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工程檔案管理規范范文1
近幾年來，建設工程項目數量和規模都在不斷增長，工程文件的復雜程度在不斷增加，面對建設工程的多樣性、廣泛性和復雜性局面，建設工程資料管理難度也同步增大，計算機技術以及電子文件在工程施工現場的廣泛使用，工程資料由傳統紙質案管理模式向電子文件與紙質文件同步歸檔、互為補充的新型工程資料管理模式。
江蘇省住房和城鄉建設廳就全省的建設工程電子檔案編報工作，于2013年2月4日專門下發了“省住房城鄉建設廳關于做好全省建設工程電子檔案編報工作的通知”（蘇建函檔（2013）81號）文件，該文件明確要求：凡2013年1月1日以后開工建設的工程，均應該建立建設工程電子檔案。全省的建設工程電子檔案編報工作具體執行江蘇省工程建設標準《房屋建筑和市政設施工程檔案資料管理規范》（DGJ32/TJ143-2012）規定（以下簡稱“本規范”）。
1 工程電子檔案編報工作存在的問題及難點
1.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性問題
電子檔案，其內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
（1）原始性。電子檔案的原始性不易判斷，而且還存在著原始性界定問題。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，電子文件生成由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
（2）真實性。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案。
（3）完整性。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。
（4）安全性。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
1.2 電子簽名的法律效力問題
簽名在交易中具有很重要的作用。從實質上說，電子簽名僅是一種電磁記錄。這種電磁記錄是否有效，是否符合法律所規定“書面形式”，我國現行法律似乎尚未明確。因而可能造成經過電子簽名的電子文件因不符合法律所規定的形式要件，而使由此所產生的法律行為無效的情況。
1.3 其他問題
（1）多年來人們已經習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而電子文件只是作為錄入和存入電腦的方式，最終還是打印出紙質書面資料，或者只作為資料或副本保管。
（2）信息化技術需要專業人才。電子文件歸檔及電子檔案的管理，都要求工程施工資料管理人員必須具備良好的計算機知識。然而在目前施工隊伍中，多數工程管理人員非計算機專業，缺乏計算機專業的相關知識，這在客觀上制約了工程電子檔案工作現代化的進程。
2 做好工程電子檔案編報工作的思考
針對工程電子檔案編報工作中存在的一些主要問題，提出一些思考和建議：
2.1 保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性的對策
（1）從采集背景信息和元數據入手，在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。
（2）加快研發簽署技術，保證簽名的真實性和唯一性。目前，在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
（3）使用消息認證方式，來保證所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過。消息認證技術可以消除使用者疑慮。
（4）設置身份驗證門檻，防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改。在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。
（5）將已經完成的電子檔案文件設置為“只讀”狀態，防止非法修改。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，保持電子文件的原始性、真實性，這是一種訪問控制技術。
2.2 盡快完善電子簽名的相關法律和法規
在法律上來確立數字簽名與手寫簽名相同效力已顯得越來越重要。建議擴大對“簽名”的法律定義，使之能將“電子簽名”包括進去。世界各國的數字簽名立法，如美國的《全球及國內商務電子簽名法案》、新加坡的《電子交易法案》等已出臺的法律文件，對我國的電子簽名立法會有很重要的借鑒意義。
2.3 建立統一的電子檔案接收數據格式
為了統一的電子檔案接收數據格式，應該建立以城建檔案館為中心的一套統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把工程電子檔案模板發放到各個建設項目。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行統一的培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
2.4 加強研發，解決關鍵技術
解決建設工程電子檔案工作的關鍵技術問題，做好建設工程電子文件歸檔和管理系統軟件研發工作。建設工程電子檔案工作具有高技術含量的特點，因此，工程電子檔案具有紙質檔案不可比擬優勢，同時也決定了建設工程電子檔案工作中軟件研發完善與否成為此工作的關鍵點。研發出具有可操做性強、安全性高的建設工程電子文件歸檔和管理系統軟件將為開展好此項工作打下良好的基礎。軟件研發前期一定要考慮到與城建檔案管理系統實現對接，達到網絡申報、接收登記、自動審核、查詢利用等功能的實現。
3 結 語
（1）江蘇省住房和城鄉建設廳出臺的《房屋建筑和市政設施工程檔案資料管理規范》（DGJ32/TJ143-2012）對全省各單位收集電子文件的職責、電子文件的收集范圍、工程電子文件的質量要求作了明確的規定，該規范的出臺在江蘇省建設工程電子檔案工作中具有里程碑意義，是我省工程檔案數字化工作的重要組成部分，對建設工程電子文件和電子檔案工作的開展起到法律保障的作用，并有效推動建設工程電子檔案工作科學化的進程。
（2）工程電子檔案是城建檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物，代表著城建檔案事業的發展方向，在工程實踐中，只有不斷摸索和探索，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等工作，不斷積累經驗，才能做好建設工程電子檔案編報工作。
工程檔案管理規范范文2
關鍵詞：企業；檔案管理；規范化
所謂檔案管理，是指把分散、雜亂、量大、孤立的檔案進行整理和管理，以滿足集中、系統、優質、廣泛的社會檔案利用需求。企業作為我國社會主義市場經濟的重要組成部分，越來越意識到檔案管理規范化在企業生產、經營、安全、穩定和維權各項活動中的作用，而部分企業在檔案管理工作規范化方面已經取得了領先的經驗和成果。
1 企業檔案管理工作中存在的不規范現象
1.1 信息技術的崛起給企業檔案管理帶來的沖擊
信息技術作為新時代的產物，其運用于企業檔案管理工作具有無可比擬的優勢：一是檔案保管和接收上的改變，它能夠記錄加工和設計過程中的原始資料和相應更改信息，確保最終歸檔使用的是完整和確鑿版本的圖紙或圖形。二是可實現檔案的集中統一管理，以利于保持檔案之間的有機聯系。所謂集中統一，是指在統一的制度和領導下，分庫保存檔案實體，分級負責，從而便于利用和保管。第三是企業檔案載體的轉變，即在實現計算機全程管理的基礎上實現信息數據的處理和共享。但是信息技術在檔案管理工作中發揮優勢需要具備一定的前提條件：一是需要從業人員具備現代化的觀念，許多企業只是簡單地將計算機代替手工勞動；二是需要先進的設備和人才，引進先進的設備需要資金和觀念做基礎，而充分利用設備資源則需要先進的人才；三是需要轉變傳統的管理模式；四是需要制定檔案管理計劃，增強檔案工作的前瞻性和主動性。
1.2 企業的深化改革給檔案管理工作帶來的新問題
在企業的深化改革過程中，傳統的企業檔案管理模式受到了很大的沖擊，產生了不少的新問題、新情況。一是現代企業檔案規章制度有待形成。許多企業的管理人員還停留在管檔治檔的觀念上，忽視對檔案的開發和利用，而企業內部缺乏一套完整的檔案規章制度則是普遍存在的情況。二是企業檔案的管理水平和利用效率低下。例如：有的企業在實行一體化管理以后，對情報收集和信息的開發利用投入了大量精力，也取得立竿見影的效果，但企業的檔案基礎建設則一直被忽視。隨著企業機構的改制，有些企業的下屬機構逐漸獨立出去，變成具有獨立法人資格的獨立實體，迫使文件材料變成多層次管理，而部分應該歸總部歸檔的文件材料則分散在各下屬單位和人員手中，極易造成文件材料的流失。三是檔案管理人員的業務素質有待提高。隨著我國檔案事業的發展，人們開始對檔案人員的知識結構提出質疑。因為長期以來，企業領導一直將企業檔案工作視為事務性工作，對檔案管理人員不要求專業知識和技能。
2 提高企業檔案管理工作規范化程度的措施
2.1 加快形成現代化檔案管理模式
檔案工作要取得長足發展，必須增強檔案工作的前瞻性和主動性。通過制定先進的檔案管理目標，圍繞檔案工作的方針、目標和管理模式，從理論研究方向探究如何利用檔案工作推進企業的現代化過程、探討企業檔案管理工作的特色和機制以及構建企業檔案管理工作的完整理論體系，從理論上廓清檔案工作如何更好地服務于企業的問題。在這個過程中，建立合理的檔案管理模式是關鍵，它可以明確企業歸檔制度，豐富歸檔內容，提高檔案利用效率。企業的檔案管理人員要嚴格遵守檔案管理的流程，包括文件的收集、整理、分類、編制檔號、歸檔、編目和管理等。企業的檔案管理人員必須清醒地意識到，企業的檔案歸企業所有，工作人員不得私自截留檔案，而是要積極建立和保護檔案。檔案員要及時跟蹤督辦制度的執行情況，防止違規行為的發生，其他的相關部門及人員則要積極配合檔案員的工作?，F代化檔案管理模式的建立有賴于設備和人才的引進，企業領導要高度重視檔案管理工作，一方面意識到檔案資源的利用價值，加大改善檔案部門相關硬件設施的資金投入。另一方面引進檔案管理方面的專業人才，提升檔案管理軟實力，推動企業檔案的數字化、網絡化和檢索自動化。此外，還需要制定一套行之有效的規章制度，讓企業檔案管理工作有依據可循，從而保障企業檔案管理工作的健康運行。
2.2 統一規范，建立檔案管理現代技術標準
統一規范，建立檔案管理現代技術標準，一方面要加快相關法規的完善，保護知識產權，一方面又要提高信息的可獲取性，簡言之，就是要正確協調檔案保密和利用的關系。對于一個企業來說，保護企業的內部機密是工作人員應有的道德素質，更是應盡職責。在管理工作中，工作人員應當十分注重檔案的保密，在此基礎上，盡心盡責，完善其工作職能，并一定程度上輔助領導決策。機密檔案應當保密，但保密的目的之一就是利用，我國企業長期以來只重視保密而不重視利用，造成了資源的浪費。
3 結語
隨著我國社會主義市場經濟的逐步完善，企業的檔案管理越來越受到重視。面臨著信息技術和企業深化改革的雙重沖擊，檔案管理工作要走向規范化，必須實現從理念到制度的更新，而不僅僅是將傳統管理模式直接搬到網絡上，必須重視檔案管理的保密和利用的雙重性質，實現資源利用最大化。
[參考文獻]
[1]蔣仕蓉.針對企業檔案管理工作的相關探討[J].管理學家，2012（24）.
[2]張紅.縣級供電企業檔案管理規范化建設初探[J].經濟研究導刊，2013（10）.
工程檔案管理規范范文3
關鍵詞：信息化建設；水利；檔案管理
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A
引言
建筑業經濟化是國民經濟信息化的基礎，運用信息技術對建筑企業進行合理的改造和完善具有重要的作用，從而提高建筑企業的管理水平和發展。隨著我國建筑行業的發展，我國的建筑行業在不斷的完善化，但是我國水利檔案的管理工作還存在著一定的局限性，為了更好的促使水利工程的穩步發展，采用信息化檔案管理，從而促使我國的水利工程建筑更加的規范化，保障了水庫工程今后正常運行和管理，具有十分重要的意義。
1 信息化建設中的水利檔案管理現狀
我國水利化信息管理是在1975年開始起步，2003年《全國水利信息化規劃》出臺，這就意味著水利信息管理的工作在進行全面展開[1]。要完善水利檔案管理體系，依照科學的管理手段進行規范化的管理，確保信息準確無誤；要進行健全的體制管理，結合我國水利實際情況，制定一定的制度，將信息進行歸檔管理，并形成一定的檔案管理規范，形成檔案工作具備法律，促使有法可依，有章可循的局面；對檔案加強業務方面的拓展和開發利用。對檔案管理工作加大硬件與軟件設施上的投入，促使水利檔案信息規范化、科學化，將檔案合理的進行整理，并編好目錄，采用信息化技術進行儲存、查閱，從而提高檔案的利用率。
2 信息化建設中的水利檔案管理工作存在的不足
2.1 水利檔案管理者素質低下
水利檔案管理者由于知識水平有限，思想觀念淡薄，對水利工程信息意識認識不足，按照傳統的檔案管理模式進行管理，這樣就會導致收集的水利信息不夠完整，對水利信息認識不足，導致管理上的困難，資料查找比較繁瑣。對于信息化時代，管理者由于知識有限，面對信息化和科學化的管理接受上能力有限，缺乏拓展精神[2]。
2.2 檔案管理人員技術上的漏洞
雖然現在很多人都會使用計算機，但是對于其功能還不是十分的了解，對于怎樣建立目錄、建立電子檔案在技術上還是比較缺乏的，不夠完善，對待檔案進行數字化統計還缺少專業的技能和水平。
2.3 檔案信息建設上還不夠完善
對一些專業性的軟件，如水質監測系統、水資源管理系統、電子信息管理系統等項目還不能同步進行，缺乏建立統一的管理模式，系統上對各級檔案的管理還不夠完善，處在失衡的狀態，對于電子檔案的建立比較陌生化，更偏重于紙質檔案的建立，對于信息化的管理技術上還比較欠缺。
3 加強信息化建設中的水利檔案管理工作
3.1 加強領導的重視度，帶動水利檔案管理信息化建設
對于水利檔案管理的影響有很多面，如資金的不足，領導重視度不夠，信息化管理人才的缺乏等，但是起到關鍵性作用的還是領導的支持度。領導是決定水利管理規范化的主要核心，確立水利電子政務，落實水利信息化建設與管理同步進行，領導要在經費和人力上加以投入，領導要定期聽取檔案管理匯報情況，了解檔案工作的現狀，提出要求，下達命令，解決工作中實際存在的問題。領導要對檔案管理交流活動進行重視，互相學習，彌補不足，共同提高，共同發展。指導檔案管理者工作，落實每項工作程序，實現信息化管理，技術上創新并得到改進。
3.2 重視檔案管理工作和加快檔案信息化管理
檔案信息資源建設是檔案管理的主要組成部分，是水利工程發展和改進的保障。水利檔案管理的專業性、規范性、科學性是有效保障水利工程水利進行的主要手段。制定一定的信息化檔案管理規范，實現發展戰略上的創新，加強綜合管理，進行業務監督，進行工作漏洞上的指導，建立完善的檔案管理體制，建立水文數據并進行歸檔流程。實現各類信息的收集、管理化標準、有效的進行電子儲藏。提高人員利用信息化軟件管理的規范化，建立水利工程管理目錄，實現更好的查閱，進行電子文件歸納，熟悉硬件與軟件的使用流程，建立信息管理制度，并進行有效、安全的儲存，實現紙質檔案和電子檔案共存[3]。
3.3 以人為本，注重人才的培養
計算機的應用技術固然重要，但是當前人才的培養才是決定檔案管理的主要依據。由于信息化時代的進入，這就要求檔案管理人員必須具備一定的檔案學知識和現代信息技術的掌握。培養一支信息化檔案管理人才隊伍對水利建筑發展具有關鍵性的作用，所以要建立復合型人才隊伍，要制定培養專業知識的計劃，鼓勵工作者去主動學習信息化技術，提高檔案管理工作技能，加強素質提高和責任提高。注意引進先進的科學技術人才和專業的計算機人才，建立強大的計算機IT人才隊伍，優化內部人才結構，從而帶動水利檔案管理，適應時展變化與改革。加強檔案管理者對信息意識的培養，改變傳統的檔案模式，靈活的運用信息技術進行整檔管理，根據實際情況制定培養人才計劃。
4 結語
重視水利檔案管理建設，密切關注水利檔案管理，及時的掌握水利信息的變化做出相對應的政策，提高信息化建設中的水利檔案管理工作，從而更好的促進水利工程建設，促使水利管理更加規范化和科學化，從而達到更好的為水利工程建設服務。
參考文獻
[1] 彭紅.檔案管理與信息化建設[J].河南科技，2011（13）.
[2] 張玉紅.水利檔案管理信息化問題初探[J].今日科苑，2009（02）.
工程檔案管理規范范文4
關鍵詞：社會保險檔案 數字化管理
1 我國社保檔案管理的現狀
1.1 參保人數激增。以2010年末為例，全國參加城鎮職工基本養老保險的人數為25707萬人，比2009年末增加了2157萬人。其中，農民工參保人數為3284萬人，比上年末增加了637萬人。參保人數的迅速增長，必然導致社會保險檔案的迅速增長，這也就對社會保險檔案高效科學規范的管理提出了更高的要求。
1.2 社會保險改革不斷深化。近年來，為適應現代社會發展的需要，我國社會保險制度頻繁改革。如2010年，流動就業人員基本醫療保險實現跨省轉移接續，2011年，企業繳納險種在養老、醫療、失業險的基礎上，新增了工傷和生育險。這些政策改革為社會保障事業的發展營造了更為廣闊的空間，提供了難得的機遇。
1.3 社保檔案管理機構分散。具體而言：養老、醫療、工傷等基本保障檔案由社保中心負責管理；社會救助、社會福利、社會優撫、低保等由民政局負責管理；個人商業保險由商業保險公司負責管理。管理機構的分散，既造成了政出多門、資源浪費的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時還使得整個社保體系出現了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來謀求個人私利，“社?！比怂劳龆ｋU金照領等現象的頻繁發生也就不足為奇了。
1.4 社保檔案管理工作的考核指標不健全。社保檔案數量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國既無統一的管理辦法和操作流程又無硬性的考核指標，使得負責檔案管理的工作人員無所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標準低，管理不規范。同時，負責社保檔案管理的各個部門各行其是，各自分別構建管理系統，各管理系統采用的標準和技術架構不統一，使得社?；拘畔o法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統一管理使用設置了人為障礙。
1.5 社會保險的經辦效率不高。當今社會，網絡已經普及，人們已經習慣于足不出戶在網上辦理業務。傳統的紙質檔案管理體系手續復雜冗繁、辦理效率低下，人們對簡化申報手續、提供便捷高效的網上申報社保業務的呼聲越來越高。因此，在確保數據準確完全的基礎上，簡化申報手續，豐富申報途徑，提升經辦效率，已刻不容緩。
2 我國社保檔案管理系統存在的問題
2.1 管理體制不規范。目前，我國社保檔案管理工作還沒有統一的規范和標準，管理機構不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標準不規范等諸多問題，已經嚴重影響了我國社保檔案的管理質量。
2.2 存檔場所隱患多。受辦公場地和經費等問題的限制，許多地區的社保經辦機構沒有固定的檔案存放場所或存放場所條件簡陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。
2.3 管理標準不科學。當前執行的《企業職工檔案管理規定》是1992年制定的，其諸多規定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等已經不適應現實工作的需要。在新的統一的管理標準尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標準，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業類別的管理規范也是千差萬別。
3 社保檔案管理工作的發展方向
3.1 全面推行數字化檔案管理體系。在傳統的社保申報辦理過程中會出現大量的紙質材料或證明，既不便保存，又浪費空間，查詢起來也繁瑣。如果將這些紙質檔案轉變成數字檔案，既節約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經辦效率。
3.2 對社保檔案進行分類管理。根據不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規律，按照各自的形成類型、存檔價值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實行分類管理，既方便儲存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。
3.3 統一社保管理規范標準。建立全國統一的社保檔案管理體系，規范檔案管理標準，強化社保檔案的監控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國統一的社保信息網絡查詢接口，既可方便公民查詢個人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對于推進社保事業的持續發展和完善是大有裨益的。
3.4 規范社保檔案管理機構。如設立全國社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關規章制度、操作流程、改革規劃等，統一社保檔案的管理標準和規范，結束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時，在各地設置分支機構負責公民社保檔案內容的增加和更新，并定期送交全國社保檔案管理中心統一保管。
參考文獻：
[1]吳倩倩.高校圖書館紙質檔案數字化管理新探[J].價值工程，2012（22）.
工程檔案管理規范范文5
高河礦井工程項目檔案管理存在的問題
(1)參建單位多，建設周期長，形成項目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項目正式開工以后，建設單位，多個施工和監理單位進場，檔案管理主體因建設主體，參建單位的不同，呈現多元態勢，造成檔案來源復雜，管理難度大。二是建設項目周期長，高河項目從2003年開始籌備建設，2006年正式開工，2011年進合試運轉階段，從勘查、申報、審批到竣工驗收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項目建設同步管理，建設單位建設期間各項批復文件和各專業技術資料，大多集中在各個責任部門;各施工單位只重視工程進度，平時不注重整理工程資料，驗收前突擊收集整理，缺少建設單位、監理單位把關。(2)礦井工程項目檔案整理規范不統一，部分規范陳舊，在實際運用中指導性有限。高河礦井項目竣工資料存在遵循國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328－2001和檔案行業標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28－2002兩個標準，管理規范的不統一這就給項目審計、質量評定、竣工驗收帶來隱患。在這兩個標準的基礎上，同時依據高河項目合同文件要求，采用以下煤炭行業及山西省標準:①礦建工程高河礦井項目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設工程質量技術資料管理規定與評級辦法》(煤規字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質量檢驗評定標準》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質量驗收規程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項目礦井設備安裝文件按照《煤礦安裝工程質量檢驗評定標準》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設備安裝文件依據其行業標準規范編制。有的規范都已經執行將近20年了，早已經不適應現在的煤礦項目建設實際情況了，礦建工程和安裝工程的規范中就缺少監理單位整理項目檔案的規范，必定給監理單位，施工單位在整理項目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關工程責任部門管理人員，監理單位人員和施工單位人員。高河礦井項目屬新建項目，各相關人員沒有經驗可借鑒，在項目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調人員，這些人沒有參加過檔案專業知識培訓，對檔案管理規范不熟悉，不能做到科學整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質量低，影響了項目檔案的整理驗收。高河礦井項目由于建設周期長，監理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項業務相對熟悉之后都被調離高河項目，新換的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業知識，這給檔案工作帶來很大的不穩定性。
針對高河礦井工程項目檔案管理存在的問題采取的措施
(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設同步，在工程建設過程中，檔案人員自始至終參加工程建設全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關部門歸檔責任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關規定能夠緊密結合各職能部門管理工作實際，準確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進展，指導相關部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據后續資料補充調整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設計、施工、監理等參建單位簽訂的合同或協議中列入了檔案工作的內容，采取預留5%相應工程款對其進行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應條款進行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質量和項目竣工圖的編制責任、編制質量和移交套數等，作了具體規定。(3)納入建設單位、工程監理、設計單位及質量監督全程控制。公司要求項目竣工圖需經監理單位監理人員審核，履行簽字手續;項目驗收前，監理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進行評價，質監站要對每個單位工程進行質量認證。通過各方人員的嚴格把關和審查，確保了歸檔資料符合程序標準和要求。(4)納入經濟責任制管理。按照每一實體工程造價5%的比例，預留檔案資料保證金，規定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設不同步的，不組織工程中間驗收、不進行月度工程結算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經濟手段的制約，有力地推動和促進了項目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實行動態跟蹤監管。在礦井建設過程中，公司專職檔案人員經常到各責任部門和施工現場檢查工程檔案，督促、指導各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現場進行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗收和單位工程竣工驗收和工程資料例會，積極監督項目檔案工作，確保工程檔案與工程實體同步進行。(6)嚴格驗收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴格執行竣工驗收管理規定，確保項目檔案的完整性、準確性、系統性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗收時，均由潞安集團驗收組和我單位工程部門、計劃、財務等成員，以及設計單位、監理單位、質量監督單位成員一同參加、一同把關，不論工程還是檔案實行“一票否決”制，竣工驗收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗收、結算，直至工程和檔案均符合標準要求才能通過驗收。施工單位移交檔案均要經過監理、分管部門、質檢站、檔案人員進行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴把檔案移交關。本項目工程在嚴格執行竣工驗收程序和規定的同時，檔案人員嚴把工程檔案移交關。專業檔案人員系統地對每個工程檔案的完整性、準確性、系統性和安全性逐項進行認真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設計、圖紙會審、技術交底等工程技術資料;檢查設備、購配件等材料質量出廠證明文件等質量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項檢驗批等工程驗收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗、測試、系統運轉等核檢資料;檢查工程驗收質量評定等竣工驗收資料;檢查監理公司規則、細則、制度、報驗、造價控制等監理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴格的把關，保證了項目檔案的歸案質量。
本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團
工程檔案管理規范范文6
圍繞監理合同明確的工作范圍，以及合同賦予監理行使的權利，系統的對工程資料的形成、歸檔進行檢查監督。這包括：對監理自身形成資料的自我檢查以及對施工單位資料形成的審查過程。
2檔案過程管理
2.1建立、健全檔案管理組織機構
工程監理中心作為工程的監理單位，圍繞監理工作范圍和內容，在工程監理過程中成立了由總監理工程師負責的檔案管理體制，領導層設立分管副總監、總工技術把關，管理層主要由綜合部負責人具體管理，其他部門負責人牽頭配合。執行層以綜合部檔案專工具體實施，各部門監理工程師配合，真正做到職責分明、層層把關，保證歸檔資料真實、齊全、完整、高質量。
2.2確定檔案整編依據
（1）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(D/T28-2002）；（2）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB／T11822-2008）；（3）《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）；（5）《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）；（6）《相應施工項目檔案管理辦法》文件規定及要求。
2.3建立、健全規章制度
在工程監理過程中要建立健全檔案管理工作的各項規章制度，應制定事宜本工程的《工程信息管理監理實施細則》及《工程文檔管理監理實施細則》，明確各專業負責人對監理文件資料的收集、整理、編制的職責和監理工程師在施工過中對原始資料進行控制和把關的責任，確保檔案資料的完整、準確、系統、真實。
2.4加強過程檔案資料收集、整理、保管
（1）為保證檔案資料收集齊全、完整、真實，監理應采取定期督促、檢查各施工單位的工程資料管理情況，發現問題及時糾正，專責監理工程師隨機抽查，現場監理工程師在對進度與施工質量檢查時，同時也對施工工程資料的收集、整理情況進行檢查，督促施工單位建立和實施檔案管理制度，隨工程進展加強檔案管理，做好檔案各項工作。
（2）針對工程項目的特點及施工過程中的檔案整理情況，監理應聯合業主檔案管理人員定期對各施工單位的檔案整理情況進行檢查，并進行月考核打分。督促其不斷完善和實施工程資料的管理制度，及時收集和編制工程資料，避免檔案原始材料散失，對已完成的單位工程，及時進行檔案歸檔、移交，保障工程檔案的完整性、系統性。
（3）監理應會同業主每月按時召開檔案管理專項會議，會議由監理主持，各單位匯報本月檔案完成情況、下月計劃安排、對上次會議提出問題的整改情況以及需監理業主協調事宜；監理點評各單位月計劃執行情況、通報月檢查考核得分、提出存在的問題及不足。會后形成會議紀要，督促各單位按照會議紀要要求落實相關事宜。
2.5強化監理檔案人員的業務培訓、不斷提高檔案管理水平
監理應積極參加業主組織的類似工程檔案參觀學習以及業主聘請檔案專家到現場的指導、培訓，提高了檔案人員的業務水平。定期組織監理中心內部員工進行檔案學習培訓，提高兼職檔案員業務水平。圍繞檔案歸檔監理中心以年青員工為主成立QC小組，開展QC活動，提高檔管理水平。
3監理對施工單位竣工資料及竣工圖的審查
3.1對竣工資料的主要審查內容
3.1.1往來文件方面
以監理收發文記錄為準核對文件的完整性，檢查文件處理是否閉合，文件的分類組卷是否滿足組卷要求，卷內目錄及備考表編寫是否符合要求等。
3.1.2驗收資料方面
監理工程師審查資料是否符合項目劃分要求，是否完整，驗收資料內容填寫是否符合技術規范要求（該項工作已在過程中執行），檔案專職人員審查資料歸檔方面相應內容，如是否預留裝定線，內容劃改是否符合要求，卷內目錄備考表編寫等歸檔方面是否符合要求。
3.1.3試驗資料方面
試驗監理審查種類是否齊全，確認資料的真實性，抽檢頻率是否滿足要求，同完工報告描述是否一致，檔案專工審核裝訂線、卷內目錄、備考表填寫等歸檔方面的內容。
3.1.4影像資料方面
監理工程師審查照片內容反映是否真實，是否能體現質量控制及施工過程，檔案專工審查說明填寫格式及粘貼等是否符合要求。（施工過程中各施工單位工程照片上傳基建系統，同樣遵循上述審查方式，保證了工程照片收集質量）
3.2對竣工圖紙的主要審查內容
3.2.1監理工程師審查內容
首先核對圖紙及設計更改通知單的完整性，（通過核對圖紙及設計更改通知單收發臺賬）；審查單張竣工圖更改是否真實完整（結合設計更改通知單）；審查竣工圖編制一覽表，是否同單張圖紙更改及設計更改通知單一一對應；竣工圖總說明及各專業的編制說明、竣工圖編制原則、各專業目錄及編制情況，是否真實完整。
3.2.2監理檔案人員審查內容
修改篇幅是否超過35%，修改方式是否滿足要求，布局是否合理，竣工圖章選用及填寫是否滿足要求，折疊方式是否滿足要求，卷內目錄、備考表填寫是否規范等檔案內容。
3.3對歸檔文件資料和竣工圖紙審查的程序
3.3.1施工單位建立自查體系
技術人員整理，部門負責人審核，項目相應負責領導最終把關的三級審核制度。
3.3.2監理審查程序
施工單位按相應要求編制好歸檔資料自檢合格監理工程師及部門負責人（審查資料的真實性、完整性）監理檔案專工及部門負責人（審查歸檔范圍、格式等）分管副總監或總工（技術把關）總監（落實執行情況）進入業主單位審查流程。
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