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檔案數字化建設方案范文1
前言
目前，我們面對的社會是一個信息化的社會，各種各樣的信息充斥在我們的生活當中，如何合理的、高效的運用這些信息便顯得的尤為重要。面對這樣的情況，數字化建設便提上了日程，尤其在房地產業日益活躍的今天。所以，在本研究中，筆者將重點探討關于房產檔案數字化的建設與實踐。
一、關于房產檔案數字化建設的必要意義
所謂的房產檔案的數字化是在如今的高科技的支持之下，例如計算機技術、多媒體技術、掃描技術等，將我們的房產檔案相關的信息輸入計算機之中，這樣計算機便可以根據自己的程序，將這些信息進行一個比較系統的安排。我們在以后用這些檔案的時候，便會更加的方便，效率也更高。最為重要的是，面對現在的信息化的社會，信息的共享對于我們的生活有著莫大的意義。擁有了信息的共享，我們便可以更加全面的了解有關于房產檔案信息化建設的知識，促進房產檔案的發展。在我國各項經濟都飛速發展的同時，房地產行業也飛速的發展，與房地產有關的各項業務迅速增長。在利用人工的時候，面對這樣的信息量，無疑人工的效率是十分的低下的。并且人工會出現一定的錯誤。種種缺點的存在使得人工的方法已經不適合逐漸增加的數據量。這些情況的存在更加突出了房產檔案的數字化建設的重要性。
二、關于房產檔案的數字化存在的不足。
（一）很多的房產資料不能夠完整的記錄信息
在《城市房地產權屬檔案管理辦法》出臺前，對房產權屬檔案的歸檔范圍沒有統一規定，致使一些房產權屬檔案資料收集不全面。一開始的一些資料的收集只是初始交易的一些信息，一些雙方的資料，產權的歸屬等都沒有明確的記錄。在進行房屋的交易的時候關于房屋信息例如面積，用途等也都沒有明確的記錄。我們可以很明顯的發現我國在房產檔案方面存在的弊端。但是這也是一個無可厚非的過程。因為我國的房地產事業在我國發展的時間并不是特別長，所以發展過程不完善也是情理之中的事情。我們需要做的便是逐漸的完善相應的房產檔案。
（二）房產檔案的服務缺乏主觀能動性
長期以來房產檔案只為產權管理服務，利用方式只是簡單地提供一些證明或咨詢服務，很少對檔案信息需求進行超前預測，對實際利用效果進行深入分析，也很少對檔案資料的再編研、信息資料的上網服務進行可行性研究。因此，檔案管理部門難以主動地、超前地、創造性地開展檔案開發利用工作。
三、關于促進房產檔案數字化的措施。
（一）加強對于房產檔案的數字化的認識
科學技術便是第一生產力?？茖W技術的發展使社會的性質發生了翻天覆地的變化。我們應該認識到，傳統的房產檔案的管理方法已經不能適應我們社會的快速發展。所以，房產檔案的數字化是我們社會發展的趨勢。我們知道，我們目前的社會是一個信息化的社會，所以，我們的房地產業也不能獨善其身，他應該融入到這個社會之中，所以房產檔案的數字化也不能脫離這個社會。另外，房產檔案的數字化擁有諸多的優點，運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，促使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，提高房產檔案管理的整體水平。
（二）培養專業的房產檔案的人才
房產檔案是目前的社會要求之下新發展起來的一種專業。所以目前很多的高校并沒有相應的專業。也也就意味著現在的社會上缺乏相應的人才。面對這樣的情況，培養一批專業的房產檔案的人才便是我們目前的當務之急。我們應調整檔案管理隊伍知識結構，創造條件讓工作人員在實踐中學習，鼓勵他們在崗位成才；同時通過在職培訓的方法，讓在職人員補上欠缺的不斷更新的數字化科學管理知識，提升房產檔案管理和服務水平。
（三）全面推進房產檔案數字化以提供更好的服務
房產檔案的數字化的實施為我們的生活帶來了翻天覆地的變化。我們前面已經說到，只要擁有了相應的權限，我們就可以不受時間與空間的限制，查看我們需要的資料。同樣的不僅僅對于工作人員，對于我們的普通市民的生活也帶來了巨大的便利。市民在查詢相應的資料的時候，只需要很短的時間便可以獲得自己需要的信息，大大的節省了市民的時間。房產檔案也極大拓寬了檔案利用的渠道，使利用途徑也更加多樣；它還可以通過網絡向公眾介紹房地產市場及產權產籍的政策、法規，公布查詢利用程序和收費標準，向財政、稅務、土地、銀行、開發公司、中介公司、公證處等相關業務部門提供查詢服務等，開辟了檔案業務的新渠道、新領域。將過去的坐等上門的被動服務變為尋找利用價值主動服務，以少量的資金投入為社會創造更多的財富。
四、結語
在本研究中，筆者介紹的重點是房產檔案的數字化的建設與實踐分析。首先筆者介紹了房產檔案數字化的必要意義?，F在的社會已經成為了一個信息化的社會，面對這樣的社會現狀，房產檔案的信息化便成為了一種必要的要求。然后，筆者介紹了在房產檔案的數字化方面存在的不足，因為房產檔案在我國的發展時間并不長，所以，它存在一定的不足是一件無可厚非的事情，然后，筆者提出了現在的社會條件之下的房產檔案的數字化的措施。我們應該知道實現房產檔案的數字化，我們的意識是很重要的，我們要認識到房產檔案的數字化的重要性。然后，我們需要做的便是繼續努力，改變不足。
參考文獻：
[1]胡文飛，數字時代的房地產檔案管理《傳承》2011年12期
檔案數字化建設方案范文2
關鍵詞：疾病預防控制；檔案管理；數字化；研究
中圖分類號：TP273 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 12-0000-02
Some Issues Study on Disease Prevention and Control Files Digitalization Building
Shi Rongrong
(Shaoxing CDC,Shaoxing312071,China)
Abstract:With the advances in science and technology,digital records management has become more mature,the implementation of digital files to improve file information,standardized level of disease prevention and control in their daily work and public health emergencies increasingly important role in the disposal.To meet the new situation,the cause of disease prevention and control needs of the development of information technology to speed up the process of disease control,disease prevention and control has become an important task of modernization.Disease control file information is the disease prevention and control of the inevitable trend of records management,this paper,starting from the problem,discussed and discussed about disease prevention and control of digital files in the process of building a series of problems arise,and put forward relevant proposals for to share and reference.
Keywords:Disease prevention and control;File management;Digitalization;Research
疾病預防控制檔案的管理是一個系統的過程，做好疾病預防控制檔案的管理工作對于公共衛生部門來說具有重要的意義，其中的一個重點就是進行數字化的建設即信息化系統的建設。在當前的疾病預防控制檔案建設過程中，公共衛生部門已經開始注重信息化、數字化的建設，但是還不夠完善和系統，在進行數字化建設的過程中依然面臨著這樣或者那樣的問題。本文將結合在疾病預防控制檔案管理過程中的相關問題進行有效的分析和總結，進而對其數字化建設的問題進行研究。
一、當前疾病控制系統信息檔案管理現狀
（一）檔案材料以及數據來源的整理問題
1.隨著疾病預防控制工作的可持續性發展和信息量的高速增長，疾控機構經歷了SARS、禽流感、水危機等等重大突發公共衛生事件，同時疾控機構所承擔的防病業務工作不斷深入和擴展，專業技術服務機構的服務需求和工作要求也日益提高，對疾控檔案管理工作提出了更高的要求，但是由于疾病預防控制檔案處于動態管理過程，有許多環節需要進一步完善和補充，主要有以下幾方面：
一是信息內容和來源較多。由于疾病預防控制工作需要上級主管部門、下屬各縣市區疾控疾控中心、各醫療機構及相關部門甚至整個社會的共同參與，因此信息來源較多，覆蓋范圍較廣，專業性較強。
二是信息載體較多。隨著辦公“無紙化”的發展，疾控工作應用的電腦、傳真、掃描機、復印機等也越來越多，電子公文的產生，改變了原有資料保存模式，檔案載體多樣化。
三是信息管理比較局限。由于疾病預防控制工作的專業性強，疾病預防控制業務工作開展中形成的資料由疾控系統封閉管理，也為疾病預防控制檔案資源的共來諸多不便。還有目前疾病預防控制檔案管理人員，大多對計算機技術的運用僅停留在一些簡單的應用操作管理階段，信息化技術運用能力不強，從而不能充分發揮信息化設備應有的功能
2.基本材料的采集和整理之后，對其進行數字化的編排和管理是實現有效的數字化的管理的重要步驟。但實際的數字化中，對于如此多而復雜的信息極易出現混亂與錯誤，如管理人員相關專業知識的缺乏導致的常識性錯誤等。
3.疾控業務信息檔案的日益增多和信息載體的多樣化，原有的檔案、信息管理制度也遠遠不能適應當前工作的需要。尤其在業務信息收集上缺乏明確的分類和工作要求，在業務信息整理、保存和管理上缺乏必要的流程管理和環節管理，在信息檔案資源利用上缺乏現代化的手段。
二、疾病預防控制檔案數字化建設應注意的相關問題
疾病預防控制檔案的數字化建設是一項比較系統的工作，同時剖解開來就是一項相對比較繁瑣和細致的工作。這就要求相關的管理者必須有效的按照規定的標準和要求進行。在檔案的數字化建設過程當中，每一項工作都是整體的一部分，不可或缺的環節，所以開展數字化建設就要從這些細節入手，具體維護和建設好完整的檔案數據庫。具體而言，在疾病預防控制檔案數字化建設的過程中一般要注意以下的幾個問題：
1.基本數據的整理和建設。整個檔案庫的數字化建設離不開最基本的、最原始的數據整理和建設，沒有完善的數字化整理和編排，那么后續的相關整合與管理就無從談起。所以，在開展整個檔案的數字化建設的過程中必須重視基本數據的維護和整理。
2.建設疾病預防控制檔案信息化復合型人才隊伍：首先加強對檔案工作信息意識的培養和信息技術應用能力的培訓，其中包括計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識及與檔案信息化相關的現代管理技術知識等，使檔案工作者具有運用疾病預防控制檔案信息資源共享和信息技術手段加工處理、傳輸疾病預防控制信息的能力；其次加強檔案工作者預防醫學和公共衛生知識的學習，使檔案工作者對疾病預防控制檔案信息化具有較高的理性認知和敏感性；再次是加強檔案現代化管理相關知識和外語的學習，提高疾病預防控制檔案工作者信息化管理水平。
3.疾病預防控制檔案管理的過程中要引進和采用信息化網絡系統，通過網絡信息化系統進行相應的管理和運作。為疾病預防控制工作的開展和突發公共衛生事件的處置創造更好的條件。
4.建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，加強電子文件的收集和積累工作。我們知道，電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，進行保存，并隨紙質文件一并移交檔案館，這樣既推進了檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
5.加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件，顯示修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺有所不同，這就給集成到檔案的數據庫造成一定的困難。所以，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決，印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度做出了規定，規范軟件和數據格式，從而確保數據庫的準確性和有效性。
三、加強疾病預防控制檔案數字化建設的有效措施
1.在加強檔案的數字化建設過程中，一定要提高自身的能力，加強相關的管理和領導，這是做好數字化管理和建設的一個重要前提。我們知道疾病預防控制檔案資料的數據大多數是連續積累多年的系統數據。它從各個層面上反映了社會的發展狀態，生活模式，自然環境，各種疾病發生及流行態勢。因此，從系統科學思想出發去認識疾控檔案的重要性有助于提高我們的認識。社會是一個大系統，由許多要素組成疾病的流行與其中的某些要素有重要的關系，研究這些關系及其規律性有助于對疾病的長久可持續控制。從這個角度看，疾病控制檔案數據具有原始的唯一性和不可替代性，對檔疾控案數據的丟失是不可彌補的。疾病控制檔案的有效管理對一個地區的社會發展具有長遠的意義和深遠的影響。
2.針對疾病預防控制業務信息檔案的專業特點，明確各部門職責任務，加強對業務信息檔案的管理。細化對信息檔案的分類和資料的整理范圍，制定管理制度和工作要求，加強對疾病預防控制業務資料形成過程環節的監管，強化考核，提高檔案質量，與此同時還要加大了對檔案工作設施的投入，并利用計算機實行了集中統一管理，保證了文件材料的收集、整理與歸檔工作的正常運行。
3.加強新技術和新手段的引進和投入使用，疾病預防控制的數字化建設需要一個科學的、系統化的管理工具，所以，在進行相關的數字化建設與管理的過程中一定要注意采用和引進先進的有效方式和方法開展工作。從而把數字化的建設工作做的更加系統化、同時實現高效的運作。
參考文獻：
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[2]郭艷霞.檔案開放的新視角[J].檔案學通訊,2002,4
檔案數字化建設方案范文3
關鍵詞：檔案管理;數字化;管理
檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。
1檔案管理數字化的可行性分析
1.1檔案管理的現狀分析
1.1.1管理制度的調查與分析
實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。
1.1.2硬件方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。
1.1.3技術方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。
1.1.4人才方而的調查與分析
檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。
1.2檔案管理數字化的實施目標
通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。
1.3檔案管理數字化的實施要素
在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。
1.4檔案管理數字化建設的保障系統
檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。
2傳統人事檔案管理的缺點討論
2.1檔案更改時出現的文件轉移、收集等出現的問題
我國人事檔案管理系統存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現人事轉移命令時，由于不同企業單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。
2.2對人事檔案的內容進行更新、修改時出現的問題
現階段我國的事業單位編制制度，使我國的事業單位工作人員大多是由具有較高學歷的優秀人才組成。但我國現如今的人事檔案管理卻不能體現每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數的檔案內容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現。因此，現階段的人事檔案內容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現出來的，關于工作能力以及對待工作態度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。另外，在現階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質文件進行管理。在進行文件轉移的途中，容易被有心人士調換、修改人事檔案內容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。
2.3對認識檔案進行歸檔收集時出現的問題
過去傳統的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據檔案管理的同一規定對檔案材料進行收集，如使用統一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現如今，由于每年都有著大量的優秀人才需求，事業單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統的通過紙質文件進行檔案管理的方式已經不適應現代社會的發展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。
3人事檔案管理問題的應對策略
3.1對傳統的人事檔案管理制度進行改革
我們已經知道，過去傳統的人事檔案管理制度已經不適應現代社會的快速發展，我們應當對傳統人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數據內容有著明確的了解，清晰的確定檔案數據來源的真偽及來源途徑的可靠性。另外，在甄別檔案的內容時，要確保取用的內容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調閱檔案時，我們應當對調閱人的權力進行嚴謹的考核，避免檔案內容的意外泄漏。
3.2盡快轉變人事檔案內容管理的方式
由于現階段的人事檔案管理方式，檔案內容并不能進行聯網更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發現不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。
4提高對人事檔案信息資源的整合
社會的發展離不開科學技術的不斷發展，而科學技術的發展在很大程度上依賴于專業人才的綜合素質，對于現代社會來說，人力資源的開發與應用是現階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業技術人員是推動一個單位發展的重要表現。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創新來改造自己。對事業單位的人事檔案管理信息資源進行開發利用，為企業發展服務是十分現階段的首要發展任務。（1）人事部門應該主動積極向企業中的各部門提供工作人員的信息數據。要更好的發展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業能力程度是一個需要解決的問題。在現階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數據以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業單位的發展中，為其做出更好的貢獻。（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉變。對于傳統的事業單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業單位idea發展?，F階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發展事業單位。在現代社會中，知識的儲量極大的影響經濟的收入。事業單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯系，為事業單位的進一步發展做出貢獻。
5結束語
隨著科技的不斷發展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發展機遇與挑戰。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發展趨勢，通過檔案管理數字化的實現來應對新形勢的變化，適應檔案事業發展的需求。檔案管理數字化是檔案管理發展的必由之路，在實現的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數字化的順利實現。
作者:孫艷艷 單位:煙臺市環境衛生管理處
參考文獻：
[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機電兵船檔案,2007(05).
檔案數字化建設方案范文4
一、我監所檔案數字化工作的實踐
1、主要做法
當前我省監所檔案室的檔案保管、利用，多數仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，檔案信息資源不能很好地利用，更無法實現信息共享。為了加快實現檔案的數字化管理，我監所近年來致力于檔案資源數字化建設。2012年，我監所引進精益A320數字化掃描儀，開始了檔案數字化的實踐工作。去年，為了加快室藏檔案的數字化工作，根據上級的統一布署和推進檔案室數字化建設的總要求，我監所采用外包的方式，全面鋪開數字化建設方案，對2012年以前形成的監所文書檔案（永久和長期或30年）以及會計報表類進行全文數字化加工。為確保這項工作有序、安全地進行，我單位與外包方簽訂了明確工作要求、明確監督檢查要求和明確保密工作要求的合同，并約定承包的數量、質量、酬金、以及時間和驗收方法及標準等。
目前，在檔案信息庫與檔案掃描方面已經完成的工作有：
檔案原件掃描文圖共計70多萬張；文件條目計算機錄入近十多萬條。
2、下一步打算
一是建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面查漏補缺，提高正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，在前面掃描錄入文件信息的基礎上，實現原文件信息數字化。
二是建立了檔案室網站。依托單位OA網上辦公系統，做到文檔一體化，實現資源共享。在局域網上提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽等，充分展示發展成果，實現資源有效利用。
三是加強文件的收集和積累工作。電子文件是未來室藏數字檔案向外開放的主要窗口，為實現這一目標，要求進室單位必須同時遞交紙質文件和電子版文件，由檔案室進行統一歸檔后依托OA系統實現網上現行文件查閱中心提供全文查詢，并通過這一途徑有效開展政務公開工作。
二、存在的問題
（一）規范和安全保障滯后
檔案數字化工作是基于檔案信息化建設大背景下的一項基礎工作，必須遵循統一的標準規范，在國家層面上，有《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》等國家檔案行業法規，因此在微觀層面上要求單位亦必須制定出相應的質量標準、鑒定原則和操作規程等，形成一套檔案數字化工作的制度體系；隨著檔案數字化工作的全面鋪開，加強檔案數字化工作的安全管理擺到了突出的地位，要加強全程監控，做好檔案內容的保密工作，重點是做好數據管理，防止數據的丟失、破壞、被盜等不安全因素。
（二）硬件不硬
計算機、掃描儀等硬件配置低、性能不穩定，影響掃描的速度和質量；檔案數字化是一個長期的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，但應保證掃描儀等硬件設施的成龍配套，使其具有較強的物質支撐能力和作用。
（三）軟件不軟
一是應用軟件的開發有待提高，軟件功能越強、操作越簡便，效率就會明顯提高。二是人才的開發有待深化。目前我們采用檔案業務人員與計算機專業人員結合的方式進行的，但檔案數字化管理涉及到多方位的控制和管理，要引進大學檔案學專業畢業生充實檔案管理工作隊伍，提升管理水平。
三、應對的策略
一是各級領導的高度重視是開展這項工作的有效保證。檔案數字化建設是一項長期的系統工程，不是一朝一夕能夠完成的。檔案數字化工作又是一涉及多部門的綜合性工作，必須加強統籌管理和協調，確保各項工作有序展開。檔案數字化工作更是一項科學管理工作，必須制訂有效的工作流程，充分發揮激勵機制，才能調動好工作人員的工作積極性和創造性，使這項工作扎扎實實地開展下去。
二是加強基礎設施建設，加大資金投入。在信息采集環節，購置照像機、錄像機和掃描儀等必要的設備；在信息存儲環節，購置必要的存儲設備；在信息利用環節，購置計算機、打印機、復印機等設備。
三是加強隊伍建設。一是鼓勵在職人員通過在職培訓、進修和自學考試等方式不斷提高業務水平，掌握和運用現代檔案管理技術和技能；二是從大專院校中招收檔案專業學生，充實檔案監所檔案管理隊伍。
檔案數字化建設方案范文5
摘要：本文從城建檔案館自身存在與發展的要求方面論述了建設數字化、開放型城建檔案館的必要性，以及數字城建檔案館的特點，并提出了在建設數字化城建檔案館時如何保證網絡的安全。
一、引言
據《中國現代化報告2004))公布：對經濟發展、社會發展、人居環境、信息化四大類指標共27個評價指數分析統計，2001年我國綜合現代化水平在108個國家中排名第60位，比1990年上升26位，預計2050年前后將達到世界中等發達國家水平。這標志著在新世紀，我國綜合現代化水平與世界先進水平差距正在縮小，我國城市的現代化進程明顯加快。
城建檔案是城市建設的真實寫照，在城市規劃、建設與管理中發揮著日趨重要的作用。隨著舊城改造、市政基礎設施的日臻完善以及重點工程建設力度的不斷加強，我國城建檔案的收集、管理與利用問題日漸突出，建設數字化城建檔案館將是城建檔案部門的頭等大事。
二、建設開放型數字城建檔案館符合城建檔案事業的發展需要
二十一世紀隨著信息科學技術的突飛猛進，將進入全新的信息時代。電子計算機和網絡技術具有的海量存儲、超強的計算和自動化處理能力、瞬時和方便的網絡溝通將被廣泛地應用于信息量浩大的城建檔案工作中。把城建檔案館建設成為開放型的城建檔案館，既是城建檔案事業發展的需要，也是城建檔案館自身存在與建設的客觀要求，主要由三方面因素所決定：
一是城建檔案館的任務。主要是城建檔案信息的收集，經過整理后，向用戶提供利用。在收集中首先要控制檔案信息的質量，其次是城建檔案信息的全面性。在目前社會檔案意識不太強，有關法規還不健全的情況下，關起門來，坐等其送“檔”上門，且保證質量和數量，實踐證明是不可能的。
二是城建檔案館的特殊職能，即不僅負責城建檔案的收集、管理和提供利用，還要行使地方城建檔案行政管理職能，傳達、貫徹有關城建檔案方面的方針、政策和法規，對本區域內城建檔案工作進行業務指導、監督和檢查等。這就要求城建檔案館要參與城市建設的有關活動，及時了解和掌握城建檔案工作的情況，并進行指導和研究解決遇到的問題。
三是城建檔案工作經驗告訴我們必須走開放之路。過去城建檔案館工作基本處于封閉的狀態，關起門來搞業務，城建檔案館不了解社會，社會也不了解城建檔案館。由于封閉造成了城建檔案工作徘徊不前，束縛了自身的發展，影響自身社會地位的提高，更不利于城建檔案作用的發揮。
總之，為了城建檔案事業的發展，發揮城建檔案信息中心的地位，發揮城建檔案在城市規劃、建設和管理工作中的作用，只有建設開放型城建檔案，在增加城建檔案館透明度的同時，開闊視野，才能不斷提高社會地位，并被社會所認識。數字城建檔案館是城市數字化工程的需要，中國的“城市數字化工程”已經啟動，國家建設部主持的《城市規劃、建設、管理與服務的數字化工程》已納入國家“十五”重大科技攻關項目中，數字城建檔案館是數字城市工程的一個子系統。數字地球、數字城市乃至數字社會將有力地推動數字城建檔案館的建設。
三、數字化城建檔案館的特點
數字城建檔案館是指對有高度價值的圖紙、文件、聲音、影像等多媒體信息進行收集，組織規范性加工，進行高質量保存和管理，并提供在網絡上高速橫向跨庫連接的電子存取服務技術。數字城建檔案館建設是以統一的標準和規范為基礎，以數字化的各種信息為底層，以分布式海量資源庫群為支撐，以智能檢索技術為手段，以寬帶高速網絡為傳輸通道。它涉及數字信息資源的生產、加工、存儲、檢索、傳遞、保護、利用、歸檔、剔除等全過程。與傳統的城建檔案館相比，建立在多媒體技術、計算機存儲技術、網絡通訊技術等之上的數字陳建檔案館有自己的獨特之處，具體體現在以下方面：
1、檔案信息資源數字化。這是數字檔案館的重要特征，也是數字檔案館提供各種服務的前提，幾千年來，紙張一直是信息保存與傳遞的主要載體與媒介，傳統檔案的收獲對象主要是各種紙張檔案與膠片檔案，而檔案館各項功能和發揮也正是以這些載體的檔案來獲取、傳遞利用。隨著多媒體、超媒體、計算機技術及網絡技術的日益成熟，檔案的載體形式已打破了傳統載體一統天下的局面，逐步向以磁介質、光介質等為載體的新型信息媒體轉化。數字檔案館以統一的數字化形式存儲各種檔案，包括文本、圖像、聲音、視頻等。并且數字檔案館中的檔案從搜集、組織、存儲，到提供各種檢索服務、傳輸服務的整個過程中，都是以數字化形式存在的。在城市規劃、勘測、設計、施工諸環節中產生的大量的電子文件，極大地豐富了數字城建檔案館的檔案信息來源。
z.檔案信息檢索計算機化。在傳統的檔案館中，人們通常利用手工檢索館藏目錄的方式查找所需檔案很費時費力。數字檔案館中的檔案檢索，用戶只要根據一定的語法規則，構造合適的檢索表達方式，就可以通過計算機快速、準確地查到所需信息。
3.檔案信息傳輸網絡化。過去，人們如果需要歸檔或查檔，他必須親自到檔案館辦理。而在數字檔案館環境下，一切檔案都可以通過網絡進行傳輸，用戶不必親自“登門拜訪”檔案館。
4.檔案資源利用自由化。人們對傳統檔案館的利用，受到檔案館所在位置的制約，因此，對于一個館藏豐富的檔案館來說，其用戶也同樣是限定在一定的地理范圍之內的。同時由于檔案館的工作時間有限，因此人們也不可能在任何時候訪問檔案館。然而，由于數字檔案館檔案資源存儲的數字化，信息檢索的計算機化以及信息傳輸的網絡化，使得人們對數字檔案館的使用突破了時間、空間的限制。世界各地的人們可以通過聯網計算機訪問任何一個數字檔案館，對其檔案信息進行自由使用。數字檔案館真正實現了檔案資源在合法范圍內的充分共享。
正由于數字檔案館具有這些特點，因此，與傳統檔案館相比，數字檔案館有明顯的優勢：它便于將各種檔案用數字化形式保存下來，永不褪變，便于實現檔案資源的共享，而且這種共享不受時間限制；便于實現快速檢索和所需檔案的快速定位，使用戶以更快的速度獲取所需檔案，更好地服務于社會。
四、如何建設一個數字化開放式且安全有效的城建檔案館，這是放在我們當前的一個大任務，針對這個任務，本文僅從安全性這點來說明。
根據黨的十六大報告提出的“大力推進信息化加快建設現代化”的要求和《全國建設事業信息化規劃綱要》的有關精神，結合城建檔案事業信息化現狀，建設部于2004年6月頒發了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》。（以下簡稱《綱要）｝）《綱要》提出了城建檔案信息化的發展戰略是：在實現城建檔案計算機管理的基礎上，積極推進城建檔案數字化工作，逐步實現檔案存儲數字化、檢索自動化、利用網絡化?！孕畔⒕W絡為基礎，以數據庫建設為重點，開發城建檔案信息資源，……推動城建檔案信息化建設工作健康、持續、快速發展。《綱要》給全國數字城建檔案館的建設提出了實質性的目標和要求。
隨著城建檔案館信息化建設的深入，網上的應用越來越多，各種業務的運營和控制強烈地依賴于大規模的計算機信息系統，而且依賴程度會越來越強。怎樣在保證網絡可用性的前提下，保證網絡足夠安全，使得網絡能夠抵御來自各方面的威脅，保證重要數據安全，避免造成災難性的后果，已成為各城建檔案館信息部門的工作重點之一。
在提到網絡安全時，很多人認為：在網上加個防火墻就解決了網絡安全問題，這其實是一種很狹隘的安全思路。防火墻僅僅是一個訪問控制、內外隔離的安全設備，在底層包過濾，對付超大ICMP包、IP偽裝、碎片攻擊，端口控制等方面的確有著不可替代的作用，但它在應用層的控制和檢測能力是很有限的，是整個安全體系的一個方面。
一個完整的安全體系結構主要由四個層次組成：實體安全、網絡安全、應用安全和管理安全。
實體安全主要保證網絡中單個結點設備的安全性；如保證計算機、服務器、交換機、路由器等安全性。可以通過增加操作系統的安全性來增強主機的安全性；可以安裝防病毒軟件來保證主機系統不受病毒破壞。
網絡安全主要保證整個網絡的數據傳輸和網絡進出的安全性。如可以在網絡中增加鏈路層加密機和網絡層加密機來，使網絡中的所有數據信息以密文傳輸，以保證數據傳輸的安全性；可以通過設置防火墻或安全服務器來對非法用戶對網絡的非法訪問進行限制。
應用安全主要保證各種應用系統內部的安全性，如身份認證、訪問控制等。如CA安全認證系統就可以很好地解決各種應用系統的安全性；在應用系統中增加結點式加密機或加密讀卡器將保證交易數據的完整性、交易活動的不可抵賴性、交易雙方的身份認證等。
管理安全主要保證整個系統包括設備、網絡系統以及各種應用系統的運營維護時的安全性。如可以通過入侵檢測系統實時監控網絡和動態保護網絡：可以通過安全審計系統來保證系統發生安全問題以后進行分析調查等安全管理工作。
在TCP/IP協議簇中，將網絡結構分為五個層次：物理層、鏈路層、網絡層、傳輸層和應用層；每一層都有可能存在安全隱患，每一層的傳輸數據均有可能被黑客或網絡非法人員截獲或監聽到；因此為了保證高強度的網絡安全性，針對不同層次均有不同的安全解決方案。
對于鏈路層，可以采用異步密碼機或DDN密碼機或幀中繼密碼機來保證鏈路層傳輸數據的安全性；在網絡層，可以采用IP密碼機來保證IP層數據傳輸的安全性，也可以采用防火墻、VPN技術在IP層次上來保證用戶對網絡的訪問控制；在應用層，可以采用結點式密碼機來保證應用數據的保密性。
檔案數字化建設方案范文6
一、聲像檔案數字化管理是我校檔案工作的必然要求
筆者所在高校早在2011年就明確提出建立數字化檔案館的工作目標，為更好地推進此項工作，兩年多以來，筆者先后實地考察調研了省內外十幾所檔案數字化工作開展良好的兄弟院校檔案館（室），利用一切可能的機會加強與他們的溝通交流，學習和借鑒他們檔案數字化工作的指導思想與原則、運作方式、系統建設、管理模式等方面的先進經驗，探索適合我校數字化檔案館建設情況的方法和道路，在當前學校有限的人力、物力、財力下，盡快推進校館藏檔案數字化及服務利用網絡化工作，尤其是聲像檔案數字化管理方面。
二、當前高校聲像檔案數字化管理的基本情況：
數字化檔案館的建設基本可分為三個階段：一初始階段主要是建立檔案信息化管理系統，進行紙質檔案的電子化管理工作；二發展階段，主要是光盤和局域網絡在檔案館的應用，用戶可以在檔案館及其以外的局域網內任何場所訪問檔案館的機讀目錄、光盤數據庫和檢索系統；三數字化檔案館階段，通過互聯網跨越館際，超越時空限制，在虛擬檔案館中利用檔案信息資源。不論是哪個階段，都離不開數字化檔案管理系統的應用。當前，不少的高校檔案館已經進入數字化檔案館建設的初始化階段和發展階段，開發或引進了檔案自動化系統，對館藏紙質檔案進行數字化加工與處理，應該說，已經取得了階段性的成果。各高校在聲像檔案的數字化管理方面還是處于探索階段，主要分為以下幾種情況：
（一）利用某個較成熟的檔案管理系統進行聲像檔案數字化管理
當前，各高校都是在市場上自主選用相關的檔案管理系統，在調研與走訪過程中，筆者發現全國不少高校檔案館選用了南方某所高校所研發的檔案管理系統，甚至很多國家機關與企事業單位也選用了該系統。該系統從2003年研發完成投入使用，已經通過省檔案局科技成果鑒定，也獲得了國家版權局頒發的計算機軟件著作權登記證書?？梢詫崿F檔案錄入、全文掛接、檔案查詢、檔案借閱利用統計、檔案借閱、辦公自動化系統識別、信息等功能，是當前市場上比較成熟的一款系統之一。該系統是由某大學的檔案館與南京某科技有限公司聯合研制開發的電子文件和電子檔案管理系統及信息系統。據部分使用該系統的檔案館工作人員反映，該系統的利用能夠明顯提高工作效率，保障數據安全，與學校的辦公自動化系統直接對接，在已有數據庫的基礎上進行資源的二次開發利用，并直接利用檔案管理系統中數據庫的相關數據制作檔案館網頁進行與公告。不少高校在利用該系統處理文字性檔案資料的同時，管理照片、音頻、視頻檔案數據。
（二）在選用某個信息管理系統的基礎上進一步自主開發
部分高校在利用某個比較成熟的系統進行管理數字化的文字檔案的同時，也發現了其在管理照片、音頻、視頻等聲像檔案方面的局限性，比如在上傳的聲像檔案數據量不大，同時使用系統人數不多的情況下，數據上傳速度較快，查找利用效果比較理想。但數據達一定空間后，系統會出現運行緩慢的現象，10人左右同時在線工作會出現系統緩慢至不運轉狀態。針對這種情況，所走訪的上海部分高校檔案館為應對這種情況，引進了計算機和軟件設計專業的工作人員，根據自己學校的聲像檔案管理工作需求，做出系統設計方案，請相關專業公司重新設計了專門的聲像檔案管理系統與正在使用中的文字檔案管理系統對接。重新設計后的聲像檔案數字化管理的系統設計理念是以利用方便為主要目的，查找對象的速度比較快，并且考慮到了照片的版權保護問題，避免日后產生相關法律問題。檔案館為保證服務器的良好運轉，僅在服務器的升級、擴容上就先后投入了30多萬，對服務器的設計要求上也特別注重數據的安全保護問題，采取了雙重保護措施來保障數據的絕對安全。
（三）獨立自主研發系統
據筆者了解，上海交通大學的數字化檔案館建設工作早在2000左右即啟動，在檔案界已經是有口皆碑。上海交通大學檔案館設有信息中心技術室，能夠針對學校工作需求自主開發檔案管理系統和信息網頁。分為“歸檔平臺”、“檔案查詢”、“學歷學位認證”、“校友人物信息查詢”、“科研獲獎成果查詢”、“歷史文件中心”、“現代文件中心”、“編研陳展”、“專題匯編”、“視頻點播”等幾個部分。但是，該系統并不推向市場，僅供自己學校使用，無法在其他學校推廣。該校的照片管理系統可以實現網上查閱，不直接調用原版照片，查閱原版照片需調用光盤或磁盤陣列。在我們已調查了解的幾十所高校中，均未開展視頻檔案的數字化管理工作。該校檔案館負責人表示，他們剛開始啟動視頻檔案的數字化管理工作，前不久陸續考察過中央音像館所用的媒咨系統、青島檔案館和深圳檔案館的數字化管理工作，正在做工作規劃方案。但是該系統投入大，工作過程紛繁復雜，需要大量的專業設備和專業工作人員來配合操作該系統。
山東大學檔案館也正在研發自己的檔案管理系統，該系統可以實現照片與視頻的數字化管理，當前已經投入使用，正在推向市場。
三、對于高校建設數字化檔案館的幾點思考
（一）檔案資源的數字化處理是一項投資巨大的工程
當前各高校建立數字化檔案館都面臨不僅要數字化處理當前產生的檔案資料，還要數字化處理歷史遺留的過往資料的問題。這是一項復雜的系統工程，不可一蹴而就，需要長時間地投入大量的人力、物力和財力。所考察的幾所高校在有限的人力資源的情況下，都采取服務外包的形式來解決這個問題。在此工作上同濟大學檔案館2011年投入99萬，數字化處理了140萬頁檔案資料，計劃2012年投入200萬，以后計劃每年投入300-500萬，直至此項工作完成；目前上海交通大學檔案館通過此種方式數字化處理了400多萬頁檔案資料；上海師范大學檔案館的服務外包工作合作單位是上海八一廠；西南石油大學和蘇州大學檔案館是采取有選擇性進行資源數字化的方案，珍貴的檔案、利用率較高的檔案（如新生錄取名冊等）、字跡退化的檔案、基建圖紙檔案優先數字化處理。
（二）建立數字化檔案館要注重檔案隊伍建設
數字化檔案館的建設需要配備專業的計算機技術人才來維護、管理檔案管理系統，隨著系統開發公司原有軟件的升級和更新換代，加上供應商地域距離的遙遠，在系統的服務期過期后，僅依靠供應商的服務很難保證系統的正常維護、開發和升級，并且存在后期維護服務費用投入巨大，服務不及時不到位的問題。我校及山東大學等學校目前所使用系統狀況使我們深切的感受到這一點。上海交通大學檔案館和上海師范大學檔案館的檔案管理系統都是靠檔案館自己的計算機專業人士來維護系統正常運轉。另外，還要培訓一批技術骨干和管理人才，提高全體工作人員的數字檔案館工作思維、操作技能。
