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檔案信息管理制度范文1
[關鍵詞]信息公開；檔案管理；保密工作
[中圖分類號]G647
[文獻標識碼]A
[文章編號]2095-3712（2013）13-0059-03
[基金項目]2011年度廣西高等學校一般資助立項科研項目“廣西高校信息公開制度構建及有效性研究與實踐”（200103YB112 ）。
[作者簡介]趙嶸（1977―），女，河北晉州人，廣西財經學院黨委、校長辦公室副主任，講師，研究方向：高等教育，檔案管理。
當前，高校信息公開在不斷推進和發展，為教育事業的改革發展注入了強大的動力，對推進現代大學制度建設有積極的促進作用，但同時也存在諸多問題，包括檔案信息公開與檔案公布的法律沖突、檔案信息公開與學校保密工作的矛盾等。因此，必須加大對高校信息公開的研究力度，構建合法合規的檔案管理機制，進一步深化高校信息公開，促進高校依法治校，提升高校管理水平，推進和完善現代大學制度建設。
一、高校信息公開與檔案保密的關系
（一）信息公開與檔案保密的內容具有同源共生性
高校信息公開制度是高校民主政治建設中的一項重要工作。教育部《高等學校信息公開辦法》明確闡述了高校信息公開的內容、信息公開的途徑和要求、信息公開的監督和保障等。高校通常利用校園網站、信息公開欄、電子屏等媒體，及時向師生和社會公開相關信息，廣泛聽取師生的意見和建議，接受師生的監督，保障師生知情權。其內容包括學校干部任用、基建招標、大宗物資采購、職稱評定、評先評優、工資晉級、住房分配等有關學校建設發展和師生切身利益的事項。開展信息公開工作是學校深入貫徹落實科學發展觀、構建和諧校園的一項重要舉措，是學校加強民主管理和民主監督、增加工作透明度的重要環節，也是學校各項事業內涵發展、科學發展的重要保障。檔案保密工作是檔案管理工作中的一項重要內容，是高校保密工作中的重要組成部分。學校檔案收集了學校各個時期管理活動的情況，真實記載了各個時期的辦學定位、辦學理念、規劃設計、教學科研、服務社會、學生工作、校園建設等各個方面的內容，完整地呈現出了學校發展的全部歷史和成果。同時，《檔案法》第三章第十三條明確規定：“各級各類檔案館、機關、團體、事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配制必要的設施，確保檔案安全?！庇纱丝梢姡畔⒐_與檔案保密的內容具有同源共生性，校務公開是高校管理的一部分，它所反映的內容也是是高校檔案的重要組成部分，都來源于對學校的基本情況的客觀真實反映。
（二）信息公開與檔案保密的形式具有矛盾相生性
檔案是國家機構、社會團體或個人在各種社會活動中直接或間接形成的各類有價值的歷史記錄。從保密的角度劃分，高校檔案可分為檔案和非密檔案。檔案從狹義上定義，是指具有一定密級且在保密期限內歸檔保存的涉及學校重要的科研、黨群、行政、教學、外事等各類檔案?！吨腥A人民共和國檔案法》對檔案保密內容提出了具體要求，明確說明了高等學校對下列信息不予公開：涉及國家秘密的，涉及商業秘密的，涉及個人隱私的，法律、法規和規章以及學校規定的不予公開的其他信息。而同時，推進信息公開工作，保障廣大師生員工、社會公眾依法獲取學校信息，提高學校工作的透明度，又是高校加強民主管理、民主監督，推進依法治校、民主治校的一項重要工作。信息公開在保障全校師生員工在內的社會公眾的知情權、參與權和監督權的時候，通常利用學校主頁、專門信息公開欄目、專門信息公開網站、校園BBS校務信箱與校長信箱、校內公告欄、海報欄和校園電子屏幕等信息公開的途徑與方式，加強信息公開工作的透明度與實效性。而這些媒介手段通常具有廣泛滲透性，這決定了它存在開放性與保密性之間的矛盾關系。一方面，高校要求檔案室充分發揮其職能作用，做好涉及學校機密檔案的管理工作；另一方面，信息公開又要最大限度地對廣大師生員工提供確有必要的資源信息。
二、高校信息公開與檔案保密工作對策
（一）利用時差關系處理信息公開與檔案保密工作
在信息公開工作的日常推進過程中，高校充分利用現代化手段信息，使得信息公開的時限與公開的內容相適應，采取定期與不定期相結合的形式開展?！陡叩葘W校信息公開辦法》第十七條明確指出：“屬于主動公開的信息，高等學校應當自該信息制作完成或者獲取之日起20個工作日內予以公開。公開的信息內容發生變更的，應當在變更后20個工作日內予以更新?！备咝n案一般是高校信息中已經失去保密價值但具有保存價值的、反映學?；顒诱鎸嵉膬热荨ＭǔW校對于涉及政策規定、工作制度、工作程序、辦事機構等固定的內容長期公開，常規性工作定期公開，階段性工作逐段公開，臨時性工作隨時公開。對于重大或復雜性的問題，根據公開后反饋的意見進一步完善，必要時再次公開。重要內容公示的時間一般不少于一周。而《檔案法》第十九條規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放?！痹趯嶋H操作中，高校各二級職能部門、各學院形成的檔案資料一般是在形成之后的第二年上半年向高校檔案館（或綜合檔案室）移交。這樣，可以利用這個時間間距上的差異，妥善處理好信息公開的內容和保密檔案的管理工作。
（二）利用適度原則把握信息公開與檔案保密工作
長期以來，高校面對信息公開和檔案保密工作的矛盾時，總是強調“保密”而寧可舍棄“公開”，或多或少存在著“重保輕開”現象。如今，為深入貫徹落實《高等學校信息公開辦法》，進一步提高學校工作透明度，加強學校民主管理，促進依法治校進程，按照教育部黨組關于加快推進高校信息公開工作的要求，各高校積極推行推進信息公開工作，在健全信息公開組織、加強信息公開培訓、完善信息公開制度、深化信息公開內容、加大信息公開力度等方面做了大量的工作，保障了學校廣大師生員工的知情權、參與權和監督權。但同時，在客觀上要求高校在處理信息公開時既要堅持有所保密，把確實需要保密的信息保密住，又要把握適度原則，堅持相對公開的信息，真正做到“保開適度，保得嚴密，開得透明”，使得信息的公開更加透明，范圍更加適度，保密更加準確，服務更加高效。只有正確把握好了學校信息公開與檔案保密的關系，才能確保學校的秘密安全，穩步地推進學校各項事業的發展。
綜上所述， 一方面，高校信息公開工作給檔案保密工作帶來了發展契機，另一方面，也對高校檔案保密管理提出了新的挑戰。高校在增強公開意識、夯實工作基礎、推動主動公開、落實工作責任的同時，也要注重對各部門的保密意識教育，要求既做到防止不斷擴大保密范圍損害公民的知情權，又重視防止失泄密事件的發生。
參考文獻：
檔案信息管理制度范文2
一、城建檔案信息資源整合概述
（一）城建檔案信息資源的價值。城建檔案信息資源作為城市發展建設的記錄，對于城市發展具有歷史價值、實用價值以及服務價值。歷史價值指得是城市建設檔案是對城市的建設的進程各個方面的記錄，是城市發展建設的重要資料。實用價值指得是城市建設檔案資源能夠對城市的建設、規劃提供一定的信息和依據，對于城市的再規劃有一定的指導作用。服務價值指得是城市檔案信息資源匯集了城市建設的各個行業信息，包含了城市各個方面建設發展所需要的資源，故而其服務的范圍比較大。
（二）城建檔案信息資源整合與效應內容。城建檔案信息資源整合內容廣泛，資源的整合、機構的整合、人才的整合以及服務的整合均屬于其范疇；資源整合是對城市城建檔案實體以及信息等各個方面的資源進行整合，對軟、硬件資源以及信息資源進行整合；軟、硬件資源整合是對城建檔案管理所需的設施以及軟件平臺進行整合；機構的整合是城建檔案信息資源整合的基礎，能夠推動城建檔案事業的發展；人才的整合是檔案信息資源整合能否順利開展的關鍵，通過對人才資源進行整合以達到城建檔案信息資源整合優勢互補；服務的整合是將城建檔案信息資源服務放大化，提高城建檔案信息效應，提升檔案信息服務效率。
（三）城建檔案信息資源整合意義。城建檔案信息資源整合對于整個城市發展具有重要意義，有助于優化城建檔案信息資源管理各個部門的職能關系，有助于提高城建信息的價值和利用率，有助于提高城建檔案信息的重要性，增強城建檔案信息的服務效應。城建檔案信息資源加強整合可以合理優化信息，促使城市信息交流加快，提升城建檔案服務效應。同時，信息資源整合有助于提高城市對檔案信息的進一步了解，進而充分發揮檔案的作用，加深城市對于城建檔案信息的理解，從而提高城建檔案的地位。
二、加強城建檔案信息資源整合的措施
（一）建立城建檔案信息整合體系。由于城市城建檔案信息內容的廣泛性，其信息服務效應比較分散，因此需要建立城建檔案信息整合性的服務體系。首先，城市檔案相關管理部門要明確其信息資源管理的職能，加強各相關部門的溝通，進而實現城建檔案信息管理的互補。其次，注意對城建檔案各個行業信息的整合，加強信息共享，實現城建檔案信息的整合，充分發揮城建檔案信息的功用。最后，采用科學有效的信息整合方法，利用現代化技術建立城建檔案數據庫，通過計算機網絡實現城建檔案服務的社會化，最終建立城建檔案信息服務體系。
（二）完善城建檔案信息管理制度。完善的城建檔案信息管理制度是其開展信息整合的保證和基礎，因此必須不斷完善城建檔案信息管理制度。比如在城市的檔案管理部門設置檔案信息整合部門，對檔案信息的整合進行指導和監督。此外，還可以建立相應的檔案信息管理制度，從而提高對檔案信息整合管理的監督。同時，城市檔案部門還應加強對內部信息進行整合，整理好城建信息資料，對各行業信息進行規劃整合，從而提高城建檔案信息的使用率，實現城建信息資源共享。
（三）豐富城建檔案信息資源整合形式。當前，我國很多城市的城建信息整合僅僅限制在檔案管內部，導致其服務效應并不明顯，因此有必要豐富檔案信息整合形式。首先，城市可以通過互聯網技術建立共享信息服務體系，從而提高資源的服務效應。其次，完善城市各檔案管理機構的協調工作體系，加強各機構間的協作。充分發揮城市檔案合作優勢。最后，建立城市檔案信息公共檢索數據庫，開放檔案信息，加強信息分享率，從而提高檔案信息的服務效應。
檔案信息管理制度范文3
【關鍵詞】醫院 檔案管理 對策
中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2012）2-264-01
青州市中醫院始建于1982年，是一家有著中醫歷史的老醫院。經過中醫院人二十多年的努力，終于形成了一所集醫療、教學、科研、預防、保健于一體的綜合性二級甲等醫院，也是省教學醫院。醫院現有正式職工183人，其中高級職稱23人、中級職稱78人、初級職稱72人、管理人員10人。竣工落成的病房樓建筑面積達9000m2，開放床位260張，病房內設施齊全，環境優美，醫療設備先進，一個如此龐大復雜的醫院系統，檔案信息管理工作的要求可想而知。
作為醫院管理工作的一個基礎性重要部分，它仍無法與日益發展的醫院醫療、科研和行政管理對它的要求相適應。本文就我院在信息時代如何改革檔案管理，以跟上時代的步伐思考如下。
1 醫院檔案管理中存在的問題
目前醫院的檔案管理已達到了一定的規模和水平。檔案管理組織機構方面：成立了由分管院長領導、院辦公室主任負責，并建立了全院檔案管理網絡。檔案管理規章制度方面：以國家“檔案法”為依據，結合本地區和醫院自身特點和要求，建立了15項檔案管理制度。檔案共分8類：黨政群管理類、醫療管理類、科學研究類、基本建設類、設備儀器類、財務會計類、專業技術類、病史管理類、聲像照片類。醫院的檔案管理工作雖然有不小的成績，但目前仍存在一些問題，具體表現在：檔案收集歸檔過程緩慢、檔案的利用和開發利用效率低下、檔案管理現代化的差距較大。這些表現的原因主要有以下幾點。
1.1 醫院檔案管理網絡體系和制度的不足
醫院雖然建立了三級檔案管理網絡，但它的運行效果目前不很理想，不少有關人員檔案意識較淡薄，一些有關人員為圖方便，將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導致檔案材料的丟失或損壞。
1.2 醫院檔案與其他信息分體管理體系的缺陷
目前醫院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。
2 醫院檔案管理工作發展的新思路
21世紀隨著醫院醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度改革的不斷深入，對醫院檔案工作提出了新的要求，要搞好檔案管理，促進醫院檔案事業的發展，必須探索一條適應醫院檔案管理工作發展的新思路。
2.1 進一步建立健全和加強醫院檔案管理制度和檔案管理網絡
醫院建立健全檔案管理制度內容十分廣泛，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。
2.2 建立醫院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式
社會信息是一個集合概念，它包括多種記錄形式，諸如圖書、情報資料、文獻、檔案和其他一些形式。雖然他們名稱各異、形式多樣，但都有著一個共同的本質――信息。醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。將這個子信息資源系統融入醫院整體信息化工作中，不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。
當前醫院體制改革正在向縱深發展，精簡、高質、高效是改革追求的目標和要求。實行信息科和綜合檔案一體化管理，使兩個部門的關系協調起來，這樣不但精簡機構設置，減少不必要的設備重復，減少醫院經濟負擔，又能充分發揮信息管理功能，做到人盡其才，物盡其用，財盡其力。所以，實行信息、檔案一體化管理是完全符合醫院當前的體制改革要求的。醫院要將檔案信息資源網絡的規劃、設計、管理和運行納入醫院信息化建設總體規劃、統籌安排實施。
2.3 檔案編研工作，提高檔案編研水平
提高醫院檔案編研水平對檔案的利用開發有著直接的影響作用，這一工作的重要性不能輕視。
隨著社會的不斷進步與發展，關系人民群眾醫療衛生大事的醫院單位也將有很大的發展空間，特別是我國正在進行的醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革，對醫院的管理工作提出了更大的挑戰。醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業作出貢獻。
參考文獻
檔案信息管理制度范文4
一、檔案數字化工作中遇到的問題初探
（一）資金投入力度有待加大
由于數字化建設需要計算機技術和相應的技術設備支持，與傳統紙質檔案管理方式不同，因此建設成本比傳統的檔案管理成本要高，但在數字化建設時，技術設備的采購工作中存在嚴重的資金缺乏現象，從而導致服務器或計算機等硬件設備短缺，不能滿足資料存儲的需求，因此檔案管理的數字化建設進程發展緩慢，數字化建設工作難以有效開展。
（二）檔案管理制度有待健全
檔案信息化管理和運用比較混亂，主要表現在內部檔案信息難以保持協調穩定狀態?，F在我國大部分組織單位沒有明確的檔案管理制度，只是將重點放在檔案建設的表面工作上，真正能夠用于研究應用的檔案信息少之又少，所以導致現在很多檔案失去了其本身的意義和價值。
（三）管理人員建設有待加強
檔案管理工作是系統性和復雜性的工作，對檔案管理工作人員的要求較高，不僅需要有豐富的專業知識，還需要對城市建設及相關內容有所了解，在檔案錄入時要求具備有較高的計算機水平，從而滿足檔案的錄入、存儲及管理需要。就目前來看，在檔案管理工作中，大部分管理工作人員的專業知識儲備不足，技術水平及計算機操作水平較低，難以滿足城市檔案管理數字化建設的需要，存在嚴重的人才短缺現象。
（四）安全管理工作有待落實
對檔案進行數字化管理雖能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同時也存在較大的安全隱患，由于紙質檔案具有真實性和準確性強的特點，易于長時間保存。但數字化管理工作是在計算機基礎上操作的，將檔案錄入到計算機中，并進行網絡共享。在檔案管理工作中需要有先進的計算機技術和設備支持，存在較強的依賴性，當數字檔案受到外界環境影響時，就會發生系統故障或受到外界黑客攻擊，從而引發檔案數據丟失或損壞，恢復工作十分困難，對城市建設工作來說較為不利，不利于促進城市的發展。
二、檔案數字化工作中的優化策略
（一）加大投入，完善軟硬件設施建設
軟硬件設施建設是開展檔案數字化的基礎和前提，因此，要加大資金投入，購置先進的微機、掃描儀、備份磁盤、檔案系統管理軟件等設施；要加強檔案數字化管理軟件的研發利用工作，不斷改進和完善與檔案數字化建設相匹配的檔案基礎設施建設，以適應檔案數字化建設的要求。
（二）加強管理，建立健全管理制度
1.檔案數字化制度制定的時候，要對單位內部的實際發展情況進行分析，對國家的相關檔案管理法規進行仔細的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發展的需求，也能規范于國家的檔案管理法規。
2.數字化管理制度。即是針對檔案資源的收錄和信息管理，對信息查詢與信息利用提供方便，在檔案資源錄入時應采用同種方式錄入，并對同種類型的檔案資源放入同一個數據庫存儲，數據庫的資源要進行及時更新，確保檔案的時效性。
3.信息化標準。在信息收集和信息格式、信息網站建立中都需要有嚴格的標準支持，對檔案信息管理工作進行統一的設計與規劃，從而加強檔案網站的規范化管理。
（三）重視人才，加強管理人才建設
首先，要引進不同知識結構的熟練掌握計算機、網絡應用技術的特殊人才，進行檔案數據管理和系統維護，確保檔案數據的開發利用和安全。其次，要合理配備和使用現有檔案工作人員，利用他們己有的檔案管理經驗開展數字化工作，以提高工作效率，少走彎路。最后，要定期對檔案數字化工作人員進行業務和軟件應用技能培訓，不斷提高其業務素養，以更好地勝任所承擔的檔案數字化工作。
（四）強調安全，強化安全管理體系建設
隨著計算機網絡技術的迅速發展，檔案信息安全問題日益凸顯，檔案數據安全問題應引起高度重視，在檔案館（室）開展數字化工作時，要嚴格按照國家的規范標準，制定相應的安全保障制度和措施，通過各種手段和技術，提高抗風險能力，建立起完整配套的檔案實體安全與數據安全體系，從而排除檔案數字化建設中各種安全隱患。
此外，要推進落實網絡檔案管理平臺的建設。當前階段數字化的檔案管理還需要建立專業化的網絡檔案管理平臺，數字化檔案管理的本質是要將檔案轉化為數字化內容進行管理，但如果僅僅將檔案內容轉化為數字化內容，而不通過網絡進行資源共享，則僅僅是將紙質檔案中的內容傳輸到物理媒介中，只是換了個存儲的方式，并沒有實際的意義。因此，必須要建立專業化的網絡檔案管理平臺。通過這種平臺檔案管理人員可以及時對相關檔案進行管理，用戶也可以實現檔案的及時查閱，這就使得檔案管理的便捷性不斷增強。檔案網絡管理平臺的建設是一個較為復雜的過程，在這個過程中，相關部門需要根據單位的特點對管理平臺進行規劃與設計。同時，充分利用現代化的網絡技術，提高平臺的運行效率，從而提高檔案管理的效率。
檔案信息管理制度范文5
二十一世紀是知識經濟時代，信息產業對各行各業的產生了巨大的影響。但目前，醫院檔案信息管理存在缺陷，阻礙和制約了了醫院檔案資源的開發和利用工作。利用信息技術作為現代化管理手段，提高檔案信息管理水平，最大化的發揮出檔案在醫院建設中的作用，才能變革醫院的傳統經營模式和服務，切實促進醫院健康長遠的進步。筆者結合自身工作經驗，淺析檔案對醫院發展的作用，并提出完善醫院檔案信息管理的幾點建議措施。
一、醫院檔案信息管理的作用
1.醫院檔案信息資源是醫療工作的保證
在醫療工作中，往往碰到需要緊急搶救的突發事件或是疑難雜癥的病例。要在第一時間準確分析病癥，使用最佳的治療方法來挽救生命，就需要檔案信息資源的支持，這樣醫護人員才能在最短的時間里找到以往成功的救護病例所獲得的醫療經驗。在借助先進的儀器設備和操作技術，及時開展搶救工作。
2.解決醫患爭端中所發揮的法律依據性作用
醫院的檔案信息管理中的病歷檔案已不僅僅是醫療活動的記錄，它還為維護醫院、醫護人員和患者各方面的基本權益保駕護航。實踐工作中，出現醫療糾紛在所難免，這時病歷檔案就能成為司法機關做出法律堅定和判決的法律依據，切實保護醫院或是患者的基本權益[1]。
3.可服務全局的融會貫通作用
醫院檔案信息管理工作，可服務于醫院各部門，滿足各部門對信息的需求。二十一世紀是信息大爆炸的時代，我們經常發現自己擁有大量信息，但卻缺乏對信息整合加以有效利用。醫院檔案信息管理，能夠良好的將各種收集的資料加以整合，在將各整理好的信息資源應用穿插于醫院的各部門，達到資源共享，服務全局的融會貫通作用。
4.醫院文化建設中的作用
醫院檔案信息管理不止能為醫療、科研做出貢獻，也能將醫院的發展歷史狀況及過程概貌真實地記錄下來。因此，醫院的文化建設離不開醫院的檔案信息管理。只有擁有日積月累的醫院檔案，才能建設出醫院獨特的文化體系和員工精神，有效激發員工的工作積極性。
二、提高醫院檔案信息管理的建議措施
1.完善醫院檔案信息管理的制度
完善的制度建設是提高工作質量的前提基礎，如何完善醫院檔案信息管理的制度？第一，增強檔案管理意識。意識決定行為，只有重視檔案管理意識，才能樹立完善檔案管理制度的動力。因此，作為醫院管理層，應加強對醫院檔案管理的重視。第二，熟悉檔案工作。對于醫院檔案信息管理工作者，要熟悉檔案管理的工作，在《檔案法》的基礎之上，結合醫院的實際情況，建立健全醫院的檔案信息管理制度。例如，對于子檔案的辨認和判斷，醫院應從管理層面、業務層面及技術層面建立標準化體系，保證子檔案信息的采集、分類和儲存等規范化。
2.加強宣傳實現檔案管理的全員化
在實踐工作中，可以開展檔案知識競賽、優秀檔案資料展及宣傳檔案與日常生活和工作的緊密聯系等多種形式的宣傳工作。加大宣傳首先可以從思想層面上提高醫院廣大職工對醫院檔案信息管理的重視，讓廣大醫院職工對檔案管理從不聞不問到主動了解，從一無所知到有所了解。其次提高各職工干部對檔案管理工作的重視程度，促使檔案信息管理工作者積極工作，從以往的應付了事轉變成積極配合[2]。使檔案管理真正落實到位，按國家規定及時立卷歸檔，有效的確保醫院檔案信息的完整性。
3.加大基礎設施投入，實現檔案現代化管理
加大硬件基礎設施投入，實現檔案現代化管理是提高檔案信息管理工作質量的有效途徑。在醫院檔案信息管理工作中，應結合醫院的實際經濟情況，修建如檔案室、閱案室、檔案管理辦公室等基礎設施，配置與檔案管理現代化相適應的硬件設備，如計算機、打印機、復印機、除塵器、監控設備等必要的配套設施。除此而外，還應將計算機應用在檔案管理方面，對檔案的檢索、編目、統計等方面大有裨益[3]。
4.建立高素質的檔案管理隊伍
醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連，而當前醫院檔案信息管理工作者一般都身兼數職，較缺乏責任心、缺乏相關專業知識，這就使得檔案管理一片混亂。因此，建立高素質的管理隊伍是當前檔案管理工作亟待解決的問題。如何提高？第一，定期請檔案管理專家到醫院開展講座，對檔案管理人員做技術方面的短期培訓。第二，將醫院檔案信息管理工作者派送到檔案管理專業部門進行相對長期的脫產培訓[4]。
總之，醫院檔案信息整個醫院的正常運轉和長遠發展意義重大。因此，在醫院檔案信息管理工作中，要建立健全檔案管理制度，擴大宣傳，加大基礎設施建設，提高管理工作者的素質，只有這樣，才能讓檔案管理在知識經濟時代實現一個歷史性的質的飛躍。
參考文獻：
[1]唐薇薇.對醫院檔案信息資源管理的思考與對策[J].中國衛生經濟，2004（9）：24
[2]李蓉.醫院檔案信息的價值與開發利用[J].蘭臺世界，2009（3）：85
[3]張秀玲.醫院檔案管理現代化是醫院持續發展的重要保證[J].檔案，2009（12）：68
檔案信息管理制度范文6
關鍵詞：人口信息質量管理制度理論依據現狀對策
隨著社會不斷進步，人員頻繁變遷，社會和經濟的各個方面都發生了深刻的變革，對信息資源和信息活動的有效管理及利用日益成為提高各種社會活動的功能和效率的重要手段。建立適應新時期人口和計劃生育工作要求的人口計生信息管理系統，實現全員人口信息的動態管理，是適應社會需求，轉變人口和計劃生育工作管理思路、運著機制，增強計劃生育優質服務的重要手段，更是準確把握人口發展變化的特點與規律，推進人口計生事業全面發展的具體實踐。
一、實施全員人口計生信息管理的背景和理論依據及實際意義
首先，建立人口計生信息管理系統，實施全員人口信息的動態管理是信息時代推動人口和計劃生育工作改革創新的重要途徑。隨著市場經濟的深入發展，人口城鎮化的速度加快，流動人口逐年增多，人民群眾的婚育觀念和生育行為呈現多元化趨勢，群眾對計劃生育和生殖健康優質服務需求也不斷增長，使得原有的靜態管理體制的弊端和不足在實踐過程中日益暴露出來，傳統的人口和計劃生育工作方式和工作手段已難以適應新時期工作的需要。在新形勢下，必須堅持改革創新的精神，隨著信息時代的到來，信息化建設在不同領域的普及，而大力推進信息化建設，就是推動改革創新的一個重要途徑。建立人口信息管理系統，實施全員人口信息的動態管理，為解決人口和計劃生育工作面臨的新情況、新問題提供了新的途徑和手段。
其次，實施全員人口信息的動態管理，是踐行科學發展觀，轉變政府職能，適應社會主義市場經濟新體制的客觀需要?？茖W發展觀的核心是圍繞人的全面發展制定的，而人口問題又是制約全面協調可持續發展的關鍵因素。要想達到人口與發展之間的理想均衡，實現人口資源向人力資源的轉變，必須把人的“體能、技能、智能”三者的合理調配，置于可以接受的狀態之下。這就對人口的有效管理提出了更高的要求。人口管理涉及到人類的生產、經濟的發展和社會的進步，關系到社會的安定、人力的開發以及人民群眾生活的質量。以人為本，實施全員人口信息的動態管理，全面、準確、及時把握人口發展變化的特點和規律，科學分析人口的總體情況、構成、分布、人口素質等人口發展中的一些重要問題以及人口和計劃生育工作中各項業務指標的運行情況，正確判斷未來影響人口發展的主要因素及其規律，可以為新時期人口和計劃生育工作的科學發展提供基礎信息支撐，為經濟和社會的發展提供可靠的基礎依據，為各級政府決策提供科學依據。
當然，實施全員人口信息的動態管理，對新時期穩定低生育水平，開創人口和計劃生育工作新局面具有積極意義。 建立以信息化手段為依托的人口信息快速、動態采集機制，實施全員人口信息管理，能夠改進工作手段，整合業務流程，促進人口信息資源的開發利用，實現與公安、民政、工商、衛生、教育等相關部門的信息共享，從而提高行政效率和決策水平，改善公共服務質量，真正做到以人為本，實現服務的優質化和人性化、決策的科學化和民主化。
二、全員人口信息管理的主要內容、特點、發展歷程及現狀分析
《貴州人口計生信息系統》（PIS）是貴州省實施全員人口信息管理一個成功的典范，《貴州人口計生信息系統》等業務軟件為其平臺，按照“應用主導、完善體制、優化管理、資源共享”的發展思路，以鄉（鎮）、街道為單位采集、錄入、及時變更人口信息，形成了省市縣鄉四級人口數據庫。通過數據庫的查詢、統計、匯總、分析等功能實現人口和計劃生育工作的動態管理。它既包括育齡婦女的生育、節育信息，也包括所有人口的年齡、性別、文化程度、婚姻狀況、戶口性質、變動狀態等信息。
全員人口信息管理具有信息全面、綜合、互通、資源共享、信息呈現動態性等特點。信息采集的是所有人口信息，包括戶籍人口、常住人口和流動人口，錄入的信息包括育齡婦女的各項信息，及全部家庭成員的基本信息和計劃生育信息?！顿F州人口計生信息系統》涵蓋了人口基本信息、人口變動信息、育齡婦女婚姻狀況、育齡婦女子女情況、妊娠信息、出生情況、獨生子女光榮證情況、技術服務信息、利益導向信息、引導信息、流動人口信息、統計報表及匯總分析等功能，涉及了計劃生育工作的主要業務。全員人口信息數據庫，上傳到省地縣三級人口計生部門，各級人口計生部門和公安、衛生、教育、民政、工商等相關部門之間可能互通、共享人口信息數據，進行匯總、分析、查詢、掌握和運用。村級每月采集人口變動、出生、技術服務、流動人口、證件辦理等方面的信息，并及時錄入數據庫，實現人口信息的動態管理。
其次，全員人口信息管理具有服務性，它利用數據庫的各項信息來服務人口計生業務工作，并結合人口理論來指導經常性工作；利用數據庫的統計分析功能，對人口數據按照不同需要收集、整理、分類，并定期不定期地向各級政府和相關部門提供人口信息數據，服務經濟社會；利用數據庫存的報表統計功能，分析當前人口形式，指導下步人口計生工作。
全員人口信息管理是一個新生產物。20世紀90年代初，計生工作開始利用手工帳卡對育齡婦女的個案信息進行建檔管理。鄉村兩級普遍建立了育齡婦女卡片和育齡群眾生殖保健檔案，這些信息是計劃生育經常性工作的基礎信息。手工臺帳由于準確性差、效率低、漏洞多，而且基層工作人員工作負荷重，壓力大，重復勞動多。為解決這些問題，20世紀90年代末各地先后開始嘗試利用計算機進行管理，建設并運行育齡婦女信息系統。由此，人口和計劃生育信息化建設開始進入探索、起步階段。初步形成了人口和計劃生育信息化網絡構架，育齡婦女信息系統等主要業務系統得到推廣應用。1998年《貴州省育齡婦女信息系統》單機版（WIS）系統開始投入使用，全員人口個案信息全部錄入系統，完成了計劃生育信息的收集、處理、存儲、查詢、分析、反饋和的信息化，實現了全省部分地區人口數據的省級集中管理，并通過網絡在一定程度上實現了計生信息的共享。在運行過程中，針對WIS在實際工作中存在的不足和漏洞，又開發了PIS2.0系統，對系統進行了加密，增強了信息的安全保障，簡化了錄入內容，減少了操作流程，擴展了原有功能，使用起來更加方便、快捷、靈活。
目前，信息化建設的大力推進，已逐步改變了人口和計劃生育的工作模式，實施全員人口信息管理的重要性和必要性也日益凸顯，但在推進過程中還存對全員信息化管理的重要性、長期性缺乏足夠認識，工作力度不夠；缺乏與新職能拓展相適應的信息化支持系統；網絡建設和硬件配備不夠，信息共享程度低；信息化應用的廣度和深度還不夠等問題。又由于經濟發展水平、人口計生工作基礎、軟件開發技術升級很慢等因素的影響，各鄉（鎮）、街道信息化建設參差不齊，嚴重影響和制約了人口和計劃生育信息化建設的總體發展。
三、全員人口信息管理的重要性和必要性。
信息化是提高人口和計劃生育管理和服務工作水平的重要手段，實施全員人口信息管理，有效整合信息資源，對人口、經濟、社會的發展都發揮著重要作用，能極大地提高工作效率，提高科學決策水平，提高流動人口的管理與服務水平。實行動態化管理，數據準確，變更及時，從鄉、縣、市、省到國家的各級計生部門利用數據庫均可以直接生成各類統計報表和各種需要的匯總資料，可以實時、有效監測人口計生各項指標的運行，并根據各項指標的運行情況來評價一個地方的工作績效，或是某一政策的實施效果，減少了中間環節，提高了工作效率。而人口信息系統全面、實時的人口信息可以提供并預測人口數量、人口結構、發展趨勢及地區分布狀況，為應對人口變化對教育、城市建設、衛生、人員就業、社會保障、環境、資源等方面產生的影響，提供真實可靠的數據信息，加大科學決策力度，促進各種資源的合理配置。利用數據庫開展人口預警分析，預測人口和計劃生育工作的發展趨勢，為各級黨委政府編制經濟、社會發展規劃綱要提供可靠的數據，為綜合決策提供科學依據。全員人口信息管理，是對全員先進行實際信息的采集，然后進行信息錄入，對流動人口實行動態的跟蹤管理、全程服務機制。利用流動人口信息交換平臺，將訪視或生殖健康檢查結果與原籍進行平臺交流，并對需要回復的信息及時進行預警。促進了流出地和流入地之間快速、便捷、高效聯系，加強了對流動人口的管理與服務，提高了流動人口計劃生育管理服務率，對轉變政府職能，提高服務水平發揮著重要作用?！顿F州人口計生信息系統》PIS2.0 中流動人口管理信息系統模塊、機構管理模塊等業務模塊的綜合運用，實現了人口信息的個案管理，實現了管理與服務流程的重組優化，使人口和計劃生育工作由管理型向服務型、由被動型向主動型轉化。實施全員人口信息管理，不但降低了社會管理成本，還加強了職責部門間的工作交流與溝通，同時也達到導地交換，信息共享，實現了流動人口的異地管理、達到了對流動人口管理與服務的優勢互補，增強了工作的協調性，提高了管理服務質量，增強了公共服務能力。
四、加快推進全員人口信息動態管理的對策。
準確、全面、及時的信息是實施全員人口信息動態管理的基礎，這些信息也是人口和計劃生育經常性工作的基礎，信息采集者和信息應用者的素質是基礎中的基礎，加快推進全員人口信息的管理，網絡的軟硬件建設水平是前提，計算機操作員的業務水平、工作態度和綜合素質是關鍵，嚴格的規章制度是保障。
加強網絡建設，及時對計算機網絡的軟硬件進行更新換代。要進一步完善縣級機關的計算機局域網建設，加強基層的信息化辦公建設，充分保證各級計算機網絡建設能夠適應工作發展水平，緊跟時展步伐。硬件維護方面，要以主機房的硬件保障、更新為主，如PC及外設、網絡設備、安全產品設備、主機系統等；軟件維護方面，要以系統安全、數據備份、軟件更新為主，包括系統及工具軟件，應用軟件以及針對人口信息化的應用需求所提供的咨詢規劃、系統集成、培訓、運營維護等；網絡建設方面，要進行整體遠景規劃、分布建設實施步驟、完善技術支持及服務。通過突出重點，分清主次，有目的、有計劃地推進計算機網絡建設。
加大培訓力度，提高系統人員的計算機操作技能和信息應用水平。持續推進信息化建設，實施全員人口信息動態管理，人員素質的提高是首要解決的問題。當前雖然大多數人員參加了各種計算機操作知識的培訓，或多或少地掌握了一定的計算機操作知識，但是跟人口信息化對人的要求相比，仍然存在著很大差距，精通或熟悉計算機知識及操作技術的人才還遠遠不夠。這就需要加大計算機應用能力的培訓力度和普及力度，在一個縣最少保證一季度對計算機操作人員培訓一遍，有培訓教材、培訓制度和考試成績，使系統各級人員都能熟練掌握計算機的基本知識，會利用計算機指導工作，最大限度地發揮出人的創造性和計算機應用的潛力。
實行規范運作，健全信息化建設工作制度。規章制度是信息規范運作的保障。要按照國家《縣鄉兩級育齡婦女信息系統(WIS)管理規范》和《基層育齡婦女信息系統引導工作規范》以及省人口計生委信息化規范建設要求，結合本地實際，建立落實各項信息管理制度，如：以服務信息為主的鄉、村兩級和服務機構月變更、月反饋的機制，實現育齡婦女信息雙向良性互動；建立信息資源共享機制，實現基層計劃生育技術服務數據信息化管理以及服務站所與人口計生委信息的共享；建立微機室管理制度、網絡中心機房管理制度、信息備份制度、工作日志制度、技術資料管理制度、病毒防范管理制度、微機操作員崗位職責、網絡信息安全保密系統工作制度、網絡管理制度、設備管理制度、多媒體培訓教室管理制度、微機信息引導服務項目、信息保密制度等。
采取有效措施，確保入庫數據信息質量。數據質量是人口信息網絡的生命，全員人口信息管理的持續推進依賴于全面、準確、及時的信息錄入，要通過檢查、評估和考核，保證各項規章制度的有效落實。要明確各個環節的責任人及其工作職責，落實采集信息簽字制度、數據核查制度、信息錄入制度、統計上報制度、檔案管理制度。同時，落實獎扶平臺工作制度，建立農村部分計劃生育家庭獎勵扶助制度信息庫；落實流動人換信息分析制度、信息交換上報制度、流入及流出信息反饋制度和信息交換登網制度；落實對育齡人口優質服務的電子檔案管理制度，如婦科病的篩查檔案、0-7歲領證獨生子女健康檢查檔案、出生缺陷干預檔案、新婚夫婦的培訓檔案、避孕藥具的發放檔案等。
