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摘要：電子信息檔案是檔案管理的必然趨勢，體現了辦公自動化，對提高檔案管理的快捷化、高效化有重要意義。在信息時代下，采用電子信息檔案不僅能夠解決紙質檔案資源浪費的問題，而且能夠促進檔案管理效率的提升。但在電子信息檔案的應用中，也存在一些風險，比如信息技術風險、管理風險等，容易造成不必要的損失。因此，要加強電子信息檔案風險的管控，提高檔案管理水平。電子信息檔案是一種虛擬檔案，與客觀存在的檔案實體不同。電子信息檔案屬于數字檔案，利用電子計算機進行處理，以特殊的形式，將實體檔案的真實信息輸入電腦中，形成圖像、符號、圖表、文字等信息，彌補了傳統檔案管理的不足，提高了檔案管理的便利性。但計算機不是萬能的，電子信息檔案也給檔案管理帶來新的挑戰。在應用電子信息檔案的同時，要加強對風險的管控，準確識別風險，合理防范風險。
一、電子信息檔案的應用優勢
1-實現電子檔案集中管理
電子檔案集中管理貫穿電子文件整個生命周期，不僅需要對組織、制度進行整合，而且要對方法進行集成。目前，學術界經過探討，一致認為全程管理是電子文件管理的最有效辦法，電子檔案的產生、保存、銷毀均應通過嚴格的管理制度落實[1]。電子檔案管理及資源建設涉及多項業務，不僅需要接收來自各個部門的電子文件，還要轉變傳統的紙質檔案為數字化檔案，對各類資源進行整理，包括音頻、視頻等，以豐富電子檔案的內容與形式。總結和梳理信息化、電子化檔案，不僅可以提升工作效能，還可以為企業發展提出合理意見。
2-優化會計檔案電子化流程
傳統檔案采取紙質方式進行管理，限制了檔案管理工作的空間，影響了檔案管理的質量。紙質版檔案占據空間較大，隨著人數的增加，業務的增多，檔案越來越多，檔案管理的難度也隨之增大。實行檔案管理的信息化、電子化，應用電子信息檔案，可以節省大量資源，彌補傳統檔案管理的不足，方便檔案資料的查詢與調取，以及檔案資源的開發與利用[2]。梳理并完善會計檔案“前端產生—財務核算—檔案管理”的電子化流程，明確無紙化配套要求，逐步實現會計檔案電子化、數字化管理。
3-確保檔案保存和傳輸的安全性
過去，人與人傳遞紙質檔案，可能會出現資料丟失或者破損的現象。檔案涉及國家機密及個人隱私，需要格外重視和保護。電子信息檔案的應用，可以避免人與人傳遞導致的丟失、破損等問題[3]。在計算機中存儲檔案資料，即便工作人員不小心誤刪，也可以利用一定的技術恢復信息，從而提升檔案保存和傳輸的安全性。
4-檔案管理全過程可追溯
利用計算機儲存檔案信息，不僅可以較好地保存資料，還有利于檔案信息的共享。應用電子信息化技術，可以構建實時分享系統，對電子信息檔案進行云管理及云共享。積極響應政府相關政策，使電子發票、電子檔案掛鉤于政府稅務部門，實現有效的連接與互通；采用數字化技術對財務、稅務等數據資料進行處理，真正落實檔案的電子化管理；以“版式文件+元數據”的方式歸檔，規范電子發票存儲與管理流程；利用具有水印的電子簽章控制全程，實現檔案流轉線上化、規范化，防范內控風險。
二、電子信息檔案存在的風險
1-信息泄露問題嚴重
電子信息檔案雖然有明顯的優勢，但也存在一些安全隱患。在電子檔案的輸入、存儲、傳輸過程中，存在較高的信息失控風險，表現為信息污染、干擾及過剩等，部分檔案信息會被竊取，受到病毒侵犯。上述不安全因素均會增加電子信息檔案風險。與此同時，計算機技術在為檔案管理帶來便利的同時，常用的多媒體技術、光盤技術等也存在安全防護問題。如果突發病毒攻擊、停電等事故，可能會使檔案信息丟失、泄露或毀損。一些黑客利用不法手段進入計算機系統，可能會造成嚴重的安全問題[4]。
2-信息化技術不完善
數字認證、電子簽名是檔案管理系統最為常用的信息技術類型，其涉及密碼認證、數據加密等方面。其對重要的檔案信息還能夠進行加密，設置訪問權限，在提升檔案信息管理安全性方面具有突出效果。但基于現代互聯網信息技術的進步，檔案網站的數據呈現出明顯的憑證性，這也對檔案管理提出了更高的要求，解決信息化技術的安全問題勢在必行[5]。
3-電子信息檔案管理制度不完善
電子信息檔案管理存在制度建設滯后的問題，缺乏完善的管理制度，在管理工作中無據可依，會產生較高的風險。部分單位盡管制定了電子檔案管理的相關制度，但沒有根據實際情況及時更新，與實際檔案工作不符，阻礙了電子信息檔案管理工作的運行。甚至有的單位沒有具體的電子信息檔案管理制度，導致電子信息檔案管理混亂[6]。
4-環境存在的風險問題
內部因素與自然因素共同作用，使得電子檔案存在一定的失控風險。以自然因素為例，電子信息檔案遇到霉菌侵蝕、化學反應會導致數據受損，無法顯示數據內容，影響正常功能的發揮。內部因素主要表現為人為破壞，如電腦黑客、殺手等，在計算機上植入CIH病毒、蠕蟲病毒等，會對數據造成破壞，影響電子檔案的存儲與運行。存儲電子信息檔案的計算機設備所處的環境，比如電磁場、濕度、溫度等影響其運行，進而影響存儲資料的安全性。外部環境不適宜，可能會導致設備老化，信息的存儲、讀取出現報錯，或者導致數據丟失、錯誤等。突發地質災害、不良的氣候條件，會損壞電子信息檔案的存儲設備，這也是電子信息檔案存儲面臨的客觀風險。
5-人為因素導致的風險
應用電子信息檔案，需要工作人員的參與：人為輸入、調取、查詢數據等，這為電子信息檔案管理埋下安全隱患。在提取、瀏覽、傳送或保存電子信息檔案的過程中，如果人為操作不當，或者系統程序錯誤，可能出現無法修復的問題。部分檔案工作人員的操作技能不熟練，容易導致安全問題。如一些工作人員缺乏對所登錄賬號的保護意識，以及安全防范意識，沒有掌握專業的信息技術，對殺毒軟件的使用不熟練。
三、應用電子信息檔案的風險管控策略
1-做好電子信息檔案服務工作
電子檔案的儲存受載體影響較大，尤其是磁性媒介，易受存儲環境影響。所以，對保存電子檔案的工具要進行定時檢測和維修。比如單位可以每年一次或者每半年一次對電子檔案載體進行檢測，采取合適的抽樣方法，如系統抽樣或者隨機抽樣，確保所選擇的樣本數量合適，從而保證電子檔案能夠安全儲存。電子檔案資源離不開信息技術的支持，為實現電子檔案的集中化管理，可以構建檔案管理集群，使分散的檔案網站擁有統一的檢索入口，便于公眾查詢。需要注意的是，電子檔案的管理應覆蓋工作、生活、學習等各個方面，加強數字化技術與檔案管理部門的有機融合，為檔案管理部門與公眾的交流提供一個有效的平臺，促進檔案智慧管理的實現，對數據進行挖掘、分析，將單純的數據庫轉變為思想庫[7]。要實現技術更新的常態化，對檔案管理系統及時更新；采用先進技術，避免病毒、黑客的入侵和攻擊，提高技術風險防控水平；及時更新軟件系統、硬件設備，保證沒有漏洞；維護與更新系統和網絡，防范風險；技術人員要樹立常態化的更新觀念，不斷學習先進的檔案管理技術，提高風險管控的技術水平。
2-完善法律法規
完善電子信息檔案管理的規章制度，及時彌補管理漏洞[8]，加強風險識別能力。數字檔案的集中管理需要將法律法規及配套的政策作為有力支撐，基于當前的電子信息檔案規章制度，增加與現代計算機技術發展形勢相適應的，關于電子信息檔案管理的條例，不斷完善各項制度，充分考慮檔案部門意見，實現數字檔案的集中化管理與長期保存。檔案信息電子化工程實施后，所有歸檔卷宗均有自己的“電子身份證”，檔案管理人員只需在電腦上輸入檔案卷宗編號，就可以閱覽并打印案卷材料；檔案密集架的自動移動、檢測功能，有助于檔案管理人員快速找出目標卷宗，提高檔案現代化管理水平和檔案查準率。及時改進管理制度，為電子信息檔案管理提供依據。規范電子信息檔案工作人員的行為，充分發揮電子信息檔案的優勢。對電子信息檔案進行集中統一管理，采取責任落實制，明確電子信息檔案管理人員的分工、責任，制定相應的獎懲制度，將檔案風險管控落實到個人，從而提升工作人員的重視程度和管理技能，降低管理電子信息檔案的風險。
3-嚴格審核使用流程
在電子檔案應用環節引入網絡技術，通過掃描二維碼，在線瀏覽或下載信息資料和電子檔案。通過上網查詢到的檔案信息與在相關部門的線下檔案查詢窗口所查到的信息具有同等效力。電子檔案靈活性大，容易修改且保存難度大。個人應提高風險防范意識。首先，在信息傳輸的過程中，要保證傳輸信息的準確性，從源頭上避免出現錯誤。其次，在信息使用的過程中，每個檔案的利用者都必須經過嚴格的審核，減少任何環節出現問題的可能性，審核無誤后才可以使用相關的檔案。再次，強化主體的責任意識，不能篡改檔案，要嚴格按照檔案的處理辦法行事。最后，紙質檔案仍不過時，可以把紙質檔案和相關電子檔案一起保存，以保證檔案的完整性[9]。
4-加強新技術的應用
當前，云計算技術、計算機儲存技術飛速發展，使電子信息檔案管理有了技術支持。作為檔案管理工作者，應認真學習最新的計算機技術與云計算技術，掌握新媒體的運作模式與特點，實現數字檔案的高效管理，并注重對數字檔案信息價值的充分挖掘，發揮新技術的優勢與價值。及時更新檔案管理系統，采用先進技術，避免病毒、黑客的入侵和攻擊，提高技術風險防控水平。及時更新軟件系統、硬件設備，保證沒有漏洞。維護與更新系統和網絡，防范風險。技術人員要樹立常態化的更新觀念，不斷學習先進的檔案管理技術，提高風險管控的技術水平。
5-加強智能檔案庫房建設
在信息化時代下，電子信息檔案的管理不僅要具備基本的辦公場地，而且要與現代科技發展相適應，在檔案管理工作中，應融入先進的信息管理技術。檔案管理部門應提高思想認識，關注檔案管理工作中存在的問題，并予以改進。結合信息管理特點及現有的技術水平推動檔案管理信息化、數字化發展。檔案管理部門要定期對計算機、光盤、電子儲存設備等硬件設施進行維護、更新，管理人員要學習信息管理相關知識。隨著智能化設計的融合，文物倉庫的存儲環境得到了優化，為延長檔案的壽命創造了良好的基礎。積極將高度現代化的智能化設備融入庫房保護裝置的設計中。通過智能監控，庫房管理可向現代化、智能化、技術化、協同化方向發展。在此期間，將計算機、高清攝像頭、各種傳感器等電子設備集成到倉庫環境監控中，對存在的安全隱患進行實時監控，并記錄相應的信息，為優化倉庫整體控制水平創造良好的條件。
6-加強檔案人才培養
電子檔案時代，檔案工作的基本模式是人與計算機的結合。為更好地保障電子檔案服務質量，應培養一批具有專業綜合素質及技能的優秀檔案管理人才，加強計算機技能培訓與通訊技術培訓，打造復合型人才。要想真正落實電子檔案的信息化管理工作，就要解決人力資源短缺的問題，加強培養信息檔案管理人員的綜合素質，緊跟時代步伐。加大人才培養投入力度，聘請具有專業經驗及具備計算機運維能力的人員對檔案管理人員進行培訓，為電子檔案管理儲備人力資源[10]。選取專業的電子信息檔案管理人員，加強培訓，提高技術和能力，使其與電子信息檔案管理工作相適應。提升檔案管理工作者的素質，提高檔案管理者的安全意識及風險意識，使其重視檔案風險管控工作，降低電子信息檔案的風險?？傊谕七M檔案管理信息化的同時，也要重視電子信息檔案的風險問題，充分認識到電子信息檔案存在的風險，加強電子信息檔案的風險管控。積極制定風險防控措施，兼顧效率與安全，引入先進技術，加強管理，完善電子信息檔案規章制度，做好風險預測評估工作，提高工作人員的素質，主動應對各類風險問題，從而提高電子信息檔案的安全性，為檔案管理工作的正常運行提供保障。
作者：邵向陽 單位：河南省駐馬店市西平縣城鄉居民社會養老保險中心
