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招標檔案管理制度范文1
一，招投標檔案管理面臨的實際問題
我們通過實際調查發現，目前我國企業的招投標檔案管理依然存在著以下幾個方面的問題。
問題一：招投標檔案的數量龐大，給企業造成嚴重的管理負擔。目前企業主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》(以下簡稱《實施條例》)的五十六條所規定的“招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業的招投標檔案的保管期限。由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標單位的標書數量很多，加之缺乏細化的保管期限劃分，已經給許多企業的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時地解決這一問題，必然會給企業帶來沉重的管理負擔，增加企業的檔案管理成本，影響企業的經營效益。
問題二：招投標檔案的完整性不夠。一般來說，招投標檔案應該是每個招投標項目活動的完整的、系統的歷史記錄，是企業圍繞著招投標項目的準備、開標、評標和中標等一系列業務活動形成的各種有保存價值文件材料構成的有機體系。但是，從目前一些企業的招投標檔案管理的實際情況看，不完整的問題還是比較嚴重的。
問題三：招投標檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據筆者的調查發現，一些企業的招投標檔案管理依然延續較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現象嚴重。所以，在查找利用時，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。
問題四：招投標檔案的管理規范和管理制度不健全。從調查的企業情況來看，招投標檔案的管理基本上是無相關的制度可循，管理人員一般只是憑經驗在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業的檔案管理制度建設還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。
二、招投標檔案管理問題的成因分析
1 法規制度規定的模糊性和粗放性
我國招投標檔案管理的直接法律和法規依據就是《中華人民共和國招投標法》(以下簡稱《招投標法》)和《實施條例》，但這兩個法律法規文件對招投標檔案的管理所提出的要求和具體規定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個法律法規文件中都沒有出現“招投標檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個法律法規文件的制定者的“檔案管理意識”是比較淡薄的?！墩型稑朔ā分皇窃诘诙藯l中提到“招標人收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標過程應當記錄，并存檔備查”?！秾嵤l例》也只是在第三十三條中規定“招標人應當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規定“[存檔及書面報告]招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規定，只是給招投標檔案的管理提供了一個非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。
企業在招標過程中形成的文件資料不一定都具有保存價值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業的檔案管理成本，降低企業檔案管理的效益。按照一個招標項目至少有三方參與的法律規定，企業要為保存所有沒有中標單位提交的“投標書”負擔高額的管理費用，十五年以上的保管期限的規定，也會使企業難以克服檔案庫房空間不足的實際問題。同時，數量龐大的“招投標檔案”也會使企業難以用相同的成本投入來切實提高企業檔案的管理質量，招投標檔案的信息化管理水平的提高，更會變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規規定，是必須加以改變的現實，否則將會給有關企業造成更為嚴重的問題。
2 招標業務工作流程中關鍵性節點缺乏控制、歸檔范圍不清
就目前而言，一些企業的招標項目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因為它們沒有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標過程中的關鍵性“節點”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價值的招投標過程文檔沒能及時“捕獲”，并最終造成招標項目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業缺乏對招標項目歸檔文件范圍的必要制度規定，也是造成招投標檔案完整性受損的重要原因。如果一個企業在開展招標活動中注意把握好招標活動過程的關鍵點，如登記、預審、開標、評標和中標等“節點”，注意做好相關文件資料的備案管理，確保招投標歸檔文件資料齊全、系統和完整的控制目標，還是可以順利實現的。
3 招投標檔案管理缺乏必要的理論支持和指導
在目前的檔案學應用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標檔案管理的文章，而且多數都是業務經驗介紹層次的研究成果，很難對目前的國家政策制定和相關法律法規及管理制度的完善產生實質性的推動作用。有鑒于此，我國企業的招投標檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學檔案管理理論指導的實踐，包括法律法規、標準制度的建設，都會是相對盲目的。為此，強化檔案管理理論的建設，充實能夠指導企業招投標檔案管理方面的思想內容，是我國檔案學研究者必須直面的一個現實性問題。
4 缺乏成本控制意識，信息化管理水平低
成本／收益比，是每個企業在經營管理活動中都必須要考慮到的一個非常實際的問題。如果沿用現在的招投標檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會給企業造成較大的管理壓力，如若長期持續下去，也會造成有關企業管理積極性的下降，粗會最終損害國家利益、企業利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會造成招投標檔案管理的整體質量下降，而且也會給目后的招投標檔案資源的開發利用帶來不良影響。
基于上述認識，筆者認為目前必須采取切實的改進策略，積極行動起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關企業與其采取消極觀望的態度和被動的行動方案，毋寧率先變革，積極探索招投標檔案的科學、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實踐加以驗證。
三、解決招投標檔案管理問題的基本對策建議
通過研究和分析目前現有的成功經驗和有關新的政策和規定，我們提出以下幾個方面的解決問題的對策和建議，供企業在管理招投標檔案的實踐中參考。
1 治標不如治本，國家有關部門應當立即著手修訂《實施辦法》，通過總結各部門和地區比較成功的經驗、規定和做法，
進一步明確規定各種招投標檔案的保管期限。目前，我國中央和地方又陸續出臺了一些與招投標檔案管理相關的政策、行政規章，其中的一些規定可以作為我們進行《實施辦法》修訂工作的重要依據。例如，《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中所規定的國家電子政務工程建設項目招投標文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年，評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年；中標的投標文件(正本)的保管期限為永久；未中標的投標文件，終驗后保存2年。政府采購文件保存10年。再如，《水利工程建設項目檔案管理規定》規定的水利工程建設項目招投標文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件長期保存，投標書、資質資料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標、評標會議文件及中標通知書長期保存?！豆饭こ炭⒐の募牧狭⒕須w檔管理辦法》規定“招標、投標、租賃文件：由建設單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標檔案管理辦法》規定：“大型基礎設施、市政工程、公共建筑和市級以上重點工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年。未中標單位的投標文件保管期限為半年(自開標之日起計算)”?！逗笔〗ㄔO工程招投標交易檔案管理辦法》規定：“招投標檔案管理人員應遵守國家《保密法》，合理劃分招投標檔案密級和保管期限。原則上一般工程招投標檔案應保存五年，重大工程項目招投標檔案應保存五至十年，投標文件副本可保存半年至一年時間”。還有揚州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標檔案管理辦法中做了相應的規定。
根據上述有關規定的精神，企業的招投標檔案的保管期限可以做如下劃分規定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年；評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年，中標的投標文件(正本)的保管期限為永久，未中標的投標文件，可保存6個月到2年。
2 梳理招投標工作的業務流程，明確招投標檔案的形成節點，實現對招投標檔案的全程控制。各有關企業可以根據自己的招標工作的業務活動特點，認真梳理招標工作的業務工作流程，明確招投標檔案形成的重要節點，標明各節點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護每個項目尤其是重大招標項目檔案的完整性。
招標檔案管理制度范文2
1、綜合協調機關政務工作，負責全局政務督察工作；2、傳達上級指示精神，協調分局各科室之間及有關部門間的工作關系，溝通信息，加強聯絡；3、系統掌握全局各階段工作要點及進展情況，及時反饋信息，當好局領導參謀；4、負責草擬、審核上報、下發全局性文件，搞好文秘、檔案、信息、統計、調研、、機要、機關安全等工作；5、負責全局性會議的組織及綜合性文件起草；6、負責接待工作，處理群眾來信來訪，并負責檢查落實；7、負責局信息化建設和信息中心工作；8、承擔綜合性調研和協調各科室的調研工作；9負責承辦人大議案、建議和政協提案工作；10、完成分局領導交辦的其他工作任務。
二、崗位風險
1、利用職權在物資、物品采購中收受回扣，虛報價格，謀取私利。2、違反招標采購和政府采購的規定，在重大辦公物品、裝備采購中串通投標、虛假招標。3、對重大未決事項泄密；機要公文、檔案管理不善，泄密、損毀、丟失；公章管理不善，導致嚴重后果。4、重大緊急信息瞞報、遲報、謊報、漏報，影響領導決策，后果嚴重。5、接待中鋪張浪費，私人侵占或者長期占用公共物品和裝備，假公濟私。文秘崗位風險：對重大緊急信息反應遲緩、貽誤工作；印信管理不善，未經批準擅自繕印、出具證明材料；利用職權出具假證明、假材料。檔案管理崗位風險：擅自借閱、復制、涂改、調換檔案材料。資產管理崗位風險：賬實不符，擅自占用、使用、出租、出借、處置公共物品和固定資產；保管、維護、管理不善，導致國有資產損毀、丟失。辦公室主任崗位風險：對重大事項、緊急信息瞞報、遲報、謊報、漏報，影響領導決策，后果嚴重；機要公文、檔案、印信管理不善，導致責任事故，形成嚴重后果；固定資產和公共物品管理使用不科學、不合理、不規范，造成資產閑置、浪費、損毀、丟失；接待中違反規定，浪費資財；利用職務之便，假傳領導意圖，亂打招呼，亂提要求，影響正常執法監管；利用工作之便，假公濟私。
個人廉政風險防范自查報告
（一）姓名、單位、職務
姓名：單位：辦公室職務：主任
（二）主要崗位職責
負責辦公室日常管理工作，負責辦公室的行政、接待、文件管理等工作，監督印鑒管理、、接待、公務車管理和檔案管理工作，安排總公司大型會議，負責對外聯系協調，以及領導交辦的其他工作。
（三）在履行工作職責時，可能存在的廉政風險
存在憑借本崗位權力獲取利益的風險；存在對下屬工作人員管理監督不力，導致本部門出現廉政風險。
（四）工作流程和管理制度存在的可能造成廉政風險的環節和漏洞
在工作中不斷有新的情況出現，可能因管理制度不能及時完善而出現漏洞。
（五）在外部環境方面，存在的可能造成廉政風險的因素
在與外部單位、人員接觸的過程中，可能存在憑借自身職權獲取利益的廉政風險。
（六）防范措施
加強自身修養，筑牢拒腐防變的思想防線，嚴格按照總公司制度辦事，決不利用崗位權力謀取私人利益。進一步完善辦公室內部各項管理規定，在辦公室日常管理工作中，堅持原則，客觀公正地處理各項事務，加強對下屬工作人員的教育、監督和檢查，有針對性地對各崗位廉政風險提前防范，并實時進行監控。
（七）完善工作流程和管理制度的意見
招標檔案管理制度范文3
關鍵詞：技改技措檔案 完整規范 管理
隨著我國社會主義市場體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴峻形勢，很多企業的老廠區及老生產線已完全適應不了企業發展的需要。為了解決這個問題，企業只有對現有設施進行技術改造，通過采用新技術、新工藝、新設備、新材料努力提高產品質量，促進產品升級換代，降低能耗和原材料消耗，加強資源綜合綜合利用和治理污染等，提高社會綜合經濟效益和實現以內涵為主的擴大再生產。 這個生產建設活動過程中產生的檔案便是技改技措檔案。
技改技措檔案管理是指國家對企業投資的基礎能力建設項目、研保條件建設項目和批生產能力建設項目等專項技改項目以及本企業自籌資金建設的技改技措項目從立項到國家以及本企業驗收過程中所形成檔案的全過程管理。企業技改技措項目檔案是企業技改技措工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強技改工程質量控制，以及工程日后維修、改建、擴建等具有重要作用。
技改技措項目檔案由于投資大、建設工期長、工種多，檔案資料多種多樣，管理難度很大。如何確保技改技措檔案管理的規范、完整，筆者認為只有明確部門和人員的職責范圍，制定嚴格的管理規章制度，加強檔案收集歸檔、整理組卷等各個環節的管理，才能確保技改技措項目檔案的完整規范。
一 、 技改技措項目檔案工作的基本原則
企業的技改技措工程是一項復雜的企業生產建設活動，它所產生的項目論證、立項、報批、批復等文件；各項設備儀器的招標采購，調試運行維修等文件；工程建設審批，勘察設計、實施到竣工驗收過程中形成的文件；以及以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子文件等等，檔案種類繁多，牽涉到企業內部計劃部門、設備部門、儀器部門、基建部門、 科技信息部門、檔案部門等眾多部門，如何才能管理好這些檔案，筆者認為最重要的就是要有一個牽頭單位實行自上而下的責任保證體系和監督管理體系，這就是企業技改技措檔案工作的基本原則。
企業的技改技措項目檔案管理應該實行集中與分散管理相結合的管理體制。技改技措項目檔案包括科研檔案、設備儀器檔案、基建檔案和電子檔案等。其管理工作要納入到企業計劃部門所牽頭的技改技措項目檢查、協調、考核、組織驗收等全過程的管理工作。企業檔案部門應對其它部門的檔案管理工作進行督促和指導。
為確保技改技措項目檔案歸檔工作的及時有序，企業計劃部門應在下達技改技措項目計劃的同時，向各有關檔案管理部門通知相關內容，比如此次技改技措項目所牽涉的設備儀器的名稱、數目，基本建設工程的內容等，檔案人員心中有數，檔案管理從收集開始就有序進行，切實做到檔案管理與項目建設同時起步。
技改技措項目檔案的驗收工作是工程驗收中很重要的一項內容。計劃部門通知各部門驗收時間后，各相關部門的檔案管理人員應按時間節點對其管理的檔案進行整理、統計，然后向企業檔案部門提交報告，檔案部門進行匯總后，向計劃部門提交本次技改技措項目檔案管理總結報告，各相關單位檔案管理人員接受審查組對技改技措項目檔案的現場驗收。
二 、確保企業技改技措項目檔案規范管理的對策
1． 建立完善的歸檔制度。技改技措項目檔案中最讓人頭疼的問題就是技改技措工程實施期間所歸檔案不夠完整規范。比如在設備儀器檔案的管理中，由于相關技術人員的不重視，經常會出現前期招標文件、合同以及后期檢測運行維修過程中技術報告的丟失和遺漏等，都是檔案歸檔的不夠完整規范的具體表現。
針對這個問題，企業應根據國家相關法律法規規定，結合本單位實際情況制定切實可行的技改技措項目檔案管理制度，作為指導監督技改技措項目檔案管理的執法依據。使相關技術人員在工程管理的每一個環節中能夠有法可依，有章可循，杜絕部門和人員之間的推委扯皮，從而保證技改技措檔案歸檔的完整規范。 其次，結合工程項目施工進程所涉及的內容和單位，制定相關單位人員的職責范圍、工作標準及考核措施，加強對相關技術人員的考核，將檔案管理納入每一位員工的績效考核范圍，增強工作責任心，也便于監督、檢查和管理。
2．加強企業內部相關人員的檔案管理培訓。由于企業技改技措工程量大、施工時間長、所涉及的部門和人員多等特點，如果技術人員的檔案意識不夠強，自覺性、主動性較差，對國家及行業關于技改技措工程檔案的相關要求了解不深，就會直接影響技改技措檔案的規范管理。要解決這一問題，企業的檔案部門應該組織本企業與技改技措工程相關的專、兼職檔案員以及設備、基建、科技部門相關技術人員參加技改技措項目檔案管理培訓，使相關人員進一步理順技改技措項目檔案管理的工作思路和方式方法，對于與技改技措工程檔案相關的管理規定、編制規范等技改技措項目檔案管理標準有進一步的理解和認識，提高全員的檔案意識，為技改技措項目檔案工作的全面展開打下堅實的基礎。
3．加強各基層單位檔案管理人員對技改技措項目檔案認識，強化管理，加強工作責任感。技改技措項目檔案在企業整個生產經營活動中起著非常重要的作用，檔案管理人員在項目建立之初，就要重視檔案的收集歸檔工作，認真學習有關企業技改技措項目制度，對工程管理的每一個環節進行認識和了解，這樣才會在檔案收集方面變被動為主動，為檔案的完整規范打下基礎。其次，在檔案整理方面嚴格按照技改技措項目檔案管理制度執行，比如整理組卷時封面、標簽的填寫，頁碼的打印，裝訂的規格，目錄的制作等，按照統一的標準執行，切實做到技改技措項目檔案的齊全、完整、規范。
三、結語
總之，技改技措項目檔案作為近年企業檔案重要的組成部分，如何加強規范管理，直接影響著企業的生產和再生產。只有制定嚴格的管理規章制度，明確企業內部相關部門和人員的職責范圍，加強檔案收集、歸檔、整理、提供利用等各個環節的管理，才能確保技改技措項目檔案的完整規范，使技改技措項目檔案在企業的現代化建設中發揮其應有的作用。
參考文獻：
招標檔案管理制度范文4
一、當前醫院人事檔案信息化管理存在的主要問題
（一）重視程度不夠。醫院領導層對人事檔案管理工作不重視，認為人事檔案管理在醫療核心工作中起到間接輔助作用，不能直接為醫院創造經濟財富和社會效益；還有的領導甚至認為人事檔案管理工作僅僅是人事部門的事情，因而沒有加以重視，也沒有在人力、物力、財力等方面對人事檔案管理加大投入，致使人事檔案管理長期處于維持現狀和被動應付的狀況，醫院人事檔案信息化建設也就無從談起。（二）基礎設施建設落后。目前許多醫院的人事檔案基礎設施建設落后，還停留在紙質檔案階段，人事檔案信息化程度不高，未能將現代化信息技術手段全面引入醫院人事檔案管理工作。（三）管理不規范。傳統的醫院人事檔案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，實際工作中方法單一致使效率低下，現代化管理手段沒有充分應用到人事檔案管理工作中，明顯滯后于醫院各項工作的快速發展。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業務的范圍也發生了變化，部分舊的管理制度不適應社會發展的需求，亟待進一步修訂完善。（四）管理隊伍不專業。檔案管理人員需要具備過硬的政治素質和業務素質，還要具有愛崗敬業的職業素養。在人事檔案管理信息化過程中，檔案管理人員不僅要精通檔案管理專業知識，還要能熟練掌握計算機和網絡應用技能。當前，很多醫院人事檔案管理人員不能完全達到以上工作要求，需要進一步的學習和培訓。
二、做好醫院人事檔案信息化管理的對策
（一）重視醫院人事檔案信息化管理工作。醫院領導及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關醫院人才隊伍建設全局的高度來對待，加強人事檔案管理基礎設施建設，切實將其納入重要議事日程。應著重加強人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫院的人事檔案工作考核制度，體現多勞多得、優勞優酬，充分調動管檔人員的工作積極性，提高工作效率。（二）提高醫院人事檔案信息化建設投入。醫院提供一定的資金支持，更新硬件設備，如計算機、掃描儀、照相機等；提供技術支持，通過公開招標采構引入專業檔案管理軟件，來提高醫院人事檔案管理的信息化程度。同時加強醫院人事檔案管理安全措施，在軟件應用的基礎上加設防盜系統。（三）做好醫院人事檔案系統維護。主要包括以下方面：1.規范的錄入規則和內容。在原始數據錄入時應該建立統一規范的錄入規則，所采集數據應針對實際工作需求，以免造成浪費，做到有用必錄入，無關少錄入，讓人事檔案管理系統便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常維護。建立人事檔案系統不是一件一勞永逸的事情，需要定期進行對于系統數據進行管理維護與更新。只有經常對系統進行維護才能確保醫院人力資源系統的長期長效運用。3.檔案的保存與管理。醫院人事檔案信息化管理是將數據保存在服務器中，同時將數據備份放置硬盤中，以防服務器出現問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統，還要對于原始紙質檔案進行妥善保存。做到實時系統、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發生。4.落實安全保護措施。在服務器與客戶端之間設置“防火墻”，定期修改服務器密碼，針對相應管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協議，明確管理人員和工作人員申請、變更、注銷權限等。嚴格執行保密規定，加強人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫院安全保護管理的范圍。（四）加強信息化管理制度建設。應建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關制度和人事檔案計算機使用管理制度，嚴格落實，加強監管，明確各個崗位的工作范圍及職責，規范檔案管理人員行為。（五）建設一支高素質的檔案管理隊伍。要不斷加強檔案人員的政治素質、業務素質、工作作風等方面建設，通過業務學習、教育培訓、外出進修等方式實現管檔人員的基本理論、業務技能、工作水平的提升，努力建設一支政治強、業務精、作風好的高素質醫院人事檔案管理隊伍。鼓勵檔案管理人員在工作中總結創新工作方法和途徑，促進人事檔案工作的不斷發展。
三、結語
醫院人事檔案管理為醫院人才培養、制定人力資源發展規劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢下進行人事檔案管理改革勢在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設，才能更好地提高醫院檔案管理工作的效率，才能推進人事檔案管理的科學化和規范化進程。
作者: 單位:臨沂市精神衛生中心
【參考文獻】
招標檔案管理制度范文5
關鍵詞：招標機構項目檔案管理模式
隨著改革開放形勢的發展和市場機制的不斷完善，我國在基本建設項目、機械成套設備、科技項目、項目融資、土地承包、城鎮土地使用權出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領域，都逐步推行了招標投標制度。這對于創造公平競爭的市場環境，提高經濟效益，保證服務質量，防止招標投標中的腐敗現象都具有重要意義。
北京國際貿易公司為綜合性國有外貿企業，從上世紀90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發銀行貸款項目的國際招標和對外采購以及政府采購項目的招標采購等工作。近年來，隨著國家改革開放的發展以及經濟全球化進程的加快，為適應首都經濟建設和發展，北京國際貿易公司轉變主營方式，先后獲取國家部委頒發的國際招標機構甲級資質、政府采購機構甲級資質、中央投資項目招標機構甲級資質和工程招標機構甲級資質，成為北京市國資委系統惟一具有“四甲”資質的招標機構，專業從事各類招標業務和進出口業務。近年來形成的招標項目檔案快速增長，檔案種類和來源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復雜，使企業檔案工作遇到了前所未有的挑戰。
一、招標項目檔案在企業發展中的地位和作用
首先，招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務的活動。招標項目檔案是招標采購業務工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業業務活動不可或缺的重要文件材料。據統計，2007年-2010年6月，北京國際貿易公司完成的各類招標項目每年增長45%，各類招標業務已占公司總體經營規模的74%。我國《招標法》中明確規定，招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。
其次，招標項目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招標業務文件整體，是企業在經營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。
第三,建立資料完備、檢索便捷的招標項目檔案資源體系,充分發揮檔案工作服務保障作用，為檔案工作的可持續發展和企業以后的經營、管理、發展奠定堅實的基礎。
二、企業招標項目檔案管理存在的主要問題
據調查，近年來，在一些招標機構中，存在著以下四個主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業的發展來看,經營業績和經濟效益是企業的命脈, 而檔案工作效果難以立竿見影,不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應有的高度,造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補充修訂。企業對檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定銷毀制度和借閱制度等,這反映出企業的檔案工作缺乏可持續發展和與時俱進的科學意識,從觀念和工作理念上亟待加強。第三, 檔案工作程序不規范,管理方法不科學。由于招標工作程序繁雜，業務經辦人員工作量大，往往忽略應歸檔文件的齊全,造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規范的問題。第四,檔案室或庫房面積受單位辦公環境限制，檔案室內部資料存放零亂,不能保證招標項目檔案存放整齊有序，導致檢索、查閱時極不方便。
三、新時期企業招標檔案的管理模式
隨著北京建設世界城市進程的加快，招標這種采購方式已成為大的趨勢。同時新時期招標機構的招標項目檔案的管理模式正處于被認識、梳理和接受時期。
首先,應以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法規統領企業招標項目檔案工作,對招標機構檔案工作基本理念進行梳理，提升招標項目檔案管理模式、制度建設等方面的工作。根據招標業務特性，明確職責，執行招標項目檔案由經辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統一進行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉變業務部門人員意識中存在的一些誤區,認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量。更重要的是,這種理念轉變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯誤觀念,使招標項目歸檔工作有了可以依靠的規范,這種新的理念將有效地促進招標企業各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理,并圍繞招標項目立卷部門的自身職能，規范活動中可能產生的文件材料的業務內容、種類、載體。這樣始終強調“本企業職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活動聯系的緊密程度及價值的重要依據,從而大大清晰了檔案工作的整體思路。
第二, 招標機構檔案工作的具體實施必須是一個系統工程,要求從上到下、從領導到檔案工作人員,都應該有明確的認識和清晰的思路。面對招標項目數量的日益增多，形成環節復雜，需要建立一個完善的檔案工作網絡,從基層開始,每個立卷單位都要配備相應數量的兼職檔案員,由檔案室進行業務指導和監督檢查,這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規范、案卷質量達標，便于檢索和提供利用,為企業的發展和建設服務。
第三，制度是保證，人才是關鍵，場所是基礎。為使招標檔案管理與業務的增長、企業的發展相適應，企業招標檔案管理應從自身實際出發，盡可能提供檔案庫房場所，檔案人員要加強與業務部門的溝通與協作，積極開展招標檔案管理綜合檢查，加強招標項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。
綜上所述,企業的檔案工作是自身建設的重要環節,同時更是進行經營管理的重要基礎工作。只有糾正以往對檔案工作的認識偏見,以科學發展觀為指導，以社會檔案信息需求為牽引，進一步與時俱進、解放思想，才能使招標檔案工作不斷取得新的進展，使企業的檔案工作走上規范化、科學化的道路,將企業的建設提高到新的水平。
參考文獻:
招標檔案管理制度范文6
文物保護工程檔案的重要性
《中華人民共和國文物保護法》第十五條要求，各級文物保護單位都要建立記錄檔案。文物保護工程檔案是文物保護單位記錄檔案的重要組成部分，具有文物特有的唯一性和不可再生性，文物保護工程的施工對象是已經存在的建筑物，必須遵守“不改變文物原狀”的原則，以保護歷史遺產為目的，保護原有歷史痕跡，使其延年益壽。文物管理部門對工程設計方案的報批與審批程序、工程招標程序、施工驗收合格標準、竣工專家驗收程序等主要內容都與現代建設工程有較大不同，這使得文物保護工程與現代建筑工程或一般的房屋維修工程有著本質的差別。因此，文物保護工程檔案在內容、收集整理和歸檔管理等方面都有特殊性。
建立完備、規范和統一的文物保護工程檔案，是文物保護工程的工作內容之一，也是文物管理部門和建設管理部門的共同要求，文物保護工程產生于文物保護工程的全過程，需要本著“對歷史負責，為后人著想”的態度，將修繕項目的過程真實地記錄并保存下來，為日后查考及其文物保護利用工作，提供翔實可靠的記錄。
文物保護工程檔案的歸檔內容
文物保護工程是對核定為文物保護單位的和其他具有文物價值的古文化遺址、古墓葬、古建筑、石窟、寺廟和石刻，近現代重要史跡及代表性建筑、壁畫等不可移動文物進行保護的工程，它分為保養維護、搶險加固、修繕、保護性設施建設和遷移等工程類型，按照《中華人民共和國文物保護法》、《中華人民共和國建筑法》和《文物保護工程管理辦法》的有關規定，結合工程實踐經驗，歸納出文物保護工程檔案的主要內容為：立項申報文件、勘察設計文件、施工技術設計文件、施工技術文件和竣工資料5個方面。
1 立項申報資料。包括業主單位及上級主管部門名稱、擬立項名稱和地點、文物保護單位級別和時代、保護范圍與建設控制地帶、公布與執行情況、保護工程必要性與實施可行性的技術文件、錄像或照片等形象資料，經費估算與來源、工作計劃、擬聘請勘察設計單位的名稱及資信情況，以及上級主管部門批復的文件等。
2 勘察設計文件。包括反映文物建筑歷史狀況，固有特征和損害情況的勘察報告、實測圖、照片；保護方案、設計圖及相關技術文件；工程設計概算、材料試驗報告書、環境污染情況報告書、工程地質和水文地質資料及勘探報告。
3 施工設計文件。包括施工設計圖、設計說明書、施工圖預算、相關材料試驗報告及檢測鑒定結果。
4 施工技術文件。包括施工方案、施工人員進場前接受文物保護相關知識培訓的記錄、施工記錄和施工統計文件、施工過程中收集的有關文物資料、質量自檢報告、隱蔽工程辦法驗收記錄。
5 竣工資料。包括工程總結報告、竣工報告、竣工圖紙、財務決算書。按照《文物保護工程管理辦法》的規定，重要工程應當在驗收后三年內發表技術報告，因此，在文物建設修繕過程中還應注意收集技術報告，編寫相關檔案資料。
文物保護工程檔案的管理
文物保護工程檔案的建立與管理，是一項具有長遠意義的基礎性工作，必須緊密聯系實際，合理有效地管理好文物保護工程檔案，充分發揮工程檔案應有的作用，為文物建筑的保護、利用和管理服務。中國是歷史悠久的文明古國，擁有豐富的文化依存，我國已知的不可移動文物約有40萬處，其中大部分是文物建筑，做好文物保護工程檔案的管理，是一項十分重要的、艱巨的且有意義的工作，就目前的現狀而言，需從以下方面加強對文物保護工程檔案的管理。
1 完善管理制度建設。建立健全并嚴格執行檔案管理工作的規章制度，是保證檔案管理工作正常進行的首要條件。為此，要加強對文物保護工程檔案管理工作的研究，建立科學、嚴謹、可操作性強的規范標準和工作規程，從而保證文物保護工程檔案的質量。首先建立文物保護工程檔案驗收制度?；鶎游奈锕芾聿块T應根據《中華人民共和國文物保護法》及其實施細則編制文物保護工程檔案驗收管理制度，使該行業檔案驗收程序化、制度化，從制度上確保文物保護工程檔案管理質量，使參與各方對檔案資料管理工作形成對文物保護工程檔案資料負責就是對歷史負責的責任意識。其次建立文物工程檔案移交制度。文物管理部門應制定文物修復工程檔案移交管理制度，規定業主單位組織施工、監理、設計等單位對工程檔案進行驗收移交管理，規定業主單位留存檔案資料內容、套數、時間；規定移交手續辦理程序；規定移交有關各方責任；規定當地文物管理部門接受的資料內容、套數、時間以及質量要求等內容。
