前言：中文期刊網精心挑選了檔案管理規范化范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
檔案管理規范化范文1
新形勢下，計劃生育檔案管理工作規范化具有重要意義，有利于實現信息互通、方便管理決策、為流動人口提供服務。但目前管理工作存在不足，需要采取改進和完善措施；健全制度，明確責任；增加投入，強化管理；健全臺賬，規范管理；改進服務，注重檔案資源的有效利用。
【關鍵詞】
計劃生育檔案；檔案管理；規范化；管理制度；資金投入
為提高計劃生育服務水平，確保各項工作的制度化和規范化，采取相應措施，提高檔案管理水平，促進檔案管理規范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進和完善。
一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的意義
采取相應措施，推動檔案管理規范化具有重要作用，也是必須重視和關注的內容，其重要意義表現在以下方面：
（一）有利于實現信息互通。規范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規、生育指標、生育措施、優惠政策等資料進行整理和歸納。進而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執行和落實情況，采取措施促進檔案管理規范化，有利于管理部門在作出相關決策時，具有可靠的參考資料和依據。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進行對比和分析，然后結合當前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進行。
（三）為流動人口提供服務。促進計劃生育檔案管理規范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數量和方向進行準確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區計劃生育執行效果和人口流動情況。并且還可以實現信息交流與互動，構建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進計劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足
由于相關制度沒有嚴格落實，一些管理人員素質偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關人員職責不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機制不健全，難以有效調動管理人員的積極性。管理人員的培訓機制不完善，難以有效提升管理人員素質，對計算機技術的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機、掃描設備等投入不夠，忽視設備更新和完善。管理人員培訓的資金投入不足，難以提高他們的素質。獎懲激勵機制不健全，制約管理人員素質的提高。
（三）管理不當。一些檔案管理人員的責任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴格執行管理規范措施。對檔案資源的開發和利用存在不足，管理流程不規范，難以提高計劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的路徑
為彌補存在的不足，推動檔案管理規范化，可以采取以下改進措施：
（一）健全制度，明確責任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責，推動管理工作制度化和規范化。建立并嚴格落實責任制，讓檔案管理人員認真履行職責，嚴格落實各項制度措施，提高管理工作的規范化水平。建立完善的管理人員培訓制度，落實獎懲激勵機制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強化管理。增加相應的資金投入，合理安排檔案管理預算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓、計算機和掃描設備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規范管理。根據計劃生育檔案管理的相關規定，制定健全完善的制度措施，有效規范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴格管理規章制度，明確相關人員的職責和權限，推動檔案管理規范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規范和引導各項工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進服務，注重利用。提高檔案管理人員素質，改進服務，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務，提高人們的滿意度。構建完善的管理服務系統和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據。
四、結語
總之，推動計劃生育檔案管理規范化具有重要意義。作為管理人員，應該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發。從而有效規范檔案管理工作，提高服務水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優質的服務。
作者：潘之柱 單位：菏澤市巨野縣衛計局
【參考文獻】
[1]張永和.人口和計劃生育檔案工作的科學管理[J].經濟研究導刊,2009(26)：163-164.
[2]武麗榮.人口與計劃生育檔案規范化管理途徑[J].蘭臺世界,2014(6)：67.
檔案管理規范化范文2
【關鍵詞】新農保；檔案管理；研究
新型農村社會養老保險（以下簡稱“新農保”），是繼農村地區取消農業稅、開展農業直補、建立新型農村合作醫療等政策之后農村的又一項重大惠農政策。新型農村社會養老保險制度遵循的是“?；?、廣覆蓋、有彈性、可持續”的基本原則，根據黨的十七大和十七屆三中全會精神，國務院決定從2009年起開展新型農村社會養老保險的試點工作，至此，新型農村居民養老保險檔案管理工作同步開始建立和開展起來。
一、新農保檔案管理規范化的意義
1.有利于維護農村居民的合法權益
實施規范化的新農保檔案管理，是保證全體參保農村居民利益的最好保障。農村居民參保新農保，需要提供個人相關證明資料并經審核通過才可參保，需要定期交納參保費用并留存信息，參保資金合法使用計息并歸入相應帳戶，養老資金依法支付并核算收支狀況，各環節管理均要制定規范化的程序和制度，才能維護參保農村居民的合法權益不受侵害。參保農民的檔案信息是證明農民參保、付費并享有養老保險待遇的主要依據，是農村養老保險管理工作的重點，因此，在檔案管理全過程中要嚴格遵照國家相關法律法規和規章制度開展工作，使新農保檔案管理有法可依、有據可循，讓參保農民放心，令參保農民信服，才能更好地保障全體農民的合法權益。
2.有利于城鄉養老保險的統一和公平
開展規范化的新農保檔案管理，是建立統一的城鄉居民基本養老保險制度的基礎和保障。2014年國務院《關于建立統一的城鄉居民基本養老保險制度的意見》中提出，到2020年前，全面建成公平、統一、規范的城鄉居民養老保險制度。我國三項養老保險制度的銜接合并，首先需要的就是信息資源的整合和完善，還需要詳盡的檔案信息資料、相似的檔案管理方法、一致的檔案管理模式以及相同的信息管理系統，這些都有利于城鄉養老保險制度的統一。我國三項養老保險制度的同步推進，體現了國家對農村農民的重視，體現了在社會保障面前人人平等，體現了我國社會主義的公平正義。
3.有利于農村養老保險管理工作效率的提升
建立規范化的新農保檔案管理，是提高政府管理效率的最好方法。規范化的資料采集收錄、資料歸納整理、資料查詢利用，大大降低農村基層檔案管理的工作難度和強度，提高檔案管理工作效率。同時規范化的檔案管理工作反過來也促使農村養老保險資金的籌集、分配、使用更加科學合理，形成互相制約互相促進的機制，有利于農村養老保險檔案管理整體水平的提高，有利于新型農村養老保險制度的可持續發展。
二、新農保檔案管理中存在的問題
1.農村基層檔案管理人員重視程度和專業程度不夠
農村基層的檔案管理工作一直是整個檔案管理的薄弱環節，部分地區沒有專職的檔案管理人員，只是隨意的安排人員處理檔案工作，重視程度嚴重不足。個別地區的領導甚至沒有檔案管理的意識和觀念，根本認識不到檔案管理的重要性，無視上級部門對檔案管理的要求和監管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一種短視行為。對于檔案管理這種不能直接創造收益的工作、不能立竿見影看到效果的工作或者認為只有投入沒有任何產出的工作放任自流，任其發展。這種不規范的檔案管理直接造成對參保人員信息統計不全面、不準確，影響正常養老保險工作的進展，也極大地影響了參保人員的積極性，阻礙了新農保的普及推廣。農村地區養老保險檔案管理人員專業能力差別很大，專業素質參差不齊。檔案管理工作人員不固定，流動性太強，崗位調整頻繁，普遍采用兼職人員，即使是專職管理人員也很少具有本專業知識，都是轉行過來，缺乏檔案專業人才。沒有專業人才，很難勝任繁瑣復雜的檔案管理工作，隨著農村養老保險參保人員不斷增多，城鎮養老保險的接續銜接，檔案資料會越來越多，工作會越來越零散，管理難度會越來越大，沒有很好的檔案管理能力，沒有統籌的管理思路，沒有規范化的操作方案，檔案管理工作只會拖累養老保險進程的推進，阻礙我國社會保障改革的發展。
2.農村養老保險檔案資料損毀丟失現象嚴重
基礎設施匱乏，基本辦公條件不具備。有些農村地區養老保險機構自身辦公場所很簡陋，甚至沒有獨立的辦公場所，都是和其他部門合署辦公，專門的檔案室更不具備，收集的參保人員資料隨意放置，沒有建檔歸檔，沒有整理梳理，損毀丟失現象時有發生。即使有檔案室，檔案資料擺放整理混亂，沒有條理，一旦發生參保人員調入調出，資料變更情況、查詢、改動都很困難。由于經常性的翻動查找，有些資料發生損壞，信息被破壞。個別農村地區養老保險檔案管理還未完全實現電子化、信息化、網絡化，甚至連基本的電腦都不具備，檔案管理難度很大，檔案信息很容易遺失。保障措施不到位。檔案管理部門安全防范意識差，措施不得力，衛生條件不合格，檔案資料容易發生受潮、霉變、蟲蛀，甚至發生水淹、火災、腐爛，偶爾還有失竊現象發生，資料受損、毀壞、丟失，造成無法挽回的損失。
3.缺乏統一的檔案管理標準和規章制度
目前養老檔案管理方法還不一致，管理程序還不明確，管理體系還不健全，管理制度還不規范，各個環節均存在不同程度的問題，致使檔案資料管理效率低下。資料是否留存、是否銷毀、是否歸檔、是否分類，農村居民養老保險跨地區轉移如何延續，城鄉養老保險如何轉換，各地檔案管理還處于各自管理、各自為政的局面，尚未形成統一的規范化的管理制度。檔案管理標準的缺失，缺少相應的檔案管理規章制度，就無法進行統一的約束和監管，檔案管理的規范化就無法實現。即便很多地區制定了相應的管理標準和規章制度，但實際執行過程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的嚴謹性、高效性和規范性。管理中任何環節的疏忽和遺漏，都可能影響到參保農民利益，影響到保障資金公平公正的運行。比如，目前比較嚴重的問題主要體現在對參保農民的信息管理的更新不及時。每年都會有農民參保，每年都會有適齡人群達到補償標準，也會有一部分逝去的老人，不能按照規章制度定期開展檢查和核實，不能及時修改和完善信息，并將造成信息收集的錯誤，從而影響部分農民的利益和保障資金的分配使用。隨著我國老年人越來越多，新農保檔案管理難度會越來越大，各種新問題也必將不斷出現。
三、提高新農保檔案管理規范化的對策
1.加大農村檔案管理的宣傳教育，提高管理人員的整體素質和能力
對農村基層管理人員加強宣傳教育，檔案管理絕不是可有可無，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，逐漸建立起日常資料留存歸檔的習慣，提高日常檔案管理的意識，不斷提高養老保險檔案管理的質量和效率。農村參保人員人數眾多，分布廣泛，人口流動性大，這些都給養老保險機構帶來很大困惑，檔案管理起來愈發復雜繁瑣，管理難度巨大，所以檔案管理工作人員需要有細心認真、一絲不茍、高度負責的態度，看似簡單枯燥，實則要求很高，需要農村養老保險機構配備合適人員從事此項工作，不能隨意安排。檔案管理工作需要有比較固定的專業人員從事，崗位人員調整不能過于頻繁，謹慎使用兼職人員。養老機構還要統一對檔案從業人員定期進行培訓，并對培訓效果進行考核，考核合格者方可從事檔案管理工作。隨著農村養老保險工作的不斷深入，檔案管理也要與時俱進，跟上養老保險改革的步伐，檔案管理要統籌安排、整體梳理、細化分解，做到越來越規范化、專業化。專業人才是養老保險檔案管理發展的基礎，因此要加大人才培養力度，組建專業人才隊伍，提高人才整體素質，為檔案管理人才搭建學習交流的平臺，共同研討，共同提高。
2.加強檔案管理軟硬件建設，保證檔案資料的完整
規范化的檔案管理需要完善的基礎設施作為保障，需要完備的軟硬件條件作為基礎?？h鄉村各級養老保險機構均要提供相應的辦公區域，配置相應的辦公條件，方便檔案管理工作的順利開展。辦公場所要科學劃分、分區明確，保證各項工作不受干擾。我國已進入大數據時代，先進的檔案管理是電子化、信息化、網絡化、自動化的結合，農村養老保險檔案管理要跟上信息時展的步伐，所以要利用先進的檔案管理技術，實現信息資源共享。個人信息個人可以通過網絡隨時調取查詢，信息變動隨時監控，使檔案管理更加現代化和規范化。各級政府部門必須加大投入，全面采用電子網絡化辦公，使用統一的養老保險參保軟件，整合城鎮居民和職工養老保險各種信息資源，共同納入我國社會保險子系統，為我國“金保工程”建設打好基礎，全面提升社會保障各項業務的管理水平。養老保險檔案信息關系到全體參保人的利益，必須高度重視，嚴格管理。檔案信息的保存要求很高，無論是紙質版還是電子版檔案材料，在保證空氣通暢的環境下抓好各方面細節，房間溫度濕度控制要適宜，需要做好防火、防盜、防水、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵“八防”措施，電子版資料還要做好備份和日常檢查工作，杜絕一切安全隱患，確保檔案質量，避免損壞。
3.完善養老保險檔案管理規章制度，保證管理方法的科學性
檔案管理各地區要遵循統一的管理方法，明確的管理程序，制定完善的規章制度。檔案管理的每一個環節都應該有科學的管理方法作為指導，明確的管理程序作為保障，規范的管理制度作為約束，管理人員按照標準管理體系按章辦事、依法管理。如建立人員責任制度、收集制度、整理制度、存檔制度、保密制度、統計制度、歸檔制度，等等?？h鄉村各級工作人員要分工明確，責任到人，制度上墻，按照制定好的工作程序和要求，科學有序的開展各項檔案工作。檔案管理是一項長期的持續性的復雜繁瑣的工作，需要嚴格按照工作流程和規章制度辦事，做到定期更新參保農民信息，及時調整檔案歸類，工作人員要深入農村基層，掌握參保農民的最新詳細信息，相應的及時修改和補充檔案資料，保證信息的準確性和時效性。在檔案管理規范化的基礎上，同時檔案管理還要有一定的靈活性，面對復雜的工作要學會化繁為簡，在工作中探索新的管理方法和手段，提高檔案管理工作效率。新農保經過8年的發展，已經完成了初期建機構、保基本、廣覆蓋的階段，進入可持續發展時期，所以必須對新農保進行規范化管理，才能保證和城鎮居民養老保險的順利合并，保證和城鎮職工養老保險的銜接有序，最后實現全國養老保險制度的統一。
【參考文獻】
[1]王紅紅．試論新型農村社會養老保險檔案管理的完善[J]．山西檔案，2013，（S1）：209-210．
[2]趙敦芳．規范城鄉居民養老保險檔案管理[J]．中國檔案，2015，（9）：40-41．
[3]龍桂珍．完善農民工群體社保檔案管理[J]．檔案管理，2014，（4）：92-93．
檔案管理規范化范文3
一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規范化
土地是我國農村重要的生產資料,隨著經濟結構的變化,農村土地流轉現象越來越多,城鄉建設頻繁征占用農戶承包地,農戶土地承包狀況時常發生變動,這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要,一方面關系到切實維護農民的正當權益,另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹,事關農民土地承包權益的維護保障。
調查顯示,由于種種原因,當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐,不符合《檔案法》的規定,更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。
二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作
各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性,在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式,加強責任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。
1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓,加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核,考核合格后領取《法制培訓合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容,在綜合培訓中加強法律知識的培訓,以增強全員的法律意識。
2.明確管理責任,嚴格依法歸檔
各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任,明確管理權限和責任是規范管理的基礎,只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉合同的,必須一式五份,縣、鄉、村、當事人各存一份,還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。
一般來說,目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。
3.嚴審檔案質量,規范收集整理
傳統的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中,土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效,要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標識性和合法性;紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。
及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責任到人,及時將合同信息及相關材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管,完善信息管理
檔案管理規范化范文4
關鍵詞：經濟社會發展；檔案管理；規范化
檔案管理是指收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用檔案的活動。檔案記錄著一個國家、公司和單位的歷史沿革，它可以真實地反映一個國家、單位、企業職能活動的過去的整體面貌，同時也為以后的工作提供資料參考和利用。新時代檔案管理工作的規范化、標準化是檔案管理工作的重點之一，是提高檔案工作效率和質量的基本保證。新時代的背景，要求檔案管理工作必須要運用科學的原則、方法和手段，才能使檔案管理與時俱進，適應新形勢，使檔案管理工作逐漸規范化、標準化、現代化。
1 新時代檔案管理規范化的作用
檔案是一個單位發展、建設的重要無形資產。隨著新時代的不斷發展，檔案管理工作也顯得越來越為重要，逐步受到社會各界的重視，尤其是現代化、信息化的發展，檔案管理工作的現代化更是刻不容緩。要使檔案工作適應新形勢的發展，做好檔案管理標準化、規范化，是實現檔案工作現代化的關鍵環節。
檔案是單位的一項重要的信息來源，檔案管理工作是信息產業的重要組成部分。檔案對于單位做出各項關鍵決策提供了一定的依據。規范化的檔案管理，可以為今后檔案資料的查找和利用提供方便，為單位的信息收集具有巨大作用，才能發揮檔案最大化的貢獻，成為單位信息來源的動力。
2 檔案管理存在的問題及因素分析
2.1 檔案管理觀念落后，重視不夠
檔案管理工作者在觀念認識上比較落后，認為自己就是一個“倉庫管理員”，只負責各種資料的收集和整理，對于現代化的檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認為保管好就行，處于了一種松懈、安于現狀的狀態，落后的檔案管理觀念，缺乏現代化創新意識，嚴重影響了檔案管理規范化的進程，使得單位不能很好地利用檔案中有用的信息資源。由于領導對檔案工作缺乏重視，工作的條件和場所很差，每天重復著瑣碎繁雜的工作，工作人員無法認識到自身工作的重要性，認為自己的工作可有可無，產生自卑心理，對檔案管理的規范化建設產生了十分消極的作用。
2.2 檔案管理人員素質有待提高
檔案管理工作是一個需要有一定責任心，工作認真、細心、嚴謹的崗位，專業素質要求也較高。然而目前檔案管理工作人員多數綜合素質偏低，新時代新形勢對檔案工作人員的素質的要求更高，管理者的整體素質問題更加嚴重。對于檔案管理工作缺乏認識和重視，安排一些年齡偏大、兼職、新調動人員做檔案工作，導致檔案工作的質量得不到保證，嚴重影響管理工作的效率和水平。但是，科班出身的檔案管理人員數量極少，而且薪資待遇不高。這就導致極少的專職人員流失，更加影響了檔案工作的信息開發和編研，檔案管理規范化建設難以進一步發展。
2.3 管理技術手段落后，設施陳舊
同樣由于對檔案工作的重視不足，財力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設施得不到更新，基礎設備缺乏，很多檔案室存在到不到規定的安全指標，建設不規范、不標準，嚴重阻礙了檔案管理現代化的建設。我國大多數單位的檔案室的管理技術和手段落后，依然停留在傳統的手工工作方式，跟不上科學技術手段的不斷更新，沒有對檔案工作信息開發和編研的意識。有些檔案室隨配置先進設施，管理人員卻不利用，使其擱置成為擺設，先進的管理技術也就流于形勢，沒有實際的操作和利用，因而造成人力、物力和財力資源的極大浪費。這種現象嚴重制約著新時代檔案管理規范化的進程。
3 新時代檔案管理規范化的對策
檔案管理工作對我國經濟發展和現代企業制度改革發揮著至關重要的作用。要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。
3.1 全面普查案卷
這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。
3.2 提高案卷質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
3.3 嚴格立卷歸檔原則
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。
3.4 用“關鍵詞”替代“主題詞”
用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。
3.5 實施“以我為主”的歸檔原則
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。
3.6 提高人員素質
檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。
當然，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結。我們通過實行標準化、規范化的工作，推進了檔案管理，現代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。
參考文獻
[1]孫光禮.新世紀檔案工作宏觀管理的探討[J].檔案學通訊，2000，6.
檔案管理規范化范文5
關鍵詞：辦公室；檔案管理；創新
一、辦公室檔案管理工作的重要性
隨著時代的進步、社會的發展，辦公室檔案管理面臨著更多問題和挑戰！檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現實意義。首先，檔案管理規范化能夠促進一個部門甚至整個單位的管理水平。檔案可以反映出部門、單位的業務水平和人遷情況，但本單位與其他部門產生業務關聯時，查閱對方相關檔案是雙方相互了解的最為簡便和真實的途徑。所以，檔案管理工作能夠推進單位和部門的工作進程，反映出單位的管理能力。其次，檔案管理工作規范化能夠豐富現代管理手段。檔案管理工作已經逐步自動化，網絡電子信息化檔案管理方式加強了辦公室檔案管理的準確性。充分利用計算機技術存儲，將網絡電子信息化技術應用于檔案管理工作，以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統的管理模式，不僅能夠將單位內部的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免了查找上的困難，節省了大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準確快捷。第三，規范檔案管理工作有利于檔案管理人員素質的提升。辦公室的臨時檔案管理一般是由文書或者其他人員兼職，并未配備專業人員負責，致使工作人員的專業知識不夠，同時由于缺乏相關檔案專業的管理知識的培訓，使得很多單位辦公室檔案管理人員素質不高。規范檔案管理工作，能使執行者充分認識到檔案管理工作的重要性，提高對單位檔案管理工作的重視。在規范檔案工作的同時，有利于提高檔案工作人員素質及檔案管理水平。檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到推動作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。
二、如何加強辦公室檔案管理工作規范化
（1）構建檔案管理信息化平臺。構建檔案管理信息化平臺，是指將檔案數字化，從檔案的實體管理轉向信息管理，使檔案的管理方式從傳統的手工紙質管理向現代計算機管理轉變。首先是要將檔案材料信息化。將檔案材料信息化是指利用技術手段將紙質材料、聲音和錄像等文件，通過統一、完整的檔案數據庫以數字化形式進行有序存儲。建立檔案數據庫是一個循序漸進的過程，是信息化管理模式的核心。其次，建立檔案資源管理系統。用數字化存儲的方式將以各種載體形式存在的檔案資料存儲于網絡檔案信息平臺中，實現信息資源的全文存儲、網絡傳輸和智能檢索。各單位應充分認識構建的檔案管理信息化平臺的必要性和迫切性，制訂詳細的信息化建設方案，加大資金投入力度，建設一套技術完善、管理科學的信息管理系統。
（2）建設完善的辦公室管理機制。要改變傳統的辦公室檔案管理方式，規范辦公室檔案管理工作，首先要建設完善的管理機制，正規化的單位管理其實質就是依靠好的機制，從而將一切管理的井井有條。辦公室檔案管理也需要依靠良好的工作機制將其規范化，即制定適合自身發展的制度模式，進行辦公室檔案的標準化建設，對檔案材料實行全過程的管理和監控，包括材料的形成、收集、鑒定和歸檔等過程，逐步實現管理的標準化。將紙質文件按照重要性和保密性分開存放，建立存取級別制和登記制，其他非重要文件可以按照時間、類別、發文機關等分別存放，便于查閱和整理。還有一些其他類的參考資料，如設備說明書、員工學習資料等要與文件分別存放。并且，文件檔案的存放要符合檔案的存放管理時限，將有保存年限和永遠保存的文件資料分區保存。
只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。
（3）加強人才隊伍建設。辦公室檔案管理人員大都不是檔案專業或計算機專業方面的人才，從事檔案管理工作的積極性不高，在選任辦公室檔案管理工作人員時，要堅持德才兼備的標準，尤其是在道德品質方面，要挑選愛崗敬業、遵紀守法的人員從事檔案管理工作。信息時代下，檔案管理人員要增強使命感和責任感，提高自身素質，通過多種形式的學習、培訓、交流、研究，優化工作人員的知識結構；要有扎實的信息理論知識，掌握信息管理領域的相關理論和專業技能，熟悉當代政策法規，提高計算機水平。
通過改善辦公室檔案管理人員的知識結構，提升獲取新技能的意識，能增強辦公室信息方面的安全意識和保密意識，培養管理人才，從而使辦公室管理人員的業務能力和職業素質得到全面提升。
參考文獻：
[1]蔣學才.關于做好國企思想政治工作的思考[J].管理觀察，2012（3）.
檔案管理規范化范文6
一、建立完善收集整理歸檔機制，確保檔案信息資源豐富齊全
收集、整理、歸檔工作是檔案管理的起始環節，是提供檔案信息、實現有效利用的前提。所以說，檔案的收集整理歸檔工作意義重大。因此必須建立完善收集整理歸檔機制，形成系統的、豐富完整的檔案資料。一方面，要做好檔案資料的收集、征集工作。為加強電力工業企業檔案標準化、現代化管理，促進企業檔案工作的綜合整體建設，健全和完善企業的信息工作，以更好地服務于企業生產和經營管理的需要，要依據國家檔案局《工業企業檔案分類規則》制定本地區的電力企業檔案分類規則。從行政管理、經營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資等五類進行收集。
要根據自身實際，對各個部門、各種門類、各種載體的檔案資料以及輔助材料盡可能地收集齊全。特別是工程檔案是電力企業檔案的重要門類，真實地記錄了工程項目從開始立項建設到竣工交付使用的歷史面貌，反映了工程項目建設成果，是企業生產、維護、擴建、技改等項目不可缺少的重要依據。工程項目檔案的收集、整理、歸檔和移交應該與項目設計同步進行，實施事前介入、事中控制、事后核查和驗收把關。把工程檔案管理關口前移，抓住關鍵環節，確?？⒐n案的質量?？傊挥凶ズ檬占ぷ?，才能確保檔案的齊全、完整、準確、系統，才能從根本上保證檔案的質量，為企業健康有序的發展提供強有力的保證。另一方面，做好分類整理和歸檔工作。要將收集到的檔案資料，按照歸檔范圍和保管期限分門別類進行整理和編目造冊，同時進行檔案數字化管理，以利于檔案的保管和提供利用。
二、建立完善開發利用機制，提高檔案信息資源的價值
檔案利用是檔案利用者通過檔案利用系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。完整的檔案信息對于供電事業發展及企業文化建設等方面發揮著無可替代的作用。電力企業的改革發展,離不開信息資源。在各種信息資源中,電力檔案因與企業各種經營活動的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質而占有獨特的地位。檔案價值的實現,檔案工作目標的實現,檔案工作系統與外部環境的聯系與溝通,無不與檔案的開發利用工作息息相關。
電力企業要結合本單位工作的特點和實際情況，按照檔案法律法規制定適合本單位的檔案利用制度。
一是抓好檔案利用制度的落實。
二是建立完備的檔案檢索體系，運用傳統形式的檢索系統和計算機檢索系統相結合，特別是計算機檢索能加快檢索速度，提高利用效率，發揮檔案信息共享優勢。
三是建立完善的咨詢服務體系。檔案工作者要能熟練的解答利用者所遇到的各類問題，提醒利用者在查閱中的注意事項，提供方便快捷的利用，更好地發揮檔案的作用，為供電事業發展提供優質、高效的服務。
三、建立完善素質能力提升機制，增強檔案管理軟實力
檔案管理作為一門專業性很強的工作，它要求檔案管理人員要有扎實的檔案管理理論知識和業務知識，特別是要下一番工夫學習和掌握計算機知識，才能使自己成為綜合型檔案管理人才?？梢哉f，檔案人員的素質決定檔案管理工作的質量。提升檔案隊伍的綜合素質,激發他們的動力,是建設電力企業檔案隊伍的關鍵之所在,同時還是保障電力企業快速發展的基礎條件。因此,面對新時期、新要求、新挑戰,電力企業應該建立完善素質能力提升機制，提升干部隊伍的綜合素質和業務能力，確實增強檔案管理工作的軟實力。一是提高檔案工作重要性的認識。明確檔案工作者的地位和作用，增強做好檔案工作的使命感、責任感。二是豐富自身的業務知識。要系統掌握各門類載體檔案的整理方法，掌握檔案的保管、保護，檔案的利用、編研，檔案信息化和檔案法制建設等各方面的知識。三是養成嚴謹細致的工作作風。嚴格遵守檔案工作各項制度規范，保證工作質量。四要學習了解一些電力工程的基礎知識，以便及時準確地為工程人員提供檔案利用，更好地為企業經營生產服務。五檔案工作人員要有較強的檔案服務意識。在服務方法上，要由過去的被動服務變為主動服務、超前服務；在服務方式上，在不損害國家利益、企業利益的同時，最大程度實現科技檔案的價值，更好地為企業的發展建設服務；在服務手段上，要手工管理與計算機管理同步進行，提高工作效率和服務質量。
