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檔案管理步驟范文1
關鍵詞：電子檔案管理系統；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發；檔案接收
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
傳統檔案業務的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理。由于不能充分發揮電子文件的優勢，造成手工勞動量大，操作程序復雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃氣集團公司信息化的發展，統一各個下屬單位檔案管理規范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。
系統的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進行檔案整理和入庫維護。這部分功能主要由系統中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結構和各個子模塊的工作原理。
1 總體功能結構圖
“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。
檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中，以達到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標是實現油氣勘探開發類檔案的匯交和分發。圖1是收集整理模塊的總體功能結構圖。
2 檔案歸檔
檔案歸檔包含預歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。
2.1 各個子模塊任務
2.1.1 預歸檔
1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進行錄入、編輯、提交；
2）歸檔部門領導審核；
3）檔案管理部門領導審核；
2.1.2 歸檔整理
1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；
2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；
2.1.3 檔案整理
檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結；
2.2 檔案歸檔流程步驟
如圖2，系統提供四種歸檔流程，可由各單位根據本單位業務情況選擇使用。
2.2.1 標準流程歸檔
對應上圖的全部五個步驟12345。
2.2.2 直接歸檔
歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。
2.2.3 檔案部門審核
對應標準歸檔流程去掉第二步，即1345。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
2.2.4 歸檔部門審核
對應標準歸檔流程去掉第三步，即1245。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
3 檔案上交
檔案上交分為檔案匯交、檔案分發、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標匯交單位（如勘探開發研究院）。如圖4，由檔案產生部門將檔案分發到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統的收集整理模塊中，進行編輯和存檔。
4 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進了企業的減員增效?！半娮游募葰w檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門?？绮块T、跨地區的不同單位間檔案的匯交、分發和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設置嚴格遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》規定的檔案基礎業務規范和檔案信息化規范。系統統一了中石油各個下屬單位檔案管理規范，將成為中石油集團公司檔案管理平臺和共享知識中心。
參考文獻：
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檔案管理步驟范文2
一、當前我國檔案管理面臨著的難點問題
（一）檔案管理流程的不明確
檔案從收集一直到錄入檔案，這中間需要的步驟是相當多的，而這些步驟的處理，對于今后檔案的使用率以及利用率存在著很大的影響。而就目前的檔案管理來說，存在著流程不清楚的情況，從檔案資料的收集，到檔案資料的整理，到檔案的堅定，再到檔案的保管與管理以及檢索工作的建立，最后到檔案的標引。這些繁瑣的工作是不可缺少的，也是能夠幫助檔案管理建立流程的過程。但是當前檔案的管理流程的不明確，在檔案的整理過程中僅僅重視檔案資料的收集等等一些重要的步驟，未能對一些小細節的重視，檔案的管理工作也未能夠深入的開展，最終也將影響到檔案資料的使用價值。
（二）檔案管理人員的重視程度不夠
就目前來說，檔案的管理需要的更多的是專業人員能夠對相應的資料進行科學的整理。二就目前來說，檔案人員管理首先在思想上的不重視，會造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著障礙的。而在另一方面，檔案管理人員重視不夠也體現在專業素質上，為具備較高的專業素質，未能夠對檔案資料的管理提供專業的檔案的管理能力，從而保證檔案的管理的有效性。一方面是思想上的不重視，另一方面是專業能力未能夠達到時代的要求，這兩者情況的出現，都影響了檔案資料的最后作用的正常的發揮。
（三）檔案管理方式的簡單化
隨著經濟的不斷發展，各個組織之間的各項活動逐漸增多，所形成的檔案資料是相當多的，而這對于檔案管理的壓力是相當大的。所以說，采用科學化的管理的方式，對于檔案資料的管理是相當有意義的。其實就目前來說，很多地方的而管理方式未能具備實現計算機管理的條件。很多檔案管理仍舊是采用人工歸檔的方式，這樣的檔案管理，影響了檔案管理的有效性，在一定程度上影響了基礎檔案的工作效率。同時依靠人工進行的檔案管理，對于檔案的編排以及最后的查找都形成了一定的阻礙。并且此時他們的檔案管理僅僅停留在保證資料的完整性上，已經忽視了檔案其他的參考價值。
二、提高我國檔案管理的解決措施
（一）進一步完善檔案工作的制度建設
對于檔案工作的管理，首先應該建立明確的制度流程，保證檔案從收集到最后的錄入檔案，能夠有一個流程制度，去保證工作的的順利進行。而在這其中，需要從業人員具備專業的素質，能夠對當前的工作流程了然于胸，從資料的收集、保管、鑒定等流程制定相應的工作標準流程規范。與此同時還應該加強，檔案工作的校核力度，這樣能夠保證檔案資料的正確性。而一旦出現資料的錯誤，也能夠及時的挽救，從而保證了資料的有效性。當然要在這個過程中，仍舊是需要一定的監督機制的。因為這是檔案管理工作出現問題追責機制的基礎，也能夠更好去規避在檔案管理中可能出現的問題。
（二）不斷提升檔案管理人員的專業素養
隨著計算機技術的不斷發展，越來越多的管理方式受到了計算機技術的影響，當然了，檔案管理工作也不例外。就目前來說，我們需要通過培訓以及資料的宣導等多種方式去幫助檔案管理人員去建立一個高效的、專業的檔案管理素養，提升他們的檔案管理技能。首先，要讓他們從思想上重視檔案管理工作，檔案的管理不僅僅是簡單的資料的保存，其中還是需要其他很多的方面的，比方說資料的查閱、資料的總結等等，都是需要檔案管理從中發揮作用的。在思想上的重視，接下來便是需要提升從業人員的專業素質，可以通過日常工作的總結，還有一些先進經驗的學習。
（三）加快檔案管理工作的現代化
計算機技術的使用，能夠更好的幫助我們進行檔案的管理，不斷提升檔案管理工作的效率。提高檔案管理工作的效率，需要加快檔案管理工作的現代化，應該積極推行以及使用各類新型計算機信息技術，幫助在重新組合案卷、統一分類號、規范檔案等方面的作用，同時建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。
檔案管理步驟范文3
1 傳統會計檔案特點
傳統會計檔案主要以紙質形式呈現，進行會計數據的記錄、核算和管理，一般包括會計憑證、賬簿、會計報表等會計核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運營情況。 傳統檔案材料對真實性、可靠性、時序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計檔案使用人員第一時間了解和掌握會計財務信息，是會計部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統會計檔案本身也存在著缺點與不足，具體表現為紙質形式檔案在時間和空間上局限性大，查閱時受時空影響，導致使用者無法在第一時間在任意地點查閱會計檔案； 而且傳統會計檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時間順序管理，還要注意防止紙質資料遭受破壞，耗費大量的人力、物力和財力。
2 電算化會計檔案特點
電算化會計檔案是由當前網絡信息技術的發展催生的，具有高效性和實時性，科技程度高，對會計人員的職業水平和電腦技術水平要求高。電算化會計檔案不僅存有原有會計檔案的相關內容，同時還涵蓋相應的存儲系統軟件、財務會計文檔與會計程序內容。電算化會計檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質進行數據備份， 存儲環境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計檔案可以通過計算機和軟件系統進行瀏覽傳輸，進行簡便快捷的數據分析，利于管理者掌握單位運營狀況、制定決策，且不受時空限制。電算化會計檔案在安全系數方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數據進行存儲，并在依據相應技術方式的前提下對數據展開修改，且相關人員能夠通過網絡對會計檔案進行復制、瀏覽、修改、銷毀等，導致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計檔案要求必須具備高強度的防火墻系統，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 傳統會計檔案與電算化會計檔案管理比較
3.1 會計檔案的形成
傳統會計檔案與電算化會計檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現方面多是會計檔案的構成辦法與步驟內容。會計檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統會計檔案主要通過會計人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計檔案的形成主要通過計算機和會計管理軟件系統，由會計人員錄入財會信息，最終保存下來，形成會計檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質區別。 在形成步驟方面，傳統會計檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報表， 所有這些表格即構成會計檔案。 電算化會計檔案的形成采用集中處理方法，通過會計軟件系統輸入、輸出、存儲、備份數據，四個步驟環環相扣，輸入數據即將原始憑證錄入系統， 輸出數據就是將系統錄入的數據進行打印，存儲數據將數據保存到存儲介質上，備份數據則定期將數據復制存放，保障信息安全。
3.2 會計檔案的歸納
因為會計檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進行歸納時同樣會使用或出現不同的內容。傳統會計檔案歸檔時將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等歸納整理，而電算化會計檔案歸納管理時除了將打印的上述紙質材料歸檔外， 還需要對系統核算的軟件、硬件材料進行歸納。 首先要對軟件的質量進行把關，不合格者進行重置或維護處理，防止軟件問題導致數據丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統的開發資料和維護資料。 開發資料指系統開發中的系統說明書、程序設計資料、測試報告、手冊等，有助于系統地理解和運用，維護資料則涉及維護指南、規劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數據信息的磁盤、光盤等介質進行電子標示和設置外部標簽，按時間順序歸檔，防止出現混亂，影響會計檔案管理質量。
3.3 會計檔案的管理方式
傳統會計檔案管理方式主要人工管理紙質材料的收集、整理和儲存，管理時需要注意檔案的時間順序，分類分時排列，同時關注儲存環境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會計檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計算機和存儲設備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時不僅要注意設備問題， 還要提防網絡病毒和黑客等網絡犯罪手段，一旦出現此類問題，財務信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應定時查毒、殺毒，保障檔案的安全性。
4 結束語
總之，信息技術的進步推動了會計電算化技術的產生和發展，會計電算化檔案管理逐漸取代了傳統紙質化會計檔案管理。傳統會計檔案和電算化會計檔案特點鮮明，前者簡明直觀，時空性差；后者實時性好，管理難度高。 二者在會計檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計檔案管理工作的順利進行。
參考文獻
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檔案管理步驟范文4
【關鍵詞】企業檔案管理；升級；問題
1.前言
國務院出臺《關于加強工業企業管理若干問題的決定》后，企業升級已成為必然趨勢，既是提升企業素質的關鍵環節，也是對企業的工作進行全面衡量的重要標志。企業升級并不是單純的自我升級即可，還要做到檔案管理與之同步升級，以下，針對企業檔案管理升級的問題進行相關探討。
2.檔案管理升級的地位問題
在對檔案管理進行升級時，必須認識并處理好企業升級與檔案升級的關系。檔案管理升級與企業升級從范圍看，企業升級要包括檔案管理升級，但同時，企業升級與檔案管理升級在目標上卻是一致的，都是為了改變企業目前較為落后的管理狀況，全面提升企業的素質。因為對檔案管理工作的認識不足，企業中的檔案工作發展較為遲緩，針對此因素，在對企業中的檔案管理升級時，通常會出現兩種錯誤的觀點：一是將企業升級和檔案管理升級的關系相互對立，忽視檔案管理升級，認為只要企業升級成功就可代表一切，檔案管理升級不會對大局產生影響；二是將企業升級和檔案管理升級擺在同一條水平線上或是把檔案升級當做主流，企業升級的前提是必須將檔案管理進行升級[1]。以上兩種觀點其實都是錯誤的，應該及時予以糾正。站在企業領導的角度看，企業升級是核心，在對企業進行升級時應對檔案管理升級工作予以高度重視，切實抓好并落實，使之成為企業升級的推動力；站在檔案部門的角度看，必須嚴格做好檔案升級工作，緊跟企業升級的步伐，為企業發展提供幫助。企業是否成功升級，其考核指標主要包括三項，即經濟效益、物質消耗和產品質量。而檔案管理是一種基礎性工作，可對企業管理工作的好壞進行綜合評價，當出現較大的差異性時，應及時予以調整后再升級。檔案管理升級與企業升級的地位需要有一個明確的認識，只有對兩者的地位有一個基本的正確認識，升級工作才能順利進行。
3.檔案管理升級的標準問題
在對檔案管理升級時需要清楚兩個問題，一是檔案管理檔次升級的同步問題，二是檔案升級的檔次問題。檔案管理升級與企業升級是否一定要同步，不能單從理論上推斷，而應該根據實際做出定論。我國目前的檔案管理現狀是，國營與二輕企業較好，其創辦時間早，有一定的檔案管理基礎，部門工業與鄉鎮企業相對較差，其創建時間短，檔案管理尚未形成或成熟。因企業內部的因素影響，要完全做到企業升級與檔案升級的檔次同步并不可行，應該考慮到企業的實際情況，在對各級檔案管理升級標準的堅持下，努力提升檔案升級檔次，但最低要求必須達到縣級或市級對檔案管理的標準，不可為了升級而隨意放寬標準。檔案管理升級的檔次一般為四類，即地、市級，省級和國家一、二級。這四種檔次標準囊括的范圍過大，與企業的實際發展并不相符合，應將檔次標準的范圍制定更為具體，如建立縣（市）級檔案升級試行標準，合格即可發證，讓企業在進行升級時的壓力不會過高。對于部分已經達到地、市或省級的升級標準的企業，可經縣（市）予以上報在檢驗后予以發證。調整檔案管理升級檔次的設置，可以更有效的督促企業的升級，符合企業的實際情況，較容易得到升級企業與工業部門的接受。
4.檔案管理升級的程序問題
企業的檔案管理升級程序通常分為五個步驟：①對企業在管理方面的工作現狀予以分析，對企業各方面的情況有所了解；②認真學習檔案管理升級的相關知識，對升級的標準進行掌握；③依據升級標準進行自我檢查，積極行動，發現問題及時解決；④當升級情況已達到規定的標準后，將“企業檔案管理升級登記表”填好并整理好各項升級工作材料，向檔案部門和主管局進行申請等待驗收；⑤通過相關部門的審評和驗收后，符合達標要求即可獲得“企業檔案管理合格證”。一般來講，檔案管理升級驗收要早于企業升級驗收，此種做法可在一定程度上減少企業升級驗收的難度。部分企業因企業內部發展因素影響，檔案管理升級工作無法及時完成，亦可適當地將之置于企業升級后，但時間不可拖沓過久，以免使企業升級與檔案升級形成脫節現象。在對檔案管理升級的驗收時，應注意兩個方面的問題，一是綜合檔案室和分室在管理上的問題，二是檔案管理人員兼職和專職的問題。我國企業目前在管理上通常分為兩種形式，一是綜合檔案室，即把企業所有檔案歸納集中存放；二是分室管理，即將檔案分開歸類，既有統計、會計檔案室，又有文書、科技檔案室。這兩種檔案管理形式在目前仍多采用分室管理。此兩種管理方式在形式上雖有差別，但事實上并沒有優劣之分，所以在對企業檔案管理升級進行審評時，不可單憑檔案管理形式予以評判。區分檔案管理人員是兼職還是專職，應根據企業規模的大小及檔案管理任務的繁簡來區別，企業檔案管理人員是設置兼職還是專職，要以企業的需求為主，不一定硬性規定企業要配備檔案管理的專職人員，只要能適應企業檔案管理工作即可[2]。
5.企業部門與檔案部門的配合問題
企業升級與檔案管理升級沒有必然的直接聯系，所以企業升級時經常會忽略掉檔案管理升級。針對此種行為，縣（市）級檔案行政管理部門應主動做好以下四點：①依據企業檔案管理升級標準，及時傳達并督促企業做好檔案管理升級工作；②對升級企業的狀況要有所了解，在掌握企業檔案管理現狀后再進行針對性指導；③召開會議，對檔案管理升級工作進行規劃部署；④對檔案管理升級文件進行制定與轉發，保證升級企業有依據的進行相關升級。除了檔案行政管理部門之外，工業主管局與經委亦需做到以下四點：①重視檔案管理升級工作，升級企業應將之納入基礎升級工作中，做好統籌規劃，制定全面升級計劃；②設專人負責企業升級工作，抓好升級企業在各方面的落實情況；③要與升級企業及時進行溝通，當有關文件出現變化時要及時告之，以免因信息閉塞而出現誤區；④要與升級企業共同進行監督、檢查，指導升級企業的工作并做最后的驗收。企業檔案管理升級后，經驗收合格應由檔案局與縣（市）企業管理領導小組聯合進行頒發。
6.結語
綜上所述，要想成功升級企業，順利做好企業升級工作，必須做好企業檔案管理升級工作。升級企業應注重檔案管理的升級問題，以企業升級的相關文件作為標準，制定好升級計劃，規劃好步驟，將檔案部門和企業主管部門進行密切配合，把檔案升級工作進一步貫徹落實，提高檔案管理工作的影響力，轉變“重生產、輕管理”的傳統觀念，將企業檔案部門與其他主管部門管理均予以足夠重視。針對我國企業檔案管理升級中出現的問題應及時進行分析探討，進一步推動企業檔案管理升級工作的順利開展。參考文獻
檔案管理步驟范文5
關鍵詞：自來水公司；檔案管理；問題；措施
1 對于自來水公司檔案管理的現狀的分析
自來水總公司主要經營供水業務，承擔著為城市居民供給自來水的重要任務，為城市經濟的發展提供著重要的供水保障。由于業務量巨大，要求自來水公司能對自己的業務有效地進行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。
2 當前自來水總公司檔案管理存在的主要問題
2.1 檔案資料信息缺乏全面性
檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。
2.2 檔案管理信息化水平亟待進一步發展，缺少統一管理
自來水公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。
3 如何進一步提高自來水公司檔案管理水平
3.1 加強對自來水公司檔案管理工作的重視程度
自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。
3.2 提高檔案管理信息化水平
信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。
3.3 提高檔案管理的使用效率
隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。
3.4 加強自來水公司的檔案安全管理
由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。
4 結語
隨著時代的不斷發展，檔案管理工作也應當跟上時展要求，進一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個新的臺階，提高檔案管理的使用效率，加強自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代自來水公司檔案人所努力的方向。
參考文獻
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檔案管理步驟范文6
【關鍵詞】信貸檔案；風險防控；管理工作
信貸檔案管理是一項相當基礎的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構就能夠通過信貸檔案中所收集到的關于貸款客戶經營情況、盈利能力等的相關資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據貸款人的資料顯示其信譽和資產方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構及時發現不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數據。
一、信貸檔案管理的現狀
信貸檔案對于金融機構來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關人員認識不夠。一些金融機構的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發得出去，收得回來，那就已經足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構對于信貸業務的發展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹的基礎上。但是有的金融機構對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現了很多的問題。一部分問題體現在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產生不必要的麻煩。也有一部分問題體現在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態度不夠認真或者是缺乏相關經驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續性，也會給日后的信貸檔案調用產生不利的影響，當發生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現象，還可能會產生資產不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環境相對比較差，出現潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調用這些資料的時候就會發現因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。
二、加強信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關的工作人員提高綜合素質，明確責任，同時還要規范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責任，統一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規范每一個相關工作人員的行為，明確責任，統一認識，對所有的信貸員加強組織領導。信貸檔案相關工作領導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規行為的出現，只有在思想上統一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強培訓，提高素質。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業務水平，所以金融機構要做好對工作人員的培訓工作，培養出一個高素質的信貸檔案隊伍。相關工作人員要認真學習《檔案法》等相關法令法規，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業務水平，可以對相關工作人員進行日常業務考核，并設立適當的獎懲措施，對于一些工作態度差，業務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業務水平。
（三）嚴格管理，規范步驟。各金融機構要規范每一個工作步驟，及時收集和登記相關數據，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規定的步驟執行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構可以逐步改變傳統的信貸檔案管理模式，采用信息聯網等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設置各種權限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結論
加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構來說是十分重要的，相關工作人員應該端正自己的工作態度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩定，促進可持續的發展。
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