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建設單位檔案管理范文1
1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。
2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。
3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。
建設單位檔案管理范文2
關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設
隨著社會的進步與發展，現代化的科學技術與信息化水平在不斷地提高，這也對事業單位檔案管理產生了一定的影響。事業單位檔案管理信息化建設這已經成為事業單位改革的必由之路。所以，在新的歷史時期，事業單位的檔案管理工作應該適應社會發展的大趨勢，有效地提高計算機信息化的水平，建立事業單位檔案信息資源共享系統。在事業單位改革發展的關鍵時期，加強事業單位檔案管理的信息化建設，不僅是社會進步發展的需要，也對事業單位的改革打下了堅實的基礎。
一、目前我國事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題
事業單位的檔案管理的信息化建設主要包括檔案管理的科學規劃、檔案信息化管理平臺的有效建設以及檔案內容的數字化處理。但是，當前我國很多事業單位檔案信息化管理工作中，對檔案管理工作不夠重視，檔案信息的收集不完整，缺乏明顯的科學性和整體性，造成信息檔案的使用率非常低，再加上有些事業單位檔案工作人員的綜合能力不高，這些問題都影響了事業單位檔案工作的開展。
（1）事業單位檔案管理信息化建設平臺更新速度慢。當前，我國許多事業單位對員工檔案信息都建立了比較完備的信息系統，但是在具體的管理工作當中缺乏對管理工作的重視，從單位領導到檔案管理工作人員都對其不重視，這就使得事業單位檔案管理信息化系統更新換代的速度非常慢，事業單位的檔案信息內容不能進行有效地的更新，嚴重影響了事業單位人才的優化管理工作。[1]
（2）事業單位檔案管理信息化建設平臺使用率較低。事業單位進行檔案信息化管理的主要目的是通過信息化的檔案管理來降低單位的管理成本和工作人員的工作量，提高事業單位的工作效率，提高檔案信息資料的有效查詢率。[2]但是，當前我國很多事業單位的檔案管理信息化建設還遺留著很多問題，檔案管理信息化建設平臺的使用率還很低，這嚴重影響了信息化平臺有效的發揮其作用。
（3）事業單位檔案管理的工作人員綜合素質水平較低。在事業單位檔案管理的信息化建設中，還有很多檔案管理工作人員的專業技能還沒有達到信息化的標準，還有一些工作人員的綜合素質不能適應事業單位檔案管理工作的要求，對計算機技術沒有足夠的認識，沒有較高的知識儲備和專業技能，檔案管理人員的服務水平也不高。這些問題的出現，在新的歷史時期，嚴重影響了事業單位檔案的信息化建設。
二、深化事業單位檔案信息化管理的有效措施
（1）提高事業單位檔案管理人員的專業素質。事業單位提高檔案管理工作的信息化建設水平，就要從根本做起，不斷提高檔案管理員工的專業素養，這才是促進事業單位檔案管理信息化水平的根本措施。首先，想要提高檔案管理人員的專業素質，就要加大對管理人員計算機技術的培訓，并且不斷提高他們的工作能力和綜合素質，根據企業單位檔案管理的實際情況，培養出適合事業單位檔案工作發展的人才。事業單位還要健全對檔案管理人員的考評制度，提高工作人員的積極性，以此來培養適合事業單位檔案管理信息化建設的高素質人才。
（2）加快檔案管理的硬件建設。事業單位為了能夠有效地保存檔案資料，就必須保護硬件設施性能的穩定，并且保證硬件設施不被外界所破壞。事業單位想要提高檔案管理工作所需要的硬件建設水平，就要不斷重視檔案管理工作所需要的硬件建設，只有這樣，才能不斷提高事業單位檔案工作的管理水平，才能科學有效的保存事業單位的檔案資料。[3]我們還要不斷引進高水平的科學技術設備，充分發揮高科技電子儲存的優勢功能，提高電子儲存的儲存量，只有這樣，才能保證事業單位檔案工作能夠順利地開展。
（3）完善事業單位檔案管理的應用軟件的開發工作。事業單位想要不斷提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作的效率，就要提高事業單位領導對于檔案管理網絡系統更新換代的重視程度，將檔案網絡系統升級換代當作事業單位檔案工作發展進步的首要關鍵，加大對檔案管理工作所需要的軟件設備的投入，不斷完善軟件的升級換代工作，做好硬件和軟件的配合工作，只有這樣，事業單位的檔案管理信息化水平才能更上一層樓。只有這樣，事業單位的檔案管理才能為事業單位的發展服好務。
（4）制定符合事業單位發展的檔案管理信息化總體規劃。事業單位為了進一步推動檔案信息網絡建設統籌發展，就要更加注重檔案信息化系統的可擴展性，提高檔案信息系統的科學性和靈活性，根據事業單位發展的實際情況合理制定檔案管理信息化的發展策略。努力打造成一個符合事業單位發展，符合社會經濟發展的網絡管理模式。只有堅持對檔案信息化建設不斷投入與更新，這種網絡管理模式才能為整個事業單位的發展提供堅強的保障。
（5）建立一個實用的檔案信息網站。檔案信息網站是事業單位檔案管理部門根據自身情況建設的特殊網站，所以事業單位建立一個擁有科學性、完整性的信息化檔案網站，是事業單位實現檔案管理工作又好又快發展的關鍵。檔案信息網站能以網頁的形式給相關工作人員提高信息檔案的服務，網上查詢、電子檔案的整理、下載以及瀏覽使用等服務功能全部可以在信息網站上實現。這不僅是事業單位檔案管理信息化的重要標志，也是實現檔案信息化的重要手段。[4]所以，事業單位要不斷提高檔案信息系統的建設能力，促進檔案信息資源的有效共享，只有這樣，才能不斷滿足新時期檔案網絡化管理的發展趨勢，才能促進事業單位檔案信息化建設更好地開展工作。同時，事業單位還要堅強對國內外實力雄厚的軟、硬件公司的溝通聯系，讓他們對事業單位量身打造一個適合事業單位發展的檔案管理操作系統，提高檔案信息的更新換代頻率，從而促進事業單位數據信息的有效管理與使用。
三、結束語
事業單位檔案管理信息化不僅是社會進步發展的產物，也是網絡科學信息技術發展的產物。事業單位檔案管理信息化建設在一定程度上也推動了社會進步與科學技術發展，也對事業單位的人才管理機制進行了統籌優化。在新的實力時期，在事業單位檔案管理工作中，要不斷提高檔案管理的信息化水平，結合事業單位的實際情況，探索出一條事業單位檔案管理工作發展的新路子，在網絡平臺建設和計算機技術基礎之上，對檔案進行科學有效的管理，以此，來促進企業單位檔案管理工作的開展。
參考文獻：
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建設單位檔案管理范文3
1、缺乏完善的檔案管理信息化制度
我國事業單位檔案管理信息化建設起步比較晚，檔案管理信息化建設的制度并不完善，導致事業單位檔案管理工作不能得到有效地開展，事業單位領導不明確檔案資源的對于事業單位發展建設的重要作用，檔案資源沒有得到完整有效的管理，導致檔案資料的價值得不到充分的發揮，事業單位的檔案管理信息化建設無法順利的進行。
2、檔案管理人員的素質能力不高
檔案管理工作是由檔案管理人員進行的，要實現檔案管理信息化建設就需要進一步促進檔案管理人員素質能力的提升，檔案管理人員需要具有較高的專業化業務知識和素質，然而在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質能力還有待提高。事業單位也缺少對檔案管理人員的教育培訓，導致檔案管理人員的專業性不強，不能有效地利用信息化技術進行事業單位的檔案管理工作，檔案資源以及信息的收集管理沒有信息技術手段作支持，檔案管理的信息化建設無法順利的進行。此外，檔案管理人員還缺乏一定的職業道德與素質，也不利于檔案管理信息化建設的實現。
二、事業單位檔案管理信息化建設的有效對策
1、正確認識檔案管理信息化建設
事業單位要實現檔案管理信息化建設就必須正確認識檔案管理信息化建設的重要作用，將檔案管理信息化建設納入到日常管理工作中的重要位置上，認識到信息化檔案管理對于促進事業單位健康發展的重要意義。認識到檔案的保密性，將事業單位的檔案室建在一個安全性高、保密性的位置，保證檔案的安全。并由專門的工作人員進行檔案室的看管，禁止無關人員進行檔案室，保證檔案管理的質量和效果[2]。
2、完善檔案信息化管理制度的建立
事業單位檔案管理的信息化建設離不開完善的檔案管理制度，因此事業單位應建立完善的檔案信息化管理制度，促進檔案管理信息化建設的順利進行，使事業單位檔案管理信息化工作的開展有據可依，嚴格規范檔案管理人員的行為，不同事業單位根據自身發展的實際情況，建立符合自身檔案管理信息化建設的管理制度，使事業單位的檔案管理實現信息化建設。
3、加強檔案管理人員的教育培訓
檔案管理人員的素質能力在一定程度上影響著檔案管理效果的實現，事業單位應加強檔案管理人員的教育培訓工作，促進檔案管理人員信息化管理意識的提升，明確檔案管理信息化建設的重要意義，強化檔案管理人員的計算機技能，檔案信息能夠得到系統、準確的評價，促進檔案管理工作的正常進行，促進檔案作用的發揮。檔案管理人員也應強化自身的責任意識和職業道德，能夠全心全意的、以飽滿的熱情投入到事業單位的檔案管理工作中，促進檔案管理信息化建設，為事業單位今后的發展提供科學的依據。
4、加強檔案管理硬件建設
檔案管理信息化建設離不開檔案管理硬件的建設，因此加強檔案管理硬件建設是十分必要的，事業單位的檔案管理部門應保證計算機、網絡、數據庫以及數字化存儲設備支持，因此要加強硬件設備的投入，保證檔案管理信息化建設的順利進行。事業單位的檔案資料數量比較大，也比較復雜，需要有足夠大的光盤對檔案資料進行儲存和管理，因此要選擇不容易受到外界破壞的硬件設備，使檔案資料得到有效地保管[3]。事業單位的檔案主要是紙質形式存在的，要實現檔案的有效便利管理，應實現檔案資源的信息化轉變，利用數字轉化對檔案資源進行保管，在檔案轉換中應保證檔案資料的連續性，實現完整的檔案資料庫。在事業單位的檔案管理過程中，應積極創新管理方式，實現高效的管理模式，促進檔案管理效果以及質量的提升，實現事業單位的良好、快速發展。
三、結束語
建設單位檔案管理范文4
關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；信息化；建設平臺
中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、行政事業單位檔案管理實現信息化建設的必要性
檔案管理的信息化實際上就是指改變以往單純保存檔案實體的形式，實現以檔案實體的信息化建設向人們提供服務的方式。對檔案實體進行信息化建設，能夠有效的對檔案信息資源進行分析、分類、加工和提取，從而提高檔案的管理效益。如今的電子檔案和傳統的檔案資料相比，它能夠實現檔案的修改、保存和查詢，并且可借助于計算機實現快速傳遞，大大提高了檔案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了檔案的管理成本。
但是，當前的行政事業單位還沒有真正將檔案管理的信息化建設工作落實，還是比較習慣于傳統的手工操作，部分單位雖然安裝了“人力資源管理系統”但經常習慣性的只把一個人的資料輸入計算機中，在進行資料檢索和調閱檔案時，仍然是手工操作。因此，我們現在經常所提及的“無紙化操作”只是流于形式，而未得到真正落實。所以，新形勢下，為了順應時展的要求，行政事業單位在對檔案的管理上必須改變以往的單一傳統模式，必須朝著信息化的方向建設發展。
二、目前我國行政事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題
檔案管理的信息化建設主要包括檔案管理的規劃、管理平臺的有效建設以及
對檔案內容的數字化處理。但在當前我國的行政事業單位檔案信息化管理中，許多事業單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使得檔案管理在信息化建設中存在著檔案信息更新速度慢，使用率較低和工作人員素質不高等問題，從而影響 了檔案信息化管理作用的充分發揮。
（一）檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢
目前我國許多行政事業單位雖然已經建立了較為完整的職工檔案信息管理系統，但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設置更新較慢，導致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新，從而影響行政事業單位人才的優化管理。
（二）檔案管理信息化建設平臺使用率較低
行政事業單位進行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理信息化建設平臺的使用率并不高，影響了信息化平臺作用的發揮。
（三）檔案管理的工作人員綜合素質較低
在行政事業單位檔案管理的信息化建設中，許多檔案管理人員的專業技能并沒有達到所需要的標準，其綜合素質仍待提高。如許多檔案管理人員對計算機技術缺乏足夠的認識使得他們的知識貯備和專業技能較低，同時由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務態度也有待于進一步提高。
三、行政事業單位檔案管理信息化建設的總體規劃
在制定檔案管理信息化建設的總體規劃時，應該立足實際，應最大化程度的滿足行政事業單位的發展需求，從行政事業單位自身的特點和發展目標出發，經過不斷地調查和研究，從而制定檔案管理信息化建設的長遠規劃和近期目標，從而能夠在網絡模式下，促進檔案管理信息化的建設發展。
（一）實現檔案管理信息資源的數字化
檔案信息資源的數字化是檔案信息化建設的的重要內容，也是對檔案文件進行保護的重要方式。檔案的數字化應該通過利用先進的科學手段，將檔案的物質載體形式轉化為數字化的信息，從而建立檔案的目錄數據庫，以提供服務。檔案的數字化管理辦法應與傳統的檔案管理辦法相結合，通過相互補出的形式，以此來推動檔案的信息化建設發展。
（二）檔案信息化應做到標準化和規范化
標準化和規范化是衡量當代檔案管理水平的重要標志，它是檔案信息化建設中的一項重要內容。因此，行政事業單位在進行檔案信息化建設時，應該按照國家頒布的信息化管理標準，然后根據實際的發展需求來制定內部的管理標準體系，通過不斷的實踐來完善檔案的管理制度。其中，檔案目錄數據庫的建立不僅應該滿足實際操作的簡便性，還應該符合國家的標準。其中，應該對檔案及單位文件的著錄項目、內容、數據庫架構和格式等作出統一的規定，同時還應統一規范檔案數據庫管理的軟硬件的數據指標、文檔格式等。
四、加強和推進我國事業單位檔案管理信息化建設的策略
（一）加強檔案管理人員與網絡技術人員二者之間的合作與工作協調性
要保證高效的檔案管理的信息化建設不僅需要網絡技術人員對檔案信息的錄入與更新，還需要管理人員對信息平臺建設的及時維護以及為他人提供優質化的服務。因此，在事業單位的檔案管理信息化建設中要通過有效互通機制的建立
來加強檔案管理人員與網絡技術人員的合作，從而確保檔案信息錄入與更新的及
時性，促進信息化管理效率的提升。同時在日常的管理中，還要加強對管理人員服務意識的培養，讓他們在工作中更加注重信息管理的規范化，從而為他人提供更好的服務。
（二）加強信息化建設平臺推廣模式的構建
事業單位檔案管理信息化平臺的建設目的在于為廣大的信息需求者提供更優質化的服務，因此，在實際的工作中，事業單位的相關管理部門要加強對檔案管理信息建設平臺的推廣與宣傳，以提升信息化建設平臺的影響力和知名度。同時還要借鑒一些大型企業檔案信息管理的先進經驗，通過信息化建設平臺使用效率的提高來更好地促進事業單位的人才檔案管理信息化建設。
（三）加強對工作人員專業技能的培訓，促進他們綜合素質的提高
檔案工作人員的專業技能和綜合素質在事業單位的檔案管理信息化建設中發揮著重要的作用，工作人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理的信息化建設
進程。因此，事業單位在進行職工檔案的信息化管理中要加強對相關工作人員專
業技能的培訓，讓他們在計算機和信息平臺使用技能的不斷提升中促進自身綜合
素質的提高，從而有效地推動檔案管理的信息化建設。
（四）強化服務意識，提高檔案檔案管理服務水平
檔案管理人員應樹立檔案管理的服務意識，把“主動服務”作為工作的出發點和落腳點。這就要求檔案管理人員在檔案的信息化建設過程中，要把檔案管理系統與行政事業單位的管理系統緊密的聯合起來，構建一個一體化的管理系統，將各個部門的信息綜合的統籌進去，實現資源的共享，使得檔案的管理能獲得來良好的系統效益和綜合效益。同時，對于一些較為復雜的檔案信息要做到合理的分類、標引和管理，使檔案信息能夠最大程度的發揮其利用價值。此外，工作人員應注重檔案的數字化管理，才能滿足當今社會科技和發展的需求，進而提高服務水平。充分發揮好檔案信息資源的作用，提高服務質量，已成為當今檔案管理工作者職業發展的必然要求。
結語
綜上，在新時期內檔案管理工作必須緊跟時展的步伐，轉變管理觀念，提高服務意識，采取創新的手段，積極的探索新的管理模式，從而來不斷提高我國檔案信息化的建設水平。
參考文獻
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建設單位檔案管理范文5
檔案管理工作是一個系統工程，所以它的收集、保管、利用都是同等重要的，每個環節都緊緊相扣，缺一不可。因此，檔案裝備要齊全、充足、符合規范要求，各門類、不同載體檔案的存放需科學、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。要積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，有條件的事業單位檔案部門應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數字化錄入和管理，積極建設全文數字庫和多媒體系統，盡快實現檔案全文信息的電子化查詢，不斷提高服務效率和質量。
二、提高人員素質是檔案管理信息化建設的前提
隨著社會信息化、網絡化、數字化的運用，檔案信息化管理工作面臨機遇與挑戰，對檔案管理人員必要的素質和開發檔案信息的能力，提出了更高的要求。一是要充分發揮檔案管理人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。強化檔案管理人員繼續教育，盡快培養出既能掌握新技術又能熟悉檔案專業知識的復合型人才，才能完成檔案管理現代化的任務。二是檔案管理人員應當練就過硬的業務技能。檔案工作既是一項專業性的工作，又是一項管理服務性的工作，這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的來臨，許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式出現，將產生大量的非紙質檔案，這就要求檔案管理人員具有操作現代化設備的能力。因此檔案人員不但要學習業務知識，還要努力掌握現代新技術，以適應時展的要求。三是檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要在理論和實踐相結合的基礎上，敢于與時俱進地在檔案管理上有所創新，有所突破。
三、建立規范的管理機制是搞好檔案信息化建設的保證
1、建立健全檔案信息化管理制度。用健全的工作制度來規范事業單位檔案信息化管理，就要根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，結合傳統的檔案管理措施，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的電子檔案安全保密措施，明確檔案管理人員和計算機管理人員工作職責，確保電子檔案的安全性與完整性。
建設單位檔案管理范文6
一、對檔案集中統一管理，符合檔案形成規律
一個單位的檔案，就是單位在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成以科技檔案為主體，包括前期工程、計劃統計、往來文書、財務管理、勞動工資和黨、政、工、團等方面檔案，過去人們研究高速公路管理單位檔案，往往是把它理解為技術檔案、文書檔案和財會檔案等幾個部分，而最被重視的是技術檔案，其它在運營管理中形成的檔案往往被忽視。所以習慣上各類檔案分散保管。比如，前期工程的文件由計劃部門管理，設備檔案由設備科保存，財務檔案在財務科管理，沒有將全部單位檔案按整體來管理，而是按檔案自然來源由形成部門管理。從實踐上講，高速公路建設和管理不論是前期工程，工程施工還是進行新技術改造，從項目提出、計劃跑辦到施工的具體實施都是圍繞整個單位的生產、運營而進行的，單位生產建設運營活動的發展不是某一方面因素作用的結果，而是在一定條件下受單位多種因素制約和影響的。因此，檔案信息是多方面的、多層次的，又是互相聯系、呈現出整體特征。就是說，整個單位的各項活動都是為生產服務，形成的檔案也必然應該是一個不可分割的整體，它反映了一個單位生產的過程。這是單位檔案的自然形成規律，如果硬性把他們分成幾塊分別進行管理，就違背了單位檔案形成規律，這種管理是不科學、不實際的。它沒有反映出整個單位真實面貌，不是健全的單位檔案工作。
二、綜合檔案室建設需要解決的問題
綜合檔案室，是國家各機關、事業單位統一保管和管理本單位各種門類檔案的獨立實體。建立綜合檔案室，就是將一個單位里的文書、會計、科技及其它門類、載體檔案集中起來統一保管和管理，并提供利用，為單位服務。
建立綜合檔案室，為單位檔案工作奠定了基礎，而更好地發揮檔案室的作用，使庫內檔案為單位發展服務，才是檔案工作的根本。可是近幾年來，一些單位領導只顧抓經濟效益，檔案意識淡薄，單位檔案工作長期得不到應有的重視，多數單位完整的檔案管理體系如同虛設，只有檔案人員獨立支撐著單位的檔案工作，一些單位檔案人員調動頻繁，人員素質差，檔案工作不能發揮作用，更談不上為單位生產提供服務。有的單位檔案管理混亂，庫房保管條件不符合八防要求，檔案收集工作困難等等。這些問題如不采取必要措施，勢必影響綜合檔案室建設。
1、加大檔案工作的宣傳力度
單位領導對檔案工作的重視程度，是檔案工作好壞的關鍵。檔案部門要采取多種形式和利用現代化設備對檔案工作進行大力宣傳。推廣、介紹一些作用發揮好的單位經驗，利用一切可能的機會多說多講，宣傳檔案法規、宣傳檔案的特點及社會效益，提高單位領導的檔案意識，使其自覺關心和支持檔案工作。
2、檔案部門要加強宏觀管理力度
檔案部門與單位主管機關聯合監督、管理檔案工作是單位檔案工作取得的成功經驗。檔案部門可以配合單位主管部門定期布置、檢查檔案工作；把單位檔案工作納入單位領導的崗位責任制，與獎懲掛鉤，也可以采取現場會，組織單位領導、檔案人員到較好的單位學習觀摩，以借外力推動較差單位的檔案工作。這些方法效果明顯，可大力推廣。
3、開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務。
單位綜合檔案室是單位的信息中心，以前被動式的服務方式已遠遠不能適應市場經濟的需要，檔案人員要轉變觀念，變被動型為主動型、開放型服務。主動參與單位生產經營活動，掌握單位各項工作需求，主動把檔案信息送上門，把死檔案變成活信息，為單位的生產、經營、新產品開發獻計獻策，發揮檔案應有的效益。只有這樣檔案工作才能引起領導的重視，被社會認可，提高檔案工作的地位。
4、提高檔案人員的自身素質。
檔案工作做不出成績，起不到單位的助手作用，領導怎能支持、關心檔案工作。這將造成一種惡性循環，使檔案工作處于更加被動局面，因此，必須提高檔案人員的政治素質和業務素質，以適應檔案工作的需要。
檔案工作專業性強，加之檔案內容的變化、知識的更新，更需要檔案人員一是要全面掌握檔案業務技能；二是要有默默無聞的奉獻精神。只有檔案人員的自身素質提高了，檔案工作的發展才有保證。
