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商務信函范文1
廣告函件與廣播電視及報刊廣告相比，具有廣告面廣、針對性強、 手續簡便、價格便宜、方便迅速等特點。
為方便廣告客戶的使用，各地郵政局可為客戶提供商業函件的策劃、設計、制作 (可提供企業和單位名址庫)、投遞等一條龍服務。
中國郵政推出混合信函
郵政混合信函業務是用戶利用計算機發信，通過因特網傳輸，由專用設備打印、封裝，按國內平常信函進行投遞的信函業務，是計算機通信技術和郵政傳統信函投遞業務相結合的產物，具有傳遞速度快、保密性強、成本低、效率高等特點。
價格標準
郵政混合信函業務具體業務流程
用戶使用計算機，用郵政提供的專用發信軟件、郵資卡，采取網上納費的形式，通過internet向郵政信函服務器交寄信函，郵政信函服務器自動完成信函受理、計費、轉發等工作，并由收件人所在地的專用信函打印封裝機全自動地完成信函的打印、封裝過程，最后由郵政部門采用與平常信函混封的方式將信函投交收件人。
混合信函的特點
1、與e-mail相比較
e-mail是計算機網絡用戶和計算機網絡用戶之間的通信工具，而混合信函可便捷實現網絡用戶和任意用戶之間的通信。
商務信函范文2
關鍵詞： 商務英語信函 禮貌策略 寫作
商務英語信函（Business English Letter）是以英語為媒介，以促進商務活動順利進行為目的的信件，其涵蓋的內容涉及與商務有關的諸多領域。隨著經濟全球化和中國加入世界貿易組織，我國的涉外商務活動日益頻繁，商務英語已經成為世界經濟活動中必不可少的語言交際工具，作為涉外商務活動中傳遞信息和洽談業務主要手段的商務信函得到越來越廣泛的使用和普遍的重視。在世界經濟和信息技術快速發展的時代，商務英語信函已經成為對外貿易不可或缺的重要組成部分，為雙方的溝通交流搭起橋梁，準確而具體地傳遞雙方的各類相關的商務信息。鑒于商務英語信函的重要性，商務英語信函的寫作就顯得尤為重要。其中，禮貌是商務英語信函寫作中要遵循的一個重要原則，可以說禮貌原則在商務英語信函寫作中運用得恰當與否直接影響經濟貿易與商業合作能否順利進行。禮貌的商務英語信函可以促進人與人之間的交流，使人與人之間的關系更融洽，給對方愉悅的感覺而樂意采取合作的態度，帶來無限商機。因此，對禮貌原則在商務英語信函寫作中的運用進行分析與探討是十分必要的。本文將探討使商務英語信函禮貌得體的主要方法和技巧。
1.及時回復
在商務信函的寫作過程中，及時是禮貌之首[1]。及時回復信函是尊重對方、展現我方良好職業道德的重要環節。如果對方沒有在合理的時間內收到回函，就會認為我方無禮，問題、要求或建議沒有得到應有的重視；或者認為我方故意回避或拖延，推卸責任，因而心存芥蒂，無形中破壞了雙方關系，甚至會使雙方的交易合作中斷。尤其對于抱怨、索賠信函，更是要給予及時、迅速和明確的答復，若問題的出現確屬自己的責任，應立即糾正并謀求解決的方法；若一時無法定論，也應先回復來函，告知對方正在調查，并表明一定會妥善處理的態度；即使遇到不合理的要求，也要冷靜禮貌地指明。這樣即使之前有某些誤會，如果處理得當，反而會給對方留下辦事認真、誠實可信的良好印象，從而繼續保持友好的合作關系。
2.使用You attitude
商務信函應以收函人為中心，采用You attitude，設法理解和尊重客戶的觀點，從對方的角度看待和處理商務，并盡量滿足對方的需要，這樣顯得更加真誠、有禮貌。如果一封商務信函處處為收函人的利益著想，這樣無形中就縮短了雙方心理上的距離，收函人也最有可能接受寫函人的要求和建議，這就進一步縮小了雙方的分歧，為促進雙方的貿易起著積極的作用。比較下面兩個句子：
A：We allow you 5% discount for cash payment.
B：You earn 5% discount when you pay cash.
A句是寫函人站在自己的角度說的，意為現金付款的話，我方可打5%的折扣。言外之意，在一定條件下，我方可允諾你方某種優惠，主動權仍然在我方；而B句則顯示出主動權在對方，更容易讓對方接受。下面的例子同樣表明，You attitude可使句子語氣更加委婉客氣，更加真誠有禮。
（1）We hope that in future you will establish your letters of credit exactly according to the terms and conditions of the relevant sales confirmation.By so doing you will not only save much trouble，but also help us facilitate shipment of your products.
我們希望將來貴方能完全按照相關銷售確認書的條款開立信用證。這樣，不僅可以省去許多麻煩，而且有助于我們及時裝運你方所需貨物。
（2）The following copies of shipping documents are enclosed so that you may find no trouble in taking delivery of the goods when they arrive.
隨信寄上以下裝運單據，以便貨物抵達貴處時你方得以順利提貨。
（3）If you care to place an order with us any time in the future，you may be assured of the prompt attention.
無論將來什么時候，如果貴公司愿意訂購我們的產品，我們保證會迅速辦理。
3.多肯定，少否定
商務信函的語調應是積極合作的，因此，商務信函多采用樂觀肯定語氣，避免消極否定語氣。樂觀肯定的語氣會給對方的心情帶來愉悅和減少對方的挫折感，有助于發展雙方的友誼和信任度，從而建立良好的生意伙伴關系；而消極否定的語氣常給人不友好、不愉快的感覺，可能會激怒、傷害對方。相應的，商務信函應盡量使用積極的詞匯，少用消極的詞匯。積極正面的詞語比消極的詞語更具說服力，從而有助于達到交易的目的；而消極的詞語給人一種否定的印象，甚至有指責對方之意，不利于與對方建立良好的貿易伙伴關系。比較下面兩個句子：
A：We have to complain that you haven’t yet delivered the goods ordered a month ago.
一個月前訂購的貨物，你方尚未交貨，我們不得不對此提出抱怨。
B：We greatly regret to say that you haven’t yet delivered the goods ordered a month ago.
非常遺憾，一個月前訂購的貨物，你方尚未交貨。
A句直接對對方的未交貨表示抱怨，透出一種責難的語氣，比較生硬，因為還未了解對方未交貨的原因，不排除確因客觀原因無法交貨的情況存在；B句則對對方的未交貨表示遺憾，以此來提醒對方，雖無責備之詞，但也會促使對方對此作出解釋或采取措施進行彌補。后一種是商務英語信函中常常采用的方式，有助于雙方合作關系的健康發展。又如：
（1）We thank you for your offer，but we regret that we are not in need of these goods.We will surely bear you in mind for future demand.
感謝貴方的報價，但遺憾的是，我公司目前不需要這些貨物。我們會記住貴公司，并在將來有需要時接洽貴方。
（2）Thank you very much for your order，but we are sorry that we are fully occupied with contract orders.As it is the case，we have no other alternative but to decline your order of this time.But we look forward to your future favors and attention.
非常感謝貴方的訂單，但我們很抱歉，我們目前的合同訂單已滿。鑒于此，我們不得不婉拒貴方訂單，并期盼貴方今后的惠顧。
雖然與對方做不成生意，但這兩個句子仍然真誠地表達出將來合作的期望。這種禮貌的拒絕、誠懇的態度、積極的期望會讓對方很受用。
4.使用過去時
商務英語信函經常使用情態動詞的過去式表示現在或將來的時間，從而使語氣更加委婉。例如：
（1）We would remind you that the firm offer made by us last week is valid for one month from the date of our last letter.
我們提醒貴方，上周我方所發的實盤，自上封信所署日期起，有效期為1個月。
（2）We are giving you the first chance in view of your previous substantial orders，but we should appreciate a prompt reply.
鑒于你方以前的大量訂貨，特給予優先機會，但望貴方盡快答復。
（3）In view of the goods in great demand，we would advise in your interest that you accept our offer without any delay.
鑒于商品緊俏，為貴方著想，建議迅速接受我方報盤。
（4）We would ask you kindly to note our respective signatures given below.
惠請留意我們每個人在下面的簽名。
5.恰當使用被動語態
在商務英語信函中，當無需交代動作的施動者或刻意避免提及動作施動者時，使用被動語態較合適，特別是當既要得體地傳遞涉及對方的失職或錯誤等負面信息，又要避免傷害感情、影響對方的工作積極性時，使用被動語態可以弱化責備的語氣，避免語氣咄咄逼人，引起對方不快。
（1）The price list was not enclosed in your letter.
價目表沒有隨函附上。
（2）Our offer will be withdrawn if not accepted within 14 days.
如果14天之內沒有接受，我們將撤回發盤。
（3）Special terms will be allowed to customers who place trial orders before the end of May.
凡5月底前試訂貨的顧客，均可享受特別優惠條件。
（4）Shipment should be made before the end of this month，otherwise we are not able to catch the season.
月底前必須交貨，否則就趕不上季節了。
6.使用條件句
條件句的使用會顯得更禮貌，特別是在想向對方提出要求或建議時，使用條件句，可以委婉地說明自己的想法和觀點。有時，使用非真實條件句，用虛擬肯定形式表示與事實相反的否定意義，可以達到委婉拒絕責任或抱怨的目的。如：
（1）If you are in a position to meet our demand，we shall place a large sum order from you.
如果你們能滿足我們的需求，我們將向你們下大宗訂單。
（2）If you can meet us half way，you will get the lot.
如果貴方同意讓步，就可以得到這批貨物。
（3）If you require an additional quantity，we shall be prepared to grant you a 1.5% discount.
若你方需要額外數量的訂貨，我們愿給予1.5%的折扣。
（4）If you had understood our letter of May 18，you would have done it correctly.
如果你方仔細看過我方5月18日的去函，就不會出錯了。
7.使用虛擬語氣
商務信函常用動詞的虛擬式提出建議或請求，以使語氣委婉含蓄，具有更多的磋商余地，這樣更有利于在平等信任的基礎上達成貿易協議。
（1）We should be grateful if you would kindly give us a price for printing.
如蒙告知所需印刷費用，我方將不勝感激。
（2）We would esteem it a favor if you would reply promptly.
如蒙迅速回復，我們將不勝感激。
（3）Should you be ready to reduce your price by，say 5%，we might conclude terms.
如果貴方愿意減價，比如5%，我們就可以成交。
（4）We propose that the consignment be sent by container service.
我們建議用集裝箱運輸這批貨物。
8.使用禮貌句型
“We wish...”，“We hope...”，“We would like to...”，“Please...”，“Kindly…”，“We shall be glad/pleased/obliged...”，“We have pleasure in...”等句型常用來委婉地提出要求或表達意愿。疑問句的語氣最客氣、委婉，并給對方留有余地，特別是在表達不利消息的情況下，有利于緩和危機，效果更理想，如：“Will you…？”“Would you…？”表達歉意、遺憾時，常用以下句型：“We are sorry that...”“We regret that...”“It is regretful that...”“We are regretful that...”“We regret to say…”等等。
（1）We wish to place an order with you.
我方希望向你方訂貨。
（2）Kindly let us know on what terms you can supply the above goods.
請告訴我們，以什么樣的交易條件你方能供應上述商品。
（3）We shall be obliged to have your quotation with the lowest possible prices CIF Hong Kong，in US dollar.
懇請貴公司對以下商品以美元報CIF香港最低價。
（4）We have pleasure in placing the following order with you，and hope you kindly send by fast freight.
非常高興向貴方訂購以下商品，并希望貴方盡快發貨。
（5）Would you please ship the under-mentioned goods for delivery not later than May 31st？
請貴方裝運下列貨物，交貨期不晚于5月31日。
（6）It is regretful that we have to decline your counter offer.
很遺憾，我方必須拒絕貴方的還盤。
在商務往來中，禮貌是樹立良好商業形象、提高商業信譽、使商業合作順利進行的銳器。當無法滿足對方的要求或者因自己工作失誤給對方造成不便和損失時，應真誠地向對方表示遺憾或道歉，并解釋原因或積極采取措施設法解決。此時，以禮相待可以化解可能引起的不快和誤解。當對對方的失誤行為不滿或對方來函言辭尖刻無禮時，也要心平氣和地指明問題所在，以禮待非禮。此時，以禮相待則體現出豁達大度的胸襟，對方也可能因此而折服，對此更贊賞，更愿意建立貿易合作關系。由此可見，在商務信函中，禮貌有其特殊而豐富的內涵。一封禮貌的信函可以加深與已有客戶的業務關系，也有助于結交新的業務伙伴。因此，要寫好商務英語信函，禮貌是不可忽視的重要原則。
參考文獻：
[1]趙銀德主編.外貿函電[M].北京：機械工業出版社，2006.
[2]戚云方.新編外經貿英語函電與談判[M].杭州：浙江大學出版社，2002.
商務信函范文3
[關鍵詞] 詢盤 報盤 索賠 仲裁
隨著世界貿易的發展，商務英語的應用越來越廣泛，其中信函的使用貫穿于整個外貿業務的始終。因此，對于商務英語學習者來說，不僅要掌握一般的基礎英語，而且要進一步提高外貿英語水平，尤其是順利地擬寫英文信函。本文按照開展對外貿易業務的一般程序將商務英語信函中最典型的錯誤加以列舉并作相應的分析。
一、開始業務
1.From our market survey we learn that you are for the market of Audio and Electronic Equipment.[誤]
From our market survey we learn that you are in the market for Audio and Electronic Equipment.[正]
[分析]“for the market of”并非固定短語，也無“有意購買”的意思，應改用“in the market for ”。如：We are in the market for bitter apricot kernels from China.
2.Some copies of latest catalogues are being airmailed to you on a separate cover.[誤]
Some copies of latest catalogues are being airmailed to you under a separate cover. [正]
[分析]“under separate cover”是經貿英語函電中常用的固定短語，表示“另函郵寄”，也可用“by separate post”來表示。
二、詢盤與報盤
1.Thank you for your letter ofJuly 15, enquiring our products and to request terms for bulk buying.[誤]
Thank you for your letter ofJuly 15, enquiring about our products and to request terms for bulk buying.[正]
[分析]在經貿英語函電中“enquire”常與“about”連用，表示“詢問”之意，與介詞“for”連用表示“詢盤”，“詢價”之意。要表示“向某人詢問”，應是“enquire of someone”.
2.The representative of the British Company has made an enquiry with the China National Machinery Import and Export Corporation. [誤]
The representative of the British Company has made an enquiry to/of the China National Machinery Import and Export Corporation.[正]
[分析]“就某物向某人詢價”是“make an enquiry/enquiries to/of sb. on/for sth.”.如：
Yesterday our manager flied to Shanghai to make an enquiry of the company for carpet.
三、訂貨及裝運、包裝
1.We want to buy 1,000 tons of coal with you because your price is attractive.[誤]
We want to buy 1,000 tons of coalfrom you because your price is attractive.[正]
[分析]“向某人訂貨”，可用“buy sth. from sb. / purchase from sb. sth./ book (place ) sth. with sb./place an order with sb.”等詞組來表示，但是要注意其中的介詞搭配。
2.The catalogue is enclosed hereto.[誤]
The catalogue is enclosed herewith(herein).[正]
[分析]hereto, herewith, herein 等用作副詞，用于經貿英語中表示“在此中”，與此一道”等意，習慣上hereto 跟在動詞attach 之后，表示“隨函附上”之意，
四、支付、索賠與仲裁
1.The L/C is opened for your favour.[誤]
The L/C is opened in your favour.[正]
[分析]經貿術語“以…為受益人”，“以…為抬頭”，“對…有利”等用in one’s favour 或 in favour of sb.來表示。如：The market situation is in favour of the importers.
2.The payment in arrear amounts to RMB one million.[誤]
The payment in arrears amounts to RMB one million.[正]
[分析]arrears 在經貿英語中指“欠款”，“尚未完成的工作”，習慣上不用單數形式arrear. In arrears 表示“拖欠”“拖延”。
3.Disputes may be submitted arbitration in case no settlement can be reached through negotiations.[誤]
Disputes may be submitted for arbitration in case no settlement can be reached through negotiations.[正]
[分析]to submit sth. for arbitration 之中的介詞for 無論是在主動語態還是在被動語態中都不能省略?！爸鞒只蜻M行仲裁”用to conduct arbitration, “解決爭議”用“to settle /handle the dispute.
4.The Japanese side agreed to compensate us the defective watches with 4% of the total value.[誤]
The Japanese side agreed to compensate us for the defective watches by 4% of the total value.[正]
[分析]“因…向某人賠償”通常用to compensate sb. for sth.這一詞組，若省略for,原句為“把質量低的手表賠給我們”，不合常理。所賠數量或金額應接在介詞by的后面。如：
I’m afraid you should compensate us by 5% of the total amount of the contract as well as the inspection fee.
以上所述是商務英語信函中最典型的一些錯誤，要避免類似錯誤在實際工作中出現，需要熟悉相關的專門術語及習慣表達，同時要注意商務英語中常用詞語的使用， 還應該在平時不斷積累商務方面的業務常識，力求寫出最精煉，準確的英文信函。
參考文獻：
商務信函范文4
關鍵詞:商務信函;禮貌原則;用詞;you-attitude
隨著中國經濟的迅猛發展和世界經濟全球一體化,中國與世界各國間的經貿往來日益頻繁。商務英語信函,作為國際貿易業務往來中一種重要的交流與溝通手段,在國際商務活動中起著舉足輕重的作用。而禮貌原則,作為商務信函寫作的一種基本原則,扮演著重要的角色,它能營造一種平等、友好、尋求合作的氣氛,使對方樂意與我們合作,從而有助于在競爭中脫穎而出。一封禮貌有加、措辭得體的商務信函可以幫助一個公司建構起良好的商業形象,進而帶來無數的商機;反之,一封禮貌欠佳、用語不當的信函則會給一個公司帶來負面的影響,引起對方誤解,導致業務失敗?！岸Y貌是商場上的武器之一,寫信而不注意禮貌,猶如打仗時沒有子彈。”禮貌原則,是商務信函寫作的法寶,是成功交際的必要條件。那么在商務信函中,禮貌原則是如何體現呢?本文通過具體的實例,從用詞和you-attitude兩個方面展示了禮貌原則在商務信函寫作中的體現。
一、禮貌用詞
禮貌用詞是指商務信函寫作中措辭要力求委婉有禮,這不但可以樹立企業的良好形象,為雙方合作創造友好的洽談氣氛,還能事事留有余地,為進一步發展貿易關系奠定基礎。例如在確認收到對方的來函、來電和有關貿易憑證時,要以禮貌的語言表示誠摯的謝意。如:
1)We have received your letter dated 8, for which we thank you.
2)We are pleased to receive your quotation sheet for Black Tea.
不僅如此,在向對方提出要求或期望時也要使用禮貌得體的用語。如下面兩組句中,句1)措辭粗魯,讓人覺得發慌;句2)就溫和多了,容易讓人接受。
1)We must insist on your immediate payment.
2)We are counting on receiving your remittance.
1)You are requ ested to answer immediately without fail.
2)Your prompt answer would be highly appreciated.
即使在催收欠款或提出索賠等傳遞消極信息的信函中,也應注意措辭和策略,盡可能用委婉的用詞來指出對方的不盡人意之處。如:
Thank you for your order for 50 reams of glass paper, but much to our regret, we can not agree to your payment by D/A.
在指出問題時用much to our regret,to be compelled to do 這樣的詞語,表明問題的提出是不得已的,而同時又暗示責任在對方,顯得有禮、有據、有節,不至于傷害對方的感情,更有利于問題的解決。
2.采用you-attitude
禮貌不僅是指用一些禮貌用語,更體現在一個您為重(“you-attitude”not “we- attitude”)的角度考慮問題,也就是從收信人的角度和立場來考慮問題,使句子語氣顯得平和、友好,表現出對對方的尊重和禮讓。美國一位作家說,要想寫好就要滿足讀者的需要,也就是站在讀者的角度考慮問題;要分析讀者怎么理解信息,然后試圖給讀者提供他們所需要的東西;解決讀者的問題;節省他們的費用;體諒他們的感受和處鏡。有人還這樣說:“Remember that the word b-u-s-i-n-e-s-s contains both U and I, but the U comes before the I. This is a good sequence for you to remember.” (要記住b-u-s-i-n-e-s-s這個字里有u和i,但u(與You同音)在i之前。這是你要記住的次序”。)
1.使用第二人稱
You-attitude體現在商務信函經常使用第二人稱,顯示寫信人的真誠、謙虛、合作的態度,避免用第一人稱給人的居高臨下,人情冷漠之感。試比較下列幾組句子,句1)采用了第一人稱,句2)采用第二人稱。
1)We are pleased to announce that…
2)You will be pleased to know that…
1)We want you to do it.
2)You will no doubt do it.
以上句子1)采用第一人稱,口氣僵硬,給人以耳提面命般之感,句2)采用了第二人稱就顯得客氣而得體。
2.語氣
You-attitud還體現在商務信函寫作的語氣態度委婉、含蓄,體諒對方心情和處境。無論是肯定還是否定,贊揚還是批評,語氣語調要避免粗魯冒犯、主觀武斷,要具有商榷的余地。即使是寫信抱怨或回復抱怨,也要表現出技巧策略,語氣、語調要把握好“度”,這樣才能達到預期的效果。
(1)使用請求語氣
請求語氣能充分體現說話者對對方的尊重,且避免了語句的生硬和給對方造成的強迫感。商務函電中經常用疑問句表請求語氣,可避免語氣生硬刻板,給對方留有更大的余地,更有禮貌,如下面句中3)比祈使句1)和陳述句2)更客氣,讓人感覺更舒服,更有利于雙方友好的貿易關系。
1)Ship US your goods in July.
2)Please ship US your goods in July.
3)Would you please ship US your goods in July 7?
(2)使用虛擬語氣
虛擬語氣可表主觀愿望和假想虛擬的情況,并可使語氣委婉。商務信函中虛擬語氣的運用會給雙方留出更多面子,有利于業務的開展和貿易關系的確立.如:
1) Would you compare our sample with the goods of other firms?
2) We would ask you to ship the goods by the first available vessel.
3.采用被動語態
在外貿函電中,交易雙方為了表明各自的立場和觀點,常使用主動結構的句式。在表達否定意義時,若采用主動結構,語氣就會顯得尖銳,加重責備的語氣,使對方的面子受損,對營造融洽的合作關系極為不利。此時宜采用被動語態,強調業務的履行情況,淡化動作的對象,使陳述顯得客觀、委婉。如下例中2)比1)要溫和禮貌的多,也就有利于雙方對問題的最終解決。
1)You damaged the case.
2)The case was found to be damaged
在商務信函寫作中,禮貌原則是實現成功交際的一項重要準則。最大限度地遵循禮貌原則可以增強友好關系、促進業務來往。而用語不當,或出言不遜,則會給對方帶來傷害,引起相互間的誤解,導致交際失敗,失去商機。本文從用詞和you-attitude兩個方面展示了在商務信函寫作中如何體現禮貌原則,希望能對商務信函寫作者起到一些積極的借鑒作用。
參考文獻
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[6].賈秀珍.中英兩種文化中的禮貌原則的區別[J].無錫南洋學院學報,2007 (9).
商務信函范文5
關鍵詞：禮貌；商務信函；表現
商務英語信函是國際貿易雙方進行書面商務信息溝通的重要手段，其撰寫的成功與否對企業的業務有著極其重要的影響。
一商務英語信函的寫作原則
寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的句子。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚地了解您想說什么。一般的。商務信函有以下幾個方面的寫作原則：體諒原則，完整原則，清楚原則，簡潔原則，具體原則，正確原則，禮貌原則。而其中，禮貌原則是在商務英語寫作中最需要重視的基本原則。
二商務信函中禮貌用語的重要性
隨著全球經貿一體化的不斷推進，國際貿易的競爭日益激烈。禮貌用語在國際商務活動中起著重要的作用，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，使對方樂意與我們合作，從而有助于在競爭中占據一席之地。隨著中國市場經濟的不斷深入，商業信函已經成為人們在經濟交往中不可缺少的一種手段。人們只有在商業信函中使用一定的禮貌策略，才能在商業交往中成功地達到交際的目的。
三商務英語信函中合理表達禮貌應注意的幾個方面
(一)注意保持交際雙方地位的平等
在商務英語信函中，交易雙方的談判應盡量建立在平等互利的基礎上，為表示禮貌而過分謙卑的話會適得其反，令對方對你的能力產生懷疑。
(二)注意話語的選擇是否具有親和力
每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，干是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫的呆板而死氣沉沉。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句．這樣才能讓我們的信函讀起來熱情、友好，就像兩個朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。
(三)注意話語中的各種信息在不同人文背景下的解讀
在商務英語信函的寫作過程中，不僅要靈活運用各種禮貌原則，提高禮貌的表達手段和技巧，還要仔細考慮各種國際商務交往中的特定語境因素，合理運用各種語用策略，使禮貌的表達更加貼切得體，從而使貿易活動得以更順利地進行。
四商務英語信函中的禮貌表現
(一)商務信函中的積極禮貌表現
積極禮貌策略就是說話人為了滿足聽話人對積極面子的需求而采取的措施。積極面子是指希望得到別人的肯定和贊許。為保住對方的積極面子不受損壞，說話人有必要使用積極禮貌策略，千方百計讓聽話人得到尊重。為此，說話人可以通過迎合聽話人心意和取悅聽話人的語言的運用，讓聽話人感到自己的行為獲得了華人的承認和贊美。在商務英語信函中積極的禮貌表現主要體現為4種策略：贊美、展示人情味，避免不和與聲稱關系親近
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1贊美
贊美策略是一種滿足聽話人面子需求的積極策略，是一種“社交催化劑”。它是利用夸獎、恭維話來滿足對方的虛榮心里，以引起對方的注意和興趣的方式。在不同的場合使用恰當的贊美語可以給人們的生活帶來愉悅和滿足感，使人際關系變得和諧融洽，起到油的作用。在商務英語信函中，經?？滟潓Ψ绞呛苡斜匾?，但千萬別變成一味奉承、吹捧。即使對方的商譽、產品、技術等方面確實值得贊許，也要注意把握尺度，不可濫用溢美之詞。所以，在寫作信函時，既要遵循禮貌原則中盡量多贊譽對方的贊譽原則，又要做到恰如其分地夸獎對方。下面就是一個在自然而不夸獎的語氣中透出贊美之情的好例子：
Wefindbothqualityandpricearesatisfactoryandwearepleasedtoplaceanorderwithyouforthefollowing：(經檢查，貴方產品的質量和價格都是我方很滿意。因此，決定向貴方訂貨，具體的款項如下：……)
2展示人情味中國人很重感情，人們互相關心，互相理解。尤其當對方發生了不幸或不愉快的事情時往往會向對方表達關切或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人想收信人表達關心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。如：
Weacknowledgereceiptofyourlet-terdatedthe3rdthismonthenclosin~thereprography0ftheinsurancepOHCytweareregretforyourloss．(本月3日來函和保險單印件已經收到，我們對責公司所遭受的損失深表同情。)
這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了一方對對方遭受的損失的同情和美心，充分體現了寫信人具有人情味的一面。
3避免不和避免不和在商務信函寫作中，主要體現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿意滿足對方的要求或請求時．為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。
AccordingtOourrecords．youhavenotyetsettledyouraccountforelectroniceqnipmentsuppliedtoyouonlOthDe-cemberand20thJanuarythisyear．(根據我方存檔．貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設備貨物的資金。)
作者借用accordingt0ourrecords這個間接和模糊限制語來緩和對方未付款的事實。
特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據理力爭，說明您的觀點．但注意要講究理解禮貌．避免用冒犯性的語言。
4聲稱關系親近
在商業信函中，如果寫信人與收信人之間非常熟悉，當寫信人向收信人提出要求或建議時，寫信人可以通過聲稱自己與對方有密切關系，或從對方的立場考慮某一建議來向對方傳遞友好之情，這種方式就是。聲稱關系親近”策略。
上述例句中通過“咱們”的運用，表達了寫信人視收信人為伙伴之意，這種親善的言語在極大程度上就可以維護收信人的面子，又可以幫助交際的雙方實現互利的目的。
(二)商務信函中的消極禮貌表現
消極面子指不希望別人強加于自己，自己的行為不受別人的干涉、阻礙。消極的禮貌策略主要是說話人意欲部分地滿足聽話人的消極面子而采取的措施。比如當一方提出請求、命令或建議時，對方的私人空間就受到了侵犯，這時．說話人就應該采取一定的措施去維護聽話人的面子。消極禮貌表現在商務信函中主要體現在以下幾個方面：減緩語氣、表示歉意、道歉。
1減緩語氣
減緩語氣策略指的是當寫信人向對方提出建議、要求或批評時，寫信人運用一定的表達方式來減緩語氣，使言語的強制力變小，從而減弱對對方消極面子的成脅的方法。
2表示歉意
表示歉意的策略指寫信人運用謙卑的語言來減低自己或抬高對方的身價使收信人和自己的差異得以顯露，從而體現出寫信人對收信人的尊重。寫信人通過抬高對方的身份，降低自己的身份，表明自己對對方消極面子的維護和尊重，從而避免與對方潛在的沖突，實現與對方成功交流的目的。
3道歉
道歉策略指的是當交際中的一方冒犯了另一方時，冒犯方向被冒犯的一方賠禮道歉表示歉意，以此來維護被冒犯一方的面子并且彌補冒犯的后果進而恢復雙方之間的和諧關系的方式。道歉主要有兩種方式：直接道歉和間接道歉。
(1)直接道歉
為了維護對方的面子，并且彌補對對方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉(說“抱歉”、“對不起”、“深表歉意”或“請原諒”之類的話)承認自己的過失，請求對方諒解，并表示愿意進行賠償，進而促使雙方步入正常的交際軌道。一般地，使用這種方法的信函都是投訴處理函(表接受)。
(2)間接道歉
商務信函范文6
在當今日益頻繁的國際交流，尤其是貿易活動中，書信交流非常重要。盡管現代化的通信技術非常發達，有電報(telegram)、電傳(telex)、傳真(facsimile)和電子郵件(e-mail)，但是商務書信仍為現代商務交流中經常使用的一種重要手段。一次貿易從建立商務關系到交易成功，這期間的磋商工作大多是通過英文商務書信進行的。尤為重要的是，商務書信具有法律責任。同時，商務書信也是商務英語教學的一個重要內容。但是現在許多英語商務書信存在著許多問題，措辭方面尤為突出。主要表現為:11信件冗長累贅而不著要點;21表達模棱兩可;31信函中充滿陳詞濫調、晦澀的行話和難懂的專業術語:41措辭粗魯無理、空洞無物;51拼寫及語法錯誤?！癠sing the right word at the right time”(Fowler)，這句話對于商務書信選詞仍有指導意義。商務信函講究實效，能準確無誤、及時地傳達信息，這就要求在草擬時做到用詞簡單易懂，平實簡潔，使閱信人一目了然。應用文體有其特點和要求，而措辭更有自己的原則。為求達到有效交際的效果，本人想就以下四個方面談一談商務書信措辭原則。一、簡潔原則簡潔并非僅僅就是簡單。寫信時要做到簡明扼要，短小精悍，切中要點。John Woods在《商務信函》一書中提出“7C”(clear，complete，concise，concrete，constructive，conversational，correct)方法，對我們很有借鑒之處。我門應注意以下幾方面:1.用簡單詞，避免使用累贅詞。如下面例子:a number of
some/manyin order to
totake into consideration
considerduring t he course of
duringprior to
before左邊用詞明顯沒有右邊用詞簡潔。此外在英語詞匯搭配上也有一些累贅現象。如“free gift”，gift不言而喻就是免費的，是饋贈的。再如“foreign import”，import本身就是從國外進口。再如下面左邊的就要用右邊的替代:small in size
smallabsolutely perfect
perfectpast history
historytuition fees
tuition2.使用小詞。要熟悉和善于使用小詞，用簡單的言辭來交流思想，使人感到親切。試比較下面兩個句子:11 We will order all t he materials on t his list you furnished.21 We will order all t he materials on t his list you sent.現代商務英語的詞語日趨簡練，平易和直率。長詞，大詞(pompous words)日漸不受歡迎。如Perspiration遠不如用sweat簡潔。3.使用具體的詞語。商業書信要力求具體，言之有物。要求對方做出明確回答，或是答復對方的要求，都要寫得具體，避免籠統。多用能夠得到的數字、比例和事實，而不是散文式的詞語來替代。英語中有些詞，如highly，soon，fair，good等都比較抽象，應少用。如下面左邊詞應用右邊的換掉:most
80percent;often
37 time out of;fruit
banana4.避免使用過時的、陳腐的用語。商業書信中遺留著較多的陳腐用語，如，As per your request，Enclosed please find。Pursuant to our conversation，在措辭上應盡量用現代的、日常常用的語言來代替。如“This will acknowledge your recent letter”就不如“Thank you foryour recent letter”，讓人看了舒服。5.慎用專業術語。術語又稱行話(jargon)，是一種隱語，私下的只有一部分人懂的語言，如OAG，VIP等等?，F代商務書信中也有許多涉及進出口、金融和經濟管理等方面的專業術語。如L/C(Letter of credit);B/L(Bill of Lading);M/T(Metric ton);S.S.(steam ship)等。在現代商業書信中，應使用大眾的，大部分人都懂的語言。這是草擬書信應當遵循的一個重要原則。但也并不是說不用術語，合理的使用會使行文更加簡潔明了。如果雙方都熟悉術語，用了效果會好些，如果對方不了解術語，還是盡量少用，以免產生誤解。二、生動原則書信的文字生動，能夠吸引對方的注意(attention)、興趣(interest)和欲望(desire)，從而達到發信人預期的目的。1.信要寫得生動活潑，就要求撰稿人多在文字修養上下工夫。試比較下列詞組:t hin
bonyworry
fretinvestigate
snoop右邊的詞組較為生動、形象。英語中的表意動詞可增添信文的生氣。如:Planning is significant part of t he managerial process.Planning contributes significantly to t he managerial process.同時，主動和被動語態的巧用也會使信函有生氣。如:The final decision must be made by me.I must make t he final decision.2.現代商務英語的趨勢是日漸口語化，生動活潑，而非生意腔和官員腔。非正式的、交談式的和生動活潑的語言更讓人容易理解。信函中的責任和限制有時是無法避免的，但隨意的文風會產生更有效的溝通效果。試比較下面兩組句子:Upon receipt of your check，furt her attention will be givento your request.When we receive your check，we’ll begin work on your re2quest.很明顯下面的句子要比上面的更讓人容易接受?？谡Z化也不是說要俚語化，而是使用簡單(simple)、自然(natural)，和直截了當(straightforward)的詞語來表達。多選用口語化和非正式(informal)的語言。文縐縐的，咬文嚼字的正式語言(formal language)，就會使信文缺少生氣。3.寫作上應采用正面的，積極的詞語，避免使用消極的詞語。因為消極的詞語會使人有怒氣或者是無知，要勸說對方，使用積極的語言更有效。
三、周到原則寫商務書信時，要考慮對方，體諒對方，注意對方的要求、愿望和感情，措辭應做到以下幾點:1.信文多用禮節性詞匯。要注意禮貌，不要盛氣凌人，更不要以命令的口氣待人。如可多用以下詞組:please/thankyou/may I/if you can等等。2.要做到有禮有節，又要不卑不亢。3.用詞上盡量避免使用容易造成種族、殘疾(handicap)、年齡、性別、宗教及偏見等使人產生不愉覺的詞語。如下面左邊詞應用右邊的來代替:actress
actorwaitress
waitermay girl
may secretaryboy
mancleaning woman
domestic housekeeperadolescents
young peoplelame
disabled再如，在造句時，要避免使用一些有歧視的詞語。例如:The manager will call a meeting wit h his staff.此句明顯表明這位是“男性”，為避免這種感覺，應對此做出修改:The manage will call a staff meeting.四、正確原則準確無誤是書信寫作中的最重要的原則。正確不僅要求用詞、造句、語法、拼寫、和標點符號規范而合乎習慣，更要求書信措辭的正確，恰如其分。1.要注意常出錯的詞語的用法。在商業書信中，有些詞語與其他詞語由于發音或拼寫上類似，容易混淆，導致錯誤。如hopefully是抱有希望，并不是“希望”和“盼望”的意思。Hopefully t he situation will improve.其中的hopefully被當成hope來用，就是誤用。2.有些詞是非正式和不常用的，如irregardless，而常用regardless。在這種情況下。應選用常用的，以免費解。
參考文獻:
[1]John Woods.商務信函(中譯本)[M].上海:上海人民出版社，2002.
