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檔案的現代化管理范文1
檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。
二、檔案管理現代化的意義和作用
1.檔案管理現代化適應時代的發展要求。作為社會信息產業的重要做成部分，檔案部門必須采取現代化管理技術和手段，在檔案數字化、網絡化、智能化方面下工夫，滿足社會各界對檔案工作的需求，使檔案嘻嘻轉化為推動社會前進的動力，服務于當今的信息時代。否則，檔案共作就不能適應時代的發展要求，也就不能再信息時代中發揮作用。
2.檔案管理現代化有利于檔案事業的持續發展。檔案事業的可持續發展是人類發展的重要組成部分，它取決于人類可持續發展的總體水平，又以有價值的檔案信息服務于人類整個可持續發展本身。從我國檔案事業發展來看，檔案事業的主題制約著檔案事業繼續發展。因此，如果不運用先進的科學設備和技術手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內其他部門的模式和經驗進行現代化管理，實現跨越式發展，就可能造成檔案事業全面滯后于社會的發展。
3.檔案管理現代化有利于檔案事業與國民經濟、社會協調發展。檔案事業是國民經濟、社會發展比不可少的環節，其發展要受到整個社會和各個環節的制約，并對整個社會和各個環節產生了一定的影響。改革開放以來，我國的現代化建設、國民經濟和社會各部門的建設等都得到了很快的發展和進步，作為與現代化建設和社會各項事業系統發展的檔案事業，要進一步加強檔案管理現代化建設，使檔案工作更好的適應社會的發展。
三、檔案現代化管理的基本條件
檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統的手工管理方法，在新的形勢下產生了一系列問題，檔案管理的現代化已成為一種必然趨勢。
檔案現代化管理需要達到以下的幾個基本條件：
1.科學的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協調銜接工作。
2.數據準備，具體包括檔案著錄標引工作、檔案標準化工作。
3.設備技術條件，一是要選擇適用的計算機技術裝置，二是檔案現代化管理專業人員的配備。
四、目前檔案管理中的問題
1.檔案收集整理工作不夠規范
目前，一些單位依然沒有配備專門的檔案管理人員或者臨時抽調人員管理檔案，導致了單位在檔案管理上較為混亂。如，檔案管理錯誤較多，管理較為混亂等。另外，有相當多的單位依然沒有健全檔案管理監督檢查及業務指導的體制，造成了單位在檔案管理方面依然不夠嚴格，不夠規范。
2.檔案管理方式落后。一些單位在檔案管理方面依然采用過去那種落后的管理方式，管理質量和效率較為低下，也不能最大限度地發揮檔案資料應有的作用和價值。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就缺乏高度的工作責任感，良好的職業操守，辦事縝密的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，導致了單位在檔案管理的模式、方法以及體制方面較為滯后。
3.檔案管理作用發揮不夠。在一些單位，由于其檔案管理較為混亂，加之所收集到的檔案資料不夠全面、整理歸檔也不夠規范，必然造成了單位的檔案管理工作與其他中心業務相互脫節，根本不能充分發揮檔案管理應有的作用和功能，在一定程度上影響制約了單位檔案管理的全面快速健康發展。
五、加強檔案現代化管理工作的措施
1.樹立檔案管理創新理念，培養檔案管理創新人才。檔案管理的創新，就是適應知識經濟不斷發展的新要求，對原有的檔案管理工作進行具有創造性變革和完善。實現檔案管理創新化，首先，檔案管理者應具有檔案管理創新理念。不斷轉變觀念、明確工作重點、調整思路、打破常規、開拓創新、與時俱進，才能促進檔案事業的發展。確立資源優勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，樹立長遠超前意識，研究新形勢下檔案工作新規律、新特點和社會對檔案工作的新需求、新要求，努力實現檔案工作在理論、體制和機制上的創新。其次，注重培養檔案管理人才創新意識。培養檔案專業創新人才就是要使之具有創新意識、創新思維、創新能力。在檔案管理不僅要成為“專才”，還要成為“通才”，因為在知識經濟時代檔案工作很多問題的解決已不可能僅靠檔案專業知識即能完成的，許多新興學科本身就涉及了多學科綜合知識，所以保有培養能夠持續、健康發展的具有綜合素質、適應社會需求的“?！薄ⅰ巴ā奔娌⒌娜瞬挪拍苓m應不斷變化和發展的科學技術和社會需要。
檔案的現代化管理范文2
關鍵詞：音像檔案；現代化；優化管理
隨著時代的發展，檔案管理的技術手段也在不斷發展中，這項文化事業的建設是保證我國社會進一步前進的重要手段。而在檔案管理中，不可或缺的一部分就是音像檔案的管理，對于音像檔案管理中的重點與難點我們應該加以重視，在優化檔案管理的進程中將其中存在的問題予以解決，促進檔案管理事業的發展。值得注意的是，音像檔案的管理與紙質檔案的管理有所不用，因此在管理時的側重點也存在一定差異，如果沒有認清這一事實將會在工作中產生偏差。
1 音像檔案管理現代化發展的重要意義
我們將檔案進行存儲，更主要的意義是將這份珍貴的資源留給我們的子孫后代，讓其了解過去發生的事件。所以建立完善的檔案管理體系，能夠在巨大的時代變遷下，充分保留住珍貴的資源。而在檔案管理中最為寶貴的應該是音像檔案，隨著社會的發展，其數量以及質量都出現了不同程度的減少，如果不加以進行科學化的管理，將會造成大量珍貴圖像影音的流失，因此我們應該將這項工作重視起來。
除了對檔案本身的存儲外，檔案管理更加重要的意義在于對其內部信息的運用。但是如果不具備完整的檔案，那么又談何而來應用呢？無論是對于相關工作者來說，還是對于檔案本身，其管理工作都是一項意義深遠的挑戰，只用通過科學化的管理手段，才能優化管理方式，促進音像檔案的管理朝著現代化的方向前進。當前的管理工作者應該根據現代化的發展目標進行音像檔案的管理工作。
2 檔案管理工作發展的必然趨勢
隨著音像檔案的管理工作進一步深入，逐漸凸顯出一些以前不曾出現過的問題亟需我們解決。例如，音像檔案隨著社會的發展出現數量上的變化；新形式的儲存方式越來越深入人們的生活；使用何種方式將音像檔案應用在社會工作中，使其成為一種媒介而不是放置在檔案館的“老古董”；缺少行使有效的管理手段取代傳統的管理方式。就上述問題的出現，我們有必要深入了解音像檔案的管理工作，從而找到解決辦法，在現代化的建設中找到一條新出路。
我國各個時期的珍貴歷史資料都是通過檔案的形式得以保存下來的。我們的子孫后代要想了解這一時期的歷史都需要依靠檔案提供的資料。除此之外，檔案管理有利于我國現代化的發展，是各項工作順利開展的前提，有效的管理好檔案，還能在一定程度上獲得經濟以及社會收益。社會的發展必然帶動現代化科學技術的進步，但是對于檔案的管理工作具有兩方面的影響。一方面是音像資料數量上的增加，另一方面則是在處理檔案的技術方面逐漸完善，有利于音像檔案的引進與運用。
3 加強音像檔案現代化的優化管理
音像檔案在檔案整體發展中占有非常重要的地位，對音像檔案的管理措施隨著社會的進步在不斷地發展，但是在其管理和應用過程中，仍存在著一些問題，因此，加強音像檔案現代化管理的優化，必須通過科學的適時的手段進行，以保證其方法能夠滿足現代社會發展對音像檔案管理和應用的需要?，F就堅強印象檔案現代化的優化管理措施進行探討，主要有以下三個方面：
3.1 優化管理思想
多媒體技術在音像檔案管理中具有較大的優勢。這一技術是通過人們的視覺以及聽覺對相關信息進行接收，在為人們帶來全新體驗的同時，還是一種世界化的潮流趨勢，并在潛移默化中不斷改變著人們的生活以及工作方式。將多媒體技術應用在現代化的檔案管理中，可以有效地改變傳統的管理方式帶來的不便之處，在變革中進行技術的創新還更加有利于人們的接受，總而言之，運用多媒體技術不僅方便了音像檔案的管理，同時對于文書檔案、專門檔案等多種類型的檔案都具有積極影響，減少了儲存檔案的步驟，從而對一些珍貴資料的原件起到了保護作用，也可以利用多媒體技術對破損的資料進行修復，最終保證了檔案信息管理能力的提升，促進檔案管理事業的蓬勃發展。
3.2 優化管理設施
第一，建好音像資料數據庫。一般來說，能夠納入音像資料數據庫的內容，各級政府、黨委召開的重要會議或由各級部門主辦的有特色的會議、活動所形成的音像材料，包括會場、會標、主席團成員、主持人、發言人、集體合影等；發生或參與處理的自然災害、重大事故、重大事件所形成的音像材料。第二，建好音像資料檔案館。音像資料檔案館是隨著網絡技術、數據庫技術、多媒體技術的發展而產生的一項新事物。加強音像資料檔案館的建設，目的是實現音像資料資源互補和共享，提高館藏利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題，有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝著有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會各方面的需要。
3.3 優化管理技術
第一，推進音像資料數據化建設。計算機對音像資料的處理技術，最初只是用于信息的檢索。隨著音像資料數據數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展，為檔案信息數字化提供了技術手段和可能。利用這些技術可以“捕捉”任何現存的包括照片、紙張等非常容易毀壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式，妥善地保存起來。第二，規范音像資料歸檔管理技術標準。音像資料歸檔與管理必須依照相關法規和技術標準，納入科學化、法制化的軌道。檔案部門要參與和指導音像資料的形成、辦理、收集和歸檔等各環節。第三，開發大眾化音像資料查詢系統。音像資料檢索技術雖然很復雜，但是要在操作上實現簡便易行，即使完全不懂計算機的用戶，也能通過屏幕模擬按鍵進行操作，使人們以樂于接受的方式獲得所需信息。面對現代化科技和文化的發展，對音像檔案的存儲需要以現代化科技為基礎，結合現代管理理念，實現音像檔案的科學存儲和管理，使對其質量的保證和應用的便利兩方面都向現代化和科技化方向發展。
結束語
檔案管理從根本上說就是記錄歷史信息的一種途徑，在記錄中結合圖片、影音等載體綜合性的將這些信息儲存在一起，從而在這一過程中實現檔案管理的意義。本文主要介紹了音像檔案管理的相關信息，對其如何在現代化的環境中加以應用作了進一步闡釋，有利于檔案管理事業的發展，是人類進步的體現。
參考文獻
[1]楊曉紅.媒資操作平臺下音像檔案的管理問題[J].辦公室業務，2013（18）：264.
檔案的現代化管理范文3
[關鍵詞]檔案管理；現代化；討論
中圖分類號：G327 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）29-0209-01
檔案管理工作是一項非常重要的管理內容，其在企業的發展過程中發揮著非常重要的作用，在傳統的檔案管理模式的基礎上，應用現代化的管理方法及管理模式實現檔案管理工作的現代化，是時展的必然需求，同時是檔案行業實現自身的突破與發展的需要，本文就主要對檔案管理的現代化進行簡單分析探討。
一、 檔案管理現代化的意義
隨著社會經濟的發展，各項技術都取得了進步與發展，各個行業都在科技的帶動下取得了一定的突破與進展，新時期發展背景下，檔案管理行業想要實現科學、高效的發展，就需要在時展過程中，不斷的完善自己，實現現代化發展，這樣才能保證在激烈的市場競爭中保持較強的競爭力水平，同時，檔案管理工作實現現代化發展也是時展的需求，現代社會中各個行業都在高科技水平下快速發展，如果檔案管理行業不能實現自身管理模式及管理方法的轉變，積極應用現代化的管理方式，那么其就難以跟上時代的發展腳步，容易與時代的發展脫軌，難以實現良好的發展前景，由此可見，現代社會中，實現檔案管理工作的現代化是非常必要的。
二、 檔案管理現代化的主要內容
檔案管理現代化是一個動態的、發展的、相對的概念，社會發展過程中，不同時期，對于檔案管理現代化的內容要求具有一定的差別，現代社會的檔案管理，從內容上來講，主要包括這樣幾方面的內容：檔案管理標準化、檔案管理手段的現代化、檔案保護的現代化、檔案資源的信息化，下面就對這幾方面的內容進行簡單分析。
1、 檔案管理的標準化
檔案管理工作中，要想實現現代化管理，其基礎就是要實現其管理工作的標準化，這主要是由于在檔案現代化管理工作中，要建立在廣泛協作、嚴密分工、先進技術的基礎之上，在實際的檔案管理工作中，要想實現其標準化的管理，應該根據實際的管理需求，制定出嚴格的標準與規范，并要在實際工作中積極貫徹相關的標準與規范，使得相關的分工協作及技術應用能夠遵循統一的標準與依據，最終實現檔案管理工作中各相工作的有機聯系與統一，并在相關的管理模式之下取得較好的經濟效益。
2、 檔案管理手段的現代化
要想實現檔案管理工作的現代化，就需要在現有基礎上，應用各種有效的現代化管理手段，這主要包含理論手段與技術手段兩方面的內容，首先對其現代化的理論手段進行簡單分析，這主要是指實現檔案管理方法理論的現代化以及其應用層面的現代化，在檔案管理過程中，要積極的學習與借鑒已經發展成熟的現代化管理方法及管理理論，并結合自身的檔案管理需求，在檔案管理實踐中不斷的提升自己，最終形成具有自身特色的檔案管理現代化理論體系。另一方面，要積極的將現代化先進技術手段應用于檔案管理工作中，在實際的檔案管理現代化實踐中，要能夠積極應用現代社會中的先進技術設備、技術手段及技術成果，最終高效、全面的實現檔案管理的自動化與專業化。
3、 檔案保護的現代化
傳統概念上的檔案保護現代化通常指的是：實現檔案載體保管保護、檔案管理設施、檔案庫房等的現代化，隨著各種先進科學技術的快速發展與廣泛應用，現代化信息技術及新型存儲介質快速發展，檔案信息的載體也表現出多樣化的發展趨勢，聲像檔案、電子檔案、機讀檔案等信息的檔案載體不斷應用于檔案信息管理工作中，與傳統的檔案信息存儲方式相比，新型檔案載體在檔案信息的記錄與存儲工作中，更加的高效、全面與方便，這也對檔案保護現代化提出了更高的要求，相關的檔案管理部門應該在現有技術上，對新型檔案的存儲及管理方式進行深入的研究，應用各種有效的保護方式，實現檔案保護的現代化。
4、 檔案資源的信息化
現代社會已經步入信息化時代，在這種大的時代背景之下，各行各業的發展都開始以信息化發展作為主導，先進的信息化技術在社會及國民經濟的發展過程中取得了越來越廣泛的應用，檔案管理工作中，應用各種高科技信息技術，實現其信息化發展是非常必要的，這就需要在實際的檔案管理工作中，應用科技化的手段對檔案管理程序及相關的檔案資源進行信息系統加工，使其能夠在計算機網絡中實現整體的傳輸與運轉，最終能夠有效的實現檔案管理資源的開發利用與合理配置，這對于檔案信息資源共享程度的提升具有非常重要的作用。
三、 檔案管理現代化的相關要求
1、 加強檔案館基礎工作的管理
檔案館基礎工作的有效管理是實現檔案管理現代化的基礎條件與基本保障，這就需要在實際的管理工作中，依據檔案館的運行特點及實際需求，全面、細致的做好其各項基礎工作，這對于檔案管理現代化的順利開展具有積極的作用。
2、 實現檔案館管理的現代化
實現檔案館管理的現代化，首先需要實現其管理思想的現代化，這就需要在思想上改變檔案管理人員對于現代化概念的認識，并要要求所有管理人員以勇于改革、更新觀念、認清形勢的思想作風開展檔案管理工作，并要在實際的工作中不斷的探索新的管理途徑與管理模式。
3、 對不同內容、不同載體的材料進行妥善管理
現代社會中，檔案館中各種檔案信息的種類多種多樣，其材料載體也是多種多樣的，除了傳統的紙質檔案，還有磁盤、錄音磁帶、錄像帶、照片等各種不同種類、不同載體的檔案信息，這就需要相關的管理人員在實際的管理工作中，應用合適的管理方法，保證其管理水平的提升。
4、 實現管理手段及保管條件的現代化
在檔案現代化管理中，對于管理手段及保管條件具有較高的要求，這就需要在實際的管理工作中，對檔案庫房的溫濕度進行有效控制，并要保證檔案載體材料的微小化、現代化，并要能夠應用計算機等實現存儲信息的檢索，這對于檔案管理的現代化發展是非常必要的。
結束語
隨著社會市場經濟的發展，檔案管理工作中，實現其現代化發展是非常必要的，本文就主要對檔案管理現代化的意義、內容及相關要求進行了簡單分析，對于檔案管理的現代化發展具有一定的參考價值。
參考文獻
檔案的現代化管理范文4
1、科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業革命之后，是社會化大生產和專業分工的產物?？萍紮n案對于企業建設與發展具有重大的作用，特別是在進入現代化企業建設中，科技檔案在科研、生產、企業科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經濟價值。
2、對于一個企業來說，研發能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經驗，吸取大量的前人失敗教訓?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產力，在企業建設與發展中產生經濟效益。
3、當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產，應用于社會之中，勢必帶來社會生產力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發展，科技檔案信息化管理勢在必行。
二、檔案管理將實現無紙化、虛擬化
隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發，報告可以通過網上傳輸，這樣既簡化了文件收發過程中的手續，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯網，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。
三、檔案管理將實現縮微化、數字化
縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件?？s微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發展的必然趨勢。
四、檔案管理將實現信息化、網絡化
1、目前，從中央到地方，從機關到企業已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接入互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。
2、網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。
3、檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。
檔案的現代化管理范文5
[關鍵詞]檔案管理現代化；必要條件
實現檔案管理現代化不是一個獨立的行為和過程，檔案工作內部和外部的許多因素都對它們發生不同程度的影響。其中有些因素成為實現檔案管理現代化不可缺少的基礎條件。如果這些條件不具備或不成熟，全面實現檔案管理現代化就有困難。因此，實現檔案管理現代化，就必須全面關注各方面條件的發展，并在可能的范圍內積極創造條件，根據條件成熟情況，不失時機地推進檔案管理現代化的進程。
一、檔案管理現代化建設的外部條件
檔案管理現代化建設的外部條件可以分為幾個方面，即經濟條件、科技條件和社會檔案意識等方面。
第一，經濟條件。進行檔案管理現代化建設，首先涉及的是一個經費投入的問題。無論是采用現代化的技術設備，還是改善檔案庫房保管條件，都離不開資金，尤其是數字檔案館的建設，更是以經費的大量投入為前提的。然而，檔案部門是以國家或地方財政撥款為主要資金來源的，因此，檔案管理現代化很大程度上要受到國家和地方能夠提供的資金數量的制約。目前，我國各地檔案管理現代化的規模和進程表現得非常不平衡，東西差異很大，這事實上是各地經濟發展不平衡，進而對檔案現代化建設投入不一所造成的必然結果。
第二，科技條件。檔案管理現代化是以高科技手段為基礎的，因此，科技的發展也決定著檔案管理現代化的進程和水平。
第三，社會檔案意識。檔案意識是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀反映，也就是人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作的性質、地位和作用的認識。檔案意識，包括社會上對檔案和檔案工作的認識，也包括檔案工作者對檔案和檔案工作的認識。檔案意識對檔案管理現代化乃至檔案工作的發展起著主觀能動性的作用。事實證明，檔案工作水平高、檔案管理現代化進程快的地區或部門，都與該地區或部門的正確檔案意識占主導地位有直接的關系，即利用檔案意識強，重視檔案工作和檔案管理現代化建設，特別是與領導對檔案和檔案工作的重視程度有更大的關系。
二、檔案管理現代化建設的內部條件
（一）檔案管理業務和技術標準化
檔案工作領域中的“標準”，可以進行這樣的表述：以優化檔案工作為目的，以檔案工作實踐經驗和相應條件為基礎，對檔案工作中具有多樣性和相關性特征的事物所做的統一規定。它是通過充分協商，經過專門的程序，用特定的文件形式頒發的。因此，檔案管理業務和技術標準化，就是對檔案管理業務技術活動中具有多樣性、相關特征的重復事物制定和實行統一規定的過程。實行檔案業務技術標準化的必要性表現為三個方面：
第一，它能有效地提高檔案管理水平。檔案業務技術的標準化，實質上是按照檔案管理活動中的客觀規律，消除其中多余的、可替換的及低功能的形式和部分，使各項業務、技術的構成合理精煉，并使同類業務、技術在基本特征、功能形式上具有統一性、規范性、互換性，從而減少檔案管理的重復勞動和因不必要的多樣化而造成的混亂狀態，提高檔案管理水平，為檔案信息的開發與交流創造條件。
第二，它是檔案管理中運用現代化管理設備和技術手段的前提與基礎。計算機技術的應用是檔案管理現代化的中心，而計算機的高效率必須建立在檔案管理業務和技術標準化的基礎之上。對于雜亂無章、沒有定規的檔案業務，計算機是無法進行管理的。檔案存儲也需要建立統一的標準，否則在存儲系統的功能、存儲介質的質量、還原性閱讀、計算機檢索等方面會造成許多困難：要實現網絡化傳遞和交流，更需要標準化，沒有相應的設備標準和語言標準、通信標準，會使網絡的聯接大為復雜，甚至成為不可能。
第三，它是檔案事業的整體化趨勢，也是納入國家信息系統的重要條件。檔案信息系統已明確地成為國家信息系統的重要組成部分。在外部，則需要與圖書、情報等其他信息系統取得協作，才能使檔案信息系統具有開放性。檔案管理業務與技術標準化，正是檔案信息系統達到內部協調和外部協作的重要條件。
（二）檔案人員專業化
在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員專業化是不可缺少的重要條件。檔案工作的方針、政策要靠檔案工作人員來貫徹執行，檔案部門的職能要通過檔案工作人員的活動來實現，檔案工作的科學管理需要檔案工作人員來實施，現代化的檔案管理技術、設備也需要檔案工作人員來操作運用?？傊?，檔案工作人員是構成檔案工作的主體，檔案工作水平的提高，需要通過提高檔案工作人員本身的素質來實現。檔案工作人員專業化，意味著檔案工作人員一般需要具備以下素質：
一是政治素質。其中包括檔案工作人員的政治品德素質，即政治態度、政治品質和思想作風；檔案工作人員的職業道德素質，即要尊重檔案、尊重歷史，遵紀守法、嚴守機密，甘為人梯，熱心服務等，它是完成專業工作任務的保證；二是知識素質。檔案工作人員應該了解專業基礎知識、文史知識和計算機及有關的自然科學基礎知識。為此，檔案工作人員需要學習一些必要課程，諸如檔案學概論、檔案管理學、檔案保護技術學、文書學、檔案信息計算機處理、電子計算機技術、軟件技術、通信及網絡技術、辦公自動化等等。
（三）檔案管理行為科學化
檔案管理行為的科學化，主要體現在檔案工作組織管理的科學化方面，它是指按照檔案管理的客觀規律安排和協調一個檔案館（室）乃至一個國家的檔案工作，讓檔案管理的各個環節的質量和效率都得以不斷的提高。
檔案管理行為科學化既是檔案管理現代化的重要內容，更是其得以實現的重要條件。因為以信息處理為特征的檔案管理，是物化于各種機器設備之中的，特別是以計算機為核心的設備。因而從本質上來說，這是一個數學問題。因為到目前為止，機器執行的信息處理，絕大部分都可以看作是某種計算管理行為的科學化。但是數學化并不是要把管理行為歸結為幾個數學公式，而是要把檔案管理行為盡可能地總結為有條理的、按某種程式的過程，以便最終把管理行為編成機器系統能接受的程序。屬于管理行為的分析、決策等活動，最后也要由建立起來的數學模型來處理，若要建立檔案計算機管理系統，都應認真做好這項準備工作。
這項準備工作包括：檔案管理制度的健全，文件、表格、數據的標準化，日常管理活動的程序化，影響本部門管理內容的諸參數的確認，各類檔案信息享用范圍的確認等。
從我國目前的情況來看，全國的檔案事業具有規模大、層次多、結構復雜、聯系面廣等特點。一方面它作為國家信息系統的一個組成部分，需要與其他信息部門協調與配合；另一方面，它又以數以千計的檔案館和數以萬計的檔案室為其組成部分構成了一個整體，需要以各個部分的相互協調與配合來共同完成保管全國檔案和向社會提供檔案信息資源這一重任。一個具體的檔案館也是這樣，它不僅與社會各方面有著密切的聯系，而且其內部也存在著各環節、各部門之間的協作問題。對整體的統籌安排、統一指揮以及對各部分關系的有效協調等都是科學管理的重要內容。
檔案工作的現狀對組織管理活動提出了新的更高的要求，單純沿用以往的經驗管理方法和行政手段已無法與之相適應。以現代管理科學為指導，使管理思想、體制、方法、手段逐步科學化，是使管理活動適應現代檔案工作發展需要的必要條件。
科學的組織管理與先進技術設備的采用有著密切的關系。一方面，科學管理需要運用電子計算機等先進技術作為管理手段；另一方面，先進技術設備的運用又要以科學的組織管理為基礎。這不僅是因為技術與設備本身就存在著管理問題，更重要的是因為如果沒有對檔案工作的全面的科學的管理，再先進的技術設備也無法得到有效的運用。例如運用計算機進行檔案業務管理和組織管理，其前提條件就是要求這些管理活動自身程序化，并在管理活動中形成準確、完整的數據。計算機應用程序實際上就是對管理活動程序的模擬，完整準確的數據則是計算機進行邏輯運算、形成判斷結果的對象和數據。通過科學的組織管理活動，獲得必要的數據，并在系統分析和系統設計的基礎上提出合理的數據加工要求，才有可能編制出適用的計算機應用程序，電子計算機也才有可能在檔案管理中有效地發揮作用。
參考文獻：
檔案的現代化管理范文6
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
