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文書檔案論文范文1
引言
文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。
一、轉變教育觀念，完善課程體系
傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。
二、積極探索研究，改革教學方法
文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。
2.3探索新型教學方法
2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。
2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。
2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見?！边@是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。
2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。
三、加強“雙師型”教師隊伍建設
受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。:
將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。
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文書檔案論文范文2
（一）藝術檔案對傳播群眾文化藝術有著重要作用
藝術檔案通過傳播群眾文化藝術來體現其在保存和傳播過程中的價值和作用。如果文化藝術能得到廣大群眾的好評，那么就能有效地促進和提高文化藝術的生命延續，能使這項有著良好影響的藝術活動繼續傳承下去，對以后藝術的發展有著重要的推動作用。
（二）藝術檔案對發展藝術事業有重要作用
藝術檔案中記錄著豐富的藝術活動資料，通過藝術檔案的查閱和學習，藝術工作人員能對藝術思想進行創新，創造出更符合傳播群眾藝術文化的藝術活動，促進藝術事業的不斷發展，提高藝術人員的專業技能和創新思維，使他們能創造出更好的文藝作品。
二、加強藝術檔案管理工作的措施
要保證藝術檔案管理工作的順利進行，使藝術檔案保存的更加完善，需要管理部門制定一系列的檔案管理措施，并通過對管理人員進行職業道德和能力的教育培訓，使他們能對檔案保管工作盡到自己的職責。同時在進行管理工作時，管理部門要對工作措施進行強化，使管理人員在進行檔案管理時能不斷提高工作質量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部門要根據管理工作制定出明確的規章制定，對藝術檔案的收集、歸檔等管理工作作出具體的要求，避免在檔案管理工作進行過程中造成檔案丟失和管理分散等問題。在保證管理制度的順利開展，就需要把制度的執行情況作為考核檔案管理人員的一項重要標準，通過展示優秀藝術檔案來促使檔案管理工作人員的工作積極性，并對優秀檔案管理工作人員進行設立獎勵機制，促進檔案管理工作的順利進行。（二）明確歸檔范圍。藝術檔案材料的歸檔范圍應當包括：文學創作，藝術表演，美術、攝影，社會文化，藝術研究，藝術教育，文化交流以及個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料(如文字、聲像、照片、實物等載體形式)。另外，業務人員在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料，也屬歸檔范圍。而那些為藝術創作、研究、教學和文化藝術活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關文章材料等，均作為資料保存，不應歸檔。在文化藝術活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術材料和實物，任何個人不得據為己有。（三）強化收集與整理。在對文藝活動產生的文藝檔案進行收集整理時，要保證文藝檔案和文藝活動中的聯系性，使文藝工作者通過查閱文藝檔案清楚地了解到文藝活動的內容。由于文藝活動的多樣性，其在生成的文藝檔案時也體現出了多樣性，檔案管理人員在整理檔案時，要根據檔案的不同類型來進行歸類。藝術檔案應分為大類和屬類,大類設業務類、個人業務類、綜合類等，具體屬類應按照歸檔范圍設置。要按照藝術檔案材料的內容、種類立卷，其中戲劇材料按劇目分類立卷，音樂歌舞演出材料按節目分類立卷，文化藝術科研材料按科研專題分類立卷，藝術教育材料按各專業課程分類立卷，社會文化、文化交流材料按業務活動進行立卷。對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料歸檔時，應將每一單項作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。反映和記錄本單位的文化藝術活動并對以后藝術創作、藝術研究有重要參考借鑒作用的藝術檔案材料，應永久保存。（四）加強信息化管理。隨著信息技術的發展，信息化在檔案管理方面提供了很多便利條件。運用計算機把藝術檔案建立成電子檔案，便于檔案的管理和查閱，提高各種藝術檔案的保存壽命。在對文藝檔案進行信息化管理時，需要把各種各樣的藝術檔案轉化成電子檔案，這就需要檔案管理部門針對信息化檔案管理制定出相應的政策和管理制度，使檔案管理人員能通過制度的要求來不斷提高自己的工作能力和專業技術能力。（五）加大教育培訓力度。文化藝術單位在進行檔案管理時，要對檔案管理人員進行專業技術的培訓，提高其工作意識，重視對藝術檔案的保存，使藝術檔案能完整地保存下來。隨著信息化檔案管理的發展，還需要對檔案管理人員進行計算機專業技能培訓，在檔案管理人員的素質和工作能力、工作意識不斷提高的情況下，使檔案接收和積累的工作做好。
文書檔案論文范文3
【正文】
1檔案的結構
哲學認為，事物都是以特定的結構形式存在的。每一種事物都有其特有的結構特征，事物若失去其自身的結構形式，該事物也就必然失去其自身的功能和屬性。事物的結構是由組成它的各個要素（或因素）按照一定的規則（即要素之間的相互聯系、相互作用、相互制約的內在聯系）有秩序、分層次地結合成一定的組成形式而實現的。人們認識事物，其實就是要弄清事物組成要素、結構、功能與價值及其本質屬性，其中結構具有非常積極的意義。對于檔案結構的認識，檔案學教材已有所涉獵，主要從檔案的實體構成和檔案的構成要素兩條途徑進行闡述?！拔募菣n案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構成檔案的兩個基本要素”[2]屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區別，強調檔案的實體結構，可以為文件的整理和檔案館（室）藏提供理論依據。后者是對檔案或文件自身構成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實體的館藏意義，但這一認識對檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據，特別是電子文件的出現，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元劃分，為電子文件的整理提供了強有力的理論武器。
近年來，對檔案結構已有人發表文章進行專門的探討，一種觀點認為“檔案的結構是以知識單元的歷史聯系為依據的文件載體排列方式”。[3]劉新安等在文章《檔案物質實體的雙重構成》中認為，檔案是由“文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”共同構成。[4]本文是在過去檔案界對檔案結構認識的基礎上，對該問題的進一步的探討，給出數學模型的基本形式，并以此為基礎解釋檔案學理論和檔案工作中的相關問題。
2檔案結構的數學模型
檔案的結構是一個比較復雜的問題，而且隨著檔案實踐的發展日趨復雜，尤其電子文件的出現，使得檔案信息與載體既可合二為一，又可一分為二，因此檔案的構成也必然要考慮到檔案的信息和載體兩個方面。我們可以將其歸納為：A=F(C+I)。
其中，A代表檔案，C代表文件的載體，I代表文件載體所承載的信息，“+”表示文件載體與文件信息之和。F是檔案工作者賦予文件載體和文件信息的整理行為，即整理的原則和方法。以上公式告訴我們，檔案是我們按照特定的原則將文件的信息和載體進行有效組合生成的物質。其基本含義可從以下幾方面理解和分析。
2.1任何一種文獻，都是由載體C和信息I而構成的，檔案是文獻中的一種，是文獻的下位類概念，它也應該由信息和載體構成，充分揭示了檔案與文獻的從屬關系。檔案與一般文獻（圖書、期刊、報紙等）的主要區別在于兩點：其一，公式中C和I嚴格界定為文件的載體和信息，文件是人類社會活動的伴生物，它具有原始的歷史記錄性，將文件進行整理生成檔案以后，這種屬性不但沒有削弱，反而得到了進一步的加強，這是一般文獻不可比擬的。其二，就一般文獻而言，整理過程不是構成文獻的必要條件，即經過整理的和沒有經過整理的文獻都是文獻，但就檔案而言，我們知道文件轉化為檔案必須具備三個必要條件，其中之一即是對文件的整理。正如《檔案管理學》教材所論述：“檔案的特點和優點之一，就在于它已經不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件的堆積，而是具有內在聯系的文件體系，它反映了各種活動和事件的原貌。所以未經整理的、雜亂無序的零散歷史文件，雖然也屬于檔案，但從檔案的一般特點來說，它并不是典型的、科學意義上的檔案?！盵5]換言之，孤立和雜亂的文件經過整理才成為具有結構特征的檔案。
2.2A=F(C+I)中的F是文件轉化為檔案的基本條件，依上所述，主要指對文件實體和文件信息的整理原則。在數百年的檔案實踐過程中，整理原則也隨之發生過幾次重大變化。從最早的二元主義的序列原則（即在收文和發文二元下以時間先后進行文件排序）到事由原則，再到后來的來源原則、自由來源原則，一直到上個世紀80年代中后期，我國檔案學者何嘉蓀、馮惠珍教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對檔案整理理論的探討。由此可見，F隨著檔案實踐的不斷發展和人們對檔案實踐認識的深化而變化，使之具有新的內涵。文件和檔案的整理是檔案實踐的核心內容，貫穿于文件運動的全過程（單份文件卷類全宗館藏），它使散亂的文件具備了有機的結構特征。所以公式中的F不是檔案的結構自身，但它是搭建檔案結構的基本原則和方法。
A=F(C+I)，F是一種法則，文件實體和文件信息的有機組合經過F法則變換成為“典型的、科學意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內在聯系、搭建檔案文件的有機結構為目的。荷蘭手冊的作者認為：“一個全宗是一個有機整體，……它按照一定的規則成長著、形成著、并且變化著……”。[6]英國檔案學家詹金遜也認為：“它是一種生長的結果，正像一棵樹一頭動物一樣，也是一種有機體?！虼耍母鞑糠种g，也有著對它本身的意義不可或缺的結構、關節和自然聯系”。[7]
2.3A=F(C+I)中的C+I對于新的檔案實踐，尤其是電子文件、檔案實踐，具有非常重要的意義。在傳統的以紙質檔案為主導的檔案實踐活動中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對于它的載體，其“貞節”程度可謂“從一而終”，所以文件、檔案的整理也是載體和信息一并進行的，不可能各自獨立進行。這一時期，實際上C+I可以用一個字母表示。但自上個世紀80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對傳統的文件的結構和整理理論提出挑戰?！吨袊鴻n案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實體的分類，《中國檔案分類法》實質上是對檔案信息的組織方法，而不是對檔案室和檔案館實體檔案的分類方法。由此人們第一次認識到，檔案實體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。正是由于這一原因，在上個世紀80年代中后期的檔案管理學教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實體整理和信息整理稱之為“實體控制”和“智能控制”。
近年來，電子文件的大量涌現直接影響到檔案的整理理論和技術。電子文件的信息對載體的依賴不比當年，電子文件的信息相對獨立，以至于電子文件在線傳輸時，其載體往往是不被考慮的，非到文件信息脫機保存時文件的載體才被重視。實際上，電子文件的整理過程已經演化為以著錄為依托，以檢索為手段的情報信息處理過程，它與電子文件脫機以后的實體保存并沒有必然的內在聯系，它們可以分別獨立進行。因此文件C+I的兩元表現形式，對于新的檔案實踐具有特殊的積極意義。對于脫機以前的電子文件的整理可表示為A=F(I)，而脫機以后的實體的分類保管亦可表示為A=F(C)，它們允許遵循不同的整理原則F，而且可以各自具有不同的結構。在目前以紙質文件為主導的檔案整理中，實體整理（即檔案室、館的整理）以載體的排列為目的，按照歷史原則（即檔案文件之間的歷史聯系）進行，實現由文件案卷全宗館藏的實體結構；按照《中國檔案分類法》對檔案信息的分類，則遵循邏輯原則，形成與檔案實體不同的檔案信息的特殊結構。
3A=F(C+I)的異化及其意義
A=F(C+I)概括了一般檔案室和檔案館的紙質檔案的結構關系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現以下幾種異化形式，并且與檔案工作實踐中的特殊情況相對應。
3.1A=(C+I)：即在特殊條件下，沒有經過任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成為檔案，而不能再將它們稱為文件。盡管沒有經過整理的文件不是“典型的、科學意義上的”檔案，但畢竟還是檔案，而且在檔案實踐中也是可能出現的。例如，檔案征集是檔案收集工作的組成部分，檔案室和檔案館征集到的零散文件，雖然它們沒有經過必要的整理，我們依然將它們稱之為檔案。檔案的征集雖然在檔案的收集工作中不占主流，但卻是檔案館的經常性的業務活動，以至于大多省級檔案館都設有專門機構來進行檔案征集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)異化后的特殊形式，也對應著一定的檔案實踐活動。在何嘉蓀教授和傅榮校博士合著的《文件運動規律研究》一書中，將這一現象概括為“文件運動過程中的跳躍”現象。
其實這一現象在以往的檔案學研究中一直沒有給予科學解釋。在檔案學教材中，我們一方面強調文件轉化為檔案的三個必要條件，必要條件之一就是沒有經過整理的文件不是檔案，另一方面又認為文件一經歸檔進入檔案室和檔案館就成為檔案，那么征集到檔案館、室的零散文件沒有經過必要的整理，我們將它稱為檔案呢，還是文件呢？如果依照必要條件判斷，它未經整理是文件，可是它又是檔案館的日常業務之一，而且我們將這項活動不叫做文件征集，而稱為檔案征集，在檔案學教材中也將這部分內容設在檔案工作的收集環節講授，因此形成悖論。我們給出的檔案結構模型的異化形式可以給它適當的解釋。
3.2A=F(C+X)是檔案結構模型的另一種異化形式，即在文件形成檔案的過程中側重于考慮文件載體，而淡化其中信息之間的有機聯系及其表現形式（信息I異化為X)，這種現象在現實的檔案實踐中也時而顯現。例如：織布廠的樣品室中的產品樣本，其本身就具有檔案的性質，它以實物的形式記錄企業的產品開發和生產活動。據筆者調研，甚至有不少企業干脆將布的樣本裁減成照片大小裝入像冊保存在檔案室中，將其視為樣品檔案。如果將這些布的樣品視為檔案，樣品中的信息就已經發生了異化，它不再是一般意義上的文件信息，其中信息的表現形式既不是文字的，也不是圖表的，甚至也不是聲相的，但是這些樣品仍然具有檔案屬性。其實這些樣本與開發它們時所形成的產品檔案相互對應，換言之，二者所含的信息盡管表現形式不同，但實質上具有同一性，它們是以不同的信息形式表現同一個產品的信息，共同記錄和反映企業的產品開發和生產活動，應該說二者所包含的信息具有內在的必然聯系，但是對樣品“檔案”和產品檔案卻采取了不同的整理方式，且分別保管。這種情況屬于重視載體的特殊性，淡化信息之間的有機聯系。此種情況在檔案工作實踐中絕非個別現象，檔案室和檔案館中將不同載體的檔案淡化它們信息之間的相互聯系，各自整理分別保管習以為常。特殊載體的檔案尤其是實物檔案往往需要特殊的整理方法，同時形成它們的特殊結構。
3.3A=F(X+I)與以上討論的問題相反，即重視檔案文件信息的結構而淡化文件的載體。當我們對檔案的處理重點針對它的信息，而很少關注它的載體形式時，則檔案結構的模型異化為A=F(X+I)（此時載體C已經異化為X）。這個表達式最為典型的現實意義是我們目前最為關注的虛擬檔案和檔案的虛擬整理。在虛擬檔案和檔案的虛擬整理中，整理的對象主要是針對文件的信息，使之能更好的適應人們的需求，至于電子文件的載體，在文件脫機保管以前，其載體只具有技術方面的意義，幾乎與整理沒有關系。電子文件即使是脫機以后，它的整理保管與紙質文件的整理原則也不會完全一致，甚至大相徑庭。
值得注意的是，對電子文件的整理由于主要是針對它的信息而忽略其載體，所以整理的原則和整理以后所形成的檔案結構（信息結構而非實體結構）都將發生重大變化。歷史性原則（即按文件的來源、內容、時間和形式等建立的文件之間的歷史聯系）和邏輯性原則今后會成為電子文件整理并重的兩大原則，由此引發電子檔案的結構也必將突破紙質的實體檔案結構的固有模式。例如，根據“電子文件真實性的永久保管國際研究項目”(IflterPARES)研究成果，一份完整的電子文件構成要包括：載體、內容、物理和智能格式、活動、人員、檔案鏈、背景等7個基本要素，[8]與傳統的紙質文件相比，顯然文件的微觀結構發生了重大變化。從宏觀上講，傳統的全宗也不一定再是檔案結構中的最高層次。美國檔案學者塞繆爾斯(Samusls)提出的“文獻戰略”應用于傳統的檔案實踐中顯然是困難的，但在電子文件領域的應用前景是樂觀的。塞繆爾斯(Samusls)的“文獻戰略”觀念對傳統的檔案的收集、整理、鑒定、檢索以及檔案的結構形式等方面從理論到實踐都將產生深刻的影響。
綜上所述，A=F(C+I)概括了一般情況下檔案結構的基本模型，F表示使文件轉化為檔案的手段、方法和原則，它具有明顯的時代特征。檔案的實體整理從最早的序列原則到事由原則、來源原則、歷史性原則以及電子文件出現以后各國檔案學者提出的新的原則和方法，都是對F的時代特征的注釋，我們應該相信，隨著檔案實踐的發展，F還會有新的含義。另外，F與文件的載體C和文件信息I明顯存在對應關系，文件的載體不同（往往表現為I異化）整理的原則和方法也不同；同理，當載體C發生異化，只對文件的信息I進行整理時，也應該采取新的整理原則和方法。更值得注意的是，F、C、I中任何一個要素的變化都會直接影響到檔案的結構，因此，不同文件載體和不同文件信息表現形式的檔案實踐將會直接導致檔案結構的多元化。
對檔案結構較為系統的研究，目前尚未引起檔案界應有的重視，成果較少，將檔案結構模型化就更顯得困難，本文僅作為對該問題的初步探索，拋磚引玉，希望得到檔案界同仁的批評指正。
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文書檔案論文范文4
一、原始記錄性
吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。
應該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統認識提出了質疑：其一，如果原始性是檔案的本質屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質屬性。”②
筆者認為，上述質疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據，打印件是機關處理事務的依據，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據，但圖書產生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待?！豹堋稒n案法》第十二條規定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理”?？梢姡瑯邮窃加涗?，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。
也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那么文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內容相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性?！豹菟裕募c檔案從本質上來說則屬于同一事物。但是，有人據此認為，既然文件與檔案本質屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下，次要性質可以發生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發展呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。
二、客觀記錄的歸檔保存性
查啟森同志對原始記錄性提出質疑，并進而認為“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案?！豹擢ミ@一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業務部門的歸檔，相對于檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質屬性，那么未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。
三、信息性
隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質是信息”⑨。
當然，從信息角度看，檔案所記錄的內容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內容也是信息?？梢姡畔⑿允菣n案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為，檔案是其原始內容和原始載體的統一體；檔案信息僅指檔案內容而不包含載體，也不強調內容的原始性，……根據信息論的描述，信息不是物質，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質上(主要指其內容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾
應該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經加工處理的原生性靜態信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質是信息是不確切的。
四、非現行性
傅榮校同志認為，“檔案的本質屬性——非現行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發揮作用的必然結果。”⑿
很顯然，這一認識是依據文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據文件所起作用的不同，將文件劃分為現行文件、半現行文悠揚和非現行文件三種。由于我國不存在半現行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現行文件和非現行文件兩種，且認為“非現行性是檔案區別于現行文件的唯一本質屬性?！雹血?/p>
筆者認為，檔案的本質屬性是非現行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現行文件是指“一個機關、團體或組織處理現行業務時經常需要用到，因而繼續存放在其形成地點的文件?！雹曳乾F行文件是指“處理現行事務已不再需要的文件?！雹佣覈话阏J為文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件?？梢?，我國的檔案概念并不是依據文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應在第二年上半年向機關單位的檔案保管機構移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的?！雹怨P者認為，由此而認定檔案的本質屬
性是非現行性也是不妥善的。
綜上所述，原始記錄性是檔案的本質屬性，其他幾種對檔案本質屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。
注釋：
①③吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第40、41頁。
②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。
④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。
⑤韓玉梅主編《外國現代檔案管理教程》，中國人民大學出版社1995年版，第28頁。
⑥劉智勇《我國現有檔案定義的缺陷》，《檔案學研究》1995年第4期。
⑨劉建平《從信息和信息科學看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。
⑩陳作明《檔案學研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。
⑿⒀傅榮校《文件生命周期理論研究(之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。
文書檔案論文范文5
城建檔案是在城市規劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實物等各種形式和載體的歷史記錄。它是城市規劃、建設、管理過程的真實記錄，是城市建設和發展的重要依據。它對城市的規劃具有重要指導作用，是城市的工業和民用建筑、市政基礎設施的新建、改建、維護和恢復重建的重要依據。城建檔案館(室)是管理城建檔案的機構和場所。主要從事城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用工作。城建檔案管理的主要作用與目的就是保護和利用城市規劃、建設、管理活動中形成珍貴資料，為城市的建設、發展提供更好的利用。過去城建檔案管理工作主要針對實物檔案進行管理，整個過程從收集、整理、鑒定到保管、利用，其工作內容繁雜、勞動強度大、查尋利用效率低。近幾年許多城建檔案機構根據《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》、《數字檔案館建設指南》和《紙質檔案數字化技術規范》(DAT31-2005)的要求開展一系列城建檔案數字化、信息化工作，利用計算機技術實行檔案數字化管理。把原有的紙質檔案進行掃描、存儲，將原來的實物檔案轉化成數字信息(電子圖片文件)。這些工作減少了庫存檔案的損壞，在一定程度上延長了檔案的壽命，有利于檔案的保護。在城建檔案的收集過程中同時收集了部分數字資料(如：CAD數據文件、數碼照片、數字影像和掃描后的電子文件等)，并建立了專業的數據庫，開發了相關城建檔案管理系統(MIS)。初步實現了城建檔案數字化管理，準確、快捷地向社會提供利用。向檔案數字化、信息化邁進了一步。隨著社會、經濟的發展和科技進步，許多地方提出“智慧城市”建設的設想，這不僅需要大量豐富的城市規劃、建設和管理等方面的信息，還需要有智能化的科技手段，更好地幫助人們建設和管理好城市。“智慧城市”離不開智能建筑，就是建筑的智能化。智能建筑不是從建筑物的使用開始的，而是在建造過程中和建成以后形成的智慧化、互聯化、相互協同化。BIM技術是建造事業發展的技術產物，它是建筑全生命周期的建筑信息模型，它是從設計階段，施工階段、運維階段的信息模型。BIM作為建設項目信息的整合平臺(系統)，把來自各方面(包括：設計、預/決算、招投標、構件制造、采購、施工及工藝流程等)匯集的信息實行集成管理。利用BIM技術管理建造的建筑，從開始就連續不斷地匯集并形成大量數據(信息)。這些信息是應用BIM技術的工程項目建造過程中形成的，具有保存和利用價值，是建筑的運營和維護、城市的數字化和智能化管理所需要的數據信息。在工程項目中形成的所有應保存的資料(包括信息資料)，都應移交到城建檔案館，收集后的信息，經過整理向社會提供服務，與社會共享。其中，也包括運用BIM技術管理的工程項目中形成的所數據信息，這些數據信息也屬于城建檔案收集范疇。隨著這些數據的逐步積累，城建檔案機構也需要建立相應的BIM平臺，用于不斷地收集、匯集和更新的相關數據。為此，筆者認為，BIM需要納入到城建檔案管理工作中來。
二、城建檔案需要BIM實現現代化
管理城建檔案管理的最終目的是為了更好的利用這些信息資源，為我國的城市建設和發展服務，開發利用這些資源就是城建檔案的價值所在。按照國家住房和城鄉建設部制定《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》的要求，以數字化信息資源為核心，以網絡技術為基礎，以擴大信息資源的利用為目的，以服務于城市規劃、建設和管理為宗旨。適應時展的需要，持續、健康地實現城建檔案的現代化管理工作是城建檔案事業發展目標。對于目前的城建檔案的數字管理水平，只是傳統檔案管理模式的一種技術升級，用計算機、多媒體、網絡等技術替代人工，將實物轉換成了數字信息，從檔案的收集到最終的利用，檔案管理工作的內容沒有變化。在提供利用方面，利用計算機代替人工查尋、檢索，檢索途徑多種多樣，提高了檔案信息檢索效率，所查找到的信息，大都與紙質原文件內容相同的電子信息(電子版本)。有許多城建檔案館在開發利用工作中作了很大的努力，如：利用CAD、GIS和RS等技術進行整合，構建了三維信息平臺等等。使城建檔案信息在開發利用中有新的進展。但是在面對未來的發展，現有這些技術是不夠的。作為城建檔案管理者需要從更長遠的眼光去審視未來。去適應未來發展的需要？參與并融入到“智慧城市”的建設和管理中去。不能把城建檔案館(室)作為一個信息的“倉庫”。盡管能方便、快捷地查詢到各種城建檔案信息，也不能算是現代化管理。城建檔案現代化管理機構和場所不能只是一個提供利用“倉庫”，而應該是提供利用的“基地”，它所提供的信息應該是經過開發“加工”過的信息，而不僅僅是“倉庫”中源始的信息。從建造業現有的技術水平和應用實踐的成效來看，BIM是一項較為科學而又切實可行的先進技術，它具備的可視化，協調，模擬，優化和可出圖特點，可使城建檔案管理水平從現在的數字化、信息化和網絡化向“智能化”方向邁進。城建檔案館原有CAD和GIS數據也屬于BIM數據整合的部分。目前已有大量的工程項目已經應用BIM技術進行建造，如：北京國家體育場(鳥巢)工程、昆明新機場機電設備安裝與運維管理、北京英特宜家購物中心工程、廣州市北京路沿線環境模擬(日照、氣象)、內蒙古科技館新館異型曲面幕墻施工等工程項目。BIM技術能夠實現建設項目各參與方通過網絡進行協同工作，同時，進行工程洽商、技術溝通、工作協調，實現施工質量、安全、進度和成本的管理與監控。在利用BIM管理的工程項目，BIM匯集著大量與工程相關的數據信息，為工程提供大量的數據支持，使業主、設計單位、顧問咨詢公司、施工總承包、專業分包、材料和設備供應商等眾多參建單位同在一個平臺上共享相關數據，為工程建造提供最優方案。這些數據信息都是工程建造中產生的。這些數據信息不當是建造成果的數據，而且還有建造過程的數據，特別是隱蔽工程中的相關數據(如：地基、地下管理線等)。這些數據信息集中收集到城建檔案館中后，利用BIM平臺可再現原來建造過程和模擬將來運營、維護過程。例如：模擬一個建筑出現設備故障怎么辦？出現危機(災害、反恐等)怎么辦？某個建筑的改建和擴建選用什么方案？隱蔽工程和地下管線也可以通過模擬再現，而不必再進行二次勘察、測繪等等。城建檔案管理運用BIM技術后，其管理水平可提升到“智能化”管理。查尋信息不再需要查找原始信息進行分析，可直接再現建設項目某一階段的結果。在前后相似的建筑在建造過程中，可以借見，以提高建造的效率。隨著建造技術發展和更新，原有的建造工藝需要如何調整和改進。只有這樣，城建檔案工作水平才會得到更高的提升。如此發展，城建檔案機構就不再是檔案資源信息的“倉庫”，可能就成為檔案信息資源利用的“基地”。過去我們說城建檔案為城市規劃、建設和管理提供決策依據，將來可能就是提供決策方案了。
三、總結
文書檔案論文范文6
關鍵詞：檔案知識發現公安數據庫
在當前的社會轉型期，社會治安形勢日益復雜，突出表現是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關面臨著極大的壓力，而公安機關檔案管理信息化建設，對于警務創新、提高執法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應在實踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現狀
目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設，從而使公安機關的檔案存儲方式發生了根本變化，由紙質檔案轉變為電子檔案。各地各警種分別建設了各自的數據庫來存儲相關的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發揮了重要作用。如根據在逃人員數據庫進行網上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安檔案信息系統建設中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發揮，阻礙了警方工作效率的提高。
1．1各警務數據庫彼此缺乏聯系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網絡，然而由于種種原因，這些網絡未能有效互連，導致檔案信息不能在數據庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。
1．2警務數據庫中檔案數據的異構性問題突出。各地警方一般根據本地財力等條件進行金盾工程建設，信息化的標準、水平不一。目前各警務數據庫中檔案信息的種類繁多，且信息標準、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1．3許多公安應用軟件不能充分滿足業務需要。表現在軟件開發環境不成熟，功能比較單一、運行不穩定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業務工作：有的公安機關投入了巨額資金建設信息網絡，卻因應用軟件不配套，只能進行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統的運行效率很低。
2知識發現技術對公安檔案信息化建設的意義
不可否認，公安檔案信息化建設取得了巨大成績，各警務數據庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設成效的重要標準，也是提高警方工作效率的關鍵。如果將知識發現技術應用于警務數據庫系統，則能從海量的檔案數據中自動發現令人感興趣的知識，如自動發現原本需經領域專家分析才能得到的案件線索等，從而為警方進行科學決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進而提高公安檔案信息化建設水平都具有重要的意義。知識發現技術的作用具體體現在以下幾個方面：摘要：本文闡述了公安檔案信息化的現狀，知識發現技術發展與應用概況及其對公安檔案信息化建設的重要作用，并根據公安檔案信息系統存在的問題指出了在警務領域應用知識發現技術所要解決的關鍵技術問題。
關鍵詞：檔案知識發現公安數據庫
在當前的社會轉型期，社會治安形勢日益復雜，突出表現是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關面臨著極大的壓力，而公安機關檔案管理信息化建設，對于警務創新、提高執法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應在實踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現狀
目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設，從而使公安機關的檔案存儲方式發生了根本變化，由紙質檔案轉變為電子檔案。各地各警種分別建設了各自的數據庫來存儲相關的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發揮了重要作用。如根據在逃人員數據庫進行網上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安檔案信息系統建設中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發揮，阻礙了警方工作效率的提高。
1．1各警務數據庫彼此缺乏聯系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網絡，然而由于種種原因，這些網絡未能有效互連，導致檔案信息不能在數據庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。
1．2警務數據庫中檔案數據的異構性問題突出。各地警方一般根據本地財力等條件進行金盾工程建設，信息化的標準、水平不一。目前各警務數據庫中檔案信息的種類繁多，且信息標準、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1．3許多公安應用軟件不能充分滿足業務需要。表現在軟件開發環境不成熟，功能比較單一、運行不穩定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業務工作：有的公安機關投入了巨額資金建設信息網絡，卻因應用軟件不配套，只能進行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統的運行效率很低。
