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檔案管理的分類方法范文1
關鍵詞：檔案 管理 措施
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些思想認識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發展、科學發展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經費有限，大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設施不全。各單位檔案管理必備的硬件設施參差不齊，差異較大。個別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個人保管。個別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設備不配套現象，檔案材料霉變、蟲蛀時有發生。有的檔案室沒有必備的切刀、統一的檔案夾和裝訂設備，導致裝卷不規范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，必須按照要求進行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節工作順利進行。
1、全面普查案卷。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應對無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。各檔案室應從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求制定出適合本單位的著錄細則，提高基礎工作水平。
4、統一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據《中國檔案分類法》進行分類，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。
5、規范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學校工作的重要組成部分，它真實地記載著每一個時期的學校發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理現代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學校要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作，另一方面要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，
二是配備先進設備。 先進的設備是提高學校檔案管理水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學?；窘ㄔO的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備。應該配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學校要根據國家法律法規和有關檔案管理的文件規定，結合實際情況，制定出嚴謹的規范的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細操作、妥善保管。
四是創新管理機制。創新檔案管理機制是新形勢下檔案管理工作的現要求。我們要從服務的社會性、管理的復雜性出發，建立健全檔案管理的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向專業型轉變。要強化檔案管理部門的業務指導、監督、檢查等宏觀管理職能，加強后續監管，促進檔案工作的制度化、科學化、規范化。要形成科學分析和創新研究的工作態勢，為檔案工作的發展提供堅實的保障。
四是進行科學分類?？茖W分類就是按照檔案部門的要求，根據學校的實際情況，按部門、內容等，分成黨群類：包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。業務類：包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。通過科學分類，便于檔案查找利用
五是實施電子歸檔。檔案信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。為此，中職學校在案管理中，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。
檔案管理的分類方法范文2
[關鍵詞]建設單位；工程檔案管理；相關分析
中圖分類號：TV743 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02
檔案管理指的是收集與統計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務的總稱，而隨著社會經濟體制以及政治體質的不斷改革，我國的高新科技建設發展也越來越快，建設單位當中的傳統檔案管理也就由此出現了重大的挑戰。本文將對建設單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設單位工程檔案管理現狀分析、促進建設單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。
一. 檔案管理必要性研究
檔案管理工作對建設單位發展具有重要意義，檔案記載著建設單位各類信息，這些信息有的相當重要，關系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關檔案，檔案能夠為建設單位發展提供關鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責任。因此，做好檔案管理工作對建設單位本身的發展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩定的工作環境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創新對公司發展具有重要意義。時代在不斷發展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創新可以促進建設單位整體競爭力的上升，把企業的發展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設單位的有效發展。
二. 建設單位工程檔案管理現狀分析
（一） 檔案管理體制缺乏完善
建設單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復雜的過程，包括很多環節，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F有檔案管理出現了一個非常奇怪的問題，很多企業非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。
（二） 檔案管理方法明顯落后
部分建設單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發展。部分企業檔案管理還采用以前傳統的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發展的必然性，一些企業不順應時代的發展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。
（三） 檔案管理缺乏重視
企業不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學的[3]。還有的企業安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現了漏洞，公司不知道應該向誰追究責任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應的獎勵制度，嚴重打擊了管理人員工作積極性。
（四） 檔案管理人員素質水平低下
檔案管理人員素質低下。很多企業管理人員的素質沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關鍵部分，如果管理人員的素質遲遲得不到提升，對整個公司的發展都會造成不良影響。
三. 促進建設單位工程檔案管理的有效措施
（一） 充分應用激勵機制
公司應該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應該建立科學責任制，這一點非常重要?？茖W合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現問題，公司可以依據制度將責任追究到部門或者個人，不會出現不知道找誰追究責任的現象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發展。此外，企業在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業化的培訓。培訓的內容主要包括管理工作的內容、管理工作的方法、管理工作出現漏洞應該才去的應急措施，只有提高管理人員的專業素質，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內容中包括關于檔案管理工作中所特有的專業知識。還有包括一些其它學科種類，比如像管理學以及信息技術等學科專業的知識培訓。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質[8]。
（二） 擺脫檔案人員的不穩定性、流動性
為確保檔案人員穩定性，企業應對現有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關工作人員在分類時應該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業一定要注意檔案室的環境，謹防潮濕，并且，企業一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發生意外，檔案還有備份的可以調出來。最后，企業一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發展。
（三） 以績效管理促檔案管理
績效考核是現代企業管理模式的主要方式，我司采用限期定指標考核。沒有規矩，不成方圓，公司領導要制定出科學合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現充分結合起來，用數據說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應該廣泛聽取員工意見，并及時做出調整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學的考核方案，對員工工作進行有效反饋。績效管理的一項重要原則是量化，檔案記錄了人員狀況、設備儀器、監測數據、原始記錄等各種數據資料，比如各種文件、報表、設備儀器的說明書、監測數據等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據，是績效管理有效運行的證據，為績效管理提供了重要的資料信息和有關文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎，對績效管理體系運行產生重要影響。
檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構建安全的計算機網絡外在系統。檔案的計算機網絡設備一定要保證安全性。另外，網絡信息系統的中心機房選址非常重要，要對多方面的環境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網絡病毒。網絡病毒給檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，企業的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術。防火墻可以檢查網絡傳輸的數據的安全性，監控計算機網絡系統的運行狀態。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網絡系統的安全穩定運行。第三，對計算機網絡系統及時進行維護，以防出現安全隱患。對計算機網絡進行定期維護可以及時地發現計算機網絡中存在的一些不易發現的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。
四. 結束語
檔案管理對于我國建設單位的發展至關重要，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已經無法跟上時代的發展，檔案管理人員必須及時轉變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設單位檔案管理工作效率的不斷提高。
參考文獻
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檔案管理的分類方法范文3
運用計算機以及相關的網絡通信等高新技術是檔案信息現代化管理的重要標志,建立能夠進行相關的存儲處理,檢索復制包含圖文以及音像等內容檔案文獻信息,能夠將檔案保護與檔案信息處理融合為一體的信息網絡系統是現在檔案管理的重要內容。同時,為達到將檔案信息方便快捷地轉化為可利用的社會資源的目的,各級檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關的設備,尤其在針對檔案管理升級工作中,各級檔案管理單位都配置了計算機等現代化辦公設施,這些現代化辦公設施的引入,在檔案現代化管理工作中發揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應根據自己從事管理工作的實際情況,為檔案信息管理現代化的實現創造條件。
1 確立檔案管理標準化意識
現代檔案管理,應確立以現代化為主要發展方向的中心思想,應確立以標準化為主要前提的意識:檔案管理以現代化為主要發展方向,就是要建立現代檔案信息網絡,這是以現代計算機技術應用為基礎,實現檔案管理的高效準確。要達到檔案管理的高效準確,就必須確立各項業務工作的標準化基礎,應著力避免內容混亂,系統不協調、設備不配套的混亂狀況的出現,這也是檔案管理工作實現現代化的先決條件。只有實施檔案管理標準化措施,才能使服務工作的質量滿足相關要求,減少相關資源的投入,以達到最佳效益。因此,確立檔案管理工作的標準化意識,是實現檔案管理工作現代化的必要條件。具體來說,應做到以下幾點:
(1)對于不同專業不同內容的檔案,應先按大類進行分別存檔,在這些不同門類的檔案中,還應按照科學的分類辦法以及標準進行分類存檔,實行標準化規范化的檔案管理;(2)對于不同形式的的文字以及音像材料,應實行按形式、時間來具體分類,針對不同的保管期限進行立卷歸檔;(3)應根據自身參與管理的實際工作內容,制定符合實際檔案管理工作特點,便于利用現代化設備進行操作的標準。
2 培養檔案管理現代化人才
科技以人為本,時代的振興和社會的進步,包括各行業的發展,人才的作用是十分重要的,但是現階段中,我國的檔案管理工作的相關人員培養仍處于比較薄弱的環節。大多數檔案工作人員缺乏必要的計算機管理知識,僅能利用現有軟件程序進行簡單的重復操作,一旦遇到系統調整,需求變化管理體系或對系統進行改進就束手無策。因此,如何做好新時期檔案管理工作人才,各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現實的問題。隨著現代科技技術在現代檔案管理中的應用的不斷加深,尤其是計算機技術是實現檔案信息管理現代化的必要條件,也就要求具有現代檔案管理工作人員必須具有相當的專業知識,能根據檔案管理工作的自身需要,對相應的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強相關的計算機知識培訓。要培養檔案管理現代化人才,要做到以下幾點:(1)應根據自身發展需要,對相關的管理人員進行有針對性、實用性的專業培訓,通過培訓使檔案管理人員充分理解相關軟件的作用;(2)應根據自身檔案管理工作的實際特點,要采用合理的用人制度,選擇有工作能力,有實干精神的人員從事檔案管理工作;(3)要培養新時期檔案管理工作人才,不僅要確保他們具有相關政治理論水平、業務水平,還培養其開拓進取的意識,掌握相關的計算機理論知識水平和操作技能,實現檔案管理工作現代化。
3 強化檔案管理現代化意識
總的來說,實現檔案信息現代化管理的重要內容,相關的檔案管理的工作人員應做到以下幾點:(1)盡快學習掌握現代化設備的操作,學習建立檔案信息網絡,拓寬服務領域,提高服務質量,增強檔案管理工作的內容;(2)敢于大膽實踐,利用現有條件,探索出符合實際要求的檔案信息現代化管理的途徑;(3)應加強相關知識的學習,完善自身現代化科學技術體系,提高業務的科學管理水平;(4)轉變傳統的觀念,不斷強化檔案信息現代化管理意識,改變只提供上門查閱的被動服務方式;(5)及時總結探索檔案管理工作的特點和規律,找出快捷有效地為各項檔案管理工作和為社會服務的新途徑。
4 制定檔案管理一體化體系
由于歷史原因,過去很長一段時間內,檔案管理體制基本上處于封閉狀態,所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經驗,集合自身特點總結出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點,保護檔案文件之間聯系,便于查找利用等方面有一定的優勢,但這一方法畢竟已經不能滿足現代大量信息需要查找的要求,相比于不斷完善的現代化檢索技術,這種固有的方法和要求就過于繁雜,應以現代化的方法進行取代,其主要內容就是以計算機系統來完成這方面的工作。而且,由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理,導致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉化為檔案,不能及時投入開發利用。現代檔案管理體系,就應做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯系,依據計算機系統工程的處理方法將其分成若干系統進行處理,制定統一的規范和標準,利用子系統逐次分類技術達到檔案信息在網上共享。因此,只有制定檔案管理一體化體系,才能有效地提高檔案利用時效,利用發展迅速的現代化技術,提高立卷方法改革的可行性。同時,運用計算機檢索檔案文件,既可以做到只要準確的確定檢索條件,就能夠快速的查到所需文件;又能達到查閱時不需要調動原件,不需要進入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系,就要做到以下幾點:(1)利用計算機加工已形成的各種文獻,建立檔案信息數據庫,通過網絡系統傳輸到有需求的用戶,實現檔案管理部門由管理型向服務型的轉便;(2)利用現有的辦公條件,發展檔案管理的對象,將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發展;(3)檔案管理部門在收集紙質文件的同時,也應加強對電子文件的收集,實現多種形式的檔案共管,將工作重點逐漸由文件管理轉移到整體信息的儲存和開發上。
檔案管理的分類方法范文4
【關鍵詞】檔案管理；數據處理；規范化
前言
為了更好的完成檔案管理工作，實現現代化檔案管理建設，我們首先應從基礎工作抓起，奠定良好的工作基礎，才能為我國檔案管理工作的長期可持續發展奠定扎實的工作基礎。本文主要從檔案管理的基礎工作進行深入的分析，并根據其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質量和效率。
1、檔案管理的基礎工作中的具體問題分析
就當前我國檔案管理現狀而言，我國檔案館以內容龐雜、數量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費時間長、時間跨度較大。由于長期處于封閉式檔案管理狀態，所以一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個時期檔案整理規格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現象。其中存在主要問題總結如下：
第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。
第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象也是極為普遍的。
第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。
第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。
第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現象，有時按照職能部門的管轄權限組卷、有時按照時間或文種等組卷。
第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發嚴重。根據上述問題分析我國的綜合性檔案館可發現，我國尚不具備建設計算機檔案管理的條件，我們應逐漸加快檔案基礎工作的科學管理水平，逐一解決上述問題。
2、采用規范化和標準化的檔案工作方法、程序，提升檔案
管理的基礎水平
根據多年工作檢驗和科學的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規范化、標準化來逐步提高我國的檔案管理水平，我們今后也應嚴格遵循科學方法和規范的程序執行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環節檔案管理工作。
2.1實行案卷的全面普查，精益求精
進行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規范化和標準化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長期未進行檔案全面清查、移交單位對保管期限劃分不準，因此常會有無查考價值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計算機管理低效率和重復現象的出現，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質量和效率。
2.2案卷的重新組合、及其規范化
對于內容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進行檔案整理、組卷。盡可量的堅持將那些存在相互聯系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應堅持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標題不清或無標題的案卷進行重新整理、填寫，使卷宗更加規范。優化館藏、實現對檔案的科學化保管、進一步提升檔案計算機管理利用效率。
2.3將著錄工作與本館實際相結合
為了實現現代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時著錄工作也是計算機管理中的一項重要基礎工作，它將會直接影響到計算機信息和數據輸入的準確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國1986年所頒布的《檔案著錄規則》就是使著錄工作規范的根本依據。在條件各不相同的檔案館自身條件的限制下、且技術要求不斷提高的情況下，檔案館應按照相關《規則》來規范自身檔案管理，并將其與自身實際情況和計算機技術管理要求相結合，制定出適宜本館的著錄細則。
2.4保障檔案檢索查全率、統一分類號
建立計算機檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實行計算機檔案管理的優勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應當根據我國的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實施細則。加強檔案分類過程中的校審力度，及時校驗糾正檔案分類人員錯誤。統一檔案人員工作標準和認識，實現檔案的規范化、標準化管理。
2.5提高檢索查準率、規范題名
只有完善檔案分類號才能使檢索查全率得到保證，進一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠遠不夠的，同時還應保證檢索查準率。所以必須在著錄時進行檔案的統一規范題名。而規范題名必須要抓住題名的要點和原則，也就是要避免出現文不對題、內容混淆以及計算機識別不清等情況的發生。例如將要題名的文種、事由和責任者等填寫完整。若無完整的題名要素，就應將其補齊，而對于題名冗長的就應刪除多余贅詞。同時也應將影響檢索準確率的文種統一文種。并利用計算機的獨特功能將關鍵詞項中的時間、地點和人名實行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎。
3、加快現代化檔案管理建設進程，做好數據準備
計算機的數據準備工作是檔案基礎工作中一項重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復雜。因此必要要建立一套完整、科學且規范的工作方法及程序，避免因數據準備不足而造成的現代化檔案管理工作進程緩慢、計算機數據無法錄入的現象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點。
3.1明確工作重心
為了充分發揮檔案對社會作用，使其為社會所用，這就是實施檔案管理的目的之一，而利用計算機進行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進計算機管理則應按照卷宗內容價值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會利用率較高、核心檔案實施優先整理。從而促進現代化檔案管理工作的社會利用率和計算機化進程。
3.2實施分級次著錄整理
按照三個層次實施檔案著錄整理，對于一些查考價值不高或反映問題單一的檔案實行著錄整理，對組合級文件等實施分級著錄。以準確完整的揭示檔案特征和主題內容，節省檔案管理工作人力、財力和時間。
3.3對檔案進行分門別類，利用原基礎檔案
檔案基礎好的案卷，只要在此基礎上對案卷實施分門別類的管理、著錄，并利用計算機程序進行案卷目錄的直接錄入、給予其統一分類號，從而減少檔案著錄的速度。
結束語
良好的檔案管理基礎，是建設現代化檔案管理的基礎。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎性工作，才有建設現代化檔案管理的必要，才能更好的實現檔案管理，充分發揮檔案作用，為社會提供更好的服務。
檔案管理的分類方法范文5
[關鍵詞]檔案管理；工作方法；注意事項
中圖分類號：TE55 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）04-0345-01
引言
現階段的檔案管理工作特點有著注重管理，輕視工作服務性質的發揮，在任務開展過程中，更是缺乏管理方式的創新研究，工作質量達不到預期的目標。這些管理問題的存在需要我們管理者進一步對工作方法進行探討，在保障檔案管理期間安全性的同時，也要使檔案真正發揮使用作用。
1.檔案管理工作方法探討
1.1 更新管理人員的素質
針對檔案管理人員水平較低的問題，可以培訓，定期對在崗人員專業技能進行考核，沒能通過考試需要繼續學習。在檔案管理工作崗位中，還要形成流動性，使工作人員明白檔案管理的重要意義，并在崗位中不斷學習先進的管理知識，人員基本素質得到保障后，科學管理體系也能得到全面落實，傳統管理模式中存在的問題，都能夠得到解決。部分單位的檔案管理工作是由臨退休員工來完成的，可以通過公開招聘來選擇人才，使真正有能力完成任務的人員得到錄用，在工作崗位中會不斷探討高效方法，提升任務完成質量。檔案管理人員的觀念需要隨時代更新，意識到檔案管理的重要地位，單位可以對管理人員進行思想教育，提高他們的工作積極性。另外，管理人員的專業素質非常重要。單位在選擇檔案的管理人員時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質。單位在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業化培訓。培訓內容主要包括檔案管理工作內容、管理方法、管理工作出現漏洞應采取的應急措施等，只有提高管理人員的專業素質，檔案管理工作才有可能做得更好。
1.2 利用法律手段
單位的檔案中，很多是員工的個人檔案，一旦丟失或者泄漏將會造成嚴重后果。因此檔案管理需要得到基層工作人員的重視，必要時可以采取法律措施對違規操作人員進行處罰，確保工作流程的嚴謹性，避免類似問題再次發生。機密文件的保護措施中，要將相關法律法規落實，并帶領基層工作人員學習，這樣才能夠提升工作任務的完成質量，避免違法違規問題發生。檔案管理工作涉及到企業的商業機密，也涉及到員工的私人信息，對于公司與員工來說都非常重要，因此，當事人一定要懂得利用法律手段來維權。只有將法律手段運用到檔案管理中來才能提高檔案管理的嚴密性，檔案一旦泄露，企業就要根據法律的規定對相關人員追究法律責任，維護檔案的所有權，這樣一來，相關人員對檔案管理的責任意識也就建立起來了。
1.3 將檔案管理與信息化接軌
傳統檔案管理方法中，雖然工作人員已經擁有足夠的經驗，但所用技術落后，先進管理方法并不能體現在其中。想要提升檔案管理效率與安全性，需要在工作階段引入信息化技術，借助計算機設備高效完成任務，將紙質檔案通過掃描錄入保存在計算機系統中，使用期間可以直接搜索，這樣能夠節省大量檔案查找的時間，同時也更安全可靠。通過對檔案的備份處理，如果計算機系統受到病毒攻擊，檔案也不會完全丟失，以此來提升檔案的安全性。信息化技術需要工作人員掌握基礎的計算機操作技能，在日常辦公中也會接觸到計算機設備，為信息化管理理念落實提供了可行性?，F在是信息化時代，檔案的管理工作必須與信息化接軌，檔案管理工作與信息化接軌的方式一般是對檔案進行信息化管理，檔案管理的信息化可以極大提高檔案管理的效率，也可以提高檔案使用的靈活性。檔案管理的信息化進程需要大量的計算機設備以及專業的技術人才，單位檔案管理的信息化建設需要投入很多資金，要注意的問題也非常多，相關人員應該引起高度重視。
1.4 建立完善的檔案管理制度
針對現有制度中存在的漏洞與弊端進行修改完善，并保障制度的落實程度，領導干部更要加強與基層工作人員之間的交流溝通，明確管理制度落實中遇到的阻礙問題。這樣在對制度進行優化時，落實層度才能夠得到保障，為單位運營提供穩定的制度保障，檔案也能在其中發揮積極有效的作用。
1.5 獎勵科學合理的獎懲制度
對于檔案管理人員的內部控制，也要形成獎罰體系。對違規操作現象能夠起到制約作用，在崗位中表現突出的員工也能夠得到獎勵，為其他員工樹立工作榜樣，在工作任務開展期間，制度落實也能因此得到保障，促進檔案管理效率不斷提升，基層員工工作積極性也得到了保障。在獎懲制度中，要保障落實期間的公平性，這樣才能促進工作人員辦公積極性不斷提升，工作任務完成質量也會有明顯的進步。
1.6 編制分類大綱，充實內容
檔案資料來源非常廣泛，面寬、量多是最為突出特點，在收集整理過程中，為了能夠提高整理有效性，可以編制分類大綱。具體來說，第一，公文。公文是行政服務中心日常處理的檔案之一，主要有指導性資料和單位材料文件，在實踐工作中，我們將上級資料整理到一起，然后整理平級部門的資料，按照文件的重要程度逐一進行整理，不僅能夠避免檔案的遺漏，且在此過程中能夠對于方針、政策的落實進行檢查。第二，針對有必要保存的重要資料，如服務中心各個部門的活動影像資料及照片等。第三，多種參考資料，通常來說，主要包括先進事跡、內部編印等資料，確保各項資料都能夠在各個不同的類別當中。
1.7 分類存放處理，確保準確
在具體工作中，我們應結合分類大綱準備資料盒，并在封面處進行明確的標記，如協議合同、行政收文等。資料盒當中有收文簿和發文簿，并對此做好等級及編號處理。檔案管理人員是該項工作的核心，應充分掌握文件的等級及編號標準，且要在日常工作中養成認真登記、合理存放的好習慣，由上級至下級都形成有序的工作格局。最后檔案管理人員要對資料的收集、整理進行指導，發揮自身積累的理論知識及實踐經驗，在編制好的大綱下對檔案資料進行定期整理，及時轉移或者銷毀不必要的檔案資料，從而確保該項工作有條不紊的開展。
2.檔案管理工作注意事項分析
檔案管理在引入信息化管理技術時，要考慮工作人員的適應能力，可以對在崗員工進行培訓，熟練操作計算機設備，這樣才能使信息化技術真正發揮功能。網絡信息系統的中心機房選址非常重要，工作人員要對多方面的環境進行仔細勘察，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方。防范網絡病毒。網絡病毒給檔案管理帶來了嚴重的威脅，因此，單位的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，確保整個網絡系統的安全穩定運行。對計算機網絡系統定期進行維護，以防出現安全隱患。對計算機網絡進行定期維護可以及時地發現計算機網絡中存在的一些不易發現的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。
在保存紙質檔案時要注意以下三個問題：
（1）相關工作人員一定要對檔案進行精確分類，在分類時應該先對檔案進行基本分類，再進行細化分類，不管檔案使用電腦存檔還是收藏在單位專用的檔案室。（2）在檔案管理的收藏方面，單位一定要注意檔案室的環境，謹防潮濕。（3）單位一定要注重檔案的使用，充分發揮檔案的作用。
3.結語
隨著我國經濟體制的不斷改革與社會的不斷發展，我們必須對檔案管理手段進行全面改革，及時轉變檔案管理理念與技術，將先進的信息技術融入其中，提高管理工作的效率，建立相對完善的檔案管理體制，做好相關的統籌安排，提升風險防范意識，開展相關培訓活動加強對檔案管理人員素質水平的培養，為我國檔案管理工作的改革奠定基礎。
參考文獻
檔案管理的分類方法范文6
一、檔案管理工作過程中亟待解決的問題
（一）檔案管理的思想不重視。如今，檔案管理工作雖然已經有了一定的進步和發展，但是，就目前的發展形式來看，仍然存在一些問題亟待解決，首先，尤為重要的就是對檔案管理的思想重視。思想重視是能夠提高對檔案管理關注的一個重要部分，近年來，很多的機構或者組織對于檔案管理工作的重要性和實際應用都沒有切實的關注和了解，甚至有些領導也只是單純認為檔案管理工作是將檔案文件進行簡單的裝訂，而且，很多地方的檔案管理人員沒有對所管理的檔案類型進行一個最系統的分析，檔案文件的存放沒有任何的規律性和實際性。即使將文件進行裝訂也沒有實際的保管意義。
（二）檔案管理業務人員對業務的認知差。業務認知能力應該是檔案管理工作者的必備能力，但是，由于對檔案管理工作的不重視和不了解，很多的機關機構的檔案管理工作者并不是專業的，有些甚至不了解檔案管理的具體工作步驟。舉例來說，如果是紙質文件，已經定期進行年限的查找，如果有時間間隔太長的進行重點保管，還要按照分類方式進行具體的分類，這樣不僅僅存放保管比較方便，如果有重要文件需要查閱，也增加了查閱的效率，一舉兩得。因為相關機構對檔案管理工作人員進行調動。這樣就會對檔案管理工作造成一定的影響。如果檔案管理工作中交接出現了問題容易造成數據和文件的輸入誤差。
（三）基礎設施不完善，要加強檔案管理。基礎設施不完善，會對檔案的保管造成一定的影響，比如說紙質的檔案，如果基礎設施不完善，檔案保存的地方太簡陋，會對檔案的存儲有一定的威脅，有些單位因受辦公條件的限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理。如果是電子版的檔案進行管理，如果基礎設施不完善，會容易造成計算機病毒出現，這樣容易造成檔案管理存在問題，一般一個相關機構的檔案管理都是形成一個固定的系統，如果該系統內部存在了問題，就容易對整體的檔案管理系統造成了相關的影響，所以，應該加強檔案的管理工作，加強基礎設施的完善。
（四）制度不全面，檔案管理的不規范化。首先要進行制度的全面總結，有的機構的檔案管理雖然有檔案管理制度，但是并沒有按照管理制度進行系統的管理，檔案收集難、利用難、編研難等現象十分突出。或者是檔案管理人員責任心不強，檔案管理混亂無序，導致其它干部或閑雜人員可以進入檔案室查找資料和借閱檔案，非常容易造成檔案的丟失或者排序混亂。而且，如果重要的檔案經常進行外借，容易造成重要檔案被認為進行涂改，破壞，重要數據的遺失等，所以，要建立健全的檔案管理工作制度，保證檔案管理的安全性。
二、加強檔案管理工作的措施和方法
（一）提高認知，加強黨和人民的思想培訓。首先，要加強黨和人民的思想培訓，提高對檔案管理的認知，如果檔案管理工作的重要性不了解的情況下，就很難進行檔案工作的管理，甚至是制定了相關的制度，也很難進行非常系統的檔案管理工作。所以要在廣大干部群眾中組織開展形式多樣檔案法規宣傳教育活動，可以有效的提高全社會的檔案管理法律認知，對于機構的老板或者領導，要做到以身作則，詳細的了解檔案管理工作的相關步驟和重視性，然后對檔案管理出現的問題進行解決，詳細的步驟進行詳細的部署和安排，當然也要進行檔案管理工作的鼓勵和支持，對管理工作者進行慰問和鼓勵。
（二）健全制度，使得檔案管理規范化系統化。對于檔案管理工作來說，起到一個規范作用的就是檔案管理工作的制度，所以，首先要進行檔案管理制度的健全，使得方案管理工作規范化，系統化。首先，進行檔案的分類，嚴格按照時間日期，檔案的種類，檔案的保存年限等進行分類，如果是可以借閱的檔案，要建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，避免檔案的丟失和改動。
（三）加強監督和管理。加強檔案管理工作要加強監督和審核管理，如果在檔案管理工作中，遵循制度進行工作過程中要進行同步的監督和審核，同步檢查出現的問題，如果有問題可以在監督審核過程中進行分析進而及時的解決。
