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檔案管理方式范文1
一、民辦高職院校檔案管理工作的過去
民辦高職檔案管理是學校日常教學管理工作中的一個組成部分，但由于歷史的原因，檔案管理和一些公辦院校相比，還存在著一定的差距：
1.檔案管理起步晚，人員少，基礎薄弱。建院之初，“有無充足的生源？能否招到一定辦學規模的學生和教育、教學質量成了民辦高校的二條生命線”［1］。學校工作的重點當仁不讓地放在擴大招生和提高教育、教學質量之上。由于投入少、教職員工少而精，在當時能夠滿足日常的教學工作已屬不易，也就無暇顧及檔案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文書檔案、教學活動環節中形成的教學檔案（包括學籍檔案、新生錄檢表），以及一些工程建設過程中形成的工程檔案都分散保管在相關人員的手中。由于民辦院校人才流動比較頻繁，造成了需要保管的材料不齊，需存檔的資料時間流失，檔案管理基本無從談起。
2.檔案管理制度不規范，管理質量較差。由于建院之初人員少，管理人員一般要身兼幾職，也沒有專職的檔案管理人員。管理人員一般負責收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁鎖、檔案管理意識相對比較淡薄，對材料的收集和整理質量并不十分重視，經常造成已組卷的檔案沒有嚴格按檔案管理的要求規范操作，經常是眉毛胡子一把抓，把一些文件歸集在一起就算是學校的檔案了，從而出現了無章可循、無規范可言的局面，更談不上檔案管理的質量了。
二“、迎評”工作為檔案工作帶來良機
高職院校的教學評估，不僅衡量一個學校的辦學水平和教學質量，而且也是學校教職員工增強檔案意識，推動檔案規范化、制度化管理的一個良好契機。從評估的實際情況看，專家通過查閱與評估指標密切相關的各項工作的原始檔案來獲取學校在教學、專業建設等方面的信息，了解學校各方面發展的情況，籍此對學校辦學水平及教學質量做出綜合評價。而全面系統完整的評估材料是學校教學評估的依據和基礎，是專家做出客觀、公正評價必不可少的支撐。為此各校在迎評過程中，都集中了大量的人力、物力和時間，對已有材料進行梳理、整合，同時按評分指標要求編寫相關材料。其間不僅調用了大量的原始檔案資料，同時也產生了一批評估材料。通過這次評估，教職工對檔案管理的重要性有了一個更全面和深入地了解。在迎評工作展開過程中，發現了以前檔案管理工作中的存在的一些薄弱環節，例如學院在品牌專業、特色專業建設中形成的教師的優秀論文、獲得的各類榮譽，教師編纂著作、編寫的實訓材料等這些評估工作中強有力的佐證材料，由于以前沒有足夠重視，有部分沒有歸檔。因而在材料組織過程中，常常需要問當事人借用復印，部分材料由于人員調離而缺少，從而給迎評工作增添了一定的工作量。通過迎評工作，使領導對檔案工作的重要性引起了足夠的重視，從而專門制定了相應的規章制度及措施；同樣也使各部門管理人員領略到檔案管理的重要性，各部門對照考核指標和學院檔案歸檔范圍的要求，對本部門檔案歸檔的范圍重新作了規范和明確，為學院檔案規范化、制度化管理鋪平了道路。
三、加強民辦高職院校檔案管理工作的措施
“學校檔案反映和記錄了學院建設、發展、教學、科研和管理等方面的歷史過程，是學校的寶貴財富，學校檔案館作為學校長期保存和提供利用檔案史料的部門，在學校事業發展中起著舉足輕重的作用”②。學校的檔案不僅記載著學院的昨天、反映發展的今天，而且為學院的明天的利用提供有力保障，做好民辦高職院校的檔案管理刻不容緩。
1.加強宣傳，提高認識，明確職責，規范管理
檔案管理工作是一項長期性和基礎性的工作，檔案管理部門要加強對檔案工作的宣傳力度，使更多的人了解檔案工作的內容、性質及檔案利用產生的效用，提高對檔案工作的認識，在工作過程中自覺增強檔案管理的意識。要認真做好檔案管理工作，領導重視是不可缺少的前提。我院在院長的重視和支持下，建立了綜合檔案室，把檔案管理工作納入了學校的日常管理工作之中。建立并健全了檔案管理網絡，即由主管副院長擔任總負責人，專職檔案員負責學院檔案管理，各處、室兼職檔案員負責本部門日常檔案管理工作，明確各級檔案管理人員的職責分工，把檔案管理和學院的日常管理工作緊密結合起來。同時制定了檔案管理的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循。各級檔案管理人員按章辦事，認真做好檔案的收集、整理、檢查、歸檔工作，檔案工作的規范化、制度化得以貫徹執行。
2.加強軟、硬件建設，提高檔案管理工作的水平
檔案室設施建設是檔案管理的物質基礎，合格的庫房設施是檔案保管的有力保障。學院為綜合檔案室配備了計算機、掃描儀、刻錄儀、空調機和去濕機等設備，在硬件上基本滿足了檔案管理的要求。同時引進了“南大之星”檔案管理軟件，在全院范圍內建立了檔案管理電子化管理平臺，以網絡的方式加以連接，由計算機完成檔案的檢索、統計工作，并逐步做到紙質檔案和電子檔案同時歸檔。對于學院重大活動中產生的聲像資料，通過網絡及時上傳檔案管理系統，（或定期刻制光盤，移交檔案室）。檔案管理方式由傳統的手工管理逐步向現代化、信息化管理方式而轉變。借閱者在授權范圍內，足不出戶，通過網絡便能快捷地查閱一些檔案的電子文稿，調閱相關活動的照片，檔案資源得以共享?！袄糜嬎銠C管理檔案，充分運用信息化技術手段，為利用者快速、準確、便捷地提供信息”［3］。從而提升了檔案服務的質量，為提高檔案管理水平打下良好的物質基礎。
檔案管理方式范文2
【關鍵詞】石油企業 榮譽檔案 整理 電子化
石油企業榮譽實物檔案是以其歷史的真實性、原始性、直觀性和生動形象性等特點，充分展現出我公司各項活動的歷史記錄，反映著公司的發展史、榮譽史。通過實施系統化的整理后，進行電子文件管理，實現了實物檔案的電子化管理。
石油企業榮譽實物檔案的種類很多，不同性質的單位形成的實物檔案種類不盡相同，但它們有一個共同的特點――載體形態各異。正是由于這一特點，造成實物檔案管理的不便。這是本人在整理歷年來所獲得的榮譽實物檔案時的經驗之談。目前還沒有一個統一規范的實物檔案整理標準。為了珍藏歷史，留住記憶，本人通過工作實踐中對實物檔案規范化管理做了一些嘗試，在此做一交流。
1 榮譽實物檔案的特點與整理規范
石油企業榮譽檔案是社會團體和個人在社會實踐中獲得的具有保存價值的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎章、獎匾、獎杯、錦旗等的總稱。它是集體與個人事業成功的有力見證和自身實力的象征，體現著一種社會精神；也是團體和個人政績、業績的真實記錄，是榮譽擁有者汗水與智慧的結晶。同時，榮譽檔案實行統一集中管理是我公司檔案工作基本原則的核心，這樣既完善了實物檔案的收集整理，又便于開展利用工作，使檔案資源充分發揮其信息作用。
1.1 實物檔案規范化管理的原則
在整理油田企業榮譽實檔案的過程中，應遵循以下原則：一是外觀整齊一致；二是檔號編制要與實物一一對應，這樣便于整理、保管和利用；三是榮譽實物檔案一定要有照片，照片編號要與實物檔號相一致。以便在上傳電子文檔時不容易出錯。
1.2 榮譽檔案的整理
榮譽實物檔案的整理，一方面和其他門類檔案整理工作一樣，要遵循彼此間的歷史聯系，通過系統化、專業化整理，使檔案管理條理化，能夠全面反映歷史活動的真實面貌，并便于保管和利用。另一方面榮譽檔案又有其自身的特點，它是集文書與物品為一體的檔案，在整理過程中只有從榮譽檔案載體的形式、保管和利用等特點出發研究其規律，才能達到對榮譽檔案的優化管理。其實物檔案整理應以物品為一個自然保管單位，所以要以件為單位逐個編制歸檔號，分類可采取按年度順序、載體形式進行實體編號整理，其檔號可根據《中國石油天然氣集團公司檔案分類標準》分類，實物檔案也可根據獎品的載體、形狀不同分為：牌匾類、獎杯類、證書類、錦旗類等幾個類目。其主要的目的是為存貯保管和利用方便。實施對榮譽檔案不同類別進行分別歸檔、保管與管理，同時要適應檔案信息現代化發展的需要，其檔案目錄的編制應與檔案系統管理同步進行，編制好榮譽檔案實物分類目錄和相應內容的實物標簽，置于實物明顯部位標記，以便查找利用，這既是檔案整理的重要環節，也是提供利用查找的關鍵，這一步工作的質量直接影響到日后檔案檢索利用的工作效率。
1.3 榮譽實物檔案的保管與利用
油田企業中榮譽實物檔案的保管與利用，首先應考慮它的特殊性，它是一件件物品組合而成，其載體及形態各異，既有紙質類、金屬類、玻璃類，又有布質類，更有大有小，有高有矮，也有硬有軟，其保管的柜架也需區別于文書檔案，它應陳列置直觀易見，便于放取，并要放置于又能防塵、防潮、防光、防火、防鼠的柜架中。其檔案上架的排列可按檔案的目錄號、分類號和載體形式分門別類進行，獎杯一般以豎放為宜，錦旗盡可能的折疊成基本相同的尺寸放入柜內，并將粘貼標簽的一頭折疊成同一個方向顯示出來，以便查找和利用，獎狀、獎章、證書等可豎放在柜架上，也可平放于柜架中?？傊?，既要立足于保管，又便于利用；要直觀感強，能讓利用者一目了然，讓所有的榮譽檔案的實物部分直接展現在利用者的眼簾，展示出該門類檔案的特殊風采。
2 加強榮譽實物檔案電子化的管理
隨著社會的現代化發展。檔案信息電子化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來油田企業檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。日前，我公司在檔案信息管理系統方面已經逐步走向正軌。在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。但如何加強榮譽實物檔案信息電子化建設卻是做好檔案管理工作的關鍵。對那些載體各異的榮譽實物檔案，最好使用數碼相機進行拍照存檔，建立電子文檔，形成一套完整的電子照片檔案。一方面，可以提供快捷的利用方式，圖形并貌增加感染力，另一方面，建立了不同的榮譽實物檔案的電子文檔也保護了檔案原件。
3 實物檔案電子化管理的意義
3.1 實物電子化管理可以充分提高其利用價值
我們知道，任何一件檔案的資料，包括實物檔案，要讓其作用充分地發揮，只有對其信息進行最大程度地共享。而實物檔案是以圖片、照片的形式呈現在人們面前的面前，通過這些圖片和照片，我們就可以清楚地了解到這個實物所代表的所有信息。通過將這些信息錄入到計算機當中，在檔案系統中進行，其利用價值得以充分地體現。
3.2 實物檔案電子化管理可以方便管理
所謂的實物檔案，都是一些實實在在存在的物體，而這些物體的外形多種多樣，千變萬化，加上目前公司檔案室內存放的實物檔案數量也達到了一定的規模，每當需要利用的時候，我們檔案管理人員就要辛苦一番，增加人員的勞動強度不說，對需要利用的人員也極不方便。
3.3 可以對實物檔案進行有效地保護
我公司目前存放的榮譽實物檔案有各種材質的，有的檔案由于年代較遠，已經不適合再隨意搬動和拿放，比如一些紙質的證件，經過多次的查閱與使用，已經出現破損，長期下去，對實物的保存非常不利，但實物檔案電子化管理就可以很好地解決這個問題。根據檔案信息化發展的要求，我們計劃在近幾年的時間里，通過各種技術手段，將公司目前所有的實物檔案通過掃描、拍照的方式全部進入到檔案系統中去，為公司的檔案綜合利用提供基礎數據。
4 結束語
隨著石油行業技術的發展與油田生產規模的日益擴大，檔案信息的開發和利用價值越來越被人們所重視，并被廣泛地利用。為順應油田信息化發展的趨勢，要求我們檔案人員要改變傳統的思想觀念，將檔案管理從傳統的實物管理變為電子化管理。我們的檔案信息的開發和利用不光為本單位服務，也應為油田其它領域的政治、經濟與文化建設服務，提高檔案的利用率，為公司和社會創造更多的社會效益和經濟效益。
檔案管理方式范文3
一、含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式?？梢圆捎矛F代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、特點
1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理模式處于并存發展階段
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、意義
在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解?？梢?，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。
檔案管理方式范文4
【摘要】對于人事檔案管理來說，在我國的人事體制中占有十分重要的地位，并且隨著我國人事體制的不斷改革，人事檔案也得到了很大程度上的發展。本文主要是對我國人事檔案的發展方向進行了研究分析，并且提出了相關的建議。
關鍵詞 人事檔案；管理；發展方向；分析
人事檔案管理在人們的生活中占有很重要的地位，人事檔案主要是為了證明一個人從學校到工作崗位不同階段的人生軌跡，記錄了人們的工作經歷。隨著社會的不斷發展，人們對于人事檔案的要求逐漸的提升，傳統的管理方式已經無法滿足社會發展的需要，所以必須要對傳統的方式進行創新，以此來提升人事檔案管理工作的效率。
一、促進人事檔案管理信息化
目前，隨著信息社會的到來，我國的人事檔案管理工作人員不斷積累經驗，開始迎合時展的需要，并對人事檔案的管理進行了創新研究，在人事檔案管理中逐漸開始應用信息技術，以此來提升人事檔案管理的效率，同時也能夠有效地保證人事檔案管理的完整性以及檔案信息的具體性。對于人事檔案管理來說，主要是為了能夠實現對人才資源的社會化管理，從而來實現人才資源的共享，以此來保證各個企業以及事業單位在聘用人才之前能夠了解其基本信息。對于人事檔案管理的信息化來說，主要是依靠相關的計算機軟件系統來完成，以方便人們對于一些檔案信息的查詢。人事檔案信息化實現的過程中，一定要具有一個完善的網絡條件以及計算機管理的軟硬件系統，這樣能夠更好地對人事檔案信息進行全面的貯存，促進對人事檔案各項信息的管理。實現人事檔案管理的信息化能夠有效地滿足社會對于人才信息的高度需求，能夠有效推進我國人事檔案管理信息化進程的發展。
二、做好人事檔案管理的網絡化建設
對于傳統的人事檔案管理來說，主要是以紙質為主要載體，這導致在使用的過程中，經常會出現損壞的情況，不利于長期的保存與管理，隨著我國電腦以及網絡技術的普及，在我國很多的企業以及事業單位都應用了信息技術手段，來做好企業的檔案網絡化管理，利用網絡技術來建立電子信息檔案，有效地促進了我國人事檔案管理工作與人事管理改革的發展，提升了工作效率。目前，很多企業開始了自身檔案管理的改革，將現代信息技術充分地融入到了檔案管理中，因此，人事檔案管理信息化是我國檔案管理發展的必然趨勢。利用計算機網絡技術，將一些個人以及組織的信息準確地錄入到相關的人事檔案管理系統中，另外人事檔案管理有效地提升了管理的效率，并且為檔案信息管理提供了很大的便利性。對于企業以及事業單位來說，其管理者要重視人事檔案管理的信息化網絡化，從而來推進檔案管理的現代化建設。只有這樣才能夠保證人事檔案信息的完整性以及準確性。在一個完善的人事檔案信息管理系統中，相關人員可以根據自身所需要的信息來進行檔案資源的查詢。通過相關實踐研究表明，現今在我國的人事檔案管理中，基于網絡信息技術下的電子信息檔案管理系統，更加有助于各個事業單位以及企業各個檔案資料的查詢，有效地提升了管理的效率。所以，我國的各大企業以及事業單位必須要在人事檔案管理中融入相關的計算機網絡技術，以此來做好人事檔案管理的信息化建設，建立電子化的檔案，以此來促進對檔案資料的管理以及查詢。
三、賦予人事檔案管理新型管理理念
在人事檔案管理中，主要是展示一個人從學校到工作中的不同經歷，將一個人的人生軌跡都全面地記錄在內，簡單地說，人事檔案管理工作屬于與人密切相關的工作，在人事檔案管理中，必須要積極地調動人的積極性，能夠改變工作人員傳統的思想觀念，提升檔案管理人員的服務意識。堅持以人為本的服務理念，能夠為人們提供全面的服務，為其解決一些疑難問題，在人事檔案的管理中，必須要堅持以人為本的理念。在我國，很多的人事檔案管理人員是以檔案管理為中心，很大程度上忽視了其服務的質量。所以，基于這種現象，我國的人事檔案管理部門對于相關的管理工作一定要重視，充分提升自身的服務水平，堅持以群眾為基礎，走群眾路線，從而落實人事檔案管理工作。在優化我國人事檔案管理工作的同時，一定要充分改善我國人事檔案的管理方式，改變傳統的人事檔案管理理念，以此來促進我國人事檔案管理工作的改革與發展。
四、結語
人事檔案管理對于各大企業以及事業單位來說，都十分的重要，并且其具有很大的價值，因此必須要做好人事檔案資料的保管工作，各個單位檔案管理人員一定要改變傳統的思想觀念，堅持與時俱進，利用新型的管理方式來提升其管理的效率，同時也要提升自身認識檔案管理方式的水平，堅持以人為本，從而更好地為人們提供檔案服務。
參考文獻：
[1] 李莉鴻. 人事檔案知情權存在的種種弊端及其改進方法[J].蘭臺世界，2011，1(06)：15~16.
檔案管理方式范文5
論文摘要:結合實際，談談新時期檔案的管理方式。
檔案事業作為社會主義現代化建設不可缺少的重要組成部分，它必須適應和滿足國家經濟發展、社會進步的總體需求，否則就無法為各項建設事業服務。為此，案法》中明確規定，各級各類檔案館及檔案部門應當采用先進技術，實現檔案管理的現代化。
事實上，辦公自動化的普及、新型信息介質和記錄方式的出現、高新技術在檔案保管與利用上的逐漸的采用，正在深刻地改變著傳統的檔案管理手段與方法，實現檔案管理現代化已成為歷史發展的必然。而標準化工作開展的好壞，直接制約和影響著檔案管理現代化的進展。
試想，當各級檔案管理部門紛紛利用及計算機管理檔案時，如果沒有統一的著錄規則、沒有規范自際引方法，沒有事先確定的通用性很強的智能化軟件系統，就很難體現出計算機管理檔案的優越性，實現檔案信息資源共享也只能成為美麗的空中樓閣。
當縮微最影技術被廣泛應用于檔案保管技術時，人們普遍注意到，如果事先不對縮微現象進行科學、規范的整理，不對縮微品的標記作出統一的規定，最后獲得的縮微品既不能替代原件利用，又可能造成一種新的浪費。
當一座座全新的檔案庫房拔地而起之后，如果我們事先沒有選擇與建筑相匹配的標準化的裝具、設備等，那將帶來意想不到的困惑與麻煩。
當我們走出統管理方法進人高新技術管理之中時，如果我們忽略直接采用當今世界通用的手段為.法，而一味哩頭苦干、自己摸索、自己研究的話，那么頓悟之時必然已經失去許多許多……
無數事實早已證明，標準化滲透于檔案管理現代化的進程之中，標準化工作是實現檔案管理現代化的重三夔前提和基礎，也正是失之個意義上我們才說，沒有標準化就無法實現檔案管理的現代化。
一般來講，每一項標準的制訂、實施，都是對國際、國外先進技術和方法的間接采用，或是對實踐經驗的，邵吉，或是對業務工作中某一方面的符合新形勢的質和量的利學規，.檔案工作領域的標準，無論是基礎標準還步自比務技翁準或管理標準，絕大多數來自于實踐而高于實踐，也有少部分來自于國際標準。這些標準所規定的某些數量和質量指標是較為手俘的，標準所推薦的技術手段和方法相對而言是較先進的。因此在檔案工作中認真地推行這些標準，不僅能夠借助于標準提供的技術引導來規范業務工作，而且可以依據標準來擺脫大量的重要性的女釋毛時耗物的工作，使我們利用別人捌共的有效捷徑，去高效地開展自己的工作，實現減能增效、獲得最佳效益。
檔案管理方式范文6
關鍵詞：信息時代；檔案管理；發展方向
隨著社會的不斷發展，信息化時代已經來臨，人們的生活和工作方式也發生了前所未有的變化。在信息化時代，檔案管理也逐漸改變了傳統的管理方式，無論在管理特點還是在發展要求和方向上都發生了深刻的變革。那么在信息化時代的影響下，檔案管理到底發生了什么變化，出現了什么新的特點，在這些基礎上，信息時代又對檔案管理發展的方向產生了什么樣的影響，檔案管理到底會朝那個方向發展。這些問題都成為業內人士所關注的焦點。本文主要針對信息時代檔案管理的發展方向進行一定的探討，以期對相關工作以及研究人員提供些許幫助，同時起到拋磚引玉的作用，從而促進這一領域的研究和發展。
一、信息時代檔案管理的新條件以及出現的新特點
在信息網絡這一大環境中，檔案的信息資源變得越來越豐富，人們通過網絡對各種檔案信息的檢索也變得更加方便、快捷。無論是在信息資源的儲存還是檢索上，都可以使用更快更先進的途徑和方法，從而一方面增加了檔案信息內容的豐富程度和廣度，另一方面又增強了檔案所提供信息的完整程度以及準確性。此外，用戶檢索起來也更加方便和快捷，不再受到時間和空間的限制，同時還可以通過使用打印等方式輕松獲得和查閱有關信息。
在信息時代，檔案管理出現了一系列的新特點。首先是在檔案信息的收錄、編目、檢索等方面都電子化，從而提高了檔案的利用率。其次則是工作程序上的變化。使用電腦進行立卷程序，刪除不具有保存價值的文件，對不同的文件注明不同的保管期限，同時也可以及時修改和補充新的檔案信息。這樣一來，由于使用計算機可以隨時迅速地對單份文件進行各種主題的分類，并對文件的各種信息有詳細表現，便有效節省了因為人工分類整理檔案帶來的人力物力。再次在檔案的整理方面，一是省去了卷宗的整理任務，檔號只需保留全宗號及文件號即可，另一方面就是在檔案的分散性上更加靈活，因為使用電腦可以快速查找檔案來源，從而便于檔案的保管和使用。最后，在檔案的保管上，由于電子檔案的占用空間小，同時存儲載體的信息容量又相當巨大，所以對于電子檔案庫存的管理就相對來說方便得多。
二、信息時代檔案管理的發展方向及要求
在信息時代中，檔案管理的各種發展的前提是觀念上的轉變，有一定的時代感，管理觀念跟得上時代的變化和信息時代的發展進程。具體的發展方向以及在繼續發展中提出的各種要求主要表現在以下幾個方面：
（一）加強管理權限，增強保密措施
由于網絡環境的匿名性以及許多信息的共享性，使網絡下相關信息的保密成為許多人關注的一個焦點。尤其是檔案信息豐富，涵蓋了政治、經濟、軍事、科技等各種秘密，如本單位的檔案資料就是屬于國家秘密范疇，這些也都是需要保護的。因此就需要對用戶的使用權限進行一定的措施進行保密，從而保證這些信息被合法、合理的使用。依次表現為：注冊保密、受托權保密、目錄保密以及屬性保密。這些都可以對用戶的使用權限進行一定的限制和規范，從而保證檔案不會被濫用，保護各方面的利益，使信息環境下的檔案可以健康發展。另外，檔案管理者還需要針對使用者的使用權限進行一定的限制，使用網絡限度功能，防止非法刪改、復制或銷毀等現象的出現，從而更有效地保護好檔案資源，防止泄露秘密。
（二）整合檔案資源，做到專業特色
與傳統的檔案獲取方式不同，現在用戶可以足不出戶，使用電腦在各檔案部門的公開網頁查找自己所需信息。一方面以往大量繁重需要人工完成的工作如今只需要電腦自動完成，人力可以解脫出來進行技術鉆研，為用戶提供更多、更好的檔案信息服務；另一方面，在信息環境下，如果各檔案部門的信息重復，只講求豐富，沒有自己的特色，那么就會造成檔案信息重復，不僅不利于用戶查詢自己所需要的資源和信息，還會造成資源浪費，同時檔案信息也很難做深、做細。所以，各檔案部門要形成自己的檔案信息資源特色，建立起獨具特點的網絡檔案信息資源，這樣才做到節省資源優化資源，將本檔案部門的信息資源結構整合得更加合理，相關特色信息也更加完善和深入，從而更受用戶的喜愛和青睞。
（三）大力推進技術創新
在信息時代，檔案管理一定要跟上時代的進程，完成向信息化的跨越。首先需要檔案管理系統跟上其他計算機系統的升級和功能發展速度。其次就是要求將紙質檔案信息向數字化的轉變過程作為一項重要任務來完成，這樣才能使檔案館獲得長足的發展。另外還需要充分利用互聯的各種功能，選擇合適的工具和方式，對網絡資源進行一定的加工和整理，開發相關主題，從而更加有利于相關信息的儲存和使用。如作者所在的佛山市三水區國土信息中心，就是通過聘請有資質的科技有限公司，對本中心的檔案信息網絡進行技術改進和升級，以進一步優化和整合國土檔案資源，以最快捷、最便民的信息網絡服務群眾。
（四）構建檔案管理的網絡安全環境
眾所周知，使用電腦保存檔案材料的一個突出隱患就是網絡技術升級或遭受黑客攻擊的時候，有可能造成檔案材料的流失和缺失。這對保護各種包含國家秘密、商業秘密和個人隱私的檔案材料帶來了極大的安全隱患。為了減輕安全風險，建議各檔案部門必須做好預防措施，制訂出現各種安全隱患的應急方案，構建本單位的檔案管理的網絡安全環境。作者所在單位也充分考慮這方面的因素，對全部錄入電腦的檔案材料進行電子刻錄和書面留檔案的雙重備份，以應對影響網絡安全的應急事件發生。
綜上所述，信息時代不僅為檔案管理提供了新條件和新的發展契機，同時加速了檔案管理在新環境下的發展和改進，從而為檔案管理的發展提出了新的方向。
參考文獻：
[1]胡海連．現代網絡環境下檔案工作的四個變化[J]．科技檔案，2006(4) ．
