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[摘要]底圖檔案占據檔案資料的半壁江山，隨著現代科技的飛速發展，先進的掃描、縮微等技術使底圖檔案的管理更加科學化規范化，可以最大限度地延長底圖的壽命，節省庫存空間。本文簡要闡述了實施紙質底圖檔案數字化管理的含義、必要性，以及紙質底圖檔案數字化管理采取的必要措施,以期提高底圖檔案管理水平。
一、紙質底圖檔案數字化管理的含義
顧名思義，所謂紙質底圖檔案的數字化管理，就是指對紙質底圖進行快速掃描或是采用數碼照相等技術進行的數字化加工處理，將產生的電子數據轉變成可存儲在光盤等存儲介質載體上并可以被計算機識別的數字文本或圖像，且可以借助計算機和數據壓縮、數據庫技術等對其進行有序化管理的過程。實行紙質底圖檔案數字化管理的目的在于將紙質底圖檔案信息數字化，使其可以借助計算機和數據庫進行管理，并且能夠快速準確方便地提供信息化服務，有效保護紙質底圖原件，并延長其使用期限。
二、紙質底圖檔案數字化管理的必要性
企業檔案工作要實行信息化管理，實行紙質底圖檔案數字化管理勢在必行。因為傳統的紙質底圖檔案管理模式存在諸多問題，需要通過紙質底圖檔案數字化來解決，其必要性主要包含三個方面的問題。
(一)保護紙質底圖檔案原件的需要
紙質底圖是曬制藍圖的母版。企業在生產活動中需要反復地調曬藍圖，沒有底圖就無法曬制藍圖，企業的活動也就無法持續地進行。底圖有一個重要的特性即唯一性，特別是過去的底圖都是手工繪制的，一般只保存一份。由于現存的紙質底圖大部分保存年限較長，部分底圖已出現字跡圖案模糊不清、紙質發黃等問題，并且由于長期頻繁使用，圖紙破損嚴重；特別是曬圖機在曬制藍圖的過程中，反復經受高溫對底圖的損害極大，使底圖紙張變脆，圖紙內容模糊，嚴重縮短紙質底圖的使用年限。
(二)底圖檔案數字化利用的需要
底圖檔案的利用極其頻繁而且重復率高，在生產活動中往往一份底圖需要曬制數十份藍圖。并且，在設計改造、產品驗收、質量評定工作中，都需要頻繁地翻閱、調用曬制底圖。紙質底圖的調閱利用，給檔案管理人員的工作帶來了很大的負擔。因此，傳統紙質底圖檔案的管理方式已經跟不上企業的發展。企業檔案管理信息化發展到今天，紙質底圖檔案數字化已成為現實，為了便于有效地提供底圖檔案的數字化利用，需要對存量紙質底圖檔案進行數字化。隨著數碼曬圖技術的誕生和普及，部分企業已經開始實施底圖檔案數字化曬圖，傳統的紙質底圖曬圖技術將逐漸退出市場，這也加速了底圖檔案數字化的發展。
(三)改進底圖檔案管理方式的需要
底圖檔案數字化管理具備管理科學有序、檢索準確快捷、查詢方便等優點。隨著企業的不斷發展，部分大型企業的檔案室不僅保存的紙質底圖越來越多，同時還積累了大量使用計算機繪制的數字底圖。在紙質底圖和數字底圖并存的今天，企業急需改進底圖檔案的管理方式，實施企業檔案管理的現代化，實現紙質底圖檔案的數字化管理。
三、紙質底圖檔案數字化管理的措施
(一)檔案數字化的基本原則
1.在底圖檔案進行數字化之前，需制定合理的底圖檔案數字化的計劃和方案，優先處理急需補救的、重要的、利用率高的底圖檔案。2.在底圖檔案數字化過程中，應避免或盡量減少對底圖檔案的破壞，最大限度地保持底圖檔案的原貌。3.底圖檔案掃描等數字化加工的各環節都應該詳細登記，并進行整理和匯總。4.底圖檔案管理部門需指派專業人員對底圖檔案進行數字化加工的管理和現場指導。5.底圖檔案數字化形成的電子文件格式應遵循企業標準(如中國石油天然氣集團公司Q/SY1541-2012)等關于電子文件歸檔長期保存的格式要求。
(二)技術管理措施
1.底圖檔案數字化加工技術必須符合國家有關檔案數字化技術標準和規范。底圖檔案數字化加工流程和環節包括檔案的整理、錄入、掃描、上傳、備份、裝訂、借閱、歸還等，每個環節都要做好記錄。2.底圖檔案數字化形成的文件格式，要求底圖采用真彩色(24位)圖像掃描，分辨率為200dpi-300dpi，最終成品電子文件轉換為PDF格式。3.在對底圖檔案掃描后形成數據進行處理的過程中，要進行圖像糾偏處理；圖像方向不正確要進行旋轉還原；對掃描的圖像中多余的邊框、黑點之類的雜質等要進行去污處理，處理過程中不能刪除檔案的內容信息，技術處理后的電子底圖要求清晰完整，能真實地反映檔案內容。4.底圖檔案掃描后形成的電子文件應保存到以相應的圖號命名的文件夾中，并保持項目題名的一致。對掃描處理后的數字底圖檔案應使用計算機技術將其導入到檔案管理系統中存儲，實現網上共享和查閱。
(三)質量管理措施
1.嚴格加強底圖檔案出入庫登記，做好底圖檔案整理及檢查工作
底圖檔案的數字化加工，應由檔案部門選派專職人員負責底圖檔案的檢查、登記、移交工作。底圖檔案數字化加工首先要做的是檔案出庫。在底圖檔案出庫時，需提前檢查出庫底圖檔案有無遺失破損等情況。為方便統計和檢查檔案是否完整，應將檔案按照項目編號進行分類，分成若干批次出庫。出庫時由專職人員進行檔案的提取、登記、清點和確認。每批經過數字化加工的底圖檔案，只有其電子文件通過質檢驗收后，原底圖檔案方可歸還入庫。
2.加強底圖檔案信息錄入的準確性，保證底圖檔案數據庫信息的完整
為保證底圖檔案數字化的質量，在進行數字化處理之前，需要由專職人員對待處理的底圖檔案進行整理鑒定，并做出有關標識。主要工作包括：對檔案進行分類、檢查頁號、檢查檔案編號、整理頁面、確認圖紙信息等。根據檔案著錄規范或著錄項，底圖檔案在錄入系統時，要求錄入的底圖檔案相關信息內容必須保證其名稱和內容的準確對應；同時要保證底圖檔案項目號的唯一性，以確保掃描處理后的檔案數字化信息可以正確導入到檔案數據信息庫中。
3.加強底圖檔案圖像糾偏處理，確保底圖檔案電子文件的完整性和準確性
專職管理人員應對各個底圖條目和掃描后的電子圖像進行質量檢查，對條目內容的完整性和規范性進行檢查，對質量不合格的條目要督促重新修改后再進行錄入。檢查掃描的電子圖像是否有漏頁、錯頁，頁面信息不清晰、不完整、圖像傾斜過度等問題，并及時予以改正，確保電子文件的準確性和完整性。
4.加強底圖檔案質量驗收，確保底圖檔案電子數據庫的準確性
對數字化加工的底圖檔案要分批次進行質量驗收。質量檢查要做好三方面的工作：一級質檢是檢查掃描有無缺頁或掃描不全；二級質檢是檢查圖像是否清晰，有無多余邊框和污點，版面是否傾斜；三級質檢是對全局的最終檢查。專職管理人員在二級質檢時要重點檢查電子文件信息是否完整齊全，如發現掃描頁不合格要及時改正。對驗收合格的底圖電子檔案要進行備份，充分運用檔案管理系統確保電子檔案的準確和安全。
(四)網絡安全措施
在利用數字化底圖檔案的過程中，必須加強安全和保密措施。由于數字化底圖檔案的內容可以在多個載體間進行拷貝、復制。這就對底圖檔案安全保密管理提出了更高的要求。因此，根據數字化底圖檔案的這一特性，企業檔案管理部門應建立一套完整的管理制度，以防止底圖檔案信息泄密事件的發生。底圖檔案管理比一般的檔案管理具有更高的保密和安全要求，企業應嚴格執行底圖檔案數字化管理中的分級管理原則，根據工作要求對數字底圖檔案的各類操作設置相應的權限，并對執行人員和工作設備操作情況進行備案，普通用戶不能瀏覽和復制。同時，企業應加強安全保密教育，增強員工的安全保密意識，為底圖檔案數字化管理和利用創造良好的環境。底圖檔案數字化管理作為一種新的檔案管理模式，在確保安全的前提下將對數字底圖檔案加以存儲和利用，能夠有效地促進企業傳統檔案管理模式向檔案信息化管理模式的轉變，提高企業檔案管理水平。
參考文獻：
[1]中國石油天然氣集團公司企業標準Q/SY1607-2013檔案數字化技術規范[Z].北京：石油工業出版社
作者:范弘磊 單位:中船第九設計研究院工程有限公司