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人事檔案管理數字化范文1
0引言
現如今，隨著我國科技事業的快速發展與信息化水平的不斷提高，信息化技術在國內各個領域都得到了普遍的應用，醫療領域也不例外，數字信息化技術常常被應用在醫院的檔案及人事管理方面，使醫院的人事檔案管理變的更加便捷，大大提高了醫院檔案管理效率，減少了醫院在此方面的時間消耗，為我國醫療領域的發展提供了便利條件[1]。本文就醫院在對人事檔案管理的時候對數字化信息的應用進行詳細的分析與探討，指出當下所存在的問題，并提出一些建議，希望能夠為我國醫療領域的發展做出一些貢獻。
1現階段醫院人事檔案管理的情況
1.1人工操作效率低下。醫院內的人事檔案內會記錄醫院內所有工作人員的個人情況，如學歷、工作情況、擅長領域、當下職位、個人性格、家庭住址、年齡姓名以及在職期間的各種獎勵與處罰等信息，是醫院了解院內職工的重要途徑[2]。以往在對這些人事檔案進行管理的過程中，往往都會采用傳統的人工管理方式，醫院內所有員工的資料都需要進行手工抄寫、記錄。這種方式不僅工作效率低，且還存在很大的差錯風險，長時間的抄寫很容易出現抄寫錯誤的現象，一旦抄寫錯誤，在想進行修改也非常困難，耗時又費力，并且在后期進行查找時還不方便，很難快速的找到醫院工作人員的個人檔案，需要長時間的翻查，極其符合醫院的規范化管理。而數字化信息人事檔案管理方式的出現，則有效避免了以上情況的出現，使人事檔案的管理變的更加高效，更加規范，為今后的醫院發展打下了良好的基礎[3-4]。
1.2人事檔案管理資料的利用率較低。大多數醫院都不重視院內職員的人事檔案管理工作，雖然對其進行了嚴格的保管，但卻沒有將其充分的利用，另外，紙質的人事檔案不僅耗時耗力，還會占用大量的醫院空間，使醫院在此方面的資金投入量大幅提高。
1.3檔案管理信息化水平不高[5]。就目前來看，我國很多醫院在對其自身人事檔案資料進行管理的過程中，都沒有相對完善的基礎設施與系統，尤其是院內的臨床科室，其基礎設施更加落后，信息基礎也極不穩定，難以跟隨現代化的發展步伐，由此可見，手工人事檔案管理方式是限制醫院向現代化發展的主要絆腳石。
2數字化信息在醫院人事檔案管理發展中的應用
2.1提高醫院數字化人事檔案管理意識。醫院應當加強對人事檔案管理工作的重視，保持全體員工的思想統一，提升相關管理人員對人事檔案管理工作的管理水平與數字化管理意識，打造一個完善的人事檔案管理體系，號召全院所有工作人員積極配合檔案管理工作，最大程度的發揮數字化信息在醫院人事檔案管理中的作用[6-7]。
2.2利用數字化信息技術實現人事檔案管理。醫院再進行人事檔案管理的時候，需要加強對數據化信息檔案形式的重視程度，使其發揮出最大的作用，從而實現對醫院人事檔案的規范化管理[8]。
2.3創新醫院服務模式。對于醫院人事檔案的管理工作來說，對檔案資料進行充分的利用是其主要目的。醫院在對自身人事檔案進行管理的時候，需要不斷完善檔案資料的數據信息，對一些非保密檔案實施透明化、公開化、共享化管理[9]。
2.4加強隊伍建設，提高業務水平。要想使醫院的人事檔案得到更加規范的管理，就必須要選擇高技術水平的管理人員來對其進行管理，此外，還需要對這些管理人員進行定期的培訓與教育，提高他們的責任心，確保其能夠掌握最先進、最科學的電腦操控技術，提高醫院人事檔案的管理質量。
3數字化信息給醫院人事檔案管理帶來的優越性
3.1提高了工作效率。信息化檔案能夠有效提高錄入效率，便于后期的查找與更新，有效防止了傳統管理方式的出錯現象，大幅提高了醫院人事檔案管理人員的工作效率。
3.2信息儲存更全面。數字化信息檔案記錄方式不需要占用大量的空間，只需一臺計算機設備即可，且儲存空間很大，可以儲存各個方面的信息。
3.3促進醫院考核的公平公正性。紙質檔案在查閱的過程中會耗費大量的時間與精力，因此，在醫院進行考核查閱工作人員的個人資料時，往往都會一帶而過，不會在審閱上投入大量時間，因此很難確?？己说墓?，而信息化檔案則能夠有效避免這一現象的出現，考核人員可以快速找到被考核者的檔案資料，減少了在查找資料時的時間浪費，有充足的時間去查看被考核者的檔案資料，從而間接的提升了考核的公正性[10-11]。
3.4信息提取更加快速。以往紙質的人事檔案資料在查找的時候非常困難，需要耗費大量的時間才能找到需要的檔案，且還存在一定的丟失風險。而數字化信息檔案在查找的時候則不需要耗費很多的時間，只需要點擊查找就能夠顯示出需要的檔案資料。
4醫院人事檔案管理中應用數字化信息技術需要注意的安全防范對策
4.1提高檔案管理工作人員的安全防范意識。雖然數字化人事檔案管理能夠使醫院更快速、更高效的對人事檔案進行管理，不過卻存在著一定的安全隱患?，F如今，隨著國內計算機領域的快速發展，不發黑客與病毒也變的越來越猖獗，給檔案的管理帶來很大的安全隱患，因此，檔案管理人員需要加強安全意識，不斷提升自身的計算機技術水平，防止黑客與病毒的侵襲[12]。
4.2建立有效的管理制度。要想使數字化信息檔案管理變得更加安全，更加規范，相關部門一定要在嚴格遵循相關制度，從而保障網絡的安全與穩定?？蓪嵭袛底謾n案管理的崗位責任制，包干到人，責任明確；并建立完善的用戶權限管理體系。
4.3使用安全性技術手段。首先，需要確?；A硬件設施建設的合理性，避免因硬件建設不合理而導致計算機設備出現故障；其次，需要引用現代化先進的加密技術對保密檔案進行加密處理，并對加密技術進行不斷地維護與升級，確保數字化檔案信息的安全性，防止黑客及病毒的非法入侵。
5結論
總而言之，醫院要想取得快速的發展，就必須要利用好數字化信息檔案管理方式，讓其發揮出最大的作用，推動醫院向現代化的方向發展，使我國人事檔案管理更加高效更加合理。
參考文獻
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人事檔案管理數字化范文2
人事檔案信息數字化管理是適應現代化科學技術發展的表現，對于提高人事檔案的管理水平和質量有著重要意義。然而，當前的人事檔案信息數字化管理在安全性、技術和人員素質等方面還存在較為嚴重的問題，嚴重影響人事檔案信息數字化管理的效果基于此，詳細分析人事檔案信息數字化管理中出現的問題，并提出若干對策。
關鍵詞：
人事檔案信息；數字化管理；
人事檔案記載著人的生平，包括學習經歷、工作經歷、政治面貌等，對人事檔案進行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費大量時間進行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質資料的保存?，F代化科學技術的發展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數字化管理。人事檔案信息數字化管理是以信息技術為核心的檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國的人事檔案信息數字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國人事檔案的進程。
一、人事檔案信息數字化管理面臨的問題
1.計算機環境和技術問題。
人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理。信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產生漏電現象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數據的后果等。其次，科學技術更新換代的速度非?？欤嬎銠C軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。
2.信息安全性問題。
信息技術的安全性問題一直存在于發展中。自科學技術不斷發展以來，衍生出了各種安全問題，如網絡黑客、計算機病毒、惡性插件等。這些計算機技術問題都會使計算機上的數據信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當然，人事檔案信息數字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識也相關。人事檔案管理人員只看到數字化管理對工作效率的提高，卻忽略了對信息管理的重視，導致人事檔案信息數字化未得到妥善的信息安全管理。
3.檔案信息數字化管理人員的素質低。
人事檔案信息數字化管理對管理人員有三方面的要求：專業知識、業務技能以及計算機操作技能。與傳統的人事檔案管理相比，第三項要求是現在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時期人事檔案的管理工作相關的業務技能和專業知識也產生了相應變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質并未隨著新型管理方式的發展而提高，我國現階段的人事檔案信息數字化管理人員的素質仍然有待提高。
二、人事檔案信息數字化管理對策
1.建立適當的人事檔案信息數字化管理操作系統。
人事檔案信息數字化管理的操作系統由計算機硬件設施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統更加完整。因此，在對人事檔案信息數字化管理的操作系統進行選擇時要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點。第一，選擇該操作系統時，計算機中原有的數據和信息是否會被刪除。計算機操作系統的不同很有可能改變信息的格式等，使數據無法讀出或者缺損。為防止這類情況發生，必須充分考慮數據是否會缺失等問題。第二，該操作系統本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對信息的保密程度如何等。對存有安全隱患的軟件和系統堅決不予考慮，否則將會導致本計算機數據的流失，且選擇的操作系統應該對信息具有較強的保密性，使人事檔案信息不易被復制和盜用。
2.提高人事檔案信息數字化管理人員的整體素質。
有關部門應該通過加強培訓的方式提高管理人員的專業素質。首先，培訓內容包括新時期人事檔案管理的專業知識、業務技能以及計算機操作技能。計算機技能培訓應該是培訓的重中之重，要求管理人員必須通過培訓切實掌握扎實的應用計算機的能力。為提高培訓的效果，相關部門可以采用實踐操作的方式對信息管理人員進行考核。有效的培訓活動能夠為人事檔案信息數字化管理培養出優秀的人才隊伍。其次，培訓過程中要著重提高人事檔案信息數字化管理人員對信息安全的重視，使人事檔案信息數字化管理人員認識到信息安全對人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實際操作中能夠自覺防范網絡病毒，保障信息管理的安全。
三、結語
人事檔案信息數字化管理目前存在的主要問題為計算機環境要求更加嚴密，計算機軟件和硬件更新換代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質有待提高。人事檔案信息數字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質量，必須予以重視，選取適當的人事檔案信息數字化管理操作系統并通過培訓提高管理人員的綜合素質，為人事檔案信息數字化管理提供優秀的人才隊伍，促進人事檔案管理工作的發展。
作者：黃金勇 單位：國家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺
參考文獻
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人事檔案管理數字化范文3
司法檔案是人民法院在審判執行工作和司法政務、司法事務管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有證據價值和監督功能，可以說是人民法院歷史的記憶。司法檔案是公安、檢察院、法院、司法四大權力機關所產生的業務檔案的統稱。有些司法檔案在一定的時間內具有保密要求，有些具有永久的保密要求，這些檔案信息如果隨意擴散，會造成個人隱私、工作秘密、國家秘密的泄漏，是敵對分子、爆料人員、案件當事人刻意竊取的材料，哪里有需求，哪里就有買賣；這些司法檔案數字化的加工人員，有機會知道敵對分子、爆料人員、案件當事人所知道的信息，這些信息一旦泄漏，會對國家、對社會、對案件審判的公平性產生不利影響；所以，對司法檔案數字化操作人員，納入保密管理的戰線，加強保密管理是非常必要的。司法檔案的完整與安全乃是其功能充分發揮的基礎。該歸檔不歸、檔案滅失，都將影響檔案功能的發揮。確保司法檔案的完整必須規范司法檔案的整理和交接，明確司法檔案的歸檔范圍、期限、檢查驗收和落實考核等方面的內容。司法檔案的安全，既涉及檔案的物理安全，又包括保密安全。
2 司法檔案數字化過程中的保密控制
1.對檔案的內容進行保密控制
說道檔案工作，人們不由得想起了電視劇中的“保密局”，其實這是人們對于檔案工作中一個重要的工作內容：保密工作的關注和認識。如果檔案資料不能夠妥善的進行保存和保密，那么就會使得檔案資料出現歪斜的風險。上到國家經濟發展和國防建設的檔案資料，下到每一個人的個人檔案信息都是需要嚴格的保密的。試想，如果這些檔案資料都外泄到敵方手中，那么我們將完全暴露在別人面前，何談戰略思想，哪里還能在國際或者人際關系中保護自己。所以說，檔案資料最重要的就是檔案內容的保密工作，這是檔案管理的重要工作內容。然而司法檔案資料數字化的過程中，因涉及到大量的檔案信息，需要不同的操作人員進行數字掃描，不可避免的有檔案外泄的風險，所以檔案管理部門應該切實的出臺相關的措施，對檔案內容進行保密控制。
2.確保檔案保密的控制實施
檔案資料的保密不單單在于檔案資料的保密條款，更重要的是對檔案資料保密進行有效的執行和控制實施。司法檔案在數字化的過程中，存在的不安全和有外泄風險的預先分析是司法部門應該需要去思考和判斷的。結合司法檔案數字化中的操作人員、儀器設備、環境等不確定的因素，進行深入的分析研究，并且制定相關的措施，有效的對檔案保密進行管控。在司法檔案數字化的過程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是風險最大的。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應組織工作人員學習檔案安全保密的相關規章制度。其次，科學地設計檔案數字化工作流程，明確各個環節需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。人是檔案數字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎。
3 提高司法檔案數字化過程中操作人員保密意識的措施
1.嚴明崗位職責要求，深化思想認識
提高司法檔案資料在數字化過程中的保密成效，首先就是要提高每一個檔案數字化操作人員的職責意識，嚴明操作崗位的職責要求，深化每一個檔案數字化操作人員的思想認識。在這樣的基礎之上，充分的發揮每一個檔案數字化操作人員的主觀能動性，切實的提高其工作成效和檔案資料的保密性。
2.明確數字化過程中的人員分工
在司法檔案資料數字化的過程中，相關部門應該切實有效的根據檔案資料數字化的內容、要求、流程等，對操作人員進行統一、協調的工作劃分。根據每個流程的工作性質和內容，安排相對應的工作人員從事更為細致的工作。明確數字化過程中人員的分工，有利于劃分檔案資料保密性的責任大小，便于分析各個環節中可能出現的問題，并且及時的進行相關的改善和提高。
3.實行嚴格的抽查和階段性的驗收
司法檔案資料的數字化過程，是一個工程量大、程序復雜的事項，需要大量的人力、物理、財力的支持，所以在司法檔案數字化的過程中，相關部門應該切實的做好相關檔案資料數字化的抽查工作，以防止檔案資料的錯誤分類，甚至檔案資料的掃面錯誤給后期檔案調閱工作帶來的極大麻煩。此外，司法檔案數字化工作中，相關部門還應該組織有關的工作隊伍進行定期或者不定期驗收，鼓勵和引導更多的數字化操作人員積極投入到檔案數字化的工作中，充分發揮自身的主觀能動性。
4.嚴格操作人員的錄用和培訓機制
在司法檔案數字化的過程中，相關部門應該嚴格進行操作人員的錄用和培訓機制。人員選拔和業務水平培訓。在任何實踐活動中，起到決定性作用的參與主體都是人類。因此，在進行檔案數字化工作過程中，首先要對于工作人員進行合理的選拔和業務培訓，以確保日后檔案數字化系統的建設工作、檔案管理和利用工作。也就是說，在進行人員選拔時，要偏向選擇工作細致、具有較強責任心的專人，同時，在進行人員培訓時也要注重道德素質與專業技能方面的培訓。
人事檔案管理數字化范文4
關鍵詞：高校人事檔案數字化
1 概述
高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統手工的借閱與保存，而這種傳統的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應現代人事檔案工作的需要。
2 高校人事檔案管理現狀
2.1 改進傳統管理方式，提高工作效率
現階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。
2.2 加強人事檔案數據庫系統的應用性
目前各個高校在構建人事檔案數字化平臺的過程中，著重發力點都限于對人事檔案中關鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數據庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數據工程，另一方面在這個過程中產生的風險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質原始檔案材料進行數字化和信息化管理，有必要搭建學院人事檔案數字化平臺。而數字化平臺中的數據庫副本利用，有效的阻止了傳統查詢紙質檔案中發生的篡改、丟失、破壞的現象的發生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據，所以建立數字檔案迫在眉睫。
3 我院建立人事檔案管理數字化平臺的意義
長春職業技術學院目前現有在庫教師人事檔案全部為紙質材料。管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。
3.1 數字化管理平臺的建立是實現了從手工檢索到計算機檢索的轉變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。
人事檔案數字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數字化平臺，向管理員發出申請，檔案人員同意授權后，根據檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質檔案的接觸頻率，有利于紙質檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經過領導授權――下庫查詢――檔案復印――領導審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設有人事檔案數字庫，在此基礎上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統處理并發線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現了一人多處理線程的可能。
3.2 數字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。
數字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統計分析，為學院的評優、評職提供了快速、高效的查詢方式和現代化的渠道。為配合高校建設，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數字化，信息化建設工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數字化信息鏈。
3.3 數字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發展的要求，使高校人事管理各項事務日臻科學化和規范化。
該數字化平臺將集全校教職員工檔案數字化管理（數字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統計管理（統計、檢索人員有關信息）、文件檔案管理（起草有關人事、工資文件，收集、整理、保管有關文件）、薪酬分配（根據國家單位有關政策和規定核算人員工資）、為管理領導提供所需的有關文件、統計信息、人員情況、參考意見為一體，根據學院人才成長的規律和學校的任務，對學院各級各類人員個性化和職業化的進行規劃與組織。
3.4 我院建立人事檔案數字化平臺可行性分析
我院人事檔案數字化平臺的項目從得到了院里領導的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經驗及其項目領導經驗的中青年領導，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業務經驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預見的風險做出了解決的預案。對項目組的成員進行專業化的培訓，使得整個項目能過效率專業的進行。
人事檔案數字化平臺中的師資信息化平臺的基礎模塊設計已經完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經開展兩個月項目運行中，呈現出極佳的運行狀態。數字化檔案信息系統已經進入系統設計程度。
參考文獻：
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人事檔案管理數字化范文5
【關鍵詞】高職院校；人事檔案；規范管理；思路；策略
高等教育已經進入新的發展時期，高職院校作為培養人才的重要基地，擔負著培養應用型人才的任務。在高職院校的各項管理中，人事檔案管理需要從系統上進行架構才能夠實現高職院校人事管理的升級型發展。人才戰略是真正提高高職院校整體水平的重要思想指導，在發揮高職院校人事檔案管理優勢的時候，既要沿用傳統的方式，又要進行新的創造。利用互聯網信息化的管理是新時期高職院校人事檔案管理的思路，人事檔案管理能夠納入學校的整體規劃中，人事檔案管理需要從宏觀上進行考量，更要從細致上進行推進。人事檔案管理以培養人才為發展目標，以構建起人才培養的多渠道建設為發展方向。高職院校的人事檔案管理需要理念和技術上的提升，才能夠適應新時期高等教育的發展。
一、高職院校人事檔案規范化管理的重要性
信息技術的高速發展給予了檔案管理新的方式，在眾多領域中，工作的管理方式都發生了變化。在人事檔案管理中，數字化管理系統得到發展，人事檔案的信息化技術有了新的提升。在高職院校人事檔案管理中，采用數據化的管理方式有利于人事檔案管理能夠更加規范，人事檔案管理工作的規范化實現了檔案管理信息化發展的重要目標。在人事檔案管理中做好硬件建設和軟件建設，能夠從整體上提高管理水平。眾多的工作實踐表明，人事檔案管理與其他的檔案管理有著一定的差別，人事檔案管理既有其豐富性又具有其獨立性，人事檔案管理需要注重各個流程之間的銜接，在強化系統思維發展的前提下，正確實現檔案工作的規范化管理，有利于高職院校人事檔案管理更加符合現代化發展的要求。在人事檔案管理中檔案的立卷組合都要符合檔案的規范化管理要求，檔案的價值、檔案的保護、檔案的安全性以及各項檢索都要符合要求。立卷歸檔工作要嚴格按照要求進行。各項具體工作需要解決人事檔案的核心問題，各項具體工作要多方面注意細節的管理。
二、高職院校人事檔案規范化管理的思路與策略
（一）提高人事檔案信息管理的可靠性。人事檔案系統進行更新時要保證其安全性和可靠性。操作系統在更新過程中保證其穩定性，如果是不成熟的系統就容易使檔案管理系統陷入信息不安全的境地。信息數字化管理系統架構操作技術能夠有效提高管理能力，在具體執行方面的融合操作技術的完整性，使人事檔案的信息避免外漏。在實施技術管理的過程中，管理系統具有仿真安全性，也就是說在進行數字化管理過程中，保存的信息需要更高級別的軟件進行維護。基礎檔案信息不容易復制，系統的仿真性能夠得到有效的保障。人事檔案管理堅持技術更新，在規范檔案管理過程中，提升學校的管理水平，做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的多重價值。在發展建設過程中，人事檔案信息數字化管理要運用網絡技術、計算機技術、檔案管理知識和信息數字化技術，高職院校在發展建設的過程中采用多種措施，從硬件和軟件兩個方面強化檔案管理工作，使檔案管理工作能夠促進高校的快速發展?，F在科學技術的重要優勢就是對于計算機軟硬件的應用，計算機軟件和硬件高度匹配，信息可以從操作軟件和操作軟件上進行有效的轉移，檔案的信息化管理可以呈現出新的發展狀態，檔案管理可以有效應對傳統的管理問題。在信息化管理中，檔案操作需要注意系統技術方面的融合。檔案管理需要具有前瞻性，在選擇技術要求時，注意人事檔案信息管理的安全性，操作系統要與數據進行有效對接，保證信息系統的安全，這是檔案管理的重要要求；人事檔案信息管理在發展運行的過程中信息量存儲載體較大，對信息的完整性和真實性要求很高，操作系統依托安全設計對系統進行整體數據化的管理，數據信息能夠符合各類管理要求。
（二）實施人事檔案專業化管理模式。在高職院校中，人事檔案管理與檔案管理并存的局面始終存在。但是，人事檔案管理不同于一般的公文檔案管理。人事檔案管理需要以人力資源管理的目標為研究核心，對人事檔案的管理要尊重人才的基礎信息。在人事檔案管理中重視信息的差異性管理，對檔案信息及時準確的傳輸，大量的人事管理信息具有時效性，需要在管理過程中根據不同的時段進行更新和完善。人事檔案管理采取動態化的管理模式適應新時期發展的需要，在數據庫的管理上要建立起多種技術融合的檔案管理模式。人事檔案管理能夠對人力資源的管理起到基礎性的作用，也能夠通過人事檔案管理讓決策層能夠更好地清晰人才成長的基本路徑。高職院校在人事檔案管理中以人才發展和建設為目標。新時期高職院校人才管理理念更新具有重要價值，在檔案管理中運用新知識和新理論開闊眼界指導工作，使高職院校的人事發展管理工作能夠按照新規定和新方法去執行。學校決策層要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，在實施專業化管理中，政治思想、品德作風、業務能力、工作表現都要以現實情況為基礎，主管領導根據人事工作的實際情況指導檔案管理。人事檔案管理的利用范圍可以不斷拓展，人事檔案具有其保密性，在進行應用的時候，要充分重視人員隱私權，建立專業化的管理模式，擁有專業性的管理人才，將新的檔案內容不斷充實到檔案信息資料中，實踐中注重搜集職工的最新情況，信息可以在人事檔案中得到明顯的體現。
（三）對人事檔案進行科學分類。在人事檔案管理中，立卷歸檔以及文件形成的方式要重點解決文件立卷歸檔的實效。文件階段的立卷歸檔的情況，立卷歸檔的重點，立卷分工檔案管理的信息，檔案利用的效率和效果都要有效維護卷宗的完整性。檔案在形成的過程中，需要按照規范化管理的方式實施，需要著重注意的問題要進行及時整理。人事檔案在新的發展時期就要求進行數字信息化管理，依托計算機軟件技術，利用檔案管理數字化建設，建立與之相匹配的管理模式。強化應用軟件操作系統，實現數字化信息的檢索方面的能力，強化技術基礎，保障應用準確。根據不同的人才進行檔案劃分，加強檔案數字化建設，建立健全完善電子檔案建設。在資料的收集、整理、歸檔、查閱以及人員工作制度上面，按照檔案管理工作的要求進行設計。在推進信息化建設過程中，人事檔案要充分反映教職員工的科研創新、社會服務等方面內容，核查鑒定教職工工作實績。例如人事部門做出的結論鑒定和考核結果等。在電子檔案和紙質檔案相結合的過程中做好銜接。人事檔案的數據庫利用數字信息服務來提高人事檔案的工作質量和效率，檔案管理人員需要保持工作的嚴謹性和完整性。
三、結語
人事檔案管理數字化范文6
[關鍵詞]檔案管理;服務意識;強化對策;學校
人事檔案管理工作是高校開展其他工作的基本保障，對于開展教學工作提高教育水平有著重要的作用，因此在實際的工作中，必須加強對人事檔案服務功能的管理，促進其工作規范、科學、有效的進行，通過對人事檔案的管理維護師生的共同利益，由于學生換屆的流動性較大，所以人事檔案的管理工作量也是十分巨大的，如何提高人事檔案管理的服務功能，就成了高校在發展過程中研究的重要問題。
一、學校人事檔案管理中存在的問題
（一）學校管理層對人事檔案管理認識不夠
高校在發展的過程中大部分的管理者都把精力放在教學活動上，完全忽視了人事檔案服務功能的作用，以至于在工作中存在很多的弊端，在遇到問題時才發現人事檔案服務功能的缺失，導致這種現象很大一部分原因是學校的管理者不夠重視，只認為學校是教書育人的地方，一味地看重教學活動的重要性，沒有把人事檔案管理工作放在日常的管理當中，事實上這一做法完全忽視了教師和學生的基本利益，在出現問題時他們的合法權益根本得不到保證，另一方面是領導層不夠重視，導致在資金的投放比例上分配嚴重不均，在設備上難以保證正常的工作需求，由于其自身的特點工作量大，就使得人事檔案管理工作的正常開展，長此以往，檔案管理的服務功能逐漸被弱化，近而就形成了檔案管理的混亂局面。
（二）學校人事檔案管理者服務意識差管理水平落后
由于學校對人事檔案管理工作不重視，所以在教師投放的力度上也比較薄弱，經常把一些二線的教師放在檔案管理工作上，平時也很少組織教師培訓學習，對于一些檔案管理的先進方法根本不掌握，再加上其自身的專業不對口，對檔案管理的服務意識較差，二線的教師本身年齡較大，對一些新知識、新技術的接受能力較差，所以難以掌握一些先進的工作方法，受傳統教學觀念的影響，他們認為只有教學活動是最重要的，這種思想意識更加導致了服務功能的弱化，難以適應學校其他管理工作的開展。
（三）學校人事檔案管理的檔案收集、歸檔意識差
學校在發展建設的過程中，通常都會把大量的經費投入到教學活動中，用在原有設備的維護，和新興設備的購買，恰恰忽視了對人事檔案管理工作的基礎設施建設，由于學校的重視度較低，檔案管理在制度上就缺乏有力的支持，在工作的過程中也沒有依據可循，這樣就導致檔案管理人員工作散漫，對檔案的收集、歸檔工作不及時，為了減輕自己的工作量，很多時候都把重要的信息檔案放在個人手里，這樣就嚴重影響了學校其他工作的有效開展，因為個人在保存檔案時通常會出現破損、丟失的現象，在發生問題時就會嚴重影響辦事的效率，而很多學校的內部員工寧愿把檔案放在自己手里，也不愿意交由學校管理，可見學校在管理工作上的不足。
二、強化學校人事檔案管理服務意識的對策
（一）加強學校人事檔案管理的服務意識
加強人事檔案管理工作的服務功能，首先要在思想上提高對人事檔案管理工作的認識，長期以來檔案管理工作一直都處于被忽視的地位，所以學校必須要在師生面前強調該工作的重要性，讓其對這項工作形成新的認識，觀念上的轉變才是加強管理的首要前提，特別是對檔案管理工作人員，要使其拾起他們工作的信心，讓其認識到管理工作的重要作用，加強各個部門之間的協調配合，讓其他部門協助好檔案部門做好檔案管理工作。
通過加強教師和學生對這項工作的認同，來提高人事檔案管理工作在整個學校發展中的地位，改變傳統思想的影響，樹立檔案管理工作的主體地位，告知各個部門檔案管理工作的實質性質，其是為教職工及學生儲存重要信息的部門，近而加強各部門之間團結協作的能力，通過邀請教授的講座來增加說服力度，讓大家主動的把檔案交由檔案管理部門管理。
（二）強化學校人事檔案管理中主動服務意識
傳統的人事檔案管理方式中服務對象都是處于被動的狀態，有人需要辦理檔案工作人員就會滿足其需要進行辦理業務，要想提高檔案管理部門在學校發展中的作用，首先要改變這種傳統的工作理念，讓工作人員形成主動地服務方式，提高人事檔案工作人員主動服務的意識，因為檔案管理工作本身就是一項服務型的工作性質，以往的工作態度導致很多人都不愿意把檔案交由他們管理，因為在查找的時候工作人員的態度很不積極，因此，要想改變這種現狀，必須樹立工作人員主動服務的意識，為職工查找檔案創造更加便利的條件，這樣才能改變檔案管理工作在人們心目中的印象，才能促進檔案工作進一步的發展。
（三）強化學校人事檔案管理中的信息化服務水平
在數字化信息化的發展和廣泛應用的社會背景下，人事檔案管理工作既面臨機遇也迎來了挑戰，檔案管理數字化已經成為時展的需要和大勢所趨。在學校的人事檔案管理中建立檔案管理數字化系統也需要各個部門的通力配合，才能建設成高效的人事檔案管理數字化的系統。檔案管理數字化系統包括檔案數字化采集系統和檔案數字化查閱系統以及檔案日常管理系統，各個系統應當相互協調，相互適應。數字化采集系統不準確、不及時勢必影響檔案數字化查閱系統對信息的準確、快速獲取;不能及時分類管理采集系統收集的檔案也造成檔案數字化查閱系統的使用效率。
（四）強化學校人事檔案管理中的服務接待水平
要做好學校人事檔案管理工作，檔案管理人員首先應當具備愛崗敬業、為師生服務的態度和決心。檔案接待工作是學校檔案管理的主要任務和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應當具備一顆熱愛這個工作崗位的心。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語服務教職工和學生，要耐心細致地解答師生的提問。學校的檔案管理部門作為為學校師生服務的部門，應當高度重視檔案管理中的服務接待工作，應當充分發揮檔案接待工作的服務性質，為師生提供優質的服務和禮貌的用語，以及專業的檔案管理服務，使師生能夠在接觸檔案管理時感受到溫暖和便捷。
三、結語
隨著社會的不斷發展進步，對人事檔案管理水平的要求正在逐漸提高，對高校的要求也是如此，由于升學量呈逐年升高的趨勢，所以檔案管理工作顯得尤為重要，受傳統管理觀念的影響，原有的工作方法已經不適合學校的發展建設，因此必須要轉變管理觀念，強化檔案管理的服務功能，使其更好地為學校的發展建設服務。
參考文獻
[1]白楊，孟繁英.關于提高高校人事檔案管理工作水平的思考[J].吉林省教育學院學報（學科版），2010（04）
