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文書檔案管理范文1
【關鍵詞】管理；文書檔案
一、文書檔案工作的現狀
1、到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，而檔案工作人員墨守成規也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現了諸多不規范的現象，這也直接影響了文書檔案的建檔質量。
2、在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現不同程度的影響文書規范立卷和規范歸檔的情況。如歸檔時出現原稿或修改稿的缺失現象；文件偶用鉛筆撰寫或標注，不經過復印就直接用原件歸檔，短期內字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質量和存檔價值；紙張規格不達標，大小16開紙混用現象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響；文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復與立卷組合無序也是一重大問題。
3、在辦公過程中，現行的手工文件處理方式已經運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關工作人員也習慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的文書檔案信息，難以達到傳輸的高通量化和網絡化。利用計算機進行文書處理，尤其是實現文書電子化歸檔還需要一個過程。
二、文書檔案工作的改革措施
隨著檔案改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。因此，文書檔案管理現代化進程勢在必行，我們要加大力度，創造條件改革現行的文書檔案管理工作。
（一）爭取領導支持
領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現文檔一體化必須要上下達成共識才能實現，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而使現代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；要及時為領導提供相關的文件材料，為領導提供檔案利用信息，努力做好檔案服務工作，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領導的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件，為文書檔案信息化創造條件，使檔案信息管理工作順利進行。
（二）實現文秘工作與檔案工作的一體化
文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，從而使文檔工作流程科學化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，及時整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創造條件，早日實現文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質量。
（三）規范檔案的基礎工作
在文書檔案管理的實際工作中，要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析， 以減少檔案管理中的重復度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，嚴把全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。同時，各單位可以根據自身的具體情況制定總的和分步的計劃并逐步實現，使檔案管理工作不斷完善。
（四）促進檔案信息化建設
紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發展，在實現了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網絡融合為一體，實現真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數據庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統的設計與建設，密切結合本單位辦公系統與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。
（五）提高檔案人員的檔案信息化素質
檔案管理工作者的知識水平和整體素質直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。而文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
建立文書檔案管理信息系統是檔案的發展需要，是檔案管理工作中的一個飛躍。要努力實現裝備技術現代化，積極運用網絡等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中擺脫出來，實現檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理，同時又能滿足利用者的自動查詢，這樣即節省了人力又保護了檔案原件。而電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計算機與信息管理部門要各司其職、各揚所長。
參考文獻：
[1] 任愛英《用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化――提高企業文書檔案質量的探索與思考》《商情（教育經濟研究）》 2008年03期.
[2]閔濤《淺談文書檔案工作》找法網.
文書檔案管理范文2
【關鍵詞】文書檔案；管理；水平
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056
醫院的文書檔案是寶貴的財富，它包括在工作以及活動中形成的各類文件、錄像、圖表等，是多種檔案載體的集成?？茖W有效的醫院文書檔案管理不僅能夠促進醫院的健康發展，也有利于患者查詢相關信息，更能促進有關健康及醫生科學的進步。
1醫院文書檔案分析
醫院文書檔案收集是上級領導及部門的公文、醫院的重大事件和活動的最原始的資料[1]。它是一個醫院歷史的見證和最有效的憑據，具有嚴格的規范性、標準性、保密性及服務性等特點。
1.1規范性醫院文書檔案的規范性主要是指公文的管理，它是整個文書檔案的核心，也是搞好文書檔案管理的最基本保障。它的規范性主要表現在公文的用紙、檢查、字跡、文種、傳遞嚴格五個方面。
1.2標準性文書檔案管理工作要求技術含量高、操作性強。對于文書檔案的收集、管理、鑒定、保管及利用都要按照立卷原則、工作流程和操作技術的統一。整個過程相互聯系，層層相扣，具有嚴格的標準。
1.3保密性現在醫院的文書檔案包括紙質文書檔案和電子文書檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給保密工作帶來了一定的難度。紙質的文書檔案一旦形成，它的內容及形式一般不會發生大的變化，對于是否是原始資料比較容易辨認。但是，電子檔案不具備這些特點，對于電子檔案文件的保密一定要進行加密，并且不定期的改變加密碼或者電子鎖。最為重要的是，應該加強工作人員的保密意識，使他們認識到自己工作的重要性以及因為失密造成的嚴重后果。
1.4服務性文書檔案的服務性主要是為領導進行決策或者智能部門提供資料參考，它表現在利用、編研和統計等工作。搞好服務，首先必須做好醫院文書檔案的整理工作，使之在使用之時能夠按照要求提供必要的服務，這在文明醫院、等級醫院評比的過程中尤其重要。其次是能夠為醫院各級領導干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準確詳細的個人資料和依據，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。再次就是在醫院大規模的改革時提供醫院的基本信息和工作人員的基本情況，以便在領導進行決策的時候能夠掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高數字化的進程，對于已經公開的資料或信息要及時上傳到網上，為患者提供更便利的咨詢。
2目前醫院在文書檔案的管理方面存在的問題分析
2.1文書檔案意識薄弱，對其利用未能發揮最大作用文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，可以創造出不菲的經濟和社會效益，促進醫院管理的規范化。但是，因為對于文書檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認為文書檔案無關大局，甚至認為沒有存在的價值，對于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴重浪費，致使其利用率遠遠不能達到預想的狀況。
2.2管理文書檔案的機構不完善、職責不明醫院文書檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因為歷史遺留的問題以及醫院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫療病歷檔案則由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應的科室進行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開發利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學、混亂的管理模式會造成大量的檔案無法進行存儲，甚至可能導致丟失。出現問題各個部門則會相互推諉，完全無法界定具體科室或者個人的責任。
2.3文書檔案管理人員專業素養有待提高目前，我國的檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面魚龍混雜，參差不齊，遠遠不能滿足時展的需要[2]。這主要表現在專業知識的不足、知識結構的老化或不合理、文化水平低、新知識的儲備不足等。這嚴重影響了我國醫院文書檔案管理工作的可持續發展，素質低下的管理隊伍也造成了我國檔案管理水平的落后。
2.4對于檔案管理的硬件投入過低因為醫療用房的緊張，導致存放檔案的地方十分有限，這完全不符合檔案管理的標準。還有管理技術的嚴重滯后，也限制了檔案事業的進一步發展。隨著信息化時代的到來，計算機技師在醫院文書檔案管理的過程中逐步得到推廣，促使其管理水平不斷進步。但是，這遠遠不能滿足快速發展的需要，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發。
3提高醫院文書檔案管理水平的方法
3.1加強有關檔案法規的學習，強化檔案管理意識醫院要加強對于檔案法規學習和宣傳的力度，提高管理人員對于檔案管理重要作用的認識，尤其是醫院領導對于檔案管理的認識。只有領導對檔案管理注重，才有可能把檔案管理工作納入重要的工作議程，使其能與醫院業務的拓展保持同步。對于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合檔案管理工作。醫療服務是醫院最根本任務，而只有搞好檔案管理才能促使醫療服務的提高，所以一定要為檔案管人員提供必要的設施、充足的經費，切實提高醫院的檔案管理工作。
3.2強化服務意識，提高檔案的開發利用效率檔案管理的最終目的就是為利用提供方便，因此，要強化檔案管理人員的服務意識，既搞好檔案的收集、管理，又努力搞好資料的編研、整理工作，對信息進行有效開發，使檔案為臨床醫療、教學、科研服務，為人民群眾的醫療保健服務，充分發揮其社會效益。
3.3加強專業培訓，提高檔案管理人員的素質建立科學合理的檔案管理體系，建立健全檔案管理的規章制度，這是搞好檔案管理工作的關鍵。隨著時代的進步，醫院的文書檔案管理也必須建立一套與之相應的科學合理的體系，切實解決好檔案管理混亂問題。檔案管理人員素質是影響檔案管理水平最重要的因素之一，因此，醫院要把檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等手段提高其管理水平，推動檔案管理水平的提升。
3.4實現檔案管理的現代化隨著科技的不斷發展，傳統的檔案管理方式已無法適應現代人們的需求，無紙化辦公及電子技術的普及對檔案管理自動化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統的管理方式向現代信息化的管理方式轉變。用計算機儲存檢索醫院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節省時間，也節省人力、物力和財力，提高了工作效率[3]。因此，醫院應充分利用計算機管理，實現檔案管理的現代化。
4結論
醫院的文書檔案管理具有自己的特點，結合醫院的實際加強對其管理，顯然有利于醫院服務水平的提高。目前，我國的醫院在檔案管理工作中還存在管理意識薄弱、認識不到位、管理體系不科學、從業人員素質參差不齊等問題，醫院必須從提高認識、加強管理和培訓、實現管理的現代化等方面入手，促使我國醫院文書檔案管理水平的不斷提高。
參考文獻
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文書檔案管理范文3
檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體，是單位發展的見證，對問題處理、決策制定以及生產管理等方面都具有很強的指導作用，是單位實現持續健康發展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分，可以有效提升單位日常工作質量和效率。就文書檔案管理工作性質來看是一項服務性、技術性以及政治性比較強的工作，對研究本單位發展歷史以及制定發展策略可以起到重要指導性作用，保證單位發展在大方向上不會偏離前進道路。隨著社會快速發展對文書檔案管理工作提出了更高的要求，無論是在工作內容、手段還是在相應制度的建立上。因此，單位在進行文書檔案管理工作時必須要認清時展的需求，不斷進行創新，做到與時俱進，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及時、準確、完整以及實用。實現文書檔案管理工作創新對促進社會經濟發展，以及實現企業持續健康發展都具有重要意義。
二、文書檔案管理工作存在的問題
時代在快速前進，傳統文書檔案管理工作機制逐漸不能滿足單位在新時代背景下發展的需求，逐漸不能滿足人們對檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現在一下幾個方面：
（一）文書檔案管理體制不完善
就我國文書檔案管理工作現狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應新時展腳步?，F在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統黨政機關大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時，單位在進行文書檔案管理工作時一般都是上級指示下級執行，但是往往是領導抓大頭，各小頭更細化的部分沒人重視，例如檔案規章制度的建立完善工作就很少有人關注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規范性、時效性以及實用性。另外，工作體制的不完善側面決定了工作管理人員工作態度和側重點，一般都是將重點放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業務上，忽視了文書檔案工作的服務性，降低了工作有效性。
（二）文書檔案工作手段落后
隨著信息時代的來臨，對文書檔案傳統手工工作方提出了更大的沖擊，對文書檔案管理工作進行創新，就需要運用高新技術，更近一步實現文書檔案的時效性、實用性以及共享性。但就我國目前文書檔案管理工作現狀來看，很多單位只是為應潮流影響，匆忙配備計算機，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計算機只是將檔案轉換為電子文件進行保存，然后脫網單機來編目或提供檢索，不能實現真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質。
（三）管理人員專業水平低
很多單位文書檔案管理工作不具備專業人員，工作人員通常是身兼數職，在工作上分身乏術。同時，工作人員對文書檔案的認識不夠，認為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術含量，對其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡情況下都是首當其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評價以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。
三、文書檔案管理工作創新策略研究
傳統的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時展的要求，想要增強單位競爭力，使其在市場中占據一定位置，就需要單位對文書檔案管理工作進行創新。主要可以在以下幾個方面進行創新：
（一）創新管理制度
文本檔案管理制度的創新需要結合單位實際發展需要，針對單位機制不合理地方進行改善，根據時展要求進行創新，以新制度彌補舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個方面：一方面是機構內部制度的確立，以領導責任為基礎建立相應制度，主要為實現電子檔案管理提供支持。另一方面針對檔案執行工作建立管理制度，為適應社會發展對檔案管理工作的需要，不斷對現行的制度及逆行那個評審，針對漏洞和不足來進行改善，保證制度的完整性和效用性。創新管理制度需要根據實際需求對現行制度橫向和縱向進行改善，保證制度行之有效。
（二）創新工作手段
信息時代的來臨對檔案管理傳統工作方式帶來了巨大的挑戰，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時展對檔案的需求，因此必須要對文書檔案管理工作手段進行創新。一方面是對文書檔案進行數字化管理，文書檔案在單位發展過程中具有重要作用，承載著單位發展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內容的完整性。對文書檔案進行數字化管理就是將以往紙質記載的形式轉變為信息數據庫的形式，對檔案信息進行編號管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數據信息調取時能夠更加方便。另一方面傳統文書檔案管理工作人員負責不同方面，在查取時比較麻煩，針對這一點可以對每個工作人員信息進行錄入，并與其工作內容相關聯，這樣只要輸入工作人員信息就可以調取相應檔案內容?；蛘呤强梢酝ㄟ^掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進而提高工作效率。
（三）創新工作人員管理制度
文書檔案管理范文4
[關鍵詞]公司 文書 檔案 管理
中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）01-0278-01
文書檔案管理是一項機密性、原則性很強的工作，既要嚴格執行有關檔案方面的法律、法規，又要遵循文書檔案自身的工作特點和規律性。公司文書檔案管理工作的任務就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統是衡量一個公司管理工作水平的重要標志，它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要。
一、目前公司文書檔案管理存在的問題與對策
（一）檔案分類方面
檔案分類的目的在于把同類的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復和魚龍混雜。
1.檔案分類脫離實際憑空分類，人為地使檔案分類與檔案實際相分離。為不脫離實際，二級類目最簡單的方法就是按機構職能（結合問題）進行分類，如一個集團企業（包括黨群組織）有行政管理職能又有業務管理職能，在管理過程中形成的文件材料實際上都屬于文書檔案，那么它的分類應該為：1.文書檔案；1.1黨群行政，1.2業務。這里1.1黨群行政是按機構分類。1.2業務是結合問題分類，從分類的標準上雖然缺乏統一性（一個是機構、一個是問題），但按照檔案分類的習慣（機構結合問題分類）是可行的，把相關問題的檔案集中在一起，便于保管和利用。
2.檔案分類與檔案實體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類與檔案實際的整理、編目、排列不相一致的現象，究其原因主要是檔案分類不是實質性的分類，而是形式上的分類。要解決這個問題，檔案分類必須是“實類”而不應是“虛類”，同時在編目中還應強調和體現類的存在，否則就會失去分類的意義。如上所述的1 文書檔案；1.1 黨群行政，1.2 業務，在整理、編目和排列時就必須分開，黨群行政歸黨群行政，業務歸業務，不要分類是分開了，而實際編目和排列又不分開。既然有了類目，就必須按具體的類目去整理、編目和排列，因為分類的目的就是為了把他們區分開來，便于保管和利用，否則就沒有必要把他們區分開來。
3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復和混雜。檔案分類宜粗不宜細，過度細分檔案，反而容易造成類目條款對本企業業務涵蓋不全、不準，為檔案的整理帶來人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時要注意：
（1）按機構設類與按問題設類時層次要少，標準要統一。
（2）在體例結構方面根據立檔單位的職能設置問題類目。取消機構類目，在同一問題類目中，按機構順序列舉歸檔范圍，如業務類下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。
（3）一級類目的設置同樣宜粗不宜細。如一般檔案的分類大綱（一級類目）可確定為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業的特定職能進行增減）。如有必要細分，可在各自的一級類目下再設若干個二級類目。便于相對集中存放和查找。尤其是今后實施電子化的文書檔案管理時，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標識（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現出來，因此檔案分類方法將是一種粗線條的大綱式的模式。
（二）文書檔案人員自身理論水平和業務能力
目前文書檔案人員大多是非專業的，培訓機會很少，因此在檔案材料收集、檔案分類、材料整理上常會出現使用、查詢時的障礙問題。因此，提高文書檔案人員自身素質是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務需求的與日俱增，必定要實施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術，因此對文書檔案人員的理論水平和業務能力等方面提出了更高要求。
對于秘密文件歸檔時，雖然內容不能流轉，但我們可將其文件目錄輸入微機，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網文件的安全。文書檔案可以為公司改制方案的實施提供可靠的依據。實施公司現代化制度的改革，必須充分發揮好文書檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產權性質發生了根本性的變化，人事制度也會發生相應的改變，這就需要依照法律和行政法規等等，進行有步驟地清產核資，清理債權債務、評估有形資產和無形資產，而這些內容必須有大量的檔案信息作為依據， 才能有效地進行企業的改造兼并資產重組。實現文書檔案的電子化、網絡化管理，有利于減輕工作人員勞動強度，縮短勞動時間，提高文書檔案管理的工作效率。將現代辦公技術與文書檔案管理相結合，是實現文書檔案規范化管理的重要途徑和發展方向。
二、加強公司文書檔案管理工作的建議
（一）公司對文書檔案的管理應該予以高度重視，促進企業文書檔案管理標準化、規范化在提高檔案管理水平的進程中，一方面，企業領導要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，企業檔案部門要加大對專業檔案業務知識的培訓，全方位提高文書檔案管理人員的綜合素質；另一方面，要加強企業內部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網絡技術，改進服務方式和手段，真正實現檔案管理的飛躍。公司領導要將檔案管理作為日常性工作來抓，對各分公司的文書檔案從不同層面開展檢查、評比，檢查中出現問題的及時糾正，有突出成績的予以表彰，充分發揮文書檔案管理人員的工作積極性和創造性，使其檔案管理的亮點及特色得到充分發揮。
（二）切實有效地提高文書檔案管理人員的素質公司有計劃地安排文書檔案管理人員到兄弟公司交流學習，對通過自學或考學等方式提高學歷的人員應給予支持和獎勵，使高素質文書檔案管理人才培養形成良性循環。
（三）加強電子文件管理和保護
文書檔案部門應分門別類整理組盤。對于內部文件，應以年度、組織機構、保管期限進行組盤：第一，按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二，將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找；對于外來紙質文件，應通過文秘部門處理，掃描成影像文件進入本單位局域網絡，其傳遞、批辦、督辦均在網上操作。文件則應嚴格按保密原則辦理。
（四）改善存放檔案的檔案室的條件
在總公司檔案室保存的檔案大多都是非常重要的文書和卷宗，如果檔案儲存室條件過于簡陋，那么就會造成檔案不必要的毀壞。從檔案技術保護上來說，影響檔案壽命的因素主要包括兩方面，一是檔案制成材料不佳，另一方面是檔案保管的環境不佳。檔案的制成材料是檔案員事先無法控制的，只能從改善檔案保護條件方面盡量延長檔案保管期限。比如，有些公司檔案室過于陰冷和潮濕，而有些公司檔案室未做好防蟲保護工作。這些都是我們應該引起注意的問題。因此，我們要本著從科學管理出發，從領導重視入手，依靠資金保證來解決這些問題。
文書檔案管理范文5
電力系統文書檔案又稱電力管理性檔案，是在電力企業運營過程中產生的，指其辦理完畢、有保存價值的文書轉化而成，在其黨務、行政管理、調度服務等活動中為互相聯系和處理事務等的實際需要，用文字、圖表、電子等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。電力系統文書檔案具有基礎性、前瞻性、規范性、綜合性和服務性，文書和文書檔案管理工作是互相促進、互相聯系、密不可分的工作，主要涉及電力系統行政管理、黨群管理、人事管理、業務管理以及財務管理等方面。
二、加強電力系統文書檔案管理的重要意義
加強電力系統文書檔案管理工作是電力企業提高管理水平、快速健康發展的必然趨勢，是強化電力系統內部管理、提高工作效率的重要體現，是其工作業績和管理水平的歷史記錄和再現，具備一定法律效力的憑證作用，也是文書工作珍貴參考資料以及指導單位領導科學決策的重要依據，還是檔案科學管理研究的基石，是衡量電力系統檔案管理水平的高低的關鍵標準之一。電力系統檔案管理是其經營活動中必不可少的管理要素，是電力企業管理中一個重要部分，具體負責日常公務文書的收發、登記、運轉管理、檔案管理與保管等。隨著現代化進程的加大，電力文書檔案管理信息化已成為管理工作的發展趨勢，成為其最佳技術手段和提高管理水平的有效途徑，在資源整合、共享的同時，開發電力系統文檔信息平臺，能夠及時、動態地查閱電力文書檔案，用于內部員工熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題的有力助手，便于快捷、重復網上閱覽，在做好政策性、專業性、保密性的同時，不僅可以提高工作效率，還能提升電力文書檔案的開發利用價值。
三、加強電力系統文書檔案管理的對策研究
1、加大法律、法規的宣傳力度，增強電力系統全員文書檔案意識，爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視
加大檔案法律法規的宣傳，提高電力系統法治意識和依法治檔的自覺性，在員工中加大宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案工作規范》等法律法規的力度，加強員工對文件材料及時進行歸檔重要性的認識，增強員工的檔案意識，變被動為主動，從而加大開發利用的力度，提高工作效率和經濟效益。領導的支持力度在一定程度上影響了電力系統文書檔案工作者的積極性，資金投入的力度是提高文書檔案管理水平的有力保障，也是促進電力系統內部各部門協調合作的重要一環，為實際的文書檔案研究和服務工作奠定了堅實的基礎。
2、開展繼續教育和終身學習制，全面提高電力系統文書檔案管理人員的業務技術素質，有效提升文書檔案管理水平
電力系統文書檔案管理水平關鍵取決于文書檔案專業人員的素質高低，不僅要求基層文書檔案管理人員具備較強的檔案意識、扎實的業務功底，還要有較高的服務意識和管理能力。為此，要不斷提供各種政治素質、業務技能的培訓和學習的機會，持續拓寬工作思路和知識面，提供機會加強行業交流與學習的機會，借鑒兄弟單位以及國內外成功的管理經驗，成功打造一支復合型文書檔案人才隊伍，并不斷提升其綜合素質，這是保證文書檔案管理工作安全有序開展的基礎，也是電力系統加大檔案科技進步、提高管理水平、深入開展檔案開發利用的關鍵所在。明確電力系統文書檔案工作人員繼續教育和終身學習制的目的，從目的性、現實性和實效性出發，本著缺什么補什么、“學以致用”的方針，在學習專業知識的同時應注重對相關科學知識的補充和更新。電力系統走向國際化的標志有兩個，一個是電力系統設備的自動化，另一個就是電力業務的網絡化和數據電子化水平，其中包括文書檔案的信息化水平，肩負著為電力企業轉型和精確化管理提供信息支撐的重大責任，信息技術的發展以及企業信息化進程的逐步深入，給電力系統文書檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰，同時更賦予檔案管理巨大的發展機遇。尤其是加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，確保能夠熟練運用現代化的辦公設備來進行電子文件和資料的制作、使用和維護，從而為建設一支高質量的文書檔案隊伍打下堅實的基礎。開展電力系統文書檔案工作人員在職學習的約束、激勵措施，與工資、技術職稱以及管理人才培養、提拔相結合，增強文書檔案工作人員繼續學習的主動性和積極性，不斷更新知識、拓寬視野，用現代化的科學知識、政治理論武裝自己的頭腦，掌握電力系統文書檔案管理的技能，更好地適應電力系統企業和社會發展的要求，不斷提升電力系統文書檔案管理的水平。
3、建立健全電力系統文書檔案管理的規章制度，不斷創新電力系統文書檔案管理模式
參照國家有關法律制定符合電力系統文書檔案特點的規章制度，做到科學、合理、操作性強，明確各崗位的職責，從文書檔案的組織領導、管理體系、基礎分工、考核標準、激勵約束等均做到有法可依、有章可循，從而有效地控制電力系統文書檔案的形成、整理、歸檔、安全防護、過期銷毀、閱覽許可、綜合利用等，尤其對特殊載體的檔案要采取有效的安全防護措施加以重點保護，切實加強對知識產權和涉及商業秘密檔案的管理，確保檔案信息的完整與安全。創新電力系統文書檔案管理工作，打破傳統的工作模式和思維方式，采用數字化、信息化、網絡化管理，在文書檔案管理實行制度化、規范化、標準化管理的同時，為電力發展提供優質、高效的檔案服務工作。
文書檔案管理范文6
［關鍵詞］文書檔案 信息電子化應用 存在問題 應對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電子文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.信息化系統內、外網隔離
在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
四、結束語
文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。
參考文獻：
[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5
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