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檔案的管理要點范文1
在信息化的社會里，合理有效地利用信息資源給檔案的從業者提了一個很高的要求，需要相關從業人員具有一定的信息處理技能，并具有一定的信息管理能力。沒有一定水平和素質的現代化信息管理人才，是沒法在這個行業立足的。而在我國，我們的檔案部門保管型人才過多，創新性人才較少；傳統型人才較多，具有與時俱進思想的人才較少；管理人員多，而具有一定的信息處理能力的人才少。因此，必須改變檔案行業從業人員結構單一、素質較低的狀況，建立一支人才結構合理、具有較高素質的檔案人才隊伍。
二、硬件和軟件的升級要跟上時代的步伐
在科技進步的同時，信息技術的更新升級的速度很快。在電腦的硬件方面，集成電路的集成度不斷提高，硬盤的儲存量不斷加大。在這種情況下，檔案管理的硬件也面臨著升級換代的形勢。在軟件方面，不同的編碼方案不斷涌現，新的編碼方案不斷地在取代著舊的編碼方案。在這種情況下，文件格式加速老化，舊的文件很難在新的編碼方案下讀取。因為一定的數字技術取決于技術平臺的硬件和軟件，這就需要我們適時更新硬件系統和軟件系統，并將已存在的信息不斷地升級,來應對信息技術更新升級的問題。
三、信息的準確性、時效性和網絡的容量問題
時代在發展，電腦走進了千家萬戶，人們可以通過網絡了解這個大千世界。隨著人們素質的逐漸提高，人們對檔案信息的質量、數量等要求也越來越高。同時，網絡的點擊量也開始加大。這些都給網絡檔案管理工作提出了新的要求。為此，網絡檔案管理人員必須具有較高的素質，注重檔案信息的時效性；同時，掌握好網絡的容量，以滿足相關人員的需求。
四、信息的采集重視度不夠
在我國，國內互聯網有關信息采集工作具有很大不足。對于大多數網絡檔案管理者而言，網絡硬件建設是擺在他們面前最重要的工作，想不到開發信息資源，并把能公開的檔案信息發到網上。檔案部門要想做好服務工作，就要開發出大量的檔案信息資源，然后再通過互聯網，服務于社會?；ヂ摼W為檔案的公開創造了良好的條件，因此，我們必須利用好互聯網這個工具。
五、轉變檔案工作重心
隨著互聯網的發展，使得檔案工作的性質有了變化。以前，檔案部門管理紙質檔案，信息很難流通。而現在，可在網上檔案信息，檔案部門成了一個信息采集與供應部門。所以，作為檔案管理人員要做好工作重心的轉變，將原來的實體檔案管理向信息采集、開發，為大眾服務轉變，為了提高檔案的質量，要努力提高自身素質，提高信息采集、開發、維護等方面的能力。
六、保密問題
在網絡檔案的管理工作中，保密工作是其中的重中之重。檔案信息不是公開的，不是人人都可以看到的。檔案的安全管理與檔案的開放利用是一個矛盾的有機整體，因此，可以制定相關的政策和法律規程，把檔案的秘密程度劃分為幾個等級，以確認檔案是否能夠進行嚴格保密以及有限的共享。例如：與國家安全和利益有關的檔案，要受到相關法律法規的制約，有的可以在一定的年限后公開，有的屬于永久保密。再如，可以設定一個這樣的規章：嚴格保密的檔案不能上網，一般保密的檔案上局域網，不需要保密的檔案可以上互聯網。從業人員在日常的工作中，要對現存的檔案進行鑒別、歸類。根據相關的規定，靈活處理好檔案的公開問題。該公開的一定公開，不能公開的要嚴格保密?？傊?，在開放工作中既要積極開發提供檔案信息為社會服務,又要堅持保密原則。
七、防止網絡攻擊——病毒、黑客
檔案的管理要點范文2
[關鍵詞]企業 檔案 現代化管理
自從進入二十一世紀以來，電腦等各項具有高效信息化特點的工作裝置就隨之出現了，此時就出現了形式多種多樣的電子格式的資料，在傳統的工作方式中，我們多是依靠筆和紙張來完成工作，不過在現今的時代中，隨之信息技術的發展，我們已經將這種傳統的方式改良，而這種變化運用到我們的檔案工作中就更加的明顯了。我們如何的確保新時代下檔案工作朝著正確的方向實現科學有效地管理，成為當前我們的工作重點也是一大難點，需要有關機構認真地重視此點。 企業檔案管理現代化，即應用現代管理理論、思想、技術、設備、方法對企業檔案和企業檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化、科技發展對企業檔案的利用需求。用最簡單明了的語言來說即，花費最小的時間以及各項資源，比如資金等等來獲取最好的收效。
一、 檔案管理規范化、標準化
檔案管理現代化的前提以及基礎條件就是規范化和標準化。我們都知道，在過去的方式中，要想開展活動，只能單純的借助紙張以及筆等工具進行，通過多年來的工作實踐我們得到了一系列的完整的工作規則以及程序等內容，但是我們在新時展的這種工作方法卻非常的排斥我們以前總結得到的那些程序以及規定等內容。舉例來講，現今使用的電子形式主要的是借助電腦等高科技的信息手段來實現的，我們在對其進行整理運用到時候只能用磁盤的方法對其進行操作，而且它的活動領域除了文件內容之外，還涵蓋它的相應運行體制等。除了這點之外，因為這種方式的獨特性，我們對其進行的各項活動，比如保存或者運用等等的相關方面也和我們過去的方法有非常大的差異。假若企業檔案部門沒有制定統一的標準作為管理依據，各基層部門及所屬子公司檔案部門各行其是。因此研究和制定具有兼容性和可操作性的管理標準，堅決貫徹到檔案管理的每一個環節，是實現企業檔案管理部門要按照國國家相關標準對電子文檔進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全完整、分類科學合理，檢索靈活便捷，以適應檔案現代化管理的需要。
二、 檔案信息資源數字化
我們常常提到的數字方式具體的指借助電腦一級掃描設備等先進的裝置，把我們實體保存的各項數據以及文件信息等通過電子形式展示給大家。實行檔案信息數字化后，可以通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范理的目的，通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，站在一定的高度上來看，能夠取保相關機構工作所需的數字形式的信息可以合理的拓展，不管是時間還是地域上的距離，使用人員都能夠通過最有效地時間獲取我們想要了解的文件，這樣就可以打破過去方式中的弊端，也就是不便于管理的問題，因為它有很多的優點，首先不會像紙張形式的會占用很大的空間，而且它可以容納非常多的內容，在傳統的方式里這點是做不到的，最后一點是我們不需要做一些額外的花費，具有很高的經濟性能特點。除了上面講述的這點內容以外，單位所需的信息領域不斷擴大。首先，電腦的普遍使用以及其他一些相關的先進技術的進步，帶動了我們過去的以紙張為主的管理方法出現了本質上的發展，因為我們的相關活動已經慢慢地進入一種不需要紙張，非常簡單有效地方式中。 檔案資源共享是檔案管有計劃、分步驟地對現有傳統載體的檔案信息進行數字化轉稱?？s微攝影技術和數碼影像技術的應用為檔案管理實現數字化提供了有力支持?？s微攝影技術就是把大量的紙質文件轉化到很小的縮微品上并制成電子文件；數碼影像則是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理。它們有很多的相同的地方，比如通過電腦對信息進行各項確認以及保存或者相應的其他活動等 。這種方式的優點是它可以從最基礎的源頭上講我們過去的方式中因為紙張的容量問題導致我們的空間存在嚴重的局限性的特點，這就很好的將我們在開展工作的時候遇到的很多問題很好的處理。
三、 確保技術能夠符合時展
檔案管理技術現代化是檔案管理現代化的主要內容，是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等都廣泛運用通訊技術、計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術等現代化科技手段進行操作，實現工作手段的現代化。同時，企業檔案工作的組織與管理，要運用現代管理科學的原理，遵循檔案工作客觀規律，研究和處理檔案管理中存在的各種問題，使企業檔案管理機制更加科學和完美。
四、確?；A設備符合時代的發展特點
我們都知道，即使是最優秀的員工，如果不給于進行工作所必需的條件，那么他就算是有非常驚人的專業水平，也不可能做好工作。因此，單位應該將工作所需的設備的各項相關活動放到工作的重點上來抓，只有有了科技含量高的裝置，我們才可以開展有質量的工作。 要根據企業各職能部門的工作范疇和職責，設立檔案管理子系統，并與檔案部門聯網，使其產生的電子文件能安全及時地通過網傳輸到信息管理中心，再由信息管理中心統一鑒定、整理編目，以保證電子文件的真實性、準確性。
五、 確保從業人員具有必備的職業能力
企業檔案部門應根據本單位檔案工作的實際需要，加強對檔案人員的專業培訓，培養他們的知識結構，使之具備良好的政治理論水平、業務工作水平；強化人才管理，不斷引入競爭機制，充分發揮檔案工作人員的積極性、創造性，建立一支適應企業檔案管理現代化要求的檔案干部隊伍。檔案管理人員也要加強學習，注重用現代化科學技術武裝自己，增強自己的工作能力，提升自己的業務水平，掌握檔案管理、計算機管理等技能，以適應新時期企業檔案現代化管理的發展要求。
參考文獻：
[1]陳榕.淺述完善企業流動人員人事檔案管理工作的措施[J].經濟研究導刊，2009（18）
檔案的管理要點范文3
關鍵詞：提升；企業經濟效益；檔案管理；分析
企業的檔案管理是企業的管理工作的基礎，科學的檔案管理工作能夠讓企業在激烈的市場競爭中占有絕對的主動權，能夠快速提高企業的經濟效益。針對我國目前大多數企業檔案管理的現狀，企業管理人員要秉著科學的管理理念，抓準實際，健全企業的檔案管理制度，堅持可持續發展的理念，保障企業的經濟效益的快速提升。
一、目前企業的檔案管理滾里工作中存在的問題
企業檔案管理所涉及的門類很多，信息量大，包括生產管理、經營管理、人力資源管理、財務管理等等，它是企業一切的生產經營活動的原始記錄，對企業的生產經營管理起著決定性的作用。根據相關調查，我國企業檔案的管理工作仍然處于發展創新的時期，各企業的檔案管理水平參差不齊，大多數企業的檔案管理工作仍然會存在很多問題。
1.企業對檔案管理存在認識偏差。一個企業進行科學的檔案管理工作的關鍵就是管理人員要對檔案管理工作有一個科學的認識。目前，不少企業對檔案管理工作仍然存在很多認識上的偏差，嚴重影響了檔案管理工作的優勢的發揮。人事檔案并不能當作企業檔案的全部，否則會直接影響到企業在愛發展過程中對企業檔案管理的應用，即企業檔案管理工作要有一個明確的主體性，保障企業生產經營活動的正常進行。
2.企業檔案管理工作人員的素質參差不齊。企業的檔案管理工作是一項系統專業的工作，由于檔案管理工作所涉及的門類很多，信息量豐富，因此，檔案管理人員不僅要熟悉企業檔案管理的相關理論，而且還需要具有廣闊的知識面，能夠自如應對工作中出現的任意問題。但根據調查，大多數企業的檔案管理并沒有專業的人來進行工作，通常情況下兼職居多，這種情況由于檔案管理人員沒有太過硬的專業知識而不能夠勝任檔案管理的工作，從而無法滿足企業發展對檔案管理的需要。
3.企業檔案管理不規范，利用價值不高。由于企業對人事管理不夠重視，大多數企業都會出現人事資料信息不全、檔案不完整的心想，嚴重抑制了檔案管理工作的正常開展。目前，大多數企業的人事檔案中只對員工的基本信息進行登記，對于本人的業績、能力等動態材料并沒有太多的登記，這樣的人事檔案無法準確的反應出一個人的全貌，在客觀上很容易造成“斷檔”的現象，在一定程度上降低了企業檔案的利用價值，不利于企業的健康發展。
二、企業檔案管理的要點分析
1.健全檔案信息管理系統
（1）保證數據錄入的實時性和準確性。企業檔案管理系統的研發的目的就是為了滿足企業發展的需求，若信息數據錄入出現錯誤，就會直接導致檔案信息管理系統顯示錯誤，從而使企業檔案管理工作無法發揮實效。目前，大多數數據錄入是靠手工輸入來完成的，操作人員要想處理好這項工作，首先要具備強大的處理能力，另外，檔案信息管理系統的處理速度也是檔案管理的關鍵。
（2）保證數據的一致性與完整性。為保障數據的一致性與完整性，各企業要設立專職人員去對系統進行維護管理，在數據錄入的過程中，設定完整性規則，使系統自動拒絕不符合完整性約束的數據。
2.強化企業內部上下人員的法制意識
要做好企業檔案管理工作，強化企業內部各階層人員的法制意識是關鍵。搞好企業文化，讓法制意識深入人心。提高企業全員對企業檔案管理工作的全面認識，加強企業檔案管理工作的網絡建設，將檔案管理工作納入企業的年度計劃，并要保證企業檔案管理工作的專項資金，落實責任工作制，建立出一支高素質的企業檔案管理團隊，依法將企業檔案管理工作落到實處。
3.更新觀念，加強企業檔案管理工作
做好企業檔案管理工作是提升企業經濟效益的最根本的保證。要向做好企業檔案管理工作，就要做到以下幾點：
（1）做好企業檔案的宣傳教育工作。大力宣傳企業檔案管理的重要性，提高企業全員的檔案管理意識，尤其是企業的高層管理人員。只有將企業高層管理人員的檔案管理意識提高，才能保證企業檔案管理工作的順利進行。
（2）建立檔案管理目標責任制。完善檔案管理的基礎建設，建立檔案管理責任制，責任到人，聘請高素質的檔案管理人員，并對其進行業務培訓，定期進行檔案抽查，全力提高企業的檔案管理水平。
4.保證檔案的利用價值，全面為企業的發展服務
作為企業檔案管理人員，要針對檔案門類多、涵蓋廣的特點，積極探索檔案開發的內在價值，加強與各部門之間的聯系，將企業檔案的信息不斷進行豐富，保證企業檔案的利用價值。
5.加強企業檔案的保密性
由于企業檔案室一個企業進行一切生產經營活動的原始記錄，因此，加強企業檔案的保密性對企業的發展有著至關重要的影響。保護企業知識產權、企業技術機密等。尤其是企業的創新方案或是科研成果等基本上都在企業的檔案中，所以說，要想企業在激烈的市場競爭者謀求發展，并獲得最大的經濟效益，就必須要及愛情那個企業檔案的保密性，維護好企業的自身利益。
三、總結語
隨著改革開放的不斷深入，市場競爭越來越積累，要想企業在激烈的市場競爭者站住腳跟，最好的辦法就是從企業管理方面著手，轉變觀念，完善企業檔案管理制度。只有在實踐中不斷總結與創新，才能夠真正促進企業檔案管理工作的健康發展，從而逐漸提高企業的經濟效益。
參考文獻：
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檔案的管理要點范文4
1電力營銷管理中客戶檔案的重要性
1.1客戶檔案可以有效地維護供、用電雙方的權益
客戶的檔案為電力企業查看、管理供電用電雙方的交易明細提供了重要依據，客戶檔案信息在電力企業工作中起著非常重要的作用，尤其是在出現用電糾紛等問題時，客戶檔案為糾紛提供了有力的證據。隨著社會法制不斷完善，人們的法制意識不斷增強，維權意識越來越高，對自身的合法利益非?？粗亍Ｔ谶@種大背景下，電力企業想要保障自身利益，有效防止用電糾紛，就要有效地管理統計用電客戶的信息，防患于未然。
1.2客戶的基本信息的重要性
在電力企業的營銷管理中，客戶的基本信息有：用戶名、地址及聯系方式等，這些基本信息是需要進行詳細記錄的，只有將客戶的基本信息管理好，才能夠實現客戶與供電企業之間關系的明朗化，方便解決意外問題。若是這項工作沒有做到位，很可能會導致雙方的利益受損，進而導致企業的服務質量及工作質量低下。因此，在實際工作中，電力企業必須加強對客戶信息的管理，保證客戶信息的真實性，由此推動工作的順利開展。
1.3客戶的用電信息的重要性
在電力營銷管理中,用戶的用電信息主要包含用電類型、用電量及使用地址等，這些信息可以幫助電力企業營銷部門審核實際用電情況，并能夠明確用電類型的目的，為用電費用計算的精準化提供了保證，減少企業的經濟損失。這就體現出了客戶用電信息的明確對電力企業的重要性。
1.4建立用戶檔案，可以有效化解風險
在人們的日常生活中，難免會出現漏繳電費的現象，這種現象嚴重影響了電力企業的利益。建立用戶檔案，化解未知風險，這樣的工作模式才能夠最大限度地降低一些無良用戶給企業帶來的損失。完善的用戶檔案可以幫助企業對用電交易等狀況有深刻的了解，可以將那些投機取巧、不繳納電費的客戶凸現出來，幫助電力企業規避風險，促進企業的健康發展。
1.5用電地信息對電路檢修的重要性
在實際工作中，在整理客戶信息時，非常容易出現以下三種問題：線路、電壓和電源問題。在電路出現問題時，用戶的用電信息不能夠及時準確的出現在供電線路上，使供電部門不能夠準確統計用戶的用電量。在進行電路檢修時，電力營銷部門一般會在提前通知用戶的狀況下進行工作，避免在用戶不知情下斷電所造成的影響。因此，在實際工作過程中，電路維修人員必須及時對電路進行檢修，保證電路的穩定，為用戶用電信息的準確性提供物質保障。
2提高電力管理中客戶檔案有效性的嘗試
2.1主要技術嘗試
2.1.1客戶復查工作管理方法研究
客戶信息在不斷地改變，只有將客戶信息的復查列為供電所班組的日常工作，才能夠很好的保證客戶信息的準確度?？梢栽O定為周期性工作或者具有針對性的任務，結合于目前班組日常作業當中，研究客戶復查工作具體的管理辦法以及管理細則。本項目研究的重點是在不加重班組人員工作量與工作壓力的同時帶來客戶信息準確度的提升。
2.1.2信息化復查手段研究
要以臺區為單位開展客戶信息復查工作，并將其設定為周期性（臨時性）的工作計劃，將班組人員所負責的區域劃分都相互結合起來，并將工作計劃發送給各相關的供電所班組人員。對于工作提醒方面，在出現重要事件時，應以短信的方式（暫定方式）進行提醒，如工作計劃新增與變更、緊急任務通知及未完成情況通知等。要保證能夠按具體需求以每天、每周、每月的方式發送提醒短信以確保班組人員能夠及時獲悉自己的工作計劃的情況，并及時完成復查工作。針對現場客戶信息復查結果應用研究，以明確結果數據能夠以規范化的流程，及時的在相應的業務系統進行更新。通過信息化手段對復查工作的情況進行匯總，可以按照周期時間來統計復查工作的進度情況，發現問題能夠跟蹤到班組人員以分析原因，同時能夠配合考核管理制度來確?？蛻粜畔筒楣ぷ鞯挠行蛲菩小τ诂F場客戶信息復查結果應用研究，通過明確的結果數據以規范化的流程在相應的業務系統及時進行更新。系統通過復查的工作計劃來明確所需要的客戶信息范圍，并提前將數據通過數據接口（暫定數據集成平臺）來獲??；通過數據同步服務將核查確認的數據同步到后臺管理系統。文章結合移動GIS電子地圖，用GPS定位模塊設定出客戶的復查路徑，以此為依據指引班組人員進行現場復查，幫助不熟悉現場的班組人員順利完成復查工作。除此之外，文章區分已復查的用戶點與待復查的用戶點通過的是移動GIS電子地圖上的顏色，不通顏色代表不同用戶，通過點擊相應的用戶點來查詢、編輯客戶信息。當一個用戶點做完復查之后，其狀態也會標示為已復查，同時在地圖上也會做相應的處理。復查人員可以直觀的看到待復查的用戶點位置，配合導航功能可以輕松的復查到每個用戶點。
2.2關鍵技術難點
通過尋找復查工作與班組現有工作的切入點將班組現有的工作結合起來，把復查工作平?；?，且不會增加工作人員的工作負擔。并通過利用GPS、GIS電子地圖、客戶信息按臺區規劃復查路徑來實現客戶信息復查的自動導航。為了適應城市化建設的節奏，電子地圖需要定期進行更新維護，以保證客戶信息的準確。制定的自動化復查工作計劃主要是利用劃分好的班組人員來負責區域，將工作周期性的建立起來，無需工作人員手工逐條編排客戶信息，減輕了工作及管理壓力。在圖形處理方面，作者提供多種查詢方式滿足用戶的定位、定性查找設備，可核對設備的數據屬性信息，還可以實現在線確認提交和離線確認同步到后臺數據庫。本項目所涉及的技術研發包括以下兩點：一是后臺管理系統，二是現場復查終端。后臺主要負責的是復查工作計劃的編排，通知短信接口自動發送，將復查結果的查看情況與工作進度情況進行匯總?，F場復查終端主要利用GIS電子地圖技術，并將其與GPS結合，形成客戶復查路徑導航，能夠很好地完成客戶信息的復查工作。具體結構如圖1所示。以任務為向導，將業務由戶內延伸至戶外，形成工作閉環。通過集成平臺把營配低壓客戶信息數據同步到后臺管理系統，由后臺管理系統將業務數據打包和工作單信息采用Push的方式下發到終端設備，核查人員在復查過程中通過圖形核對當前設備的位置和屬性信息，經過修改確認把數據提交到后臺管理系統。在GIS系統的支持下實現終端上設備離線、在線情況的可視化圖形查詢、數據信息核查。傳統上，數據信息核查是通過使用紙質地圖，用鉛筆勾勒形狀和設備信息，然后進入了一個地理信息系統或CAD系統將核查的數據信息保存到數據庫中。傳統的核查工作存在著多種弊端，主要概括為以下四個方面：第一、核查人員在工作過程中不到位，導致核查工作名不副實；第二、由于無法準確把握核查人員的工作狀態，給工作考核帶來了難度；第三、核查人員在工作過程中需要攜帶大量的工作資料，增加了核查工作的不便；第四、核查工作周期較長，核查結果無法及時反饋。使用平板電腦結合GIS移動技術，可以建立高度集中的移動地理信息系統，設計特定領域的工作流程，直接與地理數據庫進行同步。
該項目充分利用了平板電腦的移動特性，結合GPS、無線通信等技術手段，從根本上解決了傳統核查工作中存在的問題。本次項目的關鍵技術主要有以下幾點：（1）地理應用服務器（GIS引擎）與業務處理服務器物理隔離，提升系統響應性能。（2）平板移動終端支持離線、在線作業形式，使用移動數據庫技術（復制、同步、緩存等數據庫技術）實現在多種網絡條件下都能有效地訪問完成移動查詢和事務處理。（3）地理GIS信息數據庫與業務數據庫物理隔離。（4）分布式數據庫技術，在物理上分布、邏輯上集中的分布式結構，按地理分布（例按縣）加載數據信息。（5）后臺采用甘特圖展示復查工作計劃：計劃工作時間、跟蹤工作進度、測定工作負荷等。與外部系統接口；與現有廣西GIS系統同步地理信息數據（按地理位置同步）；與廣西營銷MIS系統同步需要復查的客戶信息數據。接口都采取主動獲取的數據同步服務方式來實現。本次項目實現了以下幾條技術：實現技術：后臺管理系統基于J2EE技術規范的B/S架構模式，采用組件化，多層系統架構。整合Spring、Struts2、SpringSecurity、SpringAOP、Hibernate3、EXT3.4等成熟開源技術。終端平板基于Android系統，采用移動GIS組件，按分層架構：數據管理層，GIS數據統一規劃和管理，構建在統一的數據庫上，利于GIS數據的維護和更新、降低管理工作的難度，提升資源的利用效果。通信服務層：通過多種網絡格式實現外業終端與數據中心的數據交互，數據以服務的方式提供。本項目的研究和開發涉及到嵌入式系統的開發，應用到嵌入式硬件軟件、移動計算和移動數據庫、移動GIS、無線通訊等關鍵技術。由于我單位現階段暫沒此方面人力資源和技術應用，所以需要外委單位合作完成項目，本項目選擇珠海市恒源信息技術有限公司為外委單位，該公司是廣東省信息產業廳認證的“雙軟企業”，針對供電系統領域開發各類應用軟件，并獲得所有客戶一致好評。該公司已在廣東電網、云南電網、廣西電網、貴州電網眾多供電局和供電公司成功實施配電網各類系統。公司多年來從事基于GPS技術電力配網采集和巡檢系統，掌握移動GIS、移動終端等關鍵技術的應用，產品先進性、科學性和實用性均領先于國內同類產品。
3結束語
檔案的管理要點范文5
（河南省檔案局 鄭州 450003）
摘要通過對企業檔案利用文獻的量化分析與梳理，得出研究者更多關注利用時的安全與保密，而較少關心開放、公開和公示的結論。期望通過轉變觀念、確立共享理念、主動參與、運用信息技術和利用模式的多樣化、個性化來改變企業檔案利用的現狀。
關鍵詞 企業檔案 檔案利用 企業檔案利用 現狀 觀點
中圖分類號G27; C931：C931.4 文獻標識碼A 文章編號150605-7014
企業檔案利用及服務工作是企業檔案工作的重要組成部分，在企業檔案工作研究中占有重要地位?！捌髽I檔案的利用指采取多種有效方式，提供利用者檔案，及時滿足用戶利用需求?！倍捌髽I檔案的利用服務，是指采用多種有效的方式，直接提供企業檔案及其信息加工材料，及時、準確地滿足用戶對企業檔案的利用需求。”
一、企業檔案研究相關文獻總量比較
我們以知網數據庫為樣本庫，以企業檔案、企業檔案工作、企業檔案管理、企業檔案利用、企業檔案安全、企業檔案保密、企業檔案開放企業檔案公開、企業檔案公示這檢索詞，分別以主題、標題、
關鍵詞 、摘要、全文為檢索項，對檢索的相關文獻總量進行比較與對比。表—1是與企業檔案研究相關的文獻總量的對比情況。
從表—l的數據可以看出，雖然企業檔案利用是企業檔案工作的重要內容，但對于這問題的研究卻遠不及對企業檔案工作和企業檔案管理的關注。在五種不同的檢索方式中有三種的文獻占比數接近1%，一種檢索方式的文獻占比為2.21%。平均只有企業檔案工作或企業檔案管理文獻的1/20~1/30。而企業檔案開放、公開、公示等與企業檔案利用直接相關的文獻數量則更少，均少于企業檔案安全和保密的文獻數量。這表明有關企業檔案利用研究中，人們更多關注和研究的是企業檔案利用時的安全與保密問題，而較少關心和研究企業檔案的開放、公開和公示。
二、改變企業檔案利用現狀的主要觀點
由于企業檔案利用需求的主體和形式都存在很大差異，這就要求企業檔案利用服務必須針對企業檔案利用的不同用戶所希望的方式，提供相應服務?，F實的情況是“企業檔案管理受到國家檔案管理體制影響，采用自上而下的分級管理方法，沒有一個共同的目標和利用體系，在服務方式上還是被動地提供利用服務，檔案室只負責接收檔案、保管檔案和利用檔案，而不能去主動地了解掌握企業生產經營和科研開發對檔案信息的需求變化，不能夠針對性地提供檔案信息利用?！睂Υ?，學者們提出了許多建議和意見，歸納起來有：
一是轉變觀念。企業檔案管理人員應轉變觀念“面向市場，探索企業檔案信息開發利用服務方式，主動出擊開發企業檔案中的有用信息，變“檔案守護者”為“檔案信息開發者”。
二是運用現代信息技術?！斑M行企業檔案部門基礎設施建設，積極采用現代化信息技術，豐富檔案信息資源數據庫，促進企業檔案信息化網站建設，實現企業檔案信息數字化、企業檔案信息傳輸網絡化和共享化，加強企業檔案信息資源的開發、利用，進一步創新企業檔案工作服務機制，為企業各項部門提供優質的檔案服務。
三是參與企業文化建設。企業檔案工作者應立足于企業檔案管理和開發利用，積極參與企業文化建設，從而達到為本企業科技、經濟發展服務的根本目的。
四是確立共享利用新型管理與服務理念。在企業檔案管理的全部實踐活動中，始終將注重解決實際問題、滿足企業發展需求為重點，利用信息化、網絡化優勢，使企業檔案管理更好地服務于企業生產、經營、科技創新等工作。
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檔案的管理要點范文6
在抄核收工作中，工作人員有時發現需要客戶攜帶資料辦理相關業務來完善管理，而山于紙質檔案資料的各種問題，導致這些業務遲遲未能辦理，嚴重影響抄核收工作的開展，因此建立客戶檔案電子化管理對抄核收工作十分必要。本文將通過抄核收工作中遇到的問題，對檔案管理現狀進行研究，進而詳細分析客戶檔案電子化管理的必要性和可行性，并提供初步的實施方案。
2檔案管理對抄核收工作的影響
2. 1抄核收工作與客戶檔案的聯系
抄核收人員在現場工作時，需要核對資料中的客戶姓名、地址、表號、用電類別等數據與現場是否一致;核對計量裝置與記錄是否相符;對電能計量裝置的運行和完好情況進行檢查;核對電能表安裝位置是否正確;核對電能表是否長期未使用等。如發現以上涉及到改名、改類、遷表、銷戶等方面的情況，需通知客戶帶相關資料辦理業務。
2. 2客戶無法提供檔案資料的原因
根據以上情況，客戶需要辦理相關業務，但客戶不一定能提供到所需資料，出現這種情況主要有兩方面原因:
2.2.1客戶方面。(1)客戶不愿花時間尋找繁雜的資料;(2)客戶遺失資料需另補辦，因程序繁瑣、難以證明等原因而放棄。
2.2.2供電部門方面。(1)紙質檔案的管理具有一定的時效性且容易被損壞而導致客戶資料遺失; (2)客戶檔案存放的順序比較混亂而難以尋找;(3)檔案員因工作繁瑣而拒絕調閱檔案。
2. 3建立新型的檔案管理對抄核收工作的重要性
鑒于以上原因，客戶或者供電部門無法提供辦理相關業務所需的資料，導致業務遲遲未能辦理，嚴重影響抄核收工作的順利開展。而這兩方面的原因都是山于紙質檔案的局限性引起的，如果不能解決好，這方面的抄核收工作就會毫無規范，為此建立一種便捷和高效的檔案管理對抄核收工作非常重要。
3客戶檔案管理的現狀與存在的問題
3. 1紙質檔案管理的現狀與缺點
傳統的檔案管理模式是實行就地、屬地化管理，將客戶的檔案資料以紙質形式，分門別類存放在檔案室，但它具有很多缺點:
3.1.1對保存環境要求高。紙質檔案易黃、易脆、易粘，對溫度、濕度要求極高，另外還要注意防火、防水、防蟲、防鼠、防霉等。
3.1.2易遭受人為毀損。紙質檔案極易受到磨損、撕毀、遺失，甚至遭到人為故意損壞，這對檔案的安全構成極大的威脅，無法充分保證檔案的完整性。
3.1.3不能實時共享資料。處理口常工作往往需要多人同時查詢各種數據資料，但傳統的紙質檔案是分門別類存放在檔案室，只能供一人翻閱。
3.1.4查找速度極慢。紙質檔案的查詢通常需要身份驗證、檔案檢索、檔案取出、檔案翻閱、檔案歸還等程序，需要較長的時間以及花費較大人力。
3.1.5占用大量儲存空間。檔案通常采用櫥柜的形式存放，并且櫥柜之間必須保留較大的空間。隨著客戶檔案信息量的不斷增加，占據空間越來越大。
3.1.6缺乏安全有效的備份。傳統的檔案利用都是基于紙質文檔原件，而紙質文檔原件無時無刻不面臨各種威脅，迫切需要安全有效的備份。
3. 2目前對檔案管理的需求
現有的檔案業務辦理及用戶體驗依舊存在諸多不足的地方需要改善，需要一種新的平臺來承載實現這些優化，這些不足圍繞用戶需求體現出來(見圖1)。
3.2.1完善業務辦理流程，提供工作效率的需求。
3.2.2提高業務辦理速度，掃描速度，閱讀速度的操作需求。
3.2.3實際業務中，快速檢索查詢的需求。
3.2.4避免紙質檔案遺失、損壞等所造成的客戶資料管理的需求。
3.2.5數據的計算機、管理系統存儲和備份檔案的需求。
3.2.6檔案信息實現安全性、穩定性、不間斷運作的保障需求。
4實行客戶檔案電子化管理的必要性和可行性
基于各方面的需求特性，客戶檔案電子化管理可完全滿足這些條件?？蛻魴n案電子化管理是指通過電子化技術手段，采用海量儲存技術和計算機網絡技術，把所有檔案以電子文檔的形式儲存、分類及查詢，提高數據查詢的效率，實現快速查詢客戶信息，有效提升了客戶檔案可視化管理水平的操作管理。
4. 1實行客戶檔案電子化管理的必要性
檔案電子化管理是對現有紙質檔案管理進行的一項改革，不僅對抄核收工作帶來好處，而且對整個檔案管理工作都是意義重大的(見圖2)。
客戶檔案電子化管理降低保存成本，簡化工作流程并可以為相關人員提供方便快捷的信息查詢，有力推進了檔案管理科學化、規范化、精細化;對查閱檔案之類的工作，直接在計算機查找搜索就能完成，提高工作效率，并為提高服務質量做鋪墊，提升企業形象。當抄核收工作需要客戶辦理業務時，只需調閱出電子檔案資料，通知客戶辦理即可。
4. 2實行客戶檔案電子化管理的可行性
為實行客戶檔案電子化管理，需要落實步驟是:組織+模式+環境+實施。
4.2.1組織:領導統一目標立項、成立項目小組、組織推廣與維護隊伍建設。
4.2.2模式:根據業務需求開發檔案電子化平臺，檔案信息從載體錄入到保存與查閱均采用電子化手段運作。
4.2.3環境:提供財務支持、自上而下推廣應用，明確項目人員分工。
4.2.4吐實施:設定運作流程制度與實施計劃，先試點再逐步全面推廣，最終以實現電子化檔案系統全面運轉和取消不必要的紙質檔案為目的。
具體實施步驟如下:(1>領導統一目標，以成立項目小組的方式運作，確定成員，明確分工。需購買相關平臺軟件，并與軟件公司達成合作共識，同時對客戶檔案運作流程進行詳實調研，提出標注與開發需求，明確目標，開發合適的平臺;(2>在購買存儲設備上要結合實際需要購買設備，提供合適的機房環境與電力設備;(3)平臺的應用需要規范制度與流程作為保障，比如對相關崗位操作人員進行績效考核，同時制訂專門的推廣計劃及開展對使用人員的培訓等。
4. 3實行客戶檔案電子化管理可能存在的問題以及解決措施
4.3.2設備購置成本高。實行客戶檔案電子化管理需要購置的設備主要有服務器或存儲器、電腦、復印機等，花費不少，需評估可行性采購方案，然后購買滿足平臺的設備。
4.3.2開發前期需花較大的人力物力。公司在未能滿足系統管理平臺自研開發的情況下，需對平臺開發商進行招標。在這個過程中涉及到意向達成、合作期限、合作方式、需求確認、系統設計、驗收標準、平臺后期維護、收費標準等協議的落實，需要不斷進行協調。
4.3.3設備存在故障風險。用來承載檔案資料的電子設備可能會發生故障，必須做好電子檔案數據的備份恢復工作，備份技術能保證關鍵信息在發生災難性故障后得以恢復，對此在系統建設時需要對設備功效進行詳細考慮。
4.3.4吐電子文件的原始信息存在被刪改的風險。要通過采取技術處理將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。
4.3.5電子化管理改革需要一定時間推進。實行檔案電子化管理不是一蹦而就的事，應使紙質和電子檔案逐漸接軌，同時需分別在紙質和電子檔案中注明對應的文件號及存地，以便參照互補，建立相互準確的標識關系。
5檔案電子化管理應用的成功案例
財政局:2009年，云夢縣財政局以目標管理推進檔案業務規范化建設，加強電子檔案管理系統的推廣應用，加大檔案安全保護力度，增強檔案電子化程度的開發利用功能;全縣的財政所檔案管理全部達到省一級水平。2009年底，財政局機關檔案管理順利通過省特級驗收。
供電企業:2011年12月9口，開封供電公司客戶電子檔案管理系統正式運行，該系統擁有完整的客戶檔案信息，能清晰反映出客戶用電管理的全過程，可以方便地從系統中查詢受理申請、供電方案、業務收費、受電工程設計審查、竣工驗收、送電等各環節的工單內容，實現客戶業務檔案的全痕跡管理。
以上案例說明檔案電子化管理模式已被應用到政府機關和企業的口常工作中，是適應檔案管理現代化的趨勢，也是新形勢下對檔案管理工作的新要求。
