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檔案管理流程范文1
【關鍵詞】蘇州 檢驗 檢疫業務 管理流程
但是，在具體的管理過程中，主要出現了兩方面的問題。一是立卷標準模糊混亂，從而導致業務證單檔案在歸檔伊始即出現概念混淆、分類不明等問題，直接影響了后期業務證單檔案的查閱與利用，究其原因，主要是由于作為業務證單檔案重要立卷標準的HS編碼界定難度較大。許多單位為了便于自身業務證單檔案的管理，建立一套新的檔號編寫方法，簡單的以證單形式加以區分，但在利用時相對較慢，特別是針對同類問題開展調查研究及取證時，往往會出現大海撈針的情況。二是網絡環境下檔案館業務流程的變化也帶來了業務流程重組的必要性。網絡環境下，現代信息技術，主要是計算機技術和網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，使原有的管理模式發生了變化，由原來的手工作業的工作方式轉為以自動化集成管理系統為主的工作方式。其業務工作的變化主要體現在以下三個方面：檔案信息收集、管理方式。檔案信息組織檢索與提供利用方式的變革。檔案編研工作的新特點。對此，我們對蘇州檢驗檢疫業務檔案管理流程進行了再造與優化，并取得了初步成效。
一、建立跟隨業務證單檔案終生的檔號，統一立卷標準
（1）專章歸類法。凡是涉及檢驗檢疫商品的首先使用HS編碼，在業務檔案中的項目代碼不代表業務分工范圍，僅在某類商品業務檔案檔號中起識別作用。在檔案全宗中應確保某商品/業務檔案檔號的唯一性。
（2）借用編碼法。對于同屬于一章的貨物，如“62”章的羽絨服裝，考慮到國家質檢總局將羽絨服裝、羽絨制品和羽毛作為一大類商品歸口管理，因此，可在羽絨制品的編碼中借用羽毛HS編碼使用“940000”，代表羽毛及其制品和羽絨服裝，從而避免了羽絨服裝與梭織服裝的交叉。前兩位無法確定的，再依次考慮第4位、第6位。
（3）合并與加注法。針對有的部門，如辦事處、出口加工區等，檢驗檢疫業務門類全、品種多（幾乎涉及全局的所有商品類別）、批量少、無對企業監督管理等特點，本著務實的原則，結合其業務分工、崗位設置和方便檔案管理與維護等實際，在確定項目代碼/名稱時，對其業務進行了科學、合理的合并。
（4）實際業務確定法。為盡量避免出現歸檔資料缺少大類、歸檔資料數量多少嚴重失衡以及資料的重復歸檔，即使相同的檢驗檢疫業務也不必確定完全相同的項目代碼/名稱類別。
二、重新構造業務證單檔案的“運行模式”，改進工作流程
（1）原有的業務證單處理模式。原有的業務證單處理模式十分線性、平面化，工作不細分，業務證單往往在最后辦理完結后，一起交到歸檔部門，給歸檔部門帶來極大的工作量，也極易在歸檔部門的歸檔過程中，造成資源的重復浪費或者遺漏損失。
（2）引入“分級管理”理念。結合電子監管工作，對信譽好，進出口量較大且質量穩定的企業進行分類后實行簡便建檔管理。
同時，也可根據出入境貨物保健類別、貨物的不同特性、不同風險對不同貨物進行分類建檔。
檔案管理流程范文2
做好工程項目底圖檔案電子、紙質“雙軌制”管理工作，底圖管理部門梳理工作流程，建立健全了從歸檔到入庫全過程的底圖管理制度，做到每個環節都有規可依，有章可循，相互銜接。工作流程中應重視的幾個環節：一是底圖的歸檔驗收；二是臺賬登記；三是底圖修改；四是科學分類，合理排放；五是檔案利用；六是保管和保護。
（一）底圖的歸檔驗收由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質量，嚴把底圖歸檔入口關。紙質底圖歸檔驗收，一是查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍圖的母版，底圖質量對藍圖質量至關重要，沒有好的底圖質量，也就談不上高質量的藍圖質量。二是查簽字手續是否齊全，簽署不完整的底圖，不能充分發揮其檔案憑證作用。三是查工程項目文件號是否與工程名稱一致，文表（圖）號編制是否準確。底圖項目文件號——文表（圖）號，相當于每個人的身份證號，具有唯一性，它對底圖檔案的檢索、利用、保管、統計起到關鍵作用。時常有年輕的設計人員對底圖編號規則不勝了解，有時會出現幾份不同的底圖共用一個編號的現象，這給底圖的日后查找利用帶來了麻煩。四是裝訂邊25mm，縱向留左邊，橫向留上邊，成品一律左邊裝訂發圖。由于印章和簽署是項目圖紙文件生效的主要標志，工程項目的每張底圖，都必須有設計、校對、審核等多人簽字，才具有法律效力，也才能認定為檔案。因此對實現電子簽名的項目，紙版底圖存檔的同時，PDF版電子文件同時送交檔案部門存檔。沒有實行電子簽名的設計文件，做到即存即掃。DWG、PLT可編輯版電子文件，有項目文控驗收，待項目結束后，刻錄光盤，送交檔案部門另行存檔。
（二）臺賬登記臺賬登記是記載檔案是否存檔的重要憑證。隨著公司發展壯大，現在每年新承攬幾十個項目，在加上上年沒完成的項目，每年都有上百個工程項目齊頭并進，底圖年歸檔數千個檔號，文表達20多萬頁，圖紙10萬多自然張。為用好、管好每個項目的底圖，紙質臺賬，以歸檔時間登記流水賬。驗收合格的底圖，歸檔人、驗收人在雙方的存檔登記簿上簽字，作為檔案歸檔驗收憑證永久留存。為了做好檔案“雙軌制”管理工作，檔案部門購買了《綜合檔案管理系統》軟件，將所有的底圖檔案存檔條目著錄計算機。每條條目都包含歸檔日期、項目代號、文件編號、題名、階段、版次、圖紙量、文件編制人、檔案驗收人等三十多項信息內容。電子條目著錄信息是計算機檢索的重要內容，《綜合檔案管理系統》能夠對這些信息進行單項或多項組合查詢、統計。提高了底圖檔案利用的查全率和查準率。存檔的電子文件軟盤在《綜合檔案管理系統》互見號中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。
（三）底圖修改由于甲方的需要發生變化，或因施工條件的變化，需要對已歸檔且已請曬發放的工程底圖進行了修改，為了便于區分工程項目圖紙的變化，公司底圖采用版次遞進即“升版”的方式進行管理。在底圖檔案中就會出現，同一工程項目文件號有多個版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號和圖號。多版設計文件同時存在，增加了底圖文件的協調難度。因此在底圖存檔驗收和底圖請曬抽圖配圖時，一定要細心，看清楚設計文件的文表號及圖號的有效版次，保證各項任務的執行者采用的都是有效版本的設計文件。升版底圖電子文件存檔，同一檔號高版次的電子文件要覆蓋低版次的文件。相應的低版次紙質底圖也要下架作廢。否則，底圖管理就會混亂，也會給今后檔案的利用者帶來諸多麻煩。
（四）科學分類，合理排放對底圖實體進行科學分類，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項目進入設計階段后，通常有基礎設計、詳細設計、竣工圖三個階段。項目從開始到竣工，跨度時間長，利用頻繁。我公司早期工程項目編號突出專業，我們就以專業為主分類，按專業——年代——流水號進行分類、排架存放。這種排架存放方式，可以減少底圖搬移次數，高效利用柜架，但它的弱點是，同一項目的底圖存放在不同的專業，或同一項目同一專業存放在不同的年度內，底圖再次利用，抽圖就相當麻煩?，F階段公司的底圖編號是由一組數字加字母組合而成，涵蓋工程項目號、階段、單元號、專業及目錄文表號級別等信息，以項目為主體。為了保存一個工程項目底圖的連續性和完整性，在項目運行中，底圖是一個動態管理，處在預歸檔階段。檔案分類方式也有所突破，我們按年代——項目——單元（裝置）——專業流水號——圖號進行分類，按序排架存放，并在柜架上寫明底圖的工程名稱、單元號、專業、圖號等信息。已經完成的項目，轉入底圖檔案管理階段。一個全廠性工程項目就幾十個，甚至上百個單元（裝置），與計算機排序同步，編制底圖保管號，底圖檔案實體重新整理，再按檔案管理要求進行編目、裝盒、上架保存。這種分類雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項目、單元（裝置）抽圖時，只需點擊鼠標，或到庫房找到這個項目的存放位，就能輕松搞定，避免了無謂的工作。
（五）底圖的利用底圖是工程項目建設過程中不可缺少的依據，離開了設計底圖，工程項目建設就失去了方向。但歸檔后的底圖，不能直接發送到現場，需曬制成藍圖，蓋上單位專用出圖章，壓力容器章、以及注冊建筑師、注冊結構工程師章，才能用于現場施工。底圖請曬，有嚴格的程序，必須經項目經理允許，文控填制出版委托單，詳細填寫要請曬的圖號，曬制藍圖份數。底圖人員根據委托單內容，抽圖調配齊底圖，送交出版室出版。曬完后的底圖，由出版室及時歸還給底圖崗。底圖人員必須再次清點回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時進行補缺、修補，保證底圖再次利用的完整性和完好性。底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質產品，有著紙質檔案的弱點，就是容易磨損、發黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統式手工管理無法形成資源共享，藍圖和底圖都保管，導致人力、物力、財力浪費?！毒C合檔案管理系統》軟件的應用，緩解了這些矛盾。在條件具備的時候，將早期的底圖檔案“孤本”，用掃描儀進行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復底圖檔案的同時，也是將早期的死檔案變為活檔案。掃描后的圖形文本，在公司《綜合檔案管理系統》網絡中掛接，需求者通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，也可以滿足多人同時使用，為需求者提供更為方便、直觀、環保、快捷的檔案信息服務方式和途徑。電子版檔案再按項目整理，儲存在光盤中異質備份，需求者通過電子拷貝的方式，獲取檔案信息，這樣就可以減少紙質檔案的磨損，最大限制的保護紙質檔案。已經歸檔的CAD電子文件還可以直接為設計人員服務，省時省力，方便快捷。對已經制成電子檔案且破損嚴重的底圖，年份稍長利用較少的工程底圖，以及較老的利用率基本上沒有的工程底圖就可以卷放，也可以異地存放。存檔藍圖不再請曬，大大緩解庫房存放壓力，現有資源能得到高效利用。
（六）保管和保護底圖材料特殊，易發黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、添曬、整理過程中，檔案人員和利用者必須要有高度責任心，更要珍惜和愛護底圖。取放底圖時，一定要維護好底圖圖號的排序，同時要輕拿輕放，嚴防圖紙磨損和撕裂。而光盤體積小，對于環境要求不高，抗惡劣環境能力強，即使在平常環境下，也能長期保管。底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴格控制好庫房的溫濕度，并做好信息登記，以確保工程項目檔案長期的保管和利用。
檔案人員的素質
檔案管理流程范文3
檔案管理工作是事業單位運營的最基本工作，做好這一項工作，能夠幫助事業單位更好地運行和發展，在新的信息發展形勢下，檔案管理工作也要符合新的信息化發展模式。目前我國的事業單位在檔案管理上還存在著很多問題，如何對檔案管理工作進行完善和改革，是新形勢下事業單位檔案管理工作發展的方向，也是提高檔案管理效率的關鍵。
二、新形勢下事業單位檔案管理改革的必要性
數字化時代的到來讓很多數據的應用和儲存變得更加方便，是新時代的信息發展方向，應用新的技術改革事業單位的傳統檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業單位的工作質量。事業單位的檔案管理改革是建立在信息技術的基礎之上的，通過對檔案的數字化和信息化處理，能夠充分發揮檔案的管理職能，事業單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關的。
在互聯網技術不斷發展的時代下，各項信息處理的技術也在不斷地完善，比如云計算技術，這種高效率的信息管理方式在社會各個領域的應用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業單位檔案管理工作也應當將新的技術運用到工作中，適應社會的科技發展。不但事業單位檔案管理工作處于改革的期間，事業單位的體制也處于改革時期，改革需要運用新的信息化技術，建立信息化發展的平臺，因此加強對檔案管理的改革也是推進單位體制改革的有效方式。另外傳統的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點，新的檔案管理方式能夠加強對檔案的保存力度。因此新形勢下事業單位檔案管理改革是非常有必要的。
三、新形勢下事業單位檔案管理的現狀
（一）對檔案管理工作認識不到位
受傳統檔案管理工作觀念的影響，一些事業單位的管理者沒有認識到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發展重心都放在了如何提供社會服務上，沒有意識到檔案管理的重要性。很多事業單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認為檔案管理工作不能給單位的發展帶來經濟效益，這種整體的不正確意識導致在事業單位的發展過程中疏忽了對檔案的管理工作，造成對檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]
（二）檔案管理方式不科學
現代的科學技術不斷發展，信息的處理、儲存、傳播的方式也在逐漸現代化，在計算機技術的支持下，檔案管理工作應當變得更加先進快捷，創建檔案管理系統來幫助管理者進行檔案管理工作。在實際的檔案管理過程中，盡管大多數事業單位都采用了計算機系統來制定管理體系，但一些時候并沒有對檔案系統的數據進行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識和專業素質，使得電子信息技術沒有很好地應用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學。
（三）檔案管理工作人員的專業素質不高
檔案管理工作是一項有較強操作體系的工作，對從事的管理人員專業程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業知識，掌握專業的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調性，需要管理者在工作時適應這樣的工作環境，培養仔細程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業單位的重視，對檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴格，導致了很多工作人?T的專業素質都達不到良好管理檔案的要求，對檔案分類和整理缺乏專業性的認知，導致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規范，降低了檔案管理工作的效率。[2]
四、新形勢下事業單位檔案管理的改革措施
（一）完善檔案管理的業務流程
完善檔案管理的業務流程指要對檔案管理的流程進行重構，分析在檔案管理流程中每個環節的設計和工作效率，發現整個體系中存在的問題，并針對問題進行對該項環節的優化，通過信息技術實現對檔案管理也無流程的升級和改造革。新形勢下對信息管理提出的要求是從本質上改革，因此事業單位的檔案業務流程改革也要從本質上進行。
第一要優化業務流程，完善檔案管理內部部門之間的業務銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業單位部門之間的業務流程關系，動員全體員工投入到完善檔案管理業務流程的工作中來。對各項的檔案管理工作流程進行審核，如檔案的錄入、編排、維護、更新、查找、監管工作，對每個環節都要進行合理的規劃。第二，規范業務流程的標準，標準化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標準化的規定將檔案管理流程的體系固定下來，根據檔案管理的發展需求和實際情況，來分配職責和管理資源，明確每一位管理員工的職責和所在崗位所負責的范圍，將長遠發展的理念應用到對標準化流程的制定中。[3]
（二）擴展檔案管理服務能力
首先要對服務的功能進行擴展，原有的檔案服務功能大多數只是對信息的檢索和查看，在信息化技術不斷發展的時代中，檔案的服務功能要借助信息技術進行擴展，可以開發數據的整理功能，讓檔案數據能夠執自行的按類別規整、自動篩選、與其他信息建立一個清晰的對比模型，為需求者提供更多的服務。在檔案的服務過程中可以增加其他的服務功能，比如說根據所查找數據提供相應的檔案信息，在檢索中設置高級檢索，讓使用者能夠根據數據發生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對檔案的檢索功能更好地運用。其次要擴展服務的內容，傳統的檔案服務都是等需求者有需要時自己使用，檔案管理提供的只是一個數據倉庫，在新的服務模式中應當改善被動服務的局限性，逐漸朝著主動提供服務的方向發展。
（三）構建檔案管理平臺
構建檔案管理平臺分為兩個方面，第一個方面是加強硬件上的建設，檔案管理的平臺可以以事業單位發展的平臺為依托，建立屬于自己的發展平臺，結合檔案管理的職責設計具有針對性的功能平臺，建立更加科學更加快捷的檔案管理平臺，同時考慮事業單位對于檔案管理的實際需求，制定符合檔案管理發展目標的平臺。第二方面是實現對資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實現，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進行的，將檔案的管理工作融入整個的檔案平臺中來，借助管理平臺實現對檔案資源的整合，使檔案管理工作發揮最大的效益。
五、結語
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目前醫院檔案管理存在的問題
目前醫院檔案管理工作并不完善,從管理人員來看,大多數醫院的檔案管理工作并未配備專業的檔案管理人員進行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過程中,仍依靠大量的人力來進行操作。再檔案中,紙質性的檔案占有極大的比例,而且量比較大,需要對其進行定時定期的整理、分類和保存。
同時,醫院在檔案管理意識上的薄弱,領導及相關人員還未樹立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規范程度,正是因為缺少對于檔案管理工作的規范性、權威性和保密性的認識,往往導致醫院檔案管理中會經常性地出現丟失、毀壞和隨意外調等現象。醫院檔案管理的問題還表現在效率低下、權威性低等幾大特性。
上述問題使醫院的檔案管理工作不能真正地適應辦公自動化環境的要求,阻礙了醫院檔案管理的發展與進步,不能按照相應的規范對醫院的檔案進行規范操作。
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辦公自動化環境下進行檔案管理的重要性
辦公自動化就是利用電子網絡等現代化手段作為輔助,幫助各事業單位及政府機關進行相應的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經不能適用時展,辦公自動化等手段的出現就是改革傳統醫院檔案管理的重要舉措,該種手段促進了醫院檔案管理工作的發展,改變了傳統的管理模式,節省了大量的人力、物力和財力,使管理人員不必再花費大量的時間去對相關的檔案資料進行分類、整理。同時,也減少了出錯的概率,提高了管理效率。對推進醫院運營的數字化、現代化和電子化改革都起到了良好的促進作用,為醫院進行相應的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業素養和人文素養都是有重要意義的。
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辦公自動化環境下進行檔案管理的建議
3.1
完善醫院檔案管理的人員配備
醫院在進行檔案管理時,往往會選用相關人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫院檔案管理落到實處。為適應辦公自動化的要求,醫院要完善檔案管理工作的人員配備,提高醫院檔案管理人員的管理水平,提升管理人員的職業素養與人文素養,促進醫院檔案管理工作的進一步發展。辦公自動化手段對于檔案管理工作來說還是一個較為陌生的領域,要配備能夠熟練掌握辦公自動化手段的高水平的檔案管理人員,并對現有的檔案管理人員進行專業培訓,使管理人員能夠具備相應的技術知識,熟練的掌握相應的技巧,便于在辦公自動化環境下對相關檔案進行更好地管理。
3.2
規范檔案管理流程,提高檔案管理的安全性
在適應并實現辦公自動化的同時,要重視對檔案的安全保護。在進行檔案管理過程中,要制定相應的檔案管理規范及條例,規范整個檔案的管理流程,運用計算機手段確實可以幫助管理人員提高工作效率,保證檔案管理的實用性與科學性,但是也有潛在的安全風險,所以我們要格外注重檔案管理流程的規范性,注重檔案管理的安全性,在利用辦公自動化管理手段的同時確保檔案信息不能外泄,實現在網絡電子平臺上對檔案管理工作監管的有效性。
3.3
樹立相應的檔案管理意識
醫院檔案管理意識薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。醫院未能真正重視起對檔案信息的管理,會導致人員配備不齊全、檔案管理流程不規范等現象的發生,所以,當務之急就是要使醫院的檔案管理人員及領導樹立起在辦公自動化條件下醫院檔案管理的意識。理解辦公自動化對于醫院檔案管理的重要意義。同時,醫院也要對此進行大力宣傳,將檔案管理意識植根于每個人的思想中,因為只有樹立了相應的檔案管理意識,才能更好地利用辦公自動化管理系統來實現對醫院的檔案管理。
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檔案管理流程范文5
關鍵詞：檔案管理 信息化 系統設計
中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0195-01
1 檔案管理系統的研究目的和主要完成的工作
1.1 檔案管理信息化建設的意義
加快推進檔案信息化、檔案管理現代化，是全球信息化要求的必然結果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會提供更加優質高效的服務。
1.2 研究目的
利用計算機網絡技術，以檔案館檔案信息化建設為中心，建立具有工作服務網絡化、檔案管理標準化、檔案資源安全可靠的數字化檔案館，并通過本檔案管理系統實現上級檔案局對下屬檔案館工作流程的監控和指導，建立規范化的檔案業務管理體系，并為各級管理人員提供決策支持和信息服務。
1.3 主要完成的工作
在充分研究檔案館信息管理的業務流程的基礎上，實現檔案信息化系統的整個項目建設，即完成的系統設計內容有：檔案管理系統的規劃設計、系統的編碼、測試、軟件交付、驗收、維護。
2 檔案管理系統解決方案
2.1 檔案管理系統功能簡介
檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業務工作的，檔案館的主體工作流程包括。
（1）收集歸檔。對各類檔案進行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關鍵子流程和業務活動。
（2）管理維護。主要是指對已正式歸檔檔案的日常保管、維護。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關鍵子流程和業務活動。
（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會提供檔案相關的服務。檔案利用包括：借閱、歸還、統計、編研關鍵子流程和業務活動。
2.2 檔案管理系統總體設計原則
檔案管理系統設計原則是：總體規劃，分步實施，條塊協調，統籌管理，互聯互通，整合發展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網絡技術為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實現互聯、共享和利用。
2.3 檔案管理系統體系結構設計
根據檔案信息管理系統的工作實際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權限的用戶使用，因此，在系統中，我們采用C/S+B/S的混合模式。
2.4 檔案管理系統功能模塊設計
該系統使用的多個數據庫是分布式的、超大規模的、可互操作的。同時該系統設計了多種登陸權限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網絡用戶，按不同的授權提供不同權限的檔案管理服務。
2.4.1 檔案收集歸檔系統
檔案工作的起點是檔案收集，其具體內容是通過各種渠道，如下級檔案館上交、社會各界捐贈等不同類別的檔案按照規定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時與否，決定了檔案的利用價值。
2.4.2 檔案管理維護系統
檔案管理維護系統主要負責檔案信息資源的整理、維護與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案利用等。
（1）檔案整理
檔案整理主要是對收集來的檔案實物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進行整理、分類，同時進行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項基礎工作。
（2）檔案鑒定
系統自動檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對鑒定申請的檔案進行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關領導審批，返回審批結果；對審批后可以銷毀的檔案進行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對到期檔案能報警提示并做批量處理。
（3）檔案保管
檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個管理工作。
1）庫房安全管理：對庫房溫度、濕度設定范圍，當溫濕度超過設定范圍時，檔案管理系統進行報警；
2）圖形化統計：按年份、月份等條件統計溫濕度變化，并形成曲線圖；
3）庫房圖形化界面。
（4）檔案統計
以統計數字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現象的特征和規律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業建設的方針政策和計劃，實行有效監督與指導的重要依據和手段。
1）統計方式
檔案統計、館藏統計、分類統計、交叉統計、按全宗進行統計、自動生成統計年報。
2）統計條件
檔案類別、著錄項、檔案庫類型等條件形成交叉統計。
（5）檔案利用
檔案利用是檔案整個過程的最終環節，是檔案利用者通過檔案信息管理系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。
針對檔案利用，檔案管理系統提供如下功能：
1）實體檔案管理
2）電子檔案借閱管理
3）借閱流程自定義
2.4.3 檔案有效利用系統
負責為檔案館的使用者提供檔案相關服務，主要包括：檔案信息、檔案查詢、借閱審批子系統等。
2.4.4 檔案信息安全系統
負責檔案管理系統的安全，主要包括：訪問控制（用戶權限）、信息加密、身份驗證等。
2.5 系統接口設計
通過系統接口，使檔案館OA系統產生的檔案數據進入檔案管理系統進行檔案歸檔操作，從而實現真正的文檔一體化。
2.5.1 系統接口實現內容
（1）實現檔案數據歸檔；
（2）在OA中完成與檔案相關的審批程序；
（3）在OA系統中發送提示信息；
（4）OA系統權限導入接口。
2.5.2 單點登陸
單點登陸技術解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業網絡內暢通無阻，自由訪問眾多的應用系統和網絡資源，提高企業的工作效率。
3 結語
在調查現有檔案業務管理機制的基礎上，采用結構化設計方法進行檔案信息化系統設計，充分利用計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術設計并開發出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數字檔案館建設的檔案信息管理系統。
參考文獻
[1] 黃朝輝.基于CS和BS結構的高校圖書館管理系統[J].松遼學刊（自然科學版），2002（3）.
[2] 張克東.軟件工程與軟件測試自動化教程[M].北京：電子工業出版社，2002.
檔案管理流程范文6
關鍵詞：現代企業；檔案管理；模式；創新；信息化
中圖分類號：G27文獻標識碼：A
一、現代企業檔案管理模式分析
（一）集中管理模式
集中管理模式是企業所設立的檔案機構(企業檔案館、企業檔案室或企業檔案信息中心等)和檔案工作者對本單位檔案實行集中統一管理的模式。集中統一管理是我國長期以來檔案工作基本原則的核心。
1、集中管理模式的優勢
這種模式的優勢在于能夠保證企業檔案的整體性和安全性，便于企業檔案工作的全面建設，能夠有效發揮企業檔案的整體功能。采用這種管理模式，檔案管理系統權利集中、制度規范，在檔案整理過程中能夠及時發現缺檔漏檔現象，便于形成統一的檔案信息中心，能夠最大限度地體現檔案的整體性，對優化企業內檔案的管理和利用效果明顯。
2、集中管理模式的不足
集中管理模式屬于單一的檔案管理模式。在當今社會，尤其是在市場經濟條件下，這種單一的檔案管理模式因為所存儲檔案的單一性、所顯示信息的滯后性、所提供資料的局限性，已很難適應企業進一步變革的需要和滿足企業對各類信息的渴望。
（二）分散管理模式
分散管理模式是企業沒有為檔案管理設立一個專門的管理部門，企業檔案掌握在企業各機構或職員個人手中的一種檔案管理模式。
1、分散管理模式的優勢
在分散管理模式下，企業能夠對檔案的歸屬方和責任方進行清晰劃分。其優勢表現在：一是多元化的管理方式簡捷又簡單，只需要根據檔案的來源進行分類、編目等簡單的管理程序即可便于利用。二是充分利用企業的人力、物力、財力等資源。
2、分散管理模式的不足
企業對自身產生的檔案不能行使高度的控制權，對企業自身檔案的整體性了解得不夠透徹，企業內沒有形成一個統一的平臺使檔案資源能夠高效運轉，企業也就無法形成一個檔案信息中心，難以淋漓盡致地體現檔案的作用。
（三）分布管理模式
分布管理模式是指企業的檔案由檔案部門和業務職能部門分別保管的管理模式，分布管理也稱“集中―分散式”、“網點式管理”和“聯邦制”。
1、分布管理模式的優勢
分布管理模式的優點主要表現在管理高效、便利，更適合各辦公機構協作等方面，具體體現在：一是檔案部門和其他辦公部門都可以保管檔案，所以在檔案移交這個程序上可以任意選擇最終對象，展現了分布管理模式的便利性特點；二是由于分布管理模式具有檔案中心機構集中領導的特性，所以檔案部門和各辦公部門在保管檔案方面能夠有一個統一的、標準的程序和制度，避免了重復與分歧，提高了工作效率。
2、分布管理模式的不足
分布管理模式的不足之處在于，第一，對于怎樣清晰劃分檔案部門和其他辦公部門在檔案管理、保存方面的先決權利是一個很難解決的問題；第二，會使許多企業漸漸忽視檔案部門，因為此模式下檔案部門的作用和權利都被削弱了。[1]
二、現代企業檔案管理模式創新的切入點
（一）工作平臺的切入
企業為提高自身在國內、國際的市場競爭力，根據企業的職能，加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業職能和業務活動的各種信息管理系統，體現了企業信息化建設的成果。建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統正是企業電子文件的來源中心。
以辦公自動化系統為例，它在行政辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大;參與應用崗位人員眾多;處理流程繁瑣多變;數據庫功能強大;信息傳遞迅速，易于交流;信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺:
一是快捷通信。通過電子郵件系統，建立機構內部通信，信息交流快捷流暢，并與因特網郵件互通。
二是協同辦公。將機構傳統的垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的、可操作的“扁平式”管理，提高機構各級領導或部門協同工作的效率。
三是公文流轉。機構內、外部的收發文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，實現無紙化辦公。
四是信息服務。系統地利用機構積累的信息資源，為機構提供改進創新能力和快速響應能力的手段，以提高生產效率。
（二）創新流程的切入
在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，企業文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念“，它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成”的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺”。文檔一體化流程正是依托信息管理系統，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。
在信息管理系統中，業務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業務流程。這就意味著在形成業務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程;意味著信息系統在滿足業務活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案案管理的要求。因此，建立信息管理系統的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現業務流程的要求，或把業務流程要求嵌入文件流程，以實現以下目標：一是減少流程的中間環節；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳轉、分流工作流程；四是建立循環工作流程；五是建立交叉、條件等工作流程。
三、推動現代企業檔案管理模式的創新的舉措
（一）觀念創新是創新企業檔案工作的基礎
創新是時代的要求，觀念創新是各方面創新的基礎。現在已進入信息時代，檔案工作要適應新時期經濟社會發展的需要，服務經濟建設，服務企業發展，檔案工作者就必須作為創新主體，主動迎接挑戰。
檔案工作的創新來自于對檔案管理的創新想法和欲念，沒有創新的認識，檔案創新就無從談起。網絡經濟時代是一種全新的經濟時代，檔案工作要適應這種新時代的要求，就應當有創新的意識和思想，檔案工作者要充分理解創新工作為知識經濟的靈魂，在檔案工作網絡化方面，滲透創新思想，開展創新實踐。
（二）信息化是創新企業檔案工作的重要內容
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢企業檔案部門應爭取領導支持，為檔案信息化建設營造良好的發展環境。信息時代已經到來，如何依托計算機技術，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統，更好地服從、服務于企業的發展是檔案工作面臨的重要課題。但檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本條件，因此，如何取得領導的重視與支持，為檔案信息化建設創造一個良好的環境顯得尤為重要。
（三）管理創新是創新企業檔案工作的重要手段
1、采用“兵團協戰”策略
充分利用國內外多方協作的機會，和同行業或跨行業企業精兵強將合作，攻克未來企業檔案事業發展過程中的高新科技難關。
2、采用“優勢互補”策略
利用網絡的潛能，吸納國內外企業檔案信息和相關知識，建構檔案信息庫，利用光盤等高新技術“海量”存貯，以滿足本企業全方位利用需求，實現信息和知識共享。
（四）創新學習是創新企業檔案工作的關鍵
信息時代的到來，給我國檔案工作既帶來難得的發展機遇，又提出嚴峻的挑戰，迫切要求用信息技術開展檔案工作，以提高檔案工作服務的效率和質量。檔案工作者應掌握如何使用計算機網絡，如何利用計算機處理信息等信息處理技術，使用網絡的應用成為每一位檔案工作者的基本功。檔案工作者還應學會利用網絡進行檔案信息的應用開發，最好還能根據工作實際獨立開發檔案網絡信息資源，在管理方面實現計算機網絡管理，做到檔案信息資源共享。
（五）創新服務機制，改善服務方式
市場經濟的實質是效益經濟，在現代企業制度下，企業的任何活動都要服從于效益原則。擁有用戶是檔案事業存在和發展的關鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，筆者認為，檔案部門可以借鑒一些服務行業的做法，開展優質服務、規范服務、承諾服務，改良服務態度，提高查全率、查準率，使利用者高興而來，滿意而歸。重新強調檔案機構的服務性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務。[2][3]
參考文獻
[1]于曉泳.現代企業創新檔案管理的思考[J].經濟研究導刊，2011.17.
