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人事檔案信息化管理范文1
【關鍵詞】：人事檔案；信息化；管理
引言
檔案信息資源是國家的一項基礎性信息資源，檔案信息化是國家信息化的重要組成部分。黨和國家實施“大力推進信息化，加速建設現代化”的發展戰略，對檔案部門提出了新的任務，也為檔案部門信息管理的創新提供了難得的發展機遇。人事檔案管理也應抓住這一機遇，實施由傳統管理到信息化管理的轉變，充分發揮人事檔案信息的作用。
1檔案信息化的概念
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。目前的信息技術已經能夠很好地運用計算機網絡、數據庫的開發來處理現實的信息資源。檔案信息化工作就是利用信息技術手段來實現館藏各類檔案的數字化、網絡化、電子文檔管理一體化及檔案信息提供利用網絡化。
2人事檔案信息化管理的意義
2．1信息化建設是信息社會的要求，也是人事檔案信息社會化的需要。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益顯現出來。滿足群眾需求，為社會服務，既是檔案工作的出發點，又是檔案工作的目的，加快檔案信息化建設，是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發展的需要，也是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。
2．2信息共享，為社會提供全方位的人事信息，提高勞動效率與工作質量。人事檔案管理多媒體信息網絡系統提供了人事管理過程中所需要的全方位的人事信息。我們不但可以快速準確地獲取人事的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢人事諸如工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解人事全方位的綜合信息。可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解人事的傳統方式。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。
3人事檔案信息管理的目的
人事檔案信息化管理以提供利用為目的，還體現在要通過信息維護，及時更新檔案中變化的信息數據，使人事檔案信息與原檔案材料保持一致，從而達到人事檔案信息管理始終處在一個動態管理之中，讓人事檔案由傳統的手工管理向信息化方向轉換，這是對人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣，才能使人事檔案信息在激勵人才和人力資源組織管理與開發中發揮更大作用，真正服務于人事管理工作。
4人事檔案信息化應遵循的三大原則
規范性原則：制定和實施人事檔案工作標準和規范，是人事檔案工作信息化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證人事檔案信息的安全性。
效益性原則：人事檔案信息化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據自身的能力、館藏基礎。分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，可以帶來巨大的經濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵。
5加強人事檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用。保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
5．1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理上，運用計算機進行人事檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機。提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度。逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網，使各項工作都網絡化，加強人事檔案的利用。
5．2人事檔案信息資源建設
5．2．1人事檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對人事檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。人事檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于人事檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質人事檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
5．2．2加強人事檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，人事檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應人事檔案信息資源共享的要求，需要加強人事檔案日錄數據庫建設，開發標準化的人事檔案管理系統，加強人事檔案目錄的輸入，保存。
5．3人事檔案信息化人才的培養
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中人事檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分人事檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上人事檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強人事檔案業務人員培訓工作，提高人事檔案業務人員的管理水平。
結束語
為了實現人事檔案的信息化管理，各級人事部門應當重視人事檔案信息化管理人才的培養，加大智力投資力度，優化智力投資方式，以最新信息理論與信息技術為人事檔案管理人員充電，使他們勝任人事檔案信息化管理工作。要為人事檔案信息化管理提供條件，以便在人事檔案信息利用的權限范圍內，建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務的更科學、更快捷、更方便的人事檔案信息管理模式，滿足社會對人事檔案和人事工作的需求。要關心人事檔案管理人員的自身發展，盡快培養一支適應人事檔案信息化管理的人才隊伍。人事檔案管理人員要加強終身學習，不斷更新知識，完善知識結構，以適應人事檔案信息化管理的需要。
參考文獻：
【1】趙屹．檔案信息網絡化建設【M】．北京：北京圖書館出版社，2003．
【2】沈瀟．淺析檔案管理信息化管理探索【J】．管理探索，2007，4．
人事檔案信息化管理范文2
想要實現人事檔案網絡化進行檔案的收集、歸檔、整理、保管以及利用和轉出工作，就必須要求檔案數據采用B/S運行模式進行數據集中儲存，客戶端無須進行任何插件的安裝，該系統應當基于檔案的業務和信息的自動化處理進行構建，并且集成其他部門的信息系統，達到共享信息資源的目的。由于人事檔案需要滿足物理歸檔的需求，所以針對此問題要確保隔離與其他業務系統數據的物理訪問和儲存。所以可以采用雙套制方式進行人事檔案工作的操作，確保系統可以同步進行紙質檔案和電子文件的歸檔和整體管理。
2構建信息化人事檔案所需要的系統功能
2.1滿足人事檔案工作全部相關業務
2.1.1建檔管理。
構建各級人員的檔案的基礎數據庫，并且對原有的人事檔案基本信息進行維護，確?？梢越y一和集中的對人事檔案基本信息進行維護和管理。
2.1.2歸檔管理。
在獲得歸檔材料后對原有的人事檔案中諸如職務、職稱等信息進行增、刪、查、改等操作，確保與人事檔案對應人員的各項信息之間進行同步更新。
2.1.3綜合查詢檢索檔案信息。
基于各種查詢條件確保系統信息查詢功能靈活多樣，可以允許用戶進行自定義查詢，同時系統還需要能夠提供跨數據庫以及多條件檢索等功能。
2.1.4借閱檔案。
對于來館借閱檔案人員，系統可以對其進行使用檔案信息內容和借閱人信息記錄，同時支持查詢檔案借閱信息，并且對檔案借閱信息進行統計。
2.1.5借出檔案。
對檔案的借出和歸還的相關信息進行記錄，統計檔案借出信息并且提供查詢功能。
2.1.6管理檔案相關服務。
檔案管理工作人員會經常按需提供生日、親屬關系、婚姻狀況以及工作學習等各項證明，系統支持對該類信息的記錄。
2.1.7盤點檔案。
定期核對計算機儲存的人事檔案信息和檔案庫的庫存實物，參照實際信息對系統中的數據進行處理和修改，并且對檔案庫中的實物進行清點、核對、修改和統計。
2.1.8處理檔案。
若人事檔案所屬人員出現工作調動、離職、退休、死亡等情況，則需要將其檔案轉移到其他保管機構或者轉存到本檔案館的其他保管地方，并且對其檔案儲存狀態進行改變。系統應當提供代管、遺留、存檔、死亡、退休、離休等選項，同時還支持用戶進行自定義。
2.1.9轉出檔案。
系統需要支持對檔案的轉出，并且要提供對于轉出數據的錄入處理、實現與其他部門間的信息共享、自生成表格并且允許打印、自動形成回執信息、支持查詢和統計轉檔信息、支持查詢和統計轉檔處理人員信息等。
2.2支持對于檔案管理過程中工作過程信息的管理
記錄每個工作流程和前后相關的工作過程信息，并且對信息進行管理，確保全程監控執行任務和數據處理的過程，確保隨時可以定位所屬責任，并且系統可以提供數據的增加、刪除、修改、查詢、打印、統計和導出等功能，同時還可以對不同的信息使用者指定不同的操作選擇。
2.3確保人事檔案的信息化管理系統易于維護
人事檔案的信息化管理系統涵蓋用戶管理、單位信息管理、數據庫管理、系統日志管理、數據備份和數據同步以及系統幫助等多個功能模塊，所以在安裝系統應用程序以及放置檔案數據庫的時候應當有選擇的進行，確保所構成的人事檔案信息化管理系統易于維護。
3人事檔案的查閱
因為人事檔案信息實際上就是黨、國家和個人的隱私，所以在進行人事檔案的查閱和借閱的時候，需要在確保嚴格執行相關保密法規和制度的前提下盡可能滿足組織以及其他方面的利用需求，達到發揮人事檔案信息的目的。保障人事檔案的完整和安全，避免出現人事檔案信息泄露和失密的情況。
3.1人事檔案查閱的原則和范圍
對于人事檔案信息的查閱應當遵守寬嚴適度、內外有別、靈活掌握、便于利用的標準，從檔案使用者角度進行分類，因為人事檔案主要是應用于人事工作，是人事工作必不可少的工具和重要依據，所以人事檔案管理人員應當對于組織、人事和勞動部門對于檔案使用的要求稍稍放松，而對于其他部門在應用人事檔案的時候所采取的要求要更加嚴格；此外，如果人事檔案的使用者為中高級干部、有貢獻的專家以及學者和知名人士、機要人員等，則需要提高檔案使用的要求，而人事檔案的使用人員如果是學生、工人或者一般干部，則可以將要求適當放松。
3.2對用戶進行權限設定
確保每一個使用系統的用戶都可以具備特定的功能權限以及數據訪問的權限，對于功能權限的設置需要細化到功能組件級別。對于數據權限的設置應當為目錄和全文級別，此外，還應當做好系統備份和數據備份，確保物理歸檔檔案數據。
4總結
人事檔案信息化管理范文3
關鍵詞：人事檔案；信息化管理；作用
當前，我國的人事檔案管理信息化水平已經得到了非常顯著的提升，但是這種信息化的程度還需要不斷的加強，所以其在發展空間方面也是十分廣闊，人事檔案管理工作在實際的操作中存在著非常強的完整性、流動性以及機密性。傳統的人事檔案管理方式還是需要有非常大的人力和物力的投入，同時檔案保存的載體通常是紙張，無法在較長的時間內完整保存。所以，人事檔案的信息化管理也就成為了一個重要的發展趨勢，人事檔案信息化管理之后，就可以使得人事檔案的利用效率得到顯著的提升，從而也使得熱人事檔案的潛在價值得到全面的提升。
1人事檔案管理工作的特點
1.1完整性。
人事檔案通常就是人事部門的人員根據當前國家的相關政策，在人員的培養，任命上進行適當的分配和調整，其在人事管理當中發揮著不容忽視的作用，借助翻閱人事檔案的記載，我們可以充分的了解到員工的個人經歷、業務能力以及工作中具體表現等一些比較核心的也比較重要的內容。它能夠更加具體的真實的反映出員工的個人信息。
1.2客觀性。
這一特性人事檔案利用的一個重要的基礎和前提，人事檔案的內容一定要具有完整性，只有這樣，才能更好的展現出材料自身的客觀性和真實性，從而為人事部門提供更加全面而優質的服務。
1.3流動性。
人事檔案的管理和員工日常的人事管理應該保持高度統一的狀態，只有這樣，才能更加顯著的發揮出人事檔案的實際作用。當前，單位人員流動性明顯增強，除了一些國家機關的公務員和事業單位的帶編人員之外，企業尤其是私營企業人員的流動性更大，這樣就使得人事檔案的保管存在著非常大的難度，有時候會出現人檔分離的問題，這樣一來一方面會對單位工作人員的人事管理造成一定的問題，同時對員工日后工作的正常開展也會產生非常不利的影響，所以，在人事檔案管理工作中，我們必須要緊隨員工本人工作變動去對人事檔案管理工作進行適當的調整。
1.4機密性。
人事檔案當中的內容涉及到的范圍相對比較廣，其中也可能會客觀的反映出一些比較重要的歷史事件，一些是政審調查本人或者是其家庭成員的資料，所以從某個角度上來說，人事檔案是一種機密性的文件，材料內容一般情況下是不能外泄的。個人也沒有權利保存本人的人事檔案。如果我們需要對其進行查閱，一定要出具正規的手續。人事檔案的這些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明顯的體現。在人事檔案管理工作中，我們必須要做好以下幾方面的工作。首先是要保證人事檔案保管的科學性和有效性。其次是將員工的各類材料要進行全面的分類整理，同時還要在這一過程中做好存檔工作。第三，要制定出一個完善的人事檔案借閱和轉遞制度。第四，我們在實際的工作中一定要采取有效的措施做好紙質檔案信息化處理工作。最后一點就是要在實際的工作中做好員工檔案的安全保密以及保存等多項工作。
2人事檔案信息化管理的必要性
第一，人事檔案管理工作需要進行大量的數據統計，傳統的數據統計幾乎由人工來完成，效率非常低，而且即使能夠及時的統計出數量，也無法對數據進行快捷全面的分析，因此必須應用先進的信息技術。信息技術中有很多統計軟件，將相關數據信息輸入其中，可以直接統計出相應的信息數據，非常方便，還有一些統計分析軟件，將相關的信息數據輸入其中，系統會自動給出分析結果，檔案管理人員可以依據統計分析結果制定檔案管理措施。信息化技術的應用，使得傳統的封閉式的檔案管理，轉變為主動式管理，這對我國人事檔案管理事業的發展奠定了良好的基礎。第二，信息化技術應用在人事檔案管理，不僅能夠減少管理資金，也能夠挖掘出人事檔案更多的潛在價值。人事檔案是一種特殊的文件資料，其主要記錄了個人的實踐活動。利用信息化技術能夠及時地有效地更新人事檔案，領導通過人事檔案能夠了解到員工的最新情況，這對人才的選拔起到了積極的作用。
3提高人事檔案信息化管理水平的方法
3.1增強人事檔案信息化基礎設施建設的力度。
人事檔案要想更好的保證其信息化建設的質量和水平就一定要擁有較為完善的信息化基礎設施，其中最為關鍵的一個基礎設施就是信息網絡的建設，檔案管理工作者在實際的工作中一方面要熟練的掌握一些檔案管理方面的知識，同時還要掌握一些計算機網絡的技能，對信息網絡開展日?；臋z查，如果在這一過程中發現了一些問題，我們需要對原來的系統進行更新處理，這樣才能更好的保證無紙化辦公的質量和水平，此外，其也是人事檔案信息化管理得以實現的一個重要的條件。
3.2加大信息資源投入。
首先，檔案管理工作人員，必須對人事檔案進行有效的鑒定，將不符合歸檔要求的檔案進行篩選，同時重點的人事檔案要重點管理保護，這樣才能提高信息化技術應用的價值；其次，提高信息數字化的投入力度，因為人事檔案的信息數字化，直接反映出人事檔案信息化水平，是人事檔案信息化建設體系中重要一個環節，為此，人事檔案管理部門要積極的應用信息數據庫技術，最大程度的提高人事檔案的服務質量；最后，重點對歸檔進行管理，同時對電子檔案的各方面工作都要進行監督，將有價值的電子檔案收藏起來，并且采取相應的保護手段，保證重點的電子人事檔案信息真實，準確、完整，不會被泄露出去或者惡意竊取。
3.3加快實體管理向信息管理轉變的速度。
盡管我國有很多檔案管理部門，對于人事檔案已經實現了信息化管理，但是并不徹底，絕大多數情況下，依然以實體管理為主，因此檔案管理部門必須轉變人事檔案管理方式，由實體管理逐漸的實現信息化管理。比如信息化檢索查詢，同時將人事檔案存儲到統一的數據庫軟件中，制定規范的制度進行管理，并且按照使用權限來實現安全保密，這樣人事檔案中數據就能夠在內部局域網中有效的發行，用戶登錄相關的網站就能夠獲得相關的數據信息?，F代社會人事檔案的重要性已經凸顯出來，尤其是數據信息對各個行業發展都異常重要，因此人事檔案的利用顯得非常重要。人事檔案信息化管理是檔案事業法轉過程中非常重要的一個內容，它也是當前檔案工作發展的一個方向，如果檔案管理部門在實際的工作中還在使用傳統的檔案管理方式，就無法滿足社會發展的需要，所以我們必須要積極的發展人事檔案信息化管理，為人們提供更加高效和優質的服務，加大人才培養力度，只有這樣，才能更好的實現人事檔案管理的信息化建設。
參考文獻
[1]任飛.試論高校干部人事檔案的建設與發展[J].赤子（上中旬），2014（13）：238.
人事檔案信息化管理范文4
【關鍵詞】企業；人事檔案；信息化
1.前言
人事檔案是個人經歷、思想品德、學歷、社會關系、業務能力、工作狀況以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案是企業員工信息的重要載體，是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。為了充分發揮企業人事檔案工作在信息社會中的重要作用，企業應積極地將計算機和網絡技術應用于企業人事檔案管理，促進企業人事檔案的信息化建設，不斷提高人事檔案管理的工作效率，提高企業人事檔案管理水平。人事檔案信息化是把傳統的紙質檔案轉變為電子化載體、網絡化載體和數字化載體，是在保管好紙質檔案的基礎上，建立電子檔案，同時把個人信息資源錄入數據庫，在豐富個人信息的同時，突出個人特色，達到檔案的動態管理。
2.人事檔案信息化的優勢
2.1 有利于人事檔案資料的收集，保證人事檔案資料的完整性
人事檔案信息化能夠通過管理軟件對人事檔案的目錄進行管理，便于檔案管理人員及時地發現檔案材料是否完整，及時提醒檔案人員收集缺失的檔案材料。同時，通過管理軟件能夠對日常需要歸檔的各類資料進行分類和登記，保證各種資料的及時歸檔。
2.2 有利于人事檔案信息的查詢，方便人事檔案的使用
很多企業的領導在進行一些人事決策時，想要在短時間快速了解全面或個人的人事檔案信息，往往是一件非常困難的事。人事檔案信息化能夠通過管理軟件實現高效、精確的檢索、查詢。多種檢索方式的綜合查詢，既可以高效、便捷的獲取所需的紙質檔案的存放情況，又可以快速、準確地獲取人員的基本信息、工作簡歷及德能勤績等方面的信息。
2.3 有利于紙質檔案的保存，減輕檔案保管的壓力
人事檔案的紙質資料形式多樣，保存需要大量的空間且不易保存，容易遭受蟲、鼠及其它有害生物的侵襲而損毀，容易因溫度和濕度的變化而腐爛、變質。加上有很多原始的文稿、圖片、照片很難長時間保存，隨著時間的推移會變黃、老化。而通過電子化存入計算機中，可以永久性保存，有效地保留了文件的歷史原貌，并且大大減輕了紙質檔案保管的壓力。
2.4 有利于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率
人事檔案信息化能夠幫助人事檔案管理人員完成動態管理，及時對變動的人事信息進行記載，快捷的文檔輸入功能可以大大減輕人事檔案人員的工作強度。人事檔案信息化還能夠幫助人事檔案管理人員做好采集、驗證、鑒定、歸檔、立卷、銷毀等工作，將人事檔案管理基礎工作程序化、流程化、規范化，簡化人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等工作，改變過去傳統的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，把管理人員從手工勞動中解放出來，提高工作效率。
3.人事檔案信息化的實施方法
3.1 做好人事檔案原始資料的收集、鑒別和整理工作
人事檔案信息化管理的有效性，很大程度上依賴于人事檔案的基礎工作。人事檔案是人力資源管理和決策的重要依據，具有很強的嚴肅性。人事檔案管理人員要從基礎做起，定期跟蹤收集最新材料，做好人事檔案資料的分類、整理歸檔，從源頭上做好人事檔案材料的進場把關，從而保證資料的真實性、準確性與完整性。
3.2 配備計算機等硬件設施
要提高人事檔案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括計算機、數碼相機、掃描儀、光盤刻錄機等。通過這些硬件設施，將紙質的人事檔案進行電子化處理，轉換成數據資料，使人事檔案信息化、電子化。
3.3 建立個人電子檔案
建立個人電子檔案，人員的信息都可以在計算機上自由的瀏覽、下載，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護。還可以有效地減少棄檔、死檔和無檔現象，同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，達到長期保存使用的目的。
3.4 采用專業管理軟件，建立電子檔案和信息數據庫
人事檔案信息化要充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，采用專業的管理軟件，建立和完善人事檔案數據庫，及時更新，動態化管理人事檔案信息，使檔案信息的查閱、統計、分析等日常工作方面實行電子化操作。首先，人事信息數據庫的建立離不開專業管理軟件的支持，企業應自主開發或選用市場上比較成熟的軟件，軟件的功能應當包括：電子檔案管理（建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、檔案借出、借閱登記、檔案盤點、檔案轉出處理等）；人事信息的管理（信息的輸入、查詢、修改、統計、對數據庫的信息自動生成各種類型的干部花名冊、打印表格等功能）。其次，數據庫的建立離不開基礎數據的支持，要根據數據庫的特點設計動態信息收集的流程、規范收集的內容，保證數據的及時性和準確性。最后，人事信息數據庫還要做好系統備份、數據備份，確保系統的不間斷運行；檔案數據要求做到物理歸檔，與其他業務系統的數據實行物理訪問和存儲的隔離。
3.5 建立人事檔案信息網絡化平臺
為了使信息得到充分共享，提高勞動效率與工作質量，應通過網絡技術建立人事檔案信息網絡化平臺，通過網絡使信息共享，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。根據人事檔案信息的內容和相關要求，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，按不同的用戶、不同的數據和信息授予權限。
4.人事檔案信息化應注意的問題
4.1 建立健全人事檔案管理制度
實現人事檔案信息化，建立規范的管理制度是前提。人事檔案管理信息化工作內容多、要求高、難度大，企業應當堅持從實際出發，根據人事檔案管理工作需要制定信息錄入、信息分析、設備管理、網絡維護等管理制度和規定，建立信息化工作自檢自查制度，做到有章可循。
4.2 提高人事檔案信息管理人員的素質
盡管技術進步對檔案工作信息化建設起著至關重要的作用，但是人員的專業素質是決定因素。人事檔案信息管理工作是一項專業性很強的工作，建設一支高素質的檔案管理隊伍，是提升檔案管理水平的關鍵。實施檔案人才培養建設的核心就在于幫助人事檔案管理人員深刻轉變角色定位，使他們由人事檔案的實體管理者向信息管理及信息的駕馭者轉變，由微觀到宏觀的轉變、封閉到開放的轉變，從而有效的提高各項管理工作的綜合能力。隨著信息時代的發展，對每位檔案管理人員在業務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業知識學習，不斷拓寬自己的知識面，而且還要根據形勢的需要熟練地掌握現代化的管理方法和先進的計算機及網絡操作技術，努力使自己成為既熟悉檔案管理業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。同時，檔案管理人員要提高政治素質。人事檔案信息化管理對安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息傳送的特殊性，檔案管理人員要有更為敏銳的安全意識，掌握必要的信息安全技術，才能有效完成檔案信息化管理中的安全維護工作。
4.3 解決好電子檔案的保存問題
要注意電子檔案載體的使用和存放。電子檔案保存采用光盤、硬盤等載體，雖然存儲量大、讀取方便，但相對于紙質來說，電子化檔案載體的使用壽命較短，一般光盤6-8年，如使用頻繁，則壽命更短。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，發現有問題的載體，及時進行有效的修復。
4.4 注重人事檔案信息的安全性
信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。人事檔案信息化將電子檔案和網絡相連，網絡具有很強的開放性。無孔不入的電腦黑客、防不勝防的病毒和計算機的故障給我們電子檔案的安全和保密工作帶來了隱患，使得電子人事檔案容易泄密、丟失、錯碼等。
我們要高度重視人事檔案的安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，嚴格遵照國家有關安全保密的規定和要求，運用先進的安全保密技術，全面強化安全管理。因此，在管理中一定要認真研究人事檔案管理的相關政策，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對電子數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系。同時，一旦發現有文件損壞或計算機感染病毒，要立即對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件。
5.小結
做好人事檔案管理工作，是檔案管理工作改革的需要，也是企業發展的需要，企業人力資源管理部門要充分認識人事檔案信息化建設的重大意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規律，充分利用計算機和網絡技術促進人事檔案信息資源的開發和利用，加強檔案信息化管理，為企業在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面提供完整性、準確性、公正性的第一手資料。
參考文獻：
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[2]高忠平,許蘊瑩.淺談人事檔案管理電子化[J].信息化建設,2007.
[3]沈瀟.淺析檔案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007.
作者簡介：
人事檔案信息化管理范文5
關鍵詞：人事檔案管理、信息化、建設
人事檔案管理工作是一項極為重要的工作，特別是由于當今社會高速發展，我們人事檔案管理工作提出了新的要求，人事檔案管理工作只有適應新形勢要求，充分利用先進的管理技術和手段，發揮其應用的最大效益，建立人事檔案信息網絡，實現人事檔案信息管理的網絡化，推進人事檔案現代化管理。
1.信息化建設對人事檔案管理的作用
（1）促進信息資源利用最大化。
傳統的人事檔案管理都是以紙為載體，很容易就出現損壞或者遺失，不利于傳遞，也不利于攜帶。人事檔案管理信息化建設之后，各種人事信息資源都是以數字信號的形式出現，而不再是過去的實物形式，這樣一來，使得使用和傳輸的效率大大加快。而且人事檔案管理信息化還配備有功能齊全的諸多輔助軟件，可以實現人事資源共享，系統化地分析整理現有人事信息資源，為單位領導的人事決策提供更為科學的參考依據。
（2）提高工作效率。
眾所周知，人事檔案管理工作是較為繁瑣細致的，很多都是基于經驗的重復勞動，需要占用大量的時間來進行管理。人事檔案信息系統可利用影像特性，將采集到的個人信息和相片直觀清晰地呈現出來，同時能圖文并茂看到其自然狀況，以便檔案利用者全面了解和掌握所查對象的整體情況。人事檔案管理信息化能夠使人事檔案管理人員從日常瑣碎的事務中解脫出來，工作效率大幅度上升。
2.人事檔案管理信息化建設存在的問題
2.1軟硬件基礎設施不齊備
很多單位沒有專門的檔案館（室），人事檔案由組織或人事部門分管，經費常常不能及時到位，即使到位也不能?？顚Ｓ茫@就造成所需的一些基礎設施不能配備齊全，給推進檔案信息化建設增加了難度。
2.2數據庫不能及時得到維護，信息量有限質量不高
目前，對于人事檔案信息系統的開發，很多部門都很熱衷系統建設，或是利用自身計算機專業優勢研制開發，或是干部人事部門自行開發，或是組織部門聘請計算機專家或信息中心聯合開發，而對于系統的后期數據庫的建立、維護，數據的準確性，全面性卻往往被忽視。導致數據庫信息有限質量低下，也嚴重影響了數據庫的查全率和查準率，降低了人事檔案管理信息系統的使用率和可信度。
2.3人事檔案信息管理缺乏高素質人員
現代信息技術條件下，人事檔案信息化對管理人員的素質要求更高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍在文化程度、專業素質和實踐操作等方面參差不齊，人事檔案管理的整體素質普遍偏低，管理水平不高，人員隊伍的穩定性差。缺乏檔案管理專業復合型人才的培養與培訓，特別是，兼備檔案管理專業知識和計算機網絡通信技術才能的人才更是匱乏，遠遠不能滿足新形勢下的人事檔案信息化管理事業快速發展的需要。
3.人事檔案的信息化管理方法
3.1 完善人事檔案管理制度是信息化的基礎
在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。
3.2 其次要增強檔案信息化管理的安全意識
信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前，有些單位在進行檔案信息化建設時，安全意識不強，會造成檔案信息的丟失和泄密，帶來很大的損失。因此在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據的數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。
3.3 建立完善的信息網絡
在競爭如此激烈的今天，網絡變得更受人們青睞，其原因是人們可以利用網絡系統去更快更好的組織和處理工作，并將工作做得更全面，更有效率。此外，網絡還可以為人們提供全方位的信息服務，例如說人事檔案的記載，由于存在人員復雜，時間跨度長短不一，數據錯誤等弊端，所以在進行信息化檔案管理之前，首先要建立一個完善的信息網絡，以保證信息的正確性與完整性，盡管這在實施過程中會比較困難，因為信息量大，需要的人員量也隨之增多，花費的時間更是不可估量，但其意義是十分重大的，它可以為檔案管理信息化奠定發展的基石，使之更快、更好的實現。
3.4 建立人事檔案管理信息化的人才機制
實現人事檔案管理信息化建設，信息化人才是關鍵。人事檔案管理信息化是一個不斷優化的動態過程，高素質檔案管理人員必不可少。在檔案管理信息化的建設過程中，需要既要有良好的職業素養、扎實的理論和科技知識，并具備較強的開拓創新意識、能夠全面了解和自覺貫徹相關的法律、法規、制度與標準，尤其需要能夠把深刻理解人事檔案管理的工作流程的綜合的、全面的高素質人才。在日常的人事檔案信息管理過程中，能夠科學管理好、維護好本部門的局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統，推動應用好系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統安全、穩定運行。
3.5檔案利用制度
1、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱申請書。
2、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
3、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
4、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
5、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
4.結語
在信息時代，我們必須充分利用信息化的優勢創新我們的服務手段。檔案管理的服務創新是不可避免的趨勢，并且是一項龐大且復雜的系統工程，我們不僅僅要進行管理設備的更新、管理機制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的變革；以人為本，不斷提高管理隊伍素質，進而提高檔案信息的服務水平。改變了傳統的管理模式，使檔案與現代信息技術有機結合。（作者單位：湖北中醫藥高等?？茖W校 ）
參考文獻
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人事檔案信息化管理范文6
隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，在各個行業中的應用也越來越廣泛。在當前人事檔案管理工作中，信息技術的應用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時對人事檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。
【關鍵詞】
人事檔案；信息化管理；必要性；途徑
近年來，信息技術開始在人事檔案管理工作中進行應用，這不僅有效的提升了人事檔案管理現代化的水平，而且為什么各單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。將人事檔案管理技術與信息化技術有效的結合起來，加快推動人事檔案信息化建設，這不僅是人事檔案管理發展的必然趨勢，而且能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發揮出來，為人事檔案的健康發展起到積極的促進作用。
1人事檔案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事檔案利用率的提升人事檔案作為國家和企事業單位不可或缺的重要工某些人，其是對個人信息的真實記錄，而且與每一個職工的切身利益息息相關。人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎。在單位選拔人才及干部隊伍建設中具有非常重要的作用。通過實現人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高長期以來在檔案工作中一直采用紙質載體進行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數據錄入到計算機系統中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。
1.3人事檔案信息化管理是必然趨勢信息化發展已成為當前社會發展的必然趨勢，同時從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術和網絡技術，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。
2人事檔案信息化管理的途徑分析
2.1提高人事檔案管理的信息化意識在當前社會知識信息進代，人們對信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識，更好的推動檔案信息化建設。特別是在當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數字管理進行轉變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現一體化，確保人事檔案信息共享的實現。在當前人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設的重要內容，通過加快檔案信息化建設，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優質的服務，利用科學、先進的人事檔案管理模式，從而實現人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質量的提升。而且在信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用時，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內容也得以更加豐富，實現了人事檔案的無紙化閱檔。
2.2加快人事檔案全文數據庫建設人事檔案信息數據庫雖然在信息的查詢、檢索、統計、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優勢，但在正常對人事干部進行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內容進行查閱，這是人事檔案信息數據庫無法提供的。所以需要進行全文數據庫的建設，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數據庫雖能進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容，這些則是人事檔案信息數據庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數據庫的建設就顯得尤為重要。建立一個全文數據庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網絡，以實現單位內部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。
2.3加強人事檔案信息動態化管理人事檔案的管理不能再拘泥于傳統的統一模式，可以不斷的充實本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實和完善。同時現在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉的速度相協調，從而實現人事檔案信息的動態化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現代化手段在人事檔案信息動態化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。
2.4加強網絡建設，構建信息平臺在當前人事檔案管理工作中，需要構建完善的人事檔案網絡管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網進行聯接，確保干部檔案網絡化管理的實現。而且人事檔案網絡管理體系構建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現代化的實現起到積極的作用。另外，為了能夠實現人事檔案管理現代化，則需要人事管理機構要進行信息中心的設置，做好人事信息化管理的指導和技術支持工作，更好的對人事信息流動渠道進行規范，履行好人事信息收集和的重要職責。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎，當前社會發展過程中，人員具有較大的流動性，而且人事信息資料量較大，并且呈現動態的變化，這就需要建立科學的人事信息庫，并將人事信息庫與人事檔案管理有效的結合起來，實現靜態信息和動態信息的統一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。
3結語
在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，相對于經濟和社會的發展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優化，加快推動人事檔案信息化建設工作，為人事檔案更好的服務于人事管理工作奠定良好的基礎。
參考文獻：
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