前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的檔案管理工程化探索，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：
為解決傳統檔案管理低層次徘徊問題，本文引入工程化管理思想尋求解決問題的最佳途徑，并通過具體實踐探索提高檔案管理水平的方法。
關鍵詞：
檔案工作；管理工程
隨著我國現代企業制度的建立及逐步推進成熟，企業內部的各項管理工作也呈現多樣化、復雜化的發展趨勢，傳統的管理方法已經越來越無法適應，需要運用管理工程的思想和方法進行規范和控制，才能建立良好秩序，使管理工作更加高效有序。無論是檔案管理理論研究自身，還是其向實踐的轉化，本質上也是一項工程，工程化思維和工程化方法能成為拓寬這種瓶頸的有力工具。
一、檔案管理工程化的框架設計
（一）設計三個層級的業務目標
在檔案管理模式轉型期，運用工程化方法，可以直接從構想出發，首先確定三個層級的業務目標，在實踐中細化完善每個目標的實施細節，從而逐步達成檔案管理工程化的最終目標。第一，將企業各項工作中形成的大量文件、數據，通過歸檔的過程控制，按照一定的規范，組合成模塊鮮明、系統性強的知識體系。這一目標的實現，需要建立企業各項活動與檔案管理的信息鏈，在信息共享的基礎上，完成企業知識體系集中統一管理。第二，進一步建立并規范檔案需求分析方法，采用信息管理技術及檔案編研方法，按照一定的規范，開展多層次多渠道的檔案信息開發利用工作，滿足各項工作對檔案的利用需求。第三，運用知識管理的技術和方法，建立專業技能發現工具，用計算機系統做支持，通過對檔案文件的分析，建立基于檔案的專業知識庫，通過利用環節進行知識推送，使檔案管理成為企業知識管理不可缺少的一部分。
（二）設定實現目標的運行機制
檔案管理者需要從檔案管理內部體制環境和檔案管理外部環境兩個方面考慮，確定影響達成終極目標的各個正面及負面因素，分析這些因素的形成原因和相互關系以及這些因素產生影響、發揮功能的作用過程和作用原理及其運行方式。在檔案管理內部體制環境中，建立能夠發揮集群智慧的知識場。知識體系不僅涉及企業檔案管理規章制度和標準規范及操作流程，還應該包含企業活動涉及的相關專業的初級知識。同時，培養具有一定專長的企業檔案管理專家隊伍，提高企業檔案管理者的綜合業務素質，不斷完善檔案管理知識體系，形成循環滾動向上的機制。通過優化內部環境，為檔案管理外部環境的改善創造良好機會。影響實現檔案管理工程化終極目標的外部環境，通常是由于企業檔案管理工作弱化，服務陳舊，無法為企業中心工作提供最優服務造成的。因此，檔案工作需要建立與外部環境，特別是企業中心工作的信息交流平臺。通過平臺明確企業各項工作對檔案信息服務的需求，有針對性地確定自己的工作內容和工作目標，必要時還可以得到外部有力的支持和幫助，這是改善檔案工作外部環境的關鍵所在。
（三）實現目標的過程控制手段
檔案管理的每一項工作都是一個過程，運用管理工程的過程控制手段，包括指標控制、自動化控制、程序控制等，可以確保各項工作持續地、可預見地和穩定地運行在目標性能水平上。檔案管理的指標控制，就是在每一個工作項目中，確定哪些是工作過程中的關鍵指標要求，在過程中隨時檢查這些指標要求，確保最終的檔案服務的理想水平。例如：產品數據的完整性是產品檔案管理需要關注的工作項目之一。將產品數據完整的保存下來并科學地組織成一個邏輯清晰體系完備的集合，同時去除大量無效的冗余數據，需要經過產品狀態確定、產品數據分類、產品數據鑒定、產品數據整理等多個環節，而每一個環節都有自己的關鍵輸入要求和輸出要求。指標控制要做的，就是確定控制輸入要求，預防工作缺陷的發生，同時監控輸出結果，盡早發現問題并糾正。檔案管理的自動化控制，就是通過一定的設計，使檔案工作具有防差錯技術或“防呆”能力。在企業的數字檔案管理系統中，數字檔案的采集、管理、利用等環節，需要根據各個環節及環節內各項工作的具體要求，借助計算機技術，通過詳細的系統設計，實現檔案工作過程的自動化糾錯。檔案管理的程序控制，就是將檔案管理各項工作的具體操作方法，以技術規范的形式固定下來。這樣做的好處是：可以防止管理經驗和知識遺失、有助于檔案管理標準化、便于檔案工作規范和技能的傳播、便于檔案工作質量的審查等。
二、檔案管理工程化的初步實踐
（一）以實踐為基礎，細化初期業務目標
首先細化了檔案業務目標，將目標設計為若干具體的工作項目。其次必須摸清家底，確定檔案全宗范圍。從檔案管理的角度分析各項工作產生哪些文件、信息、數據和知識及其存在形式；區分傳統檔案管理范疇與尚未涉足的檔案管理領域，確定并細化新領域的工作內容；根據檔案文件重要程度（現實的和歷史的價值）及利用情況決定取舍及管理方法。在此基礎上，采取措施形成企業各項管理活動與檔案工作的信息聯動，將企業各類信息平臺中的信息進行分類整理，隨時跟蹤企業各管理部門工作動向。同時，主動收集有歸檔價值的信息，形成檔案全宗管理機制并根據各項管理工作的變化實行動態管理。
（二）優化檔案工作運行機制
開展了規章制度體系和管理標準體系建設。首先建立了一套適合檔案工作發展的規章制度體系，該體系包含三個部分：檔案工作法規性管理制度、檔案業務管理制度、與檔案業務接口關系的各項管理制度。通過制度建設，建立一套適合企業檔案工作的管理方法，包括如何計劃、如何協作、如何控制流程和工作進度、如何分解任務等等，使檔案管理成為流程化、可重復的技術基礎工作，在此基礎上加強檔案工作管理標準體系建設。將檔案工作標準規范分為現行文件管理標準、檔案管理標準、檔案技術標準等三個部分，在標準體系下可以設計業務操作手冊，作為各個管理標準的延伸。
（三）以提高工作質量為目的的過程管理
在檔案工程實施初期，嘗試性設計了產品技術文件歸檔質量指標要求及質量控制方法，收到較好的效果。后續將逐步根據檔案工作各項目，有計劃有針對性地開展工作質量指標的設計工作。針對檔案管理系統的應用，進行詳細的工作質量需求分析，并將分析結果以詳細設計要求的形式反映給系統開發人員，使計算機管理系統也能參與檔案工作的質量控制。檔案管理的程序控制只要依托檔案部門的質量工作組的活動實現。QC小組和六西格瑪小組分別以各自的質量控制方式，不斷優化檔案工作流程，使各項工作質量逐步以最優化的方式呈現。
三、建立檔案管理工程化發展評估體系
企業檔案管理者應當以積極科學的態度審視和跟蹤檔案工程化實施過程及其所帶來的一系列變化，建立包括評價主體、評價對象和評價行為模式的檔案工程化評價體系，厘清影響評價的相關因素。借鑒其它管理工程評價的原則和標準，建立諸如檔案工作項目必要性和可行性評估方法、項目風險分析方法、檔案管理規章制度和標準體系的適用性評價方法、檔案管理團隊建設方案、檔案工作程序控制的適用性分析方法、檔案專業工具的先進性及應用的廣泛性等等一系列評價方法和指標。從發展的視角構建檔案工程成熟度發展模型，以評價標準和評價流程為依據進行科學分析，參考成熟度發展模型有針對性的做出改變，提出從結構、進程、質量三個方面適時調整檔案工程建設的策略。
參考文獻：
[1]李穎.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析[J].檔案學通訊，2013（1）：31-34.
作者:李偉 趙衛民 單位:北京宇航系統工程研究所
