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紙質檔案管理范文1
[關鍵詞]紙質檔案；電子檔案；管理；融合
中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、紙質檔案管理概況
紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：
1. 同步歸檔
一線城市房產吸引國內、國際熱資，有運用資本投資不動產以期租金收益和房產升值謀利特征。產權三級轉移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現轉移的現象時有發生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產投資一般相應地呈波浪性涌現，峰期往往集中在一段時期內。高頻轉讓能否在登記機構承諾的7天繕證期限拿到房產證，能否實現“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發商一房多賣、重復抵押的經濟糾紛集中事發在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據。這一原始傳統程序的嚴格執行終結困攏。傳統簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發展的年產幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現高效服務于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數字化加工是一個流水作業，須多個作業小組共同完成。年產幾十萬份檔案在多個環節轉移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數據庫中調取電子檔案交接表格，清點數目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內容、頁數進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結合貫穿加工小組內部轉移，直至完成任務移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復核，整理桉規格表糊、歸集和分插條碼、填寫內容。完成整理后在封面蓋上經手人印章，便于明確責任的后續追蹤。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
2.建立健全紙質檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。
3.將二者都作為一種檔案資料的展現形式展現給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。
參考文獻：
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紙質檔案管理范文2
【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖浚撮_展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。
一、電子檔案與紙質檔案的優缺點
（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。
在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。
總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。
（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用?？蒲许椖坎牧蠙n案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。
電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。
三、結束語
在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻】
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紙質檔案管理范文3
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；共存期；管理
隨著信息化社會的到來，信息科學的迅速崛起，信息技術的廣泛應用，信息產業的高速發展，很大程度上推動了人們的生產、生活、學習和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲介質正悄然發生著質的變化，即由紙質文件向磁盤、光盤等形式為介質的電子文件過渡。電子檔案的產生，使檔案室和檔案館打破了傳統的單一的紙質檔案管理，而出現了兩種載體檔案共存的現象。電子檔案的崛起促使紙質檔案的管理趨于有序化和科學化，從而促進整個檔案管理的發展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時期的檔案管理工作，也就不得不對原有的管理方法進行改進，為實現檔案管理和信息處理的現代化做好準備。
1并存時期的檔案管理的模式
紙質檔案以紙質文件材料為工作對象，按照長期總結的工作流程進行?，F在不少企業、機關在工作中形成了電子的和紙質的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時存在于機關內，采取不同的管理方式。一部分按照紙質檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數機關將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質的兩套檔案?，F階段，大多數機關已經認可了電子文件不可或缺的功用，主張應該由檔案部門統一管理電子檔案。從而形成了兩種介質檔案的共存的場面，在未來會有更多的機關逐漸完成紙質文件向電子文件的過渡。20世紀中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機關、要害部門和重要單位要實行檔案兩套制。從而形成與傳統管理方式不同的觀點，其是電子檔案和紙質檔案共存下的更科學、更實用以及更經濟的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足檔案管理的一般性需求；紙質檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩定，便于長期保存和實時查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產生的電子文件轉化為紙質文件，使之應用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應盡可能的保證檔案的真實性和準確性。在沒有十足的把握證實電子文件的真實性、安全性之前，不能忽略傳統的紙質文件形式。這種專業的精神即為檔案工作者的職業精神。同時電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲方面方便快捷的特性，這是紙質文件不具備的，構建一個功存管理的信息系統，可以更加高效率、更準確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現有的一些紙質檔案制作數字化副本，起到拷貝的作用。我們在一些機關可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數字化工作的正面映射。與此同時，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現實。在檔案保護方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據現有的技術水平，在對原件進行數字化時可以根據需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發揮各自的優勢，需要做到以下幾項工作：電子文件必須建立與紙質檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數據項、電子檔案的數量可能少于紙質檔案，應根據需要和可能確定其內容的完整程度。
2電子文件對檔案業務管理的影響
簡化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學術界關注度很高的一個問題。各種觀點絡繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對所需歸檔的文件進行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關一個問題或者一個事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》中可以看出，不僅認可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經被廣泛實施,充分展示了以“件”為整理單位的優越性和實用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認可。其優點是方便，缺點是裝訂工作量過大。與此同時，《歸檔文件整理規則》僅限于對文書檔案的處理，還不涉及對其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統的立卷方法。因為電子檔案可以實現自動完成，隨著電子檔案的發展，就可以降低紙質檔案立卷的工作量。
3確保電子文件原始性的管理措施
電子檔案和紙質檔案共存已經引起檔案管理工作的革新。紙質檔案與電子檔案的管理之間既有聯系又有所不同。電子檔案已經具有強大的功能，實現檔案管理工作的各項要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規則、機構設置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊、庫存檔案統計、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關文件，并輸出紙質打印件。而且可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據，實現一舉兩得的功效。綜上所述，紙質檔案與電子檔案共存的時代已經來到，分析其共存期的管理問題已經成為檔案界的一個炙手可熱的趨勢。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實踐的不斷檢驗。因此我們有理由相信，在紙質檔案沒有完全退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發展的當下，檔案理論界會探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務于檔案管理工作。結束語檔案事業的發展與高素質的檔案隊伍密不可分，要適應變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平?，F階段，根據檔案管理的實際情況，短時間內紙質檔案仍會占主導地位，并不斷向電子檔案過渡，已經成為主流趨勢。我們要做好電子文件和資質文件的共存管理，才能適應當今檔案管理的大環境。
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紙質檔案管理范文4
關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;集成化管理
中圖分類號：G27文獻標識碼：A
一、電子檔案與紙質檔案的共存性分析
隨著我國電子科技及信息技術的飛速發展，電子與信息技術也逐漸應用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質檔案，因為電子檔案與紙質檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現代化理念，并運用了先進的電子信息技術，但即使這樣依然無法替代紙質檔案。紙質檔案可以說是特定歷史時期的社會記憶，保存了人類歷史發展記錄，具有真實性與歷史性。實際上，電子檔案與紙質檔案的本質屬性是相同的，均為社會經濟發展與人類社會的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關系，所以兩者在應用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質檔案存在共性，但同時也存在個性，那么要使兩者和諧共存，應對其采取集成性管理。
二、電子檔案與紙質檔案的集成化管理措施
電子檔案與紙質檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國國情，電子檔案與紙質檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運用傳統檔案管理模式對兩者進行管理，它無法滿足電子檔案與紙質檔案的不同要求。在這一形勢下創新檔案管理模式勢在必行，集成化管理正是在這一形勢下應運而生的，其根據電子檔案與紙質檔案的特點，制定了一系列集成化管理措施，以下是對電子檔案與紙質檔案的集成化管理措施的具體分析：
1.建立混合文件管理系統，發揮電子檔案與紙質檔案的集成化管理功能
所謂的混合文件管理系統是指既能夠儲存紙質文件，又能夠儲存電子及其他格式文件的檔案管理系統。那么要發揮管理系統對不同格式文件的集成化管理功能，那么應在混合文件管理系統內部設置非電子文件夾與電子文件夾，同時要保證文件內部所有元素的共存性與協調性，在儲存過程中運用統一分類標準，使文件夾內各元素之間保持密切聯系。
對于同一份文件的不同載體應使用相同的檔案號及題名，所選擇的載體形式應在管理系統數據庫載體類型中進行詳細標注，同時還要對電子檔案與紙質檔案的物理儲存地址進行分別著錄。建立混合文件管理系統，既能夠滿足紙質檔案的管理要求，對各種載體的紙質文件進行上傳，同時還能夠實現電子檔案的良好管理，接收其他管理系統中的電子文件、電子信息數據等，并將其實時歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統還具有到期文件自動銷毀、自動解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統中實現，不需要對紙質檔案管理系統與電子檔案管理系統進行分別設置。高校中所建立的檔案管理系統就屬于典型的混合文件管理系統，該系統不僅要對辦公系統公文進行管理，還要對學校各個方面不同載體形式的文件檔案進行管理。
2.建立檔案管理系統與業務系統的標準接口，對兩者進行一體化管理
要使電子檔案與紙質檔案共同儲存于一個管理系統中，就必須建立檔案管理系統與業務系統的標準接口，首先它可以實現電子文件與紙質文件的網絡化歸檔，將海量電子與紙質信息匯集到同一管理系統中，對其進行動態化管理，及時掌握電子檔案與紙質檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統管理中存在不合理因素能夠及時發現并加以解決。其次，它可以實現電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質檔案共同使用一個檔案管理系統，能夠使兩者相關文件動態生成歸檔。在歸檔中對于相同檔案的不同載體形式應共同使用一個檔號，同時還要共同使用相同的分類標準，從而實現紙質檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應將系統首頁上方的動態生成相應的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號、文件頁碼、年代、件號及歸檔單位等信息由管理系統自動填寫，將與電子文件相應的紙質文件打印出來，此時歸檔章將會自動打印在紙質文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質文件歸檔章中填入紙質文件所裝盒號就可以了，不需要再逐項填寫，大大減少了紙質檔案歸檔與管理的工作量，對提高電子檔案與紙質檔案集成化管理效率具有重要意義。
3.創建電子檔案與紙質檔案集成服務平臺，為兩者提供集成化服務
所謂的集成化服務就是融檔案管理過程控制、檔案管理結果控制與用戶服務控制為一體，旨在滿足用戶對檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實現檔案管理結果的最大效應。之所以對電子檔案與紙質檔案的集成化管理進行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務，讓用戶在短時間內可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對電子檔案及紙質檔案等多種不同形式的檔案信息創建檔案集成服務平臺，并建立用戶檔案信息相關網站，全面開展集成化服務，同時還可以設置在線專人咨詢，為用戶提供遠程服務，實現檔案信息資源的遠程查詢預約、專題服務、檔案資源網絡導航服務及電子檔案全文檢索等多種服務。并利用權限管理技術，建立檔案信息與用戶的關聯匹配，這樣一來當用戶利用網絡進行檔案信息資源瀏覽申請時，管理系統就會根據用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權限內容，并做出響應，達到電子檔案與紙質檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務的雙重效果。
三、結語
電子檔案與紙質檔案存在一定的共性與個性，依然沿用傳統檔案管理模式已無法適應現今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時便于管理，應采取集成化管理。集成化管理是實現電子檔案與紙質檔案和諧共存的基礎與保障，對維護電子檔案與紙質檔案的安全性與真實性具有重大意義。不僅如此，對電子檔子與紙質檔案實施集成化管理有利于用戶對不同檔案形式的信息查閱，實現一站式全程服務，提高整體服務質量。
紙質檔案管理范文5
抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從管與監兩方面入手，做為分管檔案工作的領導應給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規范化、標準化來要求檔案的收集、整理工作。做到數據齊全，內容完整。要達到此目標，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，把地質檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區分，齊抓共管，進一步做好基礎檔案收集工作。抓好基礎數據，比如地質檔案包括區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物理勘探和化學勘探檔案、水文地質檔案、工程地質檔案、地質科研檔案等。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應根據數據文件形成的特點和規律，在便于利用和保管的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則，如：編號與編目、范圍、術語與定義、規范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則。
2．檔案信息化，紙質檔案數字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現有傳統檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地質單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。例如在建立地質檔案資料時，地質檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質資料及復制成果地質報告，經大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經過計算機數字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統，實現地質檔案資料的數字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數據庫，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。
3．檔案管理信息化的優勢
提高地質檔案管理效率，加強地質檔案管理的信息化建設，不但使地質資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發，適應較復雜的工作環境，體現出地質資料管理帶來的經濟效益。
3．1地質資料檔案管理信息化，提高地質檔案檢索效率。
傳統的地質資料檔案管理方式，絕大多數數據的收集和管理都依靠人工進行，收集數據相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質資料檔案數據更新就慢。地質部門采用人工管理檔案還會造成數據疏漏，首先從這方面來說信息化地質檔案的管理方式就比傳統方式更為準確。其次，在對數據查找時地質資料檔案信息化管理方式也比傳統的方式更加快捷、方便。地質檔案管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數據庫中，檢索出相關的地質檔案信息，節省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質資料檔案管理信息化，提高地質工作效率。
地質資料檔案管理信息化為相關部門制定政策提供比較系統、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術支持和數據。隨著新技術、新理論越來越多的在地質檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質檔案信息化管理不斷創新，地質工作就會越來越簡單，越來越適應社會環境和復雜的地理環境，越來越適應新時代不斷發展的需要。
3．3地質資料檔案管理信息化，有效地利用和開發了地質資料。
地質資料檔案管理信息化系統的有效建立，在地質工作中，我們就可以利用信息化地質資料資源，提供有效、準確的數據資料，可以為地質工作節約成本，節約無謂投資，提高地質項目成功率，為地質工作帶來可觀的經濟效益。
紙質檔案管理范文6
關鍵詞： 高校圖書館；紙質檔案；數字化管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）22-0257-030 引言
隨著社會的發展和科技的進步，檔案數量的激增，越來越多的大學圖書館檔案的收集，整理和利用作為一個基本的工作任務，并取得了顯著的成功。但也有很多大學圖書館忽視了建立自身檔案特色的建設，這應該引起我們的注意。本文主要討論高校圖書館紙質檔案數字化管理過程中的一些方法和原則。
1 概述
1.1 高校圖書館檔案的重要性 高校圖書館檔案管理工作是高校圖書館工作的重要組成部分，它是保存高校圖書館活動和工作最直接最原始的記錄載體，從館建之日起它就已經有了記錄，隨著高校的圖書館的發展而一起發展，最準確而客觀真實地反映記錄了高校圖書館每個歷史階段的發展軌跡，對圖書館的管理工作有著極高的參考和利用價值。
1.2 高校圖書館檔案的特點 一般來說，高校圖書館檔案分文件和文書檔案，其各自的特點不同。
文件檔案是由學校上級政策對圖書館的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校當局和其他有關單位的上級下發的各種文件的。文件有一定相對的統一性，具有一定保密功能。文書檔案則來源于高校圖書館本身，是學校教職員工在圖書館開展日常工作和舉行各種日?；顒赢a生并積累的，其保留有一定目的性。其包括各種載體的文件材料，如會議紀要，會議決定、從事資源，產權登記、重要的電話記錄，發送和接收消息，珍貴照片，錄音帶，以及具保護價值的各種文稿。
具體的說，高校圖書館檔案具有以下兩個特點：
內容豐富，文書檔案內容包羅萬象，既有圖書館的人事、財務以及文件等日常工作檔案，還包括圖書館的文獻采購、文獻典藏、情報交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內容等業務工作檔案。
保存時間長，如圖書館的各項業務檔案就屬于永久性保存檔案。
1.3 紙質檔案保護難、查找難、共享難現狀 高校圖書館館藏豐富眾多，頻繁查詢及借閱紙質檔案，經常出現檔案丟失、丟頁、頁面污染等情況。紙質檔案查找起來非常不便，如果需要批量查找更是困難；更麻煩的是，查找出來的檔案還要放回原來的位置，否則會給下次查找造成更大的困難。由于高校圖書館檔案工作的內容包括的比較廣泛，像重點學科及課題跟蹤檔案以及文獻典藏檔案和借閱檔案，如果需要查詢檔案，就必須到圖書館來，并由圖書館工作人員協助查找，所以紙質檔案的共享也是一個問題，這種低效的重復勞動不利于高效辦公，降低了工作效率。
2 紙質檔案數字化的作用和實現途徑
2.1 紙質檔案數字化的作用 檔案信息化建設的核心是資源建設，資源開發，包括兩個主要方面的任務，首先，現有的檔案目錄數據庫建設和收集重要文件檔案，圖片，音頻，視頻文件，數字，其二，目前的電子歸檔及電子檔案管理。
數字文件可以有效地保護原始檔案，可以提高文件的使用模式。紙質檔案數字化代替原來的使用，保護原始檔案。不再受“孤本”限制，該文件可以提供給所有需要的人分享。數字圖像文件異地轉移，使異地存取使用可能通過計算機局域網或廣域網得到實現。擴大使用檔案空間，讓更多人了解檔案使用檔案。數字檔案還有“時間”不再受限制的優勢，使用者隨時獲得他們所需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。
數字文件可以有效地保護原始文件：替代原有的使用，保護原始檔案；數字拷貝下來，輸出盤，磁帶則永久保存，它將給這些檔案因不可抗拒的自然災害時不致受到嚴重的損害；恢復檔案材料模糊褪色的字跡和修復損毀的不完整的圖片文件。
傳統紙質檔案數字化是檔案館走向數字檔案館的唯一途徑。二十一個世紀數字檔案館無疑是發展的方向，不論是什么樣的類型和層次的檔案館，雖然到目前為止其具體組成，組織和管理模式仍處于探索中，可其“館藏”的數字化特征是肯定的，傳統紙質檔案的數字化將是其“館藏”的重要組成部分。
2.2 紙質文檔數字化外包服務必要途徑 高校圖書館如果自己進行紙質檔案的數字化這項工作，需要投入大量人力參與工作，投入資金購買專業的掃描儀、修圖軟件等，此外，數字化后的文件管理也需要專業的軟件支持。隨著外包公司的專業化發展，外包公司所倡導的文件生命周期管理解決方案已經延伸到包括文件采集、分發、存儲、檢索、流轉、共享、輸出等在內的各環節，完全符合了高校圖書館紙質檔案數字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做紙質檔案數字化的成本。因此數字化外包已成為目前高校紙質文檔數字化的必要途徑。
3 紙質檔案數字化創新性原則
