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機關單位檔案管理辦法范文1
一、機關檔案工作
1、認真貫徹落實《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（國家檔案局令第8號），督促、指導縣直機關完成保管期限表的修訂工作，認真細致地審批各機關單位申報的歸檔范圍和保管期限表。并對XX年年各機關單位文件材料的立卷歸檔工作進行監督與指導，使檔案管理達到規范化、標準化。
2、機關檔案信息化建設
加強各機關、企事業單位檔案信息化建設，促進檔案管理工作的電子化、數據化、現代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。
3、加強民生檔案建設
民生檔案是與公眾利益直接相關的檔案，為此我們重點對社會保險檔案工作和社區檔案建設工作加大監督管理力度，協助制定相應的管理辦法，使其更好的為百姓服務。同時根據我縣的實際情況，制定出切實可行的開展民生檔案工作的方案，開始民生檔案調研工作。
二、農業、農村檔案工作
1、繼續開展社會主義新農村建設檔案工作，加強試點鄉鎮、村檔案室基礎業務建設，對未建檔的行政村依據《檔案法》中有關條款，加強監督、檢查、指導，同時建立鄉鎮、村檔案業務工作的指導名冊，使鄉鎮、村的檔案管理工作逐步達到規范化、標準化要求。
2、積極開展村級農民專業合作組織的建檔工作，使農民專業合作組織依據檔案所具有的真實性、可靠性、科學性、健康穩步地向前發展。
三、經濟科技檔案工作
1、民營企業檔案工作
對已上報的規模以上民營企業和新增的民營企業，建檔工作要做到身臨其境，指導到位，使民營企業檔案工作更好地為縣域經濟服務。
2、國有企業檔案工作
加強對國有企業檔案工作的執法力度，對不符合《檔案法》要求的企業，要下發檔案執法檢查通知書，并責令其限期整改。對我縣國有改制企業的檔案工作進行管理和處置，并制定檔案處置意見。
3、林權制度改革試點檔案工作
為更好地開展林權制度改革試點檔案工作，使檔案工作與林權制度改革工作同步進行，我局將與林業部門溝通，積極配合林業部門的檔案工作人員制定《文件材料歸檔范圍》，建立健全檔案工作各種制度，并有相應的安全防護措施，借以維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命。
4、重點建設項目檔案工作
積極參與重點建設項目檔案的專項與竣工驗收工作。對驗收結果擬寫真實的驗收報告、驗收意見。根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定，對重點建設項目檔案工作進行執法檢查，如有違反法律法規現象，將對有關建設部門下發檔案行政執法檢查通知書，并責令其限期整改。
機關單位檔案管理辦法范文2
一、以檔案信息化為牽力，大力實施“安全第一”戰略，推進檔案安全保障體系建設
1.加快檔案信息化進程。2012年我們將全面啟動檔案信息化工作，建設全市范圍內統一的數字檔案管理中心平臺。加強數字檔案館建設，開發對外查詢軟件，實現檔案信息資源社會共享和在線查閱的目的。執行嚴格的安全管理制度，保障設備和軟件安全可用，信息安全保密。建立市級重要檔案異地備份庫，對重要的電子文件實行異質備份。
2.加大重點檔案監管力度。突出抓好重點建設項目檔案的指導和監管工作，力爭將檔案管理納入重點建設項目的管理環節，納入目標管理年度考核，并建立市重點建設項目檔案工作領導小組，加強對重點建設項目的檔案管理和監督檢查工作。
3.加強檔案安全意識教育和安全設施建設。一是加強安全管理，層層落實檔案安全責任制，為檔案安全構筑制度保障。二是加強館庫和安全設施建設，為檔案安全提供更好條件。
二、以“為普通人建檔”為重點，大力實施“資源提升”戰略，推進檔案資源體系建設
1.推進檔案規范化建設。開展檔案專項執法檢查，嚴厲查處違法行為。完善檔案行政執法責任制，重點抓好《衡陽市檔案資料接收征集實施辦法》、《衡陽市重點工程檔案管理辦法》、《關于加強縣市區檔案館建設的通知》、《衡陽市電子文件歸檔和電子檔案管理的規定》、《關于做好市直機關單位檔案移交工作的通知》等5個規范性文件的督查落實，扎實做好機關、企事業單位、社區、家庭檔案規范化管理工作。
2.推進檔案行政監管和資源整合。2012年，我們將爭取完成二級、三級單位和國有企事業單位“文件材料歸檔范圍和保管期限表”的編制和審批工作，認真履行檔案行政管理職能。加強檔案業務指導和年檢年審工作，注重機關行政管理工作效能的提升，發揮文件管理中心“集約化”管理作用，在全市逐步推行文件集中統一管理，實現資源整合，提高檔案管理水平。
3.抓好“三重一特”檔案征集和涉民檔案工作。深入開展“重要人物”、“重大活動”、“重點建設項目”的檔案征集工作。引入社會參與，廣泛征集衡陽地方特色檔案資料。加強涉民部門檔案業務建設，確保民生檔案的完整、齊全。
三、以“為普通人服務”為目標，大力實施“服務優先”戰略，推進檔案服務利用體系建設
1.提高檔案服務中心工作的能力。緊緊圍繞中心工作，加快發展，努力做到市委、市政府的中心工作到哪里，檔案服務工作就覆蓋到哪里。堅持“以人為本”，優化利用流程，努力使檔案部門真正成為領導決策的“智囊團”、群眾百姓的“信息庫”，社會和諧的“促進器”。
機關單位檔案管理辦法范文3
【關鍵詞】招投標活動招投標檔案優化管理
中圖分類號：TU723文獻標識碼： A
建設工程招投標檔案是指在房屋建筑和市政基礎設施工程招投標交易活動中直接形成的具有保存價值的文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。其最本質的特征，是在建設工程招投標活動中形成的有價值的原始記錄，這就使得招投標檔案在竣工結算、監察審計、投訴處理、仲裁訴訟等方面都發揮著重要作用，因此實現招投標檔案的優化管理，對于規范招投標活動也具有重要的意義，接下來本文將闡述如何實現招投標檔案的優化管理。
一硬件目標
統一招投標檔案文件規范
招投標檔案具有內容構成的多來源特點，這是由招投標活動的特點決定的。參與招投標活動的主體眾多，包括招標人、投標人、負責監管審批職能的業務部門、負責提供服務功能的服務部門，以及負責評標的專家評審委員會。完整的招投標檔案，應包括以上各單位、組織在參與招投標活動中行使各自職能所形成的全部文件。
由于招投標檔案內容來源多且分散的特點，這就給維護檔案的完整和提高案卷質量帶來很大難度。招投標檔案形成主體多且分散，直接導致了檔案中各類材料規格的不一致，尤其投標人報送的投標文件通常不考慮檔案保管的要求，認為內容越豐富越好，包裝越精美越好，從而導致招投標檔案的體積越來越厚，檔案實體規格不同，很多檔案不便于裝訂入盒，保管起來難度很大。自上而下對招投標檔案各種材料提出一個統一的規范和標準，從紙張載體、大小規格、內容涵蓋等方面都做出明確要求，保證案卷整齊劃一，便于業務人員收集和鑒定，也便于檔案人員立卷歸檔。
建立招投標檔案專用庫房
招投標檔案還具有一定的保密性特點，主要因為招投標檔案的內容還包含了一些招投標人的內部資料，招投標文件的編寫更是各招投標人投入成本制作而成，對其成果應該提供必要的保護。同時由于招投標檔案的重要作用，以及其數量龐大且每年遞增速度較快的特點，這些都要求有一個專門的保管環境。避免與其它門類檔案或資料共存，為檔案的安全保管提
供保障。
建立適合招投標檔案管理需求的庫房保管環境，嚴格遵照庫房保管的“八防”（即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）要求?！鞍朔馈笔菣n案庫房保管的最基本要求，是維系檔案壽命的根本所在。招投標檔案作為招投標活動的原始記錄，更是記載政府監管和規范建筑市場活動的第一手資料，只有做到“八防”管理到位，才能使招投標檔案充分發揮其重要的憑證作用，才能更好的為交易主體及研究人員提供服務。
配備檔案現代化管理設施
提到現代化管理設施，諸如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機、照相攝像等設備自然必不可少，但實現現代化管理更重要的是建立專門的檔案管理系統。根據招投標檔案自身特點
開發專門的管理系統，能有效的提高管理效率和管理質量，從而提升招投標檔案的現代化管理程度。
雖然招投標檔案的管理目前受招投標活動的工作流程和辦公自動化程度所限，但在現有招投標活動管理模式下，可以通過預留前端接口，在辦公內網中先將檔案的收集、整理、編
目、檢索、提供利用、鑒定銷毀等流程融入設計到整個系統中，這也是實現檔案全程現代化管理的必要過渡和準備。
二、軟件目標
（ 一）自上而下、監管得力的檔案管理體系
檔案管理體系主要是指檔案部門的設置及其上下隸屬關系，良好的檔案管理體系能夠為檔案工作的順利開展提供有力的組織保障。比如首先應該組建招投標檔案工作領導小組，負責協調本單位與上級主管機關之間、市建設工程招標投標管理辦公室（以下簡稱“招標辦”）與市建設工程發包承包交易中心（以下簡稱“交易中心”）之間、以及與下級相關招投標檔案管理機構之間關于招投標檔案管理的有關事宜；其次，成立專門的檔案管理部門或專業檔案室（聯合檔案室），負責招投標檔案的具體管理工作，以及統籌管理各級相關機構的招投標檔案，提規范、定制度、下目標，并定期進行業務指導和監督檢查。至此，自上而下建立健全檔案管理網絡，完善各級檔案管理機構，有條件的單位還可以在本單位業務部門設立專兼職檔案人員，配合本單位檔案部門做好招投標檔案的收集歸檔工作。
（二）科學合理、落實到位的檔案工作制度
制度是一項工作順利開展的重要保障，招投標檔案實現優化管理首先需要一套科學完備的制度來保駕護航。在此，筆者將重點論述關于招投標檔案管理的制度建設問題，即建立健全招投標檔案管理的兩級管理制度。
首先建議由上級行政主管機關（如各省的住房和城鄉建設廳等），聯合同級檔案行政機關（檔案局）共同制定招投標檔案管理辦法，對于本行政區域內的招投標檔案給予明確的定位，并對下級相關單位和機構做出招投標檔案管理的相關要求。
市住房和城鄉建設委員會（以下簡稱“市住建委”）作為“招標辦”和“交易中心”的上級行政主管機關，對于所主管的各項業務的規定以及辦法的制定和頒布，最具有權威性。由其頒布的制度辦法所約束的對象不僅僅包括“市住建委”直屬的“招標辦”、“交易中心”，還包括參與招投標活動的各招投標人（機構）。而檔案行政機構的具體任務之一，就是指導和監督各機關、部隊、團體、企業、事業單位的檔案工作，因此市檔案局對于“市住建委”的檔案工作也具有指導責任。建議市檔案局作為發文機關之一的原因，是從檔案業務工作的層面考慮，對于建設工程招投標領域內的檔案工作的規范要求，以檔案的專業角
度出發，去界定制度辦法的科學性、專業性。
因此， “市住建委”作為上級領導機關，如果能夠聯合市檔案局共同制定宏觀層面的招投標檔案管理辦法，明確招投標檔案的定位作用，指導檔案管理的專業要求，必然使該制度辦法具有較高的約束性、執行性和科學規范性，對于落實制度、規范管理是具有本質意義的。
其次，由“招標辦”和“交易中心”制定具體的招投標檔案管理辦法的實施辦法，作為內部的工作條例施行。
三 實現招投標檔案優化管理的意義
實現招投標檔案的優化管理，有助于內部工作效率的提高。尤其優化管理軟硬件目標的提出，包含了設施、制度、業務、人員等各方面的建設和要求，為檔案工作的優化管理提供必要的基礎保障，也為檔案工作者提供良好的工作環境和氛圍，從而更加有利于實現檔案的規范化、科學化、現代化管理。工作效率的提高，不僅體現在檔案室和檔案工作方面，單位內部相關業務機構和人員在日常工作中也會受益。明確了工作的制度、規范和職責，業務人員才能更好的配合檔案人員做好招投標檔案的歸檔工作，避免反復重復、拖拖拉拉、權責不清的現象，盡量保證歸檔工作一次完成，這也將提高業務人員的工作效率。實現招投標檔案的優化管理，對于建設工程招投標領域也具有重要作用，可以更好的實現為政府部門和交易主體提供服務的功能。計算機檢索系統和網絡化查詢的應用，滿足了為用戶提供快捷便利服務的需求，有助于提高服務質量和服務水平。而工作效率的提高還有利于檔案價值的全面實現，促進檔案工作者主觀能動性的發揮，通過開展檔案編研等工作，為更廣泛的用戶群提供服務，更為全面的實現招投標檔案的價值。
同時，實現招投標檔案的優化管理，對于招投標人而言，也具有積極的意義。無論是明確招投標檔案的歸檔范圍和要求，使招投標人盡量實現一次性提交文件合格，避免重復修改制作；還是明確招投標電子文件的歸檔要求，減少紙質文件的制作裝幀，以及將來完全實現招投標活動和招投標檔案的現代化管理模式，這些都是在不同程度上降低了招投標人的招投標活動成本，也是節約了社會經濟資源。
機關單位檔案管理辦法范文4
一、指導思想
以科學發展觀為指導，深入貫徹落實黨的十七大精神和市委二屆四次、五次全會關于改善民生、保障民生的要求，以人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題作為民生檔案工作的重點，全面組織發動，積極協調推進，著力推動覆蓋人民群眾的民生檔案資源體系和利用體系建設，創新服務機制，建立起民生檔案資源集中統一管理、開展“一站式”服務的新模式，實現民生檔案資源國家所有、社會共享。
二、整合工作主要任務
1、推進規范化建檔，促進資源整合。根據市直單位實際情況，重點抓好社保、就業培訓、房地產等民生檔案資源建設。各有關單位要按照檔案業務建設規范的要求，明確歸檔范圍、種類和要求，制定保管期限表，分類進行歸檔整理，認真做好各類民生檔案安全保管工作。
2、突出信息化建設，提高管理水平。各有關單位要積極開展民生檔案的信息化工作，將各類民生檔案錄入微機，實現數字化，建立統一、規范的民生檔案數據庫。
3、理順關系，集中管理，建章立制。進一步理順檔案工作關系，建立以市檔案局為執法主體、各民生檔案主管單位配合的民生檔案資源建設監管體制。在此基礎上，按照統一部署，將同級黨政機關、財政供給的社會組織在履行職能活動中形成的各種門類和載體的民生檔案，全面、完整地接收進市檔案館。此外，還要明確市檔案局和各單位在檔案形成、流轉和管理工作中的職責，建立檔案正常流轉機制，確保檔案資料及時、逐年不斷地向國家綜合檔案館移交。
4、深化開發利用，大力服務民生。民生檔案資源實現集中統一管理后，市檔案局要組織編制館藏民生檔案檢索工具，建立健全民生檔案調閱利用制度，添置民生檔案管理設施設備，加快民生檔案資源數字化，積極建設融檔案目錄數據庫、重要檔案全文數據庫、多媒體數據庫于一體的館藏民生檔案基礎性數據庫。努力采用現代科技手段，綜合開發檔案信息資源，實行“一站式”服務，不斷提高民生檔案管理水平和服務功能。
三、整合工作安排
第一階段：動員部署
下發《關于加強民生檔案工作的意見》；制定《市民生檔案資源整合工作實施方案》；召開會議，對民生檔案資源整合工作進行動員部署。
第二階段：規范建檔
各有關單位對民生檔案，根據職能，認真收集、規范整理，實現數字化；市檔案局對民生檔案規范建檔工作進行協調和監督指導。
第三階段：驗收進館
組織相關單位和人員對照各專業檔案管理標準逐一檢查驗收，將符合進館要求的民生檔案接收進館，集中開發利用。
四、保障措施
1、加強領導，抓好落實。成立市直單位民生檔案資源整合工作小組，全面負責整合工作的組織實施。市檔案局負責統籌協調，各專業檔案主管單位要根據自身職責抓好本系統的民生檔案建設，形成協作配合、各司其職、層層落實、合力推進、齊抓共管的民生檔案工作機制，以確保民生檔案工作的協調推進、健康發展。
2、分類指導，分級管理。市檔案局對各類民生檔案負責具體的業務指導工作，對不同類型的民生檔案，及時會同各有關單位共同研究、聯合制定相應的工作制度和管理辦法，同時加強對各單位檔案人員的業務培訓。各有關單位要高度重視民生檔案建檔工作，將本系統的民生檔案工作列入議事日程，加強管理，定期檢查規章制度、業務規范執行情況，切實承擔起向社會各界和人民群眾提供查閱服務的職能。
機關單位檔案管理辦法范文5
1 相?P法律基礎
1.1 通過國家檔案局在2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》中第二條規定，“電子檔案是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件?！痹摱x從電子檔案相關的技術形態、來源和價值等方面進行分析定義，而在后期修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》標準中，對于電子檔案的定義表述成具有一定的憑證作用、查考和保存價值并歸檔的電子文件的集合。從定義上來看電子檔案由后期的歸檔操作形成，通過相關的關鍵環節將電子文件轉化成電子檔案的形式，再由移交至檔案館，并由檔案館分類再通過相關單位進行接收。
1.2 根據我國對于相關電子數據的法律條文規定，電子檔案在形成時要符合多方面要求進行規范，其一要保證電子檔案的完整性，其二就是對于電子檔案的可靠性進行要求。完整性是指其完成內容的完整性以及在完成過程中的完整性，內容的完整性體現在，其內容描述特定的事件、對其時間、內容、人員以及結果的相關材料的完整。過程的完整性是指設計的中間過程環節，具體的流程等相關信息的完整，并對檔案的處理活動的形式進行一定的信息保存。
1.3 可靠性的要求體現為電子檔案形成來源的可靠和保存管理的可靠，具體表現在電子文件歸檔和電子檔案管理制度設計的可靠性和系統實現的可靠性。制度設計的可靠性要求各立檔單位和各檔案館應當按照文件檔案管理的要求和法律法規對證據的要求，建立涵蓋電子文件和電子檔案管理整個生命周期的管理制度，明確電子文件產生、歸檔和電子檔案管理各環節、各崗位、相關責任人的責任和操作要求。
1.4 系統實現的可靠性體現在兩個方面：一是系統能夠保證電子檔案自形成起“內容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，辦理完畢的電子文件及其相關信息集合在一起，經過歸檔操作（整理、編目、必要的格式轉換、檢查、確認或賦予歸檔標識）后形成電子檔案這個時間點產生的電子檔案數據包是電子檔案的“原件”，確認電子檔案的“原件”特征，核心點就是電子文件歸檔點留存的時間信息。
1.5 之后，電子檔案的內容，包括一份電子檔案內所有的內容信息和過程信息，在各形成單位檔案室和各級各類檔案館的電子檔案管理系統中都不能被修改，除了發生數據格式轉換和系統遷移等情況，確有需要進行格式轉換后，“格式不相同但是能夠準確表現原來生成、發送或者接收的內容”。二是在關鍵環節和特殊操作后，系統要檢查電子檔案內容在操作前后的一致性，如在歸檔、移交接收環節和格式轉換、數據遷移等操作中，系統要根據電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理的相關制度規定要求，采取自動或人工方式對電子檔案的內容進行一致性檢測，保證在進行相關操作后前后內容一致，并予以記錄。
2 電子檔案管理要求
2.1 電子文件經歸檔環節形成電子檔案后，一般都由檔案機構，即各機關、企事業單位檔案室和各級各類檔案館進行有效管理和發揮效用。如何管理電子檔案才能符合法律所要求的證據特征？從前面引用的相關法律條款可以看出，作為證據的電子數據保存應當滿足三個條件：
一是能有效呈現；二是格式不變，如有變化，內容應當前后一致；三是當電子數據保存地址發生變化時，要記錄移送過程相關信息，特別是相關操作的時間信息和人員信息。由此我們可以歸納出電子檔案在各級各類檔案機構保存時應當采取的管理要求：第一，要制訂電子檔案管理辦法，要按照國家法律法規的要求，制訂檔案室/檔案館的電子檔案管理辦法，要規范和賦予檔案室/檔案館在管理電子檔案方面的崗位設置和職能職責。第二，要在電子檔案管理系統中采取適當的技術手段，保證系統內電子檔案不被更改，或者采取有效的技術手段，證明系統內電子檔案沒有被更改。
2.2 根據目前的相關技術的發展形式來看，對于技術的采用需要進行一下幾種技術措施：第一種是數據格式固化措施，在歸檔的過程中將普通文件轉化為一定的版式文件，版式文件在不同系統中呈現的內容，不會因系統的不同產生一定的亂碼錯版現象，并且受到一般權限的控制內容不能夠進行更改；第二種對于系統內部的電子檔案內容屬性設定成“只讀”狀態，并且不能夠對其內容進行更改；第三種是數據量小的電子設備存儲方式采用一次性輸入的光盤形式作為載體，無論相關的使用者擁有何種權限都不能對其內容進行更改。
2.3 電子檔案憑證作用的生效，是多方面原因組合形成的結果，并根據相關法律部門進行認證，對電子檔案的完整程度、信息的準確性和具有的一定的公信度。由于社會的不斷發展和變化，而傳統檔案證明記錄方式由于信息量的增加，在測定相關的電子檔案的憑證作用時，由于技術等等多方面原因無法解決目前的情況，由于檔案本身具有的一定的公信度受到法律和社會的認可，所以電子檔案在今后的發展過程中，對于電子檔案憑證作用生效的情況應當加以重視，保證在一定程度上滿足原有的權威性。
機關單位檔案管理辦法范文6
（赤峰學院 計財處，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：會計檔案是國家檔案全宗的重要組成部分.為經濟管理，反腐、打擊經濟領域犯罪活動，為經濟財政研究等提供原始數據、可靠史料.要依法管理會計檔案，做好會計檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等各項工作.
關鍵詞 ：會計檔案；會計憑證；會計賬簿；財務報告；作用；管理
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0175-02
會計檔案是國家機關、社會團體、企事業單位、按規定應建賬的民營企業和其他組織等，在會計經過努力工作會得出的會計核算材料，這些材料包括會計賬簿、憑證和完整的財務報表，而這些核算材料都是用來得出工作單位財務情況的重要證明和資料，是構成我國檔案全宗的必要成分.那么，會計檔案管理的工作員工重要的責任就是做好會計檔案的保存和管理，并盡可能的讓檔案適得其所.
1 會計檔案的作用
會計檔案具有形成的專業性、普遍性，內容和程序的嚴密性、連續性，所含成分的穩定性等特點，為經濟管理提供數據，是反腐、打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風的有力工具，是研究經濟、財政的可靠史料.
1.1 會計檔案為經濟管理提供數據
會計檔案是機關、單位經濟活動的原始記錄，是進行會計監督、分析、決策和制定計劃等不可缺少的依據，也是經濟研究不可缺少的資料.會計檔案可為國民經濟計劃實行綜合平衡，反映和考核國民經濟各部門有關計劃和預算執行情況，提供重要的數據和信息.企業、事業單位和機關等利用會計檔案進行會計分析，對反映經濟活動和財政收支的各項經濟指標進行基本的數量分析，從中找出差距或發現問題，提出改進的建議、意見或措施.會計檔案是編制國家和地方預算、編制單位預算和財務收支計劃的重要依據，是經濟管理、事業活動的重要參考資料.
1.2 會計檔案是反腐、打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風的有力工具
會計檔案記錄了經濟業務，明確了經濟責任，每項經濟業務和財務收支都要由經辦業務部門和有關人員辦理憑證手續，對經濟業務的合法性和真實性負責，以實行經濟管理的責任制.通過會計憑證來查清楚公司財務情況是否符合我國的相關法律、法規和行業規定，是否有浪費以及腐敗的違法犯罪行為，以嚴肅財經紀律，防止違法亂紀行為的發生.各單位在打擊經濟領域嚴重犯罪活動、反腐倡廉中，利用會計檔案查出很多重要證據，發揮了重要的憑證作用.會計檔案是保護國家財產安全的有力工具，是各項經濟查證的可靠書面證明.
1.3 會計檔案是研究經濟、財政的可靠史料
利用系統全面的會計檔案核算材料，通過對比分析，從經濟角度反映企業、事業、機關單位和其他組織等的真實面貌.如會計檔案的賬簿，對全面了解各項財產、資金等增減變動情況，計算成本、費用、利潤等及資金的保管、合理使用等均具有借鑒作用.通過對會計檔案的長期保存，給公司提供足夠的財務狀況的素材和原始記錄，讓有關人員進行歷史研究.
2 會計檔案的管理
2.1 依法管理會計檔案
《會計檔案管理辦法》是國家財政部和國家檔案局聯合頒發的重要會計檔案管理制度，并要努力學習《會計法》、《檔案法》等，不斷提高法制觀念與水平，在相關法律法規的框架下努力做好單位的會計檔案的管理制度，保證這些檔案能夠完整無缺的保存好，方便相關人員查閱.
2.2 會計檔案的收集
收集會計檔案的第一步就是做好核算文件的存檔，要遵循會計核算工作的規律，使會計檔案齊全、完整、準確.
2.2.1 會計材料的歸檔范圍
《會計檔案管理辦法》作了詳細說明.材料的歸檔范圍包含會計的憑證材料等：依據用處分為記賬、匯總和原始憑證以及其他類別的憑證.是會計核算中最初形成的重要的核算材料.會計賬簿類：分為總賬，明細賬（現金日記賬、銀行存款賬、經費支出明細賬等），固定資產賬，輔助賬簿（備查賬簿）等.會計賬簿以會計憑證為依據，連續、系統、全面記錄了經濟業務.財務報告類：會計報表（月報、季報、年報），附表及相關的編制說明，文字補充材料等.其他核算材料：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，保管清冊，銷毀清冊等.
2.2.2 歸檔的時間
在會計審計周期結束后（年終），當年制成的會計檔案會需要有關機構保存一年，一年之后，由有關機構重新編制然后移交給單位專門部門保存.
2.2.3 電算化會計進行核算材料的存檔
存檔范圍包括：保存在光盤等設備上的會計數據，以及紙質的會計數據統一存檔，也就是說存檔要“雙軌制”.跟全部文檔資料和會計軟件程序.
2.3 會計檔案的整理
會計相關文檔的管理整理工作必須要符合會計相關行業要求，而且要符合相關管理的規律.由會計部門或會計人員負責整理.
2.3.1 會計憑證的卷宗
卷宗要求按時間分開（每月），每月的憑證，要求按照憑證上的編號按照時間序列排好，可以合成一卷或者若干卷.厚度一般在1-2厘米，裝訂后進行密封處理，加蓋經手人或財務專用章，按規定填寫憑證封面.
2.3.2 會計賬簿的組卷
區分會計年度，把不同名稱種類的賬簿分別組卷，各類賬簿的扉頁，歸檔前按要求逐項填寫.訂本式賬，不拆除空白頁，會計賬簿的封面按要求粘上標簽，并工整填寫.活頁的賬簿，在會計審計周期結束后（年終），去掉白頁，裝訂完整，然后蓋上公章并由經手人簽字.賬簿封面工整填寫，保存時限達二十五年的賬簿還必須要在封底完整填寫備考表.
2.3.3 財務報表的卷宗
卷宗要求年度分開保管，不同的時限要求分開保存.由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成的，組卷時要放在一起.卷宗必須寫好目錄，而永久保存的還必須寫好備考表.會計報表的封皮必須有單位主管或部門負責人的簽名，然后裝訂密封處加蓋財務專用章.
2.3.4 會計檔案的案卷題名
其結構由三部分組成：單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱.案卷題名的擬寫要結構完整、文字簡明.
2.3.5 會計檔案的分類、排列、編號
機關、企事業單位以下兩種分類方法比較常用：（1）會計年度—類別—保管期限.把所有的文件按照時間區分（年度），同一年的文件再按照文件類別分開，每個類別的文件再按照保管時限的長短順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.一年的會計文件按要求排列好之后再統一編好編號，做出文件目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數量較多的單位.（2）類別—會計年度—保管期限.把全部會計檔案按財務報告、會計賬簿、會計憑證等類別分開，每個類別下面的文件再按照時間區分（年度），同一年的文件再按照保存時限長短按順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.每類的文件必須按要求編寫流水號，把每個類別的文件編寫出各自的目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數量較少的單位.以上分類方法只能采用一種，不能頻繁更換.
2.3.6 編制會計檔案案卷目錄
會計檔案案卷目錄是會計檔案的基本檢索工具.案卷目錄的著錄項目有：案卷號、類別、題名、起止年月、頁數、保管期限、存放地點、備注.編制時要著錄項目齊全，字跡清晰.案卷目錄一式兩套，會計機構保存一套，移交會計檔案時隨檔案移交檔案機構一套.
2.4 會計檔案的鑒定、銷毀
2.4.1 會計檔案的鑒定
會計檔案鑒定的標準是《會計檔案保管期限表》，是財政部和國家檔案局共同制定的.會計檔案鑒定工作主要是：（1）會計機構在整理會計檔案，進行會計核算專業材料組卷時，明確檔案的保存時限.（2）針對到保存時限的文件，需要重新進行審查，明確是繼續保存還是銷毀.需要由相關部門提出建議，再同管理部門進行協調.
2.4.2 會計文件的銷毀
按照我國有關法律規定（比如《會計檔案管理辦法》、《會計檔案保管期限表》等），會計文件保存時間到期后需要對文件進行銷毀時，要有保存部門提出建議，連同其他有關部門審查復合.
部分特殊會計檔案：如涉及未結清債權債務的原始憑證；涉及產權及工資發放的原始憑證；處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證；項目建設期間的基建會計檔案；涉及外事的原始憑證等，即使檔案保管期限已滿，也不得銷毀.確需銷毀的會計檔案，編制會計檔案銷毀清冊，認真填寫，并單位負責人簽署意見.檔案部門和會計部門需要一同派出專門人員檢查銷毀工作，銷毀文件前需要再次清點文件，工作完成后要在清冊上面簽字.
參考文獻：
