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摘要：二十一世紀的中國與世界各國正在頻繁的貿易往來著，與此同時，商務英語信函肩負著作為各國在貿易活動中交流溝通的橋梁和樞紐作用的使命。其中，拒絕類商務英語信函在商務交流中也有著一種不可替代的作用，其在溝通方式上面臨著較大的挑戰，因而在表達技巧上需要寫信人字斟句酌。主要闡述了拒絕類商務英語信函的特點及寫作技巧。
關鍵詞：拒絕類商務英語信函；特點；寫作技巧
1概述
商務英語信函是國際間貿易往來的媒介之一，是促進貿易雙方了解對方的重要溝通方式，也是對外經濟活動的重要工具。隨著全球經濟一體化、區域集團化的活躍，商務英語信函日益成為企業建立友好關系、展開商務溝通、開展業務、實現交易等商務活動中的交通要道。很明顯，企業十分注重自身在商界的信譽和形象，而這些不是只靠產品的質量等硬件設施就能保障的，還要依靠商務信函這種傳遞友誼、展示形象的“軟件”。一封語言得體、措詞恰當的商務信函無疑會給對方留下深刻而美好的印象，這對企業的長遠發展以及鞏固與合作伙伴的長期貿易關系至關重要。因此，在商務信函中，如何得體、恰當地運用語言的表達手段和技巧與客戶交流溝通是十分重要的，在某種程度上甚至關系到貿易的得失成敗。因而，正確恰當的用語是商家通往成功道路上的墊腳石。
2拒絕類商務英語信函的特點
在涉外商務活動中，商務英語信函作為雙方交流溝通的工具和貿易往來的橋梁起到了無足輕重的作用。拒絕類商務英語信函是商務信函中比較特殊的一類信函，值得寫信人深思熟慮后再草擬。因為拒絕類信函的特點之一就是，它傳達的信息都是“壞消息”，主要是拒絕對方在來信中提出的我方不能滿足或者同意的各種要求和請求等。如果這封拒絕信函處理不當的話，很可能會引起收信人的負面情緒。據此，傳遞拒絕信息和表示我方的真誠友好并維護彼此之間的良好貿易合作關系是拒絕類商務英語信函要達到的目的。商務信函通常所涉及的內容主要是表明自己的合作意愿或是就具體的合作事宜進行協商談判，而拒絕信函則不同，它通常是傳達的是否定性的信息，這使得寫信人在與收信人的交流溝通中產生很大的障礙，甚至會出現令人不愉快的摩擦。因此，當寫拒絕信函時，要特別注意拒絕類信函寫作特點，即以短小而精悍的措辭以及陳述和虛擬并用的語句撰寫，既要明確地讓收信人知道被拒絕的消息，同時還要照顧到收信人的面子，已達到保持合作伙伴關系的目的。拒絕類商務英語信函還有一個比較明顯的特點是，它所表述的拒絕并不是全盤否定來信者的請求或是要求，而是就某一方面給予否定并在其他方面給予妥協，多少給對方留有余地。所以說，這種拒絕能否成功就在于你是否在拒絕他人的同時，與其之間良好的合作伙伴關系能否繼續維持下去。
3拒絕類商務英語信函的寫作技巧
負面消息在商務溝通中是在所難免的，如何使用恰當、得體的語言來減輕面子威脅并且有效傳遞所要表達的內容，以使對方容易接受并維系良好關系，這一研究有著很強的實用價值。
3.1信函以友好的話語開頭
在貿易活動中，為了讓收信人愿意接受否定的答復，應以禮貌為主，不傷害收信人的面子。在信頭部分，寫信人應該給收信人一個友好的答復作為鋪墊，也就是以一種間接方式表達。在信函的開頭給人以一種友好的，積極的態度，緩和地引入一個話題。這種起到緩沖作用的句子所占的比重取決于信函的長短。短篇信函可以用一句表示友好的話語代過，如，感謝對方的來信等。長篇信函就可以多使用一些不傷和氣的句子，如雙方都同意的合作事宜等。這種可以表達友好的句子要比不留情面的直接的拒絕好得多。
3.2提供否定的原因
當寫一封拒絕類英語信函時，寫信人最主要也是最重要的事就是闡述拒絕的原因，主要是真誠地說明拒絕的正當原因，給出非如此不可的理由。拒絕對方應依據事實和自己所做出的全面的評估結果，表明拒絕對方要求是情非得已的，使得讀者心服口服。這部分應該在拒絕類信函中占絕大比重，以有力的理由使收信人信服。通常，說服收信人需要提供充分的證據或理由，運用大篇幅的陳述語句或是虛擬語句進行闡述比較復雜的問題，收信人了解到的原因越多，他們對我們否定的答復就越信服，甚至會理解并接受。然而對于并不復雜的話題，關于事實我們只需簡單地說明，一筆帶過即可。
3.3表達壞消息的陳述或暗示語句
在這一部分主要是陳述自己的理由，即為什么不能同意對方的請求的理由。對于理由的陳述內容可繁可簡，如果原因很明顯或者已經解釋的很清楚了，那么收信人很快就領悟到信函所傳達的否定信息，而無需讀完整篇。如果這個否定緣由確實是不得已的，那么大多數人都能欣然接受并給予理解。我們的主要目的就是避免直接拒絕，有時，專家們引用“面子理論”作為策略，也就是讓收信人在被拒絕的同時不失顏面。換句話就是說用一些鋪墊語來循序漸進地提出負面信息，委婉地拒絕對方。但是要注意的是寫信人不可使用讓人誤解的模棱兩可之詞，這種情況下，常常導致收信人不明其意，從而產生誤解或是再次寫信尋求確切答復，這樣就失去了有效溝通的意義了。但是有時暗含的否定答復往往比過分的直接否定要有效。比如，使用積極語氣表達，這樣的話，一來可以部分減輕甚至是全部消除收信人對負面消息以及寫信人的負面情感。很多情況下，不是拒絕本身而是否定詞激起了收信人的負面情緒。二來，使用積極的語氣可以提醒寫信人給出一個恰當的拒絕理由，一旦收信人理解了被拒絕的原因而且相信寫信人別無選擇只有拒絕的時候，也就不會因為失望而產生過多負面情緒。如此一來，不僅寫信人準確地傳達了否定意義，而且收信人也完全理解并接受壞消息。
3.4提供建議或者其他選擇
在寫完拒絕原因后，一封信函基本上完成了，只需一兩句的結束語即可大功告成。但是與其這樣，不如向對方再提出其他可供選擇或是可行性的建議，如果可行或合適的話，可能會更好。例如，表明可以幫對方向其他廠家推銷其產品，或者表示自己對對方的其他產品感興趣，或者表示樂意提供其他幫助等等。寫信人的主要目標就是將負面影響降至最低，并期望日后可以繼續合作。
3.5以積極和藹的語氣結尾
這一部分雖說沒有什么出彩的地方，但是寫信人如果借此提及一些輕松愉悅的話題，如表達對收信方某些產品的興趣等。雖然此次合作沒有成功，但是寫信人依然要給收信人留下樂于助人，友好的印象，并且表現出對于雙方未來的合作的信心。無論日后是否繼續合作，但是一定要維持商譽。同時，語言技巧在此就發揮了很大地作用，因為這一類信函涉及到了雙方利益，要確保信函整體的感覺是愉悅的。實踐證明，大眾都傾向于積極的語調，寫信人措辭得當很容易贏得人們的理解。當你向他人傳達壞消息時，如果站在對方的角度思考，了解對方的需求，那么將心比心，他們也會欣然接受。
4結論
撰寫拒絕類商務英語信函不是一件容易的事情，寫信人應該考慮收信人的面子需求，運用語言技巧來減輕負面消息對收信人造成的面子威脅。以積極方式傳達否定信息，不僅維護了收信人的顏面，同時也為寫信人贏得了友好真誠的商譽。在寫拒絕類商務信函這類特殊的信函時，盡可能運用委婉機智的語言和語氣，以達到繼續合作的目的。總之，在寫商務信函時，要多從對方的立場出發，設身處地地考慮收信人的情況，禮貌性表達拒絕不僅可以更好地傳遞信息，還為未來的生意往來掃清一些障礙。
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作者:王秀云 單位:無錫商業職業技術學院