前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的醫院人事檔案管理范文，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：隨著科技不斷更新發展，醫院的人事檔案管理也進入了信息化管理時代。檔案信息化管理給醫院的人事檔案管理帶來了便利，對醫院人事檔案管理也有著比較深遠的意義。本文針對醫院人事檔案信息化管理提出相對應的優化措施，從而促進醫院人事檔案管理更好地發展。
關鍵詞：醫院人事檔案；信息化管理；路徑研究
隨著社會的進步發展，醫院的各種管理體系也在不斷地進行改變和完善，醫院的管理趨向規范化，醫院人事檔案管理也就變得越來越重要。醫院通過信息化技術對人事檔案進行有效管理，從而使人事檔案管理的工作效率和準確性都得到很好的提高，更有利于醫院的穩定發展。
一、醫院人事檔案信息化管理的意義
將信息技術應用到醫院人事檔案管理中，采用計算機信息平臺系統進行人事檔案數據的錄入，讓醫院的人事檔案管理人員可以從繁重的資料信息整理和錄入工作中解放出來，讓錄入檔案信息的工作量得到很大降低。對于人事檔案的保存來說，人事檔案材料可以通過計算機網絡錄入到光盤硬盤或者網絡云盤上，不但節省了各種資源，還可以長期完整保存信息資料，而信息資料在保存過程中不會發生任何的變化，從而讓醫院人事檔案信息管理效率得到提高。在信息化檔案管理平臺系統的建立下，醫院人事檔案信息管理可以建立數據庫，便于醫院人員檔案信息的查詢和統計。在進行檔案查詢時，只需要在信息平臺系統中輸入一些相關的檔案信息或者關鍵字，就可以快速、準確、全面地找到所需要的信息，為查找人事檔案信息提供了便捷，逐步實現醫院信息管理的現代化建設目標。
二、醫院人事檔案信息化管理的現狀
（一）人事檔案利用效率較低
目前，很多醫院即使開展了檔案信息化建設工作，卻依然有許多醫院需要通過手工操作來實現各項工作的落實，紙質檔案也沒有及時實現掃描上傳，并進行信息化管理。因此，導致醫院無法通過數據搜索實現對檔案信息內容的應用，對檔案資源信息也無法進行有效利用。與此同時，由于很多醫院并未對人事檔案信息化建設工作的開展進行全面的普及，對于該工作的落實也只是開展了電子設備的更新與軟件的應用，人事檔案管理部門的工作人員精力其實主要放置在其他環節上，存在對設備軟件應用認知不足的現象。此外，由于檔案庫房當前仍然需要進行優化改善，這樣就無法保證人事檔案管理工作真正實現依托信息化管理來實現檔案資源的有效分析與應用，因此也就無法真正發揮出人事檔案信息化建設工作開展的實際意義。
（二）人事檔案信息內容較少
近年來，科技力量的提升推動了信息技術的進一步發展，而且隨著信息技術的不斷普及，極大地方便了人們的日常生活與工作。因此，很多醫院在開展人事檔案管理工作中，正在逐步使用電子檔案管理的模式來實現提升各項工作落實的實際效率，同時很多醫院也基本實現了從傳統的紙質檔案管理轉變為電子化的檔案管理。但是，就當前實際情況來看，很多醫院在人事檔案信息管理工作內容的落實上，仍是以工作人員的從業經歷、個人簡歷以及職稱和學位學歷等內容進行錄入，對于醫護人員自身的能力水平、醫療技術水平等信息內容的錄入情況并不十分理想。同時。檔案信息更新速度也十分緩慢，無法通過利用檔案信息資源的內容，實現滿足后續發展的實際需要。這種信息滯后的現象，勢必會影響到醫院的長期發展。此外，在長期的粗放式管理模式下，醫院人事檔案管理工作的專業性并不明顯，不能保證做到將不同的檔案與材料進行獨立化處理，并由專人進行負責。值得注意的是，很多醫院整體的建筑面積較小，可用房間數量十分緊張，由于人事檔案管理工作的開展所占據的資料比例較大，這時就會存有大量的紙質檔案，然而在紙質檔案的掃描進行數字化轉換工作開展的過程中，并不能保證紙質材料內容的全面性錄入，導致由于信息內容較少而無法真正發揮醫院檔案信息化管理的實際意義。
（三）管理人員的綜合素質較差
想要保證管理工作的落實質量，必須要保證人才的供給質量。畢竟，所有工作的開展都需要通過人力進行運作，尤其是針對人事檔案信息化管理工作的開展來看，工作人員自身必須要具備檔案管理的專業理論知識。同時，也要具備一定的人事管理知識，在信息技術應用的過程中更要具備較強的信息化應用能力，以此才能保證在檔案管理工作落實上，通過人才質量的優勢實現信息化管理工作開展的實際意義。但是，就當前醫院整體的實際情況而言，過去粗放式的管理模式使檔案管理部門一直處于邊緣化的狀態，因此在管理人員使用上，大多數也是以科室將退休的人員為主，將其轉移到檔案管理室進行工作的開展，所以其自身并不具備檔案管理的實際能力。即使部分醫院在人事檔案管理工作中，聘用了相關專業的人才，且其具備一定的實踐經驗，但是在開展信息化管理工作進程后，其綜合業務素質能力仍然無法滿足人事檔案管理工作的現實需求，這時勢必就要通過教育培訓工作的開展來使其具備綜合性的能力，從而才能補齊短板。與此同時，對于人事檔案管理工作的開展來看，也需要與其他部門產生直接性的聯系。但是，受過去管理體制的影響，很多檔案管理人員在崗位開展工作時，態度散漫、不積極，而且也沒有外部約束指導來實現內部保障，在與其他部門進行配合時常有不愉快問題的發生。因此，在這一點上，如果無法保證人事檔案管理工作人員的綜合素質與專業能力水平，勢必也會導致在信息化管理工作落實上無法取得積極的效果。
三、優化醫院人事檔案信息化管理的措施
（一）建立完善的醫院人事檔案管理制度
建立完善的醫院人事檔案管理制度，可以更加有效地保障人事檔案工作順利開展，可以明確各個部門員工的工作流程，對人事部門與其他部門科室的溝通、協調進行了強化，讓每位員工都能夠積極地完成自己的工作。但是，還是會有醫院人事檔案管理制度不完善的情況，這樣就會導致員工的工作態度消極，不能全心投入，工作效率變低，很容易對醫院的整體運營效率產生影響，對醫院的穩定發展不利。醫院要完善人事檔案管理制度，首先要完善醫院人事檔案信息化建設，保證人事檔案信息化建設與醫院實際運營管理目的統一，結合醫院實際的情況，充分了解現有的人事檔案管理辦法，制定符合醫院人事檔案管理實際情況的信息化建設目標，保障人事檔案信息化系統可以發揮出應有的作用，從而提升人事檔案信息化管理的效果。建立完善的醫院人事檔案管理制度還可以保障醫院人事檔案信息化管理的安全，有效杜絕檔案泄露對相關工作人員和醫院產生不好的影響。醫院要大力支持人事檔案信息化管理建設，加大對信息化建設的投入，建設穩定安全的檔案信息化管理平臺，有效節約醫院的人力、物力，使醫院的整體效益得到保障。醫院的人事檔案管理制度要明確規范人事檔案信息化工作，各個環節及步驟，將工作職責具體劃分到每個員工身上，實施工作責任制，對工作人員的不良行為進行約束，糾正隨意的工作作風。為了保障醫院人事檔案信息化管理的安全，要注重網絡安全技術的研究，要不斷更新加固人事檔案網絡系統，避免因為網絡系統原因影響員工檔案信息的安全。醫院人事檔案管理工作也要對檔案信息的調取和瀏覽進行準確地記錄，具體記錄查看的時間與范圍，從而保證醫院的檔案信息一直處于嚴格的管理與監控下，實時地確保醫院人事檔案信息的安全。
（二）加強醫院人事檔案管理人員的業務培訓
醫院人事檔案管理人員的業務水平對檔案管理工作高效率、高質量開展會產生很大的影響。醫院在招聘人事管理工作人員的時候，會存在對工作人員綜合素質沒有進行全面考察的情況，這樣就會導致醫院新入職的部分工作人員只擁有非?；镜娜耸聶n案管理能力和相對熟練的計算機操作水平，工作人員對待工作不能很好地投入，工作態度不端正，工作過程中馬虎大意，不夠認真仔細，這樣的工作情況很容易會給醫院的人事檔案管理帶來隱患，威脅醫院管理的安全問題。有些醫院存在一些人事檔案管理工作人員年紀偏大的現象，這樣的工作人員雖然人事檔案管理經驗豐富，但是他們對于計算機使用能力稍顯不足，無論是在人事檔案信息數據錄入速度方面，還是在檔案信息查找方面，都給他們造成極大的困擾。所以，醫院在招聘時就要加強專業人才的聘用，選擇具有熟練計算機技術以及信息管理經驗的有關人才，重視工作人員的綜合素質。醫院應定期組織人事檔案管理人員進行培訓學習，加強相關工作人員的專業知識儲備，培養工作人員專業能力，進行思想道德方面的教育，使其擁有較高的工作責任感，提高其工作的積極性和工作的效率。還可以安排人事檔案管理人員到大醫院學習先進的人事檔案信息化管理模式，然后將其優點與于本醫院人事檔案管理進行融合，有效地促進本醫院人事檔案管理模式不斷更新，緊跟時代發展的腳步。醫院還應針對人事檔案管理工作建立一定的獎懲制度，對檔案管理人員的工作情況、工作效率等全面進行考核，對工作認真負責、效率高的人員進行獎勵，鼓勵上進員工；對工作態度松懈，工作效率低且經常出錯的人員進行適當的懲罰，獎懲制度一定要做到公平、公正、公開。
（三）定期更新維護人事管理相關設備、系統
醫院人事檔案信息管理工作一定要保證檔案信息的安全性，有效防止檔案信息被無關人員盜用，保護員工的個人信息安全。醫院人事檔案管理應用計算機網絡技術進行檔案的存儲與管理，必須要加強計算機系統的安全性，加強網絡安全防火墻建設，保障檔案信息存儲和錄入過程中的安全性，避免惡意病毒入侵檔案管理系統，有效防止人事檔案信息被他人獲取。醫院必須要對檔案信息的建設工作加以重視，加強人力、物力以及資金的投入，從而建立現代化、信息化的檔案信息管理系統。醫院人事檔案信息管理工作人員要不斷提高自身工作的安全意識，深刻認識到人事檔案信息的重要性以及檔案信息被泄漏的嚴重后果，不斷增強工作的責任感與使命感，在工作過程中嚴格規范自己，提高信息保護的安全意識，從而有效保護人事檔案信息的安全。醫院的相關領導也應該重視人事檔案管理系統軟件以及硬件設備的更新，相關技術人員要定期對檔案管理系統軟件進行更新，定期對計算機設備進行檢修，有問題的設備及時進行維修，功能不完善的設備及時進行更換。醫院人事檔案管理人員要有相對熟練的計算機應用技術，從而可以獨立地定期對計算機的安全性進行檢查，及時發現問題和相關的風險，從而更加完善醫院的人事檔案管理信息化建設。
作者:鄭園 單位:陜西省腫瘤醫院
醫院人事檔案管理篇2
摘要：為探討精細化管理模式在醫院檔案管理中的效果與實踐意義，本文從某醫院2020年2月至2021年1月的檔案中隨機選取100份采用常規管理措施進行管理，從2021年2至2022年1月的檔案中隨機選取100份采用精細化管理模式進行管理，并將它們分別命名為對照組和觀察組。利用SPSS23.0統計軟件，對兩組的資料丟失率、提取率等進行對比，并借助問卷調查檢測管理部門人員對檔案管理工作的滿意度。經過長時間的對比與觀察，最終數據顯示，觀察組的資料齊全率為100%，資料提取率為99%，滿意度為95%，數值均高于對照組。因此，在醫院日常檔案管理中，引入精細化管理模式，能有效提升工作效率及各部門工作人員的滿意度，相對常規管理措施，優勢明顯，值得推廣。
關鍵詞：醫院檔案管理；精細化管理模式；管理滿意度評分；應用研究
0引言
隨著我國醫療水平的提升，醫院檔案管理工作也愈加繁復[1]。但在醫院檔案管理上，原有的常規管理措施存在不少問題。例如，因管理模式的落后，導致檔案資料遺失；因管理效率低下，導致資料提取率不高，珍貴資源不能很好地被利用；因人員分工不明，出現責任推諉的現象，導致各個部門對檔案管理工作的評價偏低[2]。從醫院長遠發展出發，為提升醫院的管理水平和工作效率，引進精細化管理模式很有必要。精細化管理模式源于中大型企業，通俗來說，精細化管理就是通過對管理內容進行細分，將每一個事項都落實在責任人身上，從而達到事無巨細均有管理的目的[3]。在很長的一段時間內，醫院檔案管理都是簡單地圍繞整理、存放、借閱、歸還的步驟進行管理。從檔案保存的視角來看，粗糙的管理模式容易造成資料丟失、損傷，簡陋的檔案室容易引起紙質檔案受潮、發霉，工作人員不合理的分類將為后期資料查找埋下隱患；從檔案管理人員的視角來看，因缺少完善的管理體系，需要花大量的時間去整理資料、尋找資料、監督資料歸還，工作量非常大，但管理效果差；從借閱者的視角來看，借閱檔案資料需要經過多個人員的審批，從發起申請到收到資料，需要數天甚至10多天的時間，大大降低了工作效率，同時也降低了通過調取檔案研究專業知識的積極性；從醫院管理團隊的視角來看，煩瑣的審批流程、檔案管理層出不窮的問題將占據他們大量的精力。因此，對醫院檔案進行精細化管理，對每一位醫療行業工作者而言，都是有利無弊的。目前，僅有少數的醫院在嘗試精細化管理模式，相關研究也很少。本文通過對精細化管理模式與常規管理措施的對比研究，以期為醫療行業采用精細化管理模式提供實踐依據。
1資料和方法
1.1一般資料
從某醫院2020年2月至2021年1月的檔案中隨機選取100份采用常規管理措施進行管理，從2021年2月至2022年1月的檔案中隨機選取100份采用精細化管理模式進行管理，并將它們分別命名為對照組和觀察組。兩組檔案中均隨機包含了人事檔案、技術檔案、病歷檔案、行政檔案、會計檔案等，兩組檔案的類型無明顯差異，具有可比性。2020年2月至2021年1月，該醫院檔案管理人員共計44名，平均年齡為35.5歲，其中男性24名，女性20名；2021年2月至2022年1月，該醫院檔案管理人員共計43名，平均年齡為36.3歲，其中男性23名，女性20名。所有參與研究的檔案管理人員均符合以下條件：①從事檔案管理工作的時間超過3年；②在2020年2月至2022年1月兩年間均正常在職工作，無超過5天以上的病假或產假。
1.2方法
對照組資料采用常規檔案管理措施：檔案管理人員根據自身的主觀意識，將檔案進行簡單、粗糙的分類，然后將檔案搬移至檔案架上存放，當有人需要尋找檔案時，再安排人員查找。觀察組資料采用精細化管理模式，從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養、推動檔案管理數字化轉型、明確檔案管理崗位的人員職責、建立安全保護網等維度著力，制定契合精細化管理的方案。（1）創建并優化數據庫。隨著醫院規模的不斷擴大和新員工的不斷增加，醫院管理的文件數量也在不斷增加。早期常用的粗放式管理模式與現階段醫院的發展模式并不完全一致。因此，醫院應全面優化和調整檔案信息管理，建立完整的電子數據庫，實現精細化管理的目標。通過不斷調整和優化數據庫，歸檔內容更加統一，建立過程中必須考慮3個方面。第一，數據庫的機密性。該文件包括從中學到工作階段的所有個人書面信息，在建立、使用數據庫以及數據存儲時，要特別注意保護個人隱私。第二，數據庫的準確性。文件除了記錄個人基本信息外，還可以反映干部的科研水平和專業能力，是崗位競爭和職稱晉升的重要依據。第三，數據庫的效率。數據庫具有模糊搜索功能，員工可以根據自己的實際需要查詢相應的內容，提高查詢效率。（2）完善檔案管理制度。在新的醫療環境下，為了更好地滿足醫院發展需求，一定要構建具有高效率、長遠性的檔案管理制度。通過建立一套科學高效的管理制度，長期指導檔案管理工作，將檔案管理工作細致到每一個步驟，對各個部門、各個崗位的工作起到引導、約束的作用，促進管理者在工作中有理可依、有據可循，并通過不定期的考核，對工作人員進行監督。（3）提高檔案管理人員的工作素養。醫院檔案具有種類多、來源雜、數量多等特點，對于管理人員來說，這既是體力活也是腦力活。精細化管理模式的落地，關鍵在于人，因此，工作人員素質的提高至關重要。對人員素養的提升，既有專業水平的提升，又有思想理念的提升。首先，要讓檔案管理工作人員意識到檔案管理工作的重要性（這不只是一份簡單的整理分類工作，而是醫院長遠發展的堅定基石），通過優秀案例分享，激發他們不斷學習，提升檔案管理的能力。其次，要開展各種提高專業技能的培訓活動，包括分析以往工作中存在的問題、學習檔案信息管理技術、建立工作獎懲制度、組織優秀工作人員外出參觀學習、邀請檔案管理專家現場指導等，增強檔案管理人員的精細化管理認知。（4）推動檔案管理數字化轉型。隨著時代的進步，紙質檔案管理模式已經不能滿足現代機構的檔案管理需求。精細化管理模式加強信息化建設力度，推動檔案管理向數字化轉型，運用成熟的大數據信息技術，實現檔案自動分類和批量化處理。在平臺搭建前期，管理者將建立起共享數據，并給予院內工作人員不同層級的管理/查閱權限，方便查找檔案資源及內部信息傳遞，在降低檔案管理人員工作量的同時，提升檔案提取的便捷性。數字化管理還可避免檔案丟失、損壞等情況，各個部門、各個崗位的工作人員在查閱檔案時，整個過程都被記錄，進一步加強了檔案的精細化管理。（5）明確檔案管理崗位的人員職責。作為一個擁有40余名檔案管理人員的醫院，難免會因為某個工作人員的失誤/不負責導致檔案管理出現紕漏，明確每位檔案管理人員的工作內容和工作責任很有必要。通過制定崗位職責表，明確每一個崗位的工作標準，每一項工作都落實到具體責任人身上，每一個細節都有評判依據。（6）建立安全保護網。醫院檔案牽涉醫院、醫生、患者等多個方面，在檔案管理向數字化轉型之后，檔案信息的儲存和共享的安全性需要得到保證。在精細化模式下，需要由專人來負責檔案信息的安全。例如，在前期設置安全模式，并對安全設備進行定期的維護；在系統內設置檔案借閱到期預警裝置，提醒借閱者如期歸還，如仍未如期歸還，可通過電話通知、共享平臺權限回收等方式提醒借閱者；還可以與信息工程企業合作，對重要檔案使用加密技術、設置防火墻等，最大化保障檔案的安全，充分實現檔案的價值。
1.3觀察指標
使用自制的檔案管理表，記錄兩組檔案的整理、存放、借閱、歸還等情況，最后計算出兩組檔案管理的齊全率、丟失率、提取率、滿意度。齊全率與提取率總數值為100%，數值越高表示管理效果越好。滿意度總分為100分，超過90分表示滿意，80～90分表示一般，低于80分表示不滿意。滿意度通過80分以上的人數之和除以總人數再乘以100%得到。
1.4統計分析
采用SPSS23.0統計軟件對得到的數據進行分析處理，計數資料為n（檔案數量每組分別為100份，評分人數每組分別為20人），采取χ2進行檢驗；計量資料用（x±s）表示，使用t檢驗，P＜0.05證明差異具有統計學意義。
2結果
（1）觀察組的齊全率、提取率均高于對照組，觀察組的丟失率低于對照組（表1）。（2）醫院各個部門（包含基層部門與管理部門）對檔案管理的滿意度評分，觀察組高于對照組（表2）。
3結語
在中國醫療體制不斷改革的今天，提升內部管理水平和醫療服務水平同等重要，這也是參與醫院間良性競爭、促進行業積極進步的重要環節[4]。本文對總計200份檔案分兩組進行研究，從優秀企業檔案管理中提煉管理方法，結合該醫院的基本情況和長遠需求，將精細化管理模式通過觀察組實踐與使用常規管理措施的對照組進行對比，經過長達兩年的觀察、統計、計算、總結，發現使用了精細化管理模式的觀察組，檔案齊全率為100%，檔案丟失率為0，檔案提取率為99%，各部門對檔案管理工作滿意度為95%，遠優于對照組（檔案齊全率為92%，檔案丟失率為8%，檔案提取率為81%，各部門對檔案管理工作滿意度為65%），由此可以說明，精細化管理模式通過完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養、推動檔案管理數字化轉型、明確檔案管理崗位的人員職責、建立安全保護網等方法，能夠有效避免檔案丟失、損傷；減少因儲存不當造成的檔案受潮、發霉現象；在降低檔案管理工作人員工作強度的同時，提升各部門人員借閱檔案的便捷性和對檔案管理工作的滿意度。通過運用精細化管理模式，該醫院的檔案管理水平有了質的提升。從該醫院發展來看，精細化管理模式在該醫院檔案管理中的運用，將大大提升該醫院在城市中的競爭力；從醫療行業發展來看，隨著精細化管理模式被各個醫院引入，我國醫療行業將向前邁進一大步。綜上所述，通過為期兩年的研究對比，將精細化管理模式引入醫院檔案管理，效果明顯，值得在各個醫院落地使用。在不遠的未來，大多數醫院將通過應用精細化管理模式來提升檔案管理工作效率，強化檔案管理質量，減輕檔案管理工作負擔，推動醫療行業長遠健康發展。
作者:崔文昕 單位:曲阜市人民醫院
醫院人事檔案管理篇3
摘要：信息技術的發展推動著各行各業的發展，當醫院管理與信息技術融合后，為整個醫療體系帶來的收益是十分明顯的。醫院內部的人事檔案管理通過信息化的手段，實現管理精細化的效果，從而大幅度的提升工作效率。信息化的發展是未來醫療行業發展的必然趨勢。本文主要對醫院開展人事檔案中存在的問題進行分析，然后提出相應的信息化改進對策，旨在進一步優化檔案管理的業務流程，幫助醫院篩選出合格人才。
關鍵詞：醫院；人事檔案；業務流程；信息化
為了進一步提高醫院的服務質量，醫院要對現有的管理制度進行改進。在各類管理中，人事檔案管理是一項重要工作，不僅影響醫院管理水平的提升，更關系到醫院的未來發展。隨著信息技術的不斷發展，各大醫院積極開展人事檔案信息化建設，旨在進一步完善管理模式，提高管理質量和管理效率，保證各項醫療服務工作順利開展。
一、醫院開展人事檔案管理信息化建設的意義
醫院的人事檔案具有一定的特殊性，需對人事檔案材料進行單獨存放，并由專人保管。在傳統的人事檔案管理模式中，醫院并未采用先進的管理技術和手段，檔案的管理效率和利用率較低，部分工作需要通過檔案管理人員操作。若使用者需要查詢某一檔案，不僅會增加查找難度，還可能會面臨最終查找的檔案內容不完整，不僅無法滿足使用者對檔案的需求，還會進一步增加檔案管理人員的工作量。醫院引進信息技術開展人事檔案管理，可充分發揮信息系統大容量存儲空間的優勢，保證大量的人事檔案得到高效存儲，還能確保信息在第一時間得到收集和整理。當使用者需要查詢檔案時，只需輸入關鍵詞，即可查詢到與之相關的內容，并做出合理決策。同時，將人事檔案管理與信息技術相結合，可以減輕工作人員的工作強度，提高工作效率，保證檔案的準確性和完整性。檔案管理人員在錄入檔案信息時，只需發揮計算機的作用，即可保證檔案得到全面錄入與存儲，還可減少對檔案原件的使用，保證檔案的安全。檔案人員可將大量的人事檔案資料存儲到相應的數據庫中，還能對檔案進行備份。若采用傳統的管理方式，在進行檔案保管時，要建設專門的庫房，會增加資金投入。如果檔案保管不當，可能會受到外界環境的影響而發生損壞。
二、醫院人事檔案信息化建設的主要特點
1.醫院人事檔案的特點
第一，現實性。人事檔案是醫院選人和用人的重要依據。要保證人事檔案內容準確全面，才能使相關負責人在選人時能夠值得借鑒，根據員工的具體表現和經歷做出相應的決斷。因此，醫院的人事檔案具有很強的現實性。第二，流動性。人事檔案并非一成不變。當檔案管理人員為某一員工建立檔案后，會根據其具體的表現和工作內容的變化及時補充檔案內容。比如，員工有晉升、調用等經歷時，其經歷均會在檔案中得到補充。因此，人事檔案具有一定的流動性。第三，保密性。由于人事檔案中記錄了員工的個人經歷和家庭情況，這些內容屬于個人隱私。若要查閱員工的檔案，則需遵守保密制度，避免泄露員工的個人信息。
2.信息化人事檔案的特點
第一，數字化。醫院引進信息技術后，人事檔案的存儲形式將會發生變化。人事檔案將會由原有的紙質形式轉變為數字化形式，檔案人員需將其錄入專門的數據庫之中。若需使用檔案，即可查閱電子檔案。第二，智能化。隨著計算機技術的蓬勃發展，檔案人員可利用信息技術對檔案進行高效管理，從而有效降低其工作強度和壓力。隨著技術的不斷完善，檔案管理也將逐漸邁向智能化，從而更好地滿足使用者的需求。第三，網絡化。檔案人員可應用信息技術對人事檔案的相關數據進行高效采集和整理，并根據使用者的需求，為其傳遞相應信息。這樣不僅可以對傳統的業務流程進行優化，也使得檔案管理工作突破時間和空間的限制。
三、醫院人事檔案管理中存在的問題
1.缺乏完善的管理機制
現階段，與人事檔案管理相關的法律法規還有待進一步完善?，F有的法律制度無法結合人事檔案管理的實際情況，其內容大多比較籠統，缺乏針對性，很難對人事檔案管理工作起到有效的指導。醫院在引進信息技術開展人事檔案管理與建設時，由于缺乏與之相關的法律法規和制度，導致該項工作缺乏有效依據和統一標準。由于各個醫院的自身情況不同，在實際管理過程中，很難保證信息化建設落到實處，一旦發生突發問題，則很難做出合理應對。
2.人事檔案信息化建設缺乏強大的基礎
大部分醫院會將注意力放在如何提高自身醫療服務能力上，而忽視人事檔案信息化建設。在具體操作過程中，由于領導不重視該項工作，導致信息化建設缺乏足夠的資金支持?，F有的軟件和硬件設備功能比較落后，無法滿足現代化檔案信息建設的要求。部分檔案管理人員缺乏信息化意識，在工作中缺乏創新意識，依然采用傳統的方法開展工作，導致信息技術的利用率比較低，影響人事檔案價值的提升。
3.存在一定的安全風險
由于人事檔案具有高度的保密性，因此，在對其進行管理時，需將安全放在首位。目前，醫院在應用信息技術和網絡技術的過程中，雖然能夠進一步發揮技術優勢，有效提高檔案管理的效率，但計算機網絡系統還存在一定的安全隱患，很容易受到黑客和病毒的攻擊。來自病毒的侵襲比較常見。病毒具有一定的隱蔽性，影響范圍廣泛，傳播速度極快，一旦系統遭到病毒入侵，就可能發生癱瘓，造成信息泄露。此外，計算機系統對環境的要求比較高，若環境的溫度和濕度不符合計算機的運行要求，就會導致設備無法正常運行，若未及時保存和備份資料，就可能會導致檔案資料丟失。
4.檔案管理人員的素質有待提升
在信息技術的影響下，醫院要確保檔案管理人員能夠做到與時俱進，不斷學習，進一步完善知識結構，掌握信息技術的使用方法。然而，在實際工作中，雖然大部分檔案管理人員能夠利用計算機開展檔案的錄入和存儲，但卻缺乏信息化意識，也沒有充分意識到網絡所帶來的安全風險，使得檔案面臨被泄露的可能性。
四、醫院人事檔案信息化建設的優化對策
1.建立完善的監督機制
醫院要將人事檔案視作一項重要的工作，并對其予以高度關注，規范檔案的管理行為。要制定與人事檔案有關的制度，保證制度的內容具有一定的針對性和實效性。考慮醫院的實際情況，結合醫院對干部人事檔案管理的要求，保證人事檔案管理制度與時俱進。制度制定完畢后，要保證其得到有效的執行，并進一步加大監督力度，確保管理工作更加規范。第一，要重視對檔案管理人員的考核，將考核與評優等工作相結合，提高其對工作的積極性和主動性。制定突發事件應急預案，要求廣大檔案人員熟練掌握預案內容，使其能夠有效應對突發情況。第二，需針對不同階段的工作制定相應制度，使檔案人員能夠規范自身行為，確保檔案管理工作規范開展。
2.加快信息化建設
（1）構建檔案數據庫。信息化建設是一項復雜、龐大的工程，醫院需根據人事檔案管理要求，打造專門的數據庫，確保人事檔案得到統一存儲。要將紙質檔案轉化成數字化檔案，可利用掃描、拍照等方式對檔案進行錄入；采用云計算等技術對檔案進行高效傳輸與存儲，滿足使用者的查閱需求，提高檔案的利用率。通過構建檔案數據庫，可為醫院的發展建立強大的人才儲備庫，保證檔案內容的安全性和可靠性。（2）將檔案管理與智慧醫院管理相結合。要打造專門的人事檔案信息化管理平臺，保證檔案得到專門管理。此外，還要將這一平臺與智慧醫院平臺相結合，促進資源共享，提高人事檔案的價值，為醫院的各項工作提供合理參考。（3）信息檢索平臺。醫院之所以要引進信息技術，開展檔案信息化建設，主要是進一步提高人事檔案的利用率，使其發揮出更大價值。除了要保證檔案得到高效管理之外，還要重視檔案檢索，對檢索功能予以完善。要進一步優化檢索平臺功能，比如，可從不同入口進行檢索，也可利用關鍵詞進行檢索?？傊?，通過這一平臺不僅能夠及時找到所需檔案，還能為人才的選拔和推薦提供合理建議。
3.保證信息安全
（1）采取有效的安全保障技術。醫院需將人事檔案的安全放在首位，避免員工的個人隱私被泄露。在信息技術的支持下，檔案管理效率得到進一步提升，但與此同時，檔案所面臨的安全風險越來越高。為了提高其安全系數，就要采取有效的安全保障技術。通常要從兩方面入手：第一，物理安全；第二，內容安全。首先，為保證檔案得到準確識別，并實現對檔案的處理，要發揮云計算等技術的作用，確保檔案能夠實現順利轉移。需確保新舊系統的兼容性，對文件接口安全進行把關，有效提高文件的安全性。其次，要進一步完善安全技術。要在平臺明確用戶權限，確定用戶等級，需確保各項信息輸入正確，方可允許用戶登錄和訪問。比如，為了滿足用戶的查詢需求，可采用PMI進行授權。若用戶需要維護檔案數據，則需向管理員申請，正式獲得權限后，方可進入后臺進行操作。為了進一步提高電子檔案傳輸的安全，可采用數字簽名技術，保證每個部門的云系統運行更加安全可靠。此外，要進一步優化設備的運行環境，保證環境的各項技術指標滿足設備的運行要求。（2）加強人事檔案的更新和維護。隨著信息技術的不斷更新，檔案信息管理平臺的功能也會獲得新的補充，這就意味著管理人員需運用發展的視角看待工作，定期對檔案和平臺進行更新，使其得到有效維護。一旦某一工作人員的信息發生變化，需及時對其檔案內容進行補充與更新。為了有效提高檔案的安全性和可靠性，要發揮殺毒軟件的作用，定期對系統進行查殺，還要及時升級軟件。同時，檔案人員要具備完善的保密意識，需加強對檔案內容的保護，對每一名檔案查閱人員的行為進行規范。
4.提高檔案人員的綜合素質
隨著醫院對檔案管理要求不斷提升，各檔案管理人員需不斷提高自身技能與責任感，運用與時俱進的理念和方法開展人事檔案管理。要具備安全意識和保密意識，避免檔案信息被泄露。檔案管理人員要善于創新，將檔案管理與信息技術有機結合，有效提高工作效率。醫院要重視對檔案管理人員的培養，鼓勵其參與各種培訓活動，使其掌握行業最新知識和政策。培訓完畢，要對其進行考核。檔案人員要充分意識到自身工作的艱巨性，具有極高的思想覺悟，化被動工作為主動服務，能夠站在使用者角度了解其需求，從而進一步完善檔案管理工作，為使用人員提供個性化服務。
五、醫院人事檔案信息化技術具體應用
1.人事檔案信息數據庫
為了確保人事檔案的信息化水平得到進一步提高，使其充分滿足醫院的需求，就要打造實用性較高的數據庫，通過數據庫搜集各種各樣的人事檔案，提高檔案的利用價值。（1）建立基本信息數據庫。在構建數據庫時，要保證各項基本信息齊全?；拘畔⒅饕üぷ魅藛T的姓名、性別、出生日期、學歷、工作經歷等信息。需在數據庫中體現出每一名工作人員的基本信息。（2）建立醫德醫風考評檔案。為了進一步提高醫務人員的綜合素質，需對其進行合理的評價。在評價過程中，要將醫德醫風放在重要位置，還要將與之相關的評價內容形成檔案，并納入數據庫之中。在醫德醫風考核內容中，主要包括病人投訴、患者滿意度等信息。通過建立這一類型的檔案，并將其納入評價考核之中，就可以了解醫院醫務工作人員的情況，并及時對醫療工作中存在的問題進行仔細分析和改進。（3）建立專業技術數據庫。為了進一步了解醫務工作人員的專業技術情況，就要將其所具備的專業技術納入個人檔案之中。要對每一年醫務工作人員所參與的技術創新項目、科研項目、培訓項目、論文撰寫等內容納入檔案之中，不斷更新和完善檔案的內容。通過這種方式，可以了解到該名醫務人員的發展情況，使醫院在進行選人和用人時有準確的參考依據。
2.建立人事網絡檔案館
醫院要緊跟時代潮流和技術發展的步伐，在人事檔案管理中融入先進的辦公自動化系統或醫院信息系統。如果醫院的規模比較大，也可引進醫院資源規劃系統，保證醫院的各項資源得到科學有效的管理，提高資源配置的合理性。在開展人事檔案管理時，醫院要不斷創新管理體制和管理技術，融入先進的網絡信息化技術，構建專門的人事網絡檔案館。（1）建立網絡管理系統。醫院要充分發揮人事檔案部門和網絡信息部門的作用，使兩大部門能夠通過協作方式選擇先進的硬件，為構建人事檔案網絡管理系統奠定堅實的基礎。同時，要將這一系統與醫院OA等系統相結合，設置專門的人事檔案館。若醫院已經開通HRP，就要將網絡檔案館與這一系統相結合，對人力資源的情況進行全面分析，預測醫院對人員的需求。（2）建立完善的機制。要使廣大醫院工作人員了解人事檔案信息化建設不只是人事部門的工作，其他部門也要積極參與其中，這樣才能確保檔案得到及時有效的歸檔與處理。要建立統一的歸檔機制，對文件的歸檔類型進行統一，對文件的處理方式進行規范，制定科學合理的歸檔制度?？稍谙鄳钠脚_開辟人事檔案利用窗口，方便使用人員隨時對檔案進行查詢。要對使用人員進行授權，提高檔案利用的便捷性。
六、結語
綜上所述，由于各大醫院面臨的競爭壓力越來越大，為了提高醫院的綜合實力，醫院要選拔優秀人才，使其能夠充分勝任各項工作。因此，醫院要加強對人事檔案管理的改革與創新，將信息技術與之相結合，使人事檔案得到規范、科學的管理，保證信息的安全性和完整性，使其為醫院的各項工作提供有效的參考依據。
作者:盧春宇
醫院人事檔案管理篇4
前言
大數據在科學技術發展的背景下飛速發展，并且在各個行業中應用非常廣泛，檔案管理工作也積極利用大數據優化管理措施、簡化管理流程，創新管理方法，提升檔案管理效率和質量。醫院作為社會生活中非常重要的場所，其檔案涉及的內容較多、檔案量大，并且很多內容都涉及患者的個人隱私。對此，醫院在檔案管理中應用大數據，能夠保證管理有效性，并且在大數據的支持下，能夠提高檔案的安全性，進而提升醫院檔案管理水平。
一、大數據對醫院檔案管理發展的作用
在信息技術時代背景下，數據已經成為傳遞信息的主要途徑，信息時代的發展促使傳統文字信息發展為數據信息，進而促使信息傳遞的智能化發展。數據內容多、類型多、覆蓋范圍廣以及整合率高等，是大數據時代的主要特點。從數據中能夠提取出需要的信息、知識和需要的資源。在數據時代，由于大數據技術的支持，可以針對以前受到信息量大且復雜的原因沒有進行深入研究的問題展開分析，醫院檔案管理就是其中的一項。隨著計算機以及相關技術的發展，云計算、百度云存儲等被很多人了解并且應用，而應用大數據工作的數據量都非常大，單純的利用傳統的計算機服務已經很難滿足醫院檔案管理的需要，而大數據滿足人們對個性化、高效性、多樣性以及專業化的需求，進而滿足當前醫院檔案管理工作需求。醫院檔案是指在醫院正常運行的情況下，產生的醫療活動及其相關的資料，包括醫療管理、科研、費用以及患者基本信息等價值較高的原始資料。檔案管理部門需要收集、整理、分類和存儲等與醫院各類型活動有關的信息，且信息收集、整理等工作需要具有統一性、規范性、集中性，以便快速整合，為分類和分析提供便利條件，并且需要管理人員標明記號，方便查詢檔案。在醫院檔案管理中應用大數據技術，能夠促進管理工作的信息化發展。在大數據技術條件下，醫院需要進行信息化建設，加上醫院檔案的內容和類型較多，包括圖表、會診資料、文件以及視頻等，而檔案管理不僅需要記錄醫院的日常工作及活動，還有醫院的發展史，為預防檔案資料丟失、保存不當等不良事件的發生，可積極利用大數據技術解決這些問題。與此同時，能夠提高檔案存儲和管理的便捷性。傳統檔案資料都是紙質形式，采用人工管理。當前，雖然信息技術的應用已經很廣泛，但醫院的檔案管理工作并沒有在最初就使用信息技術進行管理，只是簡單地對檔案資料進行存儲，想要精準調閱資料，避免資料受潮等現象會比較困難。對此，使用大數據技術不僅能夠用很小的空間存儲海量的數據，還能夠為檔案資料的共享、檢索等工作提供便捷條件，提高檔案資料的使用效率，縮短查找時間等，進而全面提升檔案資料管理水平。因此，可在醫院檔案管理中合理應用大數據。
二、大數據在醫院檔案管理中應用現狀
醫院檔案管理工作在使用大數據時也存在不足之處。首先，使用大數據時，檔案的真實性容易受到影響。大數據主要是以計算機為載體，人們看見的是整理之后的檔案資料，而不是原始憑證；醫院上傳到網絡上的信息也是工作人員手動上傳，如果出現錯誤，想要修改的難度很高，一旦有人惡意篡改檔案信息，則會造成醫院利益和聲譽等方面的損失，這與使用大數據技術進行檔案管理的目的不符。其次，網絡方面的安全難以得到保障。這是因為將大數據應用在醫院的檔案管理中，需要通過計算機整理、分析和存儲資料信息，而我們目前生活在信息時代，黑客的存在會危及信息安全，也就會威脅醫院檔案安全，醫院在使用、分享檔案時可能會遭遇檔案被竊取，造成醫院的嚴重損失，包括經濟損失和社會聲譽方面的損失。因此，在使用大數據時，需要針對使用過程中存在的不足進行全面分析，提出科學的解決措施，提高大數據在醫院檔案管理中的應用效果。最后，還需要進一步提升管理人員的專業能力。有的醫院雖然使用大數據技術進行檔案管理，但是領導者的內部控制意識不足，忽視檔案管理的重要性，尤其是在管理人員的招聘和培養工作中，沒有硬性規定招聘人員必須要掌握大數據技術，忽視大數據技術的培訓，這一點不利于醫院檔案管理工作質量的提升，影響醫院的發展。加上醫院檔案管理人員還存在其他科室人員兼職的情況，從而影響檔案管理質量，不利于發揮檔案的積極作用?；谝陨喜蛔?，醫院可以組織相關人員進行分析、討論，探索并實踐能夠提升大數據應用水平的管理措施，有效提升檔案管理質量以及安全性，強化醫院檔案管理整體水平，從而促進醫院發展。
三、大數據在醫院檔案管理中的應用建議
1.轉變管理理念
對醫院目前的檔案管理進行分析，雖然很多醫院都已經意識到大數據的重要性，引入先進設備，但從整體上來看，思想上的轉變需要進一步加強。不能將檔案管理工作僅僅作為資料的存儲，相關人員沒有意識到檔案管理在醫院正常運行和發展中的作用，忽視檔案管理帶給醫院的社會效益和經濟效益，影響醫院的發展。在這樣的情況下，需要從醫院檔案管理人員的思想上著手，轉變其檔案管理理念，使其在工作中能夠積極的應用大數據技術，并且重視改變醫院管理者、領導者對大數據的認識，使其為使用大數據技術進行檔案管理提供支持，進而在醫院發展中發揮出大數據的積極作用，推動醫院發展。同時，各科室主管以及醫院領導者需要積極參與到管理工作中，保證大數據能夠得到充分運用，從而在醫院的發展中發揮良好的推動力，推進檔案管理工作的信息化建設。此外，醫院領導者在意識到大數據技術的優勢后，在完成自身工作任務的同時，配合檔案管理工作。在轉變相關人員檔案管理理念的過程中，還需要醫院內部加強宣傳，宣傳大數據技術的優勢、宣傳檔案管理對于大數據技術的依賴、宣傳在大數據背景下檔案管理功能上的變化等。改變檔案管理理念，需要從原本單一的保存功能發展到對檔案資料的分析和使用、從紙質資料轉變成電子資料，提高檔案在醫院發展中的服務功能，能夠增加檔案的二次加工等。檔案信息的來源是醫院各個部門的日常工作，包括患者信息的采集，方便后續為患者提供診療服務。醫院的領導者以及檔案管理人員也需要認識到，檔案信息源也需要相應的資金投入，雖然需求量不大，但是需要長期投入，在大數據技術的支持下提升檔案資料的服務性，因此，需要針對檔案服務端加強信息化建設，以便使用大數據技術完成檔案的查詢等工作。由此可見，需要改變檔案管理人員的管理理念，可以從很多角度著手，方便實現改變管理理念的目標。
2.加大管理人員培訓力度
從大數據本身來看，尤其是近年來在信息技術條件下產生的數據處理技術，在各個行業中的數據處理都有著明顯優勢，醫院的檔案管理工作想要利用好這一技術，發揮出這一技術的價值和作用，還需要培養專業的人才，加強對檔案管理人員的培訓力度，使其掌握先進的管理理念、計算機技術和大數據技術的應用方法等，保證醫院信息化建設工作的順利進行，保證軟件和硬件在檔案管理中能夠發揮作用。對于醫院加大檔案管理工作人員的專業培訓力度，具體可以從以下幾個方面落實工作：首先，醫院組織專業培訓，包括大數據和檔案管理的專業知識、計算機操作方法、管理的專業技能等，保證管理人員能夠符合崗位需求，在崗位上發揮自己的力量和作用。與此同時，還應重視職業道德和素養培訓，避免管理人員受到利益誘惑、威脅等因素的影響，出現篡改檔案資料等不良事件的發生，保證大數據在檔案管理中應用的有效性與安全性。其次，醫院還應直接面向社會招聘具有檔案管理專業理論知識和實踐能力的人才，并且招聘的人才需要掌握大數據等方面的知識，即招聘復合型人才，以便滿足醫院檔案管理工作對人才的需求，并且在實際工作中發揮復合型人才的優勢，保證檔案的分析以及處理等工作質量，進而推動檔案管理工作的穩定、可持續發展。此外，在培訓工作中，需要注意培訓的時間和人數的安排，確保不會影響醫院檔案管理工作的正常開展，保證培訓時間合理，也避免在崗工作人員工作壓力大。同時，可以開展線上培訓模式，不影響管理人員的日常工作，利用節假日、下班時間等空余時間，合理安排時間自主休息。
3.加強軟件和硬件建設
醫院檔案管理應用大數據，想要保證應用的有效性，需要做好相關軟件和硬件的配套建設，這是應用大數據技術的基礎，需要醫院投入人力、物力和財力。但是，根據檔案管理現階段的實際工作情況來看，由于個別醫院領導不重視大數據的應用，導致檔案管理工作還在以人工模式開展，大數據管理的配套設備還不健全，沒有在檔案管理中發揮關鍵作用，影響管理效率和醫院整體工作效率，阻礙醫院的整體發展。因此，醫院需要在改變檔案管理理念的基礎上，加強軟件和硬件建設。首先，從醫院實際情況和發展目標角度出發，確定大數據技術應用需要的設備及其資金，制定軟件、硬件類型和數量需求表，并將需求表作為依據，采購相應的軟件和硬件，保證初期建設順利進行。其次，在使用大數據進行檔案管理的日常工作中，需要醫院安排專業人員定期檢查、更新和維修，從而保證軟件和硬件能夠正常使用，保證檔案管理工作順利開展。在醫院條件允許的情況下，可以組建專業團隊，結合醫院的實際需求，開發適合自身條件的軟件系統、建設管理平臺，以便保證檔案資料收集、分類、整理、存儲、檢索等工作順利進行，保證各個環節的工作質量。
4.落實管理制度責任制
現階段，已經有很多醫院都針對檔案管理工作建立起管理制度，但是，都存在不同程度的不足，此時，加強對大數據技術的應用，能夠促使管理人員從不同的角度進行綜合考慮，在開展檔案管理的過程中不斷分析并總結不足，從而不斷優化管理制度。首先，醫院需要針對檔案管理成立專業部門，對檔案資料實施統一管理，并且配備檔案室和專業的管理人員，在管理的過程中保證與其他部門進行有效溝通，從而保證檔案管理的高效性以及層次性。其次，在應用大數據進行檔案管理時，運用科學且符合醫院實際需求的數據運行程序、對應的操作流程，醫院需要對此制定具有規范性、流程化的檔案管理制度，從而保證管理工作順利實施，保證工作的有序進行，提高管理的準確性。最后，做好檔案管理細節上的工作，將管理的職責落實到個人。在制定管理制度時，需要明確不同崗位的分工、具體的工作職責，以便管理人員在了解自身崗位工作內容的基礎上工作。同時，在實際工作中，還需要加強監督，安排監督人員，重點監督管理制度的執行情況、管理人員的工作態度和質量、對各個細節以及管理效果進行檢查等，如果發現問題，需要監督人員及時指出，按照制度給予懲罰，并且通過會議討論等方式分析解決問題的方法，跟蹤后續管理工作的改進效果，以此保證檔案管理工作持續性優化，保證其管理質量。
5.加強建檔維護管理
在大數據的影響下，使得醫院檔案管理工作存在較大的工作難度以及較為廣闊的發展空間，通過積極順應當前社會的發展趨勢，利用大數據技術加強醫院檔案的信息化管理，有助于進一步提高醫院檔案管理水平。針對現階段大數據在醫院檔案管理發展中的影響，進行深度分析并制定相應的解決對策，從根本上加強檔案維護，保護醫院檔案數據，避免由于數據設備或程序出現故障導致數據檔案存在風險。首先需要相關人員從根本上加強檔案的維護管理，針對數據的儲存災備以及恢復能力進行全面創新，增強檔案維護管理的安全性和可靠性，使數據在出現異常時能夠迅速恢復。其次，對醫院檔案管理工作人員的工作行為進行規范化管理，通過制定嚴格的數據分析原則以及數據資料采集標準，對醫院數據信息檔案進行科學處理，使其能夠進一步增強醫院檔案管理的保密性與穩定性，而且在傳統的檔案管理工作當中，由于工作量相對較大，導致檔案管理的錯誤概率相對較高，針對這一問題，通過加強檔案數據維護，可以有效降低其中人為因素的影響，并切實保護檔案數據資料的真實性以及完整性，避免數據檔案由于外界因素導致出現丟失，以此來實現全面保障數據檔案的安全性。除此之外，還需要相關人員能夠定期對醫院檔案管理進行核對，定期備份相關數據，并對重點數據進行重點管理。
四、總結
大數據應用在醫院檔案管理中，能夠對海量的信息進行準確且迅速的處理，實際應用效果很高。醫院在使用大數據對檔案進行管理時，需要投入較多的人力和資金構建平臺，以此提高醫療服務水平和醫院的工作效率，突出大數據在實際工作中的優勢，優化檔案管理的各個流程和具體方法，對檔案實施更加科學合理的管理，從而提高醫院的經濟效益和社會聲譽，為醫院的穩定、長久發展創造條件。
作者:肖興賓
