識和應用技能，可熟練使用各種現代化信息工具，以便更好地開發檔案信息。此外，檔案管理人員應該通過各種渠道了解對檔案信息的需求，從而做到有目標的對檔案進行開發和管理，增強檔案管理的實效性。檔案管理者應熟練業務，收集檔案的過程中應做到真實、全面，認真整理所收集資料，仔細分類、鑒別，篩選與工作緊密相關的資料，分類整理。整理好編號，嚴格區分保存期限，將其輸入檢索程序，使之易于查找、方便使用。除此之外，檔案管理者還應保證檔案信息的質量，隨機檢查，定期移交，確保檔案信息書寫規范，由本人簽字。
（三）制定并完善血站檔案信息化標準規范
制定血站檔案信息化標準規范，加強檔案信息資源建設。著力解決需要構建和遵循的檔案信息化建設的標準規范，其中包括電子檔案管理、電子文件歸檔及檔案信息標識、描述、存儲、查詢和使用等方面，形成檔案信息化標準管理體系。
（四）提高檔案信息的安全性與保密性
檔案管理者應堅守崗位，忠于職責，確保桉案的完整性、安全性、保密性。首先應配備防盜、防火設施，在檔案室內放置溫度計，作好避光、隔熱處理，以防發生火災；其次應做好防潮、防蛀工作，定期施藥通風，以防檔案受損、受潮發生霉變；此外，檔案管理人員應細心檢查利用過的檔案，做好檔案保密工作，不得隨意借閱、翻閱，以防檔案被抽拆或篡改，確保檔案的完整性和真實性，體檢、化驗、血源管理等直接接觸供血者檔案的人員，不得泄露獻血者檔案信息，對獻血者隱私保密。
三、新經濟形勢下加強血站檔案信息化管理的必要性
信息檔案管理論文范文3
目前，大多數高校檔案管理仍沿用傳統工作模式，對高校行政、教學、科研等重要信息資源進行收集、整理、編目、保管和利用。隨著信息技術廣泛應用，傳統高校檔案管理模式已經暴露出一些問題，如工作繁雜、檢索速度慢、檔案信息內容單一、周期長、綜合性差、檔案不易保存、館藏空間不足以及利用過程中易損壞等。計算機和信息技術的發展、應用，為最終解決這些問題提供了可靠的技術手段。
（1）實現資源共享的需要
高校和社會用戶群對信息系統性、時效性的要求日益提高，需要提供經過加工的系統、全面的檔案信息服務。檔案信息化將充分拓展檔案利用的各個環節，尤其打破傳統檔案信息資源的空間限制，便于檔案資源共享，同時也使檔案管理效率得到顯著提高。
（2）提高自身技術和信息化建設的需要
文件數量膨脹使庫容量日漸飽和，傳統的加工、利用、存貯工作使檔案管理人員不勝負荷。隨著科技發展，以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術已經在各層次系統廣泛應用。
（3）適應檔案載體形式變化的需要
傳統的高校檔案基本上都以紙質、實物為主要載體，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校檔案館紙質檔案向磁帶、磁盤和光盤等電子介質轉變，使高校檔案文件的形成、處理和利用方式發生根本性變化。這不僅有利于高校檔案信息的長期保存，也有利于高校檔案資源的開發和利用，提高高校檔案管理的質量。
（4）實施規范化管理的需要
隨著高校體制改革進一步深化，對外交流活動的增加使檔案門類增多。檔案管理規范是檔案信息資源共享的基礎，只有建立了數字檔案資源在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面的統一標準，以及檔案收集、整理、歸檔、上網和檔案系統建設等各環節的統一規范，才能實現檔案信息有序流通。按統一分類標準和立卷整理方法實現高校檔案的信息化儲存和檢索，既保證歸檔案卷的完整性和規范性，又使查詢、檢索、統計等更便利，明顯提高檔案的標準化和現代化管理水平。
2高校檔案管理信息化存在的問題
（1）思想觀念有待更新
高校檔案管理信息化是高校信息資源現代化的基礎和重要組成部分，因此高校檔案工作的內容與形式需要不斷創新發展。有些領導對檔案工作必要性和重要性認識不到位，缺乏戰略思維和全局觀念；一些檔案工作者也不思進取、墨守陳規。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要因素。因此，要從檔案工作實際出發，使檔案工作的方針、政策、法規、標準以及檔案工作者的思想觀念與我國當前經濟社會發展相適應。
（2）管理手段有待改善
由于資金不足，檔案管理信息化建設滯后于現實需要，目前我國高校檔案管理工作手工操作現象較多，缺乏信息化管理手段與設備，制約了檔案工作的發展。有些高校雖然配備計算機來管理檔案，但大部分工作仍由人工完成，現代化設備只是擺設。
（3）檔案管理人員素質亟待提高
目前，高校普遍缺乏從事檔案管理信息化工作的專業人員，尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理工作者隊伍。對于從事檔案管理信息化工作的人員，不僅要求其掌握現代信息技術，而且熟悉檔案工作。但由于從事檔案工作的部分人員學歷結構、知識結構、年齡結構都不盡合理，還有工作人員是非計算機專業畢業、沒有經過嚴格信息化技術訓練，掌握信息化技術的能力較差。
3高校檔案管理信息化策略
高校檔案管理信息化建設內容廣泛，主要包括高校檔案信息資源整理、信息庫及信息網絡建設、檔案信息技術運用、高校檔案信息資源開發利用以及高校檔案信息化人才隊伍建設等。因此，為盡快實現高校檔案管理信息化，應采取以下措施。
（1）強化高校檔案管理信息化重要性認識
隨著高校檔案管理事業的發展，高校檔案工作已步入規范化軌道，校領導和師生檔案意識加強，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐漸顯現，但對于檔案管理信息化仍缺乏足夠認識。要從檔案管理各階段和具體環節出發，針對檔案工作過程中遇到的重點、難點問題開展相關研討，遵循認識規律，不斷研究新情況，解決新問題，形成新認識。加大宣傳力度，如舉辦各類展覽、編輯檔案工作簡報、宣傳檔案法規、介紹檔案管理信息化工作知識等，運用多種形式宣傳檔案管理信息化工作的重要性。通過宣傳提高學校領導和檔案工作人員的檔案意識，進一步解放思想，更新觀念，樹立主動服務、主動參與意識，以高度的責任感積極投入學校檔案管理信息化建設以及檔案資源開發利用中。
（2）充分利用網絡技術
建立檔案管理信息化運行機制，實現檔案資料及信息收集、整理、查詢和檢索自動化。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理將為檔案信息充分利用提供條件。目前，許多高校已建成高性能校園網絡系統，檔案管理工作應充分利用校園網基礎設備，提高管理質量，更好地服務于教學、科研和各項管理工作，既可以利用網絡快速、及時、準確地收集和整理高校各類檔案信息，還可以實現檔案資料查詢和檢索自動化。檔案管理人員在日常工作中應加強與各單位的協調，鼓勵各單位按規定格式和要求以電子文件形式上報檔案材料。高校檔案館要通過現代技術，對照片、錄音、錄像、文字等信息資料進行集中存儲、傳送、利用和綜合管理；同時，在校園網開辟檔案信息站點，根據檔案類別和屬性，將高校沿革、發展歷史、文件、規章制度、教育教學信息、科研與開發動態、師資情況、學生學籍情況等內容納入其中，實現資源共享。根據內容檔案信息可分為3種類型：一是非保密公開檔案信息（在公眾信息平臺上自由查閱）；二是日常辦公所需內部檔案信息（利用辦公網絡實行個人授權方式在專用服務器數據庫中查閱）；三是保密檔案信息（通過檔案信息管理人員對有權查閱的對象在檔案專用服務器中調用和提供）。
（3）加強高校檔案管理人員業務培訓和繼續教育
信息檔案管理論文范文4
1.1醫院外事檔案管理人員的非專業化
檔案管理人員應具備較高的專業水平、信息管理能力及相關的現代科學知識，深入了解檔案的形成過程，科學地鑒定檔案的保存價值，以便做好檔案的收集、保管、檢索、利用工作等。然而，許多醫院外事檔案人員并非檔案專業出身，對文件目錄、歸檔號、保管期限、案卷目錄等檔案專業工作無法進行正規操作，導致檔案工作無法實現完整性及系統性。
1.2醫院外事檔案人員的“非外事化”
外事活動是醫院展示外在形象的重要平臺，是提高醫院管理水平、醫療技術和科研能力，加強學科建設和人才隊伍建設的重要推動力量，更是拓展視野、開闊思路、促進醫院可持續健康發展的重要手段。作為專業性的學術和科研機構，不斷提高醫療技術水平是醫院建設的重點。
1.3醫院外事檔案管理人員的“非熱情化”
思想指導行動，認識不足必將導致行動的滯后性。醫院外事檔案管理普遍存在醫院領導對其的不重視性，導致醫院外事檔案管理人員工作意識的淡薄，服務意識的不足。
2信息化背景下醫院外事檔案管理人員的培養
為了在信息化背景下進一步做好醫院外事檔案管理工作，針對醫院外事檔案管理人員的非專業化、非外事化及非熱情化，需從意識上提高對醫院外事檔案工作的重視性，從專業水平上加強醫院外事檔案工作人員的業務素質及從外事方面對醫院外事檔案管理人員進行方向性教育。
2.1提高對醫院外事檔案工作的重視性
在醫學知識不斷更新、新技術新療法不斷涌現的背景下，迫切需要加強與國際間的學術與科技交流，以提升醫院的科研學術水平，推進醫院現代化管理進程，提高醫院的影響力和競爭力。醫院外事檔案是真實記錄醫院在與外國政府、組織以及個人進行友好往來、學術交流等活動中所形成的具有保存價值的圖表、文字和錄像等，是醫院檔案工作的重要組成部分，不僅客觀、真實地記錄了醫院在對外交流上的所有發展過程，也給醫院的持續發展提供了歷史依據。醫院外事檔案管理人員也應提高自身對檔案管理工作的重視，增強服務意識，端正積極工作的態度，更好地進行醫院外事檔案管理工作。
2.2強化醫院外事檔案管理人員的專業性
醫院外事檔案管理人員的非專業性使醫院外事檔案管理工作無法在信息時代得到完整性、系統性的進行，這就要求醫院對外事檔案管理人員進行專業性的強化。首先，需挑選檔案專業人才進行檔案管理工作。醫院外事檔案管理人員大多由醫院外事部門的專辦員或其他部門的檔案管理人員兼任。此外，在吸取傳統檔案工作優點的基礎上，可利用已有的檔案信息網絡平臺，完整無缺地錄入醫院外事檔案相關信息，做好醫院外事檔案的信息搜索等工作，真正從根本上保證醫院外事檔案管理工作的完整性，實現醫院外事檔案工作的系統性、持續性。其次，加強醫院外事檔案管理人員的專業性繼續教育。充分學習最新的檔案工作技術，進一步充實自我的檔案專業知識，以便更好地為醫院外事檔案進行管理工作。
2.3加強醫院外事檔案管理人員的外事教育
（1）醫院外事檔案工作的特殊性要求其管理人員在掌握檔案專業知識的基礎上，還應進行適當的外事教育。醫院外事活動的多樣性以及辦理程序的復雜性都給醫院外事檔案管理工作帶來一定的影響。
（2）醫院外事活動的特殊性帶來大量的外語材料，這就要求醫院外事檔案管理人員需具備一定的外語水平，能充分閱讀并理解外文材料，甄別外事活動中材料歸檔的必要性及重要性，避免檔案管理過程中出現材料錯誤、丟失等問題，影響醫院外事檔案工作的完整性。
（3）醫院外事檔案管理人員需時時加強保密教育。
3結語
信息檔案管理論文范文5
網絡和信息技術正在改變著我們的生活，特別是人事檔案開放化管理需求給檔案工作帶來了新的契機，這對檔案管理提出了新的和更高的要求。隨著檔案數量和種類的逐漸增多，改變舊有的模式，利用現代科技和信息技術，向檔案信息數字化、網絡化變革，加強人事檔案管理的信息化建設，已經成為人事檔案管理的一個主要趨勢和重要途徑。1.建立健全檔案信息化體系。人事檔案只是企業檔案的一部分，在加強人事檔案信息化建設的同時也應積極推進企業檔案管理工作信息化建設的全面改革，從意識入手，建立健全檔案信息化體系，加快檔案管理工作的現代化進程，同時實現人事檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案管理人員可以及時跟蹤相關人事事務管理動態，能更加主動地抓取到有價值的檔案信息，改變檔案管理工作以往的被動局面，使檔案管理工作真正適應知識經濟的時代要求。2.建立人事檔案信息數據庫。人事檔案管理是一個漫長的過程，從入學直到終生形成的材料是永久保存的，信息量非常龐大。人事檔案記載的信息是與職工的切身利益密切相關的，變動大且復雜，以往的紙質檔案數量多，使得管理和查閱都很不方便。人事檔案信息數據庫建立后，除了個人基本信息外，職稱評聘、工資晉升、干部考核等對于提拔、晉升職稱等方面具有證據性與法律意義的檔案信息都可以從數據庫中求得，人員信息的變動也可以及時得到更新，充分滿足參考利用的需求，使檔案信息查詢更快速，從而使人事檔案管理更科學、高效。3.形成數字檔案，增加檔案的異質存儲模式。紙質人事檔案是最原始的證據材料，具有非常權威的客觀性，尤其一些重要的人物，他們的檔案更具有史料價值。初步統計每份檔案平均每年用于調工資、評職稱等信息查閱要被翻閱兩三次，人事工作中也經常要翻閱查詢有關人員的信息，不利于紙質檔案的保存，因此對紙質檔案的有效保護成為檔案管理的重點，而對紙質檔案進行數字化處理便是最佳保護手段。對那些容易受損壞、利用頻率高、容量大的重要檔案信息，通過掃描等技術處理后形成檔案原始圖像數據，便于保存和提取，紙質檔案實現向電子化的轉變，有利于人事檔案紙質載體的保護。4.人事檔案信息化建設的作用。人事檔案的一個重要作用是干部選拔任用的考察憑證，管理好人事檔案有利于組織人事部門“選人用人”以及考核職工的工作。實現人事檔案信息化，上級領導考察干部和組織人事部門考核企業職工的工作情況將變得直觀、快捷，對于上級領導了解和掌握干部隊伍狀況，考核現職干部在“德、能、勤、績、廉”方面的最新信息能夠起到無法估量的作用，能有效地提高人事檔案信息的利用和使用價值，為企業領導決策提供可靠的依據。
二、創新是人事檔案工作發展的時代要求
檔案事業的發展離不開創新，只有通過檔案工作的創新，才能適應社會發展的需要。信息化時代企業人事檔案管理只有服務于社會，跟上未來發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要，促進檔案事業可持續發展。1.從服務方式上創新。按照國家有關規定，人事檔案的密級定為“秘密”級以上，這便給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，為提供利用設置了重重關卡，使人事檔案工作的服務內容趨于閉塞?！耙匀藶楸尽?、“為人民服務”是檔案工作的中心所在，首先要服務好人，才能做好管理工作，要使檔案工作的作用充分發揮出來，檔案服務方式必須有所創新。人事檔案管理實現信息化、網絡化，能更多地體現出人事信息的自動化、實時化與開放化。建立人事檔案信息數據庫，在企業局域網內部進行數據共享，使人事檔案不再神秘，每個人都可以在權限范圍內，自由查閱自己的基本信息和其他相關信息。檔案管理從閉塞走向開放，從以往的紙頁翻閱到如今的網絡即時檢索查詢，人事信息數據只需要一次錄入就可以多次反復利用，大大提高了檔案管理人員的工作效率。2.人事檔案對企業未來發展的作用。對人事檔案管理的形態要有所創新，不能始終局限在接收、整理、轉遞等傳統的工作形態，要發揮人事檔案的作用，主動分析人事檔案信息，較全面、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好地發現、培養和使用人才，并為企業和部門合理地推薦優秀人才，使得各類人才揚長避短、在企業發展建設中充分發揮才能貢獻自己的力量。人事檔案作為考察和了解人才的重要依據，有助于企業開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，我們就無法清晰地了解企業整體的人才儲備情況，也就無法進行科學的預測。由此可見，做好企業人事檔案工作，對于人力資源需求預測是至關重要的。所以，企業人事部門要以企業人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息綜合分析，為企業人力資源管理提供有效的服務。
三、加強人事檔案法律法制的建設
信息檔案管理論文范文6
1、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進入九十年代以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業。江總書記關于“四個現代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期黨的組織工作更應該走在前面。用現代化、科學化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。
2、是干部信息規范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理干部信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。
3、是合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。
二、干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用
1、為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。
2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個干部，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。
3、可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題
1、要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
2、要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。
應用干部檔案管理多媒體信息網絡系統，首先要建立起干部信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。多媒體數據庫是難點，圖像和視頻數據有著容量大、不易管理、調用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數據量日益增多時的調用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠看，必須采用先進的分布式多媒體數據庫，以保證多媒體數據的應用。
要使干部多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數字杜比和DVD技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內的適應性。
網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導和組織工作提供優質、高效和全方位的信息服務?，F階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網絡建設中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區委組織部相連，形成一個組織系統廣域網，實現組織工作信息大面積共享。
3、應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。
4、要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統的建設工作包括括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、黨員統計等信息內容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯系。因此在系統的建設上，應該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護和使用等各項工作的分工與權限，最終形成科學、有序、規范、協調的運行機制。
