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摘要：隨著信息化時代的來臨，檔案處理工作成為行業發展必不可少的一環。在標準化管理模式下，傳統的檔案處理方法是紙質檔案，但是隨著科技的發展，檔案處理只局限于紙質檔案不能滿足實際的需要，必須將紙質檔案與電子檔案實行有效融合，才能實現檔案管理的有序性和時效性。本文概述了標準化管理下紙質檔案和電子檔案各自的特點，紙質檔案和電子檔案融合的必要性以及紙質檔案和電子檔案融合的策略，旨在為紙質檔案和電子檔案的有效融合提供指南，提高檔案處理工作的效率。
關鍵詞：標準化管理；紙質檔案和電子檔案；融合策略
目前，科技的發展帶動了信息化的進程，高效準確的處理信息是檔案管理的核心理念。合理的檔案管理模式能提高調動信息的效率，減少檔案管理人員的工作量，為此，在標準化管理模式下，將紙質檔案和電子檔案進行有效融合才能更好地促進檔案管理工作的順利進行，實現信息的整合和處理，完善檔案管理模式。
1紙質檔案和電子檔案概述
1.1紙質檔案和電子檔案的概念
紙質檔案是以紙和筆作為工具來記錄信息的一種檔案管理模式，通過用筆在紙上書寫信息進行歸納整理編制成冊，分門別類地放于不同的書架上，方便日后翻閱查看。紙質檔案有多種多樣的類型，大致分為公文、文書、手記、冊子、書信和圖紙等。一般紙質檔案都具有一定的年代感和收藏價值，比如古代的文書和竹簡、名著等作為紙質檔案能更好地體現其價值，不僅經典而且能更好地將讀者帶入其中，體會文字背后的深層含義。紙質檔案作為一種最古老的記錄信息的方法，以其直觀的方式呈現出來，在標準化管理下是一種最為基本和重要的檔案管理方法，為人們所推崇。而電子檔案是以計算機為媒介進行信息的存儲和整合的一種管理檔案的方法，將信息通過文件，圖表或數據等電子版的形式存在于計算機硬盤上，使用時輸入關鍵詞進行查詢，達到大存儲和使用方便的目的。
1.2紙質檔案和電子檔案的特點
紙質檔案的特點是直觀可靠，但是易破損、不好保管。紙質檔案的媒介是紙張，由于風化或長久翻閱瀏覽等不可抗力因素造成紙質檔案保管困難，極易產生頁面不完整和信息丟失的情況，給檔案管理工作帶來一定的難度。因為紙質檔案若是損害是無法復制的，即使知道損壞的內容，也不能根據記憶仿造一模一樣的。另外，紙質檔案也具有保密性，它一般記錄的都是最原始的信息，作為保密證據存在于檔案庫，有著法律效力。電子檔案的特點是不直觀，集中靈活性、占據空間小和機密性。電子檔案一般集中在一個硬盤，占據空間極小，一臺電腦就可以實現信息的存儲。在信息共享允許的情況下，可靈活地建立連接進行信息的傳輸，達到高效的信息傳遞作用。電子檔案具有機密性，管理人員設置密保對信息進行保護，保障信息的安全[1]。
2紙質檔案和電子檔案融合的必要性
根據紙質檔案和電子檔案各自的特點，可以發現它們各有利弊。紙質檔案是檔案管理最常見的方式，可是它的管理工作繁重，占據極大的人力和物力，不利于新時代信息的有效管理。而電子檔案比較迎合信息化的時代，存儲空間小，能滿足信息集中有效的管理，而且查詢信息的時候更為方便，但是它不能直觀地體現信息，無法體現出古色古香的書卷氣息。另外，對檔案管理工作而言，紙質檔案大多適用于歷史文化發展的需要，有一定的局限性，會增加檔案管理工作的難度，但是電子檔案的推崇能很好地解決紙質檔案繁重的工作量，能創新性地解決紙質檔案的文件查找較難的工作，電子檔案作為目前備受關注的一種檔案管理方式，受到人們的青睞，但我們也不能拋棄傳統文化帶給我們的沖擊，二者缺一不可。因此，在標準化管理下有必要將紙質檔案和電子檔案融合起來，以直觀的紙質檔案和便捷的電子檔案雙重作用來提高檔案管理的效率，科學地來管理檔案，不僅能提高信息提取的效率，而且能保障信息的準確性和時效性。在標準下管理模式下，紙質檔案和電子檔案的完全融合能充分將二者的優勢發揮出來，取長補短，不斷完善檔案管理的全面性和安全性[2]。
3標準化管理下紙質檔案和電子檔案相融合的策略
針對現行檔案管理工作的實際情況，紙質檔案和電子檔案的融合已經成為時下的必然結果，如何科學合理地進行二者的融合是研究的重點，這就需要我們采取一定的策略來規范二者的使用尺度，保障檔案的標準化管理。
3.1構建紙質檔案和電子檔案一體化
標準化管理下，紙質檔案和電子檔案都是必要的檔案管理模式。對紙質檔案進行分類編號放置于不同的書架上，查閱時需要找到對應的書架位置，可能會在尋找書架的過程中浪費一定的時間，在找到書架之后還要仔細找尋所需要的檔案，這樣就增大了檔案查找的難度，是紙質檔案普遍存在的弊端。而通過構建紙質檔案和電子檔案的一體化，將紙質檔案根據不同的類型和資源進行編號輸入電子檔案文件夾中，這樣可以在找尋紙質檔案之前先通過電子檔案查找對應的書架對應的編號，快速準確地找到所需的檔案，而且電子檔案還可以查找紙質檔案中沒有寫到的相關信息，豐富和完善用戶對信息的需求量，綜合紙質檔案和電子檔案的共同作用，實現文件的快速獲得和有效利用，讓用戶在短時間內能更好地調動所要的信息庫，而且能夠將所需的信息通過電子文件的形式及時傳遞給其他人，方便了用戶的使用和傳輸。因此，構建紙質檔案和電子檔案的一體化管理模式，不僅能減少檔案管理人員的工作量，而且能對用戶提供更為方便快捷的服務。借助一體化管理模式，能讓用戶和檔案實現對接，這樣也能促進用戶積極地來查找檔案，提高檔案的利用率[3]。
3.2建立紙質檔案和電子檔案系統的對接端口
紙質檔案和電子檔案決不能分裂開來進行檔案管理，它們是一個整體，相互之間必須有一定的聯系才可以發揮更大的作用。通過建立紙質檔案和電子檔案的對接端口，可以實現二者之間的檔案共存。面對信息量激增的現代社會，沒有合適的信息處理系統，是不能實現社會穩定和繁榮發展的，而紙質檔案和電子檔案通過對接端口進行實時互動，可以準確地了解檔案的使用情況，若是出現問題，也可以通過快速查詢找到問題所在，有效地解決問題[4]。另外，利用對接端口，可以在檔案的保存或者銷毀問題上得以解決，通過建立一個檔案管理系統，把需要保存或者銷毀的檔案進行分類整理，電子系統自動提供這些檔案詳細的文件名、卷號、年份、書架編號、檔案頁碼等信息，管理人員隨后根據電子系統提供的信息找到對應的檔案，保存的話放在合適的位置，銷毀的話放于一處再通過電子檔案進行核實，之后進行銷毀，在電子檔案文件夾下刪除檔案信息，這樣既不會出錯，也會大大提高檔案管理效率。由此可見，紙質檔案和電子檔案對接端口的建立，對加強檔案管理有重要的價值。
3.3培養檔案管理人員對紙質檔案和電子檔案的業務能力
在制定了相應的檔案管理制度的前提下，最為重要的還是要培養檔案管理人員自身的業務能力。眾所周知，機器永遠都是靠人力來操縱的，沒有業務能力較高的管理人員，檔案就如同一團散沙，很難做到條理準確的檔案管理。首先，檔案館負責人要對檔案管理人員進行一定的業務培訓，讓他們了解管理流程和注意事項，樹立正確的檔案管理理念，要嚴謹勤快地進行檔案管理。尤其是，要針對紙質檔案和電子檔案的使用對管理人員進行創造性的培訓，讓他們了解二者之間的優缺點，靈活多變地進行檔案管理。最后，定期差專人進行檔案管理審核，確保檔案工作穩步進行。綜上所述，在標準化管理下，提高紙質檔案和電子檔案的相互融合，能更好促進檔案管理工作的有效落實，對國家和社會的發展起到至關重要的作用，是新時代檔案管理的主流。
參考文獻
[1]龐偉.電子檔案與紙質檔案的整合利用與共存發展[J].圖書情報與檔案管理.
[2]狄強軍.淺析紙質和電子檔案并存背景下的檔案工作策略[J].工作指導，2018(295):87-88.
[3]劉璟琦.試析電子檔案與紙質檔案的整合管理[J].圖書情報與檔案管理.
[4]李洪偉.對信息化時代電子檔案和紙質檔案長期并存的思考[J].人資社科，2017.
作者:劉瀟 單位:甘肅省標準化研究院
