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摘要：行政管理在公司的日常工作中扮演著十分重要的角色，從某種意義上來說，行政管理工作是公司運行的基礎。公司運行中的行政管理工作主要有計劃、組織、協調、控制的職能，要充分行使這些職能，新時期的行政管理工作需要深入考慮信息化的建設。因此，公司行政管理工作的信息化建設，進一步探索公司行政管理工作的信息化建設，在實事求是的基礎上，思考公司行政管理工作的信息化建設辦法，是十分有價值的課題。
關鍵詞：公司；行政管理工作；信息化建設
一、公司行政管理工作的信息化建設背景
行政管理最終的目的就是要提高行政管理的效能和效率，通過提高行政管理的效能和效率為公司整個管理添磚加瓦，進一步實現公司工作效率有所提高，實現更大的價值。從現代行政管理的角度來看，當前的行政管理多應用系統工程思想和方法，以這些思想和方法為基礎，減少諸如人力、物力、財力和時間的支出和浪費，充分利用已有資源。而在信息化的背景之下，公司的行政管理工作能得到長足的發展，這不僅僅是公司行政管理水平提升的需要，同時也是公司整體面對競爭和立足行業的需要。
二、公司行政管理工作的信息化建設現狀
(一)信息數據化水平不夠高，信息的實時傳遞做的不夠好
企業的行政管理是企業管理與行政管理相結合而產生的一個概念，這個概念中蘊含的是兩種側重點管理工作的融合，這種管理工作需要在依靠企業行政組織的基礎上，按照流程和渠道去管理企業，進而產生一種方法和措施。從公司行政管理工作的角度來看，其信息化建設需要在信息數據化水平上下一定的工夫。當前，一些公司存在行政管理方面的信息數據化水平還不夠高，信息的實時傳遞做得不夠好。具體來說，部分公司在推進行政管理工作的信息化建設的過程中，很多活動并沒有轉換成為電子形式進行儲存，僅僅選擇部分文字材料轉化為信息數據，而其他的行政管理產生的信息還是依靠手工操作，信息數據化所涉及的行政管理工作范圍還不夠大，同時也可以看到，這些轉換為信息數據的行政管理信息也為受到充分的傳遞，特別是實時傳遞方面做得不夠好，還未能發揮其提高行政管理工作的效率作用。
(二)流程的設計和完善不能滿足公司行政管理當前發展的需要
從當前的情況來看，一些公司的行政管理流程的設計和完善不能滿足其行政管理當前發展的需要，對于公司的行政管理工作并未有指導作用，甚至產生了某種制約的作用。具體來說，一是流程設計不符合公司行政管理工作開展的每個過程，脫離了實際，甚至使行政管理工作開展更為復雜，另外一方面，有些公司在建立了流程之后，并未隨著公司的發展壯大和具體情況的變化而變化，對于相應的流程并未有完善，給行政管理工作帶來了一定的困難。
(三)信息化建設整個過程執行不到位，缺少相應的激勵機制
公司的任何管理工作想要邁上一個新的臺階，最關鍵的是抓好落實。公司的行政管理工作的信息化建設也是一樣的，最關鍵的是執行和落實，只有真正的把信息化建設工作落實了，才能使信息化建設工作融入到行政管理的每一事項，才可能充分發揮信息化建設給行政管理工作帶來的便利。從當前的情況來看，公司行政管理工作的信息化建設存在著整個過程執行不到位，同時缺少相應定激勵機制的情況。一方面是信息化建設方案出臺之后，方案的每一個步驟缺少相應的責任人，一些部分缺少專門的部門負責。另外一方面，由于缺少相應的激勵機制，公司的員工和相關技術人員在開展行政管理工作信息化建設的過程中積極性、主動性不夠，使得行政管理工作的信息化建設整個執行過程效果不好。
三、公司行政管理工作的信息化建設的若干思考
(一)加大人員和資金在信息化建設上的投入，提高信息數據化水平
公司行政管理工作的信息化建設需要很大的投入，在提高信息數據化水平上也需要投入極大的精力，對于公司來說主要是在人員和資金上進行投入。從局域網發展到廣域網，從c/S軟件結構發展到c/S和B/S共有的混合軟件結構，實現在Internet范圍內使用軟件和共享信息OA(辦公自動化)ERP(企業資源計劃)，企業郵箱系統等系統紛至沓來,在這一階段，各個企業的信息化程度不斷提高，各種系統的應用越來越多，企業的信息化項目開發和維護人員越來越多，各種資金投入越來越大，網上辦公系統等得到了不同程度的應用,企業正在逐步實現硬件系統與信息管理軟件系統的集成管理。在這樣的背景之下，一方面是公司增加資金在這方面的投入，充分的去利用先進的科學技術，開拓信息數據的利用程度，使得信息數據能更好地為公司的行政管理發揮作用。通過實現在網絡范圍內的軟件應用，進一步縮小企業信息化建設與國外先進企業的差距，提高企業數據化水平，實現信息數據的共享和實時傳遞，讓一個信息數據能有效流通。
(二)深入摸透企業的行政管理流程，逐步完善流程中的信息化
流程是實現公司行政管理工作信息化建設的前提和基礎。行政管理工作的信息化建設必須是在一個流程上所進行的，流程是行政管理工作信息化建設的重點，一個公司只有把行政管理的流程做好了，整個企業在開展行政管理時才能更加規范、科學、合理。眾所周知，信息系統最擅長的是將重復勞動變得簡單化，但信息系統也不是萬能的，它是在人為設計的功能邏輯中完成指定的指令和操作，這種功能邏輯將包含行政管理工作的各個環節和先后流程，功能邏輯的設計是信息化系統建設成功與否的重要環節，它需要業務管理部門根據多年工作積累的經驗，對整個業務管理的流程進行規范和設定，為保證信息化工作的順利進行，業務流程的整理和規范往往需要高層管理人員的充分介入，對需要或正在進行質量管理體系認定的單位，可以以此為契機，將業務梳理與流程規范結合起來，也將會達到相輔相成、省時省力的效果。在進行這項流程工作之前，首先公司要對行政管理工作的內容進行梳理，確定行政管理工作有哪些方面的內容，根據行政管理的不同內容設定大方向的流程。在內容的大方向確定之后，就需要對這些工作內容進行篩選，這種篩選是需要依據行政管理工作的特點，選擇日常性強和重復性高的工作進行流程的建立。
(三)有效落實信息化建設的執行工作，建立相應的激勵機制
前文已經提過，信息化建設的執行工作對于公司行政管理工作的信息化建設有著十分重要的作用，因此有效落實信息化建設的執行工作對于整體公司行政管理工作來說，有著關鍵性的作用。一方面，公司在編制行政管理工作的信息化建設方案之后，要有意識的將每一個信息化建設要點落實到每個部門，進而落實到每個責任人，定期的對這些工作進行考核和評估，監督整個方案的執行工作。同時建立相應的激勵機制，發揮員工的積極性。隨著移動互聯網的不斷普及，只要在有無線信號的區域，員工就可以進行信息的處理，辦公區域被無限的擴展，辦公效率也將無限的改善。同時給企業行政管理者帶來的巨大改變是辦公形式的改變，辦公不再僅僅局限于辦公室，辦公時間也不再是僅僅的局限于固定的時間內,員工也可以根據自己的需要隨時的改變工作地點和工作區域,由此可以滿足更多員工個體的需要，實現員工的自我管理和自我實現?；诖耍趩T工激勵機制的推進之下，員工可以主動地參與到行政管理工作的信息化建設中，他們能明白這項工作的開展對于自身有何重要性，進而能發揮主觀能動性推進公司行政管理工作的信息化建設，發揮自身的聰明才智，推動公司的行政管理工作的信息化建設邁上新的臺階，最終實現公司行政管理工作的效率提升，減少行政管理上的資源浪費。
四、啟示
當前越來越多的公司開始關注行政管理工作的信息化建設，不可否認行政管理工作的信息化建設是促使公司管理邁上新臺階的手段。公司開展行政管理工作的信息化建設，實際上就是對行政管理中的整個過程完成效率和質量的提高，在這個過程中，公司需要把好落實，提升信息數據的水平，逐步完善流程中的信息化，進一步完成信息化建設的執行工作。
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作者:丁強 單位:成都地鐵實業有限公司綜合管理部
