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紙質檔案論文范文1
1.1完整性要求維護醫院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。
1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。
1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。
1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。
2醫院檔案管理工作的特點
醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:
2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。
2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。
2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。
3醫院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。
3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。
4結論
檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。
參考文獻
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[4]郭祥麗,嚴曉春.加強醫院檔案管理工作的對策[J].中國醫院管理,2006,26(7)三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策
海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發展和社會建設提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現代化建設提供了廣闊的發展空間。但是大檔案管理模式在現行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
1.機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規定，機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構職責是：“監督、指導所屬機構的檔案工作?！钡诎藯l第一款規定：高校檔案機構的管理職責是“貫徹執行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規劃學校檔案工作?！蹦壳?，全國各高校檔案管理機構在設置上，一是設立獨立檔案館，一般列為學校直屬業務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。
2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業務職責與任務加大數倍，但相應的管理職權卻沒有發生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內部管理。只有職責，沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關配套政策而引發出“山寨”收費現象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用”；《辦法》還規定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，可以按照有關規定予以補助。”但是，《辦法》已經頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統一規定和標準的情況下，各高校根據各自的政策采取了不同的收費標準。類似現象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。
4.檔案重要性被忽視的現象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業務上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關心過問，檔案工作被邊緣化。
對策1：機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能，管理權的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關設置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。
對策2：行業收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統一，不規范問題。
對策3：單位領導的檔案意識對檔案部門的影響至關重要，要加大檔案宣傳力度，加強法制教育，提高他們的檔案意識。
紙質檔案論文范文2
【摘要題】理論探討
【關鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件
【正文】
一、案卷的價值
過去，在文書檔案管理中，案卷發揮了重要的作用。今天，在數字和網絡的世界里，案卷仍然具有自己的價值。
（一）是保持文件之間歷史聯系的重要手段。
文件之間具有內在的歷史聯系，它使文件能夠準確地再現歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關系及其要素與標識。但對機關行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯系是逐步產生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復原。因為相關文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。
1.保持電子文件之間的歷史聯系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數據庫技術，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構成一個邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的關系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯系穩定而持久。
2.進行同一記錄兩種版本的統一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質文件仍然具有法律的權威性，無可替代。同時，紙質檔案也有一個建立數字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質案卷的案卷目錄及其卷內文件目錄；當有電子文件時，就成為電子案卷中相應文件目錄的內容，并由計算機進行有關情況的著錄和統計。這樣，電子版與紙質版文件具有完全相同的歸屬關系，并作為同一個文件進行管理并發揮各自的優勢：前者通過計算機和網絡系統輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。
3.實現多媒體信息統一管理與載體分類管理的結合。科學技術的發展，使機關文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規律和物理性能，但同樣具有內在的歷史聯系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內容上的邏輯整理。案卷能夠實現兩者的有機結合。首先將具有歷史聯系的多媒體文件統一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標識，作為分類管理的依據。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數字的圖、文、聲、像再現歷史的真實。
（二）是開發利用檔案信息資源的重要基礎。
文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經過檔案人員長期不懈的努力，已經將其建設成為一個可被持續開發利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎。案卷作為全宗內檔案實體分類的結果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區分文件歸屬，反映分類體系的結構和自身的位置；因此是構筑分類體系和信息體系重要的結構要素，也是開發利用信息資源的重要基礎。
1.保護電子文件的利用價值。
眾所周知，一份檔案文件的價值只有在相關文件的整體中才能得到充分的體現，只有密切聯系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。正如美國檔案學者謝倫伯格所說，“個別文件的主題只有同有關的文件聯系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯系，……文件作為文獻證據的真正意義就會模糊不清，甚至完全喪失。”（注：謝倫伯格著：《現代檔案——原則與技術》。）
在數字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關聯的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯系。一個電子文件可能因為具有許多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結果，但與其具有歷史聯系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實記錄，但難以再現歷史的真實。案卷正是從保持歷史聯系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。
2.提供利用檔案信息的重要途徑。
檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量??；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內容概括性與問題、事件專指性統一的優勢，是獲得所需信息、解決內容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。
同時，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進入案卷，了解相關的情況和事件的原委，實現案卷與卷內文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。
二、改革立卷方法的思考
案卷雖然重要，但傳統的立卷方法繁瑣復雜，改革勢在必行。
（一）改革的基本條件。
近20年來，機關工作水平有了很大的提高。一是機構、職能明確；二是實施規范化、制度化管理；三是人員素質和專業水平提高，使立卷工作的難度系數相對降低；四是計算機的普及和應用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時，《歸檔文件整理規則》開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經驗。
（二）改革的基本思路。
立卷是文件檔案管理的基礎，影響各環節工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應該發揮檔案工作理論研究、行業管理、機關檔案室和檔案館等方面的優勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系”（注：《機關檔案工作業務建設規范》。）的基礎上，研究文件在不同生命周期的特點和管理規律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯系；既適應多媒體發展的需要，又能發揮計算機優勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。
1.明確案卷概念。
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。
2.明確組卷規則。
案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷卻是“類內文件的系統比”，并且要兼頤文件的聯系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。
目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。因此，在分類方案中，應該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準；并且通過“職能”類列發揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。
3.簡化立卷方法。
紙質檔案論文范文3
抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從管與監兩方面入手，做為分管檔案工作的領導應給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規范化、標準化來要求檔案的收集、整理工作。做到數據齊全，內容完整。要達到此目標，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，把地質檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區分，齊抓共管，進一步做好基礎檔案收集工作。抓好基礎數據，比如地質檔案包括區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物理勘探和化學勘探檔案、水文地質檔案、工程地質檔案、地質科研檔案等。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應根據數據文件形成的特點和規律，在便于利用和保管的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則，如：編號與編目、范圍、術語與定義、規范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則。
2．檔案信息化，紙質檔案數字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現有傳統檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地質單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。例如在建立地質檔案資料時，地質檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質資料及復制成果地質報告，經大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經過計算機數字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統，實現地質檔案資料的數字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數據庫，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。
3．檔案管理信息化的優勢
提高地質檔案管理效率，加強地質檔案管理的信息化建設，不但使地質資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發，適應較復雜的工作環境，體現出地質資料管理帶來的經濟效益。
3．1地質資料檔案管理信息化，提高地質檔案檢索效率。
傳統的地質資料檔案管理方式，絕大多數數據的收集和管理都依靠人工進行，收集數據相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質資料檔案數據更新就慢。地質部門采用人工管理檔案還會造成數據疏漏，首先從這方面來說信息化地質檔案的管理方式就比傳統方式更為準確。其次，在對數據查找時地質資料檔案信息化管理方式也比傳統的方式更加快捷、方便。地質檔案管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數據庫中，檢索出相關的地質檔案信息，節省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質資料檔案管理信息化，提高地質工作效率。
地質資料檔案管理信息化為相關部門制定政策提供比較系統、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術支持和數據。隨著新技術、新理論越來越多的在地質檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質檔案信息化管理不斷創新，地質工作就會越來越簡單，越來越適應社會環境和復雜的地理環境，越來越適應新時代不斷發展的需要。
3．3地質資料檔案管理信息化，有效地利用和開發了地質資料。
地質資料檔案管理信息化系統的有效建立，在地質工作中，我們就可以利用信息化地質資料資源，提供有效、準確的數據資料，可以為地質工作節約成本，節約無謂投資，提高地質項目成功率，為地質工作帶來可觀的經濟效益。
紙質檔案論文范文4
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
紙質檔案論文范文5
1．1檔案記錄形式呆板，缺少創新性
管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內在價值?，F階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內容都要求具有真實樸質的特點，嚴禁出現“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現了缺乏實用性、創造性的觀點，從而導致檔案中出現重復記錄的現象。比如在不同級別的文件中屢次出現“科學發展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業的個性化發展。
1．2檔案信息失真，可靠性降低
真實性體現了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現明顯的信息失真和浮夸現象。比如，在現代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經濟數據；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數字記錄活動情形，無實質性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當的目的，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規范的實踐過程。
1．3檔案內容缺失，完整性差
在現實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發言不予記錄。在這種情況下，檔案內容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據。在社會管理缺失的環境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發展及其不利。
2提升檔案價值的方法
2．1優化管理內容，改變虛假的記錄習慣
在不同的社會中，檔案始終發揮著重要作用，傳統的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經驗可以成為企業對外競爭的優勢，也容易導致企業陷入孤獨的境況。在現代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經驗成為單位特有的競爭性力，必須結合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。
2．2建立檔案管理體制，靈活創建管理機構
開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業的發展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉變，從單位的發展趨勢來看，一方面，單位內部各部門之間的聯系日益緊密，朝著團隊化組織方向發展，企業檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統一設定設置專業的管轄部門，強調檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結合的方式，即單位內部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。
2．3創新檔案管理方法，吸收時代元素
檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優秀的管理方法。傳統的檔案管理方法已經成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發展趨勢，又創造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數據原始檔案，通過建立數據庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。
3結束語
紙質檔案論文范文6
測試新技術和新設備的普遍應用是當前我國測繪行業的一個發展趨勢，也正是因為這樣的發展趨勢，帶動我國測繪行業在工作成果與作業方式方面發生了天翻地覆的變化，所以，帶動了測繪相關的工程檔案工作巨大的改變。
1.測繪工程檔案材料由紙質材料向電子文件轉化。
2.信息技術發展使檔案集成化程度提高，節省了大量實際空間。
3.由于測繪工程檔案在利用率非常高，它的利用由人工檢索使用轉變為計算機網絡服務，速度更快，效率也更高。
二、測繪工程檔案管理的基本流程
從測繪工程檔案等級到測繪工程檔案的歸檔完成，要通過“任務受理→外業作業→內業處理→多重質量監控→工程歸檔（案卷整理）→檔案質量控制→檔案資源建庫→更新基本地形圖數據庫→檔案利用”等相當復雜的過程。其實際操作過程大致如下：
1“.工程項目管理信息系統”在操作部門進行應用，并將其應用到初始登記等方面，項目管理流程中需添加資料登記部分。
2.外業和內業的采集處理都交由操作部門進行，并且要形成電子文件以及相關的紙質文件。經過嚴格的多重檢驗后，通過審核后方可提供給用戶，此外，還需要將原始記錄添加到檔案中。
3.檔案部門對于文件的接收屬于檔案管理流程的以部門，并且檔案部門需要針對自己所接收到的紙質和電子文件進行深入審核。
4.按照一定的標準，采用傳統的方法和流程進行歸檔。
5.按照測繪工程檔案制作要求，整理電子文件，將其歸入信息系統。
6.不同的信息元數據的權限不同，所以需要針對不同的權限通過“工程項目管理系統”對工程信息、案卷目錄元數據以及管理信息元數據等數據進行完善。
三、測繪工程檔案質量控制要點
業務水平以及工作經驗等因素都在造成檔案質量存在差異的原因，在深入分析測繪工程檔案的產生和流轉的過程之后，明確控制測繪工程檔案的質量的方法：
（一）控制點一——完整性和準確性
對檔案完整性和準確性的要求有:
1.紙質材料和電子文件的完整性，保證無缺漏。
2.歸檔時需要填寫的內容必須要完整和正確。
3.紙質案卷的內容是否完整，頁碼排序是否正確，與之對應的檔案目錄和備考表是不是很齊全，是否責任人的手工簽署合規和完備。部分檢查可以用信息系統，并將檢查記錄登記完整。
（二）控制點二——一致性
雙套制是我國測繪工程檔案當前實施的制度，經常有同檔案的紙質版和電子版的材料不一致，所以針對這一問題，可以通過如下方式進行解決：
1.工程信息與測繪工程的電子文件名要一致。
2.測繪工程的入庫文件表與歸檔文件的一致性。
3.同一測繪工程的紙質資料與電子文件必須完全相同。部分檢查可以使用軟件自動運行，并記錄檢查結果。
（三）控制點三——屬性規范性
電子檔案中需要錄入非常多的屬性信息，必須對屬性信息加以考核:
1.同一記錄重復出現，則必須刪除多余記錄。
2.著重關注必須填寫的地方。
3.日期或者總頁碼之類的格式錯誤、圖件張數，電子文件字體格式錯誤等。
4.邏輯性錯誤，例如工程的開始日期比結束日期還晚，結束日期比歸檔日期還晚。
5.與檔案號以及任務號相關的年度、類別以及流水號等關聯的屬性不相同，可以借助質量軟件進行檢查，并且對檢查結果進行備案。
（四）控制點四——時效性
對工作人員進行時效的規定，逾期未完成的一定要登記和對上級進行報告。操作部門所移交檔案和工作人員管理檔案的時效性都需要進行考核。
（五）控制點五——責任簽署的規范性
紙質文件上的簽署一般具有法律效力，因此簽署的正確性非常重要，主要包括簽署的格式是否正確，簽署的日期是否正確，以及各類相關人員的簽署是否齊全、位置是否正確等等。
四、總結
