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檔案管理痛點范文1
關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；差異共性
傳統檔案是記錄個人或者組織在社會和國家發展中的各種重要的文字文獻，在歷史的發展過程中發揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會發展的重大事件和發展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質或者實物的方式來進行記錄和登載。而電子檔案是利用當前最先進的科學計算機技術來進行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。
1電子檔案和傳統檔案在管理上的差異
1.1電子檔案和傳統檔案的歸檔時間具有差異性
紙質的檔案和電子檔案的歸檔時間是不同的，紙質檔案一般要在進行細致的登入，進行相關的編號和分類處理，再進行細致的核對和審核整理后才能進行相應的歸檔的工作，完成后還要進行日常的處理和看護，歸檔時間還必須進行嚴格審核。而電子檔案可以進行隨時的登記和確認，利用電子計算機快速的計算和統計分類管理功能可以將繁多的檔案進行統一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發送給檔案保管和管理部門進行管理。
1.2電子檔案和傳統檔案的歸檔方式存在差異
電子檔案文件可以利用先進的計算機技術中的電子編碼技術，將需要記錄的文字進行數字化，再利用文件將這些數字化的數據記錄下來，不僅記錄耗費空間小記錄信息全面，而且可以實時進行檔案錯誤的修改，將原始憑證中的關鍵信息進行特殊記錄，但是卻較難以進行辨別和確認。而傳統的紙質檔案在歸檔時則只能進行傳統的書面記錄，且無法進行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實的問題。
1.3檔案文件分類和編目方式的不同
電子檔案文件在進行分類和編目時主要還是利用了電子計算機的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時，可以利用數字化程序對檔案文件進行唯一文件號的編制，根據文件號的規律進行進一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據分類號的歸檔號進行分類管理。而傳統的紙質檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關鍵詞和主題詞進行錄入和分類，在管理時需要耗費大量時間進行主題詞的分類歸納，分類完在進行歸檔管理。
1.4電子檔案和傳統檔案保管方式存在差異
電子文件主要利用的是高內存的硬盤等載體進行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發展也促進著電子檔案的發展提升，傳統的紙質檔案在保管方式利用紙質的文件載體，這也給改善電子檔案保存環境的提供了一個有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個方式。
1.5電子檔案和傳統檔案的查詢利用方式存在差異
傳統的檔案的查詢方式主要是利用關鍵詞來進行相關的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費人力、物力和精力。而相比傳統的紙質檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關鍵詞進行搜索，電子計算機可以搜索到用戶輸入的所有的相關的內容，以便讀者的選用，同時讀者還可以通過成為檔案數據庫的相關會員進行遠程登錄操作，在線上線下都可以進行相關的檔案文獻操作和查詢。
1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求
不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠對檔案的管理進行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計算機操作和使用素質，要掌握最基本的計算機數據庫管理系統的操作要領和技巧，能夠進行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時還要有創新能力，對電子檔案的管理方式能夠進行高效率的和高水平的提升，利用相關軟件，將操作技能大大提升，優化電子檔案的管理現狀。
2電子檔案與傳統檔案管理的共性方面
2.1傳統檔案是電子檔案的形成基礎
電子檔案并不是能夠憑空進行記錄的，其發展的基礎仍然是紙質檔案，檔案資源的電子化是建立在計算機科學技術發展的基礎上的，而紙質檔案的信息來源都是來自于社會的各項實際活動信息的記錄，也是反應社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進入電子系統和網絡系統的，需要通過電子檔案化的手段進行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進行更好的記錄。
2.2電子檔案管理基本原理是傳統檔案的集成和發展
電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統檔案的管理方法和理論，而是在其基礎上進行了極大的創新和提升，具有著傳統檔案管理方法不具備的多個功能，但是其發展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發現傳統檔案管理和電子檔案不相適應的缺點和不足，有針對性地從服務和管理方面改善電子檔案的信息服務能力和保存能力，因此從服務手段、服務品質、管理能力和管理效果進行對比，電子檔案的發展都是對傳統檔案的集成和發展，而其為社會服務的功能也將會比傳統檔案更加突出和優秀，進一步增強檔案的實際管理功能。
2.3電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息來源
電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進的電子科技技術和互聯網技術，開拓性地將檔案信息記錄變為了電子記錄的方式，使得電子版的檔案可以在網絡中進行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統檔案所不具有的一大進步之一，傳統檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統一些較好的優點外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務。
3結論
綜上所述，隨著經濟和社會的快速發展，對于檔案的要求也越來越高，傳統檔案的記錄和保存方式已經越來越難以適應快節奏發展的社會腳步，因此電子檔案順應時代的需求出現并慢慢取代了傳統檔案的存在，但是電子檔案的發展也不是空穴來風，也是從傳統檔案這一土壤發展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運行方式、管理方法和傳播服務中都具有極大的共性特點，這也是電子檔案發展的基礎，從這些共性中取得發展的指導，但是電子檔案和傳統檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強，力求能夠更好地為社會服務和大眾服務。
參考文獻
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檔案管理痛點范文2
關鍵詞：檔案利用；中國石油檔案管理系統；檔案搜索；檔案借閱；檔案報表；檔案編研
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。因此檔案利用模塊，是電子檔案管理系統中最重要的模塊之一，直接衡量著檔案管理系統的使用價值。開發一個好的檔案利用模塊，使檔案管理系統不僅滿足了用戶查詢搜索、借閱等功能，從長遠角度看，將成為一個內容非常豐富的知識平臺和社會資源。項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。本文主要介紹系統中的檔案利用模塊。
1 總體功能結構圖
檔案利用是用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括檔案的搜索、借閱、報表、編研四個子模塊。如圖1。
2 各個子模塊功能
2.1 搜索
系統不僅可以利用檔案名、檔號、類別、歸檔單位、歸檔日期等項結合進行高級搜索，還支持全文搜索。
2.2 借閱
系統除了可以借閱實體檔案以外，還支持電子檔案的在線借閱。電子檔案的借出和歸還都是由系統自動完成，無需用戶手動操作。包括我的借閱、借閱審批、借閱辦理等標簽頁。圖2是檔案的借閱/歸還流程圖。
2.2.1 我的借閱
用于實現用戶的檔案借閱以及個人借閱管理的功能，是用戶自己的工作區。
包括我的借閱單、未歸還檔案和已歸還檔案三個標簽頁。
1）我的借閱單：保存在借閱列表中，但沒有上交審批的借閱檔案；
2）未歸還檔案：已通過審批借出，但未歸還的借閱檔案；
3）已歸還檔案：用戶曾今借閱過，并已歸還給檔案館的檔案。
2.2.2 借閱審批
是對用戶提交需借閱檔案的審核過程。
審批部門包括用戶本單位、歸檔單位、檔案部門和指定的業務主管部門。系統規定了三種審批流程：
1）借閱無密級檔案或借閱本部門有密級檔案，如圖3；
2）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門是一般情況），如圖4；
3）跨部門借閱有密級檔案（歸檔部門為空或歸檔部門和檔案保管部門是同一部門），如圖5；
2.2.3 借閱辦理
是由檔案館用戶進行管理，主要管理檔案的登記、借出、歸還、催還、借閱查詢等操作。
2.3 報表模塊
固定報表模板有檔基表、人員基本情況統計表、檔案利用統計表、歷年各類檔案庫存統計表、檔案庫藏情況統計表等。系統還支持自定義報表模板，檔案工作人員可以根據自己的需求定義報表的行和列。
2.4 編研模塊
編研模塊是為編研人員提供的一個討論平臺，其中包括編研編寫、匯編、參與等工作。
檔案編研的流程是：檔案管理部門人員填報“新建編研課題” 檔案管理部門領導審核 檔案編研。標簽頁包括待審批編研、進行中編研和已完成編研三部分。編研模塊的流程圖如圖6。
3 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。其中的檔案利用模塊以其強大的搜索功能、嚴密的借閱審批流程、方便快捷的電子檔案在線借閱、靈活的報表模板自定義功能以及高效的在線編研平臺，贏得了廣大單位用戶的好評。
參考文獻：
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檔案管理痛點范文3
論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學為理論指導,以安全事件過程管理為主線,實現事前預防、事中控制、事后審計的安全管理。
現在大家談論到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒體的宣傳下,病毒、黑客已經成為危害信息安全的罪魁禍首。然而,對計算機系統造成重大破壞的往往不是病毒、黑客,而是組織內部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術上來講,內部人員更易獲取信息,因為內部人員可以很容易地辨識信息存儲地,且無需擁有精深的it知識,只要會操作計算機,就可以輕易地獲取自己想要得資料,相對而言,黑客從外部竊取資料就比較困難,首先,他們要突破防火墻等重重關卡,然后,還要辨別哪些是他們想要的信息。
fbi和csi對484家公司進行了網絡安全專項調查,調查結果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內部,其中16%來自內部未授權的存取, 14%來自專利信息被竊取, 12%來自內部人員的欺騙,只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上,由內部人員泄密導致的損失高達60,565,000美元,是黑客所造成損失的16倍,病毒所造成損失的12倍。這組數據充分說明了內部人員泄密的嚴重危害,同時也提醒國內組織應加強網絡內部安全建設。
1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點
1)通過軟盤驅動器、光盤驅動器、光盤刻錄機、磁帶驅動器等存儲設備泄密;
2)通過com、lpt端口、調制解調器、usb存儲設備、1394、紅外線等通訊設備泄密;
3)通過郵件、ftp等互聯網方式 泄密;
4)接入新的通訊或存儲設備,如:硬盤;
5)通過添加打印機、使用網絡打印機將資料打印后帶出;
6)通過便攜式電腦進入局域網竊取信息,帶離單位;
7)隨意將文件設成共享,導致不相關人員獲取資料;
8)將自己的筆記本電腦帶到單位,連上局域網,竊取資料。
此外,還有很多其他途徑可以被別有用心的內部人員利用以竊取資料。
2 傳統解決方案的弊端
傳統方案一:“我們已經部署了防火墻或專網”
防火墻或專網可以防止外部人員非法訪問,但不能防止內部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設備將敏感文件泄露。
傳統方案二:“我們給文檔設置了訪問口令”
口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播;
其次即使設置了口令只能簡單的區分用戶是否可以訪問該文檔,而不能限制用戶對該文檔的操作權限(如復制、另存和打印等操作)。
傳統方案三:“我們安裝內網安全管理系統封住電腦usb接口、拆掉光驅、軟驅、內網與外網斷開、不允許上互連網絡 ”
文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。
3 電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。
以犯罪行為心里學為理論指導,以安全事件過程管理為主線,實現事前預防,事中控制,事后審計的安全管理。
3.1制定周詳的事前預防策略
1) 控制信息傳遞途徑,如通訊設備、存儲設備;
2) 通過網絡接入保護,限制外來電腦接入局域網;
3) 報警策略能夠提示非法接入;
4) 互聯網信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。
3.2 對泄密行為事中記錄和控制,并及時啟動控制和報警策略
1) 對泄密過程進行屏幕記錄,方便現場查看,事后回放;
2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄,包括訪問、創建、復制、改名、刪除、打印等操作,便于信息泄密事后追查;
3) 集中審查終端共享,防止共享泄密行為。
3.3 詳盡的日志信息,提高了事后追查的準確率
1) 進行電子文檔操作及屏幕記錄;
2) 對互聯網信息傳遞進行記錄,便于信息泄密事后追查;
3) 審計系統用戶日志。
4 電子文檔安全系統功能及技術闡述
1)禁用設備
程序功能:可按某臺、某組或整個網絡禁止使用哪些設備,包括:存儲設備、通訊設備、打印設備、新加入的設備及其它屬性。
管理作用:根據風險評估,制定事前預防策略,根據策略對相應的設備進行禁止,預防文件泄密?？梢造`活的開啟,不影響正常使用。
2)報警規則
程序功能:設置某個或某類文件的各種操作報警規則。
管理作用:對泄密者添加泄密設備(如:閃存、移動硬盤等)實現及時報警,對相應的文件或某個類型文件的操作實現及時報警,為安全事件發生后進行及時管理提供幫助。
3)網絡端口管理(接入保護)
程序功能:通過設置禁用139和445端口,控制共享端口。
管理作用:可根據需要靈活的設置外來計算機跟網內計算機的通訊方向。
4)網絡共享
程序功能:可以及時查看和刪除網絡內任意計算機的網絡共享文件夾。
管理作用:員工往往因為工作需要設置共享文件夾,卻容易被別有用心的員工或外來計算機竊取。
5)文檔操作
程序功能:可以詳細的記錄每個員工在本機及網絡上操作過的文件,包括訪問、創建、復制、移動、改名、刪除、恢復以及文檔打印等記錄。
管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監控,為泄密行為的事中發現,事后追查提供了幫助,彌補了電子文檔安全管理中的最薄弱環節。
6)鎖定計算機
程序功能:可以鎖定網絡內任意計算機的鍵盤和鼠標操作。
管理作用:若發現網內計算機有非法操作,可及時控制,挽回損失。
7)郵件、ftp和msn監控
程序功能:記錄通過pop和smtp協議收發的郵件正文內容及附件,如:outlook、foxmail等,可記錄通過web方式、ftp收發的郵件、傳輸的文件目標去向及名稱。
管理作用:實現互聯網傳遞信息的安全管理,實現郵件備份管理,提高事后追查的便利性。
8)上網限制
程序功能:通過多種策略規范員工上網行為,比如:收發郵件、瀏覽網頁、ftp、使用其它連接。若外發數據超過一定數值,可阻斷此類行為。
管理作用:方便管理者對網絡行為進行集中控制,避免通過互聯網進行信息泄密。
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檔案管理痛點范文4
微軟的.NET平臺給應用程序開發提供了一個非常好的基礎系統平臺，.NET可使用戶輕松進行互聯網連接，并輕松完成那些在當今看來十分費時而且費力的事務。但是，如何在這個系統平臺上構建自己的應用系統，還需要我們針對應用系統的特點，構建自己的應用系統框架。本人結合多年的開發經驗，設計了一套.NET下的三層應用系統――電力檔案管理信息系統，已經在昆明供電局耀龍供用電有限公司的檔案室中應用，取得了很好的效果。現在向大家介紹這個電力檔案管理信息系統的整體解決方案。
2 開發環境
本系統采用B/S結構進行開發，客戶端用WEB頁面實現同用戶的交互，可以運行在任意WEB瀏覽器中，無需在客戶端安裝任何軟件，推薦使用IE5.5及以上版本；服務端采用微軟.NET開發技術中的技術實現業務邏輯的處理，其頁面是編譯后執行，處理速度快；數據庫采用商用型關系數據庫SQL Server2000，其具有很高的安全性、良好的性能及支持多用戶并發處理等優點，很適合用于集中存儲海量檔案數據。
3 系統體系結構
電力檔案管理信息系統采用了目前比較流行的B/S三層軟件體系結構進行開發，系統清晰地劃分為三個層次：用戶界面層、應用服務層、數據層，如圖所示。
3.1 用戶界面層
運行于客戶端的軟件系統，用于收集用戶輸入并展現處理結果給用戶，實現同用戶的交互功能。本系統提供基于瀏覽器的程序，無需在客戶端安裝，易于維護，建議使用微軟公司的IE5.5及以上版本。
3.2 應用服務層
該層的功能由運行于服務器中的.NET組件來實現，這些組件提供的功能統稱應用服務，用于實現業務邏輯的處理，是電力檔案管理信息系統的核心，該層主要解決以下幾個方面的問題：
• 數據的表示方式，也就是實體類的表示方式，以及同數據庫的對應關系，即所謂的O-R Map的問題。
• 數據的存取方式，也就是實體類的持久化問題，通常采用數據庫來永久存儲數據實體，這就需要解決同數據庫的交互問題。
• 業務邏輯的組織方式。在面向對象的系統中，業務邏輯是通過對象間的消息傳遞來實現的。在這個部分，為了保證邏輯處理的正確性和可靠性，還必須支持事務處理的能力。
• 業務服務的提供方式。為了保證系統的靈活性和封裝性，系統必須有一個層來封裝這些業務邏輯，向客戶端提供服務，同時作為系統各個模塊間功能調用的接口，保證系統的高內聚和低耦合性。
為了能夠很好地解決這些問題，我們將應用服務層又細分為五個部分：數據實體層、實體控制層、數據訪問層、業務規則層和業務外觀層。
3.3 數據層
數據層由Oracle、SQL Server、DB2等關系型數據庫組成，用于數據的集中存儲，提供數據的查詢、增加、刪除、修改，存儲過程的執行等功能，本系統采用SQL Server2000數據庫來實現。
4 系統實現的功能
本系統主要實現了如下的功能：
（1）檔案的數字化：數字化是檔案管理的大勢所趨，也是必然結果。它主要面對的是傳統紙質檔案，因為計算機本身就是數字處理機器，如果檔案不進行數字化，就根本不能進入計算機，也就無法進行更高層次的管理。
（2）案卷管理：系統提供案卷的增加、修改、刪除、打印等功能。
（3）檔案編目：編目是檔案管理系統較重要的功能，每卷都有一個目錄，反映一個卷所有包含的內容，其好壞直接關系到檔案的使用率，系統提供目錄的增加、刪除、修改及排序等功能。
（4）檔案錄入：文件歸檔是檔案管理系統中最重要的部分，因為只有文件信息及資料能夠按時進入檔案信息庫，才能夠保證檔案信息的完整，才能夠提供進一步的利用。
（5）檔案檢索瀏覽：用戶登錄系統后根據自己的權限可以全文瀏覽相關檔案、案卷列表、卷內目錄等信息。
（6）權限管理：包括用戶及用戶權限管理兩部分。用戶管理主要有用戶注冊、注銷、用戶信息修改、密碼修改、用戶分類等；用戶權限管理定義各類用戶的操作權限，例如用戶能查看哪些檔案不能查看哪些檔案，對檔案是否有增加、刪除或修改的權限等。
檔案管理痛點范文5
（一）電子檔案裁體的壽命
紙質檔案單位面積上存儲的信息量很少，當今的信息存儲技術，可以將一幅詳細地圖中的成千上萬個信息存儲在小小的一張光盤上，這無疑是技術上的一大進步。但是，當存儲載體的記錄信息能力高速增長時，存儲信息的新型載體的壽命卻不如紙質。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產廠商的承諾至多也沒有超過100年。另外，紙張的損壞很易被發現，電子檔案載體的損壞只能由設備來檢驗。影響電子檔案保存壽命的另一個重要因素是將來的設備可能無法讀出今天記錄在載體上的信息內容。
（二）電子計算機的技術更新
除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設備和軟件問題。在數字世界里，技術設備與存儲載體緊密聯系在一起，高密度的信息存儲必須依賴于復雜的電子設備和有關的軟件，而這些設備及軟件總是在隨著技術的進步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲載體上的信息將無法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數字存儲載體壽命都長，然而最初給它記錄信息的電子計算機系統，可能早已更新換代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無法讀取。
檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對外開放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設備可能早就更新換代多次了。環境技術的生命周期對于電子檔案的保存提出了嚴重的挑戰，數字技術的軟硬件一旦過時，廠家就可能不再提供該產品，沒有相應的軟硬件平臺信息就無法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對的現實。
（三）信息的真實性
電子檔案存儲載體存在的另一個嚴峻問題，是數字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準確可靠，也是對電子檔案管理提出的另一挑戰。
二、電子計算機軟硬件技術過時的對策
電子檔案管理在技術上有三個大問題：存儲載體不耐久；讀寫信息的電子計算機軟硬件技術過時，電子信息內容的真實性。
電子檔案存儲載體的壽命一般都超過了讀寫它的電子計算機軟硬件技術生命周期，使得載體壽命相對于軟硬件技術過時而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個廠家可以保證，它生產的電子計算機硬件和軟件不會過時。技術過時使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對策方法也只能作為參考。
（一） 再生性技術保護
這里所說的再生性技術保護，是指將技術過時的存儲載體上的信息適時地轉移到紙張或縮微品上，不再使用電子計算機軟硬件讀取。這種方法為長期保存信息提供方便并避免軟硬件技術過時帶來的任何麻煩，對于電子計算機技術人員來說，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個現實問題：一是有些信息無法轉移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉換，也必將失去它原有的風格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉移到穩定長久載體上，使之具有壽命長、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術過時的限制等優點，但卻失去了數字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。
（二）建立電子計算機技術檔案館
建立一個過時的電子計算機技術檔案館，收集技術過時的電子計算機軟件、硬件，提供利用，讀取那些過時技術記錄在載體上的信息內容。例如，收集過時的磁帶驅動器和過時的操作系統。這種方法要廣泛收集保管過時技術的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過時技術的某些技能。由于設備的老化，原生產廠家不再生產這些設備的備件，存儲載體在不斷損壞等原因，使得代價十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。
（三）拷貝和遷移
拷貝是在原來的技術環境下定時重寫信息數據，防止由于存儲載體理化性能變化引起的信息丟失。這應該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術過時引起的長期保管問題，解決這個問題的可供考慮的方案是遷移。
將數字信息從一種技術環境轉換到另一種技術環境上的復制稱為遷移。遷移是隨技術變化適時改變數字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數據，可以從一個存取載體轉移到另一個存取載體上，以進行數字信息的保護，
即便是純文本的電子文件也是如此。
三、信息真實性的對策
檔案館保管電子檔案，可能經常要進行數字信息的大量存取。用戶要求被存取的信息是真實的。存儲載體損壞的復制與軟硬件技術過時的遷移，不能只保證信息存取的實現，而更要保證被存取信息的原始性、真實性。保證被存取的信息是原始的、真實的，是對電子檔案管理的又一個挑戰。
檔案管理痛點范文6
【關鍵詞】電子學籍檔案；管理；普通高中；具體應用
社會不斷發展的今天，個體的檔案在整個社會中起到的作用越來越突出，而學籍是學生檔案的一個重要組成部分，對學生的學業來說起著十分重要的作用。它詳實的記錄了學生在學校學習過程中整個學習狀態和具體生活狀態，也表現出學生學習所在的學校展現出來的具體情況，十分豐富多彩的學習狀況，由此可見學籍的涉及內容范圍很廣，并且是學生學習狀態以及學校具體情況的真實性反應。這對于教育部門以及學校具體管理工作的開展和教學內容的選擇方面具有極高重要價值。而隨著科學技術不斷發展，學籍也朝著電子化和數字化方向發展，表現出了優越性。
一、電子學籍管理所具有的重要作用
現在許多高校學生畢業之后，因為思想中沒有檔案的概念，使得他們沒有檔案的重要性的想法，對檔案如何處理和安排也毫不關心。所以，現階段越來越多的高校畢業生對自己的檔案采取一種漠然的態度，一旦開始工作、讀研、出國等，就發現自己的檔案早已經不知道被放置在何處，成為一個阻礙。
（一）電子學籍檔案在保管方面具有極高的優勢。與傳統紙質學籍檔案的管理工作相比，電子學籍檔案的管理具有極為明顯的優越性，主要表現在以下幾點：首先，由專門的系統進行學生各種資料的收集和整理，不論是在學校期間的各種榮譽獎項，還是在學校期間的學習成績，都晚安整整的保存在這個專門的系統之中。不僅由專門的檔案保管所進行檔案的保存，學生也有自己的一份報關，定期在檔案中輸入各種的信息，十分的方便并且安全。其次，所有的教學信息都儲存在專門的教育系統之中，以互聯網為基礎，通過正確的登錄步驟就能夠查看學生的各種信息內容，這樣方便了學校對于檔案的管理，還簡化了整個檔案的具體工作效率，更加的省時省力。
（二）電子學籍檔案在學籍的改動方面具有優勢。在高速發展的社會中，信息總是時刻處在高速的變動之中，教育教學也在所難免。學生在學習過程中，總會遇到這樣或者那樣的問題，從而導致學校的改變或者年級的變動，甚至會出現休學、退學的現象。這種時期需要提交大量的表格，手續很多。但是電子學籍檔案在這一方面的手續要明顯簡化于傳統的檔案管理方式。因為電子檔案主要基于互聯網，在專門的系統中進行內容的更改就可以了，修改后，信息共享就可以使得全國各地的教育機構看到學籍的變化。這樣不僅簡化了工作步驟，還提高了辦事效率。
（三）電子學籍檔案管理是整個學校管理的重要組成部分。在具體的教育教學管理活動中，學校應該重視電子學籍檔案的突出優勢，把握好電子信息檔案所掌握的各種真實性信息，更加做好教育教學的服務。對于電子學籍的管理中，極好的發揮了整個網絡的獨特性優勢，滿足了整個學校的社會發展需要，能夠密切不同部門的溝通和聯系，推動著學校朝著統一的方向不斷發展，并且幫助學校實現自身監督管理工作的標準化。
二、電子學籍檔案管理在普通高中中的具體運用
學籍管理是一項十分嚴肅并且對于嚴謹程度要求極高的管理工作，需要學校高度的關注這一項工作，并且秉持著高度的熱情來對待管理工作。
（一）現代高中需要轉變傳統學習管理意識。隨著科學技術不斷發展，我國教育也受到計算機網絡的影響，朝著電子化的方向發展。從這一角度看出，學籍檔案朝著電子化的方向發展是主要性的趨勢。中小學生電子學籍管理是教育工作者在逐步發展中不斷探索的成果，它是適應信息時代教育教學管理的一種重要模式。在潛移默化中，它逐步提高了教育界的管理水平和效率，實現了學校和教育行政部門辦公自動化的管理模式。實踐證明，有效實施電子學籍管理，對于教育教學的管理質量非常有益，同時有利于學校、學生管理信息的積累、分析、利用、交換和共享。電子學籍管理的主要內容是熟練運用電子信息技術，利用電子信息技術的優勢對學籍管理的方式、方法進行改革，以此提高辦事效率?，F階段我國的學籍管理制度都已經是電子化管理。電子信息化管理的應用能夠幫助我們快速的查閱學生的學籍信息，在中學生的高考、升學、就業等多方便起著至關重要的作用。所以，電子學籍檔案對學生來說，是成長、學習的痕跡，更是一個學生學歷證明的重要材料。
（二）給電子學籍的管理制定健全的制度。教育部門和學校要負起責任，切不可馬虎。學校的學籍管理工作應該交給一些管理經驗豐富、責任心強的老師。這些老師應該有著熟練的計算機技能，對電子數據的管理有著過硬的基本功。學校還應該制定健全的制度，有序地管理學生的電子學籍。制定科學、規范、高校的管理制度也有利于學校管理工作的健康運行，是一個學校教師的素質水平和綜合水平的體現。學校應該做好細心的準備，相關的教育部門也應該給以足夠的認識。學籍的電子檔案也應該堅持“以人為本”的原則。深入貫徹落實學生信息的準確化和標準化。學生檔案的紙質版和電子版相對接，做到真正地服務于學生。有效的管理，必將帶來學校的有序管理，是受學生和家長們值得肯定的制度。
三、結語
隨著我國整體教育水平的提高，大多數的家長已經不滿足于學生只有九年義務教學，追求更高的學歷是學生和家長的追逐的目標。所以，學籍的流動性也很大，所以學籍是非常重要的。學校科學、規范的學籍管理制度也直接影響學會學籍的相關工作。伴隨著計算機水平的發展，我國的電子學籍必將成為趨勢。所以，不斷地根據教育現狀的特點，從而改進電子學籍管理，在實踐中積極穩妥地去工作。學校有序組織相關老師和部門管理人員去認真落實電子信息檔案的整理和掃描工作，才能為學生帶來切實地方便，從而輔助我國教育教學質量的提高。完善相關部門的科學化管理，并真正地讓學生家長感受到電子信息檔案的好處。
參考文獻
