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檔案管理的基本知識范文1
隨著知識經濟時代的到來，對信息的存儲、 類、查詢等各方面提出了越來越高的要求。高校的檔案管理工作更好的朝著規范化、現代化的趨勢發展，以及使檔案信息開發、收集、傳播和資源共享的數字化、網絡化發展的更加完善，對檔案的管理者的素質也提出了新的、更高的要求。檔案工作者積極提高自身素質，拓寬知識層次，努力增強服務意識，才能提高高校檔案管理水平和檔案服務質量。
1.當前高校檔案人員的素質狀況
檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。然而，如今很多高校的檔案人員素質達不到要求。
1.1 業務水平不高，專業知識貧乏
檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案人員應接受專業的教育培訓，掌握專業知識，才能勝任此項工作。但目前大部分高校檔案人員實際情況是業務水平不高，專業知識貧乏。高校專職檔案人員中，很多都未接受過任何檔案專業教育或培訓。另外，很大一部分更是非專業學歷人員較多，他們多半路出家，來自其它專業，這就使得他們的檔案專業知識貧乏，業務水平不高，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展，嚴重制約著高校檔案各項工作的順利開展。
1.2職業情感淡薄，主觀能動性不強
當前，在高校中有些檔案工作者事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。加之檔案工作的性質要求是細致、嚴謹、環節多、程序多、耗時多，所以在完成工作的過程中時間的彈性非常大，使原本工作的思想會在很大程度上造成是“干良心活”的陰影，檔案管理工作者特有的工作性質和工作環境給從業人員的“惰性”提供了生存的溫床。原因是高校專職檔案工作人員不多，而且工作環境相對封閉，在完成檔案收集工作這一環節后，和外面人員接觸的時間大大減少，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”這是檔案工作者真實工作狀況。
1.3 制度的不統一，檔案人員素質低
某些高校沒有制定統一的立卷歸檔制度，對納入檔案管理的內容也沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，僅僅是根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，同時，還有些高校在目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外， 檔案管理人員學歷偏低、知識面較窄、不具備專業技能等因素也是影響檔案管理工作效率低、缺乏創新與活力的重要因素
2.高校檔案人員的素質要求
2.1 要有較高的專業素質
檔案工作人員應該安心奉職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉高校內部自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
2.2 要有較高的職業道德修養
檔案人員的職業道德在檔案領域中的具體體現，主要包括以下幾個方面。不為名利，甘為人梯、熱心服務。檔案工作的職業活動，社會職責，工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性，條件性的工作。其出發點和最終目的在于為社會主義現代化服務，為社會廣義物質文明和精神文明服務，此外，檔案工作是為各項工作提供條件的。 因此，要求檔案專業人員必須具有為“人梯”，熱心服務的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百計為利用者提供報務。
2.3 計算機的基本知識和操作技能
隨著計算機網絡技術在行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現。檔案工作者如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很能難有所突破。為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質量，提高檔案信息工作的現代化水平，高校的檔案信息部門基本上都已應用了計算機管理，并且正在向著更深層次的應用方向發展，如光盤技術、多媒體技術等等。這些都要求高校檔案信息管理人員必須掌握必要的計算機知識和熟練的操作技能。
2.4 具備高度的法治觀念
檔案管理工作，要求工作人員必須嚴格遵紀守法。而嚴格執行法律的規定，必須嚴格遵守國家法律和檔案法規，嚴明黨的紀律，嚴格規范自己的行為。必須牢固樹立法律意識，全面提高法律知識水平，并把法律的規定運用到日常業務中去，時刻依照法律規范自身的行為，自覺接受社會監督和法律的約束。許多檔案記載著學校、老師或學生的機密。因此，檔案專業人員必須具有嚴格的保密觀念和良好的習慣。正確處理好保密與利用的關系。以確保學校檔案的安全。
2.5 要努力培養自己的綜合性知識
目前，隨著高校的發展，具有綜合性水平的檔案人員十分緊缺。對高校檔案管理人員來說，其綜合性已超越了以往任何時期，除具有熟悉檔案信息管理專業知識和計算機應用能力外，還必須具有對檔案信息資源進行掃描加工、數量控制、質量監控、數據錄入以及擁有檔案信息化所需人、財、物的統籌兼顧管理等能力。因此，檔案人員要努力培養自己的綜合性知識與業務技能，才能適應和滿足當今學校發展的需求。
檔案管理的基本知識范文2
[關鍵詞]醫療保險；檔案管理
中圖分類號：TD327.3文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2015）38-0168-01
醫療保險作為我國社會保障制度的重要組成部分，當人們受到重大傷害或重大疾病之后，國家給予他們一定的經濟幫助，減輕居民的經濟負擔。醫療保險檔案是對參保單位和參保人員繳費、享受醫療保險各項待遇的真實情況的反應，是支付各種醫療保險待遇的唯一依據，所以醫療保險檔案管理的工作對居民生活有著重要的影響。
一、醫療保險檔案管理的現狀
1、對醫療保險檔案管理不夠重視，缺少對醫療保險檔案管理重要性的正確認識。隨著醫療保險參保人數的逐年增加，導致醫療保險檔案的數量也急劇增長，因為醫療保險檔案工作比較復雜，有些領導對醫療保險檔案管理不夠重視，缺少資金的投入導致人員配備不足，導致檔案缺失的現象比較明顯。業務員對醫療保險檔案管理意識薄弱，認為檔案管理對自己沒有意義而松懈。
2、醫療保險檔案的材料沒有收集齊全，醫療保險檔案是參保過程中具有保存價值是醫保事業的真實記錄和歷史反應。但是由于人員調動時沒有及時交接，導致有些檔案不完整甚至丟失。
3、對醫療保險檔案沒有專業的管理和統一的標準。每個地區的醫療保險檔案管理不一致，那些資料需要歸檔，怎樣歸檔；那些資料需要分類，怎樣分類。目前尚沒有一個統一的規范。所以很容易造成檔案的遺失或者歸檔錯誤的情況發生。
4、醫療保險檔案管理人員沒有進行過專業培訓，檔案管理水平比較低。目前醫療保險大多為兼職人員，并沒有接受過專業的檔案管理的訓練，缺少檔案管理的基本知識，另外他們的業務水平低，所以在管理檔案是缺少責任心，直接影響檔案管理的工作。
二、醫療保險檔案管理的必要性
醫療保險作為我國社會保證體系的重要組成部分，是對未來不確定疾病或意外的一種幫助制度，醫療保險制度的建設是由國家立法，強制實施的。醫療保險檔案是在醫保過程中形成的文字、電子文檔等具有保存價值的原始記錄。醫療保險是參保人員重要的原始資料，更是參保人員享受醫療保險各項待遇的重要依據，很多人對于醫療保險檔案管理工作存在很多誤區，他們認為沒有必要成立醫療保險檔案管理部門。其實，醫療保險檔案管理對我們的身體健康有著重要的作用。電子文件的管理形式優于傳統的檔案管理方式。
對醫療檔案有一個科學的管理能夠有效提升管理水平，只有做好醫療保險檔案管理的開發，并且充分利用它進行工作，才能實現檔案管理工作的價值而且可以為醫療保險檔案管理打下堅實的基礎。所以，要對醫療保險檔案管理有一個標準，使其具有科學性、及時性和準確性，保證檔案的真實性和完整性，可以使醫療保險檔案管理規范化、信息化和專業化。
醫療保險作為一項民生工程，涉及面廣，政策性、專業性強，工作環節多，業務管理繁雜。所以醫療保險檔案管理的發展具有舉足輕重的作用。一方面可以給領導提供依據，醫療保險檔案管理主要是基金的管理，建立系統的、規范的醫保檔案管理體制，不僅可以為數據統計、會計核算和基金收支提供詳細的資料，而且對于建立科學、高效的醫療保險基金管理提供有力的信息支持。因為醫療保險成立時間短還有很多不切實際的問題，需要不斷地完善有關的政策，方便成立和群眾的需求相適應的的制度，醫療保險檔案管理便為領導的決策提供了資料。另一方面可以為參保單位和參保人員提供服務。醫療保險檔案能清楚的寫明參保單位和參保個人的參保情況、費用記錄和年限計算依據。其中，現金結報資料作為基金支付的重要憑證，能夠為參保人查閱提供方便；政策宣傳資料為參保人員了解醫療保險參保辦法及享受的待遇做了詳細的介紹。這些檔案能夠讓參保人員學習一般知識、了解醫保信息并且可以為維護自身權益提供直接憑據。
三、醫療保險檔案管理的措施和辦法
1、提高對醫療保險檔案管理的程度。對檔案管理的高度重視是保障檔案管理工作順利進行的基礎和前提，在平時的管理中，需要加強宣傳和教育檔案管理的重要性，讓領導和員工意識到檔案管理的重要性，檔案管理水平不斷提高。
2、提高檔案管理人員的管理技術水平。因為目前檔案管理的人員很多是兼職人員，管理水平都比較低，所以要對檔案管理人員進行培訓。一方面讓他們掌握基本的法律和專業知識，使他們的管理能力不斷提高，可以完成復雜的醫療保險檔案管理的工作。另一方面，還要對他們進行思想教育工作，讓他們端正自己的工作態度。要為醫療保險檔案管理打造一支高水平、高素質的隊伍。
3、要對檔案管理工作方法進一步完善。我們要盡可能的利用各種先進技術來改善檔案管理的方法。例如，在醫療保險檔案管理中，一方面我們可以投入大量的微機設備，這樣我們可以為各種先進技術的應用提供必要的硬件設備。另一方面我們要應用各種技術和相應的軟件的開發，這樣可以建立一個醫療保險檔案管理的工作平臺。通過對檔案管理工作方法的改進，實現了對檔案檢索、統計以及借閱管理的自動化，在很大程度上提高了檔案管理的效率。
4、要對檔案管理制度進一步完善。我們應該從實際出發，根據《檔案法》和《保密法》等，對檔案管理制度進一步完善。因此，我們科以在以后的檔案管理中，可以對檔案的收集、存檔、保管、整理和移交有章可循，工作流程清晰，不僅提高了工作效率，而且還能保證檔案管理的質量。
5、要積極推進檔案管理的信息化建設。傳統的檔案管理是由工作人員手工收集、整理，不僅工作量大，而且效率低。這就要求我們極力發展檔案管理信息化建設，來提高檔案管理的效率和水平。這就要求檔案管理人員必須熟練掌握和運用計算機軟件，這樣不僅減少了工作人員的工作量，而且也便于參保人員的查詢。
四、總結
綜上所述，我們在醫療保險檔案管理中存在著一系列的問題，我們在解決這些問題時要堅持科學、合理、有序的原則，還要國家相關部門統籌兼顧，強化引導，建立一個交流的平臺，可以提高醫療保險檔案管理的工作效率。
參考文獻
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檔案管理的基本知識范文3
1 “會計委派直接管理”形式
即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2 “財務集中制”形式
即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自主權、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位的銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。
3 目前，會計委派制下會計檔案管理存在的一些問題，主要表現為：
3.1 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案
這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定?！稌嫏n案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
3.2 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔
會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據?！薄稌嫽A工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。
”保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
3.3 會計工作與會計檔案管理相脫節
會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案管理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
3.4 會計檔案管理制度亟待完善
制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
4 針對會計檔案管理的上述問題，我認為，醫院財務方面應做好以下幾個方面的工作：
4.1 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制
實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
4.2 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量
會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
檔案管理的基本知識范文4
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案,不符合《會計檔案管理辦法》的規定?！稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出,“當年形成的會計檔案,在會計年度終結后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的,盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更,但其所有權仍是委托單位,屬于委托單位全宗的一個門類,應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬,會計核算形式發生了變化,財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出:“電算化會計檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據?！薄稌嫽A工作規范》第45條規定,“實行會計電算化的單位,有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中,會計委派制核算的地區或部門,基本都實行了電算化會計,形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心,即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心,也只移交紙質會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物,它產生于會計業務工作之中,是會計工作的延伸,也是會計工作的終結。但在實際工作中,會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練,經常參加會計業務的培訓和學習,但對檔案知識,特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少,也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務,輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務,卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度,沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前,沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能,造成會計檔案整理質量不高,封面內容填寫不全,裝訂不整齊,有的分類、排列不規范,無目錄等現象,使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準,更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式,其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今,無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定,檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否,而對會計檔案規范與否少有問津,使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度,對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間,整理標準,移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作,忽視了會計檔案管理,沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中,也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題,筆者認為應強化以下方面工作:
一要加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案,應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定,明確會計檔案的所有權是委托單位,將委托單位的會計檔案整理規范,在核算中心暫保管一年,期滿后編制會計檔案的案卷目錄,連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案,向委托單位的檔案機構移交。
二要加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員崗前培訓,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
檔案管理的基本知識范文5
【關鍵詞】 高職院校檔案；信息化建設；問題；制約因素；路徑與方法。
【中圖分類號】G64.21 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）22-0-02
檔案信息化建設已成為檔案管理現代化建設的最主要的內容。因此，加強高職院校檔案信息化建設，既是《檔案法》賦予檔案部門及工作人員的神圣使命，也是信息化社會的必然要求。
一、高職院校檔案信息化建設存在的問題與制約因素
（一）檔案管理隊伍整體素質偏低
大多數高職院校尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理。有的學校檔案工作隊伍中無本科及以上學歷的人員，學歷普遍偏低；有的人員是從其他行業轉入檔案管理部門的，不具備檔案管理專業的必備知識，知識結構及不合理；有的學校檔案管理人員的年齡偏大，“斷層”現象嚴重；有的學校無高級職稱的檔案管理人員，其職稱結構域檔案信息化建設很不相稱。另一方面，高職院校各部門的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能。
（二）基礎設施簡陋
由于大多數高職院校是在原中專學?；A上升格或由大、中專學校合并組建而成，基礎設施薄弱，即使千方百計擠出資金進行基本建設，也只能重點建設與教學、科學緊密相關的項目，無資金投入檔案管理的基礎設施建設，因而大多數高職院校的檔案設施設備十分簡陋，少數學校沒有專門的檔案館，甚至沒有微機、空調等基本設施，檔案柜陳舊破爛，庫房條件達不到要求，管理手段基本停留在傳統的階段。
（三）管理體制比較亂
“統一領導、分級管理”的檔案管理體制在高職院校尚未真正落實。目前，有的地方政府還沒有將高職院校的檔案管理工作納入議事日程，政府檔案館路機構除通知學校檔案工作人員參加一些會議和培訓外，很少過問學校檔案工作甚至很少涉足學校進行檢查和指導。
（四）數字化建設水平低
大多數高職院校還未將現有的各種載體檔案通過與計算機硬件、軟件結合而實現數字化管理。沒有計算機的檔案室，檔案數字化管理是一片空白；有計算機的檔案室，檔案數字化管理水平也較低。同時，有的高職院校檔案室雖然實現了內部數字化管理，但未與外界聯網，也談不上真正的數字化管理。
（五）檔案利用率極低
大多數高職院校的檔案資源未得到充分的開發利用，檔案利用率低，檔案固有的作用未能很好地發揮出來。據有關人員調差統計，高職院校檔案案卷年均利用率僅為20%左右。
二、高職院校檔案信息化建設的路徑與方法
（一）充分提高認識，切實轉變觀念
高職院校檔案是我國整個檔案事業的重要組成部分，是高職院校過去和現在的教學、科研、管理等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，它具有歷史價值和使用價值，并具有查考憑據、參考依據、科學研究、宣傳教育等多方面的作用，在高職教育中具有十分重要的意義。搞好檔案信息化建設，可以促進高職院校的全面發展。要樹立國際化觀念、創新觀念、服務觀念、法制觀念，用心的觀念指導高職院校檔案信息化建設。
（二）明確指導思想，確立相關原則
檔案信息化建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，在高職院校檔案信息化建設中，要堅持量力而行、循序漸進、實用實效的指導思想。同時，要確立相應的原則。一是保障重點的原則，就是在可能的人力、財力條件下，對重要的檔案資料進行數字化加工，將這一部分信息化處理后的檔案先行提供利用。二是分類建設原則，即依據檔案的性質和重要性的不同，按輕重緩急的順序對檔案進行數字化加工。三是技術實用性原則，就是對檔案數字化處理要采用最有實用價值的模式，如：文本模式較圖像模式的實用性強，高職院校在進行檔案數字化處理中，以采用文本模式為優。
（三）增加經費投入，務實物質基礎
經費短缺，是制約檔案信息化建設的最主要因素。因此，增加檔案信息化建設的經費投入，已是當務之急。一方面，各級政府要依法增加對高職教育的經費投入，以便高職院校有可靠的資金投入檔案信息化建設。另一方面，高職院校要多方籌措資金，投入專項資金進行檔案信息化建設。通過增加經費投入，逐步配置防盜、防火、防水、防震、防潮、防塵、防蟲、放有害光、防高溫設施和裝訂工具、復印機、裝裱設備等必要設施，裝備縮微攝影機、電子計算機、光盤等技術設備，切實務實檔案信息化建設的物質基礎。
（四）加強人員培訓，提高隊伍素質
檔案管理隊伍素質的高低，是關系檔案信息化建設的關鍵因素。因此，要克服對人員培訓的舍不得花錢的傾向，堅持全員培訓，全面提高隊伍素質，要為檔案工作人員的培訓學習創造良好的條件、出臺優惠政策，選拔檔案工作人員到本科院校的檔案管理專業學習深造，組織檔案管理人員外出考察和調研，定期舉辦培訓班和對檔案管理人員進行專業培訓，拓寬視野和知識面，改善知識結構和學歷結構，提高綜合業務能力。
（五）建立健全制度，完善管理體制
一是要依法建立健全檔案管理制度，包括修訂原有的規章制度和制定新的規章制度，使檔案管理步入制度化、規范化、科學化的軌道。二是要理順檔案管理體制，真正建立起“統一領導、分級管理”的檔案管理體制。高職院校應建立獨立的檔案管理機構，統一管理檔案。只有制度健全、管理順暢，才能有效地促進檔案信息化建設。
（六）搞好總體設計，建立信息網絡
建立檔案信息網絡，實現檔案信息管理的網絡化，充分融入現代網絡世界，是社會對檔案事業的必然要求。高職院校要根據人、財、物的實際情況，逐步推進檔案信息網絡化建設。檔案信息網絡化建設是一項投資大、周期長的管理技術工程，其建設必須遵循系統規劃、協調發展、標準開的和安全可靠等原則，切實搞好總體設計，確定網絡的基本功能、建設任務、總體思路、組網模式和發展規劃等，然后按計劃分步實施。首先要抓好檔案網站建設，即采取虛擬主機、主機托管、聯通專線等不同的技術方案，按照一定的入網程序建立起高職院校的各自的檔案網站，并采取“以網站服務補網站維護”的運營模式。其次是搞好檔案館（室）局域網建設，組成信息網絡，在網上資源共享和信息快速傳輸的基礎上實現檔案管理和檔案信息服務的網絡化。
（七）提高服務水平，擴大利用范圍
服務水平和服務質量是影響檔案利用的重要因素，也是影響檔案信息化建設的因素之一，因而高職院校檔案工作人員要切實提高服務水平和服務質量。一是要明確服務方向，樹立服務思想，要改善服務態度；要開動腦筋，研究利用工作的新情況、新特點，解決利用中的新問題，采取各種方式改革服務手段和方法，主動為社會和學校各項工作服務。二是加強基礎工作，提高服務質量。高職院校檔案館（室）必須做好檔案收集、鑒定、整理、檢索、編研、保管等基礎工作，才能使檔案利用工作得以順利開展，才能提高服務質量。三是熟悉館（室）藏，了解和研究利用者的需要。四是利用多種途徑和形式提供檔案利用，包括接待查閱、檔案外借、制發檔案復制本、制發檔案證明、開展咨詢服務、檔案館（室）藏介紹、舉辦陳列展覽、建立檔案目錄中心等。
綜上所述，人類已進入信息社會，信息化浪潮正以不可阻擋之勢席卷全球，信息化水平已成為一個國家強盛的重要標志之一。在這種形式面前，高職院校檔案信息化建設勢在必行，刻不容緩。
參考文獻
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檔案管理的基本知識范文6
【關鍵詞】教育；檔案；素質
中小學檔案是學?；顒拥闹苯佑涗?，是學校科學研究、教學評價、教師晉升、教代會、學代會、畢業生報考等教學活動直接的信息資料來源。隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，中小學檔案管理已成為學校建設工作中的重要內容。作為中小學檔案管理人員，面對新的形勢，必須站在時代的前沿。針對新形勢下學校檔案管理工作的特點，應該不斷的探討新的管理模式和工作方法，以適應形勢發展的需要。所以全面提高檔案管理人員的素質，不僅是新形勢下中小學發展的客觀要求，也是中小學檔案管理隊伍自身建設的內在要求。
1.新時期中小學檔案管理人員素質現狀
檔案是一種重要的文化信息資源，檔案人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁。但是目前有相當一部分中小學檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質和開發檔案信息的能力。這主要表現在以下三個方面：
1.1業務素質不高
（1）專業技術人員偏少。中小學專職檔案員中具有專業技術職務的人數占總人數的比例還是偏低，社會的發展對檔案工作的專業文化程度提出了更高的要求，專業技術人員占有極其微弱的比例，是目前檔案工作急需解決的問題。
（2）檔案專業人員貧乏。幾年來，中小學檔案專業人員隊伍和文化水平雖普遍有所增加和提高，但檔案專業人員卻極其貧乏，包括檔案專業職業高中畢業生在內，畢業于檔案專業學校的寥寥無幾。
（3）復合型的檔案管理人才嚴重缺乏，極大地影響了學校檔案的信息開發和編研工作。
1.2思維調整速度不快
由于知識和信息的大量產生和社會對信息和知識的大量需求，使檔案部門傳統的檔案管理理念受到強烈的沖擊，對檔案人員的管理水平更是一個挑戰。然而，由于檔案隊伍存在著專業知識老化，信息開發形式陳舊等問題，影響了檔案信息開發的力度和深度。具體表現在：一是信息開發單一，僅局限于開發檢索性、介紹性、匯編性的內部檔案參考材料，缺少系統性、綜合性、專題性的檔案信息開發材料，從而無法適應經濟發展的需要；二是開發方式落后，表現為從開發檔案信息的選題到手段仍十分原始和公式化，沒有更好地廣泛利用計算機等現代化技術，開發帶有通用性、可轉換性的檔案信息，從而無法滿足利用者對檔案信息的需求；三是編研選題的封閉性，從編研選題到信息開發的內容缺乏現實針對性，缺少對利用者的吸引力。
1.3現代化技術運用能力不強
一是掌握計算機操作技能欠佳，常常出現“望機興嘆”或上機不能得心應手的情況，影響了信息快速傳播的效果。
二是對信息化的設備功能了解掌握不全。計算機管理檔案具有快速檢索、自動分類組合和多樣化展示等功能，但由于檔案人員大多對計算機應用知之不多，故無法使用這些信息設備的功能，對其僅僅停留在一些簡單的操作階段，從而也就無法展示檔案的魅力。
三是接受信息能力手段落后。信息時代是跨國數據的交流時代，檔案人員要想更好地開發信息，就必須廣征博采地接受信息，就必須具備良好的英語水平和網絡運用技能。否則在國際互聯網上將步履維艱，而目前中小學檔案隊伍恰恰缺乏這方面的人才。
2.中小學檔案人員素質的基本要求
面對新形勢，中小學檔案工作者必須具備以下的基本素質：
2.1中小學檔案專業工作人員的政治素質
中小學檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點，還特別要求檔案專業工作人員具有良好的為人民服務的精神。
2.2中小學檔案專業工作人員的專業素質
中小學檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其它專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
2.3中小學檔案專業工作人員的知識素質
扎實的知識功底和熟練的業務技能。檔案工作是事務性工作與知識密集性工作的聚合體，只有培養出扎實的知識功底，才能對工作得心應手。中小學檔案人員的知識素質包括全面的檔案基礎理論知識，科學技術知識、經濟學、法學、檔案保護技術學、文獻編纂學、歷史學、地理學、文書學、邏輯學、自動化管理、專門檔案管理、寫作等專業知識、外語功底和由此拓展的諸如行政管理、公共關系、財務管理、基建管理、企業管理等管理技能。只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。為了吸收先進國家的檔案工作經驗、技術與方法，有條件的檔案專業工作者還應掌握外國語言知識。
2.4中小學檔案專業人員應具用現代化手段素質
近幾年，由于現代信息技術在學校檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為檔案管理自動化工作非常重要的工具，它替代了傳統的手工操作。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文檔。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作之中，而是負責將豐富的檔案信息予以數字化，并通過專用網絡向社會傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大程度地運用信息，使利用者在短時間內跨地域、跨時間、跨學科、跨內容地尋找到所需的信息。
3.提高中小學檔案工作者職業素質的有效途徑
在新形勢下，為適應檔案事業的需要，做好檔案工作，必須加強檔案隊伍建設，提高中小學檔案管理人員的整體素質。
3.1強化檔案意識，提高職業信息素養
隨著信息技術和信息手段的不斷發展，文件檔案信息的產生數量驚人，有的也是稍縱即逝的。檔案工作者如果缺乏強烈的信息意識，將很難確保檔案信息的完整收集。
檔案產生于人類社會的各項實踐活動。其涉及面非常之廣，因此檔案工作者的信息意識應建立在寬厚的知識背景的基礎上，只有不斷擴展自己的知識領域，掌握扎實的基礎業務知識，才能使檔案信息收集變得輕松，并具備更多的信息收集途徑。
檔案信息能否順利進入社會信息交流系統并實現服務于一定的社會目標，關鍵在于檔案信息質量以及檔案信息服務質量。而這有賴于建立一支高素質檔案信息隊伍。這是做好檔案工作，促進檔案事業發展的根本。這就要不斷提高其工作人員自身的政治素質、理論水平和駕馭檔案工作發展趨勢的能力以及檔案干部隊伍的整體素質，從檔案意識的提高入手，增強責任感，為檔案信息化的建設創造良好的條件。
3.2學習相關知識，提高業務能力
學校檔案工作者除了掌握歸檔的基本知識外，還要學習了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關的學科知識，鍛煉提高以下幾個方面的能力：
一是積極主動的協調能力。在實際工作中，中小學檔案人員協調能力的發揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。檔案管理人員為了切實做好檔案工作，不可避免地要和有關部門和有關人員打交道。如何得到各方面的支持，加強溝通聯絡，除靠有關規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理的協調統一。
二是組織文字材料的寫作能力。中小學檔案人員直接與文字打交道，要有較高文字概括能力和較強的文字書寫能力。有了一定的文字修養水平，才能勝任檔案工作，才能將零散的文件材料編纂成黨政管理，教學活動，科研生產等活動中需要的信息材料，直接為學校各項工作服務。
三是應用現代化手段的管理能力。近幾年，由于現代信息技術在學校檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為中小學檔案管理工作非常重要的工具。因此，以后檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而且有大量的電子文檔。
檔案管理人員不再只是忙于收集、整理紙介檔案資料，而且同時還要負責將豐富的檔案信息予以數字化，并通過專用網絡向社會傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源。
掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化控制與管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息，及時準確地提供信息，最大程度地運用信息。
3.3建立中小學檔案工作者終身學習制度
