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企業檔案文件管理范文1
【關鍵詞】 工程文件；文檔資料；檔案管理
一、施工單位在建設工程檔案管理中的主要職責
1、實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工文件管理崗位責任制。配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應設專門的部門（專人）負責收集和管理。2、建設工程實行施工總承包的，由施工總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。3、可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托進行工程檔案的組織和編制工作。4、按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收。5、負責編制的施工文件的套數不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應有完整的施工文件移交建設單位及自行保存。
二、施工文件檔案管理的主要內容
施工文件檔案管理的內容主要包括：工程施工技術管理資料、工程質量控制資料、工程施工質量驗收資料、竣工圖四大部分。
（一）工程施工技術管理資料：工程施工技術管理資料是建設工程施工全過程中的真實記錄，是施工各階段客觀產生的施工技術文件。主要內容包括：
1、圖紙會審記錄文件2、工程開工報告相關資料（開工報告表、開工報告）3、技術、安全交底記錄文件4、施工組織設計（項目管理規劃）文件5、施工日志記錄文件6、設計變更文件7、工程洽商記錄文件8、工程測量記錄文件9、施工記錄文件10、工程質量事故記錄文件11、工程竣工文件
（二）工程質量控制資料：工程質量控制資料是建設工程施工全過程全面反映工程質量控制和保證的依據性證明資料。應包括原材料、構配件、器具及設備等的質量證明、合格證明、進場材料試驗報告，施工試驗記錄，隱蔽工程檢查記錄等。
（三）工程施工質量驗收資料：工程施工質量驗收資料是建設工程施工全過程中按照國家現行工程質量檢驗標準，對施工項目進行單位工程、分部工程、分項工程及檢驗批的劃分，再由檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程逐級對工程質量做出綜合評定的工程質量驗收資料。但是，由于各行業、各部門的專業特點不同，各類工程的檢驗評定均有相應的技術標準，工程質量驗收資料的建立均應按相關的技術標準辦理。
（四）竣工圖：竣工圖是指工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等詳細情況的技術文件，是工程竣工驗收、投產或交付使用后進行維修、擴建、改建的依據，是生產（使用）單位必須長期妥善保存和進行備案的重要工程檔案資料?？⒐D的編制整理、審核蓋章、交接驗收按國家對竣工圖的要求辦理。承包人應根據施工合同約定，提交合格的竣工圖。
三、施工文件的立卷
立卷是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷。
（一）立卷的基本原則：施工文件檔案的立卷應遵循工程文件 的自然形成規律，保持卷內工程前期文件、施工技術文件和竣工圖之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。
1、一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件按單位工程立卷。2、施工文件資料應根據工程資料的分類和“專業工程分類編碼參考表”進行立卷。3、卷內資料排列順序要依據卷內的資料構成而定，一般順序為封面、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。4、卷內資料若有多種資料時，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應按資料的編號順序排列。
（二）立卷的具體要求
1、施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷，竣工驗收文件按單位工程、專業組卷。2、竣工圖可按單位工程、專業等進行組卷，每一專業根據圖紙多少組成一卷或多卷。3、立卷過程中宜遵循下列要求：案卷不宜過厚，一般不宜超過40mm，案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。
（三）卷內文件的排列：文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙在后。
（四）案卷的裝訂：案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一折疊成A4幅面，圖標欄外露在外面。
四、施工文件的歸檔
歸檔指文件形成單位 完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規定移交相關管理機構。
（一）施工文件的歸檔范圍：對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。
（二）歸檔文件的質量要求：1、歸檔的文件應為原件。2、工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。3、工程文件的內容必須真實、準確。與工程實際相符合。4、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。5、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。6、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。7、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
企業檔案文件管理范文2
關鍵詞：企業管理 文書檔案管理 信息化
隨著網絡信息技術的快速發展，計算機已經被廣泛應用于社會生活的諸多領域，其功能的強大已經被人們所認識到，可以說現代人的生活已經無法離開計算機。在這樣一個時代背景下，傳統的文書檔案處理方式顯然已經無法適應企業快速發展的需要，而出現了種種弊端。因此，企業文書檔案管理人員，必須要認清這一形勢，將計算機技術引入到企業文書檔案管理工作中，積極推進企業文書檔案管理的信息化進程，如此才能夠為企業的快速發展打下堅實基礎。
一、企業推進文書檔案管理信息化的意義
（一）可以實現信息共享
對紙質文書檔案進行電子化處理之后，文書檔案的儲存方式發生了根本性的改變，再加上網絡技術的廣泛應用，我們就可以對文書檔案進行隨時、隨地的檢查，而且查準率非常高，這些優勢都是傳統管理方式無法企及的。傳統的文書檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費。而且對于紙質文書檔案的查找工作，也非常困難。實現文書檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來的案卷級上升到文件級，管理途徑也由原來的單途徑上升為多途徑，進而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發。
（二）提高工作效率
企業實現文書檔案管理信息化之后，計算機將被應用于文書檔案管理工作的每一個環節，使文書檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來。比如傳統的文書檔案管理工作，是將紙質的文書檔案裝訂在一起，如果想要對某一份檔案進行修改，必須要對整個檔案進行拆卷重做，這勢必會增加檔案管理人員的工作量，使大量時間與精力浪費。但企業實現文書檔案管理信息化之后，這種情況就不會出現。我們只需要利用計算機將需要修改的檔案找到，使用鍵盤操作就能夠完成對檔案的修改，既省時，又省力。而且對于文書檔案工作的收集、整理、儲存、統計以及借閱等工作，我們都可以借助計算機來完成，使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息傳輸的速度
傳統文書檔案的長距離傳遞主要依靠的是郵政系統，傳送的時間也無法確定，而且傳遞的過程中，一旦發生了丟失的情況懷，將會為企業帶來無法彌補的損失。實現文書檔案信息化管理之后，文書檔案就可以以電子文件的方式進行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時也保證了文書檔案的安全。
（四）電子檔案的儲存更加穩定
電子檔案與紙質檔案相比，不但質量輕、壽命長，而且更容易保存。比如紙質檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產生水解或者是氧化反應，這勢必會給企業帶來不必要，也無可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計算機網絡技術的快速發展，我們可以根據不同的實際需要，而選擇不同的載體，比如移動硬盤、光盤以及U盤等等，及大的方便查閱與攜帶。
二、實現企業文書檔案管理信息化的建議
（一）打造文書資料的“收集網絡”
通常情況下，很多企業都有年底收集、整理文書檔案的習慣，年底的時候，企業各部門都比較忙碌，這一時間進行文書檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業需要將年度收集轉變為平常收集。企業必須要建立獨立的文書檔案管理部門，部門工作者可以是從其他部門抽調出來的，也可以是企業招聘來的，同時在企業的每一個科室再安排一名兼職文書檔案管理人員，從而組成一個文書資料“收集網絡”。文書檔案管理部門負責整個企業的文書檔案收集工作，而各科室的文書檔案管理人員則負責科室的文書檔案收集工作，將每日收集到的文書資料以周、月、季度統一上交到文書檔案管理部門進行保管。文書檔案資料在收集的過程中，必須嚴格登記，這樣才能夠做到有據可查，相關責任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書的字跡、紙張是符合相關規定的。文書檔案管理部門收到科室上交的文書檔案之后，要進行妥善管理，可以根據實際需要，預備出不同的檔案盒，將上交的文書檔案分類別的進行存放。
（二）將信息系統的內、外網進行隔離
為了保證電子文書檔案的安全性，有必要在信息系統的內網與外網之間，構建出一條物理隔離帶，以保證內網所儲存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對路由器進行安全設置，從而過濾掉補屏蔽的IP地址?；蛘呤窍绕帘稳縄P地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進入內部網絡系統。第二層隔離帶依靠的是防火墻?，F階段，大部分防火墻都具有認證機制，只要設置防火墻之后，我們就可以對進與出的網絡數據進行實時監控；阻止一些禁止操作；對通過防火墻的一些信息、內容以及活動進行詳細的記錄；對用戶的訪問行為進行實時監控；對攻擊網絡的行為進行檢測，并發出警報。
（三）加強文書檔案管理人員的素質建設
網絡技術的進步對于文書檔案管理的信息化建設有著重要影響，但是人員仍舊是文書檔案管理的信息化建設的關鍵所在。因此，想要推進企業文書檔案管理的信息化建設，首先要完成管理人員的“信息化”建設。企業可以采用培訓的方式，培訓的內容要包括計算機網絡技術、檔案學以及相關軟件操作等等，同時還要鼓勵文書檔案管理人員進行自學，幫助他們樹立終身學習的意識，如此才能夠使檔案管理人員的意識與技能共同進步，以適應計算機網絡技術的快速發展。除此以外，還需要加大對檔案室的硬件設施的投入，這樣文書檔案管理人員所學到的知識才能夠有用武之地，文書檔案資料的價值才能夠更深入的挖掘，從而為企業發展而服務。
綜上所述，隨著現代科學技術的快速發展，傳統的文書檔案管理方式已經無法適應現代企業快速發展的需求，迫切需要我們運用計算機網絡技術，實現文書檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書資料的“收集網絡”； 將信息系統的內、外網進行隔離；加強文書檔案管理人員的素質建設等三個方面入手，推進企業文書檔案管理信息化，從而使文書檔案發揮出其應有的價值。
參考文獻：
企業檔案文件管理范文3
檔案載錄了企業始建至發展歷程中的點點滴滴，而科學、規范化的檔案管理不僅能夠為企業文件查閱與利用帶來極大便利，使得企業檔案管理水平切實提高，同時也為其未來發展提供了強大的資源支撐。由此，展開對其管理效能的研究與分析，具有一定現實意義。
一、現代企業檔案管理的職能意義
檔案管理工作內容包含了記錄企業上下、生產前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；行政文書和企業印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關產品研究資料的研發檔案等。一言蔽之，檔案資料載錄著企業發展的各個印記，是企業展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是制定未來發展戰略規劃的指南針。同時，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內容已各不相同，但卻都與企業發展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規范化管理，借以嚴謹的發展觀推動企業檔案管理整體水平的提高。
二、企業檔案管理工作中常見問題
結合筆者多年工作經驗，現代企業檔案管理工作過程中的常見問題主要集中在下述幾方面：其一，是檔案利用方面。由于社會經濟發展迅速，社會改革不斷推進，從而衍生出社會各界對檔案的要求亦不斷提高，因此企業在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節嚴重。例如，企業在進行運營或執行方案研討時，通常較少、甚至從不在以前存留下的類同檔案，或是已探討的檔案中尋找方案或依據，由此導致大量事宜進行重復研究，不僅在人力、物力與財力上造成了浪費，同時亦有礙于方案的及時執行，從而影響單位整體運作。其二，是隊伍建設方面。隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發展，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。但大多企業在市場經濟的調控和競爭之下，一直都將發展戰略重點投放在經營上，對待檔案管理工作的態度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態中，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。
三、完善企業檔案規范化管理的工作策略
（一）健全檔案歸檔制度規范。檔案規范化管理是企業檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應對檔案管理工作的每一環節作出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應急預案等。此外，還應對檔案的復印、備份以及保密等手續予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低工作失誤風險。
（二）提高管理隊伍素質。因檔案資料收集與管理是一項專業性較強的工作，新上崗的人員必須接受一定時期實習才能完全勝任，對此，企業要根據檔案管理工作實際，配備相應的檔案收集人員，并確保其工作相對穩定，以為企業檔案管理工作的長足穩定儲備人才資源。工作實踐亦證明，保障企業檔案收集人員工作的連續性與穩定性，不僅有利于企業對檔案管理隊伍的培養，更有助于檔案管理人員工作效能的發揮。
（三）加快檔案的信息化建設。企業應廣泛借鑒其他企企業先進的管理經驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結合企業實際情況與經濟實力合理適度的引入相關先進設備，對以往紙質檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，并同步設置電子檢索功能。但需要注意的是，推廣信息化管理的同時，必須警惕信息技術的“利弊同在性”，即在享受信息技術為檔案管理帶來的便捷時，必須強化網絡安保措施，防止電子檔案遭受病毒漏洞、網絡竊取等技術攻擊。
企業檔案文件管理范文4
檔案管理是企業管理工作中的重要環節，對企業的發展至關重要，隨著我國各個大小企業的迅速成長和發展，檔案管理工作的重要性越來越突出。檔案管理是企業整個管理工作中的關鍵組成部分，具有不可替代的重要作用，在企業的生產經營活動中，檔案管理能夠為企業提供一定的數據支持，便于企業從檔案中獲取相關的信息和資源。企業檔案中的信息涵蓋多個方面，涉及到的領域較為廣泛，能夠在一定程度上反映企業的發展經歷，其中甚至蘊含了豐富的科學技術知識和信息，對于企業的長期發展而言具有至關重要的作用，是企業的一筆重要財富。檔案管理能夠確保企業良性發展，推動企業的工作效率和水平的提高，同時也是確保企業健康發展的有力手段，但是就目前的企業檔案管理工作來看，仍然有一些問題需要解決，為了提高檔案管理工作的質量和水平，需要進一步規范檔案管理工作，建立良好的檔案管理機制，促進企業的檔案管理規范化和標準化。
二、企業檔案管理實踐中的問題
企業的檔案管理工作是企業管理的重要內容，對企業的生產經營具有重要的指導作用，因此為了促進企業檔案管理工作的良好發展，推動企業的進一步完善和成熟，必須認識到企業檔案管理的重要性，把握檔案管理中存在的問題，并針對這些問題采取積極有效的措施，解決問題，推動檔案管理工作的順利開展。以下將從檔案管理中存在的問題著手，針對其不足進行一一闡述。
1.檔案管理的意識不強
我國目前的企業檔案管理工作中明顯存在的問題是企業對檔案管理的認識不夠到位，對企業內部資料和檔案的歸納和整理工作做的不夠細致，所以資料和信息常常出現缺失和損壞，不利于企業檔案的保存和管理，在一定程度上讓檔案管理的難度大大增加。從大多數企業的生產經營來看，我國的大部分企業更加注重企業的生產，往往容易忽略企業的管理，因此在檔案的管理上，常發生管理不夠標準化和規范化，檔案資料不夠完整，重要信息流失等情況。這樣一來，檔案管理的意義和作用沒有真正發揮出來，不能夠服務于企業。
2.檔案管理人員缺乏
目前，企業大多存在檔案管理工作人員缺乏的問題，多數檔案管理工作者的綜合素質不高，沒有系統學習過檔案管理的理論知識，因此在開展工作時不能夠將工作落實到細節，部分檔案管理工作者大多是兼職，不能夠一心一意的服務于檔案管理。再加上檔案管理工作的薪資待遇較低，因此鮮少有人能夠長期在這個崗位上工作，人動給檔案管理增加了難度，不利于檔案的整理和延續。
3.檔案管理制度不夠完善
部分企業建立了檔案管理的相關制度，但隨著企業的創新和發展，檔案管理制度漸漸落后，大多數企業的檔案在收集和整理方面存在問題，沒有健全的管理制度為支撐，常常出現檔案流失、檔案的借閱不符合程序、檔案被隨意更改和涂鴉。與此同時，企業的檔案大多沒有真正用到實處，員工對企業檔案的了解不夠透徹，企業對檔案的宣傳不到位，導致檔案大多被收藏，鮮少被利用。
4.信息化檔案管理有待完善
信息化的發展為檔案管理提供了一個契機，但目前的檔案管理工作沒有將信息化建設落到實處，沒有重視信息化建設，不僅資金人力物力的投入力度較小，而且缺乏相應的制度體系作為保障和依據，也沒有充分應用檔案管理的硬件設備，更缺乏信息資源的開發和利用，這些因素都在不同程度上阻礙了檔案管理的信息化腳步，抑制了檔案管理工作的創新發展。
三、應對企業檔案管理問題的對策
我國目前的企業檔案管理工作仍然不夠完善，存在一些問題和不足，而這些問題不僅會影響檔案管理工作的順利開展，同時也會給企業的生產經營帶來不良的影響，因此，為了實現企業的進一步發展和革新，需要采取有力的措施改善檔案管理中的問題，本文將從檔案管理制度的完善、檔案管理人員的素質的提高以及信息化檔案管理的加強等方面，來分析解決檔案管理工作問題的對策。
1.提高對檔案管理工作的重視
要讓檔案管理工作在企業內部和諧發展，首先要認識到檔案管理工作在企業的管理工作中是一項重要的基礎性工作，對于整個企業的發展而言意義重大，作用突出。因此要提高對檔案管理工作的重視程度，加強企業員工的檔案意識和管理意識，讓企業的每一位員工都認識到檔案管理的重要性，明白檔案管理工作是企業管理中的重點內容。此外，還要積極努力的創新和改善檔案管理工作，爭取企業各上層領導的重視和支持，在企業領導的監督和管理下，打造現代化的企業檔案管理體系。
2.提高檔案管理人員的專業能力
檔案管理中不可或缺的一項重要內容是檔案管理的工作人員，管理人員的專業能力和技術水平和檔案管理工作的水平及質量息息相關，密不可分。因此檔案管理工作要重視對管理人員的培養，通過培訓、進修等方式，提升管理人員的專業能力和技術水平，提高管理人員的工作積極性，從而實現管理人員整體素質的提高，為檔案管理工作提供可靠的人力支持。隨著社會經濟的發展，科學技術的進步，我國大部分企業有了突破性的進展，因此企業的檔案管理工作也需要順應時事，跟隨企業發展的腳步，不斷創新和完善，用更高的標準來要求檔案管理人員的專業能力，培養高素質、高水平、高能力的檔案管理人才，適應不斷變化的企業檔案管理工作。
3.完善檔案管理的相關制度
完善的檔案管理制度體系是確保管理工作能夠順利進行的依據和支撐，為了讓檔案管理工作更加規范化和標準化，需要完善企業的檔案管理制度，將檔案管理統一進行規范和管理，在進行資料歸檔時，要求資料和信息數據必須完好無缺，并且準確性要高，讓檔案管理工作時刻保持規范，從而根據相應的規章制度進行有序的管理。此外，檔案管理工作還應該順應時代要求，以科學合理有序為原則，建立相應的管理制度體系，根據檔案的不同門類進行統一的管理，確保企業的檔案管理工作能夠做到有章可循。
4.推動信息化檔案管理
檔案管理工作要與企業的發展相適應，當前的信息化和數字化發展要求企業的檔案管理工作也要加強信息化的建設。企業的檔案管理的信息化建設需要利用信息技術和計算機的優勢，將管理方式方法進行創新和改進，讓檔案管理工作趨向于信息化。企業要重視檔案管理工作的信息化建設，為信息化的檔案管理提供支持，將檔案信息和資源進行合理的統籌規劃，充分利用信息資源，進行交流和共享，并引進先進的技術設備和管理人才，讓檔案管理工作更加現代化。
企業檔案文件管理范文5
關鍵詞：企業；人事；檔案；管理；規范；制度
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是使用和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，人才激勵機制的不斷更新，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。怎樣使人事檔案工作與時俱進，更好的為經濟社會服務，已成為擺在檔案管理人員面前的一個重大課題。
一、企業人事檔案管理中常見問題
（一）人事檔案管理意識薄弱
隨著經濟時代的到來，企業往往以追求利潤作為目標，而人事檔案管理工作并不能帶來直接的經濟效益，其利潤很難看到。
a）領導不重視?，F在很多企業領導注重短期的經濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現經濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。
b）檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領導的不重視，許多民營企業、中小企業沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。
c）員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。
（二）人事檔案材料收集整理不規范
收集材料是人事檔案工作的基礎，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，人事檔案材料有其嚴格的紙張規格要求和裝訂順序，通過整理使每一份檔案達到完整、真實、精練、實用的目的。但在實際工作中，有些單位在這方面做得非常欠缺，材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有的檔案雖已立卷成冊，但由于材料分類不準確，查閱者不能順利地查到待查內容，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著人事制度改革的不斷深化，相關人員的考察、考核、各種培訓、聘任、晉升等歸檔材料的增多，給人事檔案收集提出了新要求。因此，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理、細致鑒別，準確分類歸檔。
（三）人事檔案管理體制較滯后
表現為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。此外，還存在諸多問題：管理觀念仍比較落后；管理理論研究滯后；管理制度存在缺陷，缺乏人文關懷；缺乏必要的監管機制；人事檔案管理基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低，仍以手工操作為主，制約發展；人事檔案的案卷質量有待提高，不少機構的人事檔案還沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求；管理人員數量不足，隊伍不穩，素質參差不齊等。
（四）檔案的網絡化管理明顯滯后
當今社會已經進入信息化時期，一些發達國家和地區，都以電子檔案取代紙質檔案，并通過網絡，實現人事檔案資源社會共享。而國內多數企業仍采用落后的手工操作進行管理，即便使用微機，也僅限于單機管理，不能實現檔案的無紙化傳遞和利用。
（五）硬件設施解決落實差
對人事檔案管理必備的條件解決落實差，有些企業單位沒有專用檔案室；有的單位因檔案多且檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀；有的管檔單位連必備的切刀、統一的檔案夾都無法購置齊備。
二、企業人事檔案管理工作的對策與思考
（一）加強檔案管理意識
檔案意識已成為制約企業人事檔案管理工作的關鍵，強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關，自覺遵守檔案管理制度。
（二）規范人事檔案的材料收集，完善內容檔案內容
收集材料是人事檔案工作的基礎，隨著人事制度改革、政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的考核、考察、技能、學歷、專業技術職稱的晉升、職務的任免審批等需要入檔的材料不斷增加，增大了人事檔案收集工作的難度。這就要求必須收集要及時、鑒別要仔細、整理要認真，對于不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不完整的材料退回補辦，保證材料完整，手續完備。樹立起人事檔案的權威性、準確性和真實性。
完善企業人事檔案的內容，應摒棄傳統的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側重地收集人事檔案的內容材料，既要反映過去，更要說明現在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內容，體現個人信用記錄的內容。
（三）完善人事檔案管理制度
在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。
（四）提高人事檔案管理人員素質，強化培訓
做好新形勢下的干部人事檔案管理工作，必須有一支在思想政治、工作作風、業務能力等方面過得硬的干部人事檔案工作隊伍。首先，要具有較高的思想政治素質。檔案工作者往往是默默無聞的“地下工作者”，長年工作在單調、乏味、枯燥的工作崗位上，收入待遇又低，沒有較高的思想素質和政治涵養，耐不住寂寞、守不住清貧的人，很難在檔案工作崗位上工作長久。檔案工作者要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次要具有廣博的科學文化素質。檔案工作者要善于學習，要熟悉政治、經濟、文化、教育等現代社會科學領域各個方面的知識，要不斷地更新知識內容、拓寬知識范圍、改善知識結構，不斷提高語言組織能力、文字表達能力、邏輯思維能力和綜合概括能力。再次要具有精湛的專業技術素質。檔案工作者要熟練掌握檔案工作的方法，熟悉檔案工作的各種規章制度，精通檔案工作的各個方面，能夠靈活運用計算機等現代化設備和手段管理檔案。
（五）加強人事檔案管理現代化和信息化建設
一是建立人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使員工檔案數據化、信息化，在檔案的查詢、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行無紙化操作。同時，檔案的數據系統建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以紀錄員工工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，一旦員工基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入微機，保證員工信息的時效性、真實性和準確性。
二是人事檔案網絡化管理。要建立員工人事檔案局域網，在安全保密的基礎上，通過局域網之間的相互聯結，實現人事檔案的網絡化管理，保證各級領導根據不同的工作需要，隨時調閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。
（六）加強人事檔案工作的基礎建設
按照相關條例規定，檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等設施（要求：溫度l4℃～24℃，相對溫度45～65%），實行庫房、閱檔室、辦公室三室分開。同時要不斷改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。據我了解，只有少數企業才能基本達到要求，大部分企業還需加大基礎設施建設的力度，改善檔案管理的硬件設施，為提高人事檔案管理工作的質量提供保障。
參考文獻
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企業檔案文件管理范文6
關鍵詞：事業單位；人事檔案；電子化
事業單位人事檔案管理工作關系著單位員工的個人發展，人事檔案中記錄了員工的個人工作情況，績效情況等等，是單位對員工進行調動的依據。檔案管理工作發展已久，如今，傳統的檔案管理工作方式已經不能夠滿足社會發展的需求，越來越多的單位開始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來檔案管理工作發展的一個趨勢。
一、當前事業單位人事檔案管理的電子化建設趨勢
電子化建設是當前我國社會發展中檔案管理工作的發展趨勢，相比于傳統的紙質版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計算機就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時間，同時也簡化了一些檔案管理的流程，對于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。
此外，電子化檔案建設也是顛覆了傳統檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統的紙質檔案不僅內容復雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費很大的精力和很多時間去整理檔案，人財物的耗費量都是比較大的。如今，電子化檔案建設的趨勢越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運用，同時，也簡化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準確性，減少一些人為的錯誤，對于檔案的保管更加細致，提高了檔案保管的整體水平，是順應當今社會的發展需求的，同時，也是未來檔案管理工作的發展趨勢。
二、事業單位人事檔案管理存在的問題
事業單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復雜，事業單位的人員數量多，檔案存量大，同時，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業單位人事檔案管理工作發展中存在的問題主要表現在以下幾個方面。
（1）電子化程度不高
人事檔案的電子化管理如今已經成為檔案管理工作的一個發展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內容的準確性，減少一些人為因素導致的出現錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業單位人事檔案管理工作的發展情況來看，很多事業單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現在事業單位人事檔案管理中的軟件和硬件設施不夠完善。
電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業單位對檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設施的支持，這是電子化檔案管理工作實現的最重要的依托。當前，很多事業單位中對于人事檔案的電子化管理的關注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業單位忽視了對單位內部的人事檔案電子化建設的硬件和軟件設施建設的支持。此外，事業單位對檔案電子化建設支持力度不夠還表現在，事業單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設工作，這一點也導致了電子檔案建設和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設中的軟硬件設施的建設工作，制約了事業單位檔案管理電子化的建設和發展。
（2）缺乏檔案電子化管理人才
人才是檔案管理工作發展中的重要支持，人才對電子檔案管理工作的支持也是事業單位檔案管理電子化的軟件支持，當前，在一些事業單位中，單位內部對于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現在缺乏專業的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業人才。
當前在一些事業單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業單位中檔案管理工作沒有專業的部門來開展，而是交給人力資源部門負責打理檔案相關事宜，這一點就導致了事業單位中沒有專業的人才來負責檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對于檔案管理工作也是有心無力。同時，人力資源管理工作人員對于檔案管理工作的認識有限，在一定程度上也缺乏專業的檔案管理知識，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業的管理人才，已經成為影響事業單位人事檔案管理工作開展的重要因素。
（3）檔案資源開發與利用不成熟
檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對檔案有一定的權限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。
對于檔案資源的開發和利用也需要在電子化檔案管理的基礎上，破解流動性需求無法滿足的難題，對于檔案資源進行開發和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實現的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標準還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發利用都不夠成熟。
三、事業單位人事檔案管理電子化建設
事業單位在未來的發展中，要充分了解和認識到檔案的電子化管理對于未來人事檔案管理工作的重要意義，當前在我國的事業單位發展中，檔案的電子化管理標準的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個方面入手，實現檔案的電子化管理。
（1）加快檔案管理系統的電子化建設
在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統的建設，未來，在事業單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統建設的需求，單位內部要針對性的對電子檔案管理系統進行建設，建立更加先進的檔案管理系統，同時，有針對性的適應本單位對檔案管理工作的需求，提升系統對檔案管理工作的適應性。
電子化檔案管理建設工作的開展中，系統的建設要注重實用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應系統。此外，系統的建設還需要更加保密，做好對人事檔案的保密工作。
（2）加快檔案管理的軟硬件建設
未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設施的建設，事業單位內要提升對電子化檔案建設工作的重視，增加對電子化檔案管理硬件設施的配備能力，從資金方面加大對硬件設施建設的投入力度。此外，還需要設定專門的機構和人員負責人事檔案的管理，切實實現對檔案管理的層次化和細化，將檔案管理工作規范起來。合理運用硬件設施，提升檔案管理工作的軟實力。
（3）加快建設檔案管理電子化人才
檔案管理人才的吸納和培養也是未來事業單位檔案電子化管理工作中需要關注的重點問題。針對當前人才投入力度和人才人員短缺的情況，未來，單位內部要加強對現有的檔案管理人員的培訓工作，提升他們的檔案管理工作能力，強化技能培訓，讓他們更好地掌握電子化檔案管理的工作技能。此外，還可以吸引一些專業的電子化檔案管理工作人才，豐富檔案管理工作人才隊伍，提升檔案管理工作的整體水平。
