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檔案管理知識要點范文1
一、區級檔案館檔案管理基礎工作存在的主要問題
目前，區級檔案館館藏檔案內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理原則、質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是館藏檔案未進行檔案的實體分類，沒有編制檔號、沒有目錄號，一卷多冊現象較多。二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內目錄或有卷內目錄但內容填寫不全，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索，而難以利用。四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現。五是組卷混亂現象比較嚴重，有按時間組卷的，也有按機構、問題組卷的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的幾百頁一卷等。從以上情況來看，目前，區級檔案館檔案管理基礎還未具備實現計算機管理檔案的必備條件，這就需要科學地解決這些問題。
二、加強檔案標準化、規范化管理，提高檔案管理基礎工作水平
提高檔案管理水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
（一）統一檔案分類
將區屬各職能部門在工作中形成的各類檔案按有關規定制定統一的檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，明確各類檔案的檔號、目錄號的編制原則和依據。
（二）全面普查案卷，去粗取精
將檔案館現存的檔案按要求進行清理核對，將無查考價值的重分文件和已到保管期限的案卷進行鑒定剔除，避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
（三）重新組合案卷，實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化科學保管而且亦可提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
（四）統一檔案分類號，保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類時，必須以館藏全部檔案為對象。同時，還應經常組織大家統一認識、統一標準，盡量做到前后分類一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。
（五）規范案卷題名，保證檢索查準率
案卷題名準確是保證檔案檢索查準率的基礎。只保證查全率是不行的，還須同時保證查準率。因此，在著錄時要統一規范題名，而規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。因為計算機檢索是在手工檢索的基礎上實現的，所以，在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種等要素都填寫完整，規范題名要素，這樣就可在檢索中保證查準率。
三、加快檔案數據準備，推進檔案管理現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，將無法保證數據準備工作，甚至直接影響檔案管理現代化的進度。
（一）分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。區級檔案館在推進計算機管理檔案的過程中，應先根據館藏各全宗檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況，應重點對館藏珍貴檔案、具有長遠使用價值的檔案、具有經濟、科技、文化價值的檔案、具有地方特色的檔案和利用率高、需求大的檔案進行優先加工整理，然后根據情況再對其他檔案進行整理，這樣就可以由重要到一般，逐步推進檔案管理數字化的進程，提高利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了工作效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案，如“科技檔案”“專業檔案”等則可用計算機程序將人名、地址、時間等用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，提高著錄速度。
（四）加強電子文件歸檔管理
數字檔案館的檔案信息資源來源有兩個，一是對館藏檔案的數字化處理，二是電子文件的收集歸檔。對于后者來說雖然滯后于數字檔案館建設，但它卻是數字檔案建設的基礎。因此，數字檔案館要發展壯大，首要任務就是要做好電子文件的歸檔管理工作。否則，不僅使數字檔案館失去了源源不斷的數據來源，而且會造成電子文件丟失或失真，還會增加館藏檔案數字化的重復勞動。
檔案管理知識要點范文2
(一)檔案管理是系部日常管理的根本
檔案管理是系部日常管理工作的根本，管理著全系部的重要檔案信息，包括教學檔案，學生檔案，行政檔案，甚至是未公開未申請專利保護的技術檔案。這些檔案記錄著各項教學活動或科研教學或實踐教學的原始數據，是最有說服力的原始證據。系部檔案管理無序或零亂不規范都有可能給系部造成損失，例如，實驗室實踐數據等流失會造成實驗結果泄漏，重則可能泄漏技術機密;會議記錄丟失會造成領導管理層內部混亂，重則可能涉及人員任命機密;學生檔案不詳細或隨意篡改，影響學生終身評價。因此，必須加強系部檔案管理科學化，避免產生各部不必要的損失，影響系部的生存與發展。
(二)檔案管理是系部信用管理的保證
檔案管理是系部信用管理的保證，真實反應系部的管理水平、財務狀況和科研水平。檔案是我國信用信息的重要組成部分，真實反映了一個單位或個人的信用信息。系部檔案是反應系部真實信用的資源，一套完善的系部檔案可以完整的展示該系部的自身誠信。隨著國家信用體系的完善，反映學生或教師的系部誠信檔案一直備受關注，用人單位希望高校畢業生具有較高的信用，社會科研機構希望信用高的科研人員參與企業技術的開發與研究。因此，必然加強系部檔案的信用化發展道路，時刻牢記系部檔案是個人或單位信用保證的基礎。
(三)檔案管理是系部文化建設的供給
檔案管理是系部文化建設的供給，展現整個系部的精神文明面貌。談到一個單位的文化建設，肯定是從它的淵源歷史開始的。要反映歷史，只能從檔案材料里找。系部檔案是完整反應系部的管理水平，系部文化的提煉離不開系部檔案，檔案是歷史文化的存在形式。因此，只有加強系部檔案管理科學化，才能助推系部校園文化建設。
二、當前高校系部檔案管理的主要困境
(一)系部檔案管理不受重視
高校系部檔案管理普通不受重視，大部分系部領導認為系部檔案管理就是保管資料，整理整理內務的事情，差不多能應付就行。大部分系部師生員工也都認為系部檔案管理就是管理管理學生或教師的日常教學管理工作資料而已，資料齊全與否并不是非常重要的事情。更有甚者，許多系部檔案長期沒人管理，灰塵滿地;或者用兼職管理人員來管理，壓根不懂檔案管理知識，只負責開門，這些都大大限制了系部檔案管理的發展。
(二)系部檔案管理水平不高
高校系部檔案管理水平普遍不高，沒有專業背景的檔案管理員。有些檔案管理人員沒有經過專業的培訓，不懂檔案管理的簡單操作，不熟悉整個檔案管理的流程，連基本的收集、整理、裝訂等技術都沒有掌握。還有些檔案管理人員是由教工家庭兼職，沒有文化，也沒有時間認真歸檔，或檔案收集不及時，不全面就歸檔，造成大部分檔案不全，或數據處理方法不當，造成檔案不真實，嚴重影響檔案的信用管理。
(三)系部檔案管理模式相對落后
高校系部檔案管理模式相對落后，大部分檔案處在分散管理的狀態。目前，全國高校的檔案管理基本都是以部門為陣，教務處有教學檔案，人事處有師資檔案，財務處有財務檔案，科研處有科研檔案，系部有日常教學管理檔案，但各種檔案是分散管理的，且冗余重重復，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技術要點不統一，零散無序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把檔案裝進檔案袋，不管科學性，也不管是不是利用查閱。
(四)系部檔案管理現代化水平不高
高校系部檔案管理現代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查閱。隨著計算機影像技術的發展，許多檔案可以利用掃描或攝像的技術實現電子文件化，通常檔案管理系統來管理和查閱檔案，這有利用保護原始檔案不受損壞，尤其是紙質材料。全國高校系部檔案管理幾乎沒有實現現代化水平管理，偶爾有幾個，那也是簡單的電子化，沒有充分考慮檔案查閱的方面性，或檔案管理的實質性。
三、改進高校系部檔案管理的措施
(一)加強系部檔案管理認識
系部檔案管理是系部日常教學科研管理的重要環節，應該加強系部檔案管理的認識。系部檔案管理在各項教學質量評估，就業評估，黨建評估，師資水平評估中都發揮著重要的作用，對于提高教學質量，研究教學規律都起到調節作用。應該轉變檔案管理認識，不要傳統的檔案管理認識來看待今天的檔案管理，一貫認為檔案可有可無，任何人都可以做檔案管理工作。檔案管理人員要認真營銷自己，重新樹立“檔案管理人”的形象，心中牢記競爭意識，創新思維，多學習專業知識，使用現代化檔案管理水平來支撐教學、科研工作。
(二)爭取系部師生員工的大力支持
系部檔案管理要想引起重視，就必須爭取系部師生員工的大力支持，牢記系部檔案資料為師生員工服務的宗旨。首先，積極主動爭取系部領導的支持，多為領導獻計獻策，挖掘系部檔案的信息價值，讓系部領導感覺得到系部檔案管理的存在，引起領導對檔案管理工作的重視。然后，大力推廣系部檔案管理的營銷推廣，為廣大師生員工提供服務窗口，實實在在的通過檔案服務來幫助師生員工解決實際問題，為全系部的教學、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視檔案管理的良好氛圍。
(三)強化檔案管理員隊伍
系部檔案管理看似誰都可以干的工作，但實質上不同的人做檔案管理，結果卻完全不一樣。只有認真負責、具有檔案管理常識的檔案管理員才能收集好，歸類好，保管好系部檔案。目前，大部分高校系部檔案管理員都是由系部辦公室主任或辦公室工作人員兼職或全職，他們熟悉整個系部工作的流程，承擔著辦公室的大量工作。應該強化檔案管理員隊伍，定期開展檔案管理知識的培訓，并且鼓勵檔案管理員安于本職工作，待遇等傾向檔案管理員，另應該保證檔案管理員工作的繼續性，盡量保證檔案管理隊伍的穩定性，提高所有教職員工的檔案管理意識。
(四)加強檔案管理制度建設
系部檔案管理具有檔案管理的基本特征，也具有學校檔案管理的獨特特征。所謂沒有規矩不成方圓，要改進高校系部檔案管理方法，一定要加強檔案管理制度建設，通過規章建制，嚴格規范檔案管理的流程，通過明確檔案管理員的職責，規定檔案服務的內容，明確檔案查閱手續與檔案歸檔等最終時間，建立非常合理的檔案管理制度，讓系部檔案管理進入良性發展軌道。
(五)注重檔案信息資源的開發
系部檔案價值可能不會像文物古董那樣有價值，但系部檔案卻是反應系部一線教學、科研單位的一手資料。在高校教學、科研管理與評估過程中起著不可替代的作用，教學質量評估，系部師資隊伍建設，人才培養計劃建設，課程設置等方面都要依賴于系部檔案。應該注重檔案信息資源的開發，充分發揮系部教職員工的工作積極性，以系部檔案為基礎，做好系部檔案的分析統計工作，探討教學規律。還可以及時參與教學改革課題，提供大數據樣本給相關的就業保障部門或學生管理部門，深入探討學生成績管理，誠信管理，畢業生就業管理等方面的價值。打破傳統檔案價值利用的局限，向社會單位或用人單位或企業單位開放檔案查閱功能，擴大檔案服務內容，給系部檔案信息資源開發一個新的局面。
四、結語
檔案管理知識要點范文3
【關鍵詞】數字化檔案；檔案建設；必要性
數字化的文件在各行各業逐漸興起，到現在已經成為了一種普遍存在的現象，因此其數字化檔案的建設與管理在當今社會變得尤為必要且重要。隨著信息化技術及社會的不斷發展進步，檔案的信息化建設難度也越來越大，因此數字化檔案的建立面臨的既是挑戰也是契機。
一、建設的必要性與重要意義
（一）改善檔案高效管理的重要手段
數字化檔案的建立，能夠高效的實現資源共享，打破以前檔案使用的限制，讓檔案管理變得更加開放，也很大程度上改變了檔案管理部門的相關職能屬性，如從以前的檔案進行保管與利用變成了現在對信息進行采集、管理以及服務，最終達到檔案信息得到合理的配置，科學的管理，保障并提高給社會更加高效優質的服務。
（二）適應現代化建設新形勢發展的需要
數字化檔案的建設能夠更加快捷的實現大規模的信息搜集、信息完好的永久保存以及利用。這是數字化檔案適應現代化建設新形勢發展的客觀需要，實現數字化檔案資源共享建設、檔案館建設是目前最為重要且急迫的事情，也是時展所提出的現實要求。
（三）滿足現代社會需求最終結果
現代化數字檔案的館及查閱中心的建立與完善，能夠使得社會各界（包括外商投資者）能夠更加及時快捷的看到想了解的相關信息，滿足其信息需求。對于信息化檔案館的建立需要達到好標準高效能的要求，各級政府及檔案管理部應該積極的給于支持與行動，改變傳統的管理手段，采用現代化的服務措施，讓數字化檔案館信息可以及時快捷的到達需求者那里。
二、如何推進數字化檔案建設
（一）對檔案標準化、規范化管理水平全面提高
經過自身經驗及調查發現，我國目前的數字化檔案的建設相對滯后，且管理的標準化及規范化的水平很低，對檔案系統管理的整體質量有著嚴重影響。因此檔案管理的標準化與規范化是推進數字化檔案建設的基本保障。數字化檔案建設涉及到檔案建設的各個環節，主要包括整體規劃設計、設備選型、開發軟件、整理檔案、錄入掃描、備份、查詢管理等。為讓使用者能夠高效率的找到想要的信息資源，還應該設立檔案的查詢系統，實現信息資源的共享。
（二）對數字化檔案管理的系統整體水平大力提升
數字化檔案建設首先應該考慮整體系統，讓系統的縱向、橫向每個節點都得到提升，用網絡聯通傳輸信息，發揮整體優勢，使其總額運作能力得以提高。任何一個節點都有可能造成系統障礙，因此著眼與整體，注重每一個細節。系統的整體水平提高，可以采取對先進單位水平提高進行鼓勵，并設立試點，推廣經驗。系統整體水平的提升是推進數字化檔案建設必要條件，只有這樣才能充分的保證檔案管理的高效與高質量。
（三）建設檔案數據庫
數據庫是指利用先進的信息化技術科學合理的對檔案進行治理與使用。數據庫的建設是檔案數字化的一個關鍵過渡階段，即從紙質文字處理到數字管理系統。數據庫的建設與開發是我國檔案信息系統的核心與基礎。數據庫的建立是一件時間周期長、內容繁雜的任務，必定經過從低到高、從少到多的漸進發展。
三、建設數字化檔案的基本程序
（一）建立數據庫
檢索數據庫、文件數據庫是目前檔案館數據庫主要類型。檢索數據庫是指用于介紹館藏資源，了解開放檔案的目錄、范圍及途徑的數據庫。文件數據庫是指用于載入檔案并讓其他人可以從網絡上獲取檔案信息的數據庫。數據庫是檔案的信息被數字化后集合而成，其檔案形式也發生了相應的變化，從紙張變成計算機虛擬化形式，其中索引、超文本等技術實現了信息邏輯組織互聯結構，使得信息管理更加智能化，可以運用人工或自然語言進行檢索，讓用戶體驗更加高效便捷。高質量數據庫應該保證數據準確性、完整性、規范性、穩定性。
（二）建立檔案館
按照實際情況對數字化檔案館建設進行較強，可將其并入相關政府網站，通過網絡向社會與政府提供相關檔案信息，如國家、地方政策法規的查詢，展示當地文明建設成果等。建立網上查閱中心為社會提供檔案全文查詢，逐步進行信息公開，創造出有利于本地經濟建設與發展良好環境。完善數字檔案館硬件配置是檔案資源優化公開共享的基本保障，如終端、儲存設備、網絡、空調、打印掃描等。
（三）管理人員自身素質提高
進行數字化檔案的管理的人才需要較強的專業性與技術性，因此對檔案管理員的素質要求有了很高的要求。除了專業理論知識的專研，也要掌握實際工作需要的技能技巧，更要對檔案管理知識進行深入學習。扎實的技術能力及良好的管理素質，熟悉對數字化檔案的內在關系及環節，是做好數字化檔案的管理工作。因此，數字化檔案的管理者應該嚴格要求自己，不斷提升自身的綜合能力，只才能適應新時代的人才需求。
（四）對電子文件進行積累與收集
根據現代形式的發展趨勢可以預測電子文件將成為未來館藏的主要來源，因此必須要求進館的單位實行電子文件與紙質文件共同歸檔的雙軌制，并將電子文件進行備份。
四、結語
綜上所述，數字化的檔案建設已經成為社會發展的必然趨勢。在數字化檔案建設的過程中我國處于快速發展階段，建立中也出現了很多的問題，如高素質管理人才缺乏、管理設備投入低、規范性不夠等等。作為新時代的數字化檔案管理人員，應該肩負起社會及國家交給我們的任務，做好數字化檔案建設與管理，不斷的提升自身素質，深究相關新技術新理論專業知識，更好為我國的數字化檔案的科學建設做貢獻。
【參考文獻】
[1]王麗芬.淺議數字化檔案建設的幾個問題[J].黑龍江史志，2012（23）：35，56.
檔案管理知識要點范文4
一、高校評估的評價標準來源于教學檔案的質量
教學評估與各高校的綜合實施息息相關，學校的每一處細節都能影響對高校的教學評估。例如，教學環境、教學設施、教學結構等。教學檔案能最直接的評價教學工作的好壞，所以健全和完善教學檔案才能最真實的反映教學評估效果。
（一）教學檔案具有參考價值
學校的教學檔案是長期來通過實踐和研究日積月累形成的實體型文件。具有真實寫照，直觀反映等特點。這種檔案不僅能記錄學校常規的發展趨勢和教學目標，還是學校研究改模式和方法的精準寫照。有了這種準確的檔案后各院校就可以根據自己的教學檔案規劃完整的施教模式，甚至是招生比例都不可以用學校檔案作為參考。針對檔案，學校應該設專門管理人員，對檔案進行分門別類的規劃，有選擇的篩選出有價值需要的教學檔案。過濾掉無用的檔案信息。同時也應使檔案多元化，具體化，利用無線網絡、微信、互聯網等平臺，想要以檔案為依據的領導們輸出更多有價值的檔案信息。為領導組織提供更群面準確的校園信息資料。
（二）教學檔案是學校特色的匯總體現
因為教學檔案具備的特殊性，所有教學工作都能在教學檔案中體現出來一目了然。從而更能體現出檔案管理人員的重要性，檔案一定要分類分區，只有這樣才能更完整的展現出一個學校完整的教學水平，綜合的教育實力。系統且簡易的讓高校的管理工作循序發展。規范教學管理工作。
（三）教學評估有具體的可實施性和可操作性
教育部對各高校的教學質量和辦學水平有著明確的規定和完善的評估標準。近幾年，許多院校面臨這教育部對其的多重評估考驗，對這種評估測驗做足充分的準備工作，完善教學檔案被列為重中之重的任務。因為教學檔案如前文所述是高校評估的前提和根據。校園檔案的完善與否直接影響教育界對高校綜合素質的評價效果。
（四）教學檔案的信息具有流通性和指導性
教學檔案涵蓋了全校的教學信息和實踐過程的許多重要材料。它不僅是教學質量的真實性寫照，還是科研成果和知識結晶的重要體現手段。隨時科技的不斷發展，教學檔案也在不斷的發展變化，這種信心能通過各種載體傳播，比如網絡課堂、遠程教育等較為流行和開放的形式。這種新型的檔案傳播方式優點在于，簡單直觀、不用耗費過多人力和資金、方便易操作?，F如今已經有不少高校以教學檔案的新型優勢為基礎，加強對學校教學質量的規范和創新，隨即開展遠程和網絡輔導。通過長期的積累和實踐，總結出許多優秀的科研成果，創建了服務于大眾的學者論壇、教學平臺，等APP或者教育式網站。這種網絡平臺將會成為資源中心的樞紐，挖掘隱藏在教學檔案更深處的認知。上述幾方面都充分說明了教學檔案在高校教學管理評估背景下不可忽視的作用。
二、從評估角度出發，教學檔案質量仍存才不足
雖然教學檔案是一項簡單有效的評估手段，但通過各高校對檔案的調度和分析，不難看出教學檔案的質量仍有不足，有待完善。分析調查發現，影響教學檔案質量的原因多種多樣，其中尤為突出的因素有如下幾點：
（一）教學檔案應該具備真實性、完整性和系統性
如果學校不注意這幾個要點則教學檔案的作用就得不到真正的發揮。在許多學校中普遍發生的現象就是檔案員收集不全、不及時。規劃檔案不到位。保存不妥當。這種行為就導致教學檔案原有的作用消失殆盡，尤為針對評估的指標體系更是令人咂舌。只有改善這種不規范的現狀，做到科學立檔，分類歸檔，完善教學檔案制度，提高檔案管理員綜合素質和水平，才能促進教學檔案的完整性，從而提高對高校評估的準確和便捷能力。
（二）檔案管理目前還沒有統一的制度和完善的體系
雖然高校檔案管理制度日益得到重視。但是盲目的重視導致檔案管理仍然存在許多不足之處，檔案的管理缺乏制度的規范和管理，歸檔沒有嚴格的程序和步驟，不能做到分門別類。管理水平還相對落后，這都是現如今各高校在實現教學檔案管理時所顯現的漏洞，經過教學評估的發展和改革后，檔案管理的規范問題才逐步的得到有關部門的重視，檔案材料的標準化和規范化是做好檔案工作的基礎，做好教學檔案工作不僅僅只是依靠檔案部門的工作，它還需要高校各部門間的配合，從而達到完整收集，歸納，分類，統計等具體的工作項目。
（三）教學檔案管理水平相對落后
對于檔案管理的管理模式來說，檔案管理系統的落后，管理方式過于傳統是普遍高校的通病。信息檔案數據庫的不完善是導致檔案管理工作效率低下的主要原因之一，校園發展越快，人員基數幾句越大，相對滯后的管理技術就會造成低效率，高錯率。想要提高檔案管理的質量，就要從根本上解決檔案管理模式的滯后問題，要進行現代化信息技術的創新和改革。利用互聯網技術來提高檔案管理的效率，從而進一步完善教育檔案管理的質量和管理水平。
三、加強對教學檔案質量要求的規范和重視
傳統的教學檔案管理制度較為單一，這是教學檔案質量的軟肋?，F如今教育改革飛速發展，現代化科技水平不斷更新，一成不變的傳統式檔案管理方法面臨新著挑戰，只有不斷轉變新的檔案管理價值觀，與時俱進，在不違背教學檔案的原始初衷的情況下，日益完善和創新新的檔案管理標準。創建更完善的高校教育檔案系統應從以下幾方面實踐摸索：
（一）規范檔案管理制度，摒棄陳舊被動式歸檔
想要規范檔案管理制度，首先應設立專門管理檔案的管理組織，讓檔案有家可歸。其次，在從管理人員入手，配備具有檔案管理知識的人員專門管理檔案，建立完善的檔案管理和規范工作。要制定管理檔案相應的制度和標準。最后要抓好教師授課過程中的管理工作，對于校風校紀，教學成果，課程規劃，課堂組織，畢業設計等客觀信息，要由一個部門負責統一管理，做到一案一檔，分門別類。從學生角度講，對于學生的學習成績，參加實踐活動的能力，課堂互動能力等綜合信息的建立和收集也都可以安排統一部門進行統一管理。最后由個負責部門統一匯集其收集到的檔案信息到檔案管理部門整理后在歸檔。這種撒網式的收集資料方法即較少了檔案管理部門的工作壓力，又提高了工作效率。
（二）加強信息化管理，摒棄陳舊管理手段，創新方法
現如今互聯網技術飛速發展，高?？梢愿鶕拘Ｐr采用新式的計算機管理技術，摒棄傳統的一人一檔案模式，對檔案進行系統的管理，提高檔案利用率，制作完善的業務工作流程和模式，利用互聯網技術創建更多元化的信息管理技術，實現人機配合，協調操作。發展新型化管理模式，逐步改善只能靠人力管理的傳統模式。要設計專門的教學檔案數據庫，建議一個具有新時代科技新穎性的計算機信息化管理模式教學檔案。這種新型的管理檔案模式大大降低了檔案管理者的工作負擔，還能使得檔案管理操作更加方便，趨于簡易化、公開化、自動化。引起更廣泛群眾的興趣。從而使更多的人去了解和應用教學檔案。
檔案管理知識要點范文5
檔案工作中的知識服務就是檔案部門將服務的著眼點從信息轉移到知識上，切實解決利用者的實際問題。早在1996年加拿大檔案學家特里·庫克就在第十三屆國際檔案大會上具體闡述了知識服務的思想。在此思想的指導下，檔案工作者應該將館內、館間的檔案信息資源等顯性知識與自身經驗等隱性知識加以集成提煉、虛擬整合，以用戶滿意為目標，變被動服務為主動服務，滿足用戶個性化的需求，為其解決問題提供有用的知識。
二、開展知識服務的必要性
1、檔案部門開展知識服務是知識經濟時代的需要
知識經濟時代顧名思義是一種以知識為基礎的經濟，是以知識、智力以及人的創造力等無形資產投入為主的經濟，因此其經濟增長不再直接取決于資源、資本等物質資源的提供。而知識作為一種無國界的資源形式在計算機網絡等技術發展的協助下，實現了更為快速的互動、交流、共享和創新?？梢娮鳛橐环N促進人與自然可持續發展的經濟形式，知識經濟使經濟全球化成為社會經濟發展的必然趨勢。因此檔案部門作為社會的有機組成部分之一必須實現轉變，通過開展知識服務，適應知識經濟時代的需要。
2、檔案部門開展知識服務是組織機構實施知識管理的需要
組織機構知識管理活動的開展離不開檔案部門的參與。一方面檔案部門擁有大量的檔案信息資源，它是人類社會實踐、科學實驗的真實記錄，反映了組織機構的歷史和現狀，是組織機構科學決策、知識創新的重要源泉之一，因此組織知識管理實施過程中知識庫的建立離不開檔案部門所擁有的顯、隱性知識的加入；另一方面檔案工作者的知識、技能以及檔案部門在組織、管理知識方面的經驗、方法等都屬于組織隱性知識的范疇，因此組織知識管理的開展離不開與檔案部門之間的知識交流與共享。
3、檔案部門開展知識服務是自身生存和發展的需要
傳統的企業檔案工作關注保存企業歷史，而忽視創造現實價值，不僅不能為企業當前的價值創造活動做出明顯的、直接的貢獻，提高管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加管理成本，自然就成為被精簡的對象。美國文檔組織有限公司(Document Orgam—zafion)主席、紐約大學兼職教授瑪西·G·高德斯坦(Mar_cy G，Goldstein)早在1997年就指出：“今天，沒有幾家企業愿意為制作咖啡桌書籍而開展歷史項目。更沒有哪家公司愿意投資建立一個只為文化目的服務的檔案館?！币虼?，企業檔案工作的根本動力在于提供檔案服務，滿足企業現實工作的需求。
4、檔案部門開展知識服務是提高競爭力的需要
檔案部門與其他信息部門相比，在開展知識服務方面具有很多優勢，比如真實、完整的檔案資源以及長期從事文檔管理和組織、擁有知識管理和組織經驗的檔案工作者。美國德爾菲咨詢集團公司的一項調查表明：在企業所獲取的知識中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。檔案是企業在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，是企業的重要知識資源。通過檔案工作者的組織管理，將企業當前生存和發展急需的各種資料和信息等知識及時整理歸檔，經過深度編研納入企業的知識管理體系之中，發揮了檔案不同于其他信息資源的優勢，并結合檔案工作者的專業知識和技能開展了有別于一般信息服務的增值服務，進而提高了檔案部門的競爭力。
三、提供知識服務的措施
許多企業檔案工作者將當前企業檔案管理陷入困境的主要原因歸結為：領導不重視檔案工作，員工檔案意識不強等。甚至還有人認為，國家檔案行政管理機關對企業檔案工作監督、檢查與指導不力也是重要原因。而不受重視甚至陷入困境的最根本原因正是以上分析所提到的，即檔案部門沒有為企業創造價值。因此檔案部門必須從自身出發，適應知識經濟時代的要求，積極開展知識服務，不斷提高檔案部門的競爭力。
1、轉變思想，提高服務意識
在知識服務思想指導下，檔案部門要改變過去長期以來少人問津，游離于組織活動、社會活動之外的窘境，就要適應知識服務開展的需要，提高自身的服務意識。也就是說，檔案工作者在對檔案進行有效管理的基礎上，更要以用戶滿意為目標，通過充分的需求分析和環境調查，發揮檔案真實性、系統性、有序性等優點，滿足用戶專業化、個性化的要求，促進其問題的解決，從而促進檔案工作由國家模式向社會模式的轉化，促進社會檔案意識的提高，促進公眾對檔案職業的重新認識。
2、轉變服務理念，堅持以用戶為中心
實現知識服務，檔案部門不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務；而必須以用戶需要為導向、以用戶滿意為目標、以用戶便利為原則，重新審視檔案管理的全過程。西方國家在電子政府建設過程堅持“以公眾為中心”的理念，值得企業檔案部門借鑒和參考。西方政府將有關業務按公眾的需要進行重組，在設計網站時提供良好的界面，使公眾不必為一件事情而登陸多個網站。人們只需要點擊所需要的主題，政府有關該主題的所有服務均可找到。如點擊“搬家”，與搬家有關的所有政府服務均可找到，包括買房、賣房、租房、抵押貸款、房屋裝修與修繕、公用設施(水、電、氣)等方面的手續和國家政策，以及居住地的社區信息，如交通、購物、學校、醫療、休閑等。
3、改變服務方式，變被動服務為主動服務
過去，檔案部門習慣于被動服務，較少開展主動服務；而主動服務是知識服務的基本特征。劍南春集團檔案信息中心主動到公司領導和信息需求量大的部門去征求意見，了解他們急需的信息，制成表格，每天按照表格將企業內外電子信息進行收集、篩選，匯編成一份高含金量的信息快訊，及時發送給公司領導和各部門參考，為領導和部門決策做出了重大貢獻。
4、借助現代信息化技術，滿足用戶的個性化需求
知識服務強調借助人工智能技術為用戶提供智能化服務。我們可以借助智能(agent)技術，通過監視用戶的信息查詢過程自動獲取用戶個性化需求。即在用戶的終端上運行具有監視功能的智能。智能將用戶檢索、瀏覽、下載信息的過程和內容不斷傳送給遠端的服務器，服務器對這些有關用戶信息利用情況的記錄進行分析，就可以從中挖掘出用戶的利用偏好和需求趨勢。
檔案管理知識要點范文6
關鍵詞 供電企業 電費回收管理 策略探
一、引言
電費回收管理在很長一段時間以內，都是制約我國供電企業進一步擴大生產規模，改善經營效益的關鍵點。電費回收難是長期存在的問題，這是每一個供電企業都需要加大力度開展的工作，同時也是供電企業發揮創造性思維的工作要點。當前的電費回收管理只有將電費回收管理工作真正落到實處，供電企業才可能正常的生產經營，進一步充沛供電企業的資金，進而在行業中脫穎而出。
二、關于供電企業電費回收的漏洞探析
（一）零散客戶繳費觀念落后，企業客戶倒閉和虧損影響供電企業的電費回收
如果從供電企業的供電對象來分類，一類主要是零散客戶如居民，主要是生活供電，另一類是供電企業服務的主要對象，絕大部分為企業客戶，用電數量和用電規模都較為可觀，是供電企業用電服務的主要對象。從當前供電企業電費回收方面來看，零散客戶和企業客戶都有拖欠電費的可能。零散客戶主要是居民拖欠電費，主要是由落后的繳費觀念造成的，這部分零散客戶并沒有將“電”當成一種商品來看待，缺少“用電繳費”義務的認識，在日常的用電中存在“拖欠電費或逃避電費繳納就是占便宜”的思想。而對企業客戶來說，由于可持續發展觀念的深入人心和國家調控的深入推進，一些耗能較大的企業紛紛被社會淘汰，這些企業客戶的倒閉和虧損影響供電企業按時、按量的回收電費。一些巨額電費成為死賬、爛賬，限制了供電企業的資金回收。
（二）我國部分供電企業的電費回收管理意識仍不足，相關立法不健全之處頗多
由于長期受計劃經濟的影響，大部分供電企業在這種經濟背景下缺少競爭意識和管理意識。隨著我國市場經濟的發展，供電企業開始納入到市場經濟洪流之中，面臨著更多的困境和挑戰。計劃經濟遺留下來的傳統意識，使得部分供電企業在電費回收管理工作上缺乏管理意識，重視程度還不夠。有些供電企業在管理意識上有所加強，但是管理的重點主要是放在了如何擴大電力營銷和減少企業成本之上，對于電費回收管理的關注比較少。而在供電企業迅猛發展中，相關立法不健全之處越來越多地顯現出來，當前與電力相關的立法已落后于時代的發展。
（三）需進一步查漏補缺供電企業的電費回收管理制度，部門之間合作需加強
就當前我國供電企業的電費回收管理現狀來看，目前供電企業的電費回收管理制度需進一步查漏補缺。具體來說，就是一些供電公司在電費回收上沒有統一且規范的流程，技術手段和追繳費措施有待完善，有的供電公司雖然有具體的制度和流程，但是在執行的過程中并沒有完全按照制度和流程來執行，制度和流程在供電公司內部未切實落地，這就引起了較多電費回收管理上的問題，如欠費客戶管理混亂、追繳電費難和慢、電費死賬壞賬多等問題。而供電企業要把電費回收管理工作做好，就需要部門之間緊密的聯系、配合。目前，一些供電企業中部門之間的合作仍需加強。比如財務部門的電費數額與主管營銷部門的數額存在差距，這給電費回收管理帶來了一些困難。
三、我國供電企業電費回收管理的相關策略闡述
（一）增加供電用戶應繳費用方面的宣傳，并有區別地對供電對象進行嚴格管理
我國供電企業要加強電費回收管理，就需要增加供電用戶應繳費用方面的宣傳。對于零散客戶來說，應該進一步強化“用電必須繳費”這種觀念的宣傳，讓這些零散客戶認識到“電”也是一種商品。供電公司的相關部門需要分片區進行應繳費用方面的宣傳，從觀念上使零散客戶系統、全面地認識電費，促使他們自覺繳費，少拖欠或者不拖欠電費。
此外，供電企業所面對的消費群體類型很多，如果不有區別地將這些群體劃分出來管理，電費回收管理的針對性和有效性就會大大減弱。對于居民用戶來說，可采取不補繳電費則進行斷電處理的方式回收電費。對于大型企業，可以按周或旬進行結算，這樣將大大縮短電費回收周期，降低電費回收風險。對于小型企業或小商業經營者來說，由于其用電不穩定，須實行預付費方式，避免其因管理不善導致電費拖欠。中等企業可以根據以往的電量消費情況以及信譽度的高低，適當地把它規劃為大型企業或小型企業中。第三，廣泛地采用移動互聯、移動支付，大力推廣遠程費控、掌上電力、支付寶等電子化繳費渠道，方便人民群眾繳費。
（二）把電費回收管理作為供電企業的關鍵工作來抓，營造良好的立法大環境
近年來，我國供電企業面對復雜多變的競爭形勢，越來越多的供電企業開始重視電費回收管理工作，但相比較供電企業內部管理其他類項來看，重視程度還有待提升。供電企業必須把電費回收管理作為供電企業的關鍵工作來抓，在供電企業內部，領導層要加強學習管理知識，加大對電費回收管理工作的認識，決策時也要將電費回收納入考慮范圍之內。普通員工也要對電費回收管理有個基本的認識，這就要求供電企業在企業的公告欄、信息公共平臺等進行電費回收管理的宣傳，在供電企業中營造開展電費回收管理的氛圍。同時，要將電費回收管理當作關鍵工作來抓，這需要風險控制，這種控制最好是以過程控制來體現。無論是事前控制還是事后控制，都存在著一些不足之處，如果采用個過程控制，也就意味著整個供用電過程都將被納入風險管理當中。從客戶中報安裝到材料審核，再到對客戶信息、客戶信用度的考察，到安裝前的風險評估，再到安裝，最后是催交電費等，整個過程都將納入風險過程控制，對風險從源頭上進行管控，實現了整個過程的風險評估以及風險應對的準確性。
此外，國家的立法也要跟上電費回收管理的發展步伐，對于已不適合當前電力發展的法律應當進行變更或修改，在電力管理法律空白之處，國家也應出臺相應的法律來配合。
（三）充分依托規范且科學的電費回收管理制度，盡可能密切部門之間的配合
供電企業要想真正在行業中立足，提高企業的效益，就需要充分依托規范且科學的電費回收管理制度，這是市場經濟競爭環境的選擇，也是供電企業生存發展的選擇。不可否認，電費回收管理制度的確立是供電企業加強電費回收管理制度保障的一種方式，供電企業的電費回收管理只有建立在科學規范的制度之上，擁有清晰的流程，才能有效避免電費回收的風險，同時也將更利于供電企業對于電費回收這一塊的管理，避免供電企業資源浪費，減少供電企業的損失，是十分有意義的。供電企業在完善制度和流程中必須關注檔案管理。應加強電費的檔案管理，包括抄表員管理、用戶信用檔案管理、用戶檔案管理、電費賬銷案存以及抄表計劃的編制等加強電費檔案管理，不僅能增強電費管理的計劃性，還能對用戶的信用情況進行分析，以評估應收電費的壞賬可能，進而有效防范供電企業的經營風險。再者，對用戶檔案及用戶用電情況進行分析，可以掌握應收電費的賬齡情況，以賬齡來確定電費欠款的催收，減少壞賬的產生。
四、結語
