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電子合同管理辦法范文1
1.根據公司實際情況，建立合理的組織架構，系統化管理合同。
筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔任總法律顧問，下設法律事務管理部門，配備專業的企業法律顧問。法律事務管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業務的部門，設立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進行全方位、全過程的系統化網絡管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓等多個方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優化流程，強化合同管理職責分工。
法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進行了分析和評估。在此基礎上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權限和職責審查、合同履行與評估等方面進行明確和規范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內部控制的完善，旨在達成《內部控制指引》的目標要求，即規范和加強合同管理，確保合同談判、簽訂、執行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規范，防止未經授權的經濟行為，降低運營風險，保護公司合法權益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業節約大量的管理成本，而且有助于企業全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責任部門、歸口管理部門、財務部、法律部等各個專業部門各司其職對合同進行把關，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現風險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關。合同示范文本有利于規范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環節進行法律風險的防控。法律顧問堅持開展了相關合同示范文本的推行工作，根據公司合同種類合同業務量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設備維修合同》及《技術開發合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進行歸類整理；然后提煉總結完成合同示范文本草案，再與相關部門進行了交流討論，最終修改定稿。以技術合同為例，示范文本不僅明確合同內容，還從法律專業的角度對簽訂和履行環節、技術項目進度、履行期限和方式、雙方權利義務、驗收標準和方式、價款支付以及在知識產權歸屬等重要內容上做出相應說明，包括合同簽訂內容表述指引和法律風險說明及提示。從管理的角度上，實現在合同內控管理流程與管理、研發的具體結合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細化合同專用章管理，嚴格公司合同檔案管理。
法律顧問的嚴謹與細致等優點，還應發揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環節之上。應明確合同專用章的用印審批相關要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權利義務，在一定時期內具有重要的保存價值，生效的合同文本應納入經營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺帳，及時記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當事人等信息，并要求各業務部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關資料。形成便于查找的電子信息和紙質合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態。事實證明，完整合同檔案的建立，也便于總結合同履行情況，吸取經驗和教訓。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風險，公司法律事務部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進行年度現場檢查的貫例。檢查內容主要涉及各單位內部的合同管理職責分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關負責人和兼職合同管理員進行座談交流。檢查會形成《年度合同管理現場檢查情況通報》，逐一分析各單位在執行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價相關部門合同管理工作，提出改進意見；重點是促進各業務單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規范。對于不認真執行公司合同管理制度和審查程序的單位和個人，給予績效考核負評價。合同考核和現場檢查工作，能督促各單位執行公司合同管理制度，在合同履行中誠實守信和全面履行。合同經辦部門逐步重視對合同執行中的質量、安全、進度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權、同時履行抗辯權和不安抗辯權等合同履行原則，依法保障自身權益。
6.注重法律知識普及，加強合同管理人員培訓。
公司合同管理的每個環節涉及到不同部門的人員，人員的素質保證是合同管理的重點。筆者所在的公司在各單位設有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經辦人員建立了培訓機制，每年組織一次集中培訓。培訓圍繞“合同法律風險防范”的主題，結合實務、配合案例宣講基礎法律知識，剖析合同從簽訂到終結的全過程，針對各環節進行風險防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動畫片在公司內部宣傳媒介上播放，以強化學習效果，增強了法律意識。法律顧問對合同管理人員培訓的加強和重視，一方面促使公司合規文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內控體系。
二、結語
電子合同管理辦法范文2
關鍵詞：政府會計權責發生制合同管理
一、高校執行政府會計制度的主要變化內容
高校執行政府會計制度后，從核算基礎、核算內容、核算依據等方面均發生重大變化。（1）核算基礎不同。高校由目前執行《高等學校會計制度》的收付實現制轉變為收付實現制與權責發生制同步實施的雙基礎。會計體制從單一的預算會計轉變為預算會計和財務會計雙軌制核算體系。（2）核算內容不同。所有資產、負債均要入賬，高校應及時確認當期的應付賬款、其他應收款、或有負債等未入賬負債。核算內容增加，范圍擴大，核算更為復雜，更豐富地體現高校財務狀況、運行情況、運行成本及現金流量等相關信息，更全面地反映與預算執行情況相關的信息，提高決策信息的相關性及有用性。（3）核算依據不同。財務會計采用權責發生制，以合同完成進度確認收入，反映當期收入的實際情況，并且要對收入和支出進行配比，更準確地反映了單位的運行成本。
二、加強合同管理對高校執行政府會計制度的重要作用
我國高等教育事業迅猛發展，高校越來越多地參與到社會經濟活動中，以高校為主體簽訂的經濟合同也越來越多。高校參與的經濟活動有一定的特殊性，合同主要圍繞教學、科研和服務社會等方面簽訂，合同的類型主要包括材料采購、委托加工、設備采購、基建維修、資產租賃、物業管理、培訓辦學、科技服務、技術轉移等。本次政府會計改革的核心內容是全面引入權責發生制，建立財務會計體系，完善預算會計體系。財務會計體系中以權責發生制為基礎進行會計確認、計量和報告，增加收入和費用兩個財務會計要素的核算內容，增加應收款項和應付款項的核算內容。高校財務人員對相關經濟合同進行專業判斷，合理確認當期收入及成本，科學、全面、準確反映高校的資產和負債狀況及高?？梢哉{配的資源。合同是學校參與社會經濟活動的重要表現形式，在政府會計制度執行中發揮著舉足輕重的作用。加強高校經濟合同的管理，對維護學校的合法權益、保障學校的經濟利益、推進政府會計制度改革起到至關重要的作用。
三、高校財務管理中合同控制的現狀分析
（一）合同管理機制不健全，財務管理與業務脫節
高校合同管理屬于學校行政管理工作的重要組成部分，一些高校雖然設置了由校務會或黨委會直接領導的合同管理機構，但工作內容往往局限于合同的登記備案，對合同的履行過程無法進行全過程監督，其中更鮮有財務人員參與。
（二）合同簽訂主體復雜，監管乏力
高校各二級單位日常對外經濟業務相對獨立，由于合同管理機構缺位或監督機制缺失，各部門在對外簽訂合同時具有一定的自主權且互不干涉。如：房屋租賃由總務部門簽訂，基本建設項目由基建部門簽訂，設備采購由設備管理部門簽訂，各類教育培訓由各院系簽訂。合同資料分散在總務處、基建處、設備處等管理部門以及各院系等二級單位，缺乏專門的部門和專業的人員對校內合同進行歸口管理和動態監控，無法及時了解學校所有合同簽訂情況和履約進度，合同執行過程中無人對付款進度和完成程度進行確認，導致無法按照權責發生制的要求合理確認收入及相應成本。
（三）信息溝通不暢，電子信息化程度低
高校為實現各部門之間的溝通，積極推進信息化建設，但由于合同管理機構缺位，多數高校尚未建立合同電子信息管理系統，合同管理手段落后，信息傳遞不及時。種類繁雜、數量龐大的合同檔案分散在各二級單位，同時由于沒有配備合同專員進行集中統一的電子信息錄入和整理歸檔，合同信息傳遞不暢，嚴重影響財務信息質量。
（四）合同管理人員素質良莠不齊
目前，高校對外所簽訂的合同種類越來越多，涉及的范圍涵蓋材料采購、設備購置、基建維修、科研合作等方面。合同管理人員要熟悉學校的內部流程和外部信息，具備敏銳的洞察分析能力、嚴密的邏輯思維能力和較強的責任心。多數高校的合同管理人員大多是辦公室人員兼職，沒有配備專門的合同管理人員，不具備財務信息甄選能力。
四、加強高校合同管理的建議
（一）建立完善的合同管理組織體系
政府會計制度推進需要完善的組織體系作為支撐。為保障合同管理的科學性、有效性、集中性，高校應首先組建合同管理領導小組，校領導擔任組長，成員由法律事務辦公室、財務部門、審計部門、招投標辦公室、紀檢監察部門負責人組成。下設合同管理工作小組，根據高校實際情況對合同進行分類，按照分類吸收相關職能部門及院系負責人組建工作小組，對合同的審批、簽訂、履行、終止、歸檔進行全過程管理。
（二）規范高校合同管理流程，構建動態合同管理體系
高校合同管理制度建設及流程規范是合同管理的核心，高校應從制定合同管理辦法入手，對合同從審批到歸檔的整個過程進行規范，全面梳理合同簽訂及履行流程，建立合同登記臺賬，定期報送合同履行情況，構建動態合同管理體系，提供真實準確的財務信息，為政府會計制度的執行創造有利的工作環境。
（三）創建合同電子信息管理系統
為提升高校合同管理效率及效果，應創建合同電子信息管理系統，覆蓋高校各二級單位及全部業務范圍，對合同的審批、簽訂、履行、終止等流程進行實時監控，以便高校合同管理部門監控合同執行的全過程，促進規范管理，提供更準確的財務信息，滿足合同業務全過程、精細化的協同管理，提升高校財務管理水平，滿足高校政府會計制度改革的要求。
（四）加強財務人員隊伍建設，提升工作水平和能力
高校財務人員長期按照預算會計體系處理業務，政府會計改革的深入推進和政府會計準則的實施，為高校財務人員帶來了更多的挑戰。通過講座、培訓等方式提高財務人員及合同管理人員的專業水平及履職能力，更新管理理念、增加知識儲備，提高專業勝任能力，培養高素質復合型人才。綜上所述，高校合同管理在政府會計制度改革中發揮著重要作用，需要從組織體系、制度建設、系統創新、人員素質等方面不斷提升。通過加強合同管理，實現經濟業務全過程動態監控，促進高校政府會計制度改革有序進行。
參考文獻：
[1]耿杰．淺析政府會計制度改革及其對事業單位財務管理的影響[J]．財會學習，2017（01）．
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一、引言
隨著大數據、云會計[ 1 ]、移動互聯網等新興技術的發展與應用，從2012年開始，重慶海事局持續建設以財務集中核算為核心業務的財務云平臺。2013年制定了《重慶海事局經濟合同管理辦法（試行）》，并根據財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》（以下簡稱《內控規范》），開發了“經濟合同管理子系統”，初步實現了合同管理內部控制信息化，為實現單位合同控制目標、降低合同風險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統的手工管理轉變到信息化管理的過程中，信息網絡化對信息質量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學者們一直關注信息技術如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認為合同款收付進度是判斷合同履行風險的重要參考證據，可以從會計核算角度，增設“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業務進行獨立歸集，實現合同款收付過程明細管理。劉華等[ 4 ]認為可以應用知識管理的理論與方法構建合同管理信息平臺，其原理是以網絡為基礎，在總的合同管理信息平臺下構建合同庫、知識庫、專家庫和知識交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認為建立合同內部控制系統的過程是以控制為導向，使其在制度安排上更注重在合同準備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態風險在每個過程中都有相應的控制手段發揮作用，成為一個適時的動態過程控制系統。
綜觀現有研究，這些文獻主要是從合同管理的信息化手段、系統構建、控制方法等方面進行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業單位合同管理內部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務云平臺的合同管理系統為研究對象，通過實地調研重慶海事局的合同管理內部控制情況，然后從信息系統的角度去研究探討合同管理存在的內部控制問題，并提出基于信息系統的內部控制改進及優化措施。
二、重慶海事局合同管理內部控制的現狀及問題分析
（一）合同管理內部控制現狀及業務流程
重慶海事局是交通運輸部設置在長江干線負責重慶段水上安全監督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執法機關，下設12個海事處及26個海事執法大隊。該單位于2013年7月1日起實施《重慶海事局經濟合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責任等作出了詳細規定，基本形成了合同管理的內部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統的以紙質媒介流轉的方式進行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經實現信息化管理。基于財務云平臺的合同管理，結合智能終端APP應用，實現了合同的移動審批、實時查詢和執行分析等功能，解決了因為下屬機構眾多、地理位置分散而導致合同無法集中管理所帶來的風險。通過線下的經濟合同調查、談判和在財務云平臺線上執行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達到了重慶海事局合同管理內部控制的目標。重慶海事局合同管理內部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進行，由合同承辦部門具體負責經濟合同的前期準備、調查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經濟合同審查表》為流轉媒介進入審批流程，相關職能審查部門負責人審查后再由復核小組進行審核，之后簽訂經濟合同。合同履行階段流程由基于財務云平臺的合同管理系統進行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數據，并將合同文本及相關資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統會自動提示財務會計處的財務人員進行合同款項收付操作，根據項目的進度由相關負責人審批復核完成之后由財務人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項義務之后，財務會計處進行項目結算，由合同承辦部門進行歸檔操作。
經濟合同相關職能審查部門及合同復核小組成員可以借助智能手機或平板電腦等移動智能終端通過APP應用隨時完成合同的審核，合同經辦人員及財務人員也能夠隨時接入云平臺，實時查詢合同執行進度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內部控制的水平和效率。
（二）合同管理內部控制存在的問題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經通過云平臺初步實現對合同的信息化管理，但是合同管理內部控制仍然存在下面的問題。
1.云平臺未實現合同調查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風險
簽約對象的資信調查是簽約前一項非常重要的工作，該工作的落實可確認簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風險。在進行合同前期調查時，基本上都是以傳統的方式在網上收集調查對象的資料或進行實地考察訪問，再進行主觀判斷其財產狀況、生產能力、經營能力等。使用這種方式進行合同調查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風險。重慶海事局雖然構建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數據資源及大數據、云計算等信息技術來構建合同調查對象的資信主題數據庫，以數據為依據客觀、全面地分析簽約對象的資質、誠信度、業務能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業務和合同類型都相對比較單一，并且有較穩定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔經濟損失的風險。
2.云平臺不能及時反映項目執行進度，風險預警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進行，利用合同管理系統可以實時查詢所有合同的執行進度，在很大程度上解決了未實現信息化管理之前無法隨時了解每個合同執行進度的問題。但是，由于風險的發生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項、檔案管理階段面臨合同或相關資料丟失的風險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機制對合同進行全生命周期的風險管理。在合同履行階段系統設計了“到期提醒”的風險防控功能，雖然利用該功能可以根據計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項，但是由于系統無法主動監控項目的執行進度，存在項目進度和計劃收付款項進度不符的情況，使得到期提醒功能無法發揮其價值。因此，合同款項收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現象還是可能出現，風險得不到控制時就會導致單位經濟利益受損或面臨訴訟的風險。
3.云平臺上合同管理相關數據資源價值挖掘不夠，風險防控水平較差
大數據時代，數據被視為新的生產要素會反饋到合同業務活動中，是進行合同管理決策、風險預測與規避的重要依據。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設項目、國有資產等多個業務板塊，這些業務過程都在云平臺上運行，形成了大量有價值的數據。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業務過程進行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結構化數據的利用不足，并沒有從大數據分析的角度去實施合同的電子檔案管理，因此對數據價值的挖掘還不夠，致使合同管理風險防控能力較弱。
三、基于財務云平臺的合同管理內部控制優化與改進
重慶海事局合同管理內部控制的目標是實現合同管理的合規性與風險管控。根據合同管理的生命周期，結合財務云平臺設計，簡單地將重慶海事局合同管理系統分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關票據文件管理、風險預警、消息提示、合同檔案管理、統計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。
下面，針對重慶海事局合同管理內部控制中存在的問題，結合財政部頒布的《內控規范》中的合同控制內容和合同全生命周期管理過程，基于現有云平臺中的合同管理系統功能應用，財務云平臺的合同管理內部控制優化與改進流程如圖3所示。
主要從簽約對象資信的調查、合同草稿的擬定與初審、合同風險預警及風險防范等方面重點闡述基于財務云平臺對合同管理內部控制的優化與改進措施。
（一）利用大數據技術構建資信主題數據庫，全面分析簽約對象的資信情況
在合同簽訂前的合同調查階段，借助大數據技術拓寬數據采集來源，從云平臺和互聯網上采集到不局限于傳統的合同調查對象資信數據，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關項目、相關合同和資金統計、合同執行進度、款項收付計劃執行進度、合同狀態、金額分布統計等數據以及互聯網上關于合同調查對象的財務報表、納稅信息、業務活動等半結構或非結構數據。所有關于合同調查對象的數據被系統地收集、存儲，利用大數據對海量的數據源做分類處理，整合構建資信主題數據庫，為大數據資信分析做基礎，使對簽約對象的資信調查更加科學、全面、準確。
同時，通過運用大數據技術對簽約對象的資質、信譽和能力進行綜合評估，可以分析合同調查對象的競爭力和潛在風險，以此規范對合同調查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規避合同風險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據其合同履行情況進行動態評價；對簽約對象的財務數據、業務數據等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。
（二）增加及規范合同起草及初審功能，建立合同風險數據庫
在云平臺合同管理系統中增加合同起草功能，采用兩種方式實現合同信息的錄入。一是標準合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關合同的關鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數據庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數據庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內容填寫不完整和不規范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統可以自動檢索數據庫及合同樣本，通過預先設定的規范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補充完善文本內容，避免提交審核后被退回，從而節省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統將文本內容與標準化模板進行對比，對于存在規定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。
由于不同類型的合同風險點不一致，利用信息技術可以使系統基于合同分類來梳理不同環節的風險點和初審要素。在合同管理系統中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進行風險梳理，然后形成風險數據庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統進行初審后可以在合同審核流程的每個環節提醒相關職能部門的審核人員及復核小組成員在該環節需要重點防范的風險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責，以降低合同訂立過程中的風險。例如，在合同管理系統中通過對合同類別進行區分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統會將此類合同自動傳輸到有關職能部門負責人進行審批。合同審批過程中流經的具體審批部門會根據合同的類型及金額限定而有所不同，其流經的具體審批步驟要求也會根據合同的類型有所差異。此外，系統存在審批流程而審批人未執行該操作時，就會以待辦事項做出自動提示。
（三）建立合同執行跟蹤機制，設計差異化的系統風險提示與預警功能
在云平臺的合同管理系統中增加合同實施進度階段信息錄入，建立合同執行跟蹤機制，在合同管理各個階段的關鍵節點設置提醒來防控風險，實現對合同的全生命周期動態監管。系統在關鍵節點推送消息提醒，借助智能手機或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關人員及時跟進履行進度，規避合同履行風險。根據合同類型的差異，可以采用預警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關人員知曉合同的執行情況，防范合同違約的風險。
合同履行過程中，根據合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統對合同中界定的責權利及完成情況進行監控，具體包括合同款項收付提醒、實際收付執行情況記錄和項目執行情況。對合同款項收付時間和收付金額需要進行嚴格控制，及時提醒按照合同計劃進行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內控規劃》嵌入合同管理過程，實現從合同的錄入登記、審批、履行管理、監控執行、評估、查詢、統計等全生命周期的信息化作業模式，可以幫助實現合同的全流程規范化管理控制目標。
（四）強化合同管理全過程的數據分析與利用，提高合同管理風險防控水平
重慶海事局可以運用計算機、網絡技術實現合同的電子檔案管理，將合同文本及相關資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數據分析提供海量的結構化、半結構化和非結構化的數據。對合同管理數據進行深度分析時，可以利用網絡爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術從互聯網和云平臺上獲取不同維度的目標數據集，再應用數據清洗、自動分類的方法把數據分別劃成不同的類別，然后對這些數據按采購人合同管理水平分析、合同執行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風險進行分析，根據合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業務領域展開數據分析，分析合同在簽約對象調查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關鍵數據信息，通過統計分析合作對象資信情況、審查復核簽署管理、變更管理、合同執行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統計等不同?h節的具體指標，對合同風險進行全面分析評價，并為合同風險管控提供輔助決策支持。
電子合同管理辦法范文4
一、法務部信息化范圍的選擇
筆者認為需要借助XXX模型進行分析。這個分析模型從業務管理成熟和信息化依賴程度兩個緯度來分析。如果業務成熟度高（相關的制度和流程已經很規范），信息化依賴程度也高（比如每年發生的數量非常多），這種情形下，就有信息化的基礎和信息化的必要性了。若業務管理成熟低，一定不要著急上信息化，這不僅僅IT供應商的業務咨詢能力問題，而是管理實踐和管理習慣的問題。若信息化依賴程度低，比如有的企業發生糾紛的數量非常少，那么就沒有信息化的必要了。從筆者實踐來看，還是先將合同管理業務信息化，待合同管理信息化系統應用比較成熟后，再將其他業務逐步信息化，風險更低，效果更顯著。而不是簡單粗暴的一刀切，直接上一個法務管理一體化信息臺。
二、對于信息化供應商類別的選擇
因為市場上旺盛的需求，很多軟件廠商都投入到法務管理系統領域來。在當前法務管理系統市場上的供應商可以概括為兩類：其一，強調自己IT開發實力的供應商，它們通常有比較成熟基礎產品，同時具備很強的定制開發實力；其二，強調自己咨詢實力和IT開發實力都很強的IT供應商。到底該選擇誰，好像是個非常難的問題，其實是個非常簡單的問題。因為，在激烈的競爭市場中，同時具備非常強的咨詢實力和IT開發實力的IT供應商是基本不存在的。若是法務管理的業務問題需要解決，應該找專業的咨詢公司或律師事務所來解決。你能相信一家本質上是IT公司給你的提供的專業的合同文本，若真的能提供，將會由大批律師失業了。若是法務管理的業務沒有問題，僅僅是信息化的問題，就應該選擇專業IT供應商。若是兩者都有問題，那就應該找一家專業的律師事務所和一家專業的IT供應商同時來解決問題。
三、企業現行信息化（OA）系統對于法務管理的支持
法務管理的信息化系統的建立，需要確定管理目標、需求分析、功能設計、代碼開發、系統測試、上線試運行、正式上線7個階段。在系統建設完畢后，還要組織管理人員培訓，系統完善，系統維護等。法務管理信息化系統的成功是個比較復雜并需要持續投入的事情。信息化項目的成功一定要有的領導支持、相關部門的密切配合，除此之外，操作者還應該注意以下幾點：
一是制定與信息化要求匹配的法務管理制度。要健全和完善法務管理相關的業務流程和技術規范；以合同管理業務為例，包括合同分類標準、合同編號規則、合同信息錄入規范、合同審核的電子化流程、合同執行監控要求、合同統計分析模型等等；為了防范信息外泄，還要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。如果沒有規范的制度和標準，信息化系統就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業的合同信息化系統就無法暢通，資源共享也就難以實現了。
二是建立與其他系統集成。在新建一個信息系統時，必須充分考慮與其他系統的集成的問題，避免信息孤島產生。在法務管理系統實施時，必須開發標準的系統集成接口，實現與OA系統、ERP系統等系統的集成。
1.與財務系統集成。在財務系統中支付模塊需要調用合同相關信息，完成付款審批，在合同管理模塊中查看合同付款情況，進行合同履行監控。在合同管理模塊查看相關預算執行情況，進行合同起草、審批中的預算控制。
2.與OA系統集成。合同管理模塊與OA系統，在合同管理模塊中使用相關事項審批信息，在OA首頁顯示合同待辦事項，實現統一待辦。法務管理系統與單點登錄系統集成，實現用戶統一管理、單點登錄功能。
電子合同管理辦法范文5
施工現場實行“一卡制準入”、“電子信息卡”、“視頻簽到”管理制度，全面掌握分包人員素質情況、進出工地的活動時間、分包隊伍建設情況及作業人員情況。施工過程監督實施“無差別”管理，全方位對分包管理實行動態過程管控，確保落實發包單位的分包責任。
2監理項目部嚴格檢查分包隊伍作業行為
加強對現場的巡視檢查和動態管理，核查驗證分包管理人員、特種作業人員與資質審查內容、分包合同是否一致，檢查施工特種人員資質是否過期，檢查分包工作內容和范圍是否符合要求，現場使用的施工機械、起重設備等，需由施工承包商提供，且報審合格。對現場監督發現的違章行為進行登記并由工作負責人簽名確認，并作為績效評價和經濟責任考核的依據。由業主項目部牽頭，對合格分包商進入施工現場后的履約能力、不安全行為進行綜合評分，累計分數達到淘汰條件的，將通知施工企業終止分包合同，清退分包隊伍。溫馨提醒多樣化，工作效率全面提升。
3諸城市供電公司堅持“溫馨提醒隨處見”的原則
通過擺放安全質量警示牌、工藝展示牌，懸掛警示教育圖片、安全警示條幅、規章制度等，宣貫安全文明標準化要求。考核評價隨時開展，形成隊伍行為可靠制約。按照“誰使用、誰負責”原則，分包人員的安全管理和事故統計、考核與公司職工同等對待。按分包工程量進度，對分包商進行資信評價考核，從工程安全、環境保護、工程質量、工程進度、合同管理、資源配置、企業資信、教育培訓、合同履約等方面進行綜合評價，并通過“電子信息卡”進行管理，將評價結果作為對分包商年度考核的重要內容，有力保證分包商的履約能力。
4諸城市供電公司通過嚴格執行施工分包管理辦法
電子合同管理辦法范文6
關鍵詞：企業; 文件; 檔案; 管理; 創新? 黨的十五屆四中全會、五中全會及十六大都提出，要加快國民經濟和社會的信息化建設，以信息化帶動工業化，促進社會生產力實現跨越式發展的戰略方針。2002年，中央發出大力加強企業管理信息化建設的要求，并提出具體工作目標，旨在推動企業管理信息化建設的健康發展，提高企業管理水平和市場競爭力。在企業大力實施信息化建設的大背景下，文件與檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和空間。?
1工作平臺創新
信息化時代，企業為提高自身在國際上的競爭力，根據企業的職能，加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業職能和業務活動的各種信息管理系統，體現了企業信息化建設的成果。建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統正是企業電子文件的來源中心。
以辦公自動化系統為例，它在行政辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與應用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數據庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺：
a) 快捷通信。通過電子郵件系統，建立機構內部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet 郵件互通。
b) 協同辦公。將機構傳統的垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的、可操作的“扁平式”管理，提高機構各級領導或部門協同工作的效率。
c) 公文流轉。機構內、外部的收發文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，實現無紙化辦公。
d) 信息服務。系統地利用機構積累的信息資源，為機構提供改進創新能力和快速響應能力的手段，以提高生產效率。
更重要的是，信息系統的建立為機構業務活動提供了信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。?
2流程創新?
2.1文檔一體化流程概述
在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成”?［1］的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺”［1］。
文檔一體化流程正是依托信息管理系統，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統中，業務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業務流程。這就意味著在形成業務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統在滿足業務活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現業務流程的要求，或把業務流程要求嵌入文件流程，以實現以下目標：
a) 減少流程的中間環節；
b) 建立并行、平行工作流程；
c) 建立跳轉、分流工作流程；
d) 建立循環工作流程；
e) 建立交叉、條件等工作流程。
在信息系統中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環節視為流程中的一個節點，對任一工作任務項，可以任一節點為起點，以輻射、閉環、分支等形式，同時發送給多個對象進行處理。流程重組的目的是提高流程中任務處理的并行程度與合作程度，從而提高業務工作效率，實現協同辦公的目標，改善文件工作質量。
筆者所在的企業，在辦公自動化系統、合同管理系統、電力工程技術報告管理等系統，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領域的業務流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統，實現了業務工作流的文件從生成、流轉到歸檔全過程管理，以及檔案后續管理的目標。另外，企業的其他主營業務流，在建立信息系統過程中，紛紛到檔案部門咨詢信息數據管理方面的要求，并采納檔案部門的建議和意見，在系統設計階段，即將有關文件檔案管理、電子文件管理的要求納入系統流程之中。?
2.2文檔一體化流程的創新點
信息系統中文檔一體化流程的創建過程，是一個將系統、協調和前端控制的思想貫穿于設計、運行的過程，這本身就充滿著創新的內涵，在流程創建過程中，主要通過以下內容體現創新點。?
2.2.1文件管理階段
a) 面向普通用戶、業務管理人員、系統管理人員，提供多層面的、不同任務項的工作流程及操作平臺。
b) 形成文件質量監督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發文單、元數據信息監控等形式，保證文件質量。在請示與批復、收文與轉發文之間，處理同一項目或任務時產生的系列文件之間，建立文件關聯關系。
c) 形成文件流轉監控機制。通過對文件督辦、催辦的監控，對文件的辦理狀態進行跟蹤和監控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉至下個節點。
d) 形成文件歸檔機制。在信息系統中處理的任一項目或任務，是以文檔的形式出現的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環節。
2.2.2檔案管理階段
a) 建立現代信息服務理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。
b) 建立現代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現的重點是要符合檔案的規范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數據進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求。
c) 建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。
流程的創新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。
3管理創新
信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。?
3.1信息管理
通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。
流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。
在信息時代，文件信息管理除文件內容之外，更多的是梳理、提煉出機構文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環節、內容，納入工作流程，并對產生的文件信息實施統一管理。例如：在機構發文流程中，預先設置相對固定的發文格式，但隨著機構管理的變化，文件格式也要不斷調整，并且有增加、刪節等變更的需求，具有動態變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內容從產生到脫離流程的全過程管理，是針對發文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監控等行為的管理。
3.2信息工作人員管理
信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業的核心數據信息。因此，加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”［2］，是非?，F實和必要的。具體做法主要有：
a) 建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；
b) 策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應急反應；
c) 經常對相關人員進行安全教育和宣傳；
d) 經常開展業務培訓，提高人員綜合素質，盡量避免誤操作等安全隱患；
e) 建立嚴格的權限管理機制；
f) 規范信息數據的轉移、加工程序，提出數據校驗模型，加強人員的管理。
對管理職責的劃分，應從多方面考慮：
a) 面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉、查詢的通道。
b) 面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。
c) 面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務手段。
d) 面向系統管理人員，建立流程跟蹤、流程監控、流程日志機制，提供操作平臺；提供機構、人員、權限、流程節點、流向及變更的設置手段。
4制度創新
如何保證信息系統在應用過程中，能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮其最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理是密不可分的。
從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。筆者所在企業，在辦公自動化系統的應用各階段，已建立或正在建立的制度有：
a) 《辦公自動化系統?（OAK）?應用及運行維護管理規定》。內容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工；信息系統的身份確認、用戶權限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。
b) 《電子公文管理辦法》。內容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發送程序和發文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。
c) 《OAK系統電子文件管理細則》。主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數據格式的內容。
d) 《文書檔案歸檔文件整理細則》。對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。
e) 《信息系統運行維護管理辦法》。
f) 《信息系統運行安全管理辦法》。
g) 《信息應用系統業務培訓管理辦法和程序》。針對信息系統的正確、規范操作而設立。
5服務創新
信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。
創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。
信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。
在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。
業務部門在建立信息系統之后，面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統建設單位提供信息數據的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。
6結束語
信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。? 參考文獻
