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檔案整理案例范文1
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。
1、文書電子檔案整理
一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
3會計電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
B．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1、軟磁盤的保護
A、統一軟盤的規格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。
C、規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。
F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2、光盤的保護
A．規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
檔案整理案例范文2
一、檔案室為誰整理檔案
檔案室為誰整理檔案？至今都沒有一個明確的答案。在每年的業務指導工作中，總會有人對按照進館標準整理檔案的方法提出質疑：這種方法真的便于保管和利用？雖然這種檔案整理方法能夠最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯系，但它遠不如按文號整理來得方便。這就不得不讓人們思考檔案室究竟在為誰整理檔案？為方便誰利用整理檔案？即使按進館標準整理檔案的方法無法證明其科學性和實用性，檔案室也不能按自己的整理方法整理檔案，即便是不需要移交檔案館的檔案。很顯然，檔案室不是在為本單位整理檔案，而是為檔案館整理檔案。
二、檔案室該為誰整理檔案
檔案室應該為本單位整理檔案，還是應該為檔案館整理檔案？從《機關檔案工作業務建設規范》內容看其規范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規定的。它對檔案整理的案卷質量要求完全是按照進館要求來規范的。檔案館接收進館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標準的《規定》或《辦法》。這些《規定》中都對檔案整理的質量和規范有詳細的要求，并按要求整理好，達不到標準的不予接收。這分明是在說檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局實施細則》第十三條規定：“歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理；一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限。”這足夠引起我們的深思！
檔案室是機關的內部組織機構，是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織。檔案室的重要任務是服務于本機關。顯而易見，它的服務方向、對象、范圍必然基本局限于機關單位內部，它的基本功能是為本機關單位收集、整理、保管、提供利用本機關單位產生的檔案。當然它也有為國家積累檔案的義務。但是，它首先為本機關單位整理檔案，其次為國家檔案館積累檔案。機關檔案室和檔案館也只是移交檔案的關系。機關檔案室在整理檔案時是以方便單位內部的保管利用為標準的，檔案室完全有權選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經算是經過規范整理了。很顯然，檔案室應該為本機關單位整理檔案。
我們不得不承認：有相當多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項繁重而主要的工作。如果站在我們設計的由文書（業務）部門整理檔案的角度看，整理檔案更應該是為本單位了。文書（業務）部門，不是檔案部門，與檔案館（局）沒有任何關系。就沒有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。
三、幾點思考
（一）理清幾個問題
1.標準的問題。要認清檔案部門的標準性質，檔案部門的標準基本上都是推薦性標準，而不是強制性標準。《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》，《河南省機關檔案工作規范化管理認證辦法》中第六條明確規定：“機關檔案工作規范化管理認證工作，……等級認證采取自愿申報、逐級認證的方法。”在任何時候、任何情況下，都不能把推薦性標準當作強制性標準來執行。在指導檔案室整理檔案中業務指導人員應當是推薦推薦性檔案整理標準，在檔案館接收檔案時也不能以此為標準來接收檔案。
2.檔案室與檔案館的關系問題。檔案室與檔案館的關系就是一個移交檔案和接收檔案的關系。但是，在對待檔案的整理上，一定要明確認清檔案室與檔案館的關系，并且處理好這種關系，特別是在對待檔案室的檔案整理上，應該尊重檔案室的選擇。
3.檔案整理方法問題
（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號為主。也就是說檔案部門設計的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設計的。
（2）適合大機關檔案室的檔案整理方法不一定適合小機關檔案室。現在說的檔案整理方法，實際上是為大機關的檔案整理設計的，這些機關產生的檔案多，自然需要按問題或按機構或按事由等分類。而小機關產生的檔案少，無論按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大機關設計的檔案整理方法整理卻繁瑣，又不好查找。
檔案整理案例范文3
（一）對水行政執法檔案管理工作重視不夠有些領導同志把執法工作的重點放在抓行政執法的過程上和抓行政執法的效果上，他們并不了解水行政執法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執法后的執法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執法檔案管理工作投入的人力、物力、財力也就不足，從而造成水行政執法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執法人員素質有待提高根據河南省水政監察總隊對河南省24個支隊和154個大隊的調查結果顯示：水政監察大隊的人員（3832人）中，中專以上學歷為2017，占總人數的52.6%；大專以上學歷為1497人，占總人數的39.1%；本科以上學歷為318，占總人數的8.4%。從學歷結構看，本科以上學歷人數較少，大專以上學歷的人數比例也不足50%，學歷結構有待于進一步優化。有的大隊雖然引進了文書檔案管理專業的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓。
（三）經驗交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執法檔案管理工作水平，各個水政監察大隊之間就要不斷地進行經驗交流，只有通過經常性的經驗交流才能找出本單位在水行政執法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結出本單位在水行政執法檔案管理工作方面的經驗。通過經驗交流會促進各個水政監察大隊在水行政執法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執法檔案，才能提高領導同志對水行政執法檔案管理工作重要性的認識，從而加大對水行政執法檔案管理工作的投入力度。
二、加強現代水行政執法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強化責任，提高認識要加大對水行政執法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監察機構要把水行政執法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監察機構的水行政執法檔案資料管理責任，經常組織檢查組進行檢查通報。對水行政執法檔案資料管理不力、不善的要責令整改，并對整改方案進行監督和指導。
（二）嚴格執行水行政執法檔案資料管理規定要想使水行政執法檔案資料的管理更好地服務于水行政執法工作，就要嚴格執行檔案資料管理規定。根據《關于印發水行政執法文書檔案管理辦法》中對水行政執法文書檔案資料管理的有關規定，要對各種檔案資料立卷歸檔進行嚴格的要求，認真收集、積累、整理水行政執法檔案資料，然后分門別類進行歸檔，使所有的水行政執法資料都達到統一格式、統一標準。
（三）水行政執法檔案資料整理應按章有序進行水行政執法檔案資料整理與分類應按照水行政執法檔案形成規律和特點，將水行政執法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執法檔案資料的有機聯系，使其有系統、有條理地反映執法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標準要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項目分類。
（四）強化水行政監察人員的業務培訓水行政監察執法人員中有些人未經過專項培訓，監察執法隊伍中即懂專業又懂法律的人才比較缺乏，部分執法人員在執法過程中，法律知識掌握不夠，業務不熟悉，造成執法水平較低。一些案例告訴我們，因對執法證據收集程序、步驟的不熟悉，造成執法過程不規范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經常開展執法人員業務培訓，規范執法程序，提高水行政監察執法人員的業務素質和執法水平。
（五）應建立“案件首問負責制”和“案卷檔案調用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經辦人員，經辦人員同時負責案卷、證據的整理，并負責及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調用和管理必須明確專人負責，并有專門場所保管案卷，做好調卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結束語
檔案整理案例范文4
[關鍵詞] 路政檔案；創新；檔案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 097
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0187- 02
1 創新路政檔案管理的重要意義
公路路政檔案是公路路政管理單位在開展路政執法工作的過程中所形成的極具利用與參考價值的各類原始材料，這些材料載體不一，形式各異，有文字、圖表、影像、數據、電子文件等，其內容包括路產、處罰、行政許可、事物處理機構管理文書、違章建筑、超限運輸等。公路路政檔案管理真實記錄了路政管理部門的工作內容，路政辦案的思路、方法及結果，體現了公路路政工作人員的管理水平、辦案水平和執法水平，集中體現了路政管理工作的業績、成效和歷史面貌，是衡量路政管理現代化、科學化水平重要依據與尺度，也是進一步制定并開展路政管理工作的基礎。當前社會經濟快速發展，時代對路政檔案管理提出了新的要求，而現代社會的信息化也使路政檔案管理呈現出新的情況及新的問題。當前路政檔案管理中管理機制僵化、規范化程度不高、檔案材料收集不完整、內容參差不齊，材料歸檔不完善、不統一、管理不集中，紙質文檔和電子檔案不對稱、不一致，檔案管理手段落后、檔案整理技術水平不高、信息化程度不高、工作效率低下等現象比比皆是，極大地影響了路政檔案的質量，大大降低了路政檔案的利用率，不利于路政管理決策的科學制定，以及路政各項管理活動的有效開展?，F代路政檔案管理的創新，不僅是時展的需要，也是促進我國公路交通事業更快更好發展的重要保障。
2 路政檔案管理的創新路徑
2.1 完善路政檔案管理制度
現代社會中，路政檔案管理呈現出新的變化，因此需要不斷完善路政檔案管理制度，才能適應新時代的新要求。公路路政管理單位可根據《檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《省檔案管理條例》等有關法律法規中的相關規定，充分借鑒同行業其他單位成功的路政檔案管理經驗，同時結合本單位路政管理的實際情況，構建起完整、科學且行之有效的路政檔案管理制度，對原有的管理制度進行必要的補充及創新。一是完善路政檔案材料收集和歸檔制度，做到兼顧全面的基礎上，把握重點。當前公路行業快速發展，每日都會產生大量的路政信息及數據，而在每個月、每個季度、每一年的總結匯總時期，其數據與信息處理量更顯得龐大繁復，因此需要檔案管理人員對日常的文字信息、報表、數據、成分進行及時準確地分門別類地管理、歸檔、匯總、裝訂，善于在大量的資料中區別出重要資料及日常資料，保證路政檔案管理工作在依法開展的基礎上，實現有側重、有層次、靈活性地開展，使路政檔案材料真實且全面地反映業內工作情況，準確地記錄路政信息及數據，體現路政工作業績，為路政工作的制定及下一步工作計劃提供有效依據。二是完善路政檔案審核制度，嚴格要求管理人員仔細鑒別轉入的檔案材料，把好材料入口關，對于手續不齊的，應予以補齊，對于信息不準、不規范、有缺漏、涂改的，應予以分類登記并按要求重辦、補辦，直至審核合格后再整理歸檔。三是完善路政檔案整理制度，對路政檔案的鑒別、分類及審核進行詳細規定，確保整理出來的路政檔案材料信息正確、手續完備、目錄明晰。四是完善路政檔案借閱制度，需要查閱利用路政檔案的人員應辦理相關手續，并在查閱時提供相關證明，與此同時，還應不斷研究檔案服務的新方法，以提升路政檔案管理的效率，增強路政檔案的利用率。合理、科學、靈活的路政檔案管理機制不但為路政檔案管理工作提供切實有效的依據及參考，而且也是實現路政檔案管理創新的基礎。
2.2 加強檔案管理人員的創新
路政檔案管理的創新，歸根結底需要檔案管理人員來推動，因此可以說是以人為主體的創新，這也是促進公路路政檔案管理發展的關鍵。當前公路交通行業日益發展，隨之產生的路政信息資料也日益增多，需要大量高素質的工作人員進行檔案管理，要加強路政檔案管理人員的創新，首先應培養其敬業精神和求實的科學精神，敬業是創新的基石，只有熱愛本職工作，真正從思想上重視工作，才能積極思考，勇于探索改進及創新，而求實的科學精神則需要檔案管理人員在準確把握當前路政檔案管理形勢的基礎之上，不斷進行總結思考，以求實創新的精神積極探索、開創性地進行工作。其次，還應加強對路政檔案管理人員業務能力的培養，可通過在職繼續教育、組織工作人員參加業務培訓、舉辦培訓班、開展研討會等多種方式，不斷提升路政檔案管理人員的專業檔案知識、路政業務知識、檔案材料的收集整理能力、各類載體檔案的管理方法、現代信息技術能力等業務能力，才能勇于挑戰傳統陳舊觀念及管理方法，勇于提出工作的新思路、新辦法，突破檔案管理工作，在業務上實現創新。
2.3 運用現代化路政檔案管理方式
當前公路事業快速發展，路政檔案管理更應加大科技投入，引入現代化管理方式方法，不斷優化執法程序，提升執法文書制定的科技含量，提升公路執法及路政檔案管理的效率。各部門可以根據自身實際情況及行業特點，借鑒行業相關單位的成功案例，充分整合并利用優勢資源，積極推進路政檔案管理的現代化進程，引入并開發符合路政檔案管理工作點的現代化信息技術，并構建與之相符的信息化管理平臺，充分利用現代新型的信息介質和記錄方式，以及信息化的管理平臺，進行路政信息電子檔案資料收集管理工作，并將信息管理、統計和統計分析、文字材料、檔案管理、許可事項辦理、路產案件等專項工作分類進行了電子歸檔，做好對路政檔案信息資源的定位、分析、加工和整理，為路政管理及其工作的有效開展提供科學的依據。與此同時，通過平臺開設路政信息內容展示及查詢服務，使檔案信息得以實現收、管、用的有機結合。在充分鉆研案件處置規定、信息報送流程等公路法律法規和業務知識的基礎上，不斷規范操作流程，升級檔案信息集成管理模式，將各類路政檔案信息資源整合、重組，優化路政檔案信息的服務結構，利用路政檔案信息系統各項路政檔案信息資料進行統計、錄入、分析、提取、查詢等工作，并根據內容及要求形成相應的表格，為滿足檔案管理及使用者的需要，突出服務的中心主題，不斷升級并完善路政檔案管理信息系統，提升路政檔案信息資源開發利用的深度和廣度，以更為多樣化的路政檔案系統功能，更具個性化、精細化、規范化、信息化的檔案服務全面提升路政檔案管理的水平，為路政檔案管理的創新提供路徑。
3 結 語
公路路政檔案真實記錄了路政管理部門的具體工作及工作人員的執法辦案情況，通過完善路政檔案管理制度、加強檔案管理人員的創新、運用現代化路政檔案管理方式實現路政檔案管理的創新，對提升路政檔案的利用率，為路政各項管理活動的有效開展及路政管理決策的制定具有重要的意義。
主要參考文獻
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檔案整理案例范文5
本文首先闡述了法定的檔案行政管理職能，并從依法行政、分級管理以及增加機構、加強內部監督三個方面，對如何才能做好檔案行政管理工作進行了分析。
關鍵詞：
依法行政；行政管理；執法
計劃經濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業務指導來完成，檔案要想發揮行政管理職能則必須依據行政命令才能實行。所以在計劃經濟時期，指令性的業務指導有效推動了檔案事業的健康發展。在計劃經濟時期，人們雖然也將其理解為業務指導，但都意識到這種類型的業務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。我國實行改革開放已經30多年了，當前已經發展為社會主義市場經濟時期，政府式的行政管理已與當前發展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經濟時期的指令性業務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業務指導與法規的制訂工作。但由于受到傳統意識的影響，人們的日常行動還沒有體現這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業務指導依然占有較為重要的成分。
一、法定的檔案行政管理職能簡釋
依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作，但卻得不到相關部門的認可。
二、如何才能做好檔案行政管理工作
（一）檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規?！稒n案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有17部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些涉及到檔案事務法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。
（二）檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業務指導與法規科，要求業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執法監督等，制訂檔案業務標準、規范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。
（三）增加機構，加強內部監督。要想實現依法行政的目的，首先要做好內部監督工作。在一定條件下，可以設置檔案執法處，也可以稱為“檔案執法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規處的主要職責就是檔案行政監督、審核執法隊處理一些案件的情況、制訂業務標準等，負責監督同級檔案館的工作、監督下一級檔案部門的工作、進行行政監督等。檔案管理指導處的主要任務就是執行一些非強制性指導命令。
參考文獻：
[1]楊凱.淺議轉變檔案行政管理職能的動因[J].檔案管理.2013(01).
[2]陳宏霞.也談檔案行政管理的特征[J].檔案管理.2012(01).
檔案整理案例范文6
[關鍵詞]機關單位；實物檔案；整理
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。
一、實物檔案的分類
分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。
實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實物檔案的貼簽
貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。
標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。
四、實物檔案的編目
編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。
實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發時間。同時，要在備注欄中進行說明。
實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。
五、實物檔案的裝盒
裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。
六、結論
實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
參考文獻：
